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Manuel d’utilisation du service 3.11.5
Table des matières
1.
2.
Vérifier les prérequis techniques ................................................................................................................... 2
1.1
Configuration matérielle........................................................................................................................ 2
1.2
Systèmes d’exploitation et navigateurs compatibles .............................................................................. 2
Utiliser le service .......................................................................................................................................... 3
2.1 Se connecter au service............................................................................................................................... 3
2.2 Page d’accueil du service ............................................................................................................................ 4
3.
Remplir son obligation de vigilance ............................................................................................................... 5
3.1 Déposer les documents dans le dossier de vigilance .................................................................................... 5
Tableau récapitulatif ........................................................................................................................................ 5
3.2 Votre justificatif d’immatriculation ............................................................................................................. 6
3.3 Votre attestation de fourniture de déclarations sociales ............................................................................. 7
3 .3.1 Vous dépendez de l’URSSAF........................................................................................................................... 7
3 .3.2 Vous dépendez de la MSA ............................................................................................................................ 10
3 .3.3 Vous dépendez du RSI .................................................................................................................................. 12
3 .3.4 Vous dépendez de la Maison des Artistes.................................................................................................... 14
3 .3.5 Vous dépendez de l’AGESSA ......................................................................................................................... 15
3.4 Votre Liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail pour le marché
concerné (page Déclaration des salariés) ........................................................................................................ 16
3.4.1 Cas n°1 : Je déclare la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail ................. 17
3.4.2 Cas n°2 : Je n’emploie pas de salarié soumis à autorisation de travail ......................................................... 20
3.4.3 Cas n°3 : accord-cadre : je tiens à disposition les éléments ......................................................................... 22
4.
Accéder aux informations et aux documents des dossiers ............................................................................ 24
4.1 Mes dossiers ............................................................................................................................................ 24
4.1.1 Vos responsables de marché (donneurs d’ordre) .......................................................................................... 26
4.2 Mon compte ............................................................................................................................................ 27
4.2.1 Consulter et/ou modifier votre compte correspondant conformité ............................................................ 27
5.2.2 Ajouter un nouveau correspondant conformité ............................................................................................ 27
4.2.3 Consulter et/ou désactiver les informations d’un autre correspondant conformité .................................... 29
4.3 Renouveler votre mot de passe ................................................................................................................. 30
5.
Mettre à jour mes documents ..................................................................................................................... 31
6.
Utiliser l’aide en ligne ................................................................................................................................. 32
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e-Attestations.com - Siren 503829368 RCS Paris - APE : 5829C - TVA : FR 69503829368 Siege social : Villa de Lourcine - 75014 Paris.
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1. Vérifier les prérequis techniques
1.1 Configuration matérielle
Processeur :
Equivalent à Pentium 1 GHz ou plus
RAM :
512 Mo ou plus
Accès réseau : Connexion Internet (HTTP et HTTPS)
Débit minimal : ADSL de 512 kb/s constant
Applications : Acrobat Reader 9 et supérieur (avec le plugin pour le navigateur)
Flash Player (pour visualisation des vidéos)
Navigateurs : JavaScripts activés
Cookies activés
1.2 Systèmes d’exploitation et navigateurs compatibles
Windows :
Windows XP SP1 ou supérieur
Navigateurs compatibles :
Internet Explorer 8.0 et supérieur
Mozilla Firefox 3.0 et supérieur
Google Chrome
Mac :
Mac OS X (Non compatible avec Mac OS9 et antérieur)
Navigateurs compatibles :
Safari 3.0 et supérieur
Mozilla Firefox 3.0 et supérieur
Linux
Navigateurs compatibles :
Mozilla Firefox 3.0 et supérieur
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2. Utiliser le service
2.1 Se connecter au service
Une fois l’adhésion au service effectuée, connectez- vous directement
sur la page d’accueil d’e-attestation.com (accès fournisseur : déjà inscrit)
Saisissez votre adresse mail et votre mot de passe puis cliquez sur SE CONNECTER.
