Download Mode d`emploi de la Fiche de Suivi par Initiative

Mode d'emploi de la Fiche de Suivi par Initiative
I - Mode de remplissage
Remplir toutes les cases en bleu SVP
Les autres cases (en blanc) ainsi que les titres ne peuvent pas être modifiées
II - Objectifs des Fiches de Suivi (Fiches de Suivi Régionales et Fiches de Suivi par Initiatives)
1
La Dhos propose aux ARH deux outils destinés à faciliter le suivi
de la mise en œuvre des initiatives achats
Objectifs des outils de suivi proposés
• Mise à disposition des ARH d'outils destinés à
assurer le suivi de la mise en œuvre des initiatives
achats en permettant de :
– S'assurer du respect du calendrier de mise en
œuvre des initiatives
– Contrôler le niveau de retour sur investissement
– Identifier les points bloquants et zones de risques
et en conséquence soumettre des propositions
d'actions correctrices
• Proposition de deux outils pouvant être remplis chaque
quadrimestre par les chargés de mission efficience :
– Fiche de Suivi par Initiative : outil de suivi de la
mise en œuvre par initiative (1 fiche par initiative)
renseignée par le chargé de mission de l'ARH et
chaque porteur de projet
– La consolidation de l'ensemble des Fiches de Suivi
par Initiative se fait au sein de la Fiche de Suivi
Régionale (1 fiche par région)
• Utilisation de ces outils par les ARH facultative
mais néanmoins recommandée par la Dhos, la
conférence des DARH et les chargés de missions
pilotes qui ont contribué à leur élaboration
Mode d'articulation des deux outils de suivi présentés
Fiche de
Suivi
Régionale
(1/région)
Fiches de
Suivi par
Initiative
(1/initiative)
Initiative 1
Initiative 2
Initiative X
4
2
Les Fiches de suivi de la mise en oeuvre sont en cohérence avec le
cadre contractuel et les outils opérationnels de l'efficience
Cadre contractuel et outils opérationnels de l'efficience
Outils de l'efficience
Objectifs
Contractualisation
Tableaux de bord
Fiches de suivi
Contrats État / ARH
•
•
Assurer le suivi de la mise en œuvre
des initiatives formalisées à l'issue
des appels à projet (respect des
plans d'action et délais)
Mesurer l'impact financier (gains /
ressources engagées)
Résoudre les points bloquants /
risques
Contractualiser les chantiers de :
•
• Régulation de l’offre de soins
• Qualité des soins et sécurité sanitaire
• Équilibre financier des établissements
• Optimisation de l’organisation et de la
gestion des établissements
• Efficience des pratiques
professionnelles (notamment achats)
• Dialogue social
Contractualiser avec chaque
établissements : des objectifs
quantifiés et les ressources à mettre
en œuvre pour les atteindre
•
•
•
Disposer d'une photographie des
dépenses achats totales Titre 2 et
Titre 3
Mesurer la monté en charge des
projets achats
•
•
•
•
Principes
•
•
•
•
Périodicité
Un onglet par établissement
Montant achats totaux (achats
réalisés par l'établissement seul ou
dans le cadre d'un groupement
régional/national)
Renseignement déconnecté de
l'appel à projet
Remplissage assuré par le chargé
de mission ARH à partir de
CABESTAN et de l'EPRD (reprise
des Titre 2 et Titre 3)
Renseignement obligatoire
•
•
Une page par initiative entreprise
dans le cadre de l'appel à projet
régional vague 1, 2 et 3 pour les
Fiche de Suivi par Initiative et une
par région pour les Fiches de Suivi
Régionales
Plusieurs établissements au sein
d'une même initiative
Remplissage assuré par le chargé
de mission ARH, conjointement avec
les porteurs de projets
Renseignement facultatif
Quadrimestrielle (sauf projets
nationaux : tous les trimestres)
•
Quadrimestrielle
•
•
CPOM
•
•
•
Un contrat par établissement
En annexe des CPOM, les
établissements s'engagent
notamment sur l'efficience en terme
d'achats
Contrat signé entre le DARH et
chaque établissement
Renseignement obligatoire
•
Un contrat par ARH
Une partie de l'efficience a trait aux
chantiers achats qui sont évalués sur
la base de critères comme le nombre
d'initiatives, le nombre
d'établissements impliqués ou la
masse achats traitée
Contrat signé entre le DARH et la
Dhos et impliquant indirectement
l'ensemble des établissements de la
région
Renseignement obligatoire
•
•
Trisannuel
Évalué chaque année
•
•
Trisannuel
Évalué chaque année
•
•
5
3
Ces Fiches de Suivi peuvent contribuer à alimenter les tableaux
de bord et servir à étayer les contrats État/ARH ainsi que les CPOM
Articulation des Fiches de suivi avec les outils de l'efficience
Mode de remplissage des tableaux de bord
Contractualisation
Contrats État / ARH
Tableaux de
bord
Contrat
EPRD / Cabestan
groupe 2
groupe 3
TOTAL 2004
établissements
Sources
d'information
2004
CH Aunay sur Odon
CH Lisieux
CHU
CH Falaise
CH Honfleur
CH Pont l'Eveque
CH Trouville
CH Vire
HL Orbec
CHS CAEN
CLCC
Clinique Misericorde
CRF Lebisey Herouville
CRF Manoir Aprigny
Bayeux
SIH Bessin
CH Cherbourg
CH Valognes
HL Carentan
CH Avranches
Granville
HL Mortain
CH Saint Hilaire
HL Saint James
CH Saint Lô
HL Villedieu
CHS Picauville
Modalités
d'utilisation
des Fiches
de Suivi
CPOM
721 685
11 075 080
79 770 649
4 129 028
1 933 611
507 578
937 711
3 743 394
126 022
953 234
13 585 057
1 217 464
134 214
2005
713 351
10 518 358
79 565 094
3 928 691
1 922 417
463 940
817 874
3 912 772
145 402
972 502
16 420 144
1 134 228
130 837
2004
1
6
26
3
1
2
1
2
532
526
103
582
884
546
139
764
334
5 992
5 569
2 465
TOTAL 2005
Fiche de suivi régionale
Fiche de suivi régionale
Fiche de suivi initiative
EVOLUTION
04/05
2005
156
983
013
445
914
377
391
603
259
242
992
012
382 848
1
7
27
3
1
2
1
3
584 164
343 271
283 536
860 462
965 878
365 407
148 643
320 093
338 778
6 651 799
6 471 793
2 420 155
387 911
2
17
105
7
3
3
2
6
253 841
602 063
873 662
711 473
818 525
053 955
077 102
507 997
460 281
6 945 476
19 155 049
3 682 476
517 062
2
17
106
7
3
2
1
7
297 515
861 629
848 630
789 153
888 295
829 347
966 517
232 865
484 180
7 624 301
22 891 937
3 554 383
518 748
2%
1%
1%
1%
2%
-7%
-5%
11%
5%
10%
20%
-3%
Annexes
0%
4 725
7 745
203 640
197 309
208 365
205 054
-2%
4 826 850
15 700 772
1 595 281
429 201
5 469 690
15 527 046
1 672 262
470 429
13 699 516
7 596 644
2 290 001
428 637
10 347 710
8 389 222
2 168 579
402 596
18 526 366
23 297 416
3 885 282
857 838
15 817 400
23 916 268
3 840 841
873 025
-15%
3%
-1%
2%
10 701 538
10 240 934
8 936 851
10 333 065
19 638 389
20 573 999
5%
437 774
683 509
297 723
11 457 510
333 824
622 650
469 560
532 948
299 947
11 415 762
286 713
666 143
755 728
1 406 977
1 410 782
5 824 313
531 062
5 504 462
805 720
1 347 271
1 377 728
5 892 768
511 291
6 141 924
1 193 502
2 090 486
1 708 505
17 281 823
864 886
6 127 112
1 275 280
1 880 219
1 677 675
17 308 530
798 004
6 808 067
7%
-10%
-2%
0%
-8%
11%
Lors du remplissage des tableaux de bord :
• Utilisation de l'ERPD et/ou Cabestan pour renseigner la
partie sur le "périmètre traitable" et le détail des "titre 2" et
"titre 3"
• Utilisation des Fiches de Suivi Régionales pour renseigner
la partie sur le "périmètre traité" et les "gains sécurisés"
•
Utilisation des Fiches de
Suivi Régionales afin
d'étayer la partie sur les
achats dans le chapitre
"efficience des pratiques
professionnelles"
•
Utilisation des Fiches de
Suivi par Initiatives afin
d'étayer la partie achats de
l'annexe sur l'efficience
6
III - Guide d'utilisation de la Fiche de Suivi par Initiative
4
Fiche de Suivi par Initiative
Les deux premières parties de la Fiche de Suivi par Initiative
permettent de s'assurer du respect des délais et de contrôler le
niveau de retour sur investissement
Chapitres à renseigner
Illustratif d'une Fiche de Suivi par Initiative
1• Identification :
– Nom de l'initiative et établissements
concernés
– Période de reporting
– État d'avancement général
2• Suivi de la mise en œuvre :
– Contrôle du respect du planning de travail
établi dans la feuille de route de l'initiative
– Identification de risques de non respect des
délais
3• Suivi du retour sur investissement :
– Contrôle du respect dans le temps du
périmètre traité, des gains générés et des
ressources mobilisées par rapport aux
objectifs fixés dans le feuille de route de
l'initiative
8
5
Fiche de Suivi par Initiative
La troisième partie de la Fiche de Suivi par Initiative permet
d'identifier les points bloquants et solutions proposées
Chapitres à renseigner
Illustratif d'une Fiche de Suivi par Initiative
4• Synthèse et commentaires :
– Description des principaux points bloquants
et propositions de solutions
– Formulation d'une demande de soutien à
l'ARH ou à la Dhos
9
6
1
Identification
Fiche de Suivi par Initiative
Guide de remplissage de la partie identification
•
•
•
•
Titre de l'initiative (en gras)
•
Région
Nom de l'établissement porteur du projet
•
Type d'initiative achats mise en œuvre. Il peut s'agir au choix de :
– "PF collaborative" : déploiement d'une plateforme type Limousin
– "Réseau" : mise en place d'un réseau d'acheteurs
– "Groupement" : constitution ou consolidation de groupement
– "Étude de marché"
– "Étude d'opportunité"
– "Articulation nat./reg" : gestion de la bonne articulation entre initiatives
régionales et nationales
– Autre
• Catégories d'achats traitées dans le cadre de l'initiative : "médicale", "non
médicale" ou "transverse" lorsque les deux types de catégories sont
concernés
Période de validité de la
Fiche de Suivi
Chaque Fiche de Suivi par
Initiative devant être mise à
jour une fois tous les
quadrimestres
Synthèse du niveau de
chance de succès de la mise
en oeuvre dans le temps et
de respects des objectifs de
retour sur investissement :
• Fort ("tout se déroule
comme prévu") :
• Moyen ("des problèmes
doivent être résolus mais
ils ne remettent pas en
cause le projet") :
• Faible : ("des problèmes
graves risquent de
remettre en cause le
projet")
10
7
2
Suivi de la mise en oeuvre
Fiche de Suivi par Initiative
Guide de remplissage du suivi de la mise en oeuvre
• Principaux jalons du calendrier de mise en œuvre de • Date de début et de fin des travaux par jalon
• Statut des travaux :
l'initiative. Pour les ARH qui souhaitent utiliser cet
outil, cette partie sera pré-remplie par l'équipe achats
– "En attente" : travaux n'ayant pas encore
débuté
Dhos en fonction du "type" de l'initiative (cf liste page
précédente)
– "En cours"
– "Clôturé"
• Lorsque l'information n'était pas à disposition
de l'équipe achats Dhos, la première version
de certaines fiches de suivi de projet
renseignées contiennent la mention "ND"
(Non Déterminé – Tous les "ND" sont à
compléter par le chargé de mission et/ou
l'animateur du réseau d'acheteurs)
• Facteur risquant • Évaluation par
de retarder la
des "feux de
mise en oeuvre
signalisation"
d'un jalon. Au
des chances de
choix parmi la
respect des
liste suivante :
délais de mise
– "Aucun"
en oeuvre :
– "Délais"
– Fort
– Moyen
– "Ressources
humaines"
– Faible
– "Ressources
financières"
– "Juridique"
11
8
3
Suivi du retour sur investissement
Fiche de Suivi par Initiative
Guide de remplissage du suivi du retour sur investissements
• Cette partie est destinée à suivre le cadencement des objectifs et des ressources mobilisées
– "Masse achats traitée" : la dernière colonne "total" doit contenir le montant de la masse achats une fois
l'initiative entièrement mise en œuvre (et non pas un cumul du périmètre traité de chaque année). Dans cet
exemple, le périmètre traité cible est entièrement atteint dès 2008
– La somme des "gains" entre 2007 et 2010 ainsi que celle des différentes "ressources" mobilisées pour
permettre le déploiement de l'initiative ("Dhos", "ARH", "Établissements") est renseignée dans la dernière
colonne. Leur cadencement par année est ensuite indiqué dans les colonnes de "2007" à "2010"
• Dans chacune des 3 parties ("masse achats traitée", "gains","ressources mobilisées") la cible / le prévisionnel
(correspondant au montant fixé au moment de la rédaction de la feuille de route) est comparé "réalisé" afin de
faire ressortir d'éventuels dérapages par rapport aux objectifs initiaux
• Évaluation par des "feux
de signalisation" des
chances de respect des
prévisions de retour sur
investissement :
– Fortes
– Moyennes
– Faibles
12
9
4
Synthèse et commentaires
Fiche de Suivi par Initiative
Guide de remplissage de la synthèse
• Partie destinée à recueillir en synthèse une description courte des problèmes et points bloquants rencontrés puis des propositions de solutions
ou de décisions à prendre
• Cette partie a pour objectif de permettre au porteur de projet de communiquer à son ARH les difficultés rencontrées nécessitant un
soutien
• Si nécessaire, certaines des difficultés relevées pourront faire l'objet d'une remonté directement à la Dhos
13
IV - Exemple d'une Fiche de Suivi par Initiative remplie
10
EXEMPLE
ILLUSTRATION
22
11
EXEMPLE
ILLUSTRATION
23
Fiche de Suivi par Initiative
Du XX/XX/200XX au XX/XX/200XX
Synthèse
Nom de l'initiative : xxx
Région :
XXX
Porteur :
XXX
Nombre participants :
XXX
Type :
Catégorie :
I - Suivi de la mise en œuvre
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Jalons
Recensement catégories et établissements
Constitution groupement
Rédaction et envoi appel offre
Réception et sélection offres
Exécution marchés
Évaluation qualitative et quantitative gains
Date de début
01/05/2007
01/06/2007
01/11/2007
01/04/2008
01/07/2008
01/01/2009
Date de fin
prévue
30/06/2007
30/07/2007
31/03/2008
30/06/2008
01/08/2008
31/03/2009
Statut
Risque identifé
Bilan
II - Retour sur les investissements prévus
2007
2008
2009
2010
Masse achats
traitée (K€)
Cible
Réalisé
Total
0
0
Gains
(K€)
Cible
Réalisé
0
0
Ressources
mobilisées (K€)
Prévisionnel Dhos
ARH
Établissements
Dhos
Réalisé
ARH
Établissements
0
0
0
0
0
0
Évaluation du respect des
prévisions
Fiche de Suivi par Initiative
Du XX/XX/200XX au XX/XX/200XX
Synthèse
Nom de l'initiative : xxx
Région :
XXX
Porteur :
XXX
Nombre participants :
XXX
Type :
Catégorie :
III - Synthèse
Difficultés / Risques rencontrés
1
Solutions proposées / décisions à prendre
1
2
2
3
3
4
4
5
5
Date remonté
problème
Date de fin
souhaitée
Statut
Soutien Dhos
ARH attendu
Fiche de Suivi par Initiative
Du XX/XX/200XX au XX/XX/200XX
Synthèse
Nom de l'initiative : xxx
Région :
XXX
6
Porteur :
XXX
Nombre participants :
XXX
6
Type :
Catégorie :