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Dirección de Planeación y Desarrollo
de Sistemas Administrativos
PROCEDIMIENTO PARA EL
MANTENIMIENTO DE
SISTEMAS INFORMÁTICOS
Hospital General de México O. D.
Código:
PDPDSA-37
Revisión:
5
Fecha:
Julio 2009
Página:
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1.- OBJETIVO.
Atender las peticiones solicitadas por los con motivo de una mejora al sistema informático,
corrección de un posible error o para cubrir una necesidad generada durante la operación del
mismo.
2.- ALCANCE.
A nivel interno, este procedimiento es aplicable al Departamento de Análisis y Desarrollo de
Sistemas, así como a todas las áreas médicas y administrativas del Hospital.
A nivel externo, este procedimiento es aplicable al proveedor del sistema informático.
3.- RESPONSABILIDADES.
3.1
3.1.1 Toda petición de mejora al sistema será hecha por el Jefe de servicio o
Responsable del área administrativa en forma escrita especificando los requerimientos a
considerar.
3.1.2 Los tiempos de respuesta estarán condicionados en función de la complejidad de la
petición y de acuerdo a las cargas de trabajo del Departamento de Análisis y Desarrollo
de Sistemas.
3.1.3 Las peticiones realizadas por las áreas médicas y/o administrativas serán
analizadas por el Departamento de Análisis y Desarrollo de Sistemas para determinar su
viabilidad.
3.1.4 El Departamento de Análisis y Desarrollo de Sistemas dará a conocer al solicitante
la fecha tentativa de entrega de la mejora del sistema.
3.1.5 El Jefe de Servicio o Responsable del área Administrativa, solicitará por escrito a la
Subdirección de Sistemas Administrativos informe al proveedor del sistema sobre la
mejora o el mantenimiento de éste.
Sello
Elaboró
Revisó
Aprobó
Jefe de Departamento
Firma
Representante de la Dirección
Firma
Director de Planeación y Desarrollo
de Sistemas Administrativos
Firma
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4.- FORMATOS REQUERIDOS.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
F1 PDPDSA-32 Requerimientos de Sistema
F2 PDPDSA-32 Realización de Pruebas al Sistema
F3 PDPDSA-32 Seguimiento de Proyectos
F4 PDPDSA-32 Registro de Observaciones y Modificaciones en la Etapa de Diseño
F2 MGC-DPDSA-05 Minuta
F4 PDPDSA-06 Lista de asistencia
5.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5.1
Guía Técnica para el manejo del sistema.
6.- DEFINICIONES.
6.1
Sistema
Informático
Conjunto de programas interrelacionados entre si con los cuales se
procesa, almacena y distribuye información para apoyar en la toma
de decisiones en un organismo. Sirve para proporcionar la
información necesaria a la organización o empresa, donde y cuando
se necesite.
6.2
Manual de Usuario
Conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que describen la
forma en que se maneja un sistema informático.
6.3
Mantenimiento de
un Sistema
Informático
Conjunto de operaciones y cuidados necesarios que se les da a los
sistemas informáticos para prevenir posibles fallas y puedan seguir
funcionando.
6.4
Sistema de Control Es un repositorio electrónico utilizado específicamente para
de Versiones
mantener un control en cada una de las diferentes versiones de
diseño y desarrollo de los sistemas informáticos.
6.5
Código Fuente
Es un archivo de texto que contiene un conjunto de operaciones
que la computadora deberá ejecutar; y que para su interpretación
requiere de un lenguaje de programación de alto nivel.
6.6
Código Ejecutable
Es un archivo binario que ejecuta instrucciones especificas y es
interpretado por el CPU.
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7.- DESARROLLO.
7.1
Unidad Médica y/o
Área Administrativa.
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3 de 8
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE
SISTEMAS INFORMÁTICOS
Envía oficio a la Subdirección de Sistemas Administrativos con la
petición de mantenimiento al sistema informático, especificando los
requerimientos a considerar.
Oficio.
7.2
Subdirección de
Sistemas
Administrativos.
Recibe, registra en libreta de correspondencia el oficio, revisa el
subdirector solo con motivo de conocimiento y turna al
Departamento de Análisis y Desarrollo de Sistemas.
Oficio.
7.3
Departamento de
Análisis y Desarrollo
de Sistemas.
Recibe Oficio, registra en libreta de correspondencia y el jefe de
departamento verifica oficio de petición para su conocimiento y
asigna tarea al responsable del sistema.
7.4
Responsable del
Módulo informático.
Analiza y evalúa si procede la petición de mantenimiento al sistema
informático.
¿Procede?
No: Notifica de forma escrita la causa del rechazo (Termina).
Si: Convoca a reunión al área solicitante para determinar los
alcances del mantenimiento.
7.5
Responsable del
Módulo informático,
Unidad Médica y/o
Área Administrativa.
Llevan a cabo reunión de trabajo, definen objetivos, alcance y
requerimientos del Sistema a través del formato F1 PDPDSA-32
Requerimientos del Sistema.
Se firman acuerdos mediante formato F2 MGS-PDPDSA-05 Minuta,
pasando asistencia de la reunión en F4 PDPDSA-06 Lista de
Asistencia.
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7.6
Responsable del
módulo informático.
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Determina si el sistema informático sobre el cual se va a efectuar el
mantenimiento es externo o interno (desarrollado por el
Departamento de Análisis y Desarrollo de Sistemas).
¿El sistema informático es interno?
No: Turna la petición de mantenimiento al proveedor del sistema
informático. Continua Actividad 7.7
Si: El responsable del proyecto registra los avances a lo largo del
proyecto en el formato F3 PDPDSA–32 Seguimiento de Proyectos
en función de la periodicidad determinada por el jefe del
Departamento para su reporte.
En base a los requerimientos lleva a cabo las modificaciones al
sistema y a la documentación técnica correspondiente a través del
formato F4 PDPDSA–32 Registro de Observaciones y
Modificaciones en la etapa de Diseño y almacena en el sistema de
control de versiones, código fuente y código ejecutable.
Efectúa las pruebas unitarias al sistema a través del formato F2
PDPDSA-32 Realización de pruebas al Sistema hasta que cumple
con los requerimientos. Continua en la actividad 7.8.
7.7
Proveedor del sistema Realiza modificaciones, pruebas unitarias y proporciona el sistema
informático.
con las modificaciones al responsable del mantenimiento del módulo
para su visto bueno.
7.8
Responsable del
Módulo informático.
Instala el programa en el área solicitante para que se realicen las
pruebas integrales a través del formato F2 PDPDSA-32 Realización
de Pruebas al Sistema.
7.9
Unidad Médica y/o
Área Administrativa y
Responsable del
Módulo informático.
Realiza verificación operativa mediante pruebas integrales a través
del formato F2 PDPDSA-32 Realización de Pruebas al Sistema.
¿Aprueba verificación operativa?
No: Genera observaciones y sugerencias al sistema a través del
formato F2 PDPDSA-32 Realización de Pruebas al Sistema
Regresa a la actividad 7.6
Si: Acepta las modificaciones al sistema informático y entrega las
pruebas al Departamento de Análisis y Desarrollo de Sistemas.
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7.10 Departamento de
Análisis y Desarrollo
de Sistemas.
Recibe el formato F2 PDPDSA-32 Realización de pruebas al
Sistema con el visto bueno del área solicitante e indica a la
Coordinación de Capacitación, Soporte e Implementación de Sistemas
que lleve a cabo la actualización del programa.
7.11 Coordinación de
Capacitación, soporte
e Implementación de
Sistemas.
7.12 Coordinación de
Capacitación, Soporte
e Implementación de
Sistemas.
Instala y configura la actualización del programa en las instalaciones
del área solicitante.
7.13 Departamento de
Análisis y Desarrollo
de Sistemas.
Capacita a los usuarios del sistema de acuerdo al procedimiento
PDPDSA-34 Procedimiento para capacitación en el uso de los
sistemas desarrollados o previamente implementados.
Elabora y rúbrica oficio indicando que el mantenimiento del sistema
informático ha sido realizado. Entrega el oficio a la Subdirección de
Sistemas Administración para su firma.
Oficio.
7.14 Subdirección de
Sistemas
Administrativos.
Firma oficio y envía al área solicitante.
Oficio.
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8.- DIAGRAMA DE FLUJO
U N ID A D M É D IC A Y /O
ÁREA
A D M IN IS T R A T IV A
S U B D IR E C C IÓ N D E
S IS T E M A S
A D M IN IS T R A T IV A S
DEPARTAMENTO DE
A N Á LIS IS Y
D E S A R R O LLO D E
S IS T E M A S
R E S P O N S A B LE D E L
M A N T E N IM IE N T O D E
S IS T E M A S
PROVEEDOR DEL
S IS T E M A IN FO R M Á T IC O
R E S P O N S A B LE D E L
S IS T E M A Y U N ID A D
M E D IC A O
A D M IN IS T R A T IV A
IN IC IO
1
E N V IA
P E T IC IÓ N D E
M A N T E N IM IE N T O
A L S IS T E M A
O F IC IO
2
R E C IB E , R E G IS T R A Y
T U R N A P E T IC IO N D E
M A N T E N IM IE N T O D E
S IS T E M A2
O F IC IO
3
R E C IB E , R E G IS T R A
Y A S IG N A T A R E A A L
RESPONSABLE DEL
2A
S IS T E M
4
O F IC IO
A N A L IZ A Y E V A L U A S I
PROCEDE LA
P E T IC IO N
SI
NO
¿PROCEDE?
N O T IF IC A
RECHAZO
T E R M IN A
5
C E L E B R A N R E U N IO N
D O N D E D E F IN E
O B JE T IV O S , A L C A N C E
Y R E Q U E R IM IE N T O S
CONVOCA A
R E U N IO N
F 2 M G S -P D P D S A -0 5
F 4 P D P D S A -0 6
F1 PDPDSA - 32
6
D E T E R M IN A S I E L
S IS T E M A E S IN T E R N O
O EXTERNO
SI
NO
¿ IN T E R N O ?
TURNA LA
P E T IC IO N A L
PROVEEDOR DEL
S IS T E M A .
7
R E A L IZ A
M O D IF IC A C IO N E S Y
P R U E B A S U N IT A R IA S
R E A L IZ A
M O D IF IC A C IO N E S A L
S IS T E M A Y R E G IS T R A E N
E L S IS T E M A D E C O N T R O L
D E V E R S IO N E S
F 3 P D P D S A -32
F 4 P D P D S A -3 2
F 2 P D P D S A -3 2
8
8
C O O R D IN A C IÓ N D E
C A P A C IT A C IÓ N ,
SOPORTE E
IM P LE M E N T A C IÓ N D E
S IS T E M A S
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U N ID A D M É D IC A Y/O
ÁREA
A D M IN IS T R A T IV A
Revisión:
5
S U B D IR E C C IÓ N D E
S IS T E M A S
A D M IN IS T R A T IV O S
Fecha:
Julio 2009
DEPARTAMENTO DE
A N Á LIS IS Y
D E S A R R O LLO D E
S IS T E M A S
R E S P O N S A B LE D E L
M A N T E N IM IE N T O D E
S IS T E M A S
PROVEEDOR DEL
S IS T E M A IN FO R M Á T IC O
Página:
7 de 8
R E S P O N S A B LE D E L
S IS T E M A Y U N ID A D
M E D IC A O
A D M IN IS T R A T IV A
C O O R D IN A C IÓ N D E
C A P A C IT A C IÓ N ,
SO PORTE E
IM P LE M E N T A C IÓ N D E
S IS T E M A S
8
8
IN ST ALA PRO G RAM A
PAR A R EALIZ AR
PR U EBAS IN T EG R ALES
F 2 PD PD SA-32
9
R EALIZ A PR U EBAS
IN T EG R ALES
F 2 PDPD SA-32
SI
NO
¿APR U EBA
VER IF IIC AC IO N ?
10
R EC IBE VIST O BU EN O
D E LAS PR U EBAS E
IN DICA A LA C O O R D .
D E C APAC . IN IC IE
IM PLEM ENT AC IÓ N
6
F 2 PDPD SA-32
11
IN ST ALA Y
CO N F IG UR A LA
AC T U ALIZ ACIO N
DEL PR O G R AM A
13
ELABO R A Y
R U BR IC A O F IC IO
D E C O N C LU SIO N
D E PET IC IO N
O F IC IO
14
F IR M A O F IC IO Y
EN VIA AL ÁR EA
SO LIC IT AN T E
O F IC IO
T ER M IN O
12
C APAC IT A A LO S
U SU AR IO D EL
SIST EM A D E
AC U ER D O AL
PR O C ED IM IEN T O
D E C APAC IT AC IO N
PD PDSA-34
Dirección de Planeación y Desarrollo
de Sistemas Administrativos
PROCEDIMIENTO PARA EL
MANTENIMIENTO DE
SISTEMAS INFORMÁTICOS
Hospital General de México O. D.
Código:
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Revisión:
5
Fecha:
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Página:
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9.- CONTROL DE CAMBIOS.
REVISION
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
5
Se elimina del apartado 5. Documentos de Referencia, la
Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de
Procedimientos de la Secretaria de Salud ISO 9001-2000
4
Modificación a la etapa de Desarrollo por la inclusión del
registro en el Sistema de Control de Versiones.
3
Modificación del número de codificación en el formato F4
PDPDSA–34 debe decir F4 PDPDSA–32 .
2
Modificación a la etapa 7. Desarrollo de este procedimiento
con la finalidad de tener un mayor control.
1
Modificación a la etapa 7. Desarrollo de este procedimiento
con la finalidad de tener un mayor control.
0
Creación del Sistema de Gestión de la Calidad
FECHA
Julio 2009
Abril 2007
Febrero 2007
Noviembre 2006
Julio 2006
Marzo 2006