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de documentos necessita interagir efetivamente com cada um dos seus componentes tão bem
quanto com o grande sistema organizacional do qual faz parte (WALLACE et al., 1992, p. 28).
O planejamento de um sistema de arquivos inclui a definição de:
a)
localização do sistema na estrutura organizacional;
b)
metas e objetivos a serem alcançados a curto, médio e longo prazos;
c)
funções e responsabilidades;
d)
equipe e treinamento necessários;
e) material, equipamento e áreas disponíveis para o funcionamento do Sistema de Arquivos;
f)
constituição, ou não, do arquivo intermediário.
De um modo geral, a cúpula gerencial de uma instituição é responsável pelas políticas e pelas
tomadas de decisão. O nível médio de gerência é responsável por tomadas de decisão e por
ações intermediárias entre o alto e o baixo escalão. O nível de gerência mais baixo é encarregado
da supervisão dos funcionários e responsável pelo alcance de metas de produção. A gestão de
documentos é considerada parte da função do serviço de informações, que, geralmente, está
subordinada aos serviços administrativos. Assim, em um organograma de uma organização
típica, a gestão de documentos está no mesmo nível dos outros serviços relacionados, como
a informática e os serviços gerais. O responsável pelas atividades administrativas, gestor de
alto nível, poderá controlar todos os serviços de informação. O gestor de documentos será
responsável por alcançar os objetivos do programa de gestão de documentos, do qual dependem
muitas metas da instituição.
No que diz respeito à organização dos serviços de arquivo, há que se definir sobre a adoção de
um sistema centralizado ou descentralizado. A opção pela centralização ou pela descentralização
ocorrerá a partir do perfil da instituição, de sua cultura organizacional, de seus recursos humanos
e materiais e do espaço físico disponível.
A criação de uma política centralizada de processamento e de métodos
operacionais é importante, mas a localização física dos arquivos correntes
também o é. Pode ser desastrosa a tentativa de se colocarem numa única área
todos os arquivos correntes de várias funções ou de vários serviços relativos
a uma única função, quando estes ficam situados distantes uns dos outros.
As unidades que executam suas atribuições de maneira substancialmente
autônoma necessitam dos arquivos bem próximos para se desincumbirem
eficazmente de suas responsabilidades (CANADÁ, 1975, p. 6).
Em sistemas de arquivos descentralizados, são criadas unidades de arquivamento setoriais nas
áreas de trabalho, sujeitas ao controle e às normas do arquivo central.
A responsabilidade pela gestão de documentos deve ser atribuída a um funcionário, o
Administrador de Arquivos. “Onde esta responsabilidade não fica claramente estabelecida, o
resultado será a não localização de documentos importantes, desordem no sistema, confusão
na guarda e, por fim, desleixo, negligência” (CANADÁ, 1975, p. 6).
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