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DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 2 de 22 CONTENIDO 1. INTRODUCCION ............................................................................................................................3 2. INGRESO A LA PLATAFORMA ....................................................................................................3 3. MENUS DISPONIBLES ................................................................... ¡Error! Marcador no definido. 3.1. Su Cuenta ................................................................................. ¡Error! Marcador no definido. 3.2. Base De Datos .......................................................................... ¡Error! Marcador no definido. 3.2.1 Terceros: ............................................................................................................................6 3.2.2. Ingreso De Vehículos ........................................................................................................8 3.3. Despachos ................................................................................ ¡Error! Marcador no definido. 3.3.1. Dar Salida Despacho....................................................................................................... 10 3.4. Novedades a Conductores y Vehículos ..................................... ¡Error! Marcador no definido. 3.5. Trazabilidad a los Despachos Consulta On Line ....................... ¡Error! Marcador no definido. 3.5.1 En Ruta ............................................................................................................................ 12 3.5.2 Retrasados ....................................................................................................................... 14 3.6.1 Novedades virtuales ......................................................................................................... 15 3.6. Opciones para realizar Trazabilidad a los Despachos Consulta On Line .. ¡Error! Marcador no definido. 3.6.2 Seguimientos Controladores ............................................................................................ 16 3.6.3 Llegada ............................................................................................................................ 17 3.6.4 Mapa Virtual ..................................................................................................................... 18 3.6.5 Eliminar Despacho ........................................................................................................... 18 3.6.6 Actualizar Salida............................................................................................................... 18 3.7. Otras Opciones de consulta ON LINE ....................................... ¡Error! Marcador no definido. 3.8. Opción de consolidación ON LINE PLUS .................................. ¡Error! Marcador no definido. 3.9. Estadísticas ............................................................................... ¡Error! Marcador no definido. 4. AYUDA ............................................................................................ ¡Error! Marcador no definido. Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 2 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 3 de 22 5. CONTÁCTENOS ............................................................................. ¡Error! Marcador no definido. 1. INTRODUCCION Este 2.manual se ha creado con el propósito de guiar a nuestros clientes en el uso de la plataforma SCL (Sistema de control Logístico). Tenga en cuenta los contenidos y las recomendaciones de este manual para cualquier inquietud que le surja en el manejo de la plataforma. 2. INGRESO A LA PLATAFORMA Para comenzar a navegar a través de la plataforma debe realizar los siguientes pasos: 1. Ingrese a su navegador: Internet Explorer, Mozilla, Firefox, Google Chrome o cualquier otro que tenga en su P.C. 2. Digite en la barra de dirección www.destinoseguro.net/scl www.destinoseguro.net/scl y presione Enter. o http:// 3. Una vez ingrese a la plataforma SCL aparece un pantallazo solicitando los siguientes datos: Usuario: Digite el asignado Contraseña: Digite la asignada 4. Presione clic en la opción enviar. Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 3 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 4 de 22 Al ingresar por primera vez a la plataforma, por seguridad debe cambiar la contraseña; tenga presente estas recomendaciones al momento de cambiarla: Asigne una nueva contraseña segura y de fácil recordación. La contraseña es privada y su manejo adecuado evita problemas. 3. MENUS DISPONIBLES Características del MENU: Esta aplicación permite acceder más fácilmente a las múltiples opciones del menú, desplegándose automáticamente tipo cascada, permitiendo de manera ágil su acceso. Posee cuatro niveles de acceso según la siguiente descripción: Nivel 3 Los formularios de ingreso de datos tiene la opción de: ADICIONAR, VISUALIZAR, Nivel 3 MODIFICAR Y ELIMINAR registros, facilitando la buena calidad de las bases de datos. Nivel 2 Nivel 1 Nivel 0 Nivel 2 Nivel 1 Nivel 0 Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 4 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 5 de 22 Los formularios de ingreso de datos tiene la opción de: ADICIONAR, VISUALIZAR, MODIFICAR Y ELIMINAR registros, facilitando la buena calidad de las bases de datos. Adicionar: Permite ingresar registros al formulario seleccionado. Visualizar: Permite visualizar todos los registros disponibles en el sistema de la opción seleccionada. Modificar: Permite modificar datos para actualización y/o digitados de manera errada Eliminar: Permite eliminar registros de la base de datos. (Esta opción es restringida para algunos usuarios, según tipo de perfil). 3.1 Su Cuenta CAMBIAR CLAVE: Permite cambiar la clave de usuario, se sugiere hacerlo después de haber recibido el nuevo usuario. CAMBIAR DATOS: Permite actualizar información del usuario: nombre, contraseña, dirección, teléfono y e-mail. MENSAJES: Permite visualizar los mensajes enviados por Destino Seguro. CERRAR CESIÓN: Permite cerrar la cesión actual del usuario. 3.2 Base de Datos Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 5 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 6 de 22 Permite ingresar los DATOS BASICOS al sistema: Empresa Generadora de Carga, Empresa aseguradora, Sucursales, Conductores y Vehículos. 3.2.1 Terceros: 3.2.1.1 Ingreso De Conductores Este formulario permite ingresar los conductores en la base de datos del sistema al sistema. Desplacé el Mouse por el menú BASE DE DATOS – TERCEROS – PERSONAS Clic el botón ADICIONAR. Visualizará el siguiente formulario para diligenciar. Digite la información (Para el desplazamiento por los campos utilice la tecla TAB, para mayor agilidad). Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 6 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 7 de 22 Oprima el botón AGREGAR para registrar con éxito la información. Los números de Cedulas y Nit, deben escribirse sin comas y guiones etc., únicamente los dígitos. puntos, 3.2.1.2. Ingreso De Sucursales Este formulario permite ingresar las sucursales, centros de distribución y/o oficinas sistema, su actualización permite el ingreso de reportes al iniciar la operación. al Desplacé el Mouse por el menú BASE DE DATOS – TERCEROS – SUCURSALES Clic en el botón ADICIONAR. Visualizará el siguiente formulario para diligenciar. Dar clic el botón AGREGAR para registrar con éxito la información. 3.2.1.3. Ingreso De Generadores Este formulario permite ingresar los generadores de carga aseguradora. al sistema y la empresa Desplace el Mouse por el menú BASE DE DATOS – TERCEROS – EMPRESAS Clic en el botón ADICIONAR Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 7 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 8 de 22 Visualizará el siguiente formulario para diligenciar. Clic en el botón AGREGAR para registrar con éxito la información. EL NIT. debe escribirse sin puntos , rayas o comas. Debe digitarse como el ejemplo. NO olvide, seleccionar este recuadro. ALIAS: con esta opcion se le asigna un “alias” al cliente con el objeto de mantener el nombre real incognito. OPCION “ALIAS”: Esta opción está diseñada para la empresa que requiere mantener el nombre real de sus clientes en RESERVA en nuestro aplicativo, le puedan asignar un “ALIAS”, ó nombre interno que solo lo puedan identificar los empleados autorizados para consultar el aplicativo. 3.2.2. Ingreso De Vehículos Este formulario permite ingresar los vehículos al sistema. Desplacé el Mouse por el menú BASE DE DATOS – VEHICULOS Clic en el botón ADICIONAR. Visualizará el siguiente formulario para diligenciar. Digite la información (Para el desplazamiento por los campos utilice la tecla TAB , para mayor agilidad). Clic en el botón AGREGAR para registrar con éxito la información. Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 8 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 9 de 22 Nota: Los datos de Placa, Color, Marca, Línea, Carrocería, Clase, Capacidad y Modelo, deben ser digitados obligatoriamente para poder continuar con el proceso de registro. 3.2 Base de Datos Este formulario permite ingresar los despachos a monitorear en el sistema. Desplacé el Mouse por el menú DESPACHOS Clic en el botón ADICIONAR Visualizará el siguiente formulario para diligenciar. Clic en el botón CONTINUAR para seguir al siguiente formulario. Nota: Si la hora de salida del vehículo corresponde a la REAL , debe seleccionar el recuadro marcado como “Real”, indicando que su salida a ruta se realizará en esa fecha y hora seleccionada , no importa si es posterior a la fecha y hora actual. Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 9 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 10 de 22 Si, NO selecciona la casilla “Real”, debe dar clic en el botón de “CONTINUAR”, para proseguir con el siguiente formulario. Posteriormente debe ingresar por el menú de “DAR SALIDA” para dar la salida a ruta manualmente. (Opción poco usada, generalmente la salida se hace de forma automática) Visualizará el formulario de datos del vehículo, conductor y puestos de control disponibles de la ruta y vía elegida. Luego, dar clic en el botón FINALIZAR para registrar con éxito la información. En las opciones ítem 1, 2, 3, Observaciones y esquema de seguridad, son campos abiertos para ingreso de información netamente de la transportadora como datos adicionales en el despacho. 3.3.1. Dar Salida Despacho Este formulario permite seleccionar los despachos pendientes por salir a ruta, digitando fecha y hora. Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 10 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 11 de 22 Desplacé el Mouse por el menú DESPACHOS –SALIDA Visualizará el siguiente formulario. Seleccione el despacho que va a dar salida, clic aquí. En “Datos Salida”, sale por defecto la fecha y hora actual, sin embargo pueden ser modificadas si, así se requiere. Luego, dar clic en el botón GRABAR para registrar con éxito la fecha y hora de salida. Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 11 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 12 de 22 3.4. Novedades a Conductores y Vehículos. Opción inhabilitada cumplimiento a ley Habeas Data sobre Protección a datos personales. 3.5 Trazabilidad a los Despachos Consulta On Line Este MENU, permite visualizar la ubicación “en línea” de los DESPACHOS cargados al sistema. 3.5.1 En Ruta Esta opción es la más importante desde el punto de vista de la ubicación de un vehículo en ruta. Es una matriz dispuesta de filas y columnas donde se encuentra visualmente toda la información capturada en los menús anteriores, permitiendo al usuario visualizar su flota en diferentes pantallas. Desplacé el Mouse por el menú CONSULTA ON LINE – EN RUTA Visualizará el siguiente formulario: Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 12 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 Permite exportar en un archivo plano en excel , los registros dispuestos en este formulario. FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 13 de 22 Permite buscar un registro en este formulario. Al dar clic en la opción (Configurar informe), se pueden OCULTAR o VISUALIZAR las columnas del formulario anterior, “EN RUTA”, para posteriormente si se desea, EXPORTAR la información a un archivo plano en EXCEL, para el manejo estadístico. Para visualizar esta columna, en el formulario anterior, el recuadro debe estar activado “ “ Para ver la ubicación de un vehículo debe dar clic en el “consecutivo” correspondiente al despacho en ruta. Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 13 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 14 de 22 Presione clic en el consecutivo para visualizar la ubicación de este vehículo. Posteriormente visualizará la siguiente pantalla: 3.5.2 Retrasados Esta opción permite visualizar de manera ágil, los vehículos que están generando retraso en carretera y además los vehículos que están por llegar a destino final. Indicando el puesto de control, la fecha y hora a la que debió reportarse. Desplace el Mouse por el menú CONSULTAS ON LINE – RETRASADOS. Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 14 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 15 de 22 Visualizará el siguiente formulario. Esta opción es la más importante para la actividad de monitoreo, porque registra los vehículos que pueden estar con posibles novedades en ruta. 3.6 Opciones para realizar Trazabilidad a los Despachos Este menú permite revisar cada despacho y asignar las novedades que se presentan durante el viaje asignado para tener una trazabilidad optima. 3.6.1 Novedades virtuales NOVEDAD P.C VIRTUAL: Esta opción permite generar novedades virtuales en el sistema cuya fuente haya sido vía telefónica con el conductor, y que el área de tráfico desee incluir en el despacho como un reporte físico en el itinerario de ruta. Digite la siguiente información, indicando después de cual puesto de control, se está generando la novedad virtual, y de clic en ACEPTAR. Con esta opción también se puede correr el itinerario en “tiempo adicional” si la novedad registrada, genera retrasos en tiempo. Adicionalmente a la novedad virtual se le debe escribir la observación presentada. Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 15 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 16 de 22 En el sistema la novedad virtual queda como se indica en la siguiente figura. Según el ejemplo descrito, la novedad queda registrada después del reporte “Granada”. 3.6.2 Seguimientos Controladores SEGUIMIENTO CONTROLADOR: Esta opción nos permite generar NOTAS ó COMENTARIOS (adicionales a los reportes virtuales o Físicos), complementando el registro del itinerario de viaje. Para tal efecto permite seleccionar una OBSERVACION estándar, que se elige de un menú desplegable según la situación presentada, permitiendo posteriormente sacar un indicador de gestión. Desplacé el Mouse en el consecutivo del despacho. Dar clic en opción parte superior izquierda seguimiento Controlador. Elegir la observación que se ajuste a la novedad Escribir el detalle de la novedad y dar clic en aceptar Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 16 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 17 de 22 Las notas de “SEGUIMIENTOS”, se visualizan de la siguiente manera en el sistema. 3.6.3 Llegada DAR LLEGADA: Con esta opción damos por terminado el monitoreo al vehículo en el sistema, con opción para generar una “observación” de cómo llego a destino. Hecho esto, inmediatamente se deja de visualizar en “despachos en ruta”. Desplacé el Mouse en el consecutivo del despacho. Dar clic en opción parte superior izquierda Dar Llegada. Registre las novedades de llegada en el cuadro respectivo. Dar clic en la opción GRABAR. Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 17 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 18 de 22 3.6.4 Mapa Virtual MAPA VIRTUAL: Permite identificar la altimetría de las rutas por donde se desplaza el vehículo, así como la ubicación de los p.c y los sitios principales en la vía. 3.6.5 Eliminar Despacho ELIMINAR DESPACHO: Únicamente se realiza esta acción cuando se ha asignado errada la ruta Desplacé el Mouse en el consecutivo del despacho. Dar clic en opción parte superior izquierda Eliminar Dar clic en la opción Eliminar. 3.6.6 Actualizar Salida ACTUALIZAR SALIDA: Permite modificar la hora inicial asignada para actualizar la hora real de salida Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 18 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 19 de 22 3.7 Otras opciones de consulta On Line X PLACA: Se usa para búsqueda puntual de una placa en ruta. X C.C: Se usa para búsqueda puntual de un conductor en ruta. OFF LINE: Se usa para marcar los vehículos que se va a realizar monitoreo desde Destino Seguro. CON GPS: Se usa para visualizar los vehículos que tienen GPS con Destino Seguro y que la información muestra latitud. CLAVIJERO: Se usa para visualizar la flota que queda a disposición en las diferentes ciudades cuando el vehículo se ha reportado en el último puesto de control asignado en la ruta. ER- ANRM: Esta opción permite visualizar los despachos en ruta de color Amarillo, Naranja, Rojo y Morado. ER-AVB: Esta opción permite visualizar los despachos en ruta de color Azul, Verde y Blanco. POR PUESTO DE CONTROL: Se visualiza los puestos de control contratados por la transportadora con su respectiva ubicación. POR RUTA: Se visualiza el número de despachos por las diferentes rutas. RESTRICCIONES: Esta opción permite modificar el horario de restricción que tienen los vehículos para movilizarse por el territorio nacional y que se asigno al despacho en el momento de cargarlo al sistema. Se elige la placa Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 19 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 20 de 22 Aparecerá el formulario donde podrá modificar o actualizar el horario de restricción y/o autorizar si tiene “vía libre”, simplemente con seleccionar la casilla de vía libre o modificando las horas de restricción por cada vehículo. ÚLTIMO PUESTO: Muestra la información de los despachos con el último puesto donde presentó reporte el vehículo. 3.8 Opción de consolidación On Line Plus ON LINE PLUS: Esta opción permite visualizar los despachos consolidados de acuerdo a la opción que quiera visualizar y que se mencionan a continuación: GPS: Opción para visualizar los vehículos que tienen GPS con Destino Seguro CON GPS: Opción para visualizar los vehículos que tienen GPS de otros proveedores por medio de la interfaz (debe estar relacionado latitud y longitud). EN RESTRICCIÓN: Opción para visualizar los despachos que tienen asignada un horario de restricción. PEND LLEGADA: Opción para visualizar los despachos que ya tienen el reporte en el último puesto de control asignado. DESVÍO RUTA: Opción para visualizar los despachos que les fue asignada una vía y transitaron por otra. Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 20 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 21 de 22 3.9 Estadisticas Esta opción permite visualizar la estadística de los viajes realizados y todos sus componentes relacionados con rutas, generadores, novedades, conductores entre otras. GPS: Opción para visualizar los vehículos que tienen GPS con Destino Seguro. R- HISTORICOS: Opción para visualizar el comportamiento de los conductores y vehículos en los despachos realizados. FINALIZADOS: Opción para visualizar los históricos de los despachos finalizados, en el rango de tiempo seleccionado. POR VEHICULO: Opción que le permitirá seleccionar un vehículo en particular, y consultar sus despachos finalizados, en el rango de tiempo seleccionado. POR GENERADOR: Opción para visualizar la cantidad de despachos que han realizado por generador de carga. POR NOVEDAD: Opción para visualizar las novedades principales que se hayan ingresado en observación por seguimiento controlador. RFID: Opción para visualizar los vehículos que tienen activo el Tag de RFID. POR TRANSPORTADORA: Opción para visualizar toda la operación de la transportadora. POR RUTA: Opción para visualizar los despachos por ruta utilizada. CLIENTES PUESTOS: Opción para visualizar los puestos activos por la transportadora con el código interno y el horario de restricción asignado. 4. Ayuda Es un menú que muestra datos informativos como el significado de alarmas de los despachos y el manual de usuario. Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 21 DESTINO SEGURO S.A. Manual De Usuario Software De Control Logístico S.C.L M-OP-PS-083 VERSIÓN Nº 04 FECHA: 29/01/2014 PÁGINA 22 de 22 Este menú indica el significado de cada color que se ve reflejado en los despachos en ruta de acuerdo al retraso que presenta de acuerdo al itinerario de viaje establecido. 5. Contáctenos En esta opción usted encontrará la información detallada del área (funcionario, teléfono y correo) a quien necesita dirigirse de acuerdo a su solicitud. Destino Seguro S.A.S / Calle 53 No. 58-33 / PBX 795 38 00 / [email protected] Página 22