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Sur la page d’accueil de votre compte Vous trouverez :
Votre nom d’utilisateur, le nom de votre entreprise, le numéro SIRET de votre établissement (1)
Un tableau récapitulatif de la situation de vos dossiers de vigilance en cours (2)
6 icônes (3)
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accès à la liste de vos attestations à compléter
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7 onglets (4)
MES DOCUMENTS
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MON COMPTE
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GLOSSAIRE
accès à la liste de vos attestations à compléter (accueil).
accès à la liste de vos dossiers.
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accès à la liste de toutes les questions/réponses.
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4 rubriques (5,6,7,8)
INFOS PRATIQUES
"PAS A PAS" EN VIDEO
QUESTIONS / REPONSES
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informations se rapportant à la page visualisée (actualisées régulièrement)
vidéo explicative se rapportant à la page visualisée
les questions-réponses se rapportant à la page visualisée
liens utiles se rapportant à la page visualisée
Manuel Utilisateur (9)
manuel d’aide à l’utilisation de la plate-forme e-Attestations concernant les documents se
rapportant à la lutte contre le travail dissimulé.
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3. Remplir son obligation de vigilance
3.1 Déposer les documents dans le dossier de vigilance
Sur la page MES DOCUMENTS, le tableau récapitulatif vous permet de connaître la liste des documents que vous devez valider
et/ou déposer afin de remplir votre obligation de vigilance.
Pour cela cliquez dans la colonne ACTION sur le lien correspondant au document que vous souhaitez compléter.
Tableau récapitulatif
TRAVAIL DISSIMULÉ
ÉTAT
ÉCHÉANCE
ACTION
Ce tableau se compose de quatre colonnes :
Vous indique le type d’attestation que vous devez remettre à votre donneur d’ordre dans le cadre de
votre obligation de vigilance.
Vous indique si le document est présent dans votre dossier (x: absent
: présent).
Vous indique la date limite à laquelle votre document arrive à expiration.
Lorsque le document n’a pas été déposé/vous indique ce que vous devez faire (compléter, déposer,
valider le document.
Lorsque le document est déposé/vous indique ce que vous pouvez visualiser le document.
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3.2 Votre justificatif d’immatriculation
Vous n’avez aucun document à déposer ou valider concernant cette page.
Le justificatif d’immatriculation est généré automatiquement par notre plate-forme.
Si vous rencontrez une erreur concernant les informations notifiées dans ce document, veuillez contacter le service support.
Visualisez le document.
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3.3 Votre attestation de fourniture de déclarations sociales
Cliquez sur Déposer
Sélectionnez l'organisme social dont vous dépendez
Remarque : Si vous n'employez pas de salarié, veuillez dans ce cas déposer l'attestation sociale de type vigilance provenant de
l'organisme social sous lequel vous cotisez en nom propre.
3 .3.1 Vous dépendez de l’URSSAF
Effectuez votre demande d’attestation de vigilance autrement nommée "Attestation de fourniture des déclarations sociales et
de paiement des cotisations et contributions des candidats à une commande au moins égale à 3000 euros" sur votre compte
en ligne www.urssaf.fr
Information : L’attestation sociale de type vigilance est valide 6 mois à compter de la date de début de validité notée au bas de
ème
la 2 page de votre attestation, à la fin de la phrase "Le Directeur soussigné certifie [...] à la date du : [date de début de validité]".
Attention à ne pas confondre avec la date de génération du document se trouvant dans l'encart de signature juste en dessous.
Vous n’avez pas encore de compte en ligne Urssaf, adhérez à ce service en cliquant sur l’onglet Découvrir& Adhérez.
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Cliquez sur le bouton Parcourir afin d’importer votre attestation de vigilance en format PDF sécurisé
préalablement enregistrée sur votre poste de travail.
Dès lors, notre serveur procédera à une vérification automatique et vous indiquera si l’attestation est
valide; en cas d’invalidité, un message vous mentionnera la nature du problème rencontré.
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Un message vous confirmant la prise en compte du document apparait.
Vous pouvez visualiser et télécharger le document.
Revenez sur la page MES DOCUMENTS:
Vous pouvez constater que votre document a bien été pris en compte (coche verte).
