Download MANUAL DEL USUARIO - MODULO DE

MANUAL DEL USUARIO - MODULO DE AD QUISICION DE
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (SELECCIÓN)
Este documento pretende hacer un resumen del procedimiento que se deben ejecutar para
cuando se realicen las solicitudes de adquisición de material bibliográfico. Este módulo está
orientado a los docentes de la universidad industrial de Santander (planta y cátedra),
coordinadores de escuela y jefes de unidades académico administrativas, con el fin de recibir
las solicitudes de material bibliográfico necesitado por parte de la comunidad universitaria, y
hacer su gestión en biblioteca.
CONSULTAR UNA SOLICITUD DE EN EL SISTEMA.
Cuando el usuario inicia sesión correctamente, el sistema lo dejará ubicado en el módulo de
consultas al catálogo bibliográfico, tal como lo muestra la siguiente figura. De la misma
manera, el sistema cargará un menú para que el Usuario pueda tener acceso a las diferentes
funcionalidades que se han desarrollado en el sitio, como se ve en la Figura 1.
Figura 1. Menú de Acceso a las funcionalidades del Sistema. Detalle: Revisión Solicitudes.
Para entrar a hacer la consulta de las Solicitudes de Material Bibliográfico que el Usuario haya
realizado en el Sistema, éste debe entrar por la opción “Revisión de Solicitudes” en el menú
de acceso, el cual lo llevará a la página (Figura 2) que contiene todas las Solicitudes que el
Usuario ha realizado en el sistema, que pueden ser de Préstamo de Instalaciones,
Conmutación Bibliográfica, Buzón de Sugerencias, entre otras.
Figura 2. Página de Revisión de Solicitudes. Detalle: Solicitud de Material Bibliográfico.
Supóngase que un Usuario previamente ha realizado el Registro de una Solicitud de Material
Bibliográfico. Si el Usuario desea realizar la revisión, deberá entrar por a opción ya
mencionada, en la que podrá ver el listado de sus solicitudes. Para entrar a la Solicitud de
Material Bibliográfico, el Usuario debe dar clic en el vínculo que tiene el código de la Solicitud,
que se encuentra en la parte izquierda de la Información presentada.
Cuando el Usuario da clic en el vínculo, el Sistema carga una página en la cual se presentan
los datos de la Solicitud: Información sobre el Usuario, Estado de la Solicitud, Materiales
solicitados, con los principales datos de los mismos, tal como se ve en la Figura 3.
Figura 3. Presentación de la Información de la Solicitud.
Figura 4. Detalle de vínculos para más información.
En la parte inferior de la página, aparecen todos los materiales que han sido incluidos en esta
solicitud. Ellos presentan el título, autor, tipo de material, ISBN o ISSN, Editorial, y el estado en
el que se encuentra el Ítem. Este estado indica en que etapa del proceso se encuentra dicho
material. Los posibles estados son:
Cuando la solicitud es registrada, todos los ítems quedan en estado EN TRÁMITE. Si la
Solicitud es realizada por un profesor, ésta debe ser revisada por el Director de su Escuela. Si
el Director de Escuela da su aprobación, el Ítem pasará a estado VISADO, sino pasará a
estado RECHAZADO. Cuando el Director de Escuela Aprueba, el Ítem entra en una etapa de
evaluación en La Biblioteca, que es de tres etapas. En la primera evaluación, el Ítem pasará a
estado CORREGIDO si se aprueba a seguir el proceso, o pasara a estado DESCARTADO si la
Biblioteca considera de entrada no seguir con el proceso. Con los ítems corregidos, se procede
a hacer una búsqueda de los materiales. Tras el proceso, cada ítem corregido pasaría a estado
SELECCIONADO PARA COTIZACION se es hallado, o pasaría a EDICION VIEJA, NO
LOCALIZADO, NO PERTINENTE, YA EXISTE o YA SOLICITADO ya sea el caso. Los que se
selecciona para cotizar, son enviados a un proveedor del cual se espera una respuesta.
Cuando ella llega, el ítem puede pasar al estado SELECCIONADO PARA ADQUISICION si la
Biblioteca aprueba iniciar el proceso de compra, o sino a NO COTIZADO, FUERA DE
IMPRESIÓN, AUN NO PUBLICADO o COSTOSO según el caso.
Si el usuario está interesado en ver todo el proceso por el que ha pasado el ítem solicitado
puede dar clic en el vínculo Ver Trámite, de la Figura 4, lo que abrirá una ventana emergente,
como se muestra en el siguiente figura.
Figura 5. Pagina de Flujo de Actividades del ítem.
De la misma manera, si el Usuario está interesa en ver la información de los datos que tienen
que ver con el ítem, en el vínculo Mas Detalles puede cargar una ventana emergente que va a
permitir abrir una ventana emergente tal como la que se muestra en la siguiente Figura.
Figura 6. Detalle de los datos del ítem solicitado.