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SMARTPLANILLA
ManualdeUsuario
Versión 2013 Plus 01/04/2013 Manual de Usuario
U
Con
nfiguraación
nInicial
La primeera vez que inicie el prrograma apaarecerá esta pantalla, enn la cual deeberá complletar los
campos de
d la siguien
nte manera:
1. Seleccionee el proveeddor “Smart DB” si
addquirió la vversión com
mpatible con Office
20003 o inferioor, “Microsooft SQL” si aadquirió
la versión com
mpatible conn Microsoft SQL o
selleccione el proveedor ““Smart Plus DB” si
addquirió la vversión com
mpatible con Office
20007 o superioor.
2. En el cam
mpo “Base de datos”, esscriba la
donde
el
rutta
se
ubica
archivo
“P
PlanillaPlus.S
Smart” o ““PlanillaPluss.accdb”
o ppulse el bottón “…” quue está a la derecha
del caampo “Basee de datos” y proceda a ubicar
u
el arcchivo en el eexplorador dde Windows (válido
solo con los prov
veedores Sm
mart DB o Smart
S
Plus D
DB). Si el pproveedor es “Microsofft SQL”
proceeda a escribiir en el camp
po “SERVID
DOR” el nom
mbre del serrvidor SQL y en el camppo SQL
BD escribir
e
el no
ombre de la base
b
de datoss (PlanillaPllus).
3. En ell campo repo
ortes ubique la carpeta que contiene los archivoss con extensiión “.rpt” (dde forma
predeeterminada esta
e ruta seráá x:\smartwin\rpt, en donnde x: es la unidad del ddisco duro ddonde se
installó la aplicaciión.)
4. En laa sección ind
dicada con el título “Co
onexión Segguridad” elijja el proveeedor “Smart DB” si
adquirióó la versión compatible con Office 2003 o
inferior, “Microsoftt SQL” si aadquirió la versión
compatibble con Miicrosoft SQ
QL o selecccione el
proveeddor “Smart P
Plus DB” si adquirió la versión
compatibble con Offiice 2007 o suuperior.
5. En eel campo “B
Base de datoos”, escribaa la ruta
donde see ubica el arrchivo “SeguuridadPlus.S
Smart” o
“SeguriddadPlus.accddb” o pulse el botón “…
…” que
está a lla derecha ddel campo “Base de ddatos” y
proceda a ubicar eel archivo enn el exploraador de
Window
ws (válido soolo con los proveedoress Smart
DB o Smart Plu
us DB). Si el
e proveedorr es “Microssoft SQL” pproceda a esscribir en ell campo
“SER
RVIDOR” ell nombre dell servidor SQ
QL.
6. En laa sección dee impresorass, seleccionee una impreesora para ccada tipo dee reporte (C
Cheques,
Repo
ortes y especial).
7. Una vez realizad
do estos passos, pulse ell botón acepptar. Deberáá aparecer ell siguiente m
mensaje
confirmando que la configuraación inicial se ha realizado con éxitto.
IMPO
ORTANTE
E:
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Manual de Usuario
1. Realizar estos pasos de forma incorrecta, evitará que el sistema funcione correctamente. Siga
los pasos al pie de la letra.
2. La instalación del sistema PlanillaPlus se realiza en la raíz del disco duro donde se encuentra
la carpeta del sistema (carpeta Windows).
3. La reinstalación del sistema reemplazará por completo todos los archivos, por lo tanto la base
de datos de seguridad “SeguridadPlus.Smart” (la que contiene los permisos de los usuarios) y
la base de datos de las empresas y colaboradores “PlanillaPlus.Smart” (La que contiene la
información de todas las planillas procesadas), será reemplazada por la planilla vacía que se
encuentra en el instalable. Bios Softwares, S.A. recomienda que realice copias de respaldo de
estos archivos frecuentemente para prevenir pérdida de datos por reinstalaciones accidentales o
cualquier otro inconveniente.
Smart Planilla 2013 Plus
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Manual de Usuario
U
IniciodeSesió
ón
Para ingrresar al sisteema por prim
mera vez utillice la cuentaa de adminisstrador por ddefecto del ssistema.
Para realizar esta accción siga los siguientes pasos:
p
1. Escriba en el campo U
Usuario la ppalabra “plaanillas”.
Inm
mediatamentee termine dde escribir la palabra (escrita
totaalmente en m
minúscula), se borrará eel contenido de este
cam
mpo y enn su lugaar se habbilitará el botón
“Ad
dministradorr” ubicado een la parte innferior derechha de la
ven
ntana.
go escriba nu
uevamente en
n el campo Usuario
U
la ppalabra “adm
min” y en C
Contraseña rrepita la
2. Lueg
palab
bra “admin”.
3. Pulsee el botón Ad
dministrado
or para ingreesar al sistem
ma con el perrfil de adminnistrador.
Con esta operación estará
e
dentro
o del sistemaa y tendrá accceso a todaas sus funcioones. Dado qque esta
contraseñ
ña es la cueenta de Adm
ministración
n del sistem
ma, deberá ccambiarla innmediatamennte para
poder maantener de fo
orma segura la configuraación del missmo.
mbiar la cuen
nta de admiinistrador deel sistema ubbique la opcción “Administración” y luego
Para cam
elija la op
pción “Camb
biar Contrasseña”
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Manual de Usuario
U
Man
ntenim
mienttodeEmprresas
En estaa sección se rrealiza el m
mantenimientoo de las
empresaas. La pantaalla está divvidida en 5 partes:
1. La pprimera conntiene el lisstado de toodas las
empresaas utilizadass
De form
ma predeterm
minada, el siistema ya viene con
la cantiddad de emprresas solicitaadas por el ccliente y
solamennte tiene quee modificarlaas y configuurarlas.
2. La ssegunda seccción (Datos generales) tiene la
mpresa seleccionada
informaación generaal de la em
del listaado de emprresas. Esta ssección contiiene los
siguientees campos a conocer:
c
a. Insta
ancia: Al momento
m
de iniciar el siistema apareece en una lista desplegable las em
mpresas
configuradas en el programaa. Este nomb
bre que aparrece en esa ppantalla de acceso es loo que se
conocce como instancia, en po
ocas palabraas no es máss que el nom
mbre utilizadoo para identtificar la
emprresa en la cu
ual se va a trrabajar. Este debe ser unn nombre corto (no más de 20 caraccteres) y
debe ser único y representativ
r
vo de la emp
presa.
b. Nombre Empressa: En este campo
c
se colloca el nombbre completoo de la emprresa.
c. Patro
ono (Razón Social): Coloque aquí la razón soci al de la emppresa.
d. No Correlativo:
C
: Si utiliza la planilla pre elaboraada mecanizzada (SIPE)), deberá inncluir el
númeero correlativ
vo proporcio
onado por la Caja de Segguro Social.
e. No Patronal:
P
Co
oloque el núm
mero patronaal en esta seccción.
f. Cedu
ula Natural:: Coloque la cédula natu
ural en esta seección.
g. Cédu
ula Jurídica
a: Coloque laa cédula juríd
dica en esta sección.
h. Activ
vidad Comeercial: Coloq
que la activid
dad comerciial en esta seección.
i. Licen
ncia Comercial: Coloqu
ue la licenciaa comercial een esta secciión.
j. Teléffonos: Coloq
que el númerro telefónico
o en esta sec ción.
k. Reprresentante leegal: Coloqu
ue el represeentante legal de la empreesa en esta seección.
3. La terccera sección (Configuracción 1) contiiene la siguieente informaación:
a. Activar Meensaje de V
Vacaciones: Cuando
se activa la casilla de veerificación de esta
opcción aparecerrá, al inicio de cada sesiión, una
panntalla que m
mostrará los ccolaboradorees a los
cuaales les corrresponde lass vacacionees en el
mess actual.
b. Usar Sistem
ma Contablle Local: All activar
estaa casilla se utiliza la estructura ccontable
inclluida en el ssistema de pplanillas, coon el fin
de poder asiggnar cuentas contabless a los
difeerentes depaartamentos, aacreedores, etc.; de
otraa manera sse estableceerá el uso de la
estrucctura del sisttema contablle SISCOO de
d Bios Softtware, S.A.
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Manual de Usuario
c. Incluir fin de semana en cálculos: Esta opción se habilita para incluir o no en los cálculos
proporcionales los días no laborables.
d. Imprimir nombre de empresa en los reportes: Habilita la impresión del Nombre de la
empresa como encabezado de todos los reportes del sistema.
e. Activar tasa Administrativa (Opción válida solo para sistemas escolares): En algunos casos,
el personal docente se rige por las formas de trabajo del Ministerio de Educación y no por las
del Ministerio de Trabajo. Esta situación amerita una equiparación a una tasa por hora regular o
“Administrativa”, la cual transforma el salario real del docente en una versión mensual.
f. Banco ACH: Seleccione el banco por medio del cual se realizarán los pagos a los
colaboradores por medio del sistema clave o transferencias ACH. La opción de pago por ACH
ya está habilitada de forma predeterminada.
g. Cuenta contable Pasivo: Como el sistema de Smart Planilla posee un pequeño sistema
contable el cual permite agrupar por medio de ellas las cuentas de los acreedores. Estas cuentas,
de forma predeterminada comienzan con el prefijo “200-02-”, sin embargo las mismas se
pueden modificar. Dicha modificación debe ser realiza antes de crear las cuentas de los
acreedores, de otro modo las cuentas creadas se borrarán al modificar el prefijo.
h. Cuenta bancaria de planilla: Es la cuenta de banco por la cual se asocian los pagos de cheque.
Si la cuenta no existe, puede utilizar el botón “crear cuenta” y de esta manera inicializar una
cuenta bancaria con la cual girar los cheques.
i. Configuración XIII Mes: Configure la manera en que se comportará el sistema al procesar el
XIII mes y los diferentes cortes de fecha para cada una de las partidas. Las mismas están
predefinidas con las fechas sugeridas por el Ministerio de Trabajo.
i-1. Aproximado: Con esta opción, el XIII mes se calcula a partir del salario base de los
colaboradores y contempla todos los periodos de la partida, sin importar si el colaborador
laboró o no la totalidad de los periodos que contempla la partida. Es decir, para la partida de
abril a agosto, si un colaborador que gana $200.00 mensuales no laboró los meses de abril,
mayo y junio (por ejemplo), estos meses se incluirán dentro del cálculo del XIII mes, por lo
tanto el acumulado resultante será de $800.00 (desde abril hasta agosto) y no de $300 (julio y
agosto solamente)
i-2. Exacto: Con esta opción, el XIII mes se calcula a partir del salario bruto de los
colaboradores y contempla solamente los periodos laborados dentro de la partida. Es decir, para
la partida de abril a agosto, si un colaborador que gana $200.00 mensuales no laboró los meses
de abril, mayo y junio (por ejemplo), estos meses NO se incluirán dentro del cálculo del XIII
mes, por lo tanto el acumulado resultante será de $300 (julio y agosto solamente) y no de
$800.00 (desde abril hasta agosto).
i-3. Mixto: Con esta opción, el XIII mes se calcula a partir del salario bruto de los
colaboradores, contemplando los periodos laborados dentro de la partida y de los salarios base
para aquellos periodos en donde no se laboró. Es decir, para la partida de abril a agosto, si un
colaborador que gana $200.00 mensuales no laboró los meses de abril, mayo y junio (por
ejemplo), estos meses no incluirán dentro del cálculo del XIII mes (salarios base), además de
los salarios brutos de julio y agosto, por lo tanto el acumulado resultante será de $800.00 (desde
abril hasta agosto) y no de $300 (julio y agosto solamente). Esta opción es similar a la primera,
sin embargo, si el colaborador presenta horas extras, descuentos por tardanzas y ausencias, estas
se tomarán en cuenta, pudiendo variar el acumulado del colaborador.
