Download Transfert d`appels

Modèle KS416
Manuel d'utilisation et de programmation
1
Introduction
Merci d'avoir choisi le système de téléphone KS416 d'Orchid Telecom. Veuillez prendre le temps
de lire ce document « Manuel d'utilisation et de programmation » afin de profiter au maximum de
votre nouvelle acquisition.
Astuces pour l'installation

Vérifiez que le sélecteur Marche / Arrêt (On / Off) sur le côté gauche du KS416 est en
position Marche (On). (-)

Seules les extensions 201 à 204 sonnent lors des appels entrants (réglages par défaut),
sauf si vous choisissez de faire sonner une autre extension. Voir page 7
Fixation murale

Percez deux trous, à 16 cm d'écart. (Faites attention à ne pas percer des conduites ou des
câbles électriques.)

Ajustez les têtes de vis jusqu'à ce que le KS soit bien fixé contre le mur.
2
Programmation du système
4
Mot de passe du système
4
Modification du mot de passé
4
Configuration de la ligne réseau
4
Téléphones équipés des fonctions d'identification de l'appelant et de date / heure
4
Modifier les numéros d'extension
6
Modifier le nombre de chiffres et le chiffre de tête des extensions
6
Attribution des appels entrants
6
Attribution des appels sortants
8
Attribuer des extensions pour le mode de numérotation directe
8
Routage à moindre coût (LCR pour l'anglais Least cost routing) pour tous les appels
9
Accès aux appels IP ou à une passerelle GSM fixe (FCT pour l'anglais Fixed Cellular Terminal) 10
Interdiction d'appel / Restriction d'appel
10
Attribuer des extensions aux touches mémoire de numérotation abrégée uniquement
12
Interdiction d'appel, ligne par ligne
12
Fixer une limite de temps pour les appels sortants
12
Numérotation abrégée du système
13
Ligne directe
14
Musique d'attente
15
Réception automatique (DISA)
15
Enregistrer l'annonce répondeur (AR) de la réception automatique (DISA)
15
Réécouter l'annonce répondeur (AR) de la réception automatique (DISA)
16
AR si l'extension est occupée
16
Attribuer des extensions d'opérateur pour le mode de Réception automatique
16
Détection automatique des fax
17
Service de Jour/Nuit avec activation/désactivation (on/off) de la réception automatique
19
Fonctionnalités des extensions / Gestion des appels
19
Appels d'extension à extension
19
Transfert d'appels
19
Prise d'appel
19
Conférence téléphonique
20
Numérotation abrégée du système
20
Confirmation du numéro de l'extension
20
Appel de l'opérateur
20
Rappel automatique si occupé
20
Transfert d'appels si occupé
20
Transférer tous les appels vers une autre extension
20
Transférer tous les appels vers votre secrétaire
21
Mode Ne pas déranger
21
Sélectionner une ligne spécifique appel par appel
21
Panne de courant
21
Programmation à distance
21
Identification de l'appelant entre extensions
22
Comment transférer tous les appels vers un numéro de mobile ou de fixe externe
22
Dépannage et FAQ
23
Caractéristiques techniques
25
3
Programmation du système
L'ensemble de la programmation s'effectue sur Extension 201 uniquement.
Remarque : à chaque fois que vous réussirez à programmer une ligne, vous entendrez 1 bip en
entrant le #
Si vous faites une erreur, vous entendrez 3 bips
Si vous programmez plusieurs fonctions, vous n'avez pas besoin d'entrer de # et de raccrocher après
chaque
chaîne de fonction. Si l'entrée est acceptée, vous entendrez 1 bip et, au lieu
de raccrocher, vous pouvez continuer et programmer la fonction suivante.
Dans ce guide, l'ensemble des chiffres composés apparaîtront sous forme de texte rouge.
Mot de passe système
Le mot de passe par défaut (d'usine) est : * * 0 1 (1234) #
À chaque fois que vous entrez le mot de passe avec succès, vous entendrez 1 bip
Si vous faites une erreur, vous entendrez 3 bips
Modification du mot de passe
Numérotation Mot de passe
Ext 201 :
actuel
* * 0 1 1234 #
* * 0 2 xxxx # Raccrochez
Votre nouveau mot de passe est xxxx.
Remarque : lorsque vous passez en mode de programmation sur l'extension 21, toutes les autres
extensions sont coupées. Ainsi, vérifiez que les autres extensions ne sont pas en cours de
communication avant de démarrer la programmation.
Pour simplifier les futures programmations, nous vous conseillons vivement d'enregistrer votre
nouveau mot de passe sur une des touches mémoire.
Configuration de la ligne réseau
Le KS416 est configuré par défaut pour accueillir 4 lignes réseau. Si vous êtes connecté à moins
de 4 lignes réseau, il est important de configurer le système avec le nombre de lignes connectées.
Par exemple :
Une ligne réseau connectée
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 31 1 # Raccrochez
Deux lignes réseau connectées
Numérotation Mot de
EXT 201
passe
* 31 1 2 # Raccrochez
4
Trois lignes réseau connectées
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 31 1 2 3 # Raccrochez
Téléphones équipés des fonctions d'identification de l'appelant et
de date / heure
Si vous souhaitez utiliser des téléphones équipés des fonctionnalités ci-dessus sur le KS416,
vous devez programmer les paramètres de la date / l'heure sur le KS.
Le KS plus met à jour votre journal d'identification des appelants avec l'heure et la date de chaque
appel entrant et des appels passés depuis d'autres extensions.
Il n'est pas nécessaire de régler la Date / heure sur vos téléphones car le KS plus le fait
automatiquement lorsque le téléphone sonne.
Réglage de la date et de l'heure
Remarque : à la fin de chaque séquence de programmation réussie, vous entendrez un bip
de confirmation.
Régler la date
Sur l'extension 201, vous devez composer le mot de passe * 95 1 aa mm jj jdls # (où JDLS
correspond à lundi = 1, mardi = 2, etc.).
Par exemple : le jeudi 29 mars 2012 correspond à
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 95 1 12 03 29 4 # Raccrochez
Régler l'heure (horloge de 24 heures)
Sur l'extension 201, composez le mot de passe * 952 hh mm #
Par exemple : 15 h 20 correspond à
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 952 15 20 # Raccrochez
Modifier les numéros d'extension
Avec les configurations actuelles, les numéros d'extensions sont composés de 3 chiffres, de 201 à
216, mais ces numéros peuvent être modifiés afin de comporter 3 ou 4 chiffres et remplacés par
n'importe quel numéro de 100 à 8 999
Modifier le nombre de chiffres et le chiffre de tête des extensions
Exemple 1 : remplacez toutes les extensions de 201 à 216 par 3001 à 3016
5
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 72
3
4
#
Où 3 est le chiffre de tête et 4 est le nombre de chiffres.
Puis composez le :
*
7
001 3001
#
Où 001 est la prise de l'extension à l'arrière de l'appareil.
Puis composez le :
*
7
002 3002 #
*
7 003
3003
#
Continuez jusqu'à :
*
7
032 3032
# Raccrochez
Remarque : les extensions du programme peuvent être programmées pour des combinaisons de
3 ou 4 chiffres mais les extensions à 3 ou 4 chiffres doivent avoir un chiffre de tête différent. Par
exemple : les extensions à 3 chiffres peuvent commencer par 3 et les extensions à 4 chiffres
peuvent commencer par 5.
Exemple 2 : modifiez les extensions 202 à 303 et 208 à 5555
Numérotation Mot de
Ext 201 :
passe
*
72
3
2
#
*
72
5
4
#
*
7 002 303 #
*
7
008 5555
#
Raccrochez
Attribution des appels entrants
Il s'agit d'une fonctionnalité utile pour répartir la charge d'appels entrants vers certaines
extensions ou les appels provenant d'une ligne spécifique directement vers une extension
spécifique. Cette fonctionnalité est utile si vous partagez le KS avec une autre entreprise ou si
vous connectez un fax à une extension.
Jusqu'à 8 extensions, de 201 à 216, peuvent être programmées pour sonner lors des appels
entrants
IMPORTANT : par défaut, seules les extensions 201 à 204 sonnent.
Si vous souhaitez faire sonner plus de 4 extensions, vous pouvez ajouter des extensions
supplémentaires. Reportez-vous aux exemples ci-dessous pour configurer votre KS selon vos
besoins.
6
Attribuer les extensions 207 et 208 à la ligne 1
Numérotation Mot de * 12 01 207 # * 12 01 208 # Raccrochez
Ext 201
passe
À présent, les extensions 201 à 204 et 207 à 208 sonnent sur la ligne 1.
Exemples supplémentaires
Si vous ne souhaitez pas faire sonner une extension ou toutes les extensions 201 à 204, vous
devez d'abord effacer les réglages par défaut comme suit :
Attribuer uniquement les extensions 207 et 208 à la ligne 1
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 11
01
#
Cette procédure efface
la ligne 1
Puis composez le :
* 12
01
207
#
* 12
01
208
#
Raccrochez
Attribuer uniquement les extensions 205 et 206 à la ligne 2 :
Numérotation Mot de * 11
Ext 201
passe
Puis composez le :
* 12
02
205
#
* 12
02
206
#
02
#
Cette procédure efface
la ligne 2
Raccrochez
Attribuer les extensions 205, 206 et 207 à la ligne 3 :
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 12
03
205
#
* 12
03
206
#
* 12
03
207
# Raccrochez
À présent les extensions 201 à 207 sonnent sur la ligne 3.
7
Attribution des appels sortants
Attribution de lignes réseau spécifiques à une extension
Il s'agit d'une fonctionnalité utile si vous souhaitez libérer les lignes 1 et 2 pour les appels entrants
ou d'autres extensions prioritaires pour les appels sortants. Cela n'empêche pas les autres
extensions d'utiliser la même ligne extérieure.
Exemple : faites en sorte que l'extension 208 n'utilise que la ligne réseau 3.
Numérotati Mot de
on Ext 201 passe
* 41
03
208
03
#
#
Raccrochez
Pour annuler cette attribution :
Numérotati Mot de
on Ext 201 passe
* 43
Raccrochez
Ligne réseau pour une ou plusieurs extensions spécifiques
Cette option s'applique aux appels sortants uniquement. Toutes les extensions peuvent répondre
aux appels entrants.
Exemple : configurez le système de manière à ce que seules les extensions 207 et 208 puissent
passer des appels sortants sur la ligne 3.
Numérotati Mot de
on Ext 201 passe
* 42
03
207
#
* 42
03
208
#
03
#
Raccrochez
Pour annuler cette attribution :
Numérotati Mot de
on Ext 201 passe
* 44
Raccrochez
Attribuer des extensions pour le mode de numérotation
directe
Avec la configuration actuelle, toutes les extensions doivent composer le 9 pour obtenir une ligne
(Réglages par défaut). Ces réglages peuvent être modifiés afin que les extensions accèdent
automatiquement à une ligne extérieure disponible dès que le téléphone est décroché.
Convertir toutes les extensions au mode de numérotation directe :
Numérotati Mot de
on Ext 201 passe
*8
10
#
Raccrochez
8
Refaire passer toutes les extensions au mode « composer le 9 » :
Numérotati Mot de
on Ext 201 passe
*8
00
#
Raccrochez
Convertir les extensions 207 et 208 uniquement au mode de numérotation directe :
Numérotati Mot de
on Ext 201 passe
* 82
207
1
#
* 82
208
1
#
Raccrochez
Refaire passer les extensions 207 et 208 uniquement au mode « composer le 9 » :
Numérotati Mot de
on Ext 201 passe
* 82
207
0
#
* 82
208
0
#
Raccrochez
Remarque : les extensions en numérotation directe doivent appuyer sur la touche * avant de
composer le numéro de l'extension pour passer des appels internes.
Routage à moindre coût (LCR pour l'anglais Least cost
routing) pour tous les appels
De nombreuses entreprises de téléphonie proposent des offres séduisantes pour les appels
nationaux, mobiles ou internationaux. Cependant, pour utiliser leurs services vous devez
composer un code d'accès à 4, 5 ou 6 chiffres avant tous les appels internationaux.
Le KS d'Orchid peut être programmé de manière à insérer automatiquement le code d'accès de
l'entreprise de téléphonie pour tous les appels commençant par 0, comme dans l'exemple
suivant :
Pour insérer l'indicatif téléphonique d'appel de l'opérateur (Carrier Call) 18185 sur toutes les
lignes
Numérotati Mot de
on Ext 201 passe
* 35 18185
#
Raccrochez
Pour annuler l'indicatif LCR
Numérotati Mot de
on Ext 201 passe
* 35
#
Raccrochez
9
Si vous souhaitez n'attribuer la fonction LCR qu'à une seule ligne, par exemple la ligne 3 :
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 34
03
18185
#
Raccrochez
Pour annuler la fonction LCR sur la ligne 3
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 34
03
#
Raccrochez
Accès aux appels IP ou à une passerelle GSM fixe (FCT
pour l'anglais Fixed Cellular Terminal)
Avec les configurations actuelles, vous devez composer le 9 pour accéder à la ligne câble ou BT
afin de passer des appels sortants. Si un service IP est également connecté à une ou plusieurs de
vos lignes, vous pouvez programmer un chiffre (de 1 à 8) pour accéder automatiquement au
service IP ou FCT.
Exemple 1 : désigner le chiffre 7 pour l'accès au service IP ou FCT sur les lignes 2 et 3
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 971
7
02
#
Raccrochez
Pour annuler composez le : * 971 #
Exemple 2 : désigner le chiffre 8 pour accéder aux services IP ou FCT sur la ligne 3
Numérotati
on Ext 201
Mot de
passe
* 971
8
03
#
Pour annuler composez le* 971 #
Pour passer des appels IP ou FCT, composez le 7, comme dans l'exemple 1, ou le 8, comme
dans l'exemple 2.
Remarque : si vos extensions sont en mode de numérotation directe, vous devez appuyer sur la
touche * devant le 7 ou le 8 (dans l'exemple ci-dessus)
Interdiction d'appel / Restriction d'appel
Le KS d'Orchid dispose d'un pack de restrictions d'appels très flexible qui vous permet de réduire
vos factures téléphoniques en éliminant les appels inutiles.
Vous pouvez, par exemple, empêcher une ou toutes les extensions d'appeler des numéros
surtaxés, des numéros internationaux, des mobiles, l'horloge parlante ou les renseignements.
Les appels peuvent également être limités à une ou plusieurs des 80 touches mémoire de
numérotation abrégée du système.
10
Les appels de types local, national, mobile, international, non géographique, renseignements
téléphoniques etc. peuvent être programmés dans les Groupes d'appel.
Il existe des groupes d'interdiction d'appel, de 1 à 6 ; chaque groupe peut inclure 20 types
d'appels composés de 4 chiffres maximum.
Par exemple, le Groupe 1 peut comprendre les appels vers les numéros surtaxés (09) et les
mobiles (07) ; le Groupe 2 peut comprendre les appels internationaux vers l'Asie (008) et vers les
renseignements téléphoniques (118), etc. Ces groupes peuvent être attribués à des extensions
individuelles ou à toutes les extensions.
Exemple 1 : attribuer les appels vers les 09 et 07 au groupe 1 et les 008 et 118 au groupe 2.
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 57
1 09 # 07 * 57
2
118
# Raccrochez
Exemple 2 : attribuer les 01 et 02 au groupe 3 et les 100, 123, 00, 07 et 09 au groupe 4.
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 57 3 01
#
02 * 57
4
100
#
123
#
00
#
09
#
Raccrochez
Appels internes dans le groupe 0 uniquement
Pour attribuer des extensions pour les appels internes uniquement, celles-ci doivent être
raccordées au groupe 0. Le système est déjà programmé de manière à ce que le groupe 0
n'accepte que les appels internes. Par exemple, vous possédez peut-être un téléphone à la
réception ou dans une zone publique.
Attribuer les groupes 1 à 6 ou le groupe 0 à des extensions
Exemple 1 : rattachez le groupe 1 à toutes les extensions (le groupe 1 peut interdire les appels
vers les numéros en 09)
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 54
1
#
Raccrochez
Annulez l'attribution du groupe 1 à toutes les extensions,
Numérotation Mot de * 53
Ext 201
passe
#
Raccrochez
Exemple 2 : attribuez le groupe 2 à l'extension 204 et le groupe 0 à l'extension 208
Numérotation
Ext 201
Mot
* 51 204 2
de
passe
#
* 51 208
Annulez l'attribution du groupe 2 à l'extension 204
11
0
# Raccrochez
Numérotati Mot de
on Ext 201 passe
* 53 204
#
Raccrochez
Attribuer des extensions aux touches mémoire de numérotation abrégée
uniquement
Il s'agit de la fonction ultime pour faire des économies et interdire l'utilisation non autorisée du
téléphone. Avec ce mode, les extensions ne peuvent appeler que les numéros en rapport avec
l'entreprise ; par exemple, les fournisseurs, les clients ou les collègues.
Nous vous conseillons vivement de programmer les numéros d'urgence dans la mémoire lorsque
vous utilisez cette fonctionnalité.
Exemple : faites en sorte que les extensions 207 et 208 n'appellent que les numéros abrégés du
système.
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 51 207 92
# * 51 208 92
#
Raccrochez
Annulez l'attribution de la numérotation abrégée aux extensions 207 et 208 uniquement
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 53 207 92
# * 53 208 92
#
Raccrochez
Interdiction d'appel, ligne par ligne
Il s'agit d'une fonctionnalité utile si vous souhaitez interdire certains types d'appels sur des lignes
spécifiques, par exemple, si vous voulez que vos collègues n'utilisent la ligne 3 que pour les
appels vers les mobiles car vous avez installé une passerelle GSM fixe (FCT) sur la ligne 3 et que
les appels vers les mobiles seront donc moins coûteux.
Interdisez les appels vers les mobiles (numéros commençant par 07) sur les lignes 1 et 2
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 58 1 07 # * 58 2
07
# Raccrochez
Cela obligera vos collègues à utiliser la ligne 3 pour appeler les mobiles car l'appel ne pourra pas
être effectué depuis les lignes 1 et 2. Ils devront composer le # 3 pour appeler un mobile.
Pour accéder directement à une ligne, appuyez sur la touche # suivie du numéro de la ligne
souhaitée.
Fixer une limite de temps pour les appels sortants
Toutes les extensions individuelles peuvent être limitées à un temps d'appel maximum pour
chaque appel sortant. Le temps d'appel maximum peut être compris entre 1 et 60 minutes.
Exemple 1 : limitez toutes les extensions à 3 minutes par appel sortant :
Numérotati Mot de
on Ext 201 passe
* 93 3
#
Raccrochez
12
Annulez la limite de 3 minutes imposée à toutes les extensions pour les appels sortants :
Numérotation Mot de * 93 # Raccrochez
Ext 201
passe
Exemple 2 : limitez les extensions 207 et 208 à 5 minutes par appel sortant :
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 91 207 05 # * 91 208 05
#
Raccrochez
Annulez la limite de 5 minutes imposée à l'extension 208 pour les appels sortants :
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 92 208
# Raccrochez
Remarque : un bip retentit toutes les 15 secondes, une minute avant la limite de temps.
Numérotation abrégée du système
Jusqu'à 80 numéros de téléphone peuvent être enregistrés dans la mémoire du système KS et
peuvent être composés par toutes les extensions programmées pour utiliser cette fonctionnalité.
Remarque : toutes les extensions programmées pour utiliser la numérotation abrégée peuvent
également enregistrer des numéros dans la mémoire.
Il faut utiliser la même séquence pour enregistrer et composer les numéros abrégés pour les
extensions en mode « Composer le 9 » ou « numérotation directe ».
Attribuer des extensions pour la numérotation abrégée
Exemple 1 : attribuez les extensions 201 et 202 à la numérotation abrégée.
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 40
201 1 #
202
1
#
Raccrochez
Exemple 2 : attribuez toutes les extensions pour la numérotation abrégée.
Ext 201
Composez :
Mot de
passe
* 40 201 1
205
1
#
#
202
1
#
203
1
#
206
1
#
207
1
#
208
204
1
#
1 # Répétez jusqu'à 216 et
raccrochez
Empêcher les extensions d'utiliser la numérotation abrégée
Exemple : enlevez l'extension 205
Numérotation Mot de
* 40 205 # Raccrochez
13
Ext 201
passe
Enregistrement des numéros abrégés
Enregistrez les numéros abrégés aux emplacements 01 à 80. Jusqu'à 24 chiffres peuvent être
enregistrés par numéro abrégé. Toute extension attribuée peut ajouter, supprimer ou modifier la
mémoire de numérotation abrégée.
Exemple 1 : enregistrez le numéro 01572 717888 à l'emplacement 01 de la numérotation
abrégée. Aucun mot de passe nécessaire.
Numérotation # * * 01 01572 717888 # Raccrochez
Ext 201
Exemple 2 : enregistrez le numéro 07722225678 à l'emplacement 33 de la numérotation abrégée
Numérotation # * * 33 07722225678
Ext 201
#
Raccrochez
Appel des numéros abrégés
Pour appeler le numéro enregistré à l'emplacement 01 de la numérotation abrégée, composez le
## 01
Pour appeler le numéro enregistré à l'emplacement 33 de la numérotation abrégée, composez le
## 33
Suppression et modification d'un numéro abrégé
Pour modifier un numéro, vous devez d'abord le supprimer.
Exemple : remplacez le numéro enregistré à l'emplacement 01 de la numérotation abrégée par
902 123456
Numérotation # * * 01
Ext 201 :
# Raccrochez
Le numéro est à présent supprimé.
Numérotation # * * 01 902
Ext 201 :
123456 # Raccrochez
Ligne directe
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les téléphones de la réception ou d'urgence.
Lorsque le combiné est décroché, le téléphone appelle automatiquement une extension définie.
Les réglages par défaut pour cette fonctionnalité veulent que l'extension 202, c'est-à-dire
l'opérateur, soit appelée. Cependant, l'extension de l'opérateur peut être remplacée par une autre
extension (voir page 7)
14
Important : ne programmez pas l'extension 201 en mode Ligne directe. Cela peut affecter la
programmation du système.
Exemple : faites passer l'extension 208 en mode Ligne directe
Numérotation Mot de * 51 208 91 # Raccrochez
Ext 201
passe
Annulez le mode Ligne directe sur l'extension 208 :
Numérotati Mot de
on Ext 201 passe
* 53 208 # Raccrochez
Musique d'attente
Le KS 416+ dispose d'une musique d'attente intermittente que l'appelant peut entendre lorsque
l'appel est en cours de transfert ou mis en attente. Cependant, nous vous recommandons
d'utiliser le port externe de musique d'attente. Ainsi, vous disposerez d'un plus large choix de
musique ce qui donnera une image plus professionnelle à votre entreprise. Un lecteur CD ou
MP3 standard peut être connecté à ce port à l'aide d'un câble audio avec une fiche de 3,5 mm
connectée à chaque extrémité. Connexion de la musique depuis le port En attente (Hold) vers le
port du casque du lecteur.
Vérifier ou écouter la musique en attente
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 2 4 # Raccrochez
Réception automatique (DISA)
Toutes les lignes, ou des lignes individuelles, peuvent être programmées en mode Réception
automatique (DISA). En mode DISA, le KS416 répond aux appelants entrants et ces derniers
entendent une annonce de répondeur (AR) personnalisée.
Cela vous permet de renseigner vous appelants et de leur dire de composer le 201 pour le
Service Ventes, le 202 pour le Service Comptabilité, etc. ou le 0 pour l'opérateur. L'extension 202
est pour l'opérateur 1 et l'extension 203 pour l'opérateur 2. Si l'opérateur 1 est occupé, l'appel est
transféré vers l'opérateur 2.
Enregistrer l'annonce répondeur (AR) de la réception
automatique (DISA)
L'AR peut durer jusqu'à 30 secondes. Voici une suggestion de message :
« Vous êtes bien chez Du Pont. Pour joindre le service des ventes, composez le 201, pour joindre
le service clients, composez le 208 et pour toute autre information, merci d'appuyer sur la touche
0 pour joindre l'opérateur. »
Numérotation Mot de
* 221 #
Enregistrez le
15
Raccrochez
Ext 201
passe
message
Réécouter l'annonce répondeur (AR) de la réception
automatique (DISA)
Numérotati Mot de
on Ext 201 passe
* 231 #
Écoutez le
message
Raccrochez
AR si l'extension est occupée
Vous pouvez enregistrer un message afin de demander à l'appelant d'appuyer sur la touche 0
pour joindre l'opérateur car l'extension est occupée. La durée maximum du message est de
30 secondes. Voici une suggestion de message :
'« Je suis désolé, l’extension que vous essayez de joindre est occupée. Veuillez appuyer sur 0
pour joindre l'opérateur. »
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 222 #
Enregistrez le
message
Raccrochez
Réécouter l'AR de l'extension occupée
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 232 #
Écoutez le
message
Raccrochez
AR si l'extension ne répond pas après 25 secondes.
Vous pouvez enregistrer une AR demandant à l'appelant d'appuyer sur la touche 0 pour joindre
l'opérateur car l'extension ne répond pas. Pour enregistrer l'AR en cas de non réponse de
l'extension (maximum 15 secondes) : voici une suggestion de message « Je suis désolé,
l'extension que vous essayez de joindre ne répond pas, veuillez appuyer sur 0 pour joindre
l'opérateur »
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 223 #
Enregistrez le
message
Raccrochez
Réécouter l'AR sans réponse
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 233 #
Écoutez le
message
Raccrochez
Attribuer des extensions d'opérateur pour le mode de Réception
automatique
Lorsque l'appelant compose le 0 pour joindre l'opérateur, l'extension 202 sonne. Si l'extension 202
est occupée, l'extension 203 sonne.
16
Vous pouvez programmer les extensions que vous souhaitez pour l'opérateur 1 ou pour
l'opérateur 2 qui prend le relai si le premier est occupé.
Modifiez l'opérateur 1 :
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
*25 (numéro
d'extension)
# Raccrochez
*26 (numéro
d'extension)
# Raccrochez
Modifiez l'opérateur 2 :
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
Équiper toutes les lignes de la réception automatique
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 20 # Raccrochez
Équiper une seule ligne de la réception automatique
Exemple : équipez uniquement la ligne 3 de la réception automatique
Numérotation Mot de * 20 03
Ext 201
passe
#
Raccrochez
Retirer la fonction de réception automatique de toutes les lignes
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
*21
# Raccrochez
Transfert automatique vers l'opérateur
Les réglages par défaut veulent que la communication avec l'appelant entrant soit coupée si celuici ne compose pas le numéro d'une des options d'extension.
Ce réglage peut être modifié de manière à ce que l'appelant soit transféré vers l'extension de
l'opérateur s'il ne compose pas l'une des options.
Numérotation Mot de * 852 1
Ext 201
passe
#
Raccrochez
Remarque : si un appelant raccroche pendant l'annonce de répondeur, l'extension de l'opérateur
202 sonne tout de même. Si cela devient un problème, vous pouvez toujours revenir au réglage
par défaut, en procédant comme suit :
Numérotation Mot de * 852 0
Ext 201
passe
#
Raccrochez
17
Détection automatique des fax
En mode de réception automatique, le KS peut détecter l'arrivée d'un fax et le transférer
automatiquement vers un télécopieur.
Exemple : attribuez l'extension 208 à la réception automatique d'un fax entrant ;
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 27
208
#
Raccrochez
Annulez la détection automatique des fax
Numérotation Mot de
Ext 201
passe
* 27
#
Raccrochez
Attribuer un chiffre unique pour les opérations de réception
automatique
Cette fonctionnalité permet à vos appelants d'appuyer sur une touche unique pour accéder aux
extensions. Par exemple : appuyez sur 1 pour les ventes, sur 3 pour l'entretien, sur 4 pour la
comptabilité etc.
Exemple : Activez les opérations à chiffre unique
Numérotation Mot de * 29
Ext 201
passe
1
# Raccrochez
Annulez les opérations à chiffre unique
Numérotation Mot de * 29
Ext 201
passe
0
# Raccrochez
Attribuer un chiffre unique pour une ou plusieurs extensions
Exemple 1 : attribuez les extensions 201, 202 et 203 à la touche 1.
Ces extensions sonnent chacune à leur tour ; si l'extension 202 est en communication, la 203
sonne.
Numérotation Mot de * 150 1 201 # * 150 1 202 # * 150 1 203 # Raccrochez
Ext 201
passe
Exemple 2 : attribuez les extensions 204 et 205 à la touche 5.
Numérotation Mot de * 150 5 204 # * 150 5
Ext 201
passe
205
# Raccrochez
Remarque : pour modifier les extensions attribuées à une touche, vous devez d'abord effacer la
programmation comme suit :
Numérotation Mot de * 140 touche # Raccrochez
Ext 201
passe
18
Service de Jour/Nuit avec activation/désactivation (on/off) de
la réception automatique
Les modes de réception automatique peuvent être réglés de manière à être activés ou désactivés
à différentes heures.
Par exemple, si vous souhaitez que le mode de réception automatique soit actif les soirs et
weekends ou qu'il soit actif pendant la semaine et désactivé les soirs et weekends afin qu'un
répondeur puisse prendre des messages.
Remarque : vérifiez que les paramètres d'horloge du système sont corrects (voir page 7)
Exemple1 : activez la réception automatique à 9 h et désactivez-la à 18 h. du lundi au vendredi et
toute la journée de samedi et dimanche :
Numérotation Mot de
Ext 201 :
passe
* 87 0900 1800
6 (JDLS)
1
1 # * 892
# * 891
7 (JDLS)
1 #
Raccrochez
Où le jour de la semaine (JDLS) correspond à : 1 pour lundi, 2 pour mardi, 7 pour dimanche
Exemple 2 : activez la réception automatique à 18 h et désactivez-la à 9 h du lundi au vendredi et
les weekends.
Numérotation Mot de
Ext 201 :
passe
* 87 1800 0900
6 (JDLS)
0 # * 892
1
7 (JDLS)
# * 891
0 #
Raccrochez
Remarque : 1 = réception automatique activée, 0 = réception automatique désactivée.
Fonctionnalités des extensions / Gestion des appels
Les appels en attente sont gérés par l'opérateur du téléphone multiligne. Reportez-vous au
manuel d'utilisation du téléphone multiligne.
Appels d'extension à extension
Pour appeler une autre extension, appuyez sur * et composez le numéro de l'extension.
Transfert d'appels
Appuyez sur Rappel (Recall) (R) et composez le numéro de l'extension vers laquelle vous
souhaitez transférer l'appel. Vous pouvez parler à la personne qui décroche l'extension et lui
demander si elle souhaite prendre l'appel ; si oui, raccrochez et l'appel est transféré ; si non, la
personne raccroche et l'appel est redirigé vers vous. Autrement, vous pouvez simplement
raccrocher et si l'extension ne prend pas l'appel, celui-ci est redirigé vers votre téléphone.
19
Prise d'appel
Pour prendre un appel qui sonne sur une autre extension composez le # 7
Conférence téléphonique
Pour configurer une conférence téléphonique entre un appel externe sur votre extension, vousmême et une autre extension, appuyez sur Rappel (Recall) (R) * suivi du numéro de l'extension.
