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MINISTERE DE L’ENVIRONNEMENT ET DES RESSOURCES FORESTIERES ------DIRECTION GENERALE DE L’ODEF REPUBLIQUE TOGOLAISE Travail-Liberté-Patrie -------------- BP.334 Tél : 251 42 17 Fax : 251 42 14 Lomé-Togo ------Projet PD 168/02 Rév.1 (M) RAPPORT DU SEMINAIRE NATIONAL DE PRESENTATION DU SYSTÈME DE GESTIOON DES STATISTIQUES FORESTIERES AU TOGO Lomé, 24 et 25 Août 2010 Août 2010 9 Sommaire Introduction ...................................................................................................................................3 1. Cérémonie d’ouverture .......................................................................................................3 2. Mise en place du présidium.............................................. Error! Bookmark not defined. 3. Présentation de l’historique du projet et des objectifs du séminaire ..................................4 4. Présentation du rapport de fin de mission et des produits du consultant .........................5 5. Débat ..................................................................................................................................5 6. Travaux en commissions ....................................................................................................6 7. Présentation en plénière des résultats des commissions et débat .......................................7 8. Cérémonie de clôture .........................................................................................................9 Conclusion ...................................................................................................................................10 ANNEXES ..................................................................................................................................11 2 Introduction Les 24 et 25 Août 2010 s’est tenu dans la salle de réunion de l’Office de Développement et d’Exploitation des Forêts (ODEF) à Lomé, le Séminaire National de Présentation du Système de gestion des Statistiques Forestières du Togo qui a vu la participation de différents acteurs du secteur « forêt et bois » dont la liste est annexée au présent rapport (Annexe 1). Ce séminaire se situe dans le cadre de l’exécution des activités du projet PD 168/02 Rév.1 (M) intitulé «Etablissement d’un Système National de Collecte, Saisie, Traitement et Diffusion des Statistiques sur la Forêt et le Bois au Togo » cofinancé par l’Organisation Internationale des Bois Tropicaux (OIBT) et le Gouvernement Togolais. L’ordre du jour s’articule autour des points suivants (voir détail dans le programme journalier en annexe 2) : 1. Cérémonie d’ouverture, 2. Mise en place du présidium, 3. Présentation de l’historique du projet et des objectifs du séminaire, 4. Présentation du rapport de fin de mission et des produits du consultant, 5. Débats d’ordre général, 6. Travaux en commissions, 7. Présentation en plénière des résultats des commissions et discussions, 8. Cérémonie de clôture. 1. Cérémonie d’ouverture La cérémonie d’ouverture de l’atelier a été marquée par trois (3) interventions à savoir celles du Directeur Général de l’ODEF M. Edjidomélé GBADOE, du Coordonnateur du projet, M. Hémou ASSI, et le discours d’ouverture du Directeur de Cabinet représentant le Ministre de l’Environnement et des Ressources Forestières M. OURO-DJERI Essowê, en présence de M. TSISSI Montête Denté, Attaché du Cabinet du Ministre . Dans son mot de bienvenu, le Directeur Général de l’ODEF a remercié, les officiels et les participants qui, malgré leurs multiples occupations, ont accepté d’honorer de leur présence ce séminaire pour valider un produit du projet OIBT PD 168/02 Rév.1 (M) : la base de données des statistiques forestières au Togo. Prenant la parole, le coordonnateur du projet a situé le cadre dudit séminaire et a invité les participants à donner le meilleur d’eux-mêmes pour l’amélioration du produit en prenant en compte tous les aspects et indicateurs environnementaux afin de faciliter collecte de données statistiques. Dans son discours d’ouverture, le représentant de Ministre a témoigné sa gratitude aux partenaires financiers, spécialement l’OIBT qui est toujours aux côtés du Togo pour le soutien au secteur forestier même pendant la rupture de la coopération économique. Situant ce projet dans le volet 123 du Plan d’Action Forestier National (PAFN), il a indiqué l’intérêt potentiel des statistiques forestières pour notre pays qui doivent permettre de : - disposer à tout moment d’une vision claire, précise et actualisée des activités dans le domaine du reboisement, de l’aménagement forestier, de l’exploitation forestière, de la transformation du bois etc. ; 3 - maîtriser et orienter les activités relatives à la gestion durable des ressources forestières et faciliter la prise de décision en faveur de la gestion durable ; - planifier toute action de gestion rationnelle des ressources du pays conformément aux orientations de l’OIBT. Il a enfin invité les participants au sens du travail bien fait et à des réflexions et échanges fructueux pendant ce séminaire pour sortir des recommandations qui permettront au Ministère de rendre opérationnel ce précieux outil de collecte et de traitement des données et de disposer d’un annuaire des statistiques forestières assez complet. La fin de la cérémonie d’ouverture a été sanctionnée par la prise d’une photo de famille. 2 – DEROULEMENT DES TRAVAUX DE L’ATELIER 2.1. Mise en place du présidium de l’atelier Pour diriger les travaux, un présidium a été mis en place par les participants et se compose comme suit : MM. RADJI A. Raoufou : Président DETSE Komla : 1er Rapporteur BOUKPESSI Mana : 2e Rapporteur. Un tour de table pour la présentation des participants a marqué le début des travaux dudit séminaire. 2.2-Présentation de l’historique du projet et des objectifs du séminaire Cette présentation a été faite par le Coordonnateur du Projet. Il a rappelé qu’à l’origine c’était des réunions internationales sur la constitution de banques données fiables de production et le commerce des bois tropicaux et du Séminaire international de formation aux statistiques sur la forêt et le bois de l’OIBT tenu en novembre 1999 à Lomé qu’est née l’idée de projet avec la soumission d’un avant–projet par le Togo à l’OIBT conduisant à l’élaboration de ce projet. L’Objectif est d’améliorer les capacités du gouvernement togolais à maîtriser et à orienter les activités relatives à la gestion durable des ressources forestières. Selon le coordonnateur les sept (7) produits attendus ont été réalisés. Il s’agit de : La dotation en locaux et en personnel du projet ; La disponibilité des équipements fonctionnels aux niveaux national et régional sont disponibles ; La conception d’un système cohérent de saisie et de traitement de données statistiques sur la forêt et le bois avec l’appui d’un expert international senior spécialisé dans l’organisation des systèmes statistiques ; l’élaboration et l’adaptation de logiciel de saisie et de traitement adaptés qui fournisse des outils informatiques nécessaires au fonctionnement du système La formation du personnel de saisie et de traitement aux niveaux national et régional La définition d’un tableau de bord d’appui à la décision de gestion forestière fondé sur une banque de données structurée La mise en place d’une procédure de diffusion des résultats Ce séminaire vise la présentation du système de gestion des statistiques forestières au TOGO défini par le projet. 4 2.3- Présentation du rapport de fin de mission et des produits du consultant Le consultant a présenté les TdR de sa mission dont l’objectif principal est de rendre opérationnel la base de données statistiques conçue et initiée par deux (2) experts internationaux et d’appuyer l’organisation de ce séminaire. Il a ensuite présenté la procédure d’analyse adoptée. Ainsi, pour le consultant, trois questions sont à poser : D’où vient le bois au Togo ? Que fait-on avec le bois au Togo ? Où va le bois du Togo ? La réponse à ces questions permet de concevoir cette base de données et de la renseigner. La présentation de la base de données a permis de découvrir l’interface d’accueil et le menu principal. La page d’accueil présente le logiciel, les institutions de gestion, les boutons ‘‘Démarrer’’ et ‘‘Quitter’’ et la mise à jour de la base de données. L’interface du Menu Principal, présente le tableau de bord de l’utilisateur de la base de données. De ce fait, les rubriques suivantes sont identifiées : SAISIE DES INFORMATIONS : Forêt, Opérateur économique, Laissez-passer, Permis, Saisie Import/export de produits et Producteurs du secteur informel ; DONNEES DE BASE RESULTATS (Visualisation et Impression) EXPORTATION ET IMPORTATION DE DONNEES Le test de ces différentes rubriques et la présentation des outils de collecte des données ont marqué la fin des présentations du consultant. 2.4- Débats Les discussions, sur la forme et le fond des documents soumis à l’appréciation des participants et les présentations du Coordonnateur et du Consultant, ont tourné autour des points suivants : Problème de matériels informatiques défectueux et l’archivage des données pour l’exécution du logiciel ; Peut-on sortir des données au plan régional ? Le volet Forêt Naturelle et son aménagement a été occulté dans le logiciel L’intégration des données géo spatiales afin de visualiser les cartes dans le logiciel L’harmonisation des codes des identifiants La fiabilité des données transmises Le réaménagement de l’interface du logiciel La manière de codifier les ressources forestières et la nomenclature des essences L’arrangement institutionnel : gestion du logiciel et centralisation des données Les niveaux d’administration et de sécurité du logiciel Pourquoi développer le logiciel dans le programme Access et non dans MySQL ou Oracle ? Le mécanisme de collecte et de contrôle des données et les autres fournisseurs de données Les prélèvements pour la consommation locale à intégrer dans la base La périodicité de sortie de l’annuaire Des réponses ont été apportées à ces questions et certains points ont été renvoyés en commissions. 5 2.5-Travaux en commissions Trois commissions ont été formées et chargées de discuter des termes de référence suivants : COMMISSION 1 : ANALYSE DES OUTILS DE COLLECTE Analyse de fiches de collecte des données Conformité avec le logiciel Proposition éventuelle d’autres fiches de collecte Comment rendre obligatoire la collecte des données ? Définition de la périodicité de collecte au niveau du secteur informel Comment après suppression des postes de contrôle, se fera la collecte des données ? Proposer une fiche d’inventaire des forêts naturelles Moyen à mettre à la disposition des directions régionales pour avoir des données fiables Comment identifier les essences sur les laisser passer et les permis de circulation ? COMMISSION 2 : ETUDE DES TABLEAUX DE L'ANNUAIRE Analyse des tableaux Proposition d’autres tableaux à insérer Périodicité de sortie de l’annuaire La production de l’annuaire peut-elle aussi être régionale ? Proposer ce qui est mieux par rapport à la sortie de l’annuaire (tranches d’années des tableaux) COMMISSION 3 : GESTION DU LOGICIEL Analyse du système actuel de collecte Analyse du système actuel de saisie Gestion du logiciel (arrangement institutionnel) A partir de quel seuil devra-t-on considérer les produits comme saisis ou produits illicites Comment présenter la page de garde du logiciel Comment disposer de la logistique performante pour la survie du traitement de données Comment harmoniser la nomenclature des espèces Comment protéger le logiciel 6 2. Présentation en plénière des résultats des commissions et débat Les résultats des travaux en commissions ont été présentés et annexés à ce rapport (Annexe 3). Les discussions en plénière ont essentiellement concerné la proposition de fiche de collecte des inventaires des forêts naturelles et l’arrangement institutionnel. Aux termes des discussions, il a été retenu pour la fiche de collecte des inventaires des forêts naturelles que la commission 1 revoit ses notes . Concernant l’arrangement institutionnel, la base de données sera gérée par la Direction de la Planification du MERF et le schéma institutionnel suivant fut adopté. 7 CABINET SECRETARIAT GENERAL (SG) DIRECTION DE LA PLANIFICATION (DP) DIRECTION DES EAUX ET FORETS (DEF) DIRECTION GENERALE DE L’ODEF DIRECTIONS REGIONALES DE L’ENVIRONNEMENT ET RESSOURCES FORESTIERS DIRECTION PREFECTORALE DE L’ENVIRONNEMENT ET DES RESSOURCES FORESTIERES DIRECTIONS REGIONALES DE L’ODEF ANTENNES SECTEURS SCHEMA D’ACHEMINEMENT DES DONNEES STATISTIQUES DEVANT RENSEIGNER LA BASE DE DONNEES STATFORBOIS POSTES 9 A l’issu des travaux, des recommandations ont été formulées : - faire un feedback rapide des données statistiques sur les régions vers les régions ; - recycler le personnel des régions à la manipulation du logiciel et à la saisie des données - mettre en place une équipe de suivi/évaluation ; - mettre en place un système de mobilisation de données auprès des différents partenaires ; - sensibiliser les partenaires (ONG, chercheurs, etc.) à la mise à disposition des données - accélérer le processus de standardisation du format des sacs de transport du charbon de bois ; ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ - - envisager des inventaires forestiers au niveau national et particulièrement dans les aires protégées ; poursuivre les travaux de requalification des aires protégées ; actualiser les permis de circulation et les laissez-passer pour prendre en compte des données à renseigner le logiciel ; entreprendre un travail de terrain au niveau des régions avec l’implication des Universités du Togo afin d’assoir une nomenclature, d’une part, et de déterminer le poids de la consommation locale des produits et sous-produits du bois, d’autre part ; doter chaque direction régionale d’un opérateur de saisie exclusivement voué au traitement des données ; recruter un expert botanique qui travaillera avec les cadres du MERF pour répertorier toutes les essences forestières, proposer un code pour chaque essence et valider le tout au cours d’un atelier. équiper les régions en matériels informatiques adéquats et adaptés ; - utiliser le système d’exploitation Linux sur les ordinateurs destinés au traitement des données afin de minimiser les risques des virus informatiques ; prendre comme année de référence l’année 2010 et ajouter au niveau des résultats un bouton pour pouvoir extraire les informations d’une année ; faire une production de l’annuaire par région ; - considérer des tranches de 5 ans dans les tableaux de l’annuaire ; - mettre en place un comité de suivi des recommandations de ce séminaire. - . 3. Cérémonie de clôture La cérémonie de clôture a été présidée par M. Edjidomélé GBADOE, Directeur Général de l’ODEF, représentant le Ministre de l’Environnement et des Ressources Forestières qui a remercié les participants pour les efforts consentis afin de rendre opérationnel cet outil de gestion des ressources forestières. 9 Il a enfin souhaité un bon retour à chaque participant et déclaré clos ce séminaire de présentation du système de gestion des statistiques forestières du Togo. Conclusion Le séminaire s’est déroulé dans une atmosphère d’échanges et de partages d’expériences. Les débats ont été francs et enrichissants. Les travaux en commissions ont permis de faire des recommandations pour le bon fonctionnement du système statistiques. Les participants ont souhaité la pleine implication des institutions et acteurs concernés pour la formation d’un réseau d’éveil pour soutenir la mise en œuvre des recommandations de ce séminaire. Fait à Lomé le 25 Août 2010 Les rapporteurs DETSE Komla BOUKPESSI Mana 10 ANNEXES 11 Annexe 1 : LISTE DE PRESENCE N° Nom et Prénoms AFODA 1 Chamsoudine 2 PANLA Koffi AKOTCHAYE 3 Kodjo DAOUDOU 4 MOHAMED 5 TELOU Komi TCHAKOLON 6 Tchedre 7 KONDO Kao 8 AGBO Essivi RADJI A 9 Raoufou KOMBATE 10 Arifou SIAGOU LARE 11 Bassibou TOUH Boyode 12 BAKEMSA 13 Kokou 14 SANVI Komlan KOMBATE 15 Yendouhame BAKATIMBE 16 Tchannibi ANZOUMA 17 SANDA Saïbou LANTO 18 Pamestom GRONFOUN 19 Koffi 20 AFANOU Ekoué AKAKPO 21 Mathilda GBLOMATSI 22 Kdjo Edoho DANSROU 23 Kodjo BALOUKI 24 Atopoulim OUBOTE 25 gmadjome DJAGBOVIE 26 Affiwa YEMPANE Yendoutotre 27 Titre Aménagiste Institution/Organisation DFC/MERF Environnementaliste DRERF Kara Environnementaliste DP / MERF E-Mail [email protected] [email protected] [email protected] Contact 900-4466 096-9950 991-8880 Chargé d'études Direct° du cce ext DR DRS -ODEF DRERF/Centrale ODEF DRM -ODEF Comptable Enseignant chercheur Chef section statistiques Chargé d'études ODEF GAD-SA UL- FDS Technicien de commerce DRK-ODEF DCIC ODEF DRP-ODEF Agronome ODEF DP/MERF BIOLOGISTE [email protected] [email protected] 927-8097 902-4661 [email protected] [email protected] [email protected] 934-6567 900-2378 221-9791 [email protected] 904-5114 [email protected] 929-5860 [email protected] 900-4096 [email protected] 922-1001 [email protected] [email protected] 925-3561 911-5080 [email protected] 925-2950 [email protected] 938-5874 [email protected] 911-8979 [email protected] 901-3042 [email protected] [email protected] 920-8967 985-1787 ODEF DAC/MERF DE/MERF Géographe DGSCN Chargé d'études DIFE/MERF DR DRERF/Kara Environnementaliste JVE SYTRE-BACT 859-9059 DPE-Haho DRERF/Plateaux SG SYTRE-BACT Membre SYTRE-BACT Comptable DRERF/Plateaux SYTRE-BACT Environnementaliste DRERF/Maritime [email protected] 908-3068 [email protected] 907-7568 [email protected] 910-8009 [email protected] 910-3167 [email protected] [email protected] 734-0180 9 N° Nom et Prénoms BITIBAYA KOFFI 28 Kougnohoè 29 SOSSOU Komi 30 COZI ADOM SAMAH 31 KOMLAN ABALO 32 PIWALINEBE ADJONOU Kossi 33 34 GNANDI Gbandi 35 KOUGLO Yaovi AZOTE Tchaa 36 hodabalo BOUKPESSI 37 Mana 38 ASSI Hemou 39 DETSE Komla TCHICRE 40 Ayékémé 41 NADA ABI K. 42 DOUBIDJI Islem Titre Secrétaire d'Adm Institution/Organisation DRERF/Centrale Environnementaliste DRERF/Maritime Géographe DEF/MERF Chef Division DEF/MERF Chef Division DEF/MERF Enseignant chercheur DAF Botaniste Chef secteur UL- FDS Coordonnateur adjoint Coordonnateur Chef CAICG Opératrice de saisie DR ODEF DRERF/Plateaux DRC-ODEF MERF ODEF ODEF DRERF/Savanes DRERF/Savanes TOGO BOIS SA E-Mail Contact [email protected] [email protected] coziadom@gmail,com 928-9555 996-4436 922-4888 [email protected] 221-4604 [email protected] 912-4538 kossiadjonou@hotmail,com [email protected] [email protected] 924-4301 901-5018 906-0443 [email protected] [email protected] 902-4025 [email protected] [email protected] 927-9211 903-5102 936-1594 771-7128 912-5478 972-1876 13 Annexe 2 : PROGRAMME DETAILLE DU SEMINAIRE MARDI 24 AOUT 2010 8h00 8h30 8H45 10h15 Accueil et Enregistrement des participants Cérémonie d’ouverture Retrait des Officiels + Pause-café Mise en place du Présidium du Séminaire Présentation des participants - Lecture et amendement du programme de Séminaire Présentation de l'historique du projet et des Objectifs du Séminaire Présentation du Rapport de fin de mission 10h45 Présentation du Logiciel et son Manuel d'utilisation Consultant 11h15 Débat Présentation des outils de collectes des données et de l'Annuaire Débat Pause–déjeuner libre Formation des Commissions + Présentation des TdR Travaux en commissions Clôture de la première journée 9h30 9h45 11h45 12h15 13H00 14h00 14H15 15H30 7H30 09H00 11H15 11H45 13h30 MERCREDI 25 AOUT 2010 Travaux en commissions (Suite et Fin) Présentation en plénière des résultats des Commissions + Débat Pause-café Présentation et amendement du Rapport Général du Séminaire Cérémonie de clôture Clôture du Séminaire Officiels Présidium Coordonnateur Consultant Présidium Consultant Présidium Consultant + Présidium Participants Participants Participants + Présidium Présidium Officiels 14 Annexe 3 : RAPPORTS DES COMMISSIONS RAPPORT DE LA COMMISSION N°1 : ANALYSE DES OUTILS DE COLLECTE 1. FICHE FORET Il est demandé de créer une variable avec ses composantes. A cet effet la variable retenu est « Statut de la forêt » et composantes « aménagée, certifiée, aménagée-certifiée » ; ajouter à l’ordre « communautaire et scolaire », insérer la variable catégorie et faire ressortir ces informations dans un tableau de l’annuaire. Fiche de relevé de coordonnées Elargir la case de codification, créer un code pour différencier le type de foret avec une harmonisation national (soumis en recommandation) ; désignation de la localité ; créer une colonne pour l’altitude. Fiche d’inventaire Il est proposé d’insérer une colonne pour identifier les espèces et une autre pour identifier les essences (soumis à la recommandation de fiche en cour d’élaboration au MERF) Fiche de reboisement Il est recommander d’ajouter la colonne altitude ; Fiche du bucheronnage : adopter à l’unanimité Fiche de coupe Il est demandé d’ajouter une case pour le numéro de permis de coupe ; insérer le diamètre moyen ; la hauteur (Hm) entre diamètre et nombre ; Fiche autre opération sylvicole Il est recommandé d’insérer sur toutes les fiches les couts des opérations ainsi que le statut du propriétaire de la plantation 2. FICHE DE PLANTATION Insérer le statut de la plantation après l’ordre (statut actuel : aménagée, certifiée, aménagéecertifiée); insérer après localité préfecture ; insérer variable catégorie après statut (forêt de production ou protection) ; ordre (public communautaire, scolaire et privé) Pour les autres fiches on se réfère aux observations sur les fiches précédentes 3. FICHE SAISIE Insérer une colonne entre quantité et taxe unitaire pour la variable volume ; insérer le numéro du procès-verbal de saisie entre le numéro de saisie et la date Fiche opérateur économique : Insérer le numéro d’agrément du MERF après le numéro de carte import /export ; insérer également le type d’opérateur après sigle ; insérer le n° de la carte d’autorisation d’installation Fiche de collecte du secteur informel : adopter en état 4. Comment rendre obligatoire la collecte des données -mettre les moyens à la disposition des équipes, s’assurer que les agents spécialisés ne soient pas affecté à tout moment ; définir et budgétiser un mécanisme de collecte, définir les périodes(5) de collecte et de parution des annuaires, implication de tous les acteurs. 5. Comment après suppression des postes de contrôle, se fera la collecte des données 15 Les postes sont déjà réduits sur la nationale n°1, le mécanisme de collecte prendra en compte cette modification. 6. Proposition d’une fiche d’inventaire des forêts naturelles (faire référence au MERF) 7. Moyen à mettre à la disposition des directions régionales pour avoir des données fiables : Se référer à la question n°4 8. Comment identifier les essences sur les laisser passer et les permis de circulation : Trouver une place pour préciser sur les feuillets de laisser passer les essences carbonisées Proposer au niveau du permis de circulation une colonne devant les produits pour préciser la nature des espèces RAPPORT DE LA COMMISSION 2 : ETUDE DES TABLEAUX DE L'ANNUAIRE Président: ADJONOU Rapporteur: BAKATIMBE Nombre de participants : 12 TdR pour la commission - Analyse des tableaux - Proposition d’autres tableaux à insérer - Périodicité de sortie de l’annuaire - La production de l’annuaire peut-elle aussi être régionale ? Que faire ? - Proposer ce qui est mieux par rapport à la sortie de l’annuaire (tranche d’années des tableaux). 1er point : Analyse es tableaux de l’annuaire L’analyse a été faite sur la base des annexes 5 et 6 afin de voir la pertinence de chaque tableau et d’identifier les tableaux à ajouter. Les résultats obtenus sont : 16 Observations d’ordre général : - Numéroter les tableaux de l’annuaire - Revoir la terminologie des forêts du tableau 2 de la page 19 - Séparer les tableaux relatifs aux produits et sous-produits en deux tableaux distincts afin de permettre une meilleure lisibilité - Insérer tous les tableaux ajoutés dans l’annexe 6 Observations de fond Pages 19 Titre/tableaux Tableau 2 - 20 Tableau 1 - 22 Tableau 1 - Observations Modifier le titre en remplaçant type de forêt par type de formation Ajouter forêt sacrée aux types de forêts énumérées Harmoniser les types de forêts avec ceux du tableau 2 de la page 34 Modifier le titre comme suit : répartition de surfaces des plantations par essence et par année. On aura donc en colonne les années Modifier le titre comme suit : provenance des semences/plants mises en terre par essence et par année Ajouter un tableau : « Répartition du nombre de plants par provenance (structures privées) Ajouter un tableau « répartition des surfaces déboisées par type de formation » pour le point 6 Ajouter à la fin du titre du tableau « dans les plantations » Scinder ce tableau en deux à savoir un tableau pour les produits de bois et un autre tableau pour les sous-produits de bois et l’harmoniser dans le reste de l’annuaire Préciser les unités dans les titres des tableaux Ajouter des tableaux « évolution de la consommation interne des produits de bois par essence » et « Evolution de la consommation interne de sous-produits de bois par essence » 23 Tableau 3 Tableau 1 - 25 Point 8 - 27 Tableau 1 - Remplacer dans la colonne 1 « pays importateur » par « pays de destination » 28 Tableau 2 - Remplacer dans la colonne 1 « pays importateur » par « pays de provenance » Ajouter un tableau « répartition des produits de bois en transit par pays de destination et par année » 30 Point 12 - Ajouter un tableau « évolution des opérateurs du secteur par année » Ajouter un tableau « évolution de la production de bois par opérateur et par année » 17 Pages 34 Titre/tableaux Tableau 3 - 35 Tableau 2 36 et plus - - Observations Présenter dans la colonne 1 le nom des essences comme suit : nom scientifique (nom commun) Ajouter une colonne « taux de reboisement » au niveau des années Modifier le titre du tableau « Provenance des semences ou plants mis en terre par année » Prendre en compte les amendements apportés dans l’annexe 5 2ème point : Périodicité de sortie de l’annuaire Faire une production annuelle avec des tableaux des cinq ans 4ème point : Production de l’annuaire au niveau des régions Faire une production de l’annuaire par région Recommandations (réponses à «que faire») - tenir compte de la compétence des agents formés pour le système dans les affectations ou les mutations - faire un feedback rapide des données statistiques sur les régions vers les régions - former le personnel des régions à la manipulation du logiciel et à la saisie des données - équiper les régions en matériels adéquats et adaptés - mettre en place une équipe de suivi/évaluation - mettre en place un système de mobilisation de données auprès des différentes partenaires - sensibiliser les partenaires (ONG, chercheurs, etc.) à la mise à disposition des données - standardiser le format des sacs de transport du charbon de bois 5ème point: Tranche d’années des tableaux Considérer des tranches de 5 ans 18 RAPPORT DES TRAVAUX DE LA COMMISSION N°3 : GESTION DU LOGICIEL 1. TDR de la Commission : 1. Analyse du système actuel de collecte des données 2. Analyse du système actuel de saisie des informations 3. Gestion du logiciel (arrangement institutionnel) 4. Seuil de considération des produits comme saisis ou illicites 5. Présentation de la page d’accueil (Home page) du logiciel 6. Quelle disposition logistique performante pour la sécurisation des données et le logiciel 7. Harmonisation de la nomenclature des espèces 2. Organisation de la commission La commission a mis en place un bureau de deux personnes : ‐ Président, SAMAH Komlan ‐ Rapporteur COZI Adom E. 3. Méthodologie La commission a passé en revue tous les points des TDR l’un après l’autre. L’analyse a consisté à déterminer les difficultés de la gestion du logiciel, à proposer des éléments de solutions et à formuler des recommandations à l’endroit de l’Administration Forestière. 4. Résultats de l’analyse des points des TDR 4.1. Analyse du système actuel de collecte Insuffisances relevées relatives à la gestion du logiciel A ce niveau les difficultés fondamentales relevées sont : ‐ Déficit de communication entre les acteurs de la gestion du logiciel: elle s’est traduite par la non ventilation des fiches de collecte d’informations ; ‐ Défaillance de la logistique et le manque de moyens matériels ; ‐ Absence d’hiérarchisation de la collecte des données : qui n’a pas permis de distinguer les différents niveaux de collecte et d’acheminement des données. Solutions préconisées par la commission ‐ mettre à la disposition des collecteurs primaires (Postes de contrôle, Brigades, les sous antennes, les préfectures, etc.) les fiches de collecte des données ; ‐ veiller à ce que dans un délai de 30 jours les collecteurs primaires transmettent les données dont ils disposent aux opérateurs de saisie au niveau des régions (Profiter des réunions mensuelles pour que les DP rassemblent des données de leurs collaborateurs pour les acheminer vers les DR). Recommandations formulées Pour une utilisation optimale du logicielle, certaines informations complémentaires d’où la commission recommande que : ‐ Des inventaires forestiers soient envisagés au niveau national et particulièrement dans les aires protégées ; ‐ Requalification des aires protégées soit poursuivie ; 19 ‐ ‐ Les permis de circulation et les laissez-passer soient actualisés pour prendre en compte des données à renseigner le logiciel ; Un travail de terrain soit entrepris au niveau des régions avec l’implication des Universités du Togo afin d’assoir une nomenclature, d’une part, et de déterminer le poids de la consommation locale des produits et sous produits de la forêt. 4.2. Analyse du système actuel de saisie des données Difficultés relevées relatives à la gestion du logiciel Trois niveaux de difficultés ont été évoqués : ‐ Affectation des opérateurs de saisie de leur poste pour d’autres besoins de service ; ‐ Le temps indéfini dans l’acheminement des données des collecteurs primaires (Postes de contrôle, les sous antennes, les brigades et les directions préfectorales) vers les directions régionales où se trouvent les opérateurs de saisie ; ‐ Volumes de données à saisir quelque fois assez importants pour un seul opérateur qui a d’autres obligations professionnelles. Solutions préconisées par la commission La solution la moins difficile à proposer a été de mettre à disposition de chaque opérateur de saisie un ordinateur exclusivement voué au traitement des données. Par ailleurs, les opérateurs de saisie devront former d’autres agents afin de pallier aux éventuels empêchements des titulaires. Recommandations formulées La commission recommande pour l’amélioration des saisies des données : ‐ Doter chaque direction régionale d’un opérateur de saisie exclusivement voué au traitement des données ; ‐ La formation semestrielle régulière des agents de l’administration forestière aux techniques de collecte, de saisie et traitement des statistiques forestières ; 4.3. Arrangement institutionnel de la gestion du logiciel Sur ce point, la grande difficulté notée a été de parvenir à un consensus sur l’institution devant héberger la centralisation générale des données et de la diffusion de l’annuaire. Quatre propositions ont été formulées à savoir, loger le logiciel soit: ‐ à la Direction de la Planification du Ministère de l’Environnement et des Ressources Forestières ; ‐ à la Direction des Eaux et Forêts du même Ministère ; ‐ créer un comité de gestion du Logiciel. ‐ A la Direction de l’ODEF Dans l’un ou l’autre cas des arguments ont été suffisamment avancés. Devant l’imbroglio né des discussions, il a été décidé de loger provisoirement le logiciel à la Direction de la Planification. Le schéma retenu est celui-ci : ‐ Les préfectures envoient leurs données aux régions qui les convergent vers la DEF qui se chargera de les valider avant de les envoyer à la Direction de la Planification qui est chargée la diffusion des statistiques ; 20 ‐ Les Chefs Secteurs de l’ODEF envoient leurs données aux Directions Régionales ODEF qui à leur tour les acheminent au niveau des Directions Régionales de l’Environnement pour la DEF. La DEF se chargera de les valider pour leur acheminement vers la Direction de la Planification. A termes de recommandation, la commission suggère la création d’une Direction chargée des Statistiques du Ministère de l’Environnement et des Ressources Forestières. 4.4. Seuil de définition de produits comme saisis Les difficultés ‐ Le chargement ne se fait pas en un seul lieu ‐ Tout n’est pas déclaré ; d’où une incertitude dans les données. Les propositions suivantes ont été faites : ‐ Six sacs de charbon de bois sont déclarés et font l’objet de laissez-passer. ‐ Cette valeur fera l’objet d’un arrêté ministériel 4.5. Présentation de la page de garde Armoirie du Togo Ministère de l’Environnement et des Ressources Forestières SYSTEME D’INFORMATION DES PRODUITS DE LA FILIERE FORET ET BOIS AU TOGO (STATFORBOIS) BASE DE DONNEES Version 1.0 Logo ODEF Adresse Logo OIBT Adresse Webmaster 21 4.6. Harmonisation de la nomenclature Il faut recruter un expert botanique pour répertorier toutes les essences forestières. Avec les cadres du MERF proposer un code pour chaque essence, et valider le tout au cours d’un atelier. 4.7. Protection du logiciel L’utilisation du système d’exploitation Linux sur les ordinateurs destinés au traitement des données afin de minimiser les risques des virus informatiques ; 22