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3 .3.2 Vous dépendez de la MSA
Effectuez la demande de votre attestation sociale de type Vigilance autrement nommée "Attestation de fourniture de
déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions des candidats à une commande au moins
égale à 3000 euros" à votre MSA. Celle-ci vous sera envoyée par courrier.
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1
2
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Renseignez le code de sécurité composé de 10 caractères se trouvant sur votre attestation puis cliquez sur ENREGISTRER
e-Attestations vérifie et récupère automatiquement votre attestation sociale et la dépose dans votre dossier.
Un message vous confirmant la prise en compte du document apparait.
Vous pouvez visualiser et télécharger le document.
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Cas particulier : Votre attestation sociale ne comporte pas de code de sécurité
Cliquez sur le lien se trouvant en bas de la page Attestation de déclaration sociale MSA
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Indiquez la date de début de validité de votre attestation et téléchargez la en cliquant sur Parcourir.
Cliquez sur ENREGISTRER.
Un message vous confirmant la prise en compte du document apparait.
Vous pouvez visualiser et télécharger le document.
Revenez sur la page MES DOCUMENTS :
Vous pouvez constater que votre document a bien été validé (coche verte)
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3 .3.3 Vous dépendez du RSI
Effectuez la demande de votre attestation Vigilance RSI en format PDF sécurisé autrement nommée "Attestation de compte à
jour et de fourniture de déclarations et de paiement des candidats à une commande au moins égale à 3000 euros" via votre
compte en ligne RSI (www.rsi.fr).
Elle vous sera délivrée instantanément, vous pourrez ainsi la télécharger et l'enregistrer sur votre poste de travail.
Cliquez sur le bouton Parcourir afin d’importer votre attestation de vigilance en PDF sécurisé
préalablement enregistrée sur votre poste de travail.
Dès lors, notre serveur procédera à une vérification automatique et vous indiquera si l’attestation est
valide; en cas d’invalidité, un message vous mentionnera la nature du problème rencontré.
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Un message vous confirmant la prise en compte du document apparait.
Vous pouvez visualiser et télécharger le document.
Revenez sur la page MES ATTESTATIONS:
Vous pouvez constater que votre document a bien été validé (coche verte).
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3 .3.4 Vous dépendez de la Maison des Artistes
Effectuez la demande de votre attestation de fourniture de déclarations sociales au centre Maison des artistes grâce au
formulaire mis à votre disposition sur http://www.lamaisondesartistes.fr/ .
Celle-ci vous sera envoyée par courrier.
Indiquez votre numéro d’ordre, la date de début de validité de votre attestation
et téléchargez la en cliquant sur Parcourir.
Cliquez sur ENREGISTRER.
Un message vous confirmant la prise en compte du document apparait.
Vous pouvez visualiser et télécharger le document signé.
Revenez sur la page MES ATTESTATIONS:
Vous pouvez constater que votre document a bien été validé (coche verte).
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3 .3.5 Vous dépendez de l’AGESSA
Effectuez la demande de votre attestation de fourniture de déclarations sociales au centre Agessa
https://www.agessa.org/.
Celle-ci vous sera envoyée par courrier.
Indiquez votre numéro Agessa (correspond à votre numéro de sécurité sociale), la date de début de validité de votre attestation
et téléchargez la en cliquant sur Parcourir.
Cliquez sur ENREGISTRER.
Un message vous confirmant la prise en compte du document apparait.
Vous pouvez visualiser et télécharger le document signé.
Revenez sur la page MES DOCUMENTS :
Vous pouvez constater que votre document a bien été validé (coche verte).
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3.4 Votre Liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail pour le
marché concerné (page Déclaration des salariés)
Cliquez sur Déposer et valider
Sélectionnez le cas correspondant au marché que vous souhaitez compléter :
Vous employez des salariés étrangers soumis à autorisation de travail : cochez le cas n°1
Vous n'employez pas de salariés étrangers soumis à autorisation de travail : cochez le cas n°2
Vous êtes en Accord-cadre avec l’UGAP : cochez le cas n°3
Vous avez la possibilité de visualiser vos marchés surveillés grâce à différents critères de recherche :
Exemple : recherche par référence de marché
Sélectionnez Référence marché
Tapez la référence du marché recherché
Cliquez sur RECHERCHER
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3.4.1 Cas n°1 : Je déclare la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail
Cochez le cas n°1
Téléchargez le fichier Excel à compléter
Complétez et enregistrez le tableau sur votre poste de travail
sans modifier son format d’origine (format .xls 1997-2003) :
complétez les colonnes sans en ajouter, pas de filtre, pas de titre, pas de logo, pas de saut de ligne...etc.).
Joignez le fichier complété en cliquant sur Parcourir
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Si le format d’origine du fichier est modifié ou si certains champs ne sont pas correctement remplis,
le document ne pourra être intégré à votre dossier.
Dans ce cas téléchargez le fichier vous indiquant les erreurs à corriger
Une fois la liste des salariés prise en compte par notre service
Cliquez sur Signer le document.
Visualisez le document.
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Cochez la case de prise de connaissance, saisissez votre mot de passe
puis cliquez sur SIGNER.
Un message vous confirmant la prise en compte du document apparait.
Vous pouvez visualiser et télécharger le document signé.
Revenez sur la page MES DOCUMENTS :
Vous pouvez constater que votre document a bien été validé
(Coche verte si vous n’aviez qu’un document à valider ou si vous avez validé vos documents pour tous les marchés surveillés
Croix rouge : s’il vous reste encore des documents à valider pour d’autres marchés surveillés).
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3.4.2 Cas n°2 : Je n’emploie pas de salarié soumis à autorisation de travail
Cochez le cas n°2
Cliquez sur Signer le document.
Visualisez le document.
Cochez la case de prise de connaissance, saisissez votre mot de passe
puis cliquez sur SIGNER.
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Un message vous confirmant la prise en compte du document apparait.
Vous pouvez visualiser et télécharger le document signé.
Revenez sur la page MES DOCUMENTS :
Vous pouvez constater que votre document a bien été validé
(Coche verte si vous n’aviez qu’un document à valider ou si vous avez validé vos documents pour tous les marchés surveillés
Croix rouge : s’il vous reste encore des documents à valider pour d’autres marchés surveillés).
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3.4.3 Cas n°3 : accord-cadre : je tiens à disposition les éléments
Attention : ce cas ne concerne que les entreprises ayant un accord-cadre avec l’UGAP
Cochez le cas n°3
Cliquez sur Signer le document.
Visualisez le document.
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Cochez la case de prise de connaissance, saisissez votre mot de passe
puis cliquez sur SIGNER.
Un message vous confirmant la prise en compte du document apparait.
Vous pouvez visualiser et télécharger le document signé.
Revenez sur la page MES DOCUMENTS :
Vous pouvez constater que votre document a bien été validé
(Coche verte si vous n’aviez qu’un document à valider ou si vous avez validé vos documents pour tous les marchés surveillés
Croix rouge : s’il vous reste encore des documents à valider pour d’autres marchés surveillés).
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4. Accéder aux informations et aux documents des dossiers
4.1 Mes dossiers
Vous avez la possibilité de visualiser vos marchés surveillés grâce à différents critères de recherche :
DONNEUR D’ORDRE 1
M. Jean Dupont
DONNEUR D’ORDRE 2
Chaque fiche Marché vous permet de visualiser les informations suivantes :
La dénomination sociale de votre donneur d’ordre.
La description du marché (son libellé)
La référence du marché
La date de début de surveillance du marché par e-Attestations
La date de notification du marché La date de fin de marché
Le nom du responsable du marché (côté donneur d’ordre)
Cliquez sur accéder au dossier et documents pour le marché de votre choix.
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Vous pouvez ainsi visualiser les actions faites ou à faire pour le marché sélectionné concernant seulement les documents se
rapportant à la lutte contre le travail dissimulé.
Voir le document
DONNEUR D’ORDRE 1
Valider le document
DONNEUR D’ORDRE 1
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4.1.1 Vos responsables de marché (donneurs d’ordre)
DONNEUR D’ORDRE 1
Pour consulter les informations concernant votre donneur d’ordre
Cliquez dans l’onglet responsable(s) marché sur voir ses coordonnées.
Vous obtenez ainsi :
les nom et prénom de votre responsable de marché (donneur d’ordre),
sa fonction ainsi que ses coordonnées téléphoniques et mail.
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4.2 Mon compte
En tant qu’utilisateur de la plate-forme vous êtes Correspondant conformité.
Vous avez accès à toute l’information et pouvez déposer et signer les documents.
Vous avez la possibilité de créer plusieurs utilisateurs si les signatures incombent à des personnes et des responsabilités
distinctes.
4.2.1 Consulter et/ou modifier votre compte correspondant conformité
[email protected]
0102030405
Cliquez sur l’onglet Mon compte
Vous obtenez un récapitulatif des informations que vous avez renseigné.
Cliquez sur MODIFIER pour changer une ou plusieurs de ces informations.
Cliquez sur DESACTIVER pour supprimer votre compte utilisateur.
Attention :
Vous pourrez désactiver votre propre compte à condition qu’un autre compte utilisateur soit rattaché à l’établissement.
5.2.2 Ajouter un nouveau correspondant conformité
Cliquez sur CREER UN NOUVEAU COMPTE.
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Renseignez l’adresse e-mail de la personne que vous souhaitez inviter puis cliquez sur ENREGISTRER.
Celle-ci reçoit instantanément un email contenant les informations nécessaires à son adhésion au service e-Attestations.com.
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4.2.3 Consulter et/ou désactiver les informations d’un autre correspondant conformité
Consultez les informations concernant un autre correspondant conformité en cliquant sur Voir sa fiche
Vous avez la possibilité de désactiver un compte correspondant conformité :
Sélectionnez le compte utilisateur concerné puis cliquez sur DESACTIVER.
Cet utilisateur reçoit instentanémént un e-mail lui indiquant que son compte a été désactivé.
Attention : Cette action n’est possible que si plusieurs comptes utilisateurs sont présents.
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4.3 Renouveler votre mot de passe
Connectez-vous à la page d’identification e-Attestation.fr
Saisissez l’adresse mail correspondant à celle renseignée lors de votre adhésion puis cliquez sur Valider.
Vous recevez un email de réinitialisation de mot de passe contenant :
votre login (e-mail), un mot de passe provisoire ainsi que le lien vers la plateforme e-Attestations.com
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5. Mettre à jour mes documents
Vous avez la possibilité de mettre à jour les documents déposés dans votre dossier avant leur date de fin de validité sous les
conditions suivantes :
- Concernant la Liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail (page Déclaration des salariés): vous
pouvez mettre à jour le document déposé 1 fois durant les 7 jours suivant son dépôt dans votre dossier, puis 1 fois par mois à
compter de la date du dernier dépôt.
- Concernant les autres documents : vous pouvez mettre à jour le document déposé 1 fois durant les 7 jours suivant son dépôt
dans votre dossier, puis 1 fois par semaine à compter de la date du dernier dépôt de celui-ci.
Attention : cette possibilité de mise à jour ne concerne ni le Justificatif d’immatriculation, ni les attestations sociales déposées
en format PDF sécurisé.
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6. Utiliser l’aide en ligne
N’hésitez pas à consulter les rubriques d’aide mises à votre disposition :
Nous contacter : accès à la page d’envoi de mail vers notre service support
Via la page d’identification ou d’adhésion e-Attestations
Lorsque vous êtes connecté à votre compte e-Attestations
Depuis la page d’identification ou d’adhésion e-Attestations
Complétez les champs demandés, sélectionnez le sujet correspondant à votre requête puis cliquez sur ENVOYER.
Lorsque vous êtes connecté à votre compte e-Attestations
Sélectionnez le sujet correspondant à votre requête puis cliquez sur ENVOYER.
Vous avez la possibilité de nous envoyer des pièces jointes.
N’hésitez pas à nous faire parvenir un imprime-écran de la page concernée avec éventuel message d’erreur si vous rencontrez
un problème d’ordre technique.
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