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平成 18 年度 ファイル基準総括表 平成19年4月10日 作成 所属長 阿部 重義 第１ガイド（色） 全庁共通（白） 公民館共通（白） 公民館管理（赤） 印 教育委員会 文書主任 阿部 重義 第２ガイド（色） 印 ファイリング担当者 礒崎 一則 頁 第１ガイド（色） 部 総ページ数 14 坂下公民館 課 印 ファイリング担当者 漆原 照子 第２ガイド（色） 印 頁 全庁共通全般（白） 1 公民館工事（青） 6 全庁共通文書管理（赤） 1 公民館工事（青） 7 全庁共通人事（青） 2 施設管理契約（黄） 7 全庁共通財務（黄） 2 施設管理契約（黄） 8 全庁共通決算・監査（緑） 3 機器取扱い説明書（白） 8 全庁共通議会（青） 3 公民館事業全般（赤） 9 公民館共通全般（白） 4 国際理解事業（緑） 9 公民館共通文書管理（赤） 4 高齢者・成人・女性対象（白） 9 公民館共通財務（青） 4 少年・親子対象（青） 9 公民館共通財務（青） 5 少年・親子対象（青） 10 研修会（黄） 5 地域子ども教室（緑） 10 調査・照会・報告（緑） 5 通学合宿（赤） 10 公民館土地建物管理（赤） 6 通学合宿（赤） 11 駐車場借地契約（緑） 6 公民館まつり（黄） 11 事務機器借上げ（白） 6 クラブ活動者（緑） 11 物品等借上げ（赤） 6 生涯学習全般（白） 12 車借上（黄） 6 生涯学習講師（赤） 12 公民館事業（赤） 生涯学習（白） 1頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 1 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 磯崎一則 全庁共通（白） 継続 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 他の第２ガイド区分に入らない文書又 は全般に係る文書 全庁共通全般（白） 庁内通知 ↓ 17∼18 平成１8年度施政方針 18∼19 1 20年4月 ↓ 1 20年4月 平成１9年度施政方針 → 1 広報わこう → 第三次和光市総合振興計画 → 1 和光市総合振興計画実施計画（平成19 ↓ 1 → 1 17∼18 和光市行政評価システム(平成１7年度） ↓ 1 18∼19 和光市行政評価システム(平成１8年度） → 1 18 継 継 12∼22 18 他には入らない通知、全般的な通知 各号１年間保管 20年4月 ∼21年度） 継 継 14∼ 第三次和光市行政改革大綱 継 18∼ 和光市行政改革集中改革プラン → 1 継 15∼ 和光市市民参加条例の手引 → 1 和光市地域防災計画 → 新版と差し替え 文書事務通知 ↓ 文書管理に関する通知 全庁共通文書管理（赤） 18 1 継 58∼ 単位事務と文書の分類表 → 1 継 7∼ 文書分類基準表 → 1 継 12∼ 情報公開・個人情報保護事務の手引 → 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 20年4月 20年4月 2頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 1 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 全庁共通人事（青） 全庁共通財務（黄） 記入者 磯崎一則 全庁共通（白） 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 継続 年度 継 11∼ 文書事務の手引 → 1 継 7∼ ファイリングシステムの手引 → 1 16∼18 ファイル基準表（平成１6年度） ↓ 1 継 17∼19 ファイル基準表（平成１7年度） → 1 継 18∼20 ファイル基準表（平成１8年度） → 1 18 人事・給与通知 ↓ 1 20年4月 18 職員課主催研修 ↓ 1 20年4月 18 出勤簿 暦年終了後職員課へ 18 職員休暇願書 暦年終了後職員課へ 18 超過勤務・特殊勤務命令簿 ↓ 5 24年4月 18 旅行命令簿 ↓ 5 24年4月 18 職員互助会通知 ↓ 1 20年4月 18 財務通知 ↓ 1 20年4月 17∼18 平成１8年度予算編成方針 ↓ 1 20年4月 17∼18 予算書（平成１8年度） ↓ 1 20年4月 18 予算配当通知書 ↓ 1 20年4月 18 単価契約品一覧表 ↓ 1 20年4月 18 在庫物品払出書 ↓ 1 20年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 廃棄年月 20年4月 3頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 1 第１ガイド（色） 記入者 磯崎一則 全庁共通（白） 第２ガイド （色） 年度 継 18∼19 継 18∼19 予算書（平成１9年度） 継 全庁共通決算・監査（緑） 個別フォルダー 継続 平成１9年度予算編成方針 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 → 1 → 1 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 5∼ 備品台帳 → 永 18 決算書（平成１7年度） ↓ 1 20年4月 18 決算資料（平成１7年度） ↓ 1 20年4月 18 監査委員審査資料 ↓ 1 20年4月 18 平成１7年度決算委員会資料 → ６月定例会 → 新版と差替え ９月定例会 → 新版と差替え １２月定例会 → 新版と差替え ３月定例会 → 新版と差替え 臨時会 ↓ 1 20年4月 全庁共通議会（青） 18 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 4頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 年度 ファイル基準表 2 記入者 礒崎一則 公民館共通（白） 継続 公民館共通全般（白） 継 継 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 18 埼玉県教育委員会通知 ↓ 1 20年4月 18 和光市教育委員会通知 ↓ 1 20年4月 18 生涯学習庁内調整会議 ↓ 1 20年4月 18 課長館長定例会議録 ↓ 1 20年4月 14∼ 消防計画書 → 永 和光の教育 → 18 17∼ 公民館協力団体名簿 新版と差し替え → 3 和光市議会だより → 18 市内学校だより ↓ 1 20年4月 18 広報連絡会議 ↓ 1 20年4月 18 勤務状況報告書 → 継 9∼ 坂下公民館公印台帳 → 永 継 14∼ 公印使用簿 → 1 和光市規則 → 公民館だより ↓ 1 → 1 → 1 ↓ 3 公民館共通文書管理（赤） 18 継 16∼ 診断書 18 公民館共通財務（青） 18 文書発送収受簿 17∼18 支出負担行為決議書（平成17年度） 新版と差し替え 暦年終了後職員課へ 新版と差し替え ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 20年4月 22年4月 5頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 18 年度 ファイル基準表 2 記入者 礒崎一則 公民館共通（白） 継続 研修会（黄） 調査・照会・報告（緑） 継 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 18 支出負担行為決議書 ↓ 5 24年4月 18 会計事務報告書 ↓ 1 20年4月 18 旅費・超勤単価表 ↓ 1 20年4月 18 行政財産使用許可書 ↓ 1 20年4月 18 個人負担金等徴収日報 ↓ 1 20年4月 18 公民館備品借用願い ↓ 1 20年4月 18 納品書 ↓ 1 20年4月 18 見積書 ↓ 1 20年4月 18 債権者登録等依頼書 ↓ 1 20年4月 18 収入通知書 ↓ 1 20年4月 18 教育委員会関係研修 ↓ 1 20年4月 18 国・県主催研修 ↓ 1 20年4月 18 調査依頼 ↓ 1 20年4月 18 照会回答文書 ↓ 1 20年4月 17∼19 社会教育調査 → 1 21年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 6頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 2 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 礒崎一則 公民館管理（赤） 公民館土地建物管理(赤) 駐車場借地契約（緑） 事務機器借上げ（白） 継続 年度 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 継 10∼ 土地売買契約書 → 継 10∼ 土地・建物登記 → 永 継 17∼ 土地売買契約書 → 永 継 15∼ 本館屋上への二級基準点設置 → 1 継 7∼ → 1 継 53∼ 駐車場借地契約書 → 永 駐車場借上料 和光市土地開発公社 保存箱 番 号 廃棄年月 永 18 コピー機賃貸借契約 ↓ 5 24年4月 18 コインラック賃貸借契約 ↓ 5 24年4月 18 印刷機賃貸借契約 ↓ 5 24年4月 18 自動体外式除細動器借上げ ↓ 5 24年4月 18 モップ・マット借上げ ↓ 5 24年4月 車借上（黄） 18 自然観察教室バス借上 ↓ 5 24年4月 公民館工事（青） 18 全熱交換フィルター交換修繕 ↓ 3 22年4月 18 本館側外側構修繕 ↓ 3 22年4月 18 事務室図書室ブラインド修繕 ↓ 3 22年4月 18 プロジェクター交換修理 ↓ 3 22年4月 18 本館３階ロビー窓修繕 ↓ 3 22年4月 18 軒樋清掃修繕 ↓ 3 22年4月 物品等借上げ（赤） ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 7頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 18 年度 ファイル基準表 2 記入者 礒崎一則 公民館管理（赤） 継続 施設管理契約（黄） 継 年度 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 18 空調機オーバーホール ↓ 3 22年4月 18 本館棟防火扉ドアクローザー修繕 ↓ 3 22年4月 18 駐輪場屋根・外壁シーリング修繕 ↓ 3 22年4月 18 本館２階トイレ便器詰まり修繕 ↓ 3 22年4月 18 避難口誘導灯等消防用設備修繕 ↓ 3 22年4月 18 消防設備保守点検業務委託 ↓ 5 24年4月 18 日常清掃業務委託 ↓ 5 24年4月 18 定期清掃業務委託 ↓ 5 24年4月 18 受付管理業務委託 ↓ 5 24年4月 18 警備業務委託 ↓ 5 24年4月 18 エレベーター保守点検業務委託 ↓ 5 24年4月 18 自動ドア保守点検業務委託 ↓ 5 24年4月 18 建築物・建築設備定期検査業務委託 ↓ 5 24年4月 18 空調設備保守点検業務委託 ↓ 5 24年4月 18 水槽水質検査・清掃業務委託 ↓ 5 24年4月 3 25年4月 18∼21 コンピューターインストラクター派遣業務委託 ↓ ３館共通入札 18 夜間・休日委託出勤簿 ↓ 5 24年4月 18 まつり天幕設置委託 ↓ 5 24年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 8頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 年度 ファイル基準表 2 記入者 礒崎一則 公民館管理（赤） 継続 継 機器取扱説明書（白） 18 個別フォルダー 年度 18∼20 耐震診断調査業務委託 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 → 10 32年4月 18 冷水機水質検査業務委託 ↓ 5 24年4月 18 管理日誌 ↓ 1 20年4月 継 13∼ ＤＶＤプレーヤー説明書 → 1 継 13∼ デジカメ取扱説明書 → 1 継 13∼ スキャナー取扱説明書 → 1 継 13∼ ＣＤＲ/ＲＷ取扱説明書 → 1 継 13∼ アンプ部取扱説明書 → 1 継 13∼ プロジェクター取扱説明書 → 1 継 13∼ 書画カメラ取扱説明書 → 1 継 18∼ 可動式スクリーン取扱説明書 → 1 継 15∼ ブラインド取扱説明書 → 1 継 15∼ パソコンプリンター取扱説明書 → 1 継 13∼ ビデオデッキ取扱説明書 → 1 継 17∼ 冷水機取扱説明書 → 1 継 13∼ ワイドテレビ取扱説明書 → 1 継 13∼ コードレス電話説明書 → 1 継 13∼ その他の説明書 → 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 9頁 平成 ヒキダシ番号 年度 ファイル基準表 3 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 礒崎一則 公民館事業（赤） 継続 公民館事業全般（赤） 国際理解事業（緑） 高齢者・成人・女性対象（白） 継 少年・親子対象（青） 18 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 18 坂下公民館事業計画 ↓ 1 20年4月 18 生涯学習推進担当者会議 ↓ 1 20年4月 18 ポルトガル講座 ↓ 1 20年4月 18 そば打ち教室 ↓ 1 20年4月 18 韓国料理教室 ↓ 1 20年4月 18 純銀粘土教室 ↓ 1 20年4月 18 手打ちそば教室 ↓ 1 20年4月 18 パソコン講座前期 ↓ 1 20年4月 18 パソコン講座後期 ↓ 1 20年4月 18 英会話教室 ↓ 1 20年4月 18 手作りコンニャク教室 ↓ 1 20年4月 18 手作りネクタイ教室 ↓ 1 20年4月 12∼ 人権教育指導研修事業 → 18 若返り学級 ↓ 18 園芸・料理教室 ↓ 18 自然観察教室（市内） 18 18 補助対象事業 1 1 20年4月 1 20年4月 ↓ 1 20年4月 自然観察教室（市外） ↓ 1 20年4月 子ども映画会（春冬） ↓ 1 20年4月 生活改善クラブ ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 10頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 地域子ども教室（緑） 通学合宿（赤） 18 年度 ファイル基準表 3 記入者 礒崎一則 公民館事業（赤） 継続 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 18 子ども書道教室 ↓ 1 20年4月 18 子ども絵画教室 ↓ 1 20年4月 18 坂下風手打ちうどん教室 ↓ 1 20年4月 18 子ども写真教室 ↓ 1 20年4月 18 地域子ども教室実行委員会 ↓ 1 20年4月 18 書初め教室 ↓ 1 20年4月 18 子ども粘土工作教室 ↓ 1 20年4月 18 プラネタリュウム星座観察会 ↓ 1 20年4月 18 七夕飾りのつどい ↓ 1 20年4月 18 子ども料理教室 ↓ 1 20年4月 18 子ども電気工作教室 ↓ 1 20年4月 18 通学合宿実行委員会 ↓ 1 20年4月 18 通学合宿体験プログラム ↓ 1 20年4月 18 通学合宿反省会 ↓ 1 20年4月 18 通学合宿子ども参加費支出明細 ↓ 1 20年4月 18 通学合宿事前説明会 ↓ 1 20年4月 18 通学合宿物品調達 ↓ 1 20年4月 18 通学合宿写真 ↓ 1 20年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 11頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 公民館まつり（黄） クラブ活動者（緑） 18 年度 ファイル基準表 3 記入者 礒崎一則 公民館事業（赤） 継続 年度 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 18 通学合宿募集事務 ↓ 1 20年4月 18 通学合宿人権講座 ↓ 1 20年4月 継 18∼20 第23回公民館まつり（平成18年度） → 1 22年4月 継 18∼20 公民館まつり実行委員会 → 1 22年4月 継 18 他館まつりパンフレット ↓ 1 20年4月 18 展示部門打ち合わせ ↓ 1 20年4月 18 模擬店部門打ち合わせ ↓ 1 20年4月 18 芸能・カラオケ部門打ち合わせ ↓ 1 20年4月 18 まつり反省会 ↓ 1 20年4月 17∼ シンボルマーク → 18 利用者研修会 ↓ 1 20年4月 18 クラブ連絡協議会 ↓ 1 20年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 12頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 18 年度 ファイル基準表 3 記入者 礒崎一則 生涯学習（白） 継続 生涯学習全般（白） 年度 継 継 移替 え 内容・取扱い説明 各市生涯学習だより → 新版差し替え 16ミリ映画フィルム目録 → 新版差し替え 18 彩の国頭脳バンク登録者名簿 → 新版差し替え 9∼ 講師謝金基準 → 四市生涯学習指導者名簿 → 18 生涯学習講師（赤） 個別フォルダー 13∼ 講師紹介パンフレット 保存 課仮 年限 番号 新版差し替え → ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 保存箱 番 号 廃棄年月 13頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 4 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 公民館運営（緑） 継続 公民館運営全般（緑） 運営審議会・協力委員会（白） 礒崎一則 継 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 18 北足立南部公民館連合会 18 公民館安全互助会見舞給付金請求申請書 ↓ 1 20年4月 18 埼玉県公民館連合会 ↓ 1 20年4月 18 北足立郡市公民館連絡協議会 ↓ 1 20年4月 18 公民館安全互助会手引き ↓ 1 20年4月 18 公民館安全互助会加入者名簿 ↓ 1 20年4月 → 1 ↓ 1 54∼ 坂下公民館協力委員会名簿 18 継 個別フォルダー 坂下公民館運営審議会 17∼19 坂下公民館協力委員の委嘱起案 新版と差し替え → 継 17∼ 坂下公民館協力委員会№１ → 1 継 17∼ 坂下公民館協力委員会№２ → 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 20年4月 14頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 使用申請書（赤） 年度 ファイル基準表 4 記入者 磯崎一則 公民館利用（赤） 継続 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 18 公民館使用申請書 ↓ 文書保存カード 1 20年4月 18 公民館利用台帳 ↓ 文書保存カード 1 20年4月 18 公民館使用状況集計表 ↓ 1 20年4月 免除登録団体一覧表 → 使用料免除（青） 日誌・利用案内（黄） 18 新版と差し替え 17∼18 使用料免除登録申請書 1∼30 ↓ 1 20年4月 17∼18 使用料免除登録申請書 31∼56 ↓ 1 20年4月 1 20年4月 1 20年4月 18 免除登録退会届 ↓ 18 利用日誌 ↓ 利用案内及び案内図 文書保存カード 新版と差し替え ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘