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Manual de Usuario
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d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
4. Laa cuarta seccción (Configguración 2) ccontiene
la siguuiente inform
mación:
a. Segguro Social:: Porcentaje de seguro social a
desconntar para llos trabajaddores y paara los
empleaadores (Soloo para salarioos regulares)).
b. Segguro Sociall (XIII): Poorcentaje de seguro
social a descontar para los trabbajadores y ppara los
empleaadores (Soloo para el XIIII mes).
c. Segguro Educcativo: Porccentaje de seguro
Educaativo a desccontar para los trabajaddores y
para los empleeadores (Soolo para salarios
regulaares).
Riesgo
o Profesion
nal: Porcentaaje de Riesg
go profesionaal a desconttar para los trabajadoress y para
los em
mpleadores (Solo
(
para saalarios regullares).
Descu
uento Máxiimo permittido: El porcentaje que se coloquee aquí influirá en el mááximo a
desco
ontar en caliidad de obliigaciones co
omerciales ((pagos a muueblerías, prréstamos banncarios,
etc.).
Adela
anto máxim
mo permitid
do: El porccentaje que se coloque en este caampo influirrá en el
máxim
mo a girar a favor del colaboradorr en calidad de adelantoo del salarioo. Debido a que las
empresas manejaan esta opció
ón de forma muy particuular, la mism
ma se encuenntra desactivada con
el fin
n de poder ajustarla a la necesidad
n
reeal de la emppresa que soolicite la funccionabilidadd de este
módu
ulo.
XIII mes proporrcional conttinuo: con essta opción acctivada, en ccada planillaa se generaráá a favor
del co
olaborador la
l parte prop
porciona corrrespondientte al XIII m
mes de la parrtida en cursso. Esto
signiffica que las partidas dell XIII como
o tal no exis tirán en suss fechas corrrespondientees, dado
que se están pagaando en todaas sus planillas complem
mentarias.
var descuen
nto lineal: con
c esta opcción activadda, los descuuentos por aausencia y ttardanza
Activ
injusttificada no serán
s
descon
ntadas en fun
nción de la tasa por horra del colaborador, sinoo en una
tasa fija determiinada por ell empleadorr y la cual debe ser eestablecida m
mediante la opción
“Con
nfigurar desscuento lineeal”, aquí, por ejemplo sse puede esttablecer quee por 15 minnutos de
tardan
nza se descu
uentan $0.25, ½ hora se descuentan
d
$$0.50, etc.
Días de enferm
medad: Se establecen los días dee enfermedad máximoos a otorgarr a los
colab
boradores y a continuació
ón la fecha de
d vencimiennto (en años)).
Aviso
os: El sistem
ma posee un módulo
m
que indica al em
mpleador cuaando sus collaboradores ddeberán
ser liquidados po
or motivo dee vencimientto de contraato, etc. Por lo tanto la cantidad de días de
anticiipación con la cual se pu
ueden mostraar estas alerttas se puedenn configurarr en este aparrtado.
Conff. Cheque: Coloque
C
aquíí el tamaño de
d la letra coon la cual se imprimirán los chequess.
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U
Por últim
mo, tenemoss la sección
n 5 (Config
guración 3), la cual tieene la siguieente configuuración:
a. Activar
A
Mó
ódulo de asistencia: Esta
op
pción se usaa para habiliitar el cálcu
ulo de
laas horas extrras. Si la opcción se encu
uentra
desactivada, no será posible reaalizar
pagos por horas exttras de forma
f
siistematizadaa y deberán
n ser ingresadas
directamente en la planillla en su mod
do de
ed
dición. Una vez habilitaada la opció
ón del
modulo,
m
pued
de elegir un
na configuración
para la frecuencia de loss pagos de horas
h
ex
xtras y otraa opción paara la formaa del
cáálculo.
 FREC
CUENCIA: Puede selecccionar entree fin de mess o periódicaamente paraa indicar
que ell proceso de planillas inccluirá autom
máticamente llos cálculos de horas exttras con
la freccuencia indiccada. Cabe señalar
s
que esta opción es solo válida para la foorma de
processo de planilllas quincenaales, ya que ppara el restoo de las planiillas, la única forma
de procesar las horas
h
extrass (una vez habilitada lla opción “A
Activar móddulo de
asisten
ncia”), es peeriódicamentte.
 Cálcu
ulos: Selecciione la form
ma como el sistema reallizará los cáálculos de laas horas
extrass de forma general; pod
demos elegiir entre sistematizado, con el cuaal Smart
Planillla Plus realizará los cálcculos de las hhoras extrass (La horas sserán ingresaadas por
el usu
uario) siguieendo las ley
yes y reglass generales establecidass por el códdigo de
trabajo (Artículo 33, 36, 46,, 48 y 50). Manual, coon el cual S
Smart Planillla Plus
processará el cálcu
ulo de horas extras de accuerdo a las iinstruccionees del usuarioo, quien
será la
l que deterrminará la cantidad
c
de horas y ell porcentajee a pagar poor cada
fracción de hora extra
e
trabajaada por sus ccolaboradorees. Reloj, coon la cual el sistema
realizaará los cálcu
ulos de horass extras de fforma sistem
matizada (sim
milar a la opción 1),
cuyo datos serán proporcionaados por unn reloj de m
marcación diggital (El usuuario no
introd
duce horas ni
n porcentajes, sin embbargo puedee realizar m
modificacionees a los
processos).
b. Módulo
M
de reloj
r
utilizad
do: Seleccione el formatto de archivoo de reloj prroporcionadoo por su
siistema digital de marcaación para que
q Smart P
Planilla Pluss pueda leerr correctameente los
datos. NOTA
A: No todos los modeloss están regisstrados en ell sistema, poor lo tanto, cconsulte
d
(este proceso dee modificaciión puede ddemorar 15 días laboraables en
de su reloj digital
reealizarse).
c. Minutos
M
límite para tarrdanza: Con
nfigure la caantidad de m
minutos máxximos en la ccual los
co
olaboradoress podrán lleg
gar tarde paara que el sisstema no less procese la tardanza (de forma
prredeterminada el valor está colocad
do en 0). C
Cabe señalarr que esta oppción es sollamente
válida para laas lecturas dee reloj. (Ver módulo de H
Horas extrass para más ddetalles)
M
límite para Ho
oras extras: Configure lla cantidad de minutos mínimos enn la cual
d. Minutos
lo
os colaborad
dores comen
nzarán a marrcar las horaas extras en sus cálculoss. Cabe señaalar que
essta opción es solamente válida para las lecturas de reloj. (Ver módulo dde Horas extrras para
más
m detalles)
e. La
L semana inicia en: Seleccione el día de laa semana een que se innician las jornadas
seemanales lab
borables parra el cálculo de los recaargos punitivvos. (De form
ma predeterm
minada,
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Manual de Usuario
f.
g.
h.
i.
j.
k.
se establece el parámetro de lunes como inicio de semana y domingo como último día de la
semana, de acuerdo a lo establecido por el Código de Trabajo)
Configuración Pre elaborada: Coloque en este espacio la cantidad de colaboradores por
página que desea imprimir para su pre elaborada (de forma predeterminada se establece 25
colaboradores como el máximo a imprimir)
Configuración de Gastos de representación: Configure el porcentaje de ISR que se
aplicará a los gastos de representación, así como también el porcentaje utilizado para el
pago de las cuotas de Seguro Social.
Limpiar Comisiones: Con esta opción activada, cada vez que se procese una planilla, la
lista de pagos de comisiones será establecida a 0 (cero), la lista de colaboradores se
mantendrá, pero sus comisiones serán eliminadas (no se eliminarán de la planilla, solo de la
pantalla de mantenimiento de comisiones)
Activar Horas fijas por colaborador: Si en su empresa se realizan pagos fijos de horas
extras puede utilizar esta opción para no tener que realizar todos los días el pago de horas
extras de forma manual.
Activar Horas de domingos automáticas: Si en su empresa se realizan pagos fijos de
horas trabajadas en domingo, puede utilizar esta opción para no tener que realizar, todos los
domingos, el pago de horas trabajadas en domingo.
Activar Módulo de construcción: Utilice esta opción para activar el uso del módulo de
construcción con el cual podrá realizar pagos en concepto de trabajo bajo condiciones de
lluvia, altura, profundidad, etc.
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Manual de Usuario
U
Mód
dulod
deAcrreedo
ores
En esta pantaalla (localizzada en ell menú
Manntenimiento)) se configuuran los acrreedores
que serán utiliizados para la planillaa de la
emppresa para la cual se está trabajando.
Al cargar la ppantalla apaarecerán toddos los
com
mercios o acrreedores dispponibles, sollamente
los que apareccen en el listado poddrán ser
asiggnados a los colaboradorres, además de esto,
los acreedores deberán coontener el vvalor 1
(uno) en el campo acctivo. Cuand
do el campo activo está en 0 (cero),, el acreedorr podrá ser aasignado
a los colaboradores, pero este no será proceesado para nningún perioodo, en tantoo el valor acctivo se
mantengaa en 0 (cero)).
o cheque por otro lado
o indica si el
e acreedor emite chequue desde pllanilla, si ell campo
El campo
cheque se encuentraa con el valo
or 1 (uno), ell sistema gennerará un chheque al mism
mo por el m
monto de
gan con dichho acreedor, si por el ccontrario, ell campo
las deduccciones que los colaborradores teng
cheque se encuentra con el vaalor 0 (cero
o) entonces el sistema no generaráá cheque paara este
acreedor..
Agrega
ar
Para agreegar un acreeedor siga loss siguientes pasos
p
1. Pulsaar el botón ag
gregar.
2. Selecccionar de laa lista la descripción con
ntable del accreedor correespondiente o escribir laa cuenta
contaable. Cuand
do se selecccione de la lista la deescripción ddel acreedorr, automáticcamente
apareecerá la cuen
nta contable.
3. De laa misma manera
m
cuand
do se escrib
ba la cuentta contable, aparecerá la descripciión que
corresponda a essa cuenta contable, de no
n existir la cuenta, entoonces se enttiende que sse desea
agreg
gar una nuev
va, para lo cu
ual se necessitará entoncces escribir laa descripción del acreeddor en el
camp
po correspon
ndiente.
4. Agregar cuentas contables que
q no existten en el si stema solam
mente es posible cuandoo no se
mart Contaabilidad, dee otro modoo se podránn crear,
encueentre instalaado el sisteema de Sm
modificar o elimiinar todas las cuentas co
ontables por m
medio del siistema de plaanillas.
5. Adem
más, todas las
l cuentas contables correspondie
c
entes a los acreedores, tendrán un prefijo
predeeterminado, cada vez que
q
se escrriba una cuuenta que nno corresponnda con el prefijo
establecido para el
e sistema, el
e sistema em
mitirá un mennsaje indicánndolo.
6. Habillite o deshab
bilite la casillla “C” para indicar que el sistema le emitirá unn cheque al aacreedor
para cada
c
uno de los periodoss establecido
os.
7. Habillite o deshab
bilite la casiilla “A” para indicar si el acreedor está activo o inactivo ppara los
proceesos periódiccos de deduccciones.
8. Pulsee el botón aceptar para ag
gregar un nu
uevo acreedoor o cancelarr para deteneer el procesoo.
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Manual de Usuario
Modificar
Para modificar un acreedor:
1. Seleccione el acreedor a modificar
2. Pulse el botón modificar.
3. Modifique la descripción del acreedor (si lo amerita).
4. Modifique el campo activo y el campo cheque (si lo amerita). No se podrá modificar la cuenta
contable ni el nombre de la cuenta contable.
5. Pulse el botón aceptar para guardar los cambios o cancelar para descartar el proceso de
modificación
Inactivar
Para Inactivar un acreedor:
1. Seleccione el acreedor a inactivar.
2. Pulse el botón Inactivar, esta acción le pedirá una doble confirmación para inactivar el registro
seleccionado. De aceptar las dos confirmaciones el acreedor será Inactivado automáticamente
del sistema, de otro modo se cancelará el proceso de inactivación.
Tenga en cuenta que al inactivar un acreedor, no eliminará la cuenta contable del mismo, sino que
impedirá que sea asignado a los colaboradores.
Impresióndeinforme
Para imprimir un informe de la información de los acreedores pulse el botón imprimir
IMPORTANTE:
1. La creación de los acreedores debe realizarse antes de asignarle la deuda a un colaborador, de lo
contrario no aparecerá en la lista de acreedores del colaborador.
2. Cuando agregue un acreedor y por accidente o descuido deja el campo “Nombre” en blanco, el
sistema asignará automáticamente el nombre de la cuenta al campo en mención.
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Manual de Usuario
U
Mód
dulod
deDepartaamenttos
En este módulo (localizadoo en el menú
Mantenim
miento) se van a crear todoos los
departameentos o secciones en quue estará divvidida la
empresa y en la cual se vvan a ubiccar los
colaboradoores.
Su funcioonamiento, cconfiguracióón y aparieencia es
muy simillar a la del módulo dee acreedoress por lo
tanto su m
manejo es m
muy parecido. Al carggar esta
pantalla aaparecerán ttodos los deepartamentos de la
empresa y a los cualees se pueden
n ubicar los colaboradore
c
es.
Agrega
ar
Para agreegar un depaartamento
1. Pulsee el botón Ag
gregar.
2. Selecccione la cu
uenta contab
ble o la deescripción dde la cuentaa a la cuall quiere asoociar el
deparrtamento. Cuando
C
se seleccionee de la llista la deescripción del departaamento,
autom
máticamente aparecerá laa cuenta con
ntable.
De laa misma manera
m
cuand
do se escrib
ba la cuentta contable, aparecerá la descripciión que
corresponda a essa cuenta contable, de no
n existir la cuenta, entoonces se enttiende que sse desea
agreg
gar una nuev
va, para lo cu
ual se necessitará entoncces escribir lla descripcióón del departtamento
en el campo correespondiente..
Agregar cuentas contables que
q no existten en el si stema solam
mente es posible cuandoo no se
encueentre instalaado el sisteema de Sm
mart Contaabilidad, dee otro modoo se podránn crear,
modificar o elimiinar todas las cuentas co
ontables por m
medio del siistema de plaanillas.
3. Pulsee el botón Acceptar.
Modificcar
1. Selecccione el dep
partamento a modificar
2. Modiifique los daatos del nomb
bre del depaartamento o a la cuenta ccontable que está asignadda.
3. Pulsee el botón Acceptar.
Inactiv
var
1. Selecccione el dep
partamento a inactivar
2. Puede optar por modificar y luego pullsar la casillla de verifi
ficación Acttivo o simpllemente
pulsaando el botón
n inactivar (ssi utiliza la primera
p
opciión pulse el bbotón guardaar).
Imprim
mir
Para imp
primir un info
orme de la in
nformación de
d los deparrtamentos puulse el botónn imprimir
TANTE: Los
L
departam
mentos deb
ben agregarsse antes dee crear cuaalquier regiistro de
IMPORT
colaborad
dores. De otra
o manera, el sistema generará unn error a la hora de guuardar los daatos del
colaborad
dor.
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Manual de Usuario
U
Mód
dulod
decarrgosy
ySubccargo
os
En esta pantalla (localizadaa en el menú
Mantenim
miento) se agregan y modifican las
posicioness o cargos dee los colaborradores, la ccolumna
de la izquuierda reflejaa los cargos y el de la derecha
los subcarggos.
Los cargoss y los subcaargos no se eencuentran
relacionaddos con ningúún departam
mento en espeecífico,
por lo tantto el mismo ccargo puedee ser asignaddo a
varios deppartamentos, ya que es all momento dde
asignarlo a un colaborrador cuandoo adquiere laa
relación coon el departaamento.
Agrega
arcargososubcarg
gos
1.
2.
3.
4.
Pulsee el botón co
orrespondien
nte (cargos o subcargos).
Pulsee el botón Ag
gregar.
Escriiba el nombrre del cargo o del subcarg
go en el cam
mpo correspoondiente.
Pulsee el botón Acceptar.
Modificcarcargo
ososubca
argos
1.
2.
3.
4.
5.
Pulsee el botón co
orrespondien
nte (cargos o subcargos)
Selecccione el cargo o subcarg
go a modificcar.
Pulsee el botón mo
odificar.
Camb
bie la descrip
pción del carrgo o subcarrgo.
Pulsee el botón aceptar.
Eliminarcargossosubcarrgos
La funció
ón de elimin
nar cargos o subcargos solamente sse aplica paara aquellos que no hayyan sido
asignados a los colab
boradores, yaa que si uno de ellos (caargos o subcaargos) ha siddo asignado a algún
empelado
o, el sistemaa no permitirrá la eliminacción del carggo o subcarggo.
Para elim
minar un carg
go o subcarg
go siga las siguientes insttrucciones.
1. Pulsee el botón co
orrespondien
nte (cargos o subcargos)
2. Selecccione el cargo o subcarg
go a eliminarr.
3. Pulsee el botón eliiminar.
Imprim
mir
Para imp
primir un infforme de la información
n del cargo o subcargo ppulse el botóón correspoondiente
(cargos o subcargos) y posteriorm
mente pulse el botón impprimir.
Smart Planilla 2013 Plus
6
Manual de Usuario
U
Mód
dulod
decon
nfigurración
ndeH
Horarrios
En el módulo de horarioos (localizaada en el menú
Manten
nimiento) see especificaan los diferrentes perioodos de
entradaa y salidas de los collaboradores.. Los mism
mos son
asignad
dos a los col aboradores een el móduloo de mantennimiento
de colaaboradores.
Agrega
ar
1. Pulsee el botón ag
gregar
2. Realiice la config
guración de entrada,
e
salid
da y periodoo de almuerzzo deseada ppara cada unoo de los
periodos descrito
os en la pan
ntalla (lunes a viernes; ssábado o Domingo). Caabe señalar que las
casilllas de verificcación al lad
do de cada día
d (excepto el lunes), reepiten la info
formación caapturada
para el
e día lunes, esto minimiiza el processo de capturaa y mantenim
miento de los horarios
3. Pulsee el botón gu
uardar.
Modificcar
1.
2.
3.
4.
Selecccione el núm
mero de regiistro correspo
ondiente a uuna configuraación de horrario específfica.
Pulsee el botón Modificar.
Camb
bie la config
guración del horario a la forma deseaada.
Pulsee el botón aceptar.
Eliminar
Para elim
minar una co
onfiguración de horario es
e importantte que el missmo no se enncuentre asiggnado a
ningún colaborador
c
ya
y que el sistema no tieene permiso para eliminnar configuraciones de hhorarios
que infrin
njan esta resstricción.
Para elim
minar una co
onfiguración de horario localice el nnúmero de reegistro del hhorario a elim
minar y
seguidam
mente pulse el
e botón elim
minar.
Imprim
mir
Para imp
primir el detaalle de todos los horarioss de la empreesa pulse el botón imprim
mir.
IMPORT
TANTE:
1. De
D forma prredeterminad
da el sistem
ma trae un solo horariio creado. S
Se pueden agregar
co
olaboradoress al sistem
ma y asignaar (si aplicaa) el horariio existentee y posterioormente
modificarlo.
m
2. Los
L horarios son plantillaas que puedeen ser asignaadas a cada empleado, ssi un horarioo difiere
au
unque sea en
n su hora dee almuerzo para
p
dos em
mpleados o m
más, entonces se deberá crear la
caantidad de horarios acorde a la cantidad
c
de colaboradores que se encuentren en esa
co
ondición.
Smart Planilla 2013 Plus
2
Manual de Usuario
U
Mód
dulod
deMaanteniimien
ntodee
Colaaboraadoress
El móddulo de m
mantenimiennto de
colaboradores (locallizada en eel menú
Mantenim
miento o por su icoono de
acceso ddirecto en la barra de icoonos de
Smart Pllanillas) es ddonde se aggregan y
modificaan los datoos del colaaborador
relacionaado
con
las
geenerales,
condicionnes laborrales (salaario y
posición o cargo), configuracioones de
horario dde entrada y salida, im
mpuesto
sobre la renta, descuentoos por
acreedores u obligacciones comeerciales,
configuraación de cu
uentas bancaarias para pago
p
por siistema clavee, configuraación del innicio de
labores, vacaciones,
v
acumulados y estadísticaas sobre la rrotación del ppersonal y reegistro de auumentos
o ajustes salariales.
n, en primeraa instancia, todos los coolaboradoress que se enccuentran
Al ejecuttar el módullo se cargan
activos en
e el sistemaa (si los hay
y), los mism
mos serán m
mostrados enn el orden enn que el usuuario lo
decida, ya
y sea en orden
o
alfabéttico por apeellido, ordenn alfabético por nombrre o por códdigo de
colaborad
dor (NOTA
A: El orden aquí
a
seleccio
onado será eel mismo quue se utilizarrá para la im
mpresión
de los to
odos los reportes del sisstema. Si deesea cambiaar el orden y la forma een que se m
muestran
dichos reeportes, ento
onces deberáá cambiar el orden en eesta pantallaa. La mismaa se mantenndrá aún
después de finalizad
da la sesión y apagada la
l máquina, incluso si eejecuta el prrograma dessde otra
computad
dora). Al prrincipio de la
l lista se muestra
m
la caantidad totall de colaborradores encoontrados
bajo el esstatus selecccionado y se pueden ubiccar varios tippos de estatuus a saber:
1. Activo
A
2. Vacaciones
V
3. Liquidado
L
4. Licencia
L
Méd
dica
5. Licencia
L
de Maternidad
M
6. Otros
O
7. Licencia
L
sin sueldo
s
8. Ju
ubilación.
ulo de manteenimiento dee colaboradoores está
La pantalla del módu
ones para mayor
m
ordenaamiento
dividida en las siguiientes seccio
de la info
ormación:
G
En
E esta secciión se encueentra la inforrmación
1. Generales:
básica del colaborador co
omo lo es ell nombre, laa cédula,
ell seguro social, el númeero telefónico
o, etc., cabee señalar
qu
ue los cam
mpos indicaados en naaranja son campos
reequeridos y por lo tanto el sistema emitirá
e
un m
mensaje cadaa vez que see intente guaardar los
Smart Planilla 2013 Plus
3
Manual de Usuario
U
datos de loss colaborad
dores si uno
o de estos campos noo contenga informacióón o la
in
nformación sea
s inválida.
Algunas
A
de las funciones más destaacadas de essta sección ees la generaación de un nombre
co
orto a partirr de los nom
mbres y apelllidos del collaborador coon el fin de generar repoortes en
donde la can
ntidad de infformación ess relevante y por conteener el nombbre del colaaborador
demasiado ex
xtenso se ve afectada la función
f
del rreporte.
Otra
O función o característtica de la seccción es quee el formato de la cédulaa, al igual quue el del
nú
úmero de Seeguro Social es la exigid
da por la CSS
S (Caja de Seguro Sociaal) y el TE (T
Tribunal
Electoral)
E
y el
e cambio dee cédulas errradas se realliza con el foormato y lass reglas estabblecidas
por la CSS.
2. Horario/ISR
H
R: En esta sección se muestra
m
la innformación relacionadaa con el horrario de
en
ntrada y saliida del colab
borador, así como de la cconfiguracióón del reloj de marcacióón (si la
em
mpresa poseee uno).
El
E tipo de horario
h
representa la periodicidad
p
d
co
on el cual ell colaborado
orlabora en laa empresa y
pu
uede
ser
s
dee
tres
tipos:
a.. Regular: Indica que el colaboraador ejecutaa
sus laborees tal y com
mo lo señalaa su horarioo
de trabaajo. En esste caso el sistemaa
automáticcamente le assigna el día de descanso
correspon
ndiente a la configuració
c
n de horarioo seleccionaddo.
b. Rotativo:: Indica qu
ue el colab
borador labbora en perriodos irreggulares y jornadas
irregularees, por esta razón
r
este tip
po de horarioo no está sujjeto a ningúnn horario dee trabajo
y su día libre se sellecciona maanualmente ddependiendoo de la rotaación del peeriodo a
procesar.
c.. Por hora: Indica que el salario deel colaboraddor va en funnción única y exclusivam
mente de
las horas trabajadas y no está su
ujeto a ningú
gún tipo de hhorario de ttrabajo ni a días de
descanso,, ya que el periodo pu
uede ser de un solo díía o varios con o sin días de
descansoss intermedios
El
E código de reloj: repreesenta el núm
mero de idenntificación o número de colaboradorr dentro
del sistema de
d marcación
n y dependiendo del tippo de reloj y del tipo dee programacción del
mismo,
m
el siistema Smaart Planillas puede ser capaz de interpretar esa informaación y
trransformarlaa en datos úttiles para alimentar las planillas. Ell sistema dee Smart Plannillas se
pu
uede ajustarr a cualquieer tipo de reloj
r
de maarcación, sieempre y cuaando este eemita la
in
nformación en
e un archiv
vo de texto o en algún tiipo de base de datos com
mpatible conn Smart
Planilla.
NOTA:
N
La funcionalidad
f
d del Sistem
ma Smart Pllanillas, en eeste aspectoo, se regirá bbajo las
leeyes y conffiguraciones del reloj, por
p lo tantoo habrán políticas de laa empresa o reglas
esspeciales qu
ue no podráán ser realizzadas por eel sistema, yya que estáán pueden nno estar
in
ncluidas en el
e reloj de marcaciones.
m
El
E Impuesto sobre la reenta (ISR): está sujeto a las leyes ttributarias viigentes y se calcula
au
utomática o manualmentte dependien
ndo de la connfiguración que se le asiigne al colabborador.
El
E cálculo de ISR se realiiza de formaa progresiva y tomando en cuenta loos periodos ppasados,
Smart Planilla 2013 Plus
4
Manual de Usuario
U
por lo que all final del periodo fiscaal no muestrra un increm
mento exorbiitante en el cálculo
para finales de
d año.
3. Salario: En esta
e sección
n encontramo
os informacción relacionnada con la forma de ppago del
olaboradoress, ya sea cheque o
co
effectivo, adem
más de la periodicidad
p
y configuraciión del pago, como lo
so
on:
a. Pagarr a fin de mes: Con
esta
configuraación
al
colabo
orador se lee procesará
su planilla
p
meensualmente
(según
n los cortess de fechas
establlecidos por el usuario)
y su sueldo
s
bruto
o será aquel
que see muestre en
n la casilla dee Salario poor Periodo.
b. Pagarr Semanalm
mente: Con esta configguración al ccolaborador se le proceesará su
planilla cada sem
mana (según los cortes dde fechas establecidos ppor el usuariio) y su
sueldo
o bruto será aquel que see muestre enn la casilla dee Salario poor Periodo.
c. Pagarr Quincena
almente: Con
C
esta coonfiguraciónn se processa la planiilla del
colabo
orador en caada quincenaa del mes (seegún los corttes de fechass establecidoos por el
usuariio) y el sueldo bruto seerá la mitadd de la canttidad mostraada en la caasilla de
Salario por Periiodo. Si el salario
s
no ess exactamennte divisiblee por 2, entoonces la
mayorr cantidad see cargará a laa segunda quuincena del m
mes.
d. Pagarr Bisemanalmente: Es
E similar a los perriodos quinncenales, coon esta
config
guración se procesa la planilla
p
del colaboradorr cada dos ssemanas (seegún los
cortess de fechas establecidos
e
s por el usuaario) y el suueldo bruto será la mitaad de la
cantid
dad mostrad
da en la caasilla de Saalario por Periodo. S
Si el salarioo no es
exactaamente divissible por 2, entonces laa mayor canntidad se caargará a la ssegunda
bisem
mana del mes.
e. Form
ma de pago: Indica la maanera en quee será remunnerado el colaborador, se puede
selecccionar entre las
l siguientees opciones ((Cheque, AC
CH y Efectivvo).
f. La seemana inicia
a en: Selecccione de la llista un día dde semana lla cual deterrmina el
primer día de la semana del colaborador ((de esta mannera se realizzará el cálcuulo de la
9º horra semanal (p
punitivo) en la sección dde horas extrras.
g. No peertenece a la
a planilla: Active
A
esta oopción si la persona quee incluye denntro del
sistem
ma no es un colaboradorr de la empreesa, de esta manera, loss pagos realiizados a
esta persona
p
no registrarán
r
ninguna
n
dism
minución rellacionados aal pago de S
Seguros,
descuentos e impu
uestos.
Por otro lado la carga ho
oraria se refieere al
prrocedimiento
o de assignar a cada
co
olaborador el
e o los dep
partamentos en el
cu
ual desempeeñará su fun
nción, así mismo
m
co
omo las ho
oras mensuaales (estipu
uladas
po
or el MIT
TRADEL), en las cuales
c
deesempeñará tal funciión, el mó
ódulo
Smart Planilla 2013 Plus
2
Manual de Usuario
U
co
ontempla el proceso de cálculo auto
omático de llas horas mensuales traabajadas a paartir del
ho
orario de traabajo que se asigne, aunq
que este puedde ser modifficado por ell usuario y aajustarlo
a horas por seemana, horass diarias o ho
oras totales ttrabajadas.
Los
L tres cam
mpos que apaarecen en ell módulo se calculan poor el métodoo de ecuacioones de
seegundo grad
do con una in
ncógnita (meejor conocidda como regla de tres), poor medio del cual si
see incluyen las
l horas po
or periodo y la tasa porr hora, el siistema calcuulará el salaario por
peeriodo; y si se introduceen los valores para las hooras por periiodo y el sallario por perriodo, se
caalculará ento
onces la tasaa por hora.
Un
U colaborad
dor podrá serr asignado a más de un ddepartamentoo y su salariio bruto por periodo
seerá la sumato
oria de los salarios que devengue
d
poor departameento, para loo cual será neecesario
diistribuir las horas por periodo
p
de forma
f
equitaativa entre los departam
mentos invollucrados
paara obtener el valor o saalario x periiodo acorde con lo requuerido (La diistribución dde horas
en
n este sentid
do no está contemplado de
d forma auttomática).
D
Esta secciión muestraa las obliggaciones coomerciales adquiridas por el
4. Descuentos:
co
olaborador. Tiene la parrticularidad de impedir eel ingreso dee deudas cuando este exxceda el
porcentaje permitido
p
para
p
esto (el
(
cual esstá estableccido en unn 30% de forma
prredeterminada), y siendo solamentee el administtrador del sistema o la ppersona respponsable
de la adminisstración del departamento
d
o de planillaa la autorizadda para moddificar este vvalor y/o
p
ppara cada unoo de los colaaboradores.
permitir un deescuento maayor de este porcentaje
Además,
A
el sistema
s
perm
mite la exon
neración de descuentos para el mes de diciem
mbre (tal
co
omo lo contempla el
e código de
trrabajo), así como
c
tambiéén le permitee al
usuario adverrtirle sobre el vencimieento
de una deu
uda o la administracción
au
utomática de
d la mismaa con el fin de
deshabilitarlaa o eliminarrla cuando esta
e
n.
lllegue a su fin
Por otro lad
do el sistem
ma permite la
devolución de
d dinero por causa de
descuentos que
q no debieeron hacersee o
por cualquieer otra caausa. Adem
más,
permite quee los desscuentos seean
ap
plicado a uno
u
o varios periodos (es
decir, se apliccan en una quincena
q
y en
n la otra no, o se aplicann en una sem
mana y en la otra no,
r
las taareas de form
ma más amm
migable y senncilla.
ettc.). De esta manera se realizan
Adicional,
A
co
ontiene la op
pción de poder calcularr los descuenntos en basee a porcentaajes, los
cu
uales se calccularán en base
b
al salariio bruto de lla planilla quue se processe en ese moomento.
Esta
E opción es
e útil para generar desscuentos de cuota sindiccal (el cual actualmentee es del
2%), seguross colectivoss, etc. y cu
ualquier otrro descuentto que se trabaje en base a
porcentajes.
Smart Planilla 2013 Plus
3
Manual de Usuario
U
5. Sistema Clav
ve: Cuando la
l empresa teenga activaddo el pago dee salarios poor medio del sistema
cllave, se habilita esta seccción para permitir
p
al uusuario
in
ncluir dentro
o de los datos del colabo
orador los daatos de
laa cuenta ban
ncaria. La configuración
c
n de esta seección
esstá íntimam
mente relacio
onada con la
l forma dee pago
(ccheque o AC
CH).
6. Acumulados
A
: Esta secciión informaa al usuario sobre
lo
os salarios acumulados
a
anuales de los
l colaboraadores,
y permite la modificación de esta informaciónn (por
cu
ualquier razó
ón), aunque solamente está
e limitadaa a los
usuarios con perfil de ad
dministradorr. NOTA: L
Los acumulaados deben estar sincroonizados
taanto en el mees en que peertenecen com
mo también en la fecha de corte de lla misma, yaa que de
ottro modo puede
p
afectaar los cálcu
ulos posterioores como llos del XIIII Mes, vacaaciones,
liiquidaciones etc., por ejeemplo: Si un
na planilla pertenecientee a la segundda quincena del mes
de agosto ess registrada con fecha del 15 de agosto, estta quincena probablemeente no
parezca com
mo parte de los cálculo
os para el X
XIII de dicieembre puestto que las pplanillas
ap
co
onsideradas para este cáálculo rigen a partir del 116 de agostoo. Tenga cuiddado con el registro
de planillas por este módu
ulo.
7. Condiciones
C
Laborales: Se refiere a la sección een donde see configura laa fecha de innicio de
laabores, la fecha
fe
de vaccaciones, ell periodo dee prueba y el registro de las vaccaciones
(ccorrespondieentes, pagadas y vencidaas) y cualquiier otra obseervación quee se quiera aañadir al
ex
xpediente deel colaborado
or.
8. Recursos
R
Hu
umanos: Porr último teneemos una seección en donnde se registran los cam
mbios de
departamento
os y ajustes salariales
s
(cu
uando suceddieron, cuantto tiempo, y cuanto se ddevengó
du
urante esa posición, entrre otros dato
os).
Agrega
ar
Para agreegar un colab
borador nuev
vo siga las siguientes insstrucciones:
1. Pulsee el botón ag
gregar
2. Llenee los camposs de la pantaalla generaless (los marcaddos en colorr naranja sonn obligatorioos).
3. Pulsee el botón Acceptar para habilitar
h
las secciones
s
dee horarios y ccondiciones laborales.
4. Llenee los campo
os de las seccciones habilitadas (reccuerde que llos campos indicados een color
naran
nja son de caarácter obligaatorio).
5. Pulsee nuevamentte el botón Aceptar
A
paraa Habilitar laa sección de salario y coonfigure el ssalario y
la forrma de pago del colaboraador.
6. Pulsee nuevamentte el botón Aceptar parra guardar een la base dde datos la informaciónn de las
generrales del collaborador, así
a como las condicionees de pago y otros datoss adicionalees. Cabe
desattacar que en este punto la
l opción Acceptar solo gguardará la iinformación en la base dde datos
siemp
pre y cuand
do el usuario se encuen
ntre en la ppantalla de ssalario; si ppor cualquieer razón
camb
bia a otra dee las pantallaas habilitadaas, la pulsación del botóón aceptar soolamente reaactivará
las paantallas corrrespondientees a la secueencia mostraada hasta estte punto. Poor ejemplo, si se ha
comp
pletado la seección de saalarios y se pulsa sobre la sección de horario y se pulsa eel botón
Acep
ptar, el sistem
ma dirigirá ell flujo de la secuencia haacia la pantaalla de salario.
7. Una vez guardad
da la inform
mación del expediente del colaborrador, el sisstema mostrará una
pantaalla para con
nfigurar el deepartamento,, sección o ccargo del collaborador, assí como tam
mbién las
horass por periodo
o trabajadas, la tasa por periodo y eel salario porr departameento por periiodo del
Smart Planilla 2013 Plus
2
Manual de Usuario
colaborador. En este punto la información debe ser ingresada obligatoriamente, ya que el
sistema no permite que se salga del sistema hasta que se introduzca esta información. Si se
termina el programa de forma anormal (falta de fluido eléctrico, inestabilidad del sistema
operativo, etc.) entonces, en la próxima sesión del programa nuevamente se mostrará la pantalla
(o las pantallas) de configuración de cargos de colaboradores, ya que el sistema (como se
mencionó anteriormente), no permitirá que esta información haga falta. NOTA: Todos los
colaboradores agregados al sistema son marcados como “Nuevos”, y por ende la primera
planilla procesada mostrará un registro prorrateado o proporcional a los días trabajados dentro
de esa planilla. Esto es siempre y cuando la fecha de ingreso registrada para el colaborador sea
mayor o igual que la fecha de inicio de la planilla, de otro modo se registrará el valor base de
ese periodo.
Modificar
Para modificar los datos de un colaborador siga las siguientes instrucciones:
1. Seleccione el colaborador a modificar
2. Pulse el botón modificar de la barra de acciones de la pantalla de colaboradores.
3. Cambie los campos que desea (Aquellas secciones que contienen sus propios botones de
acciones no necesitan la pulsación del botón de la barra de acciones de la pantalla de
colaboradores, por ejemplo, la sub-sección de carga horaria ubicada en la sección de salario, la
sección de descuentos y la sección de sistema clave, son ejemplos de esta particularidad.
4. Pulse el botón Aceptar.
Eliminar
Para eliminar los datos de un colaborador siga las siguientes instrucciones:
1. Seleccione el colaborador a modificar
2. Pulse el botón Eliminar de la barra de acciones de la pantalla de colaboradores. Luego de esto
aparecerán 2 (dos) ventanas de confirmación para eliminar del todo los registros del
colaborador. Esta acción elimina no solamente las generales del colaborador, sino también todo
el historial del mismo (planillas, descuentos, acumulados, etc.), por lo cual esta opción está
habilitada solo para el administrador del sistema.
Imprimir
Existe una amplia gama de reportes que pueden imprimirse desde este módulo las cuales se
habilitan dependiendo de la sección que se muestre. Por ejemplo, si el usuario está posicionado en
la sección “generales” y pulsa el botón imprimir, se generará un reporte con los datos de esa
sección, si por el contrario, se ubica la sección de “horarios” y se pulsa el botón imprimir, se
generará un reporte de los horarios con los datos de esta sección.
De esta manera el usuario podrá elegir que parte del módulo de mantenimiento de colaboradores
desea mostrar en pantalla o imprimir.
Correccióndecédulaserradas
El sistema permite la corrección de cédulas erradas con el formato y las reglas establecidas por la
CSS.
Si la empresa lleva la impresión de la pre-elaborada desde el Smart Planilla, entonces la corrección
de una cédula errada deberá realizarse de la siguiente manera:
1. Seleccione el colaborador al cual desea realizar el cambio.
2. Pulse el botón modificar de la barra de acciones de la pantalla de colaboradores.
3. Pulse el botón Cédula (marcado en color naranja) en la sección “Generales”.
Smart Planilla 2013 Plus
3
Manual de Usuario
4. En la ventana resultante escriba la nueva cédula del colaborador y luego pulse el botón
Aceptar de la ventana.
5. Pulse el botón Aceptar de la barra de acciones de la pantalla de colaboradores.
De esta manera el cambio se mostrará de forma correcta la próxima vez que se genere una planilla
y se imprima una pre-elaborada y después de esto, la cédula será actualizada automáticamente en
las generales del colaborador.
IMPORTANTE:
1. Para ingresar el número de seguro social de formato 999-9999, solamente ingrese el
carácter “c” ó “C” y automáticamente aparecerá 999-9999 en el campo.
2. El cambio de cédula solamente se reflejará en la primera impresión de la preelaborada,
luego de eso la cédula cambiada reemplazará la anterior y no se mostrará cómo cambio de
cédula en las siguientes impresiones de la preelaborada.
Smart Planilla 2013 Plus
4
Manual de Usuario
U
Mód
dulodeMan
ntenim
miento
odedííasFeriadoss
El m
módulo de m
mantenimientto de días fferiados
debe configurarsse para creaar o modifi
ficar los
días feriados dell año, a finn de poder generar
correcctamente los recargos ppor sobre tiempo y
pagoss por trabajar en estos días. Este módulo
está ddivido en doos partes. Laa primera (Plantilla)
contieene los días festivos y/oo duelo nacioonal del
año, ssin especificcar las fechaas en que suucederán
(esto en el caso dde los día m
móviles comoo lo son
martes dee carnaval y viernes san
nto), en la otrra sección (D
Días feriados por año), sse muestran los días
específicos en que caerán
c
estoss días feriad
dos para el año selecciionado (fechhas oficialess y días
puentes establecidos
e
por el gobieerno).
De forma predeterm
minada, los días
d festivos vienen estaablecidos enn el sistema, de maneraa que lo
único qu
ue el usuariio debe haccer es crearr aquellos establecidoss por algúnn nuevo deccreto, y
generarlo
os para cada año.
Agrega
araPlantilla
1. Sitúese en la sección de plantilla
p
y pulse
p
el botóón nuevo y a continuacióón llene los campos
so
olicitados (D
Descripción del
d día, día, mes y/o fijoo anual).
2. Pulse el botón Aceptar para guard
dar el nuevvo día festivvo o Canceelar para annular la
op
peración. Aq
quellos días que no son
n fijos anualees no se les asignará ningún día o m
mes, ya
qu
ue para efecctos de la plantilla
p
esto
o no es neccesario, los m
mismos debberán ser asignados
manualmente
m
e para el año
o que se designe, en estee caso se estaablecerá el ddía que el ussuario le
assigne.
ModificcarPlantilla
1.
2.
3.
4.
Sitúese en la sección de plantilla.
p
Seleccione el día feriado a modificar y pulse e bootón modificcar.
Edite
E
los cam
mpos solicitad
dos (Descrip
pción del díaa, día, mes y//o fijo anuall).
Pulse el botón Aceptar para guard
dar el nuevvo día festivvo o Canceelar para annular la
op
peración.
Eliminarplantillla
1. Sitúese en la sección de plantilla.
p
2. Seleccione el día feriado a modificar y pulse e bootón eliminarr.
3. Pulse aceptarr en los menssajes de conffirmación paara eliminar completameente el registtro de la
plantilla y de los días feriiados por año
o.
Smart Planilla 2013 Plus
5
Manual de Usuario
Agregardíasferiadosporaño
1. Sitúese en la sección de días feriados por año
2. Seleccione el año para el cual quiere generar los días festivos
3. Pulse el botón Agregar. Esto generará los días festivos para el año seleccionado. Aquellos
que no son fijos se les asignará como fecha predeterminada el 31 de diciembre del año
seleccionado, por lo que se deberán modificar los datos de estos días y asignarles su
correspondiente según el año seleccionado. Si ya existen los días para el año seleccionado,
entonces el sistema verificará si algún día de la plantilla no se ha generado para el año
seleccionado y agregará ese día a los días feriados por año, sin afectar los demás.
Modificardíasferiadosporaño
1. Sitúese en la sección de días feriados por año
2. Seleccione el año para el cual quiere generar los días festivos
3. Pulse el botón modificar y a continuación modifique la fecha asignada para el día feriado o
modifique el día puente (si lo amerita).
4. Pulse el botón Aceptar para guardar los cambios o el botón cancelar para descartarlos.
Cuando la opción “Fecha Puente” no está asignada entonces la fecha será establecida al 31
de diciembre del año seleccionado, independientemente de la fecha establecida en el campo
“fecha puente asignada para el feriado”
Impresióndereportes
Pulse el botón de impresión para generar el listado de días feriados para el año seleccionado.
Smart Planilla 2013 Plus
6
Manual de Usuario
U
Mód
dulodeCom
misionesyo
otrosp
pagos
Este m
módulo se uttiliza para registrar el ppago de
comisioones y otros paggos, tales como
bonific aciones, aguuinaldos y cualquier ottro tipo
de pagoo que formee parte o seaa una extenssión del
salario.. El mismo sirve tanto para colabooradores
de la empresa como a personas qque no
perteneezcan a la m
misma, en este último ccaso los
pagos nno saldrán rreflejados enn las planillaas, pero
si en loos cheques o en efectivvo (No se ppermiten
realizarr pagos por ssistema clave para persoonas que
formenn parte de la eempresa.).
Agrega
arPagos
Para agreegar siga los siguientes pasos:
p
1. Pulse el botón
n Agregar
2. Seleccione si se trata de un
u colaborad
dor o de otras personas aj
ajenas a la em
mpresa.
a. Si se trata de un colaborador
c
, seleccione de la lista eel nombre dde los colabooradores
registrrados en el sistema.
s
b. Si se trata
t
de otraa persona ajeena a la emppresa, escribaa el nombre de la personna en el
espaciio correspon
ndiente.
3. Seleccione (d
de ser requerrido) la opció
ón de unir ccon el cheque de planillaas, el cual prrocesará
ell pago.
4. Escriba
E
el mo
onto a pagar..
5. Seleccione la periodicidad del pago
a. Mensu
ualmente, ell cual puede ser configurrado para paagarse los díaas 15 de cadda mes o
a fin de
d mes.
b. Periód
dicamente, el
e cual se procesa
p
con cada planillla del colabborador (quincenal,
mensu
ual o semanaal)
6. Escriba
E
la cueenta contablee para afectaar la cuenta ddel sistema dde contabiliddad.
7. Escriba
E
una descripción
d
del
d pago.
8. Pulse el botón
n Aceptar paara registrar los datos enn la base de datos o pulsse el botón ccancelar
para no hacerr efectivo loss cambios.
ModificcarPagoss
La modifficación de los registros se realiza dee forma simiilar al processo de agregaar:
1. Pulse el botón
n Modificar..
2. Modifique
M
los valores de monto, periodicidad, deescripción o cuenta contaable.
3. Pulse el botón
n Aceptar paara registrar los datos enn la base de datos o pulsse el botón ccancelar
para no hacerr efectivo loss cambios.
Nota
a: No se perm
mite la mod
dificación del colaboradoor, salvo si sse trata de ppersonas ajennas a la
emprresa, en otrass circunstanccias, eliminee el registro y vuelva a crrearlo.
Smart Planilla 2013 Plus
7
Manual de Usuario
EliminarPagos
Para eliminar un registro, seleccione el registro y a continuación pulse el botón eliminar y apruebe
las pantallas de confirmación para autorizar la eliminación, de lo contrario, pulse cancelar en
cualquiera de las pantallas de confirmación para cancelar.
Smart Planilla 2013 Plus
8
Manual de Usuario
U
Mód
dulodeProccesarPlanilllas
El módu
ulo de proceesar planillass consta de un asistentee (Wizard), el cual lo guiará a traavés del
proceso de
d las diferen
ntes planillaas que contem
mpla el siste ma (mensuaal, quincenall y semanal)..
En este asistente
a
se mostrarán las diferenntes opcionnes para prrocesar,
modificar, cerrar e imp
primir todo loo relacionaddo con las plaanillas.
En primeraa instancia see tiene la oppción abrir, lla cual proceesa las planiillas por
primera vezz o se vuelveen a procesaar cuando asíí lo requiere el usuario.
Se tiene la opción edittar que corriige una plannilla en partiicular y ofreece total
bre la planillaa procesada.
control sob
La opción cerrar por su parte ofi cializa las pplanillas proocesadas y lees da la
orden paara que puedan ser imp
presos los cheques
c
y ddemás inform
mes esenciaales del procceso de
planillas,, y por últim
mo están las opciones de informes y cheques qque se utilizan para gennerar los
diferentes reportes dee las diferenttes planillas procesadas..
AbrirP
Planilla
La opció
ón abrir desp
pliega la sig
guiente ventaana, en la
cual debeerá seguir lo
os siguientess pasos paraa procesar
una planiilla:
1. Se ellegirá en priimer lugar el
e tipo de plaanilla que
se desea
d
processar (1ª quiincena, 2ª quincena,
menssual, biseman
nal, semanall y XIII mes)).
1
2. Una vez selecciionado el tipo de la planilla
p
a
proceesar, entonces se proceede a selecccionar los
2
extrem
mos de la pllanilla, es deecir, la fechaa inicial y
3
4
la feecha final. Se
S seleccion
na del caleendario la
fechaa inicial y see pulsa el bo
otón Inicio (1),
( luego
se seelecciona la fecha final y se pulsa el botón Fiinal (2). El campo “Pertenece al m
mes de”
corresponde al mes
m en que co
ontiene el rango de fechaas, por lo cuual se debe teener bien definido a
que mes perten
necerá una determinadaa planilla, dde otra maanera cálcullos como eel XIII,
vacacciones, etc., podrían calccularse de manera incorrrecta.
3. Posteerior a esto se
s seleccionaan los rangos para las hooras extras y ausencias y tardanzas. Si no se
eligen
n estos valo
ores entonces la planillaa elegirá porr defectos loos mismos eestablecidos para el
rango
o de la planiilla. Los paasos para esttablecer los rangos de laas horas exttras son los mismos
que el
e de planillaa en si, la ún
nica diferenccia es que laas fechas inicciales y finaales las asignnará con
los botones
b
Iniccio (3) y Final (4) ubiccados en laa parte inferrior de la pantalla. La planilla
enton
nces se geneerará y tomarrá en cuentaa todas las inncidencias ccorrespondieentes a ese raango de
fechaa (Horas extrras, descuenttos, días de enfermedad,
e
, comisioness y descuentoos).
4. Seguido de esto se
s pulsa el botón
b
Procesar (el que tieene forma dde gancho) y cuando apaarezca el
menssaje de conffirmación in
ndicando qu
ue la planillla ha sido procesada de manera exitosa
enton
nces se puede proceder con
c los siguieentes pasos.
Smart Planilla 2013 Plus
9
Manual de Usuario
IMPORTANTE:
1. No se permite procesar más de una planilla (del mismo tipo y para el cualquier periodo), es
decir, dos planillas quincenales, dos planillas mensuales, dos planillas bisemanales y dos
planillas semanales son eventos prohibidos por el sistema, sin embargo se puede procesar
una planilla semanal, una planilla quincenal y una planilla mensual al mismo tiempo sin
ningún tipo de inconveniente.
2. Cuando se procese una planilla (quincenal, mensual, bisemanal o semanal) y ya se
encuentre procesada una de igual categoría (de cualquier periodo), se emitirá un mensaje
advirtiendo que solamente es posible procesar una planilla del mismo tipo. El mensaje
también advertirá que es posible reemplazar la planilla procesada por la planilla a procesar
y será el usuario el encargado de realizar o no el reemplazo.
3. Cuando la planilla se encuentre procesada y cerrada no se permitirá procesar nuevamente la
misma planilla.
4. Debido a que las planillas del XIII mes se procesan de acuerdo a los registros de las demás
planillas, es posible generarlas las veces que se quiera, ya que estas, una vez procesadas
automáticamente quedan habilitadas como planillas oficiales.
5. Las planillas para el pago de vacaciones y para el pago de liquidaciones se manejan en
módulos independientes, pero según el periodo en que se procesen, pueden fusionarse con
las planillas regulares.
EditarPlanilla
Después de haber abierto una planilla, la misma queda en estatus “posteada”, la cual le permite
modificarla, ya sea manualmente o volviendo a procesar la misma planilla.
Si se opta por modificarla manualmente, entonces se utiliza la opción
Smart Planilla 2013 Plus
10
Manual de Usuario
ImpresióndeCheques
Para imprimir los cheques podemos utilizar cualquier impresora que permita o acepte el tamaño del
papel en el cual queremos imprimir nuestros cheques, sin embargo, Bios Software, S.A.,
recomienda no utilizar impresoras (de ningún tipo) para la impresión de cheques con menos de 4”
de alto.
Cabe señalar que el sistema está apto para permitir este tipo de cheques, pero las pruebas que
hemos realizado al respecto demuestran que la mayoría de estos cheques se imprimen con algún
tipo de error asociado a la tracción del papel, como por ejemplo, el cheque se atasca dentro de la
impresora, la tracción del papel no se lleva a cabo de manera uniforme, etc.
El sistema Smart Planilla Plus está optimizado para trabajar con impresoras de matriz de punto y
con cheques continuos, para ello se deben tomar algunas consideraciones a fin de garantizar una
buena calidad de la impresión.
Smart Planilla 2013 Plus
11
Manual de Usuario
FactoresutilizadosenSmartPlanillas
1 mes =
30.4368 días
4.3333 semanas
1 año =
365.2422 días
52 semanas
Días Laborados: Se toma el salario mensual y se divide entre los días que tiene un mes para
obtener el día de trabajo y se multiplica por la cantidad de días transcurridos desde la última
quincena hasta la fecha indicada (liquidación o primera quincena). Dependiendo de la
configuración del sistema (configuración de empresa), se tomará o no los fines de semana
(Domingos) para la obtención de este dato.
Vacaciones y Vacaciones proporcionales: Se utilizan todos los dígitos resultantes del producto de
la división 1/11 y se redondea el resultado a 2 decimales siguiendo las reglas básicas del redondeo
(cifras significativas menores de 5 se omiten. Cifras mayores que 5 se aumenta en una unidad.)
Décimo tercer mes y Décimo tercer Mes proporcional: Se utilizan todos los dígitos resultantes
del producto de la división 1/12 y se redondea el resultado a 2 decimales siguiendo las reglas
básicas del redondeo (cifras significativas menores de 5 se omiten. Cifras mayores que 5 se
aumenta en una unidad.)
Prima de Antigüedad: 1.923 %
Indemnización: 6.54 %
Cálculo de Salarios pagados, pagos a acreedores, comisiones, ISR, etc.: Cuando se establece un
valor que no sea divisible entre la cantidad de periodos establecidos, entonces el sistema cargará
más a un periodo que a otro a fin de que la suma total de todos los periodos, sea igual al valor total
del cargo o del pago. Ejemplo: Un colaborador devenga la suma de $ 400.57 y su forma de pago es
quincenal (2 periodos). Por cada periodo el colaborador percibirá $ 200.285, sin embargo sabemos
que esta cifra no existe (monetariamente hablando), por lo tanto el sistema tomará el valor $200.29
y lo asignará al pago del primer periodo y en el segundo periodo entonces el pago será de $200.28.
Si el pago fuera semanal entonces el primer periodo será de $100.15 y el resto de los 3 periodos
restantes serán de $100.14 cada uno.
Lo mismo ocurrirá cuando se hagan las asignaciones de pagos a acreedores, comisiones, Impuesto
sobre la renta (ISR) o cualquier otro pago / deuda que se realice en varios periodos.
Tasa x Hora: 5 cifras decimales significativos truncados en la sexta posición. Ejemplo 1.578899
equivale en el sistema a 1.57889, en lugar de 1.57890.
Smart Planilla 2013 Plus
12
Manual de Usuario
Fondo de Cesantía: El fondo se forma con aportes trimestrales equivalentes a la cuota parte
relativa a la prima de antigüedad del trabajador y el 5 por ciento de la cuota parte mensual de la
indemnización potencial del trabajador.
Si la prima de antigüedad equivale a una semana de salario por cada año de servicio o la proporción
correspondiente, entonces la cuota parte de la prima de antigüedad se obtiene dividiendo uno (1),
que es lo que equivale a la semana de prima por año, entre cincuenta y dos (52), que es la cantidad
de semanas que se laboran anualmente. El resultado constituye el factor o constante con el que se
determina la cuota parte de la prima de antigüedad, o sea, 1.923%
Ejemplo: Salario mensual B/.200.00 x 0.0192 = 3.85 (parte proporcional mensual)
Si la indemnización es de 3.4 semanas por cada año de servicio, entonces la cuota parte equivale al
resultado de la división de 3.4 entre 52, que es el número de semanas laborables en el año. Al
resultado de esta división se le aplica el 5%, y la cifra resultante será el factor constante de
indemnización, o sea, 0.327%.
Al sumar el factor constante de la prima de antigüedad (1.923) y el factor constante de la
indemnización (0.327), tenemos que el factor constante para el fondo de cesantía es de 2.250. El
monto de la reserva mensual se obtiene entonces multiplicando el monto de la planilla mensual por
2.25%.
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13
Manual de Usuario
Factoresutilizadosencálculodehorasextras
Dentro del periodo Diurno – Jornadas Extraordinarias
1. De una a tres horas consecutivas
2. Después de la 3ª diaria o 9ª semanal
3. De una a tres horas consecutivas en el día Domingo
4. Después de la 3ª diaria o 9ª semanal en día Domingo
5. De una a tres horas consecutivas en día Nal. o de duelo
6. Después de la 3ª diaria o 9ª semanal en día Nal. O de duelo
= 25%
= 25% x 75%
= 25% x 50%
= 25% x 50% x 75%
= 25% x 150%
= 25% x 75% x 150%
Prolongación del periodo diurno o prolongación de la jornada mixta iniciada en el
diurno – Jornadas Extraordinarias.
1. De una a tres horas consecutivas
= 50%
2. Después de la 3ª diaria o 9ª semanal
= 50% x 75%
3. De una a tres horas consecutivas en el día Domingo
= 50% x 50%
4. Después de la 3ª diaria o 9ª semanal en día Domingo
= 50% x 50% x 75%
5. De una a tres horas consecutivas en día Nal. o de duelo
= 50% x 150%
6. Después de la 3ª diaria o 9ª semanal en día Nal. O de duelo
= 50% x 75% x 150%
=1.25
=2.187
=1.875
=3.28
=3.125
=5.468
periodo
=1.50
=2.625
=2.25
=3.937
=3.75
=6.56
Prolongación la jornada Nocturna, Mixta iniciada en el periodo Nocturno – Jornadas
Extraordinarias.
1. De una a tres horas consecutivas
= 75%
=1.75
2. Después de la 3ª diaria o 9ª semanal
= 75% x 75%
=3.06
3. De una a tres horas consecutivas en el día Domingo
= 75% x 50%
=2.625
4. Después de la 3ª diaria o 9ª semanal en día Domingo
= 75% x 50% x 75%
=4.59
5. De una a tres horas consecutivas en día Nal. o de duelo
= 75% x 150%
=4.375
6. Después de la 3ª diaria o 9ª semanal en día Nal. O de duelo
= 75% x 75% x 150% =7.656
1.
2.
3.
4.
Trabajo en día de descanso o domingo
= 50%
Trabajo en día Nacional o de duelo
= 150%
Trabajo en Jornadas Mixtas (7 ½ horas laborales y se pagan 8)
Trabajo en Jornadas Nocturnas (7 horas laborales y se pagan 8)
Horas Diurnas
Horas Nocturnas
Jornada Mixta
Jornada Nocturna
=1.50
=2.50
De 6:00 a.m. a 5:59 p.m.
De 6:00 p.m. a 5:59 a.m.
Contiene horas diurnas y nocturnas
Contiene más de 3 horas nocturnas.
El cálculo de las horas extras comienza el lunes y termina el domingo.
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14
Manual de Usuario
Cálculo de prestaciones laborales
VACACIONES
Calculo de vacaciones: Articulo Nº52 y 54 Numeral Nº2 del Código de trabajo
Termino:
Inicio:
28-02-2008
01-09-2006
27 05
1
Salario devengado en los Últimos (11) once meses de trabajo
Meses
Septiembre 06
Octubre 06
Noviembre 06
Diciembre 07
Enero 07
Febrero 07
Marzo 07
Abril 07
Mayo 07
Junio 07
Julio 07
Totales
Salario
base
400.00
400.00
400.00
400.00
400.00
400.00
400.00
500.00
500.00
500.00
500.00
4,800.00
Comisiones
30.00
20.00
25.00
25.00
15.00
15.00
20.00
20.00
30.00
20.00
20.00
240.00
Horas
Extras
40.00
31.00
28.00
15.00
15.00
------14.00
38.00
-----21.00
-----204.00
Bonificaciones
200.00
200.00
Total
670.00
451.00
453.00
446.00
432.00
415.00
434.00
558.00
530.00
541.00
520.00
5444.00
1. Promedio de los 11 meses= 5,444.00/11= B/.494.90
2. Ultimo salario base
= B/500.00
Sus vacaciones serian B/500.00 y se le hacen las deducciones de Seguro Social (8.00%), Seguro
Educativo (1.25%)
Más favorable al trabajador B/.500.00
Nota: El articulo Nº 54 del Código de Trabajo dice así: La duración y la remuneración de las
Vacaciones se regirán por las siguientes normas.
Nº1 (30) treinta días por cada once días continuos de trabajo, a razón de un día por cada
Once días al servicio de su empleador.
Nº2 Pago de un mes de salario cuando la remuneración se hubiere convenido por mes, y de
Cuatro semanas y un tercio, cuando se hubiere pactado por semanas. En estos casos, si el
Salario, incluye prima, comisiones u otras sumas variables o el trabajador hubiere recibido
aumento de salario se pagará el promedio de salarios ordinarios y extraordinarios
devengado durante los últimos once meses, o el último salario base, según resulte más
favorable para el trabajador.
Smart Planilla 2013 Plus
15
Manual de Usuario
Caso Especial
Cuando un trabajador no toma vacaciones en su derecho
Meses
Agosto 07
Septiembre 07
Octubre 07
Noviembre 07
Diciembre 07
Enero 08
Febrero 08
Total
Salario
base
500.00
500.00
VA
500.00
500.00
500.00
500.00
3,000.00
Comisiones
30.00
25.00
CA
15.00
30.00
25.00
20.00
145.00
Horas
Extras
16.00
31.00
CIO
18.00
20.00
16.00
0.00
101.00
Total
546.00
556.00
NES
533.00
550.00
541.00
520.00
3,246.00
B/.3246.00/11 = B/.295.09
No se toma desde octubre de 2007, si no desde Agosto que es su derecho.
Décimo tercer mes
Apéndice nº 15
Página 535 establece Decreto Nº 221 de Noviembre de 1971 página Nº 585
Página 585 regula Decreto Nº 19 de Septiembre de 1973 regula el alcance del
Decreto Nº 221 del 18-11-71
El Décimo tercer mes se paga en tres partidas así:
1. Partida se paga el 15 de Abril = (es del 16 de Diciembre al 15 de Abril).
2. Partida se paga el 15 de Agosto = (es del 16 de Abril al 15 de Agosto).
3. Partida se paga el 15 de Diciembre = es del 16 de Agosto al 15 de Diciembre).
El artículo 4 del Decreto de Gabinete Nº 19 de Septiembre de 1973 dice lo siguiente:
El pago o consignación de cada una de las 3 partidas del XIII mes debe calcularse sobre el
promedio de los salarios percibidos por el trabajador durante el periodo que corresponda a cada
partida, incluyendo salario base, horas extras, comisiones, permisos remunerados, riesgos
profesionales y bonificaciones.
Smart Planilla 2013 Plus
16
Manual de Usuario
Ejemplo: partida completa
Meses
16 al 31 de agosto 07
Septiembre 07
Octubre 07
Noviembre 07
Diciembre 07
Total
Salario base
250.00
500.00
500.00
500.00
250.00
2,000.00
Comisiones Horas Extras
25.00
30.00
31.00
16.00
55.00
47.00
Bonificaciones
Total
250.00
500.00
556.00
546.00
250.00
2,102.00
Procedimiento:
1. Total de salario 16/08 al 15/12/04 = 2,102.00/12 = 175.67
2. Total de salario 16/08 al 15/12/04 = 2,102.00 X 0.8333 = 175.67
Décimo tercer mes proporcional
16 al 31/12/07
Enero/08
Febrero/08
Vacaciones Proporcionales
275.00
541.00
520.00
295.09
1,631.09/12 = 135.92  XIII mes proporcional.
Prima de antigüedad
Artículo: Nº224 A la terminación de todo contrato por tiempo indefinido, cualquiera que sea
la causa de terminación, el trabajador tendrá derecho a recibir de su empleador una prima de
antigüedad, a razón de una semana de salario por cada año laborado, desde el inicio de la
relación de trabajo.
En el evento de que algún año de servicio no se cumplirá entero desde el inicio de la relación o
en los años subsiguientes, tendrá derecho a la parte proporcional correspondiente.
Parágrafo:
Al trabajador que se encuentre laborando al momento en que empieza a regir el
fondo de cesantía, se le computará este derecho desde tal fecha.
El periodo laborado con anterioridad le será pagado igualmente a la terminación de la relación
de trabajo, siempre que hubiese prestado servicio al empleador de manera continuidad durante
10 años o más.
Smart Planilla 2013 Plus
17
Manual de Usuario
Calculo de la prima de antigüedad
Ejemplo de cálculos con 10 años o más
Termino:
Inicio:
28-02-2008
01-10-1991
21-04-16
Últimos 5 años como establece el artículo 226
Los salarios detallados, tienen horas extras, comisiones.
Meses
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Total
2003
2004
2005
2006
2007
2008
Total
800.00
911.00
931.00
989.00
740.00 4,371.00
823.00
921.00
890.00
995.00
720.00 4,349.00
746.00
825.00
923.00
890.00
919.00
4,303.00
751.00
831.00
935
910.00
910.00
4,347.00
780.00
840.00
932.00
920.00
920.00
4,442.00
715.00
819.00
931.00
920.00
970.00
4,345.00
723.00
818.00
921.00
931.00
960.00
4,361.00
741.00
836.00
915.00
936.00
968.00
4,405.00
736.00
841.00
930.00
938.00
977.00
4,422.00
722.00
839.00
931.00
942.00
990.00
4,424.00
741.00
835.00
940.00
944.00
723.00
4,183.00
710.00
828.00
950.00
950.00
741.00
4,179.00
7,365.00 9,935.00 11,140.00 11,102.00 11,129.00 1,460.00 52,131.00
52 semanas x 5 años = 260 semanas
Total de salarios de los últimos 5 años 52,131.00 / 260 semanas = B/. 200.50 salario semanal.
Salario semanal B/. 200.50 x 16 semanas (1semana por año)
B/.3,208.00
Parte proporcional
B/. 200.50 x 4.3333 = 868.83 salario mensual x 5 meses = B/.4,344.15
Más vacaciones proporcionales
295.09
Sub-total
4,639.24 x 1.923% = 89.21
Total de prima de antigüedad en 16 años y 5 meses
B/3,297.21
Nota: Los pagos que el empleador haga al trabajador en concepto de prima de producción,
Bonificaciones, gratificaciones, se consideran como salarios únicamente para efectos
del calculo de vacaciones, licencia por maternidad y de la prima de antigüedad a que
tenga derecho el trabajador (art.142)
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Manual de Usuario
Prima de antigüedad
Ejemplo de cálculos menor de 10 años
Aplicación al artículo 226 código de trabajo
Termino:
28-02-2008
13-01-1999
15-01- 9
Procedimiento:
Salarios de los últimos cinco (5) años B/.52,131.00/ 60 meses = B/. 868.85 salario mensual
Salario mensual B/.868.85 x 109.5 meses
95,139.08
Vacaciones proporcionales
295.09
Total
95,434.17 x 1.923% = 1,835.20
Comprobación:
1. Salario semanal 200.50 x 9 semanas
2. 868.85 x 1.5 meses
=1,303.28
3. Vacaciones proporcionales
= 295.09
Total
1,598.37 x 1.923% =
1,804.50
30.74
1,835.24
Prima de antigüedad
Ejemplo de cálculos menor de 4 años
Termino:
Inicio:
28-02-2008
01-01-2006
27-01-2002
Aquí se suman todos los salarios más vacaciones proporcionales y se multiplica por 1.923%
1. Total de salarios en dos años y dos meses
Más vacaciones proporcionales,
Total
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10,400.00
295.09
10,695.09 x 1.923% = B/.205.67
19
Manual de Usuario
Indemnizaciones
Hay tres clases de indemnizaciones
A. Indemnizaciones antes de la Vigencia del Código de Trabajo del 2-4-72
B. Indemnizaciones después de la Vigencia del Código de Trabajo del 2-4-72
C. Indemnizaciones en base a la ley 44 del 14-8-95
Forma de calcular
A. Indemnización antes de la vigencia del Código de trabajo de 1972
Fecha de término
Fecha de inicio
29-02-2002
01-07-2002
28-07- 39 años
Artículo 149:
Para la determinación del monto de las indemnizaciones y cualesquiera otras
prestaciones que deban pagarse a los trabajadores, se entenderá por salario el
promedio percibido durante las jornadas ordinarias y extraordinarias
efectivamente trabajadas durante los seis meses o treinta días anteriores
a la fecha de la exigibilidad del derecho, según sea más favorable al
trabajador.
Salarios últimos 6 meses. (Articulo No. 149 C:T)
Salario mensual (B/.600.00)
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Enero
Febrero
07
07
07
07
08
08
690.30
680.70
720.01
Incluye: Salario base o pactado,
710.90
Comisiones, horas extras,
670.30
Gastos de representación si es fijo.
659.60
4,131.81 ÷ 6 = B/688.64
Promedio de los últimos 6 meses.
1. Indemnización = A.V.C.T. 688.64 x 3 meses =
2,065.92
02-04-72
01-07-68
01-09-03
2. Indemnización = D.V.C.T. 688.64÷4.3333 = 158.92 x 59 semanas = 9,376.28
29-02-2008
02-04-1972
27-10- 35
Total de Indemnización
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B/. 11,442.20
20
Manual de Usuario
B. Indemnización después de la Vigencia del Código de Trabajo del 2-4-72
Fecha de término:
Fecha de inicio:
28-02-2008
01-08-1982
27-06- 25 años
Salario últimos 6 meses (Articulo No.149 C.T.)
Salario Base B/.500.00
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Enero
Febrero
07
07
07
07
08
08
Total
530.20
560.80
570.10
510.80
520.10
590.90
3,282.90 ÷ 6 = B/. 547.15
Indemnización = 590.90 ÷ 4.3333 = 136.36 x 49 semanas B/.6,681.64
Se toma el salario más favorable del trabajador.
C. Indemnización Ley 44 del 14-8-95
Fecha de término:
Fecha de inicio:
28-02-2008
01-12-2002
27-02- 05 años
Último 6 meses (Artículo No. 149-C.T)
Salario Base B/.800.00
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Enero
Febrero
Total
07
07
07
07
08
08
820.90
810.80
830.40
820.01 *El salario más favorable al trabajador
816.20
870.90*
4,969.21 ÷ 6 = B/. 828.20*
1. Indemnización 870.90 x 63 meses = 54,866.70 x 6.54% = B/.3,588.28
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Manual de Usuario
Observaciones:
1) se transforma los años de trabajo en meses,
Ejemplo: el trabajador tiene de laborar 5 años, 2 meses y 29 días
12 meses x 5 años = 60 meses
Más
2 meses
Más
1 meses
Total de meses laborales 63 meses
SI el trabajador labora de lunes a sábado 8 horas, en los días hasta 26 se considera el mes.
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Manual de Usuario
Preaviso
(Artículo 212 del Código de Trabajo)
Fecha de término
Fecha de inicio
28-02-2008
01-02-2006
27-21 año
Articulo No. 149 del Código de Trabajo
Ultimo 6 meses
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Enero
Febrero
Total
07
07
07
07
08
08
620.30
680.01
670.80
710.30
760.20
708.01
4,149.62 ÷ 6 = B/.691.60
El preaviso sería B/. 708.01 (El salario más favorable al trabajador. Art. 149)
Artículo. 211 El empleador no podrá poner término a la relación de trabajo por tiempo Indefinido, sin que
medie alguna causa justificada prevista por la ley y según las formalidades de esta.
Artículo. 212 Se exceptúan de lo dispuesto en lo artículo anterior, los siguientes casos:
1. Trabajadores que tengan menos de dos años de servicios continuos.
2. Trabajadores domésticos.
3. Trabajadores permanentes o de planta, de pequeñas empresas, agrícolas, Pecuarias, agro industriales
o manufactureras. Se considera tales, las siguientes: Agrícolas o pecuarias con diez o menos
trabajadores; agroindustriales con veinte o menos trabajadores y manufactureras con quince o menos
trabajadores.
4. Trabajadores en naves dedicadas al servicio internacional.
5. Aprendices.
6. Trabajadores de establecimiento en ventas de mercancía al por menor y empresa con cinco o menos
trabajadores, salvo el caso de los establecimientos financieros de seguros y bienes raíces.
En los casos a que se refiere este artículo, además de pagar al trabajador la indemnización Prevista en
el artículo 225, el empleador deberá notificarle el despido con treinta días de anticipación o abonarle la
suma correspondiente al preaviso. El plazo de preaviso comenzará a contarse a partir del periodo de
pago siguiente a la notificación.
En estos casos, no se producirán salarios caídos por despido injustificados, salvo que se Invoque una
causal del artículo 213 del Código de Trabajo y no se pruebe la justificación del despido. En estos
casos no se producirán recargos.
Para los trabajadores domésticos y trabajadores que laboran en naves dedicadas al servicio
internacional, regirán las normas especiales respectivas.
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