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MÓDULO DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
DEL SEACE
MANUAL DE USUARIO PARA EL
MANEJO DEL MÓDULO DEL PLAN
ANUAL DEL SEACE
Versión 4.0.2
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MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DEL MÓDULO DEL PLAN ANUAL DEL SEACE
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MÓDULO DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
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USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO
ÍNDICE
Ingreso al Módulo........................................................................... 3
Menú del Módulo del Plan Anual ......................................................... 3
2.1.
Opciones del Módulo Plan Anual ............................................ 3
3. Conceptos previos.......................................................................... 4
3.1.
Versiones del Plan Anual ...................................................... 4
3.2.
Estados de una versión del Plan Anual.................................... 5
4. Opciones en el módulo del Plan Anual .................................................. 5
4.1.
Presupuesto Institucional de Apertura – P.I.A. ......................... 5
4.2.
Datos generales .................................................................... 6
4.3.
Primera versión del Plan Anual .................................................. 8
4.4.
Fe de erratas al PAC .............................................................11
4.5.
Procesos del Plan Anual ......................................................12
4.6.
Lista de modificaciones .......................................................16
4.7.
Modificaciones por Versión ..................................................18
4.8.
Versiones .........................................................................19
1.
2.
Fecha de Actualización: 05/06/2014
Versión: 4.0.1
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1. Ingreso al Módulo
Para ingresar al módulo del Plan Anual debe hacerlo desde la página Web:
https://zonasegura.seace.gob.pe/paac/ aquí debe digitar su usuario y
contraseña, y presionar el botón
.
Una vez en el sistema, la pantalla que se visualizará será de la forma siguiente:
2. Menú del Módulo del Plan Anual
El módulo cuenta con diversas opciones que le permiten registrar toda la información
respecto de su Plan Anual. Para visualizar las opciones debe hacer clic a la pestaña
principal: “Plan Anual”.
Debe hacer clic a
la pestaña: “Plan
Anual”.
2.1.
Opciones del Módulo Plan Anual
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La pestaña del Plan Anual cuenta con las siguientes opciones:
2.1.1. P.I.A.
Permite ingresar los datos respecto del Presupuesto Institucional de
Apertura. Estos datos deben ser ingresados previo a la publicación del Plan
Anual.
2.1.2. Datos Generales
Permite al usuario registrar los datos del documento que aprueba o
modifica el Plan Anual, los datos de la persona que lo aprobó, así como
adjuntar el archivo del documento.
En caso sea la primera versión del Plan Anual, a través de esta opción se
permite ingresar el Plan Anual, haciendo uso de un archivo Excel, diseñado
para estos fines.
2.1.3. Procesos del Plan
Permite visualizar todos los procesos programados y, creando una nueva
versión del Plan Anual permite excluir e incluir procesos programados.
2.1.4. Lista de modificaciones
Reporte que muestra todos los procesos de todas las modificaciones
realizadas al Plan Anual.
2.1.5. Modificaciones por versión
Reporte que muestra las modificaciones realizadas por versión.
2.1.6. Versiones
Reporte que muestra las versiones registradas del Plan Anual. En el total
de versiones se considera también las modificaciones por fe de erratas.
3. Conceptos previos
3.1.
Versiones del Plan Anual
Una versión del Plan Anual es una vista del Plan en un determinado punto en el
tiempo. Sirve para mantener un control de los cambios que se realizan, así
tenemos:
Versión 1
: Plan Anual original
Versión 2
: Primera modificación
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Versión 3
Versión 4
: Segunda modificación
: Tercera modificación
Así sucesivamente, como modificaciones se realice al Plan Anual. Cada versión
contiene todos los procesos que hubiera para dicha versión.
En caso se realice una Fe de erratas el sistema considerará esta modificación
como una versión del PAC.
3.2.
Estados de una versión del Plan Anual
El Plan Anual tiene 2 estados:
3.2.1. No publicado en el SEACE
Este estado indica que la versión registrada no ha sido publicada en el
Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado - SEACE. En este estado
la versión es completamente modificable, es decir, se pueden realizar las
siguientes acciones: modificación de los datos del documento de
aprobación de la versión, creación de una versión por fe de erratas,
adición de procesos a la versión, modificación de procesos de la versión,
exclusión de procesos de la versión. Cuando se genera una nueva versión
del Plan Anual, éste es el primer estado que toma y, en este estado
permanece mientras no se publique en el SEACE.
3.2.2. Publicado en el SEACE:
Este estado indica que el Plan Anual ya tiene todos los cambios
registrados y también tiene registrado los datos del documento que
aprueba dicha versión. En este estado la versión ya no puede modificarse,
si se desea realizar algún cambio hay que crear una nueva versión del
Plan Anual.
Éste es el estado final de una versión del Plan Anual.
4. Opciones en el módulo del Plan Anual
Cuenta con las siguientes opciones:
4.1.
Presupuesto Institucional de Apertura – P.I.A.
Esta opción le permite registrar todos los datos que corresponden a su
Presupuesto Institucional de Apertura, tales como fecha de aprobación,
documento de aprobación, etc., tal como se muestra en la siguiente pantalla:
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Al momento de ingresar la información del P.I.A., debe tenerse en cuenta que la
suma del Monto de Financiamiento y Monto Gasto deben ser iguales, de no serlo
el sistema le permitirá grabar el P.I.A., pero no le permitirá publicar el Plan
Anual en el SEACE.
Una vez ingresada la información debe presionar el botón
4.2.
.
Datos generales
Esta opción le permite crear la versión inicial (primera versión) del Plan Anual, al
mismo tiempo que transfiere los procesos registrados en el archivo Excel del
Formato del Plan Anual. Para ello, antes de proceder a la carga del Plan Anual
debe seguir los siguientes dos pasos:
Paso 1:
En el archivo Excel del Formato del Plan Anual debe registrar la información de
los procesos programados, tal como se señala en el documento “Instructivo
para el Registro del Plan Anual – 2012”. El archivo Excel del Formato del
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Plan Anual y su Instructivo puede descargarlos en:
http:\\www.seace.gob.pe
seleccione
la
opción
Publicaciones” y luego “Manuales y otros (Entidades)”
“Documentos
y
Paso 2:
Cuando haya terminado de ingresar la información del Plan Anual en el archivo
Excel, presionar CTRL + Q y se generará un archivo con el nombre:
“Plan2012.DBF”. Este archivo automáticamente se guardará en el mismo
directorio donde se guardó el archivo Excel PAC 2012. Este archivo es el que se
debe usar para enviar el Plan Anual al sistema.
Luego de haber efectuado estos dos pasos, ingrese a la opción Datos generales
presionando con un clic sobre la opción “Datos Generales”.
A continuación, visualizará la siguiente pantalla:
Seleccione el botón
para localizar el archivo: PLAN2012.DBF y use el
botón:
para cargar el archivo.
Nota: En caso que el archivo DBF tenga errores se le mostrará una lista de
errores a fin de que se corrija. Luego, deberá repetir lo indicado líneas arriba.
Una vez cargado el Plan Anual del archivo DBF, a través del botón
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visualizará una pantalla con los resultados de la transferencia, tal como se
muestra a continuación:
Nota: Para verificar el resultado de la transferencia, debe seleccionar la opción:
Procesos del Plan, aquí se visualizará la información registrada.
4.3.
Primera versión del Plan Anual
Luego de ingresar la primera versión, la opción datos generales le permite
registrar los datos de la versión que está ingresando, tales como el
documento de aprobación, número de documento, fecha de aprobación,
datos del aprobador del documento, entre otros. Asimismo, le permite
adjuntar el archivo del documento de aprobación del Plan Anual. La
pantalla mostrada es como la siguiente:
Una vez que haya ingresado la primera versión del Plan Anual, la versión
aparecerá en el estado: “Publicado en el SEACE”.
4.3.1. Para registrar una modificación al Plan Anual
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Para registrar los datos que aprueban la modificación al Plan Anual, se
debe de crear una nueva versión del Plan Anual. Para ello debe
seleccionar el botón
.
Una vez presionado el botón “Nueva versión” se visualizará la siguiente
pantalla:
A partir de la
Versión Nº 2, que
es la nueva versión
generada.
Asimismo, en la pantalla aparecerán los siguientes botones:
Guarda los datos que se han registrado en la
opción Datos Generales.
Elimina la versión ingresada y regresa a la versión
anterior.
Cambia el estado de la versión de: “No publicado
en el SEACE”, a: “Publicado en el SEACE”. Este
es el paso final para la publicación de la versión
(véase el numeral 4.3.2 Publicar en el SEACE).
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En esta nueva pantalla deberá ingresar los datos generales de la nueva
versión que está registrando, para ello debe llenar los campos que se
indican.
Una vez que haya ingresado los datos de la versión debe hacer clic en el
botón
. La versión registrada se encontrará en estado:
“No publicado en el SEACE”. La pantalla se visualizará de la siguiente
forma:
Muestra el estado: No
publicado en el SEACE
Debe presionar el
botón “Guardar
Cambios”, después
de ingresar los
datos requeridos.
4.3.2. Publicar en el SEACE
Para publicar las modificaciones de la versión del Plan Anual que está
registrando, en la opción “Datos Generales” debe seleccionar el
botón
.
Presionar el
botón: “Publicar
en el SEACE”
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4.3.3. Planes Anuales de años anteriores
Para visualizar Planes Anuales de años anteriores, en la opción Datos
Generales, existe la opción para seleccionar el año del Plan Anual que
desea visualizar, tal como se muestra a continuación:
Seleccione el
Año
Al seleccionar el año, podrá visualizar los Datos Generales, los Procesos
Programados del Plan, los Reportes del Plan Anual, entre otras cosas
que corresponde a dicho año.
En caso la entidad no haya registrado ningún Plan Anual en el año
seleccionado el sistema mostrará el siguiente mensaje y podrá
seleccionar otro año.
Para dar por concluido el registro de la versión del Plan Anual debe usar
el botón “Publicar en el SEACE”. Con este paso, esta versión podrá ser
visualizada en las consultas externas. Debe tener en cuenta que, una
vez que se use esta opción no podrá ser modificada por el usuario. Para
registrar una nueva versión (Modificación) deberá crear una nueva
versión.
4.4.
Fe de erratas al PAC
La opción Fe de erratas al PAC, le permite realizar 3 tipos de fe de erratas
a la información registrada en una versión del PAC.
Las opciones son:
a.- Corrección Procesos del Plan: Seleccione esta opción en caso requiera
corregir únicamente algún proceso del plan de la versión seleccionada.
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b.- Corrección Datos Generales: Seleccione esta opción en caso requiera
corregir los datos de la Resolución de aprobación del PAC registrada en
una versión anterior.
c.- Corrección Datos Generales y Procesos del Plan: Seleccione esta
opción en caso la corrección abarque tanto los datos de la Resolución de
Aprobación del PAC, así como los procesos vinculados a esa versión.
4.5.
Procesos del Plan Anual
4.5.1. Publicado en el SEACE
Cuando la versión del Plan Anual se encuentra en estado: “Publicado
en el SEACE”, esta opción muestra todos los procesos programados, tal
como se visualiza a continuación:
Los botones que se visualizan son los siguientes:
Permite realizar búsquedas de los
procesos programados en el Plan
Anual. Sólo ingrese alguna palabra del
texto que necesite encontrar y
presione “enter”, a continuación se
mostrarán los procesos que coinciden
con la palabra ingresada.
Este botón le permite visualizar todos
los procesos programados en el Plan
Anual.
Permite imprimir todos los procesos
programados.
Se
recomienda
imprimirlos en formato horizontal
Cabe indicar que los procesos son visualizados en páginas de 20
procesos cada una. Para ello en la parte inferior derecha se muestra una
barra que le permite navegar entre las páginas, tal y como se muestra a
continuación:
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4.5.2. No publicado en el SEACE
Cuando la versión del Plan Anual se encuentra en estado: “No
publicado en el SEACE”, la pantalla que se muestra es como la
siguiente:
Los botones que se visualizarán son los siguientes botones:
Permite realizar búsquedas de los procesos
programados en el Plan Anual. Sólo ingrese
alguna palabra del texto que necesite
encontrar
y
presione
“Enter”,
a
continuación se mostrarán los procesos que
coinciden con la palabra ingresada.
Este botón permite visualizar todos los
procesos programados en el Plan Anual.
Permite imprimir todos los procesos
programados. Se recomienda imprimirlos de
formato horizontal.
Permite excluir procesos del Plan Anual.
Para mayor detalle ver el numeral: 4.3.2.1
“Excluir Procesos”.
Permite incluir un proceso a la versión del
Plan Anual que se está registrando. Para
mayor detalle véase el numeral: 4.3.2.2
“Incluir procesos”.
Permite incluir varios procesos a la versión
del Plan Anual que se está registrando. Esta
inclusión se realiza a través del archivo
Excel del Formato del Plan Anual. Para
mayor detalle ver el numeral: 4.3.2.3
“Incluir procesos desde archivo”.
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Como se ha indicado líneas arriba los procesos son visualizados en
páginas de 20 procesos cada una.
4.5.2.1. Excluir procesos
Para excluir procesos del Plan Anual, en la columna “Excluir” debe
seleccionar los procesos que desea excluir, colocando un visto bueno en
el recuadro de cada proceso, tal como se muestra en la siguiente
pantalla:
Una vez seleccionado el(los) proceso(s) que se desean excluir, use el
botón
. A continuación, se mostrará la siguiente ventana de
confirmación:
Presione el botón
para excluir o
para cancelar la
operación. Si escoge la opción “Cancelar” regresará a la pantalla
anterior. Si escoge el botón “Aceptar” se mostrará la página que
confirma la operación de exclusión, como se muestra a continuación:
Finalmente use el botón
para regresar a la opción Procesos del
Plan y poder visualizar los cambios.
NOTA: los procesos que ya se encuentran asociados a un proceso de
selección no pueden ser excluidos o modificados.
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4.5.2.2. Incluir procesos (ver el ingreso de la información)
Para incluir procesos a la versión del Plan Anual que está registrando,
debe seleccionar la opción: Procesos del Plan Anual.
Dar un clic a la opción
“Procesos del Plan”.
En la opción Procesos del Plan, se le permite incluir procesos a la versión
del Plan Anual que está registrando. Para ello, debe presionar el
botón
, el cual mostrará la siguiente pantalla:
En esta pantalla registre los datos del proceso a incluir. Cuando haya
llenado los datos del proceso, use el botón
para grabar la
información registrada. Una vez grabado, use el botón “Volver” para
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volver a la opción Procesos del Plan.
Considerar que en el campo “Catálogo Único de Bienes, Servicios y
Obras – Item”, se mostrará las opciones que elija, según el objeto del
proceso.
4.5.2.3. Incluir procesos desde archivo
Esta opción le permite incluir varios procesos en la versión del Plan
Anual que esta registrando, a través del archivo Excel del Formato del
Plan
Anual,
el
cual
puede
ser
descargado
desde
http:\\www.seace.gob.pe seleccione la opción “Documentos y
Publicaciones” y luego “Manuales y Otros(Entidades)” En este
archivo Excel sólo debe ingresar los procesos que desea adicionar. Una
vez que haya ingresado la información debe generar el archivo
Plan2012.DBF. Este archivo se guardará en el directorio donde se
encuentra el Formato del Plan Anual: Plan2012.xls. Cuando la operación
se haya completado debe usar el botón: “Incluir Procesos desde
archivo”. Se mostrará la siguiente pantalla
En esta pantalla use el botón “Examinar” para buscar el archivo
Plan2012.DBF, luego use el botón “Enviar” para cargar el archivo. Se
mostrará la siguiente pantalla:
El sistema le mostrará la cantidad de procesos transferidos
exitosamente, si ocurriera algún error en la información que se trata de
transferir, el sistema le indicará cuáles son los procesos que tienen error
para que proceda a corregirlos.
Usando el botón “Volver” retorna a la opción Procesos del Plan, donde
podrá visualizar los procesos que ha incluido.
4.6.
Lista de modificaciones
Fecha de Actualización: 05/06/2014
Versión: 4.0.1
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Esta opción muestra una lista de todas las modificaciones realizadas al Plan
Anual.
Para verificar el detalle de la modificación realizada debe hacer clic en la
descripción del proceso programado, tal como se muestra a continuación:
Hacer clic aquí
Luego se mostrará una pantalla como la que se muestra a continuación:
Fecha de Actualización: 05/06/2014
Versión: 4.0.1
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4.7.
Modificaciones por Versión
Esta opción muestra un reporte de todas las versiones registradas.
Para visualizar los datos generales de una versión, debe hacer clic en el
documento de aprobación, tal como se muestra a continuación:
Hacer clic aquí
A continuación se visualizará la siguiente pantalla:
Fecha de Actualización: 05/06/2014
Versión: 4.0.1
Preparado por:
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4.8.
Versiones
Esta opción nos muestra todas las versiones realizadas al Plan Anual, tal como
se muestra en la siguiente pantalla:
Para visualizar los datos generales de una versión, debe hacer clic en el
documento de aprobación, tal como se muestra a continuación:
Hacer clic aquí
A continuación se visualizará la siguiente pantalla:
Fecha de Actualización: 05/06/2014
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Para cualquier consulta sobre el Plan Anual puede revisar el documento
“Preguntas Frecuentes Módulo Plan Anual”, el cual puede ser descargado desde
http:\\www.seace.gob.pe opción “Documentos y Otros” y luego
“Manuales y Documentos (Entidades)”.
Asimismo, puede contactarse al OSCE en la Sede Lima, acercándose al Edificio
El Regidor, sito: Av. Punta del Este s/n, Residencial San Felipe (Altura de la
cuadra 23 de la Av. Salaverry), Jesús María, Lima – Perú, de lunes a viernes de
8:30 am. a 5:30 pm o llamar en el mismo horario a la Central de Consultas 016143636 opción 2.
También puede acercarse a cualquiera de nuestras Oficinas Desconcentradas.
http://www.osce.gob.pe/articulo.asp?ids=10
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