Download Más información

Digitalización Certificada
Introducción
Conscientes de la necesidad creciente de eliminar archivos físicos Ricoh desarrolla constantemente soluciones
integradas en los multifuncionales que faciliten la digitalización, gestión y distribución de distintos tipos de
documentación.
A partir de la normativa de la Agencia Tributaria que permite la eliminación de facturas físicas tras un proceso
de digitalización certificada, Ricoh ha desarrollado una interfaz que trabaja en conjunción con el software líder
de éste sector, Legal Snap Scan, con todas las garantías de la entidad certificadora ANF.
Los servicios profesionales de Ricoh permitirán que el sistema de digitalización certificada de su empresa
comience a trabajar de inmediato de forma simple, ágil y productiva.
Normativa de digitalización certificada
El 24 de Octubre del 2007 la Agencia Tributaria publica cómo
se puede cumplir la Orden EHA/962/2007 que indica el
procedimiento y requisitos para la Digitalización Certificada, es
decir, para escanear certificadamente las facturas de
proveedores, conservando su validez legal en formato digital, y
así poder destruir las facturas en formato papel.
Los requisitos a cumplir por parte de una empresa que desee implantar este sistema son:
•
•
•
•
Disponer de un escáner que le permita digitalizar los documentos en un formato estándar a una
resolución mínima de 200ppp y sin pérdida de información en la compresión de la imagen.
Disponer de un software que le permita recuperar esta imagen, introducir una serie de datos
obligatorios y realizar la certificación conforme es idéntico al original en papel.
Disponer de una firma electrónica reconocida por la AEAT y que el software de certificación pueda
introducir en cada una de las imágenes certificadas.
Garantizar el acceso en línea a la AEAT para auditorías
Ricoh provee todo lo necesario para que usted cumpla con todos los puntos anteriores con la máxima eficacia y
profesionalidad.
@Factura
Nuestra solución de Digitalización certificada es única en el mercado ya que la solución se entrega lista para su
plena utilización.
Sólo los multifuncionales Ricoh @F aseguran la integridad del documento desde su escaneo sin contar con
elementos externos, esto garantiza que la imagen no ha sido modificada tras haber sido escaneada.
Con otros escáneres de sobremesa y equipos con función de escaneo a carpeta no es posible asegurar que la
imagen no ha sido modificada antes de importarla al sistema
+
+
+
La simplicidad de la interfaz le permitirá operar cómodamente desde el display del multifuncional incorporando
diversas opciones de tratamiento sin intervención manual del usuario sobre el documento.
Usted puede separar previamente bloques de facturas, escanear
documentos a doble cara o mejorar la calidad de los originales claros
cumpliendo estrictamente la normativa ya que la imagen digitalizada
incorpora estas mejoras de origen y no tras su creación.
Legal Snap Scan reconoce la huella única de cada imagen generada
por un multifuncional Ricoh @F avisando al usuario si se ha
realizado cualquier modificación tras la digitalización y evitando la
firma de la misma. Recuerde que la Agencia Tributaria no permite
correcciones una vez se ha creado la imagen escaneada.
Con cada multifuncional @F se entrega además un dispositivo USB Plug&Sign con un certificado electrónico
que usted podrá registrar a nombre de una persona física o jurídica mediante un despacho oficial de ANF o
mediante su notario particular. * Este certificado una vez registrado y activado servirá para firmar las facturas
digitalizadas teniendo plena validez legal.
La digitalización certificada requiere para dar por válidas las facturas escaneadas adjuntar datos específicos de
cada factura a la imagen escaneada, esto es muy simple con Legal Snap Scan, los datos se introducen en un
los campos requeridos por el programa y cuando se firme y archive el documento la imagen habrá cumplido
todos los filtros que requiere la normativa.
Las facturas digitalizadas se almacenan en una base de datos local de la que usted puede crear copias de
seguridad según los requerimientos de su organización.
Otro requisito indispensable es que el inspector de la Agencia Tributaria disponga de acceso online para
realizar inspecciones remotas esto se logra mediante la función de custodia temporal que permite subir a un
servidor seguro y compartido las imágenes de las facturas correspondientes sólo al periodo de inspección
solicitado y por un tiempo limitado, usted sólo tendrá que enviar el vínculo de acceso seguro al inspector vía
correo electrónico.
Además de las ventajas de la digitalización certificada, Legal Snap Scan, ofrece múltiples posibilidades, por
ejemplo para la mejora del procesamiento con OCR y emisión de facturas telemáticas, aproveche todo el
potencial de este software mediante nuestros servicios de formación avanzada.
*Los gastos de registro del certificado no se incluyen con la compra del multifuncional.
Pág. 2