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平成 17 年度 ファイル基準総括表 平成18年6月13日 作成 所属長 村田 浩三 第１ガイド（色） 全庁共通（白） 公民館共通（白） 公民館管理（赤） 印 教育委員会 文書主任 村田 浩三 第２ガイド（色） 印 ファイリング担当者 礒崎 一則 頁 全庁共通全般（白） 1 全庁共通文書管理（赤） 1 全庁共通人事（青） 第１ガイド（色） 部 総ページ数 14 坂下公民館 課 印 ファイリング担当者 漆原 照子 第２ガイド（色） 印 頁 機器取扱説明書（白） 7 公民館事業全般（赤） 9 2 高齢者・成人・女性対象（白） 9 全庁共通財務（黄） 2 少年・親子対象（青） 9 全庁共通決算・監査（緑） 3 通学合宿（赤） 10 全庁共通議会（青） 3 公民館まつり（黄） 10 公民館共通全般（白） 4 クラブ活動者（緑） 11 公民館共通文書管理（赤） 4 生涯学習全般（白） 12 公民館共通財務（青） 5 生涯学習講師（赤） 12 研修会（黄） 5 公民館運営全般（緑） 13 調査・照会・報告（緑） 5 運営審議会・協力委員会（白） 13 公民館土地建物管理（赤） 6 公民館申請書（赤） 14 駐車場借地契約（緑） 6 使用料免除（青） 14 事務機器借上げ（白） 6 日誌・利用案内（緑） 14 公民館工事（青） 6 施設管理契約（黄） 6 公民館管理契約（黄） 7 公民館事業（赤） 生涯学習（白） 公民館運営（緑） 公民館利用（赤） 4頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 17 年度 ファイル基準表 2 記入者 礒崎一則 公民館共通（白） 継続 公民館共通全般（白） 継 継 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 17 埼玉県教育委員会通知 ↓ 1 19年4月 17 和光市教育委員会通知 ↓ 1 19年4月 17 生涯学習庁内調整会議 ↓ 1 19年4月 17 館長会議録 ↓ 1 19年4月 14∼ 消防計画書 永 17 和光の教育 → 17 埼玉県生涯学習振興計画 ↓ 1 → 3 17∼ 公民館協力団体名簿 公民館共通文書管理（赤） 新版と差し替え 北足立南部地区人権教育推進協議会 → 新版と差し替え 和光市議会だより → 新版と差し替え 勤務状況報告書 ↓ 暦年終了後職員課へ 坂下公民館公印台帳 → 永 1 19年4月 継 9∼ 継 14∼ 公印使用簿 → 和光市規則 → 17 行政手続法 ↓ 1 19年4月 17 公民館だより ↓ 1 19年4月 17 納品書 ↓ 1 19年4月 17 見積書 ↓ 1 19年4月 新版と差し替え ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 5頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 17 年度 ファイル基準表 2 記入者 礒崎一則 公民館共通（白） 継続 公民館共通財務（青） 継 研修会（黄） 調査・照会・報告（緑） 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 17 光熱水費使用料報告書 ↓ 1 19年4月 17 行政財産使用許可書 ↓ 1 19年4月 旅費・超勤単価表 → 新版と差し替え 支出負担行為決議書 ↓ 所在カード 17 会計事務報告書 ↓ 1 19年4月 17 収入通知書 ↓ 1 19年4月 17 個人負担金等徴収日報 ↓ 1 19年4月 17 財産に関する調査 ↓ 1 19年4月 17 人権教育研修 ↓ 1 19年4月 17 国・県主催研修 ↓ 1 19年4月 和光高校教育懇談会 → 17 調査依頼受付書類 ↓ 1 19年4月 17 照会文書 ↓ 1 19年4月 17 回答・報告文書 ↓ 1 19年4月 17∼ 新版と差し替え ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 6頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 年度 ファイル基準表 2 記入者 礒崎一則 公民館管理（赤） 公民館土地建物管理（赤） 駐車場借地契約（緑） 事務機器借上げ（白） 公民館工事（青） 施設管理契約（黄） 17 継続 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 継 10∼ 土地売買契約書 → 継 10∼ 土地・建物登記 → 継 15∼ 本館屋上への二級基準点設置 → 継 53∼ 駐車場借地契約書 → 継 7∼ 駐車場借上料 → 1 17 コピー機賃貸借契約 ↓ 1 19年4月 17 印刷機賃貸借契約 ↓ 1 19年4月 17 汚水管改修工事 ↓ 10 28年4月 17 蛍光灯取替工事 ↓ 5 23年4月 17 駐車場整備 ↓ 3 21年4月 17 坂下公民館各所修繕 ↓ 3 21年4月 17 空調機修繕 ↓ 3 21年4月 17 サッシュ廻り他修繕 ↓ 3 21年4月 17 ウォータークーラー設置 ↓ 5 23年4月 17 消防設備保守点検業務委託 ↓ 3 21年4月 17 日常清掃業務委託 ↓ 3 21年4月 17 定期清掃業務委託 ↓ 3 21年4月 17 受付管理業務委託 ↓ 3 21年4月 和光市土地開発公社 備品購入 永 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 7頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 年度 ファイル基準表 2 記入者 礒崎一則 公民館管理（赤） 継続 施設管理契約（黄） 機器取扱説明書（白） 17 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 17 警備業務委託 ↓ 3 21年4月 17 エレベーター保守点検業務委託 ↓ 3 21年4月 17 自動ドア保守点検業務委託 ↓ 3 21年4月 17 建築設備定期検査業務委託 ↓ 3 21年4月 17 空調設備保守点検業務委託 ↓ 3 21年4月 17 水槽水質検査・清掃委託 ↓ 3 21年4月 17 コンピューターインストラクター派遣業務委託 ↓ 3 21年4月 17 夜間・休日委託出勤簿 ↓ 3 21年4月 17 まつり天幕設置委託 ↓ 1 19年4月 17 管理日誌 ↓ 1 19年4月 継 13 コードレス電話説明書 → 1 継 13 ワイドテレビ取扱説明書 → 1 継 13 ビデオデッキ取扱説明書 → 1 継 13 ＤＶＤプレーヤー説明書 → 1 継 13 デジカメ取扱説明書 → 1 継 13 スキャナー取扱 → 1 継 13 ＣＤＲ/ＲＷ取扱説明書 → 1 継 13 アンプ部取扱説明書 → 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 8頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 機器取扱説明書（白） 17 年度 ファイル基準表 2 記入者 礒崎一則 公民館管理（赤） 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 継続 年度 継 13 プロジェクター取扱説明書 → 1 継 13 書画カメラ取扱説明書 → 1 継 13 可動式スクリーン取扱説明書 → 1 継 15 ブラインド取扱説明書 → 1 継 15 パソコンプリンター取扱説明書 → 1 継 17 シュレッダー取扱説明書 → 1 継 17 冷水機取扱説明書 → 1 継 13 その他の説明書 → 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 保存箱 番 号 廃棄年月 9頁 平成 ヒキダシ番号 17 年度 ファイル基準表 3 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 礒崎一則 公民館事業（赤） 継続 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 公民館事業全般（赤） 17 坂下公民館事業計画 ↓ 1 19年4月 高齢者・成人・女性対象（白） 17 パソコン講座前期 ↓ 1 19年4月 17 パソコン講座後期 ↓ 1 19年4月 17 家庭教育学級 ↓ 1 19年4月 17 韓国料理教室 ↓ 1 19年4月 17 洋画教室 ↓ 1 19年4月 17 手打ちそば教室 ↓ 1 19年4月 17 韓国語教室 ↓ 1 19年4月 17 文学講座 ↓ 1 19年4月 17 リサイクル手作り教室 ↓ 1 19年4月 17 色鉛筆画教室 ↓ 1 19年4月 17 ハーモニカ教室 ↓ 1 19年4月 17 パソコン趣味講座 ↓ 1 19年4月 12 人権教育指導研修事業 ↓ 1 19年4月 17 若返り学級 ↓ 1 19年4月 17 園芸・料理教室 ↓ 1 19年4月 17 自然観察教室 ↓ 1 19年4月 17 子ども映画会 ↓ 1 19年4月 継 少年・親子対象（青） ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 10頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 少年・親子対象（青） 通学合宿（赤） 公民館まつり（黄） 17 年度 ファイル基準表 3 記入者 礒崎一則 公民館事業（赤） 継続 年度 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 17 地域子ども教室 ↓ 1 19年4月 17 子ども料理教室 ↓ 1 19年4月 17 坂下手打ちうどん教室 ↓ 1 19年4月 17 子ども折り紙教室 ↓ 1 19年4月 17 子ども手作り絵本教室 ↓ 1 19年4月 17 子ども写真教室 ↓ 1 19年4月 17 子どもビ−ズ教室 ↓ 1 19年4月 17 通学合宿説明会 ↓ 1 19年4月 17 通学合宿人権講座 ↓ 1 19年4月 17 通学合宿献立について ↓ 1 19年4月 17 通学合宿庶務書類 ↓ 1 19年4月 17 通学合宿健康カード ↓ 1 19年4月 17 通学合宿募集事務 ↓ 1 19年4月 17 通学合宿反省会 ↓ 1 19年4月 17 第22回公民館まつり ↓ 1 19年4月 17 他館まつりパンフレット ↓ 1 19年4月 17 模擬店部門打ち合わせ ↓ 1 19年4月 17 芸能・カラオケのつどいプログラム ↓ 1 19年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 11頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 年度 ファイル基準表 3 記入者 礒崎一則 公民館事業（赤） 継続 公民館まつり（黄） クラブ活動者（緑） 17 継 年度 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 17 展示部門打ち合わせ ↓ 1 19年4月 17 芸能・カラオケ部門打ち合わせ ↓ 1 19年4月 17 まつり反省会 ↓ 1 19年4月 17 シンボルマーク → 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 12頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 年度 ファイル基準表 3 記入者 礒崎一則 生涯学習（白） 継続 生涯学習全般（白） 生涯学習講師（赤） 17 個別フォルダー 年度 17 移替 え 各市生涯学習だより → 新版差し替え 16ミリ映画フィルム目録 → 新版差し替え 継 17 彩の国頭脳バンク登録者名簿 → 継 9∼ 講座・教室講師登録簿 → 継 9∼ 講師謝金基準 → 継 10∼ 講師依頼書 継 継 内容・取扱い説明 四市生涯学習指導者名簿 13∼ 講師紹介パンフレット 保存 課仮 年限 番号 → → 新版差し替え → ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 保存箱 番 号 廃棄年月 13頁 平成 ヒキダシ番号 17 年度 ファイル基準表 4 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 公民館運営（緑） 継続 公民館運営全般（緑） 運営審議会・協力委員会（白） 礒崎一則 継 継 継 年度 個別フォルダー 移替 え 17 北足立南部公民館連合会 ↓ 17 公民館安全互助会見舞給付金請求申請書 17 内容・取扱い説明 保存箱 番 号 廃棄年月 1 19年4月 ↓ 1 19年4月 埼玉県公民館連合会 ↓ 1 19年4月 17 北足立郡市公民館連絡協議会 ↓ 1 19年4月 17 関東甲信越静公民館連絡協議会 ↓ 1 19年4月 17 坂下公民館協力委員の委嘱起案 → 1 → 3 17∼19 坂下公民館協力委員会 新版と差し替え 保存 課仮 年限 番号 54 坂下公民館協力委員会名簿 → 1 17 坂下公民館運営審議会 ↓ 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 19年4月 14頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 日誌・利用案内（緑） 年度 ファイル基準表 4 記入者 磯崎一則 公民館利用（赤） 継続 使用申請書（赤） 使用料免除（青） 17 継 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 課仮 年限 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 17 公民館使用申請書 ↓ 1 19年4月 17 公民館利用台帳 ↓ 1 19年4月 17 公民館使用状況集計表 ↓ 1 19年4月 17 免除登録団体一覧表 → 1 19年4月 継 17∼18 使用料免除申請書 1∼25 → 継 17∼18 使用料免除申請書 26∼56 → 17 利用日誌 利用案内及び案内図 新版と差し替え ↓ 新版と差し替え ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘
