Download Manual de Digitalização de Documentos - Impressora Ricoh

Manual De Digitalização
De Documentos
Manual de utilização – Versão 1.1
Rua Princesa Isabel
Feliz – RS – 95770-000
ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO – 01/2015
T. (51) 3637-4424
[email protected]
http://salas.feliz.ifrs.edu.br
Sumário
I.
Resumo ..................................................................................... 2
II.
Utilização .................................................................................. 2
Ambientação
Scanner Bandeja Superior e Scanner Bandeja de Vidro (Fotos Abaixo)
Digitalização e Envio por E-mail
Digitalização e Envio pela Rede
Acessando os arquivos na Rede
Digitalização em Diferentes Resoluções
III.
Extras ........................................................................................ 7
ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO – 01/2015
Resumo
Este manual visa garantir o entendimento dos processos de digitalização
de documentos nas impressoras Ricoh Aficio MP201 do IFRS – Campus
Feliz.
Utilização
Ambientação
As novas impressoras instaladas no campus no início deste ano (2015), têm a
funcionalidade de digitalização de documentos e envio/armazenamento dos arquivos
através de pendrive, e-mail e pasta na rede. Visto que a opção por pendrive exige que os
pen drives estejam em um formato específico do sistema de arquivos (FAT16) não
utilizado por padrão atualmente, esse método via USB não será utilizado.
1. Para envio de arquivos digitalizados por e-mail é necessário a requisição ao Setor
de TI para adição do e-mail na lista de endereços da impressora.
Importante: O scanner tem a funcionalidade de digitalização de Texto e
Foto, quando selecionado a opção “Text” a impressora tentará
converter para texto tudo o que estiver na página para ocupar menos
espaço, o que pode corromper o arquivo gerado quando a conversão
não entender algum caractere. Sendo assim, se houver imagens,
tabelas, gráficos, cores de fundo, etc. Selecione a Opção “Photo”.
Errou? Se em algum momento errou algum passo, pressione o botão
“Clear/Stop” e Reinicie o Processo.
Scanner Bandeja Superior e Scanner Bandeja de Vidro (Fotos
Abaixo)
1. Bandeja de vidro somente conseguirá fazer uma digitação por vez.
2. Bandeja superior pode digitalizar vários documentos seguidamente, desde que
sem grampos, etc.
MANUAL DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS / ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO – 01/2015
MANUAL DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS / ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO – 01/2015
Digitalização e Envio por E-mail
Aviso: Quando a digitalização exigir demasiado espaço pode haver
falha no envio do arquivo por e-mail, sendo necessário a utilização de
envio pela Rede.
Passos após colocação da(s) folha(s). (Fotos abaixo para auxílio):
1. Selecionar a Opção Scanner.
a. Ativar a opção “Color Scan” se deseja digitalização colorida.
2. Selecionar/Verificar a opção de e-mail, pressionar botão até aparecer igual
imagem.
3. Pressionar seu número de cadastro fornecido pelo Setor de TI (irá aparecer seu email na tela)
4. Pressionar Start (Repita o processo 4 quando quiser digitalizar vários documentos
no mesmo arquivo na bandeja de vidro).
5. Pressionar Enter para finalizar e enviar o e-mail.
MANUAL DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS / ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO – 01/2015
Digitalização e Envio pela Rede
Aviso: Os arquivos digitalizados e enviados pela rede serão
armazenados em uma pasta pública em nossos servidores onde todos
terão acesso, dessa forma, após a digitalização, copie o arquivo para
seu computador e exclua o arquivo, caso contrário, todo dia as 03:00
todos os arquivos serão deletados da pasta.
Passos após colocação da(s) folha(s). (Fotos abaixo para auxílio):
1. Selecionar a Opção Scanner.
a. Ativar a opção “Color Scan” se deseja digitalização colorida.
2. Selecionar/Verificar a opção de Pasta, pressionar botão até aparecer igual imagem.
3. Selecionar a opção 01 no painel de numeração.
4. Pressionar Start (Repita o processo 4 quando quiser digitalizar vários documentos
no mesmo arquivo na bandeja de vidro).
5. Pressionar Enter para finalizar e enviar o arquivo para a pasta na Rede.
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Acessando os arquivos na Rede
Para acesso aos arquivos digitalizados:
1. Abra o menu iniciar e na caixa de “Pesquisar Programas e Arquivos” digite:
\\cronos\scanners e pressione Enter.
2. Se for requerido informe seu usuário e senha (o mesmo para acesso à internet)
3. Verifique o arquivo na pasta, copie para seu computador e delete o arquivo.
4. Os arquivos serão deletados automaticamente toda madrugada.
Digitalização em Diferentes Resoluções
Podemos escolher ainda qual a resolução que gostaríamos, a resolução é feita através de
Pontos por Polegada (DPI – Dots per Inch). Quanto mais pontos por polegada houver,
mais pesado se tornará o arquivo, a impressora trabalha com 100 dpi, 200 dpi, 300 dpi,
400 dpi e 600 dpi. Por padrão as impressoras utilizam 200 dpi para que o tamanho
ocupado não fique grande e a qualidade seja razoável. Segue imagens para comparação:
MANUAL DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS / ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO – 01/2015
Em todas as imagens é possível fazer a leitura, porém o foco em letras menores pode ser
perdido. A opção de 400 e 600 dpi são para digitalização de documentos de menor
tamanho como folhas A5. Ou seja as resoluções 400 e 600 se necessitar ser usada, pode
ser solicitado auxílio ao Setor de Tecnologia da Informação.
Tamanho máximo dos arquivos
As impressoras suportar gerar arquivos de até 25.000KB sendo que uma digitalização de
300 dpi como mostra a imagem acima consome em torno de 273KB, sendo assim seria
possível digitalizar em um único arquivo em torno de 90 páginas, porém quando a
digitalização gerou mais que 1 arquivo? É possível fazer a junção dos arquivos, utilizando
alguma ferramenta online, como por exemplo:
1. http://pdfjoiner.com/
2. https://www.pdfjoin.com/
Extras
Este manual encontra-se em:
Site http://feliz.ifrs.edu.br/site/
1. Menu - Administração e Planejamento
2. Item – Tecnologia da Informação
3. Página - Manuais do Usuário
4. Arquivo - Manual De Digitalização De Documentos
Para maiores auxílios, o setor de T.I (Tecnologia da Informação) estará à
disposição. Pelo e-mail ou telefone listados na primeira página.
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