Download Integración y Control de Expedientes Únicos

Ente Público
67
Direccionamiento al PED
06-02-04
Hoja No. 1 de 4
Macroproceso
05
Subproceso
01
Fecha de elaboración:
Julio/2010
Unidad Administrativa
08 DAF
Procedimiento
P08
No. de Revisión
02
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Integración y control de expedientes únicos
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 67-06-02-04-05/08DAF-04-P08/REV.02
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Controlar los expedientes y evidencias generados por la realización de obra pública, y
contratación para adquisiciones de bienes y servicios.
II. APLICACIÓN:
( ) General
(X) Específica
Dirección General de Administración y Finanzas.
III. ALCANCE
Le aplica a todas las obras publicas, adquisición de bienes y contratación de servicios ejecutados
por la CEDES
IV. DEFINICIONES
SEVI: Sistema de Evidencias.
SIR: Sistema de Información de Recursos gubernamentales
Asistente de compras: Servidor público designado por la CEDES y registrado ante la contraloría
para el resguardo y conservación de los expedientes, así como para alimentación de la base de
datos SEVI y SIR para las plantillas de VII.2 Relación de Obras terminadas en el Sexenio y la
VII.1 Adquisiciones/Servicios.
Expediente Único: Conjunto de evidencias documentales de una obra pública adquisiciones y
servicios, a cargo de la CEDES
Obras: Obras públicas a cargo de la CEDES.
Adquisiciones: Las adquisiciones de bienes realizadas a partir de la celebración de un contrato.
Servicios: Los recibidos a partir de la celebración de un contrato.
Contraloría: Secretaría de Contraloría General del estado.
V. REFERENCIAS
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas (federal).
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público (federal).
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del estado de Sonora.
Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas para el Estado de
Sonora.
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios Relacionados con los
Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal.
Ley que regula la Administración de Documentos Administrativos Históricos.
Reglamento de la Ley de Obras Publicas del Estado de Sonora.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios
Relacionados con los Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal.
Decreto que crea el Sistema de Información de Acciones de Gobierno de la
Administración Pública Estatal.
Manual de Usuario del Sistema de Información de Recursos Gubernamentales
Manual de Usuario del sistema de evidencias
VI. POLÍTICAS
06-SIP-P01-F02/REV.00
Ente Público
67
Direccionamiento al PED
06-02-04
Hoja No. 2 de 4
Macroproceso
05
Subproceso
01
Fecha de elaboración:
Julio/2010
Unidad Administrativa
08 DAF
Procedimiento
P08
No. de Revisión
02
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Integración y control de expedientes únicos
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 67-06-02-04-05/08DAF-04-P08/REV.02
1. En el SEVI se registrará la totalidad de expedientes de la CEDES, que resulten por la
celebración de contratos de obra pública, adquisiciones/servicios, servicios relacionados
con obra y servicios profesionales.
2. El área de compras deberá integrar los expedientes con la evidencia documental que
resulte desde la programación, contratación, ejecución, etapa de supervisión y hasta la
terminación por concepto de obra pública, adquisiciones y servicios, servicios
relacionados con obra y servicios profesionales.
3. La evidencia documental que integre los expedientes deberá ser en original, exceptuando
los documentos que se encuentren en poder del área de contabilidad, las cuales podrán
ser sustituidas por copias.
4. A cada expediente registrado en el SEVI, deberá corresponder un expediente integrado
físicamente y claramente etiquetado.
5. El área de compras deberá asegurarse de contar con los espacios suficientes y
adecuados para el archivo de los expedientes, el cual deberá facilitar su localización y
consulta.
6. Las entradas y salidas de expedientes se controlarán de acuerdo a lo descrito en el
presente procedimiento.
7. El asistente de compras deberá informar al final de cada mes al Director General de
Administración y Finanzas, sobre el estado, la alimentación y actualización de la base de
datos del SEVI.
VII. PRODUCTOS
Relación de Expedientes Únicos.
Registro de entradas y Salidas de expedientes para consulta.
VIII. CLIENTES
Instancias Ejecutoras
Secretaría de Contraloría General.
Solicitantes de Información Pública.
Ejecutivo Estatal.
IX. INDICADORES
No. de expedientes registrados en el SEVI / Total de contratos firmados por CEDES
X. FORMATO E INSTRUCTIVO
Registro de Entradas y Salidas de Archivo
XI. ANEXOS
Diagrama de Flujo de procedimientos.
Inventario de registros de procedimiento.
Verificación de la ejecución del procedimiento.
XII. RESPONSABILIDADES
Secretaria de la Contraloría General:
1. Administrar el Sistema de Evidencias
2. Verificar periódicamente la integración de los expedientes del SEVI.
Asistente de compras:
1. Alimentar base de datos del SEVI.
2. Verificar periódicamente la integración así como resguardar y conservar los expedientes
registrados.
Titular de la Dependencia / Entidad:
1. Designar al servidor público encargado de archivo y capturista del SEVI.
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Fecha de elaboración:
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Unidad Administrativa
08 DAF
Procedimiento
P08
No. de Revisión
02
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Integración y control de expedientes únicos
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 67-06-02-04-05/08DAF-04-P08/REV.02
2. Asegurar que cada uno de los Expedientes se encuentren debidamente integrados.
Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas:
1. Supervisar al servidor público encargado de archivo y capturista(s) del SEVI.
2. Validar y asegurar que cada uno de los Expedientes se encuentren debidamente integrados.
3. Comunicar a las áreas responsables el faltante de documentación.
4. Generar evidencias de sus actividades durante la ejecución de obra pública, adquisiciones y
servicios.
