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DÉCOMPTE DE FRAIS : Consiges
Noésis - Solutions Excel pour PME
Rue du Jura 2
1800 Vevey
www.noesis-se.ch
[email protected]
+41 79 717 47 72
BIENVENUE !
L'équipe Noésis est heureuse de mettre à votre disposition ce fichier qui, nous l'espérons, saura vous simplifier la rude tâche du décompte de frais communs !
Applications : Tout projet impliquant plusieurs participants et entraînant des dépenses communes à répartir.
- Voyages en groupe
- Colocations
- Fêtes
- Vacances
- Etc.
Ce fichier Excel contient 3 onglets distincts :
1. CONSIGNE : Il s'agit de l'onglet dans lequel vous êtes actuellement et qui contient le mode d'emploi, soit les procédures à suivre pour une utilisation optimale de notre outil informatique et de ses fonctionnalités.
2. DECOMPTE : L'onglet de référence, qui servira de votre base de travail. Les différentes informations nécessaires devront y être saisies par vos soins.
3. SYNTHESE : Ce dernier onglet contient un résumé des données saisies, ainsi que deux graphiques illustrant votre décompte. Aucune manipulation n'est requise ici par l'utilisateur.
2. ONGLET "DECOMPTE"
2.1 Illustration 1ère partie
2.2 Explications 1ère partie
Les zones mises en évidence par un encadré et un fond vert représentent des informations qui doivent être saisies par vous pour le bon fonctionnement de l'outil Excel.
a) Concerne : nom que vous souhaitez attribuer à votre projet
b) Date : période de référence du projet (ex : 27.03.2015-31.03.2015, 3e trimestre 2014, Janv.-Mars 2015, etc.)
c) Monnaie de référence : par défaut, le franc suisse est saisi ici (CHF)
d) Monnaie étrangère : dans le cas où le projet implique des dépenses en monnaie étrangère, cochez la case. Deux informations supplémentaires vous seront demandées ;
d1) Monnaie étrangère : saisissez ici l'abréviation de la monnaie en question (ex : USD, EUR, GBP, etc.)
d2) Taux de change utilisé : indiquez l'équivalent en CHF d'une unité de monnaie étrangère (ex pour l'EUR : saisir "1.035" si l'on estime que EUR 1.- = CHF 1.035)
Attention : il est impératif de respecter ce format de change afin d'assurer le bon fonctionnement de l'outil Excel.
e) Nombre de participants : indiquez la quantité de participants au projet (minimum 2, maximum 10)
f ) Nom des participants : en fonction du nombre de participants saisi indiquez ici le nom de chaque personne impliquée dans le projet
2.3 Illustration 2e partie
2.2 Explications 2e partie
A nouveau, les zones mises en évidence par un fond vert représentent des informations qui doivent être saisies par vous.
A) Dépenese payées en CHF : Listez ici les dépenses encourues et réglées en monnaie de référence (CHF par défaut). Les données suivantes sont requises :
- Libellé : bref descriptif de la dépense
- CHF : montant de la dépense (pas d'arrondi nécessaire). Attention à bien utiliser un point "." pour les décimales, et non une virgule "," !
- Payé par : choisissez dans la liste déroulante qui apparaît, l'un des noms proposés pour indiquer qui a payé le montant en question.
B) Dépenese payées en *XXX* : Dans le cas où vous avez indiqué que des dépenses en monnaie étrangère ont eu lieu, listez-les ici en monnaie étrangère. La conversion en CHF se fera automatiquement.
Les données suivantes sont requises :
- Libellé : bref descriptif de la dépense
- USD/EUR/GBP/... : montant de la dépense en monnaie étrangère (pas d'arrondi ni de conversion nécessaire). Attention à bien utiliser un point "." pour les décimales, et non une virgule "," !
- Payé par : choisissez dans la liste déroulante qui apparaît, l'un des noms proposés pour indiquer qui a payé le montant en question.
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DÉCOMPTE DE FRAIS : Consiges
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3. ONGLET "SYNTHESE"
3.1 Illustration
3.1 Explications
Cet onglet ne nécessite aucune manipulation de votre part. Il résume les dépenses qui ont été enregistrées en indiquant le montant dû par chaque participant, déduction faite de l'éventuelle part déjà payée.
- Solde dû en rouge et en positif : la personne en question a payé moins que le montant dû par personne. Le montant indique donc la somme qu'il reste à payer.
- Solde dû en vert et en négatif : la personne en question a payé plus que le montant dû par personne. Le montant indique donc la somme à recevoir.
Les graphiques qui suivent présentent les mêmes données que ci-dessus, mais sous une autre forme.
L'équipe Noésis vous souhaite beaucoup de plaisir dans l'utilisation de cet outil !
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