Numérotation abrégée du système
Pour configurer la numérotation abrégée reportez-vous à la page 15. Pour utiliser les touches
mémoire de numérotation abrégée
appuyez sur # # suivi du numéro mémoire de 01 à 80
Confirmation du numéro de l'extension
Si vous souhaitez connaître le numéro de votre extension, décrochez votre combiné et composez
le # * 9 ; un guide vocal vous informe de votre numéro de port et de votre numéro d'extension.
Appel de l'opérateur
En appuyant sur 0 depuis n'importe quelle extension vous serez automatiquement connecté à
l'extension 202. Si l'extension 202 est occupée, vous serez connecté à la 203.
Si votre extension est en mode de numérotation directe, composez le* 0
Rappel automatique si occupé
Si l'extension que vous appelez est occupée, vous pouvez passer en mode Rappel automatique
(Ringback) en composant :
Rappel
# # 0 0
(Recall) (R)
Raccrochez
Lorsque l'appel en cours sur l'extension que vous souhaitez joindre prend fin, votre téléphone
sonne ; décrochez le combiné pour faire sonner l'autre extension.
Transfert d'appels si occupé
Cette fonctionnalité vous permet de transférer des appels internes ou externes vers une autre
extension si vous êtes déjà en communication.
Pour activer le transfert composez le : # * 1 n° d'ext
Pour annuler le transfert lorsque celui-ci est enclenché composez le : # * 1 00
Transférer tous les appels vers une autre extension
Pour transférer tous les appels vers une autre extension composez le : # * 2 n° d'ext
20
Pour annuler le transfert de tous les appels composez le : # * 2 00
Transférer tous les appels vers votre secrétaire
Pour transférer tous les appels vers votre secrétaire composez le :# * 6 n° d'ext
Avec ce mode, seul votre secrétaire peut appeler votre extension. Pour annuler le transfert de
vos appels vers votre secrétaire composez le : # * 6 00
Mode Ne pas déranger
Si vous ne souhaitez recevoir aucun appel interne ou externe composez le : # * 71 Raccrochez.
Pour annuler le mode Ne pas déranger composez le : # * 70
Sélectionner une ligne spécifique appel par appel
L'extension peut être en mode « composer le 9 » pour le mode Ligne ou le mode de numérotation
directe.
Décrochez le combiné et composez le :
# 1 (pour la ligne 1) # 2 (pour la ligne 2) # 3 (pour la ligne 3) etc
Panne de courant
En cas de panne de courant, les lignes réseau sont automatiquement redirigées comme suit :



Ligne 1 vers 201
Ligne 2 vers 202
Ligne 3 vers 203
Programmation à distance
Cette fonctionnalité est particulièrement utile si une entreprise dispose de plusieurs bureaux. Cela
permet à l'administrateur de programmer à distance les fonctionnalités du KS, y compris les
mémoires de numérotation abrégée. Cela permet également à votre fournisseur KS de vous
aider à configurer le système.
Pour programmer le système à distance, appelez le KS et faites-vous transférer vers l'extension
201. La personne sur l'extension 201 est informée qu'elle doit appuyer sur Rappel (Recall) (R)
puis # * # *.
Vous pouvez maintenant programmer le système selon les besoins (il n'est pas nécessaire de
composer le mot de passe du système avant la programmation).
Ou encore, la personne sur l'extension 201 du système qui doit être programmé peut vous
appeler ; appuyez sur Rappel (Recall) (R) suivi de # * # *. Les deux parties doivent raccrocher
lorsque la programmation est terminée.
21
Identification de l'appelant
La fonction d'identification de l'appelant est soumise à la connexion réseau. Vérifiez auprès de
votre fournisseur de ligne.
Lorsque cette option est activée sur votre ligne, et si votre téléphone est compatible avec
l'identification de l'appelant, les numéros de téléphones des appelants entrants s'affichent et sont
enregistrés sur les extensions.
Identification de l'appelant entre extensions
Cette fonctionnalité est fournie par le KS plus et n'est pas soumise à la connexion réseau.
Si vous disposez de téléphones compatibles avec la fonction d'identification de l'appelant, lorsque
l'on vous appelle depuis une extension interne, le numéro de ladite extension s'affiche. Par
exemple, si vous êtes appelé depuis l'extension 208, l'écran LCD affiche 00208.
Les fonctions d'identification de l'appelant et de répertoire sont liées sur de nombreux téléphones
avec fil et sans fil numériques. Si le numéro d'identification de l'appelant correspond à un numéro
dans le répertoire, le nom qui lui est assigné s'affiche sur l'écran LCD.
Par exemple, si l'extension 208 est attribuée au téléphone de la réception :
Sur votre téléphone équipé de l'identification de l'appelant, entrez le numéro de téléphone 00208
dans la mémoire de votre répertoire suivi de « Téléphone de la réception ».
Si quelqu'un vous appelle depuis l'extension 208, l'écran LCD affiche « téléphone de la
réception ».
Comment transférer tous les appels vers un numéro de mobile ou de fixe
externe
Pour utiliser les services spéciaux fournis par votre fournisseur de télécommunications, comme le
renvoi d'appel, où * est utilisé pour la programmation. Vous devez insérer la ligne n ° 1 pour un ou
n ° 2 pour la deuxième ligne, etc avant d'entrer dans l'* pour la programmation.
22
Dépannage et FAQ
Les réglages par défaut sont les suivants :




Toutes les extensions sont en mode « composer le 9 » pour une ligne.
Les extensions 201 à 204 sonnent uniquement pour les appels entrants
Option de restrictions d'appel inactive sur toutes les extensions
Réception automatique (DISA) désactivée.
Réinitialiser le système avec les réglages par défaut
Numérotation Mot de * 6000 # Raccrochez
Ext 201
passe
Réinitialiser le mot de passe
Numérotation * 03 03 03 # Raccrochez
Ext 201
Le mot de passe par défaut 1234 sera rétabli.
Impossible d'appeler des numéros de téléphone
Vous appuyez sur le 9, composez le numéro et ne parvenez pas à obtenir la ligne ? Cela peut
être dû au fait que votre service BT est Feature Line, ce qui exige que vous appuyiez sur 9
pour passer des appels sortants. Si c'est le cas, vous devez appuyer sur 9 pour obtenir une
ligne et encore une fois sur 9 suivi du numéro.
Si vous êtes sur « Feature Line », nous vous conseillons de faire passer toutes vos extensions
en mode de numérotation directe.
Reportez-vous à la page 10 du manuel d'utilisation. En mode de numérotation directe, dès que
vous passez en mode Décroché pour passer un appel, vous obtiendrez une ligne BT
immédiatement et ainsi vous n'aurez qu'à appuyer sur 9 une seule fois avant de composer le
numéro de téléphone.
Impossible de composer le 9 pour avoir une ligne

Vérifiez que le téléphone connecté est en mode de numérotation par TONALITÉ et NON
en mode de numérotation par IMPULSION.
Certaines extensions ne sonnent pas en cas d'appel entrant


Les réglages par défaut font en sorte que seules les extensions 201 à 204 sonnent lors des
appels entrants. Reportez-vous à la page 5 pour obtenir des consignes pour faire sonner
les autres extensions lors des appels entrants.
Veillez à ce que le paramètre de la sonnerie du téléphone soit activé (ON).
23
Impossible d'appeler une autre extension


Vérifiez que l'alimentation est sous tension. Le témoin lumineux d'alimentation sur le KS
doit être allumé.
L'extension est-elle en mode de numérotation directe ? Si oui, vous devez appuyer sur *
puis composer le numéro de l'extension requise.
Impossible de transférer des appels

Vous devez utiliser la touche Rappel (Recall) ou R lorsque vous transférez des appels.
Vérifiez que le type de rappel (Recall) est réglé sur TBR (Time Break Recall). Un sélecteur
TBR-ELR est généralement situé sur la base du téléphone.
Impossible de programmer le KS

Toute la programmation doit être effectuée depuis l'extension 201.

Vérifiez que le téléphone utilisé pour la programmation est en mode de numérotation par
TONALITÉ et non par IMPULSION.

Composez le mot de passe (* * 01 1234 #) avant d'entrer les chaînes de programmation.
Vous entendrez un message de confirmation lorsque le mot de passe ou toute autre
séquence de programmation est correctement saisi.
Passer un appel sortant sur une ligne spécifique
Pour accéder directement à une ligne, appuyez sur la touche # suivie du numéro de la ligne
souhaitée
Connecter un répondeur, un fax ou un lecteur de carte bancaire
Tous ces appareils doivent être connectés au port d'une extension. Ne les connectez pas du côté
de la ligne.
Lorsque vous utilisez un tel appareil, nous vous conseillons de le connecter à un numéro
d'extension non utilisé. Si tous les numéros sont utilisés, connectez-le en parallèle à l'aide d'un
adaptateur à deux voies.
Il est important que le lecteur de carte bancaire soit connecté à l'un des ports d'extension et non
directement à une ligne téléphonique. La connexion à une ligne téléphonique entrainera de
fausses sonneries. Lorsque vous connectez une extension, veillez à ce que celle-ci soit
programmée pour le mode direct (par besoin de composer le 9 pour obtenir une ligne). Voir page
10.
Contactez Orchid pour obtenir de l'aide
Si vous avez des questions concernant la gamme de KS d'Orchid, vous pouvez nous contacter
par courriel à l'adresse suivante : [email protected]
24
Caractéristiques techniques
Capacité
4 lignes et 16 extensions
Prises externes
Ligne et extensions avec prises RJ11
Prise musicale mono externe 3,5 mm
Canaux de communication
7
Perte de transmission
Extension à extension < 1,5 dB
Extension à ligne réseau < 2 dB
Courant d'appel
65 VCA/50 Hz
Équilibre de la terre
300 Hz...600 Hz < 40 dB
600 Hz...3400 Hz< 46 dB
Mode de numérotation
DTMF
Signal
Signal sinusoïdal continu de 400 Hz, tonalité de
numérotation interne
Tonalité de sonnerie interne 400 Hz, 1 s on / 4 s off
Tonalité occupée interne de 400 Hz, signal sinusoïdal,
0,3 s on / 0,3 s off
Identification de l'appelant
Réception ; DTMF et FSK (Bell 202)
Envoi ; FSK (Bell 202)
Alimentation électrique
230 VCA/12 W
Secondaire 24 V et 5 V
Approbations
Conforme aux normes CE et RoHS
25