6. Asegurar la transferencia de las evidencias generadas al área de compras para ser integradas al
expediente único correspondiente conservando el registro a dicho movimiento.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Jefe de Compra
Asistente de
Compras
Asistente de
Compras
1. Autorización de contrato y giro de
instrucciones.
1.1 Recibe autorización de contrato para la obra,
adquisición o servicio.
1.2 Gira la instrucción al asistente de compras para la
realización del contrato de acuerdo al
procedimiento no. 67-02-04-05-05/08DAF-01P04/REV.01 y da inicio la generación de evidencia
física, la que posteriormente servirá para integrar el
expediente y capturar en el SEVI.
2. Integración de Expediente y captura en el SEVI.
2.1. Recibe el contrato una vez que ha sido firmado
en su totalidad. Procedimiento no. 67-02-04-0505/08DAF-01-P04/REV.01
2.2. Crea expediente físico y en el SEVI.
2.3. Genera del SEVI la etiqueta de identificación
para el expediente físico y la adhiere al mismo para
su ubicación en el archivo.
2.4. Adjunta evidencias generadas durante la
ejecución de obra pública, adquisiciones y servicios
e integra al expediente único.
2.5. Realiza registros en el SEVI, Genera informe de
status de expediente, imprime, e integra al inicio del
expediente físico.
2.6. Archiva, ordena y resguarda el expediente con
la documentación recibida.
3. Generación de informes.
3.1. Dentro de los primeros 3 días hábiles después del
cierre de cada trimestre imprime informes del SEVI
y los turna a su superior jerárquico.
3.2. Trimestralmente incorpora la evidencia contenida
en el SEVI al SIR para las plantillas de VII.2
Relación de Obras terminadas en el Sexenio y la
VII.1 Adquisiciones/Servicios).
REGISTRO
Expediente
Etiqueta
Estatus de
expediente
Informe del estado
de integración de
expedientes
únicos
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Unidad Administrativa
08 DAF
Procedimiento
P08
No. de Revisión
02
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Integración y control de expedientes únicos
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 67-06-02-04-05/08DAF-04-P08/REV.02
Jefe de
compras y/o
asistente de
Compras.
4. Consulta de información de Expedientes. “En
caso de solicitarse un expediente o documento al
Archivo de SEVI.
4.1 Recibe solicitud de consulta no necesariamente
escrita y registra los datos del expediente o
documento solicitado y el tiempo que el usuario lo
conservará en su poder, recabando su firma.
4.2 Entrega el expediente o documento solicitado y
firma la entrega.
4.3 Una vez que el solicitante ha entregado el
expediente solicitado se cancela la orden de
solicitud con la leyenda “DEVUELTO” y el registro
se archiva para su posterior consulta.
4.4 Archiva, ordena y resguarda Expedientes.
Préstamo de
Expedientes
FIN DE PROCEDIMIENTO
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
LCI. Ana Patricia García
Romero
C.P. Miguel Ángel Muciño
Montiel
C.P. Joel Omar Carranza
Preciado
Auxiliar de Compras
Director de Contabilidad y
Presupuesto
Director General de
Administración y Finanzas
06-SIP-P01-F02/REV.00
INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTOS
Comisión de Ecología y Desarrollo Sustentable del Estado de Sonora
Dirección General de Administración y Finanzas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Hoja: 1 de 1
Integración y control de expedientes únicos
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de elaboración: Julio/2010
67-06-02-04-05/08DAF-04-P08/REV.02
No.
Registro
Tipo de
resguardo
Responsable/
puesto
Tiempo de
resguardo
1
Préstamo de expedientes
Papel
Auxiliar de
compras
1 Año
2
Expediente de contratos
Papel
Auxiliar de
Compras
3 años
Ubicación del
resguardo
Oficinas de la
Dirección
General de
Administración y
Finanzas
Oficinas de la
Dirección
General de
Administración y
Finanzas
06-SIP-P01-F03/REV.00
Archivo General de la CEDES
Préstamo de expedientes
Fecha de préstamo
(Clave de SEVI)
(No. De
contrato)
(descripción del contrato)
_________________________________________
NOMBRE Y CARGO DEL FUNCIONARIO QUE
ENTREGA
(4)
Fecha de
devolución
comprometida (5)
Fecha de
devolución
(6)
________________________________________
NOMBRE Y CARGO DEL FUNCIONARIO QUE RECIBE
67-08DAF-P08-F01/REV.02
Préstamo de expedientes
Instructivo de llenado
Objetivo: Tener control de los archivos que se prestan para consulta a personal
de alguna de las unidades administrativas de la Comisión de Ecología y
Desarrollo Sustentable del Estado de Sonora.
Alcance: Responsable del SEVI
1) Clave topográfica.- Corresponde a la clave generada por el sistema de
evidencias.
2) Número de Contrato.- Número consecutivo asignado por el asistente de
compras para control de los contratos del ejercicio fiscal correspondiente.
3) Descripción del Contrato.- Descripción de la Obra, bien o servicio del que
se trate.
4) Fecha de préstamo.- Corresponde a la fecha cuando se entrega el
documento.
5) Fecha de devolución comprometida.- Corresponde a la fecha en que se
comprometió para devolver el documento.
6) Fecha de devolución.- Corresponde a la fecha cuando se devuelve el
documento por parte del usuario.
67-08DAF-P08-I02/REV.02
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: Comisión de Ecología y Desarrollo
Sustentable del Estado de Sonora
Hoja 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de
Administración y Finanzas
Fecha de Elaboración: Julio/2010
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Integración y
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
control de expedientes únicos
67-02-04-05-05/08DAF-03-P08/REV.02
67-08DAF-P08-G03/REV.02