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1 Einleitung
Bei der folgenden Arbeit handelt es sich um die Dokumentation eines
Projektes das im Auftrag des Verlages FVW Mediengruppe durchgeführt
wurde. Es werden die Entwicklungsschritte beschrieben die nötig waren
eine nachhaltige Bildarchivierung für den Verlag zu entwickeln. Dies beinhaltete die Implementierung des Datenbankprogramms Cumulus7.1 an die
Anforderungen der Redaktionen sowie die Planung eines standardisierten
Arbeitsablaufes der Mitarbeiter der die Funktionalität der Datenbank für die
Zukunft gewährleisten soll.
1.1 Methode und Gliederung der Arbeit
Die praktische Konzeption, Entwicklung und Umsetzung erfolgte in einem
Zeitrahmen von fünf Monaten. Die Datenbank wurde prozessorientiert,
stufenweise, nach einem Entwurf-Umsetzung-Problem-Lösungs-Modell
entwickelt. Die vorliegende Arbeit folgt in ihrem Aufbau diesem, in der
praktischen Umsetzung genutzten, Modell.
In der Einleitung werden die Grundvoraussetzungen des Projektes erläutert
und die Relevanz des gewählten Themas herausgestellt. Es wird die allgemeine Situation der Bildarchivierung in Redaktionen des Printbereiches
besprochen, der Auftraggeber FVW Mediengruppe vorgestellt sowie die
vom Verlag gesetzten Zielvorgaben und finanziellen, technischen und
personellen Rahmenbedingungen, in denen das Projekt stattfand.
Der Hauptteil ist, um die Entwicklungsschritte wiederzuspiegeln und sie
dem Leser zu verdeutlichen, in vier Kapitel unterteilt:
2 Eruieren, 3 Erste Umsetzung, 4 Testdatenbank und 5 Originaldatenbank.
Diese Kapitel folgen dem chronologischen Verlauf des Projektes bis zur
endgültigen Datenbank. In jeder Entwicklungsstufe werden jeweils die vier
Themenbereiche behandelt, die bei der Konzeption der Bilddatenbank
bearbeitet wurden: Indexierung, Struktur, Technik und Anwendung.
1
Kapitel 6 beschreibt als Exkurs den Bildtransfer aus QCM in die neue
Datenbank. Im Schlussteil, 7 Fazit, werden die Ergebnisse zusammengefasst, der Erfolg des Projektes überprüft und ein Ausblick auf die künftige
Arbeit mit dem Archiv gegeben.
1.2 Bildarchive – die Stiefkinder der Verlage
Angesichts der steigenden Bedeutung von Pressebildern ist es verwunderlich, dass sich die wenigsten Redaktionen ein gut organisiertes
Bildarchiv leisten. Selbst in großen Verlagen, in deren Redaktionen täglich
große Mengen von Bildmaterial eingehen, wird erst langsam die Notwendigkeit einer nachhaltigen Bildarchivierung erkannt.
Bei der Bildrecherche hat es sich in Redaktionen bildlastiger Magazine und
Illustrierten schon länger durchgesetzt, eine eigenständige Fotoredaktion
zu unterhalten. Auch bei Tageszeitungen und Fachzeitschriften übernehmen immer öfter Fotoredakteure die Beschaffung des Bildmaterials. Bei
der Archivierung der Bilder wird allerdings mangels Zeit und Zuständigkeit
oft improvisiert. In vielen Fällen werden die Bilder mit Hilfe einfacher
Ordnerstrukturen auf Bilder-Servern gespeichert, ohne dass sie verschlagwortet oder mit Metadaten versehen werden.
Das recherchierte Bildmaterial wird chronologisch nach Ausgaben oder
grob thematisch sortiert und verbleibt, nachdem eine Auswahl in den
Produktionsablauf weitergegeben wurde, auf dem Server. Die Orientierung
auf den Bilder-Servern erfolgt danach dem „Ich glaube es war im Ordner
Soundso“- Prinzip, wodurch eine hohe personelle Abhängigkeit beim
Wiederfinden der Daten entsteht. Dieses System kann nur funktionieren,
solange die Mitarbeiter zur Verfügung stehen, die die Bilder abgelegt
haben. Dies führt zunehmend zu Schwierigkeiten, da mit der Digitalisierung
von Bilddaten in Agenturen und Redaktionen der Austausch großer
Bildmengen sehr schnell und komfortabel möglich ist. Für die rasant
steigende
Menge
des
Bildmaterials,
reichen
die
existierenden
Ordnungssysteme nicht mehr aus. Weil die Umstellung zur digitalen
2
Datenspeicherung während des laufenden Betriebes vonstatten gehen
musste, wurden die gewachsenen Strukturen in den Redaktionen kaum
den neuen Bedürfnissen angepasst.[1]
1.3. Die FVW Mediengruppe
Die FVW Mediengruppe ist einer der führenden Verlage touristischer
Medien in Deutschland. Er ist ein mittelständisches Unternehmen mit 130
Mitarbeitern, deren vier Redaktionen zentral in Hamburg sitzen. Außer dem
Herausgabe der vier Publikationen organisiert die FVW Mediengruppe
Touristik-Messen und verschiedene Workshops für Expedienten. Das
Hauptprodukt der Print-Redaktionen ist das Fachmagazin FVW (FremdenVerkehrs-Wirtschaft), das sich an Mitarbeiter der Reisebranche richtet. In
den letzten Jahren kamen die Fachtitel TravelTalk und BizTravel hinzu
sowie ein Publikumstitel, das Reisemagazin Urlaub Perfekt. Einmal jährlich
bringt FVW ein Branchenverzeichnis mit 3000 Adressen und Kontakten der
Branche heraus, den TID. (siehe Mediadaten, Anhang I)
Neben dem Printbereich arbeiten Online-Redaktionen an den Webauftritten
der einzelnen Ausgaben. In Zukunft möchte FVW die Online-Präsenz
weiter ausbauen um die Serviceleistung und Interaktion zu erhöhen. Dies
nahm die Verlagsleitung zum Anlass, die aktuelle Bildarchivierung neu zu
überdenken. Zukünftig wird nicht nur mehr Bildmaterial aus den OnlineRedaktionen archiviert werden müssen, sondern auch Film und Audiodateien, die im Web präsentiert werden sollen.
In den letzten Jahren wurden verschiedene Systeme verwendet, um die
Bilddaten des Verlages zu archivieren. Doch der Einsatz von Datenbankprogrammen allein bietet noch keine Garantie für eine nachhaltige Bildarchivierung. Da weder ausreichend Zeit noch finanzielle Mittel in die
Einrichtung gesteckt wurde, führten die Bemühungen, ein funktionales
System zu finden, zu keinem befriedigenden Ergebnis.
1 vergleiche Nürnberger, A.: Datenbanken und Recherche, S. 79-80
3
1.4 Auftragsklärung
In dem hier beschriebenen Projekt soll die Bildarchivierung der FVWRedaktionen optimiert werden. Auf Grundlage des Datenbankprogrammes
Cumulus7.1 soll eine neue Datenbank erstellt werden, die auf die Bedürfnisse des Verlages abgestimmt ist. Das Archiv soll neben der
Speicherung der Bilddaten auf andere Formate erweiterbar sein. Das
Bildmaterial der bestehenden Archive muss auf seine Relevanz überprüft
werden, um die brauchbaren Teile langfristig in die neue Datenbank zu
überführen. Um die Funktionalität der eingerichteten Datenbank zu gewährleisten, muss darüber hinaus ein effizienter Arbeitsablauf für Fotoredakteure und Archivare erarbeitet werden. Der Zeitrahmen des Projektes
ist auf vier Monate angesetzt. Drei Tage die Woche steht ein Arbeitsplatz
mit Zugang zum Cumulus-Server zur Verfügung sowie die Bildchefin der
Print-Redaktionen als Kontaktperson. Supportleistungen der Firma Canto,
den Entwicklern von Cumulus, sind nicht verfügbar.
1.5 Canto Cumulus7.1 Workgroup
Das Programm Cumulus der Firma Canto ist eine Digital-AssetManagement-Software, die an unterschiedliche Bedürfnisse anpassbar, zur
Speicherung und Verwaltung digitaler Informationen dient. Dabei ist
Cumulus dafür ausgelegt, unterschiedlichste Dateiformate und deren
Inhalte, ob Bilder, Filme, Exceltabellen oder PowerPoint Präsentationen mit
Metadaten zu versehen und zentral abrufbar zu machen. Je nachdem ob
die Datenbank zur Workflow-Kontrolle, als Onlineshop-System oder Bilddatenbank genutzt werden soll, kommen unterschiedliche Funktionen zum
Tragen. Diese müssen beim Einrichten des Programms entsprechend der
gewünschten Anwendung angepasst werden.
Cumulus besitzt eine Server/Client Architektur. Die Serveranwendung
sowie die Metadaten der katalogisierten Dateien liegen auf einem Server,
der über ein Netzwerk mit den Clients verbunden ist. Die Kommunikation
läuft über das Standardinternetprotokoll TCP/IP, sodass Clients auch über
4
Internet mit dem Cumulus-Server kommunizieren können. (Bild 1)
Bild 1: Server/Client Architektur von Cumulus (Quelle: Cumulus7.1 Addministrationshandbuch, S.10)
Die zu verwaltenden Dateien, Assets genannt, können entweder automatisch vom Programm in einem zentralen Speicherort abgelegt oder
manuell von verschiedenen Speicherorten aus katalogisiert werden.
Wichtig ist, dass Cumulus der Pfad zu den Assets bekannt ist und eine
Netzwerkverbindung zwischen dem Cumulus-Server und dem Speicherort
besteht. Über das Netzwerk können mehrere Clients über den CumulusServer auf die Assets und ihre Metadaten zugreifen.
Die gespeicherten Daten werden in Katalogen zusammengefasst. Beim
Katalogisieren von Assets in einen Katalog, erstellt das Programm Katalogeinträge, die Datensätze, die jeweils ein Asset repräsentieren und mit
Metadaten gefüllt werden können. Mit Hilfe dieser Metadaten kann, wenn
sie gewissenhaft ausgefüllt wurden, das Asset später vielfältig und zielgerichtet gesucht werden.
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2 Eruieren – Die Bildarchivierung bei FVW
Das folgende Kapitel beschäftigt sich mit dem Erfassen der vorgegebenen
Parameter sowie dem Ist-Zustand in den zu bearbeitenden Bereichen
Indexierung, Struktur, Technik und Arbeitsweise.[1] Im Bereich Indexierung
soll geklärt werden, wie eine einheitliche Schlagwortvergabe bei der Bildarchivierung umgesetzt und wie treffende Begriffe gefunden werden
können. Das Kapitel Struktur soll klären, wie sich Cumulus für der
Erstellung eines Kategorie-Baumes nutzen lässt. Außerdem soll eine erste
Strukturierung des Bildmaterials erfolgen. Im Bereich Technik soll ein
Überblick über die aktuelle Situation der Bildarchivierung bei FVW geschaffen werden. Die Probleme der einzelnen Archive sollen analysiert
werden und Lösungen für die Übernahme in die neue Datenbank gefunden
werden. Im Kapitel Arbeitsweise müssen Informationen über die Nutzergruppen der Datenbank gesammelt und Möglichkeiten gefunden werden,
um die Kooperationsbereitschaft der Mitarbeiter zu gewinnen.
2.1 Indexierung – Kontrolle über den Wortschatz
Ein Problem, unter der die alte Bild-Datenbank von FVW sehr gelitten hat,
ist die freie Vergabe von Schlagworten bei der Archivierung des Bildmaterials. Durch die vielen Möglichkeiten bei einer freien SchlagwortVergabe kommt es häufig vor, dass beim Archivieren eines Bildes andere
Begriffe vergeben werden als jene, die Redakteure später bei einer BildSuche verwenden, um ein passendes Ergebnis zu erhalten. Mit einem vorgegebenen
kontrollierten
Vokabular
könnte
dem
entgegengewirkt
werden.[2]
Dabei ist zu beachten, dass die verwendeten Mittel an die Arbeitsweise der
1 vergleiche Hellmann,W. u.A.:Projektarbeit im Ausbildungsbereich
Bibliothekswesen, Information und Dokumentation, S.14-18
2 vergleiche Gaus, W.: Dokumentations- und Ordnungslehre, S. 296
6
Redaktionen abgestimmt sein müssen. So sprechen gegen die Verwendung eines ausführlichen Thesaurus bei der Schlagwortkontrolle zwei
Gründe. Erstens sind die inhaltlichen Themen des Bildmaterials zu breit
gefächert und variabel, um in eine feste Form gegossen zu werden.
Zweitens ist Zeit in einer Redaktion der ausschlaggebende Faktor. Durch
den termingebundenen Arbeitsrhythmus wird vorzugsweise immer der
schnellste Weg gewählt. Kein Fotoredakteur wird bei einer Bildrecherche in
einem Thesaurus nachschlagen, um seine Suche zu optimieren.
Für die Praxis muss ein Kompromiss gefunden werden zwischen einer zu
starren Wortkontrolle und der gänzlich freien Schlagwortvergabe. Im
Idealfall sollte ein einheitlicher Wortschatz in Cumulus selbst hinterlegt
werden, um schnell zugreifbar zu sein. Dieser Wortschatz muss nachträglich erweiterbar sein, um ihn bei Bedarf an das breite Themenspektrum
des Bildmaterials anpassen zu können. Wichtig dabei ist, dass nur wenigen
Personen, zum Beispiel den Archivaren, dieser Zugriff möglich ist. Die
unbedachte Vergabe von Zugriffsrechten hat bei der alten Datenbank
ebenso zu Verwirrung und Unübersichtlichkeit beigetragen, wie das Fehlen
einer angemessenen Implementierung.
Das
Programm
Cumulus
Schlagwörter einzurichten,
bietet
die
Möglichkeit,
Kategorien
und
denen bei der Archivierung die Bilder
zugeordnet und durch die sie beschrieben werden. Sowohl für die
Bereitstellung treffender Kategorien als auch für den Aufbau des
kontrollierten Wortschatzes der Schlagwörter ist es nötig, einen Pool
adäquater Begriffe zusammenzutragen, der die behandelten Themen der
Redaktionen von FVW wiedergibt. Da kein umfassendes, redaktionsübergreifendes Verzeichnis existiert, müssen verschiedene Quellen überprüft, gewichtet und zusammengeführt werden. Dabei ist zu beachten, dass
sowohl das touristische Fachvokabular als auch allgemein-redaktionelles
Wortgut mit aufgenommen wird.
7
2.2 Struktur – Cumulus schafft Ordnung
Vor dem Entwurf einer Kategorie-Struktur für die Bilddatenbank gilt es,
erste vorgegebene Parameter der Cumulus Software kennen zu lernen um
diese zu berücksichtigen. Die Benutzeroberfläche von Cumulus besteht
aus der Symbolleiste und dem Kollektionsfenster, das in zwei Bereiche
gegliedert ist. Rechts befindet sich der Datensatzbereich, in dem die
Datensätze der einzelnen Assets angezeigt werden. Bei einer Datensuche
erscheinen hier die gefundenen Datensätze der Assets, die den Suchkriterien entsprechen. Auf der linken Seite liegt der Kategoriebereich, in
dem Ober- und Unterkategorien in einem Kategoriebaum eingerichtet
werden können. Die höchste Kategorie der Hierarchie wird durch den
angelegten Katalog repräsentiert. Der Katalog ist die oberste Stufe der
Sammlung, sozusagen der Aktenschrank, in dem die Kategorien die
Schubladen darstellen. Auf der nächsten Stufe ist jeder Katalog in drei
Bereiche unterteilt: $Categories, $Keywords und $Sources. Diese mit
einem Dollarzeichen gekennzeichneten Kategoriebereiche können nicht
umbenannt oder verschoben werden und dienen als vorgegebenes Gerüst,
um die Organisation zu erleichtern. (Bild 2)
1. Der Bereich $Sources wird beim Katalogisieren automatisch vom
System ausgefüllt und spiegelt die Ordner- und Verzeichnisstruktur
wider, an dem das Asset, die Original-Datei, gespeichert ist. Es
entstehen Verzeichniskategorien.
2. Der Bereich $Keywords ist für die Hinterlegung von Schlagwörtern
vorgesehen und erleichtert durch eine Drag-and-Drop-Funktion das
Indexieren der Datensätze.
3. Für eine individuelle Kategoriestruktur, die auf die Anforderungen
der Nutzer abgestimmt sein soll, ist der Bereich $Categories
vorgesehen, in den weitere Unterkategorien eingefügt werden
können.[1]
1 vergleiche Canto: Cumulus Client-Benutzerhandbuch, S. 14, 26
8
Bild 2: Benutzeroberfläche von Cumulus7.1
Um einen Kategoriebaum zu kreieren, der den Anforderungen des
Verlages entspricht, muss herausgefunden werden, nach welchen Kriterien
sich das zu archivierende Bildmaterial ordnen lässt. Dabei ist es das Ziel,
die Kategoriestruktur so umfassend wie nötig, aber so knapp und übersichtlich wie möglich zu halten.[1]
Die erste Entscheidung besteht darin zu bestimmen, wie viele Kataloge
erforderlich sind. Diese Frage hat weniger mit der inhaltlichen Bilderschließung, als vielmehr mit den Zugriffsrechten der archivierten Bilder zu
tun. Zugriffsrechte lassen sich pro Benutzer und Katalog bestimmen, nicht
aber für einzelne Bilder desselben Katalogs. Das heißt, ein Benutzer, der
das Zugriffsrecht auf einen Katalog besitzt, hat Zugang zu allen enthaltenen Bildern.[2]
1 vergleiche Gaus, W.: Dokumentations- und Ordnungslehre, S. 296
2 vergleiche Canto: Cumulus Administrationshandbuch, S. 17
9
Die Bilder, die bei FVW archiviert werden sollen, lassen sich in drei
Bereiche gliedern. Jeder Bereich wird von separaten Nutzergruppen
bearbeitet, wobei jede Gruppe nur Zugriff auf ihr eigenes Bildmaterial
erhalten soll. Es werden demnach drei Kataloge für die verschiedenen
Bereiche benötigt:
1. Online-Bildmaterial (später auch Filmmaterial) in geringer Auflösung
für die sich noch im Aufbau befindende Online-Redaktion.
2. Hochaufgelöstes Bildmaterial für den Print-Bereich
3. ein kleiner Bilderpool, der Verwaltung und Verlagsführung für
Marketing-Zwecke zur Verfügung stehen soll.
Da das Bildmaterial der Print-Redaktionen das Haupt-Bildarchiv des Verlages darstellt und Priorität vor den anderen Archiven hat, wird der Aufbau
des Print-Katalogs vorrangig behandelt und ausschließlich Thema dieser
Arbeit sein. Die dort gewonnenen Erkenntnisse können später als Grundlage für die anderen Kataloge der Online-Redaktion und der Verwaltung
dienen.
2.3 Technik – das Kreuz mit den Bildarchiven
Für die neue Datenbank steht dem Verlag Cumulus7.1 Workgroup zur Verfügung. Es wurden Lizenzen für acht Clients gekauft, die auf den Cumulus
Server zugreifen können. Zwei stehen den Archivaren zur Verfügung,
sechs den Fotoredakteuren der verschiedenen Redaktionen.
Bei der technischen Realisierung, ist neben der Auseinandersetzung mit
der Software die Hardware, vor allem die Bilder-Server, auf denen die
Originale abgelegt werden, ein wichtiges Thema. Die Redaktionen der
FVW Mediengruppe arbeiteten bisher ohne ein zentrales Bildarchiv.
Digitale Bilder wurden an unterschiedlichen Stellen abgelegt:
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1. Das Produktionsarchiv, bestehend aus den veröffentlichten Bildern
der letzten zwei Jahre, wurde mit Hilfe des Content-ManagementSystem, dem Quark-Content-Manager (QCM) verwaltet. Dieses
Archiv umfasst ca. 10.000 Bilddateien, welche auf einem Bilderserver abgelegt wurden.
2. Für das Langzeitarchiv, bestehend aus etwa 31.000 Datensätzen,
wurden frühere Versionen von Cumulus zum Archivieren verwendet. Die Originalbilder liegen auf sechs verschiedenen BildServern sowie in einem externen CD-Archiv.
3. Persönliche Bildarchive der Redakteure; diese „privaten“ Sammlungen sind mit einfachen Ordnerstrukturen auf den jeweiligen
Rechnern angelegt.
Neben einer fehlenden Zentralisierung der Archive, birgt jedes der EinzelArchive spezielle Probleme. Diese erschweren den reibungslosen Ablauf
der Bildrecherche noch zusätzlich:
1. Der QCM sollte als Redaktionssystem die Arbeitsabläufe zwischen
Redakteuren, Fotoredakteuren und Grafikern erleichtern. In einer
Dateneingabemaske war es den Fotoedakteuren möglich, die Bilder
zu benennen, Metadaten einzutragen und Hinweise für den
weiteren Arbeitsablauf zu vermerken. Da das Programm grobe
Mängel aufwies, wurde es nach zwei Jahren Laufzeit aus dem
Produktionsablauf herausgenommen. Die Eingabemaske war nicht
an die Anforderungen der Redaktionen angepasst, die Schlagwortlisten unangemessen und vermerkte Informationen gingen bei der
Weiterleitung verloren. Das größte Problem entstand dadurch, dass
die mit QCM eingetragenen Metadaten nicht in die IPTC-Daten der
Originalbilder zurück geschrieben wurden. Ohne die Software des
QCM sind die eingepflegten Metadaten der Bilder nicht mehr
nutzbar.
2. Die frühere Programmversion Cumulus6 unterscheidet sich nur
geringfügig von der neuen Version. Allerdings wurde diese Datenbank ohne System mit Bildmaterial gefüllt und schlecht gepflegt. Die
Datenbank ist nahezu unbrauchbar für die Recherche von Bild11
material. Auch hier ist wie beim QCM, das Problem die fehlende
Implementierung. Es wurde keine treffende Kategoriestruktur
eingerichtet, die Eingabemaske und die Funktionen nicht an die
Nutzer angepasst und die Daten nicht gewissenhaft verschlagwortet.
Durch
nachträgliches
Verschieben
der
Originaldaten
verweisen die Datensätze zusätzlich in den meisten Fällen nicht
mehr auf ihr Original und wurden zu „blinden“ Datensätzen, die die
Datenbank verstopfen.
3. Die „persönlichen“ Bildarchive sind nicht für die Allgemeinheit
zugänglich und erschließen sich in ihrer Strukturierung meist nur
ihrem Besitzer. Dort gespeicherte Bilder können nicht zentral
gesucht werden und sind so nur bedingt verfügbar.
Sobald die Cumulus7 Datenbank bereit ist Bilder aufzunehmen, sollen die
beschriebenen Bildarchive aufgelöst und die brauchbaren Teile in die neue
Datenbank übernommen werden. Die Übernahme der privaten Bildarchive
in die neue Datenbank stellt kein Problem dar, da es sich um kleine Bildmengen handelt, in die noch kein Archivierungsaufwand gesteckt wurde.
Sie können einfach während des laufenden Betriebs in die neue Datenbank
eingepflegt werden. Der Bildtransfer aus der alten Cumulus Datenbank
sowie dem QCM ist aufgrund der Bildmengen und fehlender Kompatibilität
zwischen den Programmen aufwändiger, da so wenig eingepflegte Metadaten wie möglich verloren gehen sollen. Es ist zwar möglich Cumuluskataloge alter Programm-Versionen in Cumulus7.1 zu importieren, doch
würden damit auch sämtliche unbrauchbaren und schlecht verschlagworteten Datensätze übernommen werden. Bildrecherchen in der neuen
Datenbank würden von Beginn an zu ähnlich unbefriedigenden Ergebnissen führen wie im alten Cumulus.
Nach Abwägen der Vor- und Nachteile wurde gemeinsam mit der Bildchefin
und den Archivaren entschieden, dass der Mehraufwand eines erneuten
Einpflegens einer von vornherein fehlerhaften Datenbank vorzuziehen ist.
Die überarbeiteten Bildbestände der alten Cumulus Datenbank werden von
den alten Bilder-Servern auf ein 100 GB großes Segment des CumulusServers kopiert und von dort in die neue Datenbank eingepflegt.
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Bis die Übernahme abgeschlossen ist, bleiben die alten Bild-Server aktiv
und die Mitarbeiter erhalten über Cumulus7.1 Zugang zum alten Katalog
FVW-September-2005. Der Transfer der QCM Bilder und die daraus entstandenen Probleme sind im Kapitel 6 Exkurs näher beschrieben.
Für die neue Datenbank steht ein Bilder-Server mit 800 GB Speicherkapazität zur Verfügung. Hier werden alle neu archivierten Assets zentral
gespeichert. Außer dem Segment für die alten Bildbestände stehen 700 GB
für die Cumulus7.1-Software, Datenbankprozessor und Speicherung der
Datensätze sowie der Ablage der Originalbilder zur Verfügung.
2.4 Anwendung – Meinungsfreiheit für Mitarbeiter
Bei der Planung einer Datenbank ist es unverzichtbar, die Arbeitsabläufe
der einzelnen Mitarbeiter zu kennen und für die Arbeit mit der neuen
Datenbank neu zu koordinieren und zu optimieren. Neben den äußeren
Faktoren wie technische und finanzielle Rahmenbedingungen, müssen die
Bedürfnisse der Mitarbeiter einbezogen werden, um die Funktionalität der
Datenbank zu sichern. Die Nutzer der Cumulus Bilddatenbank bei FVW
werden die Fotoredakteure der vier FVW Redaktionen sein sowie zwei
Archivare, die für das Einpflegen der Bilddaten zuständig sind. Bei der
Implementierung der Datenbank müssen die Bedürfnisse dieser beiden
Nutzergruppen als Maßstab dienen, um einen reibungslosen Ablauf
zwischen Bildrecherche und Bildarchivierung zu gewährleisten.
Aufgrund des schlechten Zustands der alten Cumulus Datenbank wurde in
jüngster Zeit das Archivieren des Bildmaterials weitgehend eingestellt. Die
Redakteure nutzten den QCM als Produktionsdatenbank, in der lediglich
die Bilder gespeichert wurden, die in den Publikationen erschienen waren.
Bild-Informationen wurden von den Redakteuren selbst eingetragen und
beschränkten sich auf das Nötigste, um Zeit zu sparen. Da hauptsächlich
die persönlichen Bildarchive und der QCM zum Recherchieren von
Bildmaterial genutzt wurde, pflegten die Archivare nur noch vereinzelt neue
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Bilder in die alte Cumulus Datenbank ein. Es stellte sich gegenüber der
Cumulus Software bei den Redakteuren wie auch den Archivaren eine
gewisse Überdrüssigkeit ein. Bevor die neue Cumulus Datenbank erfolgreich in den Arbeitsablauf integriert werden kann, sollte dieser Überdruss
abgebaut werden.
Um einen besseren Einblick in die Arbeitsweise der Redakteure zu erhalten
und eine erneute Auseinandersetzung mit dem Cumulus Programm
anzuschieben, soll eine kurze E-Mail-Befragung helfen, die Hoffnungen und
Befürchtungen
der
Fotoredakteure
aufzudecken.[1]
(siehe
E-Mail-
Befragung der Mitarbeiter, Anhang II)
Von den neun befragten Fotoredakteuren gaben sechs ein Feedback zu
ihrer Arbeitsweise und beantworteten einige der gestellten Fragen. Für eine
Befragung per E-Mail ein recht gutes Ergebnis. Zusammenfassend kann
aus den Antworten geschlossen werden, dass die Fotoredakteure bei FVW
nach ähnlichen Mustern arbeiten.
1. Bei der Bildrecherche nutzen die Redakteure meist honorarfreies
Pressematerial. Allgemeine Bildmotive werden bei Bildagenturen
bestellt. Bei Messen und FVW Veranstaltungen werden externe
oder verlagseigene Fotografen engagiert, um diese zu dokumentieren.
2. Bei der Recherche interner Quellen greifen die Redakteure oft auf
ihre selbst angelegten Bildarchive zurück, gerade bei oft verwendeten Bildern wie Portraits und Freistellern.
3. Alle Bilder, die in die Produktion gehen, sind im Redaktionssystem
des QCM gespeichert und werden eher nachlässig mit Metadaten
versehen. Bilder, die voraussichtlich öfter gebraucht werden speichern die Redakteure nach eigenen Ordnungs-Systemen auf ihren
Arbeitsrechnern ab.
4. Die alte Cumulus-Datenbank wird selten zur Bildrecherche genutzt,
was auf ihren schlechten Zustand zurück zu führen ist.
1 vergleiche Gaus, W.: Dokumentations- und Ordnungslehre, S. 323
14
5. Grundsätzlich wird die Benutzeroberfläche von Cumulus als gut
angesehen.
6. Es wird ausschließlich die Schnellsuche (Quicksearch) verwendet.
7. Die Suchergebnisse sind unbefriedigend. Viele der gefundenen
Datensätze sind nicht mit den Originalbildern verknüpft und können
deshalb nicht verwendet werden. Datensätze existieren oft doppelt
und variieren in den Beschreibungen. Viele Bilder sind nur in 72 dpi
Auflösung vorhanden oder schon grafisch bearbeitet.
Die schlechte Funktionalität der alten Datenbank und der nachlässige
Umgang beim Beschriften und Archivieren der Bilder bilden einen Kreislauf,
der durch den herrschenden Zeitmangel noch verstärkt wird. Um zu
gewährleisten, dass sich diese Mechanismen nicht auch bei der Arbeit mit
der neuen Cumulus Datenbank wiederholen, muss ihnen ein klarer Arbeitsablauf entgegengesetzt werden. Da von außen auferlegte Änderungen der
eigenen Gewohnheiten von den Mitarbeitern zunächst als unangenehmer
Mehraufwand empfunden werden, sollte
1. eine Eingewöhnungsphase stattfinden, die schon beginnen sollte,
bevor die neue Datenbank in Benutzung geht.
2. der vorgegebene Workflow so einfach und einleuchtend wie möglich
gehalten werden.
3. genügend Kontrollpunkte eingebaut sein, die ein Umgehen der
Regeln verhindern.
4. schnell ein Erfolgserlebnis für die Mitarbeiter ermöglicht werden, um
ein positives Feedback zu erzeugen.
Bei der Entwicklung der Datenbank werden die Archivare besonders in den
Arbeitsprozess mit einbezogen, da sie sich intensiv mit der Nutzung von
Cumulus auseinander gesetzt haben und wertvolle Erfahrungen sowohl mit
der Arbeitsweise des Verlages als auch mit dem Programm besitzen.
15
2.5 Zusammenfassung
In diesem Kapitel konnten durch eine Bestandsaufnahme der Grundvoraussetzungen, die ersten Schritte für die Entwicklung der neuen
Bildarchivierung geplant werden. Für die Erstellung eines kontrollierten
Wortschatzes, der in der Kategoriestruktur von Cumulus hinterlegt werden
soll,
müssen
relevante
Begriffe
zusammengetragen
werden.
Das
Bildmaterial konnte in die Bereiche Print, Online und Marketing gegliedert
werden. Für die neue Bildarchivierung soll ein zentraler Server eingesetzt
werden, auf dem alle Originaldaten gespeichert werden sollen. Die alten
Bildarchive sollen langfristig aufgelöst und ebenfalls auf diesem BilderServer abgelegt werden. Um die Kommunikation mit den Mitarbeitern
aufrecht zu erhalten und die Eingewöhnungsphase zu verkürzen, sollen die
ersten Standards der Bildvorbereitung zeitnah festgelegt und in der Praxis
erprobt werden.
16
3 Erste Umsetzung
– Grundlagen einer neuen Ordnung
In diesem Kapitel sollen erste Lösungen gefunden und Entwürfe umgesetzt
werden. Im Kapitel Indexierung müssen Quellen relevanter Begriff geprüft
werden um die Themenbereiche des Verlages herauszustellen und einen
Wortpool erstellen zu können. Im Bereich Struktur soll auf Grundlage der
gefundenen Themenschwerpunkte ein erster Entwurf zur Kategoriestruktur
erfolgen. Im Kapitel Technik muss am Beispiel eines Testkatalogs geprüft
werden, welche Voreinstellungen nötig sind, einen Katalog auf die Nutzung
als Bildarchiv vorzubereiten. Weiter muss die Frage geklärt werden wie
Cumulus bei der Speicherung der Originalbilder verfahren soll und wie die
Ordnungs-Struktur der Originale auf dem Server organisiert werden kann.
Für die Fotoredaktuere müssen Standards festgelegt werden, die regeln,
welche Anforderungen ein Bild haben muss um archiviert zu werden.
Ebenso für eine einheitliche Benennung der Bilddateien. Das Bildmaterial
der alten Cumulus-Datenbank muss auf Relevanz überprüft und aussortiert
werden.
3.1 Indexierung – von der Willkür zum Wortpool
Um einen Anhaltspunkt zu haben, wie ein kontrollierter Wortschatz für FVW
aussehen könnte, wurde Wortmaterial aus verschiedenen Quellen zusammengetragen. Im Folgenden die verwendeten Quellen und die entsprechenden Auswahlkriterien:
1. Für die Erfassung touristischer Begriffe diente das jährlich vom
Verlag herausgebrachte Branchen-Verzeichnis touristischer Anbieter, TID Touristik Kontakt. Interessant für die Wortgutliste waren
zunächst weniger die verzeichneten Anbieter selbst, als vielmehr
die Kategorien, in denen sie zusammengefasst wurden. Diese
zwanzig Begriffe haben sich in ihrer jahrelangen Verwendung
bewährt und sind in der Lage, Hunderte branchenrelevante Anbieter
17
sinnvoll zusammenzufassen.
2. Als weitere Quelle relevanter Begriffe dienten die persönlichen
Bildarchive der einzelnen Fotoredakteure und der Bildchefin. Ohne
auf eine funktionsfähige Bilddatenbank zugreifen zu können, legten
sich die meisten Redakteure auf ihren Rechnern kleine, in Ordnern
organisierte Bildarchive an. Die dort herrschenden Ordnungen und
Benennungen sind sehr subjektiv und von persönlichen Vorlieben
geprägt, haben aber den Vorteil, einen echten Einblick in die
Arbeitsweise und Strukturierung der einzelnen Mitarbeiter zu geben
und sich im täglichen Gebrauch bewährt zu haben. Diese Begriffe
müssen stark aussortiert werden, liefern aber, gerade im Vergleich
untereinander, wichtige Erkenntnisse über den verwendeten
Wortschatz innerhalb der Redaktion.
3. Zur Erfassung verlagsinterner Begriffe dienten die fünf Publikationen und ihre jeweiligen Ressorts. Diese spiegeln sowohl die
Begrifflichkeiten innerhalb des Verlages als auch deren Gewichtung
und
Beziehungen
untereinander
wider.
(BizTravel
Ressort:
Einkauf+Planung, Markt+Produkt)
4. Die nahe liegende Annahme, Hilfe in der bestehenden Cumulus6
Bilddatenbank zu finden, stellte sich als überschätzt heraus. Die alte
Bilddatenbank verfügt weder über einen bereitgestellten kontrollierten Wortschatz noch über eine durchdachte oder aussagekräftige Kategoriestruktur. (Bild 3) An der bestehenden Bilddatenbank ließ sich vielmehr erkennen, wie wenig ein Datenbankprogramm wie Cumulus von Nutzen ist, wenn es nicht mit einem
Konzept versehen und an die bestehenden Bedürfnisse angepasst
wird.
Die verschiedenen Wortsammlungen konnten, nachdem sie zusammengeführt wurden, einen ersten Eindruck zu dem bislang im Arbeitsprozess
verwendeten Vokabular geben. (siehe Wortsammlung, Anhang III)
18
Bild 3: Kategoriestruktur der alten Cumulus-Datenbank
Anhand der Häufigkeit, in der Begriffe auftauchten, ließen sich Schlüsse
über deren Gewichtungen und die Arbeitsweise innerhalb des Verlages
ziehen und somit erste Anhaltspunkte für eine Kategoriestruktur gewinnen.
Nach Zusammenführung der Wortsammlungen wurden vier Themenschwerpunkte sichtbar:
1. Destinationen, also Zielorte, die sich geografisch einordnen ließen
2. Verkehr, Fahrzeuge, Symbolbilder mit dem Inhalt Reisen
3. touristische Anbieter, Reedereien, Hotels, Fluggesellschaften
4. verlagsbezogenes Bildmaterial, Publikationen, Ressorts, Messen,
Mitarbeiter, Events.
Unter diesen Bereichen lassen sich die meisten archivierten Bilder zusam19
menfassen, sodass überprüft werden kann, ob sie als mögliche Kategorien
in Frage kommen.
3.2. Struktur – aus Chaos wird Kategorie
In den Gesprächen mit der Bildchefin kristallisierten sich zwei weitere
Bereiche als wichtige Beschreibungskriterien heraus, die in den Entwurf mit
einfließen sollen. Erstens soll über die Kategorien eine Zuordnung zu den
einzelnen Publikationen möglich sein, zweitens die Herkunft der Bilder
ersichtlich werden. Die Ordnungs-Strukturen innerhalb des Verlages stehen
im engen Zusammenhang mit den vier Redaktionen, Urlaub Perfekt (UP),
FVW (FVW), Travel Talk (TT) und BizTravel (BT). Von der Codierung der
Bilder für den Produktionsablauf bis zur Ablage der Originalbilder auf den
Servern die Kürzel der Publikationen finden sich überall wieder. Bei jedem
Bild soll ersichtlich sein, wann und in welcher Publikation es erschienen ist.
Die Herkunft der Bilder ist für die Fotoredakteure von großer Bedeutung. Es
muss schnell ersichtlich sein, ob es sich um PR-Material, Eigenproduktionen oder lizenzfreies (RoyaltyFree) Bildmaterial handelt.
In einem nächsten Schritt sollen die ermittelten Begriffe zu einem Kategoriebaum (Version 1) strukturiert und unterteilt werden. Welche Begriffe
genau in die endgültigen Kategorien aufgenommen werden, soll die Praxis
an der Testdatenbank und Gespräche mit den Archivaren zeigen. (Bild 4)
Zur Erinnerung: Der Katalog stellt die erste Hierarchie-Ebene der Kategorien dar, der von Cumulus vorgegebene Bereich $Categories die zweite.
Auf der dritten Stufe befinden sich fünf Überkategorien, in die die ermittelten Themenbereiche eingeflossen sind: Publikationen, Inhalt, Tourismus, Geographie und Bildquelle. Um diese Begriffe weiter zu gliedern,
könnte eine weitere Einteilung auf der vierten Ebene wie folgt aussehen:
20
Bild 4: Kategorie-Entwurf Version 1
1. Unter Publikationen erscheinen die einzelnen Publikationen von
FVW, UrlaubPerfekt, FVW Magazin, TravelTalk und BizTravel. Von
der Überlegung, in einer nächsten Ebene auch noch alle Ressorts
der Hefte aufzulisten, wird schnell wieder abgesehen, da diese für
die Redaktionen nicht relevant sind und sie die Kategorien unnötig
verkomplizieren würden.
2. Die Kategorie Inhalt soll Bild-beschreibende Unterkategorien zusammenfassen, wie Architektur, Fahrzeuge, Naturaufnahmen, Personen, usw. Diese Liste muss in einem nächsten Schritt sinnvoll
ergänzt werden. Hier soll auch der Themenbereich Verkehr auf21
gefangen werden
3. Die Kategorie Tourismus soll die fachbezogenen Themen zusammenfassen. Um ständig vorkommende Firmennamen leichter
zuordnen zu können, sollen die wichtigsten touristischen Anbieter
wie Airlines, Reedereien und Veranstalter verzeichnet sein. Des
weiteren das Bildmaterial der Touristik-Fachmessen und der von
FVW organisierten Veranstaltungen/Events.
4. In der Kategorie Geographie soll eine vollständige Länderliste zur
Verfügung stehen.
5. Die Kategorie Bildquelle ermöglicht eine leichte Zuordnung zur
Herkunft der Bilder. Mögliche Bildquellen sind: Agentur, Fotograf,
Fotograf für FVW, Illustrator, PR, Privat, Redakteur und RoyaltyFree
3.3. Technik – Cumulus lernt Bilder zu ordnen
Die Benutzeroberfläche von Cumulus ermöglicht es, die Erstellung einer
neuen Datenbank und die Implementierung der Einstellungen von einem
Client aus vorzunehmen. Als Administrator angemeldet, wird eine Verbindung zum Cumulus-Server hergestellt. Im Fenster Katalogzugriff erhält
man eine Auswahl aller existierenden Kataloge sowie die Option neuer
Katalog. (Bild 5)
Sobald ein Katalog erstellt wurde, legt das Programm eine Katalogdatei
(.ccf) auf dem Server an in dem alle zugehörigen Informationen abgelegt
werden. Hier wird die Kategoriestruktur des Katalogs gespeichert, die internen Verknüpfungen sowie die eigentlichen Datensätze der einzelnen Bilder
mit den zugehörigen Metadaten.
Um sich an einem praktischen Beispiel mit den Cumulus-Funktionen vertraut zu machen und die Auswirkungen verschiedener Einstellungen zu
überprüfen, wird der Testkatalog Cumulus forever erstellt.
22
Bild 5: Fenster Katalogzugriff
Bevor mit dem Anlegen einer Kategoriestruktur und dem Archivieren
einiger Testbilder begonnen wird, sollten einige grundlegende Einstellungen für die spezifische Anwendung als Bilddatenbank angepasst
werden.
Beim Katalogisieren der Assets erstellt Cumulus für jedes Bild einen
Datensatz. Durch Verknüpfungen zwischen Datensatz und Asset ist
Cumulus in der Lage im Bild enthaltene Informationen auszulesen und in
den Datensatz zu übernehmen. Umgekehrt ebenso, die im Datensatz
ergänzten Einträge in das Bild zurück zu schreiben. Das hat den Vorteil,
dass im Datensatz eingetragene Informationen in den Bildinformationen
selbst erhalten bleiben. Welche Felder bereitgestellt und welche Informationen ausgelesen werden können, hängt davon ab, ob sie zuvor in den
Katalogeinstellungen eingerichteten wurden.
Cumulus verfügt für fast alle Dateiformate über entsprechende Datensatzfelder. Für die Verwendung als Bilddatenbank sind nur bestimmte von
Bedeutung. Es werden für viele Standardformate vorprogrammierte Module
angeboten, die dem Katalog automatisch die entsprechenden Metadaten23
felder hinzufügen und die Verknüpfungen zu den Bildinformationen der
Assets herstellen. So zum Beispiel neben den Filtern für Bild-Informationen
MP3-Filter, Open-Document-Format-Filter oder PowerPoint-Filter. Verknüpfungen zu diesen Dateiformaten sind für eine reine Bilddatenbank
überflüssig und müssen nicht eingerichtet werden.
Dafür muss der Katalog auf das Auslesen von IPTC- und EXIF-Informationen vorbereitet werden. Das bedeutet, dass dem Datensatz die entsprechenden IPTC und EXIF Felder hinzugefügt werden. Ebenso die
entsprechenden Verknüpfungen zu den Bilddaten die beim Katalogisieren
ausgelesen werden. Da die Verwendung von Cumulus als Bilddatenbank
auch zu den Standardverwendungen gehört, bietet das Programm
entsprechende Module an. Dies geschieht über die Menüleiste mit Datei Administration - Katalog auf IPTC- und EXIF vorbereiten.[1] (Bild 6)
Bild 6: Menü Katalog auf IPTC vorbereiten
Ein weiterer wichtiger Punkt der vorbereitenden Einstellungen ist die Frage,
ob beim Katalogisieren mit einem zentralen Speicherort gearbeitet werden
soll. Dies bedeutet, dass ein Bild automatisch an den vorher bestimmten
Ort, den zentralen Speicherort, auf dem Bilderserver kopiert wird.
1 vergleiche Canto: Cumulus Administrationshandbuch, S. 43
24
Was zunächst komfortabel klingt, birgt in der Praxis Probleme, denn alle
einkommenden Bilder werden vom System im selben Ordner auf dem
Bilderserver abgelegt. Bei mehreren hunderttausend Assets in einem Ordner würde die Rechengeschwindigkeit erheblich herabgesetzt. Auch würde
sich bei einer solchen Bildmenge das System aufhängen, sobald der
Ordner des zentralen Speicherorts geöffnet werden müsste.
Die negative Erfahrung mit dem QCM hat gezeigt, dass es wichtig ist, die
Originaldaten auch ohne spezielle Software handhaben zu können. Auf
dem Bilderserver muss eine von Cumulus unabhängige Struktur vorhanden
sein, um sich dort zurecht finden zu können. Die Entscheidung, das
automatische Speichern der Bilder zu deaktivieren bedeutet, dass alle
Bilder manuell von den Archivaren auf dem Server abgelegt werden
müssen. Es muss eine übersichtliche Ordnerstruktur gefunden werden, um
diese Arbeit zu erleichtern und Fehler zu vermeiden.
Für den FVW Verlag, bietet sich eine chronologische Struktur für den
Server an. Die Mitarbeiter denken in Jahresabschnitten, wissen grob, in
welchem Monat und welchem Jahr Bilder erschienen sind. Diese Herangehensweise sollte für die Ordnung der Originalbilder auf dem Server
genutzt werden und sich in der Ordnerstruktur widerspiegeln.
Um zu entscheiden, wie fein eine chronologische Einteilung sein sollte, wird
die Menge der pro Monat eingepflegten Bilder überschlagen. Aufgrund der
Erfahrung der Archivare kann davon ausgegangen werden, dass bei flüssiger Arbeit ca. drei Minuten pro Bild benötigt werden, um den Datensatz
zu füllen. Ein Archivar schafft demnach beim Archivieren pro Tag zwischen
150 und 200 Bilder. Gerechnet mit 22 Arbeitstagen würde pro Monat die
nicht unbeträchtliche Menge von 3300 bis 4400 Bilder zusammenkommen.
In Absprache mit den Archivaren erscheint das Anlegen von Tagesordnern
am sinnvollsten. Die Struktur auf dem Server wird auf Jahr, Monat und Tag
festgelegt. (Bild 7) So ist die Bildmenge innerhalb der Ordner auf weniger
als zweihundert Bilder begrenzt und, da im laufenden Betrieb das Erscheinen eines Heftes und das Archivieren der zugehörigen Bilder zeitnah
erfolgen werden, ist eine zusätzliche Orientierung gewährleistet.
25
Neben den Jahresordnern, in denen die aktuellen Bilder eingepflegt
werden, wird es drei Ordner mit den aus QCM transferierten Bildern geben.
Diese werden nach Jahren geordnet aus dem QCM extrahiert und auf dem
neuen
Bilderserver
in
den
Ordnern
QCM_2005,
QCM_2006
und
QCM_2007 abgelegt. Innerhalb dieser Ordner werden sich mehrere tausend Bilder befinden. Leider war beim Transfer der Bilder keine bessere
Lösung umsetzbar. (siehe Kapitel 6 Exkurs)
Bild 7: Ordnerstruktur des zentralen Bilder-Servers
3.4. Anwendung – auf die Auswahl kommt es an
Auch während der Konzeption und des Aufbaus der Bilddatenbank fallen
im laufenden Redaktionsbetrieb täglich neue Bilder an. Um das spätere
Nacharbeiten zu vereinfachen, sollten möglichst schnell verbindliche
Standards für den Umgang der zu archivierenden Bilder gefunden werden.
Als erstes ist die Frage zu klären, welche Bilder zukünftig archiviert werden
sollen. Die bisherige Vorgehensweise alles ohne Vorsortierung zu archivieren, hat mit dazu beigetragen, die Datenbank mit unsinnigem Material zu
verstopfen. Abbildungen von Webseiten zum Beispiel werden aufgrund
ihrer kurzen Aktualität nicht weiter verwendet und sollten deshalb nicht in
26
der Datenbank archiviert werden. In den Gesprächen mit der Bildchefin
wurde ein enger Rahmen festgesteckt, welche Bilder aus der Fotoredaktion
zur Archivierung an die Archivare weitergegeben werden sollen:
1. Es werden nur unbearbeitete Originalbilder archiviert, die in druckbarer Auflösung von 300 dpi vorliegen.
2. Es werden keine Bilder archiviert die aus einer Recherche in Cumulus stammen.
3. Agenturbilder werden nicht in die eigene Datenbank aufgenommen,
da bei Bedarf in den Agenturarchiven recherchiert werden kann.
Ausnahme sind RoyaltyFree Bilder, die nach dem Kauf beliebig oft
wieder verwendet werden dürfen.
4. Bilder, bei denen elementare Bild-Informationen wie Aufnahme-Ort,
Datum oder Copyright fehlen, dürfen nicht archiviert werden.
5. Es werden keine Screenshots archiviert.
6. Bilder müssen grundsätzlich für zukünftige Recherchen von Bedeutung sein.
7. Bei Fotostrecken wird die gesamte Reihe aufgenommen.
Da in den Redaktionen meist mit MacIntosh gearbeitet wird, die Server
aber mit Microsoftsystemen laufen, ist es nötig für die Benennung der
Bilder ebenfalls einen Standart festzulegen. Zu lange Namen sowie Leerzeichen und Sonderzeichen in den Dateinamen führten in der Vergangenheit zu Problemen mit den Servern und erschwerten die Orientierung beim
Umgang der Bilddateien. Sobald die Bilder von den Fotoredakteuren in den
Produktionsablauf oder die Archivierung weitergegeben werden, müssen
sie mit einfachen, aussagekräftigen Namen versehen worden sein. Die
Regel ist dabei, dass der Name höchstens 15 Zeichen lang sein und außer
Unterstrich (_) und Bindestrich (-) keine Sonderzeichen beinhalten darf.[1]
Diese Standards treten sofort in Kraft. Dem entsprechend vorbereitete
Bilder die archiviert werden sollen, werden von den Redakteuren bis zur
Fertigstellung der neuen Datenbank auf den eigenen Rechnern gesammelt.
(siehe Workflow Bildredaktion, Anhang IV)
1 vergleiche Canto: Cumulus Administrationshandbuch, S 17
27
Die alte Cumulus-Datenbank wird in einer längeren Übergangsphase
parallel zur neuen existieren, bis die relevanten und den Standards
entsprechenden Bilder übernommen worden sind. Solange sich die neue
Datenbank noch im Aufbau befindet, können die Archivare die Zeit nutzen,
die alte Bild-Datenbank von blinden Datensätzen und Dubletten zu
bereinigen. Die Menge der Datensätze kann dadurch erheblich reduziert
und Übersicht über die tatsächlichen Bildbestände gewonnen werden. Dies
soll in folgenden Schritten erfolgen:
1. In der Kategorie $Sources lassen sich die angegebenen Speicherorte der Originalbilder einsehen. Da einige der dort verzeichneten
Server nicht mehr existieren, können all jene Datensätze, deren
Referenzen auf diese „Phantomserver“ verweisen, gelöscht werden.
2. Mit der erweiterten Suche können Bildern mit geringer Auflösung
selektiert und gelöscht werden.
3. Die verbleibenden Datensätze müssen einzeln durchgesehen,
doppelte und unbeschriftete Datensätze zusammengefasst und
gelöscht werden.
Bis die Bilder der CD Archive ebenfalls auf dem zentralen Server abgespeichert und in die neue Datenbank eingepflegt worden sind, verbleiben
ihre Datensätze vorerst in der Datenbank.
28
3.5. Zusammefassung
Die erstellte Wortsammlung konnte in vier Themenbereiche gegliedert
werden, die das Bildmaterial bei FVW gut zusammenfassen. Ergänzt durch
weitere Anregungen aus der Fotoredaktion wurden Kategorien entworfen
und hierarchisch gegliedert. Dieser erste Kategorie-Entwurf soll im
nächsten Schritt in eine Testdatenbank eingefügt und in praktischer
Anwendung auf seine Funktionalität überprüft werden. Nach dem korrekten
Vorbereiten des Test-Katalogs kann nun die entwickelte Kategoriestruktur
angelegt und in der Praxis überprüft werden. Auf dem Cumulus-Server
wurde eine chronologische Ordnerstruktur angelegt, in die die Archivare die
Originalbilder vor dem Katalogisieren ablegen. Es wurden Standards für die
Bildselektion
und
Dateibenennung
festgelegt,
nach
denen
die
Fotoredakteure ab sofort ihr einkommendes Bildmaterial bearbeiten. Es
wurden die „blinden“ Datensätze aus der alten Cumulus-Datenbank
entfernt, sodass das übrig gebliebene Bildmaterial von den Archivaren
überarbeitet werden kann.
29
4 Testdatenbank – Cumulus forever
Nach Anlegen des Testkatalogs Cumulus forever sollen die Zwischenergebnisse praktisch überprüft werden. Die Ergebnisse werden, um sie
etwas zu gliedern, sowohl in diesem Kapitel als auch im nächsten, welches
sich mit der Umsetzung der Originaldatenbank beschäftigt, dargelegt. In
diesem Kapitel werden am Beispiel der Testdatenbank die vorbereitenden
Einstellungen beschrieben. Im nächsten diejenigen Einstellungen, die sich
mit der Darstellung befassen sowie die Zugriffsrechte der Nutzer. Im
Bereich Indexierung soll herausgefunden werden, wie viele Datensatzansichten eingerichtet werden müssen und welchen Anforderungen sie
entsprechen sollen. Im Kapitel Struktur soll der erste Kategorie-Entwurf in
die Testdatenbank eingefügt und mit dem Archivieren von Testbildern
erprobt werden. Der Kategorie-Entwurf soll, entsprechend der gewonnenen
Ergebnisse an die Anforderungen der praktischen Anwendung angepasst
werden. Im Kapitel Technik sollen die Katalogeinstellungen angepasst und
die benötigten Datensatzfelder eingerichtet werden. Im Kapitel Anwendung
soll für die Fotoredakteure ein Leitfaden für die Beschriftung der IPTCInformationen verfasst werden.
4.1 Indexierung – die Gesichter von Cumulus
Nach Anlegen und Vorbereiten des Testkatalogs gibt Cumulus eine erste
Datensatzansicht vor, die an die gewünschten Funktionen angepasst werden muss. Dabei ist zu beachten, dass dies in zwei Schritten erfolgen
muss.
Zunächst müssen in den Katalogeinstellungen alle Felder angelegt werden,
die eventuell vorhandene Bildinformationen beim Katalogisieren auslesen,
ebenso wie solche, die für den Arbeitsablauf der Archivare und Fotoredakteure nötig sind. Hier werden die funktionalen Eigenschaften und
Verknüpfungen bestimmt. In einem zweiten Schritt kann aus den an30
gelegten Datensatzfeldern im Bereich Datensatz-Ansichten die eigentliche
Datensatzmaske eingerichtet und optisch angepasst werden.
Es können auf der Grundlage der eingerichteten Datenfelder verschiedene
Datensatz-Ansichten zur Verfügung gestellt werden. Bei der Arbeit mit dem
Testkatalog zeigt sich, dass es sinnvoll ist zwei verschiedene DatensatzAnsichten zu erstellen. Eine für die Fotoredakteure um die Bildinformationen abzurufen, die zweite für die Archivare zur Archivierung der Daten.
In mehreren Arbeitsgesprächen und Probedurchläufen mit Archivaren und
Redakteuren konnte ein Überblick über die Anforderungen der Nutzer an
die Datensatz-Ansicht gewonnen werden.
Für die Fotoredakteure dient die Datensatz-Ansicht als Informationsfenster.
Sie müssen bei ihrer Recherche schnell auf einen Blick Auskunft über die
Verwendbarkeit des Bildes erhalten. Die wichtigste Information ist für sie
dabei die Bild-Miniatur. Mit Hilfe dieser Miniatur kann ein schneller Überblick über das vorhandene Bildmaterial gewonnen werden. Sie sollte deshalb in ausreichender Qualität angezeigt werden, damit gleich möglichst
viele Details erkennbar sind. Ebenfalls wichtige Informationen sind die
Urheberrechte und Preise bei Verwendung des Bildes sowie die Qualität
und das Entstehungsdatum des Originalbildes. Informationen über die
Kategorien und Stichwörter hingegen sind für Redakteure zweitrangig.
Entscheidend ist, dass das Bild bei den entsprechenden Suchworten angezeigt wird, nicht wie es verschlagwortet ist.
Für die Archivare dient die Datensatz-Ansicht als Eingabemaske. Das Indexieren und Beschriften des Bildmaterials findet statt, nachdem die Bilder
in Cumulus katalogisiert und die Datensätze erstellt worden sind. Erst
danach werden die Datensätze erneut aufgerufen und von den Archivaren
mit weiteren Informationen gefüllt. Für diesen Zweck muss ein Statusfeld
eingerichtet werden um die neu katalogisierten Bilder bzw. ihre Datensätze
von den schon archivierten selektieren zu können. Für die Archivare ist vor
allem eine gute Anordnung der Felder wichtig, damit die Informationen
zügig und ohne viele Mausbewegungen eingetragen werden können.
31
Um das Ausfüllen der Datenmaske effektiver zu gestalten, bietet Cumulus
die Möglichkeit Wortlisten in den Datensatzfeldern zu hinterlegen. Der
Feldinhalt muss nicht ausgeschrieben werden, sondern kann aus einer
Drop-down-Liste übernommen oder einem Auswahlfeld gewählt werden.
Neben den Kategorien wäre dies eine weitere Möglichkeit einen kontrollierten Wortschatz zur Verfügung zu stellen.
4.2 Struktur - Kategorien auf der Teststrecke
Nach dem Vorbereiten des Testkatalogs Cumulus forever auf IPTC- und
EXIF-Daten kann der Kategoriebaum nach dem Entwurf Version 1 (Bild 4)
angelegt werden.
Die einzelnen Kategoriefelder können entweder über die Menüleiste
Kategorie - Kategorien hinzufügen oder mit einem „rechten Mausklick“ auf
$Categories erstellt und benannt werden. (Bild 8)
Bild 8: Menü neue Kategorie erstellen
32
Die angelegten Kategoriefelder sind mit dem Kategoriefeld des Datensatzes verknüpft und können per Drag-and-Drop hinein gezogen werden.
Dies erleichtert dem Archivar den Indexierungsvorgang, da er mit der Maus
beliebig viele Kategorien markieren und in den Datensatz hinüber ziehen
kann. Werden Kategorien nachträglich umbenannt oder innerhalb des
Kategoriebaums verschoben, ändert sich über die interne Verknüpfung
ebenso der Kategoriename bzw. die Position in allen dieser Kategorie
zugehörigen Datensätzen.
Beim Archivieren der Probebilder in die Testdatenbank zeigt sich, dass es
mit der entworfenen Kategoriestruktur nötig ist, aus jedem einzelnen der
fünf Bereiche (Publikationen, Inhalt, Tourismus, Geographie und Bildquelle)
eine Kategorie zuzufügen. Dies gestaltet sich für den Arbeitsablauf der
Archivare trotz der Drag-and-Drop-Funktion als zu umständlich. Es zeigt
sich weiter, dass die entwickelte Kategoriestruktur im praktischen Gebrauch in dieser Form zu ausführlich ist und besser zusammengefasst
werden sollte. Für ein übersichtliches Arbeiten sollten die Kategorien
Publikationen, Geographie und Bildquelle, die für jedes Bild bestimmt
werden müssen, in Form von Auswahllisten in den Datensatz ausgelagert
werden. Der Kategorie-Entwurf wird derart abgewandelt, dass von den fünf
Kategoriebereichen nur noch Inhalt und Tourismus bestehen bleiben.
(Bild 9)
Bei näherer Betrachtung dieses neuen Entwurfs fällt auf, dass bisher die
von Cumulus bereitgestellte Kategorie $Keywords nicht mit einbezogen
wurde. Sie kann zur weiteren logischen Strukturierung genutzt werden. Im
Gegensatz zum systematischen Kategorieteil, sollte unter $Keywords eine
alphabetische Liste verschiedener Stichworte bereitgestellt werden, die den
Archivaren die Eingabe erleichtert.
33
Bild 9:Kategorie-Entwurf Version 2
In der aktuellen Form des Kategoriebaumes gibt es in der Kategorie
Tourismus eine Vermischung von Namenslisten und einfachen Schlagwörtern. Während die Kategorien Messe und FVWintern den Bildinhalt
beschreiben, sind in den anderen Listen verschiedene touristische Firmen
und Anbieter zusammengefasst, die vorrangig zur Kontrolle der Schreibweisen dienen
Die Wichtigkeit dieser Namenslisten wurde in vielen Gesprächen von den
Mitarbeitern unterstrichen. Beim Auffinden passenden Bildmaterials kam es
immer wieder zu Schwierigkeiten aufgrund der Unsicherheiten bezüglich
bestimmter Schreibweisen.
Als Beispiel sei der Veranstalter 1-2-3 Fly genannt. Zwar existieren verlagsinterne Standardschreibweisen, doch können weder die Archivare noch die
Fotoredakteure diese Schreibweisen für jede Firma im Kopf haben. Diese
Namenslisten können aus der Kategorie Tourismus in $Keywords ausge34
lagert und mit weiteren häufig verwendeten Schlagworten ergänzt werden.
(Bild 10)
Bild 10: Schlagwortliste des Bereichs Veranstalter (Detail)
Betrachtet man daraufhin die verbliebenen Kategorien, zeigt sich, dass nur
noch inhaltliche, Bild beschreibende Begriffe übrig bleiben. Auf die dritte
Hierarchieebene, die zur Gliederung der Kategorien gedacht war, kann nun
verzichtet werden. Dadurch gewinnt die Kategoriestruktur an Klarheit.
(Bild 11)
35
Bild 11: Kategorie-Entwurf Version 3
4.3 Technik – Cumulus muss sich anpassen
Bevor die Datensatzmasken für die Nutzer eingerichtet werden können,
müssen in den Katalogeinstellungen die Datensatzfelder vorbereitet und
die Einstellungen angepasst werden.
In den Katalogeinstellungen können Allgemeine Einstellungen vorgenommen, sowie die Datensatz- und Kategoriefelder angepasst werden.[1]
(Bild 12) Von einer Datenbank-Spiegelung wird abgesehen.
1 vergleiche Canto: Cumulus Administrationshandbuch, S.27
36
Bild 12: Allgemeine Katalogeinstellungen
Allgemeine Einstellungen
Im allgemeinen Teil wird Name, Größe, Software-Version und Kapazität
des geöffneten Katalogs angezeigt sowie der Speicherort der Katalogdateien. Es wird gelöschte Datensätze wiederherstellbar gewählt. So werden die Datensätze erst durch eine Komprimierung des Katalogs endgültig
gelöscht und können bis dahin bei versehentlichem Löschen wieder
hergestellt werden. Für die Bilddatenbank ist es sinnvoll die Kategorienamen eindeutig zu halten. Die entsprechende Einstellung wird ebenfalls
aktiviert. Der Katalog wird für Mitbenutzer freigegeben. Assets zum zentralen Speicherort kopieren bleibt deaktiviert.
Datensatzfenster
Hier müssen dem System alle benötigten Datensatzfelder hinzugefügt
werden, die Informationen über das Bild auslesen und speichern sollen.
Viele Felder sind standardmäßig vom Cumulus voreingestellt. Dazu gehören zum Beispiel die, für alle Dateiformate relevanten Felder: Notizen,
Dateiformat oder Datensatz-Änderungsdatum. Durch das Vorbereiten des
37
Kataloges auf IPTC- und EXIF-Informationen sind dem Katalog sämtliche
IPTC- und EXIF-Felder ebenfalls schon hinzugefügt worden. (Bild 13)
Bild 13: Einstellungen der Datensatzfelder
Voreingestellte Felder, die für die Datenbank nicht relevant erscheinen,
sollten vorsichtshalber nicht gelöscht werden. Unnötige Felder bereiten
keine Probleme, ausgelassene schon. Sobald die ersten Bilder in die
Datenbank eingepflegt wurden, können ihnen die Informationen nachträglich eingerichteter Datensatzfelder nicht mehr hinzugefügt werden. Die
eingerichteten Felder sind nicht automatisch all jene, die der Nutzer in der
Datenmaske sieht. Die Datensatz-Ansicht wird separat in den DatensatzAnsichten-Sets bestimmt und für die verschiedenen Nutzergruppen angepasst.
Für alle Felder können die von Cumulus voreingestellten Eigenschaften
und Verknüpfungen bearbeitet werden. Die Feldinhalte können für Volltextsuche, Wortsuche oder Sortierung indiziert werden. Es kann festgelegt
werden, ob ein Feld schreibgeschützt sein soll oder ein Wert vorbelegt
38
werden soll. Felder, die beim Archivieren unbedingt ausgefüllt werden
sollen, können als Pflichtfeld ausgewiesen werden. Wird ein Pflichtfeld
beim Archivieren ausgelassen, erscheint ein Warnfenster, das darauf hinweist, dass der Datensatz nicht abgespeichert werden kann, bevor nicht die
geforderten Informationen eingetragen wurden.
Feldverknüpfungen
Die meisten Standardfelder besitzen bereits Verknüpfungen mit den
passenden IPTC-Feldern. Da jedoch die Beschreibungen der IPTC-Informationen unterschiedlich gewissenhaft ausgeführt werden aber möglichst
alle Informationen beim Auslesen erfasst werden sollen, müssen die
Verknüpfungen überprüft und gegebenenfalls ergänzt werden. Desweiteren
wird den Fotoredakteuren ein Standard für die Beschriftung der Bildinformationen vorgegeben. (siehe Kapitel 4.4)
Als Beispiel sei das Datensatzfeld Notizen genannt, dass schon voreingestellt mit einer ganze Reihe Filtern bestückt ist. Um jedoch die Informationen aus verwandten IPTC-Feldern mit zu erfassen, können einige ExtraVerknüpfungen hinzugefügt werden. So werden Inhalte die in den IPTCFeldern Objektbeschreibung, Titel und Überschrift enthalten sind, ebenfalls
in das Feld Notizen des Datensatzes übernommen. (Bild 14)
Benutzerdefinierte Felder generieren
Zur Beschreibung der FVW Bilder müssen den Datensätzen einige
spezielle Felder hinzugefügt werden. Über Feld hinzufügen kann aus
vorgegebenen Feldern gewählt oder ein benutzerdefiniertes Feld erstellt
werden. (Bild 15)
39
Bild 14: Feldverknüpfungen des Feldes Notizen
Bild 15: Benutzerdefiniertes Feld einrichten
40
Für die aus den Kategorien ausgelagerten Bereiche Publikationen, Geographie und Bildquelle werden wie folgt Felder angelegt:
Das Feld Bildquelle
Um die Zuordnung der Bildquelle im Datensatz zu ermöglichen, wird ein
Listenfeld erstellt. In den Feldeigenschaften befindet sich ein Listeneditor,
in dem die verschiedenen Bildquellen bereitgestellt werden können. Dieses
Feld soll für Volltextsuche und Sortierung indiziert werden und ein Pflichtfeld sein. Die Feldverknüpfungen bleiben deaktiviert, da eine entsprechende Auswahlliste in den IPTC-Feldern nicht angelegt ist. (Bild 16)
Bild 16: Feldeigenschaften des Feldes Bildquelle
Das Feld erschienen in
Den Bildern sollen nicht nur die Publikation zugeordnet werden, sondern
auch die jeweiligen Ausgaben, in denen sie veröffentlicht wurden. Da ein
Bild mehrfach verwendet werden kann, sollen diese Angaben nicht aus
41
einer Auswahlliste gewählt, sondern in ein freies Textfeld eingegeben
werden. Dazu wird ein Textfeld erstellt in welches Publikation und Ausgabe
nach dem FVW Standart (fvw 12_07, tt 1_07) eingetragen werden. Auch
dieses Feld wird für Volltextsuche und Sortierung indiziert. Es wird verknüpft mit dem IPTC Feld Bearbeitungsstand und die Funktion zurück
schreiben von Assets wird aktiviert.
Das Feld Land
In das Feld Land soll eine vollständige Länderliste hinterlegt werden. Dafür
wird wieder ein Listenfeld erstellt. Da es sich um eine sehr umfassende
Liste handelt, kann diese jedoch nicht im Listeneditor von Hand eingegeben werden. Die im Verlag verwendete Länderliste wird als Textdokument (.txt) abgespeichert und kann über die Menüleiste mit Datei Importieren - aus Text/CSV-Datei in das Datensatzfeld übertragen werden.
Das Feld wird für Volltextsuche und Sortierung indiziert, als Pflichtfeld
ausgewiesen und ist (anders als das Feld IPTC-Ort) nicht mit den
Bildinformationen verknüpft.
Das Feld Honorar
Um auf den ersten Blick zu sehen, ob ein Bild honorarfrei oder- pflichtig ist,
wird auf Wunsch der Fotoredakteure ein weiteres Feld erstellt. Das Feld
Honorar ist ebenfalls ein Listenfeld. Es benötigt nur die Auswahlpunkte
honorarfrei und honorarpflichtig, die im Listeneditor eingegeben werden. Es
ist für Volltextsuche und Sortierung indiziert, ein Pflichtfeld und besitzt
keine Verknüpfungen.
Das Feld Status
Wie im Kapitel 4.1 Indexierung erwähnt, müssen die Archivare archivierte
von neuen Datensätzen separieren können. Wie das Feld Honorar, benötigt das Listenfeld Status nur zwei Varianten: archiviert und neu. Auch
dieses ist für Volltextsuche und Sortierung indiziert, ein Pflichtfeld und
besitzt keine Verknüpfungen, da der Status nicht für den Bildinhalt relevant
ist, sondern allein die Arbeitsweise der Archivare unterstützt.
42
Nachdem alle erwünschten Felder eingerichtet sind und die Eigenschaften
angepasst wurden, können die Datensatz-Ansichten für Archivare und
Fotoredakteure zusammengestellt werden.
Im Bereich Kategoriefelder können die Voreinstellungen von Cumulus
beibehalten werden ohne sie weiter anzupassen.
4.4 Anwendung – Informationen sollen fließen
Für eine effiziente Archivierung muss der Informationsfluss zwischen
Redaktion und Archiv verbessert werden. Das Problem besteht darin, dass
die Redakteure über die Informationen verfügen, die die Archivare zum Einpflegen der Daten benötigen. Obwohl eine enge Zusammenarbeit unerlässlich ist, herrscht in der Praxis leider wenig Verständnis für die Aufgaben
des jeweils anderen Arbeitsbereiches. Um neue Standards festzulegen,
wird gemeinsam mit Fotoredaktion und Archiv besprochen welche Probleme bei der jetzigen Arbeitsweise bestehen und wie diese mit einer
besseren Arbeitsteilung behoben werden können.[1]
Ein Faktor der die Nerven beider Parteien sehr strapaziert ist, dass durch
telefonische Nachfragen seitens der Archivare, der Arbeitsfluss in Redaktion und Archiv häufig unterbrochen werden muss. Um die Notwendigkeit
zu verringern. dass diese fehlenden Informationen nachträglich bei den
Redakteuren eingefordert werden müssen, sollen diese die IPTC-Informationen der Bilder zukünftig besser vorbereiten und beschriften. Dafür
werden Vorgaben der Bildbeschriftung festgelegt, die auf die FeldVerknüpfungen zwischen IPTC-Information und Datensatz abgestimmt sind
und so den Archivaren später verlustfrei im Datensatz angezeigt werden.
Die IPTC Informationen eines Bildes sind meist in mehrere Bereiche unterteilt. Um das Beschriften für die Redakteure einfach und Zeit sparend zu
halten, soll nur der Punkt Beschreibung ausgefüllt werden. (Bild 17)
1 vergleiche Nürnberger, A., Datenbanken und Recherche S. 190-196
43
Die auszufüllenden Pflichtfelder sind: Dateiname, Objektbeschreibung,
Copyright, Ort und Erstellungsdatum. Optional können Stichwörter eingetragen werden. Diese Informationen werden beim Katalogisieren automatisch von Cumulus ausgelesen und stehen den Archivaren beim
Indexieren der Bilder zur Verfügung. (siehe Workflow Bildredaktion,
Anhang IV)
Bild 17: Bereich Beschreibung in den IPTC-Informationen
44
4.5 Zusammenfassung
In diesem Kapitel konnte geklärt werden, dass sowohl für die Fotoredakteure als auch die Archivare eigene Datensatzansichten benötigt
werden. Bei der praktischen Anwendung in der Testdatenbank konnte die
Notwendigkeit einer einfachen Handhabung beim Indexieren festgestellt
werden. Durch das Hinterlegen von Wortlisten im Datensatz wurden einige
Kategorien aus der Struktur entfernt und zu Datensatzfeldern umgewandelt. Dadurch wurde die Kategoriestruktur vereinfacht und anwenderfreundlicher. Es wurden die Katalogeinstellungen angepasst und die
benötigten Datensatzfelder zusammengestellt. Die Informationen der ausgelagerten Kategorien wurden als Listen in benutzerdefinierten Datensatzfeldern hinterlegt. Die Verküpfungen zwischen IPTC- und Datensatzfeldern
wurde aufeinander abgestimmt und dementsprechend für die Fotoredakteure ein Leitfanden für das Beschriften von Bildmaterial verfasst.
Der Katalog Cumulus7, die Originaldatenbank, wird jetzt angelegt. Das
Vorbereiten des Kataloges und das Einrichten der Datensatzfelder
erfolgten
wie
in
diesem
Kapitel
beschrieben.
Die
beschriebenen
Einstellungsparameter, die in der Testdatenbank überprüft wurden, werden
ebenfalls auf den neuen Katalog übertragen. Weitere Einstellungen sowie
das Einrichten der Nutzerrechte erfolgen im nächsten Schritt.
45
5 Originaldatenbank
– Cumulus zeigt was es kann
Nachdem die Ergebnisse aller vorherigen Entwicklungs-Stufen in die
Originaldatenbank eingeflossen sind, müssen noch einige letzte Einstellungen getätigt werden. Im Kapitel Indexierung müssen Datensatzansichten für Fotoredakteure sowie Archivare entworfen werden, die auf
die bereits genannten Bedürfnisse abgestimmt sind. Bevor der Kategoriebaum in den Katalog Cumulus7 eingefügt werden kann, müssen die
einzelnen Kategoriebegriffe besprochen und festgelegt werden. Im Bereich
Technik müssen die übrigen Cumulus-Einstellungen überprüft und eventuell angepasst werden. In der Server-Konsole müssen die Nutzer
eingerichtet und ihnen ihre Zugriffsrechte erteilt werden. Im Bereich der
Anwendung
muss
eine
Möglichkeit
gefunden
werden,
fehlerhaft
beschriftete Bilder, die katalogisiert wurden, an die Fotoredakteure zurück
zu leiten. Für die Nutzer muss ein konkreter Workflow festgehalten und
eine Einführung in Cumulus gegeben werden.
5.1 Indexierung – Ansichten eines Datensatzes
In den Einstellungen wird unter Datensatz-Ansichten-Sets festgelegt wie
die gespeicherten Informationen den Nutzern angezeigt werden sollen. Von
den zur Auswahl stehenden Ansichtsmöglichkeiten werden von den FVW
Mitarbeitern
hauptsächlich
die
Miniatur-Ansicht
und
das
Asset-
Informationsfenster genutzt. Es muss bestimmt werden, welche Felder der
Datensätze den Archivaren und Fotoredakteuren angezeigt werden sollen.
Weiter lässt sich hier die angezeigte Reihenfolge, die Feldgröße und der
Schrifttyp bestimmen.[1] (Bild 18)
1 vergleiche Canto: Cumulus Client-Benutzerhandbuch, S.132
46
Bild 18: Datensatz-Ansichten
Archivierungs-Ansichten
Die Miniatur-Ansicht ermöglicht einen guten Überblick über Datensätze. Es
werden vorrangig die Bild-Miniatur angezeigt mit wenigen wichtigen
Informationen zum Bild. Die Archivare benötigen für jedes Bild neben der
Miniatur den Datensatznamen, den Status der Archivierung und das
Einstellungsdatum. So können sie auf einen Blick erfassen, wann das Bild
katalogisiert wurde und ob es bereits fertig archiviert ist. (Bild 19)
Bild 19: Miniatur-Ansicht der Archivare
47
Bei einem Doppelklick auf einen Datensatz der Miniaturansicht öffnet sich
das Asset-Informationsfenster. Für die Archivare ist dies die Dateneingabemaske. Dafür müssen die verschiedenen Listen und Textfelder vorrangig
so angeordnet sein, dass ein zügiges Einpflegen erfolgen kann.
Nach Datensatzname und Miniatur ist es sinnvoll den Copyright-Vermerk
folgen zu lassen. Alle IPTC-Felder die Bemerkungen zum Copyright
beinhalten könnten, wurden in den Feldeinstellungen mit dem Feld
Copyright-Vermerk verknüpft. Wurde das Bild ausreichend beschriftet,
können die Archivare mit Hilfe der dort angezeigten Informationen die
folgenden Felder Preisabsprachen, Bildquelle und Honorar ausfüllen. Da es
angenehm ist alle Listenfelder nach einander auszufüllen, folgt das Feld
Land mit der hinterlegten Länderliste. Die Felder IPTC-Ort und IPTC-Datum
werden automatisch ausgelesen und müssen nur selten von den Archivaren nachgetragen werden. Das Kategoriefeld zeigt ebenfalls automatisch
die Quellenkategorie an, also den Ordner in dem das Originalbild auf dem
Server liegt. Weitere Kategorien können im Kategoriebereich mit der Maus
ausgewählt und in das Kategoriefeld des Datensatzes gezogen werden.
Die Notizen werden, wie IPTC-Ort und IPTC-Datum, aus den IPTCInformationen übernommen, sie müssen wenn nötig ergänzt werden.
Schlagwörter werden ebenfalls, falls vorhanden, aus den Bildinformationen
in das entsprechende Datensatzfeld übernommen. Weitere Schlagwörter
können von Hand dazugeschrieben oder aus $Keywords im Kategoriebereich per Drag-and-Drop übernommen werden. Da Bilder dann zum
Archivieren weitergegeben werden, wenn dem Archivar das zugehörige
Heft vorliegt, kann in erschienen in die Notation von Publikation und
Ausgabe eingetragen werden. Konnten alle Felder mit Informationen gefüllt
werden wird der Status auf archiviert gesetzt und das
Informationsfenster
kann
geschlossen
werden.
Die
Asset-
anschließenden
formalen Felder Asset-Datengröße, Auflösung, Bildhöhe und -breite,
Dateiformat
ausgefüllt
und
Datensatz-Erstellungsdatum
und sind
schreibgeschützt.
Sie
werden
dienen
vom
den
System
Archivaren
ausschließlich zur Kontrolle ob das Bild den geforderten Standards
entspricht. (Bild 20)
48
Bild 20: Datensatz-Ansicht der Archivare
Bildredaktions-Ansichten
Für die Fotoredakteure ist die Miniatur-Ansicht noch wichtiger als für die
Archivare. Bei der Bildrecherche im Cumulusbestand erfolgt in dieser
Ansicht die erste Selektion brauchbarer Bilder. Dies ist der Grund warum
eine hohe Qualität der Miniaturen garantiert sein muss, da auf den kleinen
Versionen entscheidende Details erkennbar sein müssen. Neben der
Miniatur und dem Datensatznamen benötigen die Fotoredakteure Informatioenen zur Bildquelle und dem Honorar. So können eventuelle Kosten der
49
Veröffentlichung gleich in die Bildauswahl mit einbezogen werden. (Bild 21)
Bild 21: Miniatur-Ansicht der Fotoredakteure
Das Asset-Informationsfenster der Fotoredakteure weicht etwas von dem
der Archivare ab, da es nur der Informationswiedergabe dient. Nach
Datensatzname, Asset-Datengröße und Miniatur folgen die, für den
Fotoredakteur wichtigen Copyright-Felder Bildquelle, Copyright-Vermerk,
Honorar und Preisabsprachen. Das Feld mit den Preisabsprachen muss
ausreichend groß sein, damit eventuell vorhandene Kontaktadressen oder
längere Preisvermerke auf einen Blick zu erfassen sind. Danach folgen die
inhaltlichen Angaben des Bildes. Ort und Datum der Aufnahme (IPTC),
Land, Kategorien, Notizen und Schlagwörter. Am Ende noch Angaben zur
Auflösung und Größe des Bildes um einschätzen zu können ob das Bild
den Druckanforderungen entspricht. Der Vermerk erschienen in zum
Schluss, dient der Übersicht und ist eher nebensächlich. (Bild 22)
50
Bild 22: Datensatz-Ansicht der Fotoredakteure
51
5.2 Struktur – der Kategorische Imperativ
Die Kategoriestruktur der Version 3 (Bild 11) hat sich gut bei der Arbeit mit
der Testdatenbank Cumulus forever bewährt. Für die Verwendung in der
Original Datenbank müssen die Begriffe der Kategorien lediglich inhaltlich
weiter bearbeitet werden.
Die vorläufigen Begriffe werden nun gemeinsam mit den Archivaren und
der Bildchefin besprochen. Beide Seiten haben Vorschläge zur Ergänzung
und Ausdünnung der genauen Kategorien. Dabei zeigt sich wie schwierig
es ist allgemein gültige Begriffe zu finden, die alle Mitarbeiter verstehen
und akzeptieren. Die Wahrnehmung der Archivare über die Art des verwendeten Bildmaterials und dessen Gewichtung innerhalb des Verlages,
unterscheidet sich sehr von denen der Fotoredakteure. Außerdem benutzt
jede Person ein ganz eigenes Vokabular um Bilder zu beschreiben und
weicht nur ungern davon ab. Um sich auf die relevanten und aussagekräftigen zu einigen, werden in einer Diskussionsrunde alle Vorschläge zu
den Kategoriebegriffen einzeln diskutiert.[1]
Es entstehen verbindliche Benennungen die von beiden Seiten angenommen und von der Bildchefin an die restlichen Fotoredakteure weitergegeben werden. (Bild 23)
1 vergleiche Maeck, H.: Das zeilbezogene Gespräch, S. 54
52
Bild 23: Kategorie-Entwurf Version 4
53
5.3 Technik – Wer darf was in Cumulus?
Nach den Katalogeinstellungen und den Datensatz-Ansichts-Sets müssen
folgende Bereiche der Einstellungen ebenfalls an die Funktionsweise als
Bilddatenbank angepasst werden:
Die Asset-Handling-Sets bestimmen wie Cumulus mit den Originalbildern
beim Katalogisieren und bei späteren Zugriffen umgeht. Werden verschiedene Medienformate in einer Datenbank archiviert, ist es sinnvoll für
jedes ein eigenes Asset-Handling-Set einzurichten. Für eine Datenbank die
ausschließlich der Bildarchivierung dient, wird nur ein Asset-Handling-Set
benötigt. Zur Bildarchivierung bietet sich das Set hohe Miniaturen Qualität
an. Das Hauptmerkmal dieses Sets besteht darin, dass beim Katalogisieren
aus den Originalbildern in bestmöglicher Qualität Miniaturen generiert
werden. Die meisten Voreinstellungen dieses Sets können beibehalten
werden. Folgende Einstellungen, die das Katalogisieren betreffen, sollten
angepasst werden:
1. Es sollte Hinzufügen und aktualisieren für das Katalogisieren gewählt werden. Dies stellt sicher, dass für alle neuen Bilder Datensätze erstellt und bei Änderungen, bestehende aktualisiert werden.
2. Durch das Auswählen Duplikate ignorieren wird verhindert, dass
schon vorhandene Bilder nochmals katalogisiert werden.
3. Auf einen zentralen Speicherort kopieren darf nicht aktiviert werden.
Die zugehörigen Datensätze sollen direkt auf das Originalbild verweisen.
4. Eingetragene Metadaten sollen Still, heißt ohne Dialogfenster, in die
Assets zurück geschrieben werden.
54
Nach dem Festlegen dieser Einstellungen wird das Set hohe Miniaturen
Qualität als Standard gesetzt.[1] (Bild 24)
Bild 24: Asset-Handling-Set Hohe Miniaturen Qualität
Metadatenvorlagen bieten die Möglichkeit vorbestimmte Metadaten gleich
beim Katalogisieren automatisch in die Datensätze einfließen zu lassen.
Dies ist sinnvoll, wenn Assets katalogisiert werden, die alle in selber Art
und Weise beschriftet werden müssen. Da es sich bei dem Bildmaterial
hauptsächlich um Einzelbilder oder kleine Serien handelt, bei denen jedes
Bild individuelle Daten benötigt, helfen solche Vorlagen bei der
Bildarchivierung nicht weiter. In seltenen Fällen, sollten lange Bildserien
eingepflegt werden, könnte eine Metadatenvorlage von Nutzen sein.
In den Benutzereinstellungen können die Nutzer die Oberfläche von Cumulus nach ihren Vorlieben anpassen. Die Einstellungen in diesem Bereich
beziehen sich immer auf den augenblicklich eingewählten Nutzer und
können für jeden individuell eingestellt werden. Dies ist der einzige Bereich,
für den die Nutzer selbst das Recht zur Bearbeitung erhalten. Alle anderen
1 vergleiche Canto: Cumulus Client-Benutzerhandbuch S.141
55
Punkte der Einstellungen sind dem Administrator vorbehalten. Die Nutzer
können die Farben und Anordnung der Fenster einstellen sowie bestimmen
welche Felder bei der Quicksearch* durchsucht werden. Auch die
Kategoriesuche und die Datensatzsortierung können hier angepasst
werden.[1] (Bild 25)
*[Mit der Quicksearch werden standardmäßig die Datensatzfelder Datensatzname, Notizen, Stichwörter und Kategorien mit einer ist enthalten inSuche durchsucht. Mehrere Suchwörter werden mit oder verbunden. Mit
Hilfe von Suchoperatoren kann aber auch mit und oder und nicht Verknüpfungen gearbeitet werden. Für komplexere Suchanfragen wird die
Erweiterte Suche benutzt, in der gezielt nach jedem einzelnen Datensatzfeld und mit komplexen Abfragen gesucht werden kann.]
Bild 25: Benutzereinstellungen
1 vergleiche Canto: Cumulus Client-Benutzerhandbuch S.131
56
Die anderen Bereiche der Einstellungen werden für eine Bilddatenbank und
die Arbeitsanforderungen bei FVW nicht benötigt und werden deshalb nicht
im Detail besprochen. Weitere Informationen sind im Benutzerhandbuch
nachzulesen, welches unter www.canto.de im Kundenbereich kostenlos
heruntergeladen werden kann. Im folgenden nur eine kurze Übersicht
dieser Einstellungen:
1. In den Kategorie-Ansichten-Sets werden die Anzeigeoptionen des
Kategoriebereichs festgelegt.
2. Mit Hilfe der Asset-Aktionen können wiederkehrende Arbeitsabläufe
automatisiert werden. Verschiedene Funktionen die immer wieder
ausgeführt werden sollen, können kombiniert und abgespeichert
werden.
3. In den Druckvorlagen werden bestimmte Druckeinstellungen gespeichert.
4. Cumulus kann eine Vielzahl von Asset-Beziehungen verwalten.
Zum Beispiel zur Versions-Kontrolle von Layout-Dokumenten.
Datensatzfilter
helfen
die
verschiedenen
Asset-Verbindungen
aufzulösen und bestimmte Assets anzuzeigen.
Zugriffsrechte
Um allen Archivaren und Fotoredakteuren Zugriff auf die neue Datenbank
zu geben, muss für jeden ein Nutzerprofil eingerichtet und die
Zugriffsrechte erteilt werden. Die Rechte in Cumulus folgen einem additiven
Konzept, was bedeutet, dass ein neu eingerichteter Nutzer standardmäßig
keinerlei Rechte besitzt. So soll verhindert werden, dass versehentlich zu
viele Rechte erteilt werden. Die Benutzer werden in einem Cumuluskatalog
($User) auf dem Systemserver verwaltet. Die Einstellungen lassen sich
über eine Server-Konsole mit Hilfe des User Managers vornehmen.[1]
(Bild 26)
1 vergleiche Canto: Cumulus Administrationshandbuch S.72-81
57
Bild 26: User-Manager (Quelle: Cumulus7.1 Addministrationshandbuch, S.73)
In den Monaten seit die neue Cumulusdatenbank in Benutzung ist, stellten
sich leider schon erste Softwareprobleme ein. Ein aktuelles Problem mit
der Cumulus Software konnte bisher weder von den FVW Technikern noch
von einem Cumulus Berater gelöst werden: Der User Manager der die
Benutzer und ihre Zugriffsrechte verwaltet zeigt diese nicht mehr an.
Momentan ist es weder möglich neue Nutzer einzurichten, noch die
Zugriffsrechte der bestehenden einzusehen. Um diesen Fehler zu
beheben, denn es handelt sich hierbei um einen Softwarefehler, ist der
Verlag auf den technischen Support von Canto angewiesen. Die Kosten
einer einmaligen Nutzung des Supports würden sich auf 300 €, eines
Jahresvertrages auf 1000 € belaufen. Augenblicklich beraten Technik- und
Finanzabteilung, welche dieser Leistungen in Anspruch genommen werden
soll. Aus diesem Grund müssen an dieser Stelle für die Beschreibung der
Zugriffsrechte wenige allgemeine Abbildungen aus dem CumulusHandbuch zur Veranschaulichung dienen.
58
Für die FVW Mitarbeiter werden verschiedene Nutzerprofile benötigt.
Neben dem Administrator, der alle Zugriffsrechte besitzt, unterscheiden
sich die Profile der Archivare und der Fotoredakteure ebenfalls in ihren
Rechten. Es erleichtert die Arbeit, wenn zunächst für jede Nutzergruppe ein
Standardprofil eingerichtet wird. Dieses kann als Vorlage für die einzelnen
Nutzer mit gleichen Rechten dienen und muss dafür nur noch dupliziert
werden. Nach dem Erstellen des Nutzers werden die Rechte folgender
maßen vergeben:
In den allgemeinen Benutzereigenschaften werden die Kennwörter
verwaltet. Die Kennwörter der FVW Mitarbeiter benötigen kein Ablaufdatum
und werden nach Vergabe schreibgeschützt. In den zusätzlichen Feldern
können weitere persönliche Kontaktinformationen eingetragen werden.
(Bild 27)
Bild 27: Benutzer Eigenschaften (Quelle: Cumulus7.1 Addministrationshandbuch,
S.75)
59
Katalogzugriff
Hier wird bestimmt, auf welche Kataloge überhaupt zugegriffen werden
kann. Solange der Katalog der alten Cumulus Datenbank parallel zur
neuen nutzbar sein soll, wird den Archivaren und den Fotoredakteuren
Zugriff auf den neuen Katalog Cumulus7 sowie den alten FVW-September2005 gewährt Die im folgenden eingestellten (Applikations-)Rechte beziehen sich auf die Kataloge, auf die Zugriff gewährt wurde. Alle benötigten
Cumulus-Funktionen müssen sowohl für das Standardprofil der Archivare
als auch für das der Fotoredakteure freigeschaltet werden.
(Applikations-)Rechte
Sie bestimmen die allgemeinen Rechte des Nutzer bezüglich der Kataloge,
Datensätze, Kategorien und Assets.
Standardprofil Archivar
Die Archivare erhalten das Recht die freigeschalteten Kataloge, nach dem
Verbinden mit dem Cumulus-Server zu öffnen. Sie erhalten das Recht
Datensätze anzusehen, zu erstellen, zu ändern und zu löschen. Die
Kategorien dürfen sie ansehen, erstellen und ändern, aber (auf eigenen
Wunsch) nicht löschen. Sie haben das Recht die Originalbilder zu löschen
und zu bewegen.
Standardprofil Redakteur
Die Fotoredakteure erhalten das Recht, die freigeschalteten Kataloge nach
dem Verbinden mit dem Cumulus-Server zu öffnen. Sie erhalten das Recht
Datensätze anzusehen, zu ändern und zu löschen. Die Kategorien dürfen
sie nur ansehen. Sie haben das Recht die Originalbilder zu löschen und zu
bewegen.
In den Administrator-Rechten wird der Zugriff auf die Katalogeinstellungen
festgelegt. Weder die Archivare noch die Fotoredakteure erhalten die
administrativen Rechte, die Katalogeinstellungen einzusehen oder zu
ändern.
60
Die weiteren Einstellungen regeln den Zugriff der Nutzer auf Ansichten,
Sets, Aktionen und Vorlagen. Für jeden Typ kann der Zugriff auf spezielle
beschränkt oder auf alle freigegeben werden.
Bei der Freigabe der Datensatz-Ansichten-Sets muss beachtet werden,
dass neben dem Katalog Cumulus7, auch der alte Katalog FVWSeptember-2005 zur Benutzung freigegeben ist. Für die neue Datenbank
wurden die Ansichten-Sets Archivierung und Bildredaktion eingerichtet. Die
alte Datenbank besitzt andere Datensatzfelder, die nicht mit den neu
eingerichteten Ansichten-Sets übereinstimmen. Um zu gewährleisten, dass
alle Datensatzfelder des alten Katalogs angezeigt werden können, muss
zusätzlich das Ansichten-Set Standard freigeschaltet werden, welches bei
der alten Bildarchivierung genutzt wurde. So wird den Archivaren Zugriff
gewährt auf das Set Archivierung sowie das Set Standard. Den
Fotoredakteuren auf das Set Bildredaktion und Standard.
Das Kategorie-Ansichten-Set wurde für die Datenbank nicht extra
angepasst. Es wurde mit dem Standard-Set von Cumulus gearbeitet. Der
Zugriff wird bei beiden Nutzerprofilen auf das Set Standard beschränkt.
Alle Aktionen der Bilddatenbank werden mit dem Asset-Handling-Set hohe
Miniaturen Qualität geregelt. Der Zugriff beider Nutzerprofile wird auf
dieses Set beschränkt.
Da für die Bild-Datenbank kein entsprechender Bedarf besteht, wurden
weder Metadaten- noch Druckvorlagen eingerichtet. Gleiches gilt für die
Asset-Aktionen. Der Zugriff auf diese Bereiche muss deshalb nicht
eingeschränkt werden.
Server Rechte
Die Server Rechte beziehen sich nicht auf die Kataloge, sondern auf die
Einstellungen, die den Cumulus-Server betreffen. In den AdministratorRechten wird der Zugriff auf die Benutzerverwaltung, sowie die gesamte
Server-Konsole erteilt. Die Anderen Bereiche regeln den Zugriff, bei der
61
Erstellung der einzelnen Ansichten, Sets, Aktionen und Vorlagen. Diese
Rechte bleiben vorerst dem Administrator vorbehalten.
Der einzige Bereich der für die Nutzer freigegeben werden soll, betrifft die
eigenen Benutzereinstellungen. Um den Nutzern die Möglichkeit zu geben
diese in Cumulus selbst zu bearbeiten, müssen hier die entsprechenden
Nutzer-Rechte erteilt werden. Sowohl Archivare als auch Fotoredakteure
erhalten das Recht alle Bereiche ihrer Benutzereinstellungen zu ändern.
Sollten in Zukunft die Anwendungsgebiete von Cumulus innerhalb des
Verlages zunehmen, wäre es sinnvoll, neben denen der Archivare und
Fotoredakteure, ein weiteres Profil mit mehr Zugriffsrechten einzurichten.
Bei vermehrter Nutzung von Asset-Handling-Sets und Asset-Aktionen oder
der Einrichtung weiterer Kataloge, würde neben dem Administrator eine Art
Cumulus-Betreuer benötigt. Dieser könnte die praktischen Bereiche
verwalten und den Nutzern die entsprechenden Module zur Verfügung
stellen, während der Administrator eine eher technische Überwachungsfunktion wahrnehmen würde.
5.4 Anwendung – „Cumulus7.1 für Dummies“
Beim Einpflegen der ersten Bildbestände in die neue Datenbank, wird
festgestellt, dass es trotz der neuen IPTC-Beschriftungs-Standards für die
Archivare oft schwierig ist alle Pflichtfelder mit Daten zu füllen. Da fehlende
Informationen erst festgestellt werden, nachdem das Bild in der Datenbank
aufgenommen und ein Datensatz erstellt worden ist, muss eine Methode
gefunden werden, diese unvollständigen Datensätze sowie das Asset aus
der Datenbank heraus und zurück zu dem zuständigen Redakteur zu
befördern. Gerade in der Anfangszeit wird dieses Problem häufig vorkommen, solange sich die Beschriftungs-Standards bei den Redakteuren
noch nicht durchgesetzt haben und altes unzureichend beschriebenes
Bildmaterial eingepflegt werden muss. In den Arbeitsabläufen von Fotoredakteuren und Archivaren muss also ebenfalls festgelegt werden, wie mit
62
diesen Problembildern umgegangen wird. Für diesen Zweck werden für
jeden Redakteur Eingangs- und Problemordner auf dem Server angelegt
und ein Arbeitsablauf festgelegt:
Die Fotoredakteure sammeln ihr recherchiertes Bildmaterial auf dem
Produktions-Bilderserver,
beschriften
und
benennen
die Bilder
mit
Fotostation oder Photoshop gemäß der Regeln. Auf den eigenen Rechnern
legen die Redakteure Sammelordner an, in den diejenigen Bilder kopiert
werden, die den Standards entsprechen und archiviert werden sollen. Im
Sammelordner werden jeweils Unterordner angelegt, in die die Bilder nach
Publikationen sortiert solange abgelegt werden, bis das Heft erschienen ist.
Auf dem Cumulus-Server befindet sich ein Eingangsordner, in dem alle
Redakteure, die zu archivierenden Bilder unter ihrem Namen ablegen,
sobald das Heft den Archivaren vorliegt. (Bild 28) Bei Fragen seitens der
Archivare ist so der Ansprechpartner einsichtig.
Bild 28: Eingangsordner der Redakteure
Die Archivare legen täglich einen mit Datum versehenen Ordner auf dem
Cumulus-Server an, in den sie die Bilder aus den Eingangsordnern der
Redakteure manuell verschieben und katalogisieren. (Bild 29)
63
Bild 29: Tagesordner
Nun wird Cumulus aufgerufen. Aktiviert man Assets katalogisieren, erscheint ein Auswahlfenster, in dem das aktuelle Verzeichnis und darin die
neuen Bilder ausgewählt werden können. Mit Enter wird der Katalogisierungsvorgang gestartet. Cumulus katalogisiert die Bilder und erstellt
für jedes einen Datensatz mit dem Status neu. Mit der Suchabfrage Status
neu werden alle unbeschriebenen Datensätze angezeigt. (Bild 30)
Bild 30: Suchabfrage Status neu
64
Wird beim Beschriften eines Datensatzes festgestellt, dass nicht genügend
Informationen vorhanden sind, wird das Bild in den Problemordner des
zuständigen Redakteurs kopiert (Bild 31) und der Datensatz sowie das
Asset aus der Datenbank gelöscht.
Bild 31: Problemordner der Redakteure
Die Redakteure sind angehalten, ihre Problemordner regelmäßig zu überprüfen und die fehlende Informationen in den IPTC-Feldern nachzutragen.
Ist dies geschehen, kann das Bild wieder in den Eingangsordner gelegt
werden und wird neu eingepflegt. Dieses System soll die Redakteure dazu
anhalten ihre Bilder ausreichend zu beschriften und den Archivaren ein
effizientes Arbeiten zu ermöglichen.
Alle künftigen Cumulus-Nutzer erhielten eine mehrstündige Einführung in
die Anwender-Funktionen von Cumulus7.1, bei der auch zum besseren
Verständnis, der schriftlich festgelegten Workflow durchgesprochen wurde.
(siehe Workflow Bildredaktion, Anhang IV und Workflow Archiv, Anhang V)
65
5.5 Zusammenfassung
Es wurden Datensatzmasken sowie Miniaturansichten für Fotoredakteure
und Archivare angelegt. Die Begriffe der Kategorien wurden in einer
Diskussionsrunde besprochen und festgeschrieben. Ein Asset-HandlingSet wurde eingerichtet das sich für die Bildarchivierung eignet. Für alle
Fotoredakteure und Archivare wurden Nutzerprofile angelegt und die
Zugriffsrechte entsprechend der Anforderungen angepasst. Der komplette
Arbeitsablauf für die Archivierung von Bildern wurde festgelegt und
schriftlich an die Nutzer weitergegeben. Die Archivare wie die Fotoredakteure erhielten eine Cumulus Schulung
Mit diesen letzten Arbeitsschritten konnte die Entwicklung und Einrichtung
der Originaldatenbank abgeschlossen werden. Die Nutzer von Cumulus
wurden mit den Funktionen des Programms vertraut gemacht und es kann
nun damit begonnen werden ein neues Bildarchiv für FVW aufzubauen.
Im anschließenden Schlussteil dieser Dokumentation, sollen die Ergebnisse und Schwierigkeiten besprochen werden, die nach einem halben Jahr
Nutzung festzustellen sind.
66
6 Exkurs – Bildtransfer aus QCM
Nach Fertigstellung der Datenbank, konnte damit begonnen werden, die
Bilddaten aus dem Quark-Content-Manager in den Katalog Cumulus7 zu
transferieren. Zwar wurde die Übermittlung der Daten von einem externen
Quark-Techniker umgesetzt, doch sah es dieser nicht in seinem Aufgabenbereich, die beim Transfer entstandenen Probleme zu beheben. Um die
Bereitstellung der Datenbank erfolgreich abzuschließen, musste im
Rahmen des Projektes eine Möglichkeit gefunden werden, die ca. 1000
schadhaften Datensätze aus der Datenbank zu separieren ohne dabei
Bildinformationen zu verlieren. Aus diesem Grund soll die Problemlösung
als Exkurs in diese Dokumentation mit aufgenommen werden.
Da die in QCM eingepflegten Metadaten nicht in die IPTC-Informationen
der Bilder zurück geschrieben wurden, konnten die Bilderbestände nicht
einfach, wie die der alten Datenbank, neu eingepflegt werden. Auf diesem
Weg wären alle eingepflegten Bildinformationen verloren gegangen und die
Bilder unbrauchbar geworden. Um das zu verhindern, musste von einem
QCM-Techniker in einer aufwändigen und kostspieligen Prozedur ein
Transfer-Programm geschrieben werden. Mit diesem Programm wurden
die Bilder samt Metadaten, per Abfrage aus QCM separiert, die Originale
auf den Cumulus-Server übertragen, die Bilder katalogisiert und die Metadaten in die Datensätze geschrieben. Durch die automatisierte, unüberwachte Übertragung dieser großen Datenmengen kam es zu Problemen.
Außerdem konnten die Übertragung nur in drei großen Paketen erfolgen.
So sind in den Jahresordnern QCM_05, QCM_06 und QCM_07 mehrere
tausend Bilder gespeichert, was ebenfalls problematisch ist. (Bild 28)
Während der Arbeit mit dem QCM wurde nicht darauf geachtet die
Benennung der Bilder serverkompatibel zu halten. Die Dateinamen der
Bilder enthielten oft Sonder- und Leerzeichen und sind teilweise über 30 (!)
Zeichen lang. Bei Verwendung verschiedener Betriebssysteme und Server
ist dies immer eine große Fehlerquelle.
67
Unter normalen Umständen hätte Cumulus beim Versuch diese Dateien zu
katalogisieren eine Fehlermeldung gegeben und das Bild hätte umbenannt
werden müssen. Durch das Transfer-Programm wurden diese Sicherheitsvorkehrungen umgangen und die Bilder wurden katalogisiert. Bei diesem
Vorgang erstellt Cumulus eine Verknüpfung zwischen dem erstellten
Datensatz und der Originaldatei.
Die zu langen, nicht kompatiblen Namen wurden jedoch vom Server umbenannt, der sie mit einer Tilde (~) ersetzte. Dies hatte zur Folge, dass der
in der Cumulus-Verknüpfung gespeicherte Bildname nicht mehr mit dem
Tatsächlichen übereinstimmte. Die im Datensatz gespeicherte Referenz
führte ins Leere und kann vom Programm nicht mehr zugeordnet werden.
Dies war bei etwa ca. 1000 Bildern der Fall, deren Datensätze ohne Verbindung zum Original im Katalog gespeichert wurden.
Die fehlerhaften Datensätze können nicht einfach gelöscht und die Bilder
neu eingepflegt werden, da die Metadaten mit den Datensätzen verschwinden würden. In einer arbeitsintensiven Prozedur müssen die Bilder
außerhalb von Cumulus mit Hilfe von Fotostation mit den Metadaten neu
beschrieben werden. Dafür muss für jedes Bild der passende Datensatz
aufgerufen und die Informationen in die IPTC-Felder des Bildes übertragen
werden. Erst wenn in den IPTC-Informationen die wichtigsten Metadaten
enthalten sind, können die Bilder neu katalogisiert und archiviert werden.
Bis dafür Zeit gefunden werden kann, müssen die Bilder sowie ihre Datensätze separiert werden, um die Funktionalität der Datenbank nicht zu
beeinträchtigen. Zu diesem Zweck wurde eine Suchabfrage durchgeführt,
bei der Cumulus alle Referenzen der Datensätze überprüft. Diejenigen
Datensätze ohne Verbindung zu ihrem Asset wurden herausgefiltert und
der für diesen Zweck eingerichteten Kategorie Fehler zugeordnet. