Download Guide de saisie et de mise à jour de vos donnees sur votre espace

2013
GUIDE DE SAISIE ET DE MISE A JOUR DE VOS DONNEES SUR VOTRE ESPACE RESERVE
CarifOref Midi-Pyrénées
Sommaire
Connexion à votre espace réservé ..............................................................................................2
Qu’est-ce qu’une fiche organisme ? ............................................................................................2
Comment mettre à jour votre fiche organisme ? ..............................................................2
Comment saisir vos diplômes, titres et certifications ?.................................................2
Qu’est-ce que le Service Plus ? ............................................ Erreur ! Signet non défini.
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CONNEXION A VOTRE ESPACE RESERVE
La connexion à votre espace réservé se fait depuis la page d’accueil du site Internet du CarifOref MidiPyrénées : www.cariforef-mp.asso.fr
Cliquez sur :
« Formation
continue : offre »
Saisissez vos codes d’accès reçus par mail après votre inscription.
Vous avez oublié vos codes d’accès ? Envoyez un e-mail en indiquant votre référence CarifOref (visible en
ligne sur votre fiche organisme) à : [email protected]
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Vous êtes alors dirigé vers la page d’accueil de votre espace réservé.
Vous pouvez naviguer facilement d’une section à une autre à partir du menu de gauche composé de trois
rubriques (Consultation, Saisie en ligne et Pratique). Grâce à ce menu, vous pouvez consulter la base de
données, gérer vos saisies en ligne, lire les dernières informations, le mode d’emploi et la FAQ (Foire Aux
Questions).
Notre conseil : Ajoutez cette page à vos favoris Internet pour accéder directement et facilement
à votre espace réservé lors de vos prochaines visites.
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QU’EST-CE QU’UNE FICHE ORGANISME ?
La fiche organisme est la
présentation générale de votre
organisme de formation. Cette
fiche permet aux usagers de
connaître vos coordonnées ainsi
que vos conditions d’accueil et
d’enseignement.
Elle est visible à la fois sur le site
institutionnel du CarifOref MidiPyrénées (image ci-dessus) et sur
son
site
grand
public
www.mpfm.fr (image ci-contre).
Maintenir cette fiche à jour vous
permettra de vous assurer
d’une plus grande visibilité
auprès des différents publics.
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Pour accéder à votre fiche organisme dans votre espace réservé :
A partir du menu de gauche,
dans la section « Saisie en
ligne », cliquez sur « Votre
fiche
organisme »
pour
accéder à la page de gestion
de la fiche de présentation de
votre
organisme
de
formation.
La fiche organisme est constituée de 6
parties :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Coordonnées : nom de l’organisme
de formation et son adresse
postale
Contact : numéro de téléphone,
adresse mail, site Internet et
personne référente de l’organisme
de formation
Informations
administratives :
numéro de déclaration d’activité,
numéro SIRET, catégorie de
l’organisme de formation
Informations
pédagogiques :
particularités de l’organisme de
formation
Accueil : informations sur l’accueil
des publics de l’organisme de
formation
Potentiel
de
formation :
formacode(s) correspondant au(x)
domaine(s) des formations
Attention : certains champs sont OBLIGATOIRES ! Ils sont indiqués en rouge et accompagnés d’un
astérisque.
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Votre potentiel de formation doit obligatoirement être renseigné car il permet votre indexation sur le site
www.mpfmfr. C’est grâce au formacode que les internautes trouveront votre organisme et vos formations
sur le site. Le potentiel de formation correspond à une ou plusieurs formations que vous pouvez dispenser,
même si elle n’est pas programmée.
Pour renseigner votre potentiel de formation, sélectionnez au moins trois formacodes représentatifs de
votre domaine de formation.
Pour sélectionner un formacode, cliquez sur l’icône (+) présent à
gauche de l’intitulé.
Pour dérouler un formacode général et voir les termes
spécifiques qu’il englobe, qui sont parfois plus appropriés,
cliquez sur l’intitulé du formacode. Une nouvelle liste est alors
générée et permet d’indiquer précisément votre potentiel de
formation.
Sur mpfm.fr, votre potentiel de
formation renseignée apparaîtra
comme sur l’image ci-contre.
Si vous avez des difficultés à
trouver
les
formacodes
correspondants, vous pouvez
vous rendre sur le site du Centre
Inffo ou demander de l’aide
auprès de [email protected].
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COMMENT METTRE A JOUR VOTRE FICHE ORGANISME ?
Après vérification des informations contenues dans votre fiche organisme, que vous ayez effectué des
modifications ou non, il faut impérativement valider pour que la date de mise à jour soit prise en compte.
Pour cela, il vous suffit de suivre les deux étapes suivantes :
Etape 1
Etape 2
Pour valider, cliquez sur « Terminer votre saisie ».
Une fois que vous avez validé, vous pouvez vérifier
une dernière fois les informations saisies puis, si les
informations renseignées sont exactes, cliquez sur
« Confirmer ». En cas d’erreur, cliquez sur choisir
« Corriger votre saisie » pour effectuer les
modifications nécessaires.
Bon à savoir :

Le bouton « Quitter » annule toute votre saisie et vous ramène au menu d’accueil

Une fois votre saisie confirmée, vous
pouvez retourner au menu d’accueil en
cliquant sur la flèche de retour orange.
Attention : que vous ayez ou pas des modifications à apporter, il est recommandé d’effectuer
cette procédure afin que votre organisme soit enregistré comme étant mis à jour.
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COMMENT SAISIR VOS DIPLOMES, TITRES ET CERTIFICATIONS ?
A partir du menu de gauche, dans la section « Saisie en ligne », cliquez sur « Vos diplômes, titres et
certifications » pour accéder au menu de gestion.
Dans cette rubrique, vous avez la possibilité d’inscrire et de gérer toutes vos formations diplômantes et
certifiantes, c’est-à-dire validées par un diplôme, un certificat ou un titre définis par un arrêté ministériel et
reconnus sur le marché du travail local ou national.
Sont donc acceptés dans cette rubrique :







Les diplômes de niveau V (CAP, BEP, etc.)
Les diplômes de niveau IV (baccalauréats général, technologique ou professionnel, etc.)
Les diplômes de niveau III (DUT, BTS, DEUG, écoles des formations sanitaires ou sociales, etc.)
Les diplômes de niveaux II et I (licence, maîtrise, master, DEA, DESS, doctorat ou diplômes de
grande école)
Les Titres Professionnels
Les Certificats de Qualification Professionnelle (CQP)
Les Certificats de Capacité Professionnelles (CCP)
NB : Les formations non-diplômantes, validées par une attestation de stage ou un certificat d’aptitude,
doivent être renseignées dans le potentiel de formation de la fiche organisme (hormis les adhérents au
Service Plus). Elles ne peuvent pas faire l’objet d’une saisie dans cette rubrique car elles ne renvoient pas
vers un diplôme validé et reconnu.
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Les onglets marron vous permettent de gérer les formations diplômantes que vous avez déjà saisies :


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

En cours de création : formations saisies par votre organisme de formation puis sauvegardées pour
être modifiées plus tard.
Nouvelles, en attente de publication : formations saisies par votre organisme de formation, qui
sont en attente de validation pour publication par nos services.
Publiées : formations saisies et publiées. Elles sont visibles par le public.
En cours de modification : formations modifiées par votre organisme de formation, puis
sauvegardées pour être modifiées par la suite.
Modifiées, en attente de publication : formations modifiées par votre organisme de formation, qui
sont en attente de validation pour publication par nos services.
En demande d’archivage : formations qui ne sont plus dispensées par votre organisme de
formation et qui sont en attente d’archivage par nos services. Attention, les formations archivées
ne sont pas visibles par le public.
Archivées : formations qui ne sont plus dispensées par votre organisme de formation et qui ont été
archivées.
Maintenir cette rubrique à jour, ainsi que le potentiel de formation de la fiche organisme, vous
assure une plus grande visibilité auprès des usagers.
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Pour créer une nouvelle formation diplômante, cliquez sur « Créer une nouvelle formation » en bas de
votre écran.
La fiche de création d’une
nouvelle formation diplômante
est constituée de 2 parties :
 Intitulé de formation :
libellé, diplôme et niveau de
sortie du diplôme
 Information sur la
formation :
formacodes
permettant l’indexation des
formations et type de contrat
possible sur cette formation.
Attention : le champ « Diplôme » doit obligatoirement renvoyer vers les diplômes, certifications
et titres homologués, parus au Journal Officiel et référencés sur CertifInfo. Dans le cas contraire,
les formations ne seront pas validées.
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Avant de créer une nouvelle formation diplômante, assurez-vous que celle-ci n’existe pas déjà dans les
formations publiées et/ou archivées.
Si tel est le cas, un bouton « Copie » vous évite de saisir à nouveau la formation.
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COMMENT METTRE A JOUR VOS DIPLOMES, TITRES ET CERTIFICATIONS ?
Pour mettre à jour vos formations déjà publiées, 2 options s’offrent à vous :
1 – La formation est toujours proposée par votre organisme, et dans ce cas, vous pouvez la modifier.
Cliquez sur « Modifier »
(icône stylo bleu)
Vérifiez les informations saisies et apportez les modifications nécessaires :
Pour valider, cliquez sur
« Terminer la saisie ».
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Un deuxième écran qui
s’affiche. vérifiez une
dernière
fois
vos
informations. Si elles sont
exactes,
cliquez
sur
« Confirmer la saisie »,
sinon,
cliquez
sur
« Corriger votre saisie ».
Attention : que vous ayez ou pas des modifications à apporter, il est recommandé d’effectuer
cette procédure afin que votre organisme soit enregistré comme étant mis à jour.
2 – La formation n’est plus proposée par votre organisme de formation, vous devez donc l’archiver.
Cliquez sur « Archiver »
(icône dossier avec une
flèche verte)
N’oubliez pas qu’une fois archivée, la formation n’est plus visible par les usagers.
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Après vérification de vos
données, confirmez en
cliquant sur « Demander
l’archivage ».
En cas d’erreur, vous pouvez toujours retirer la formation du statut « En demande d’archivage » en cliquant
sur « Annuler l’archivage ».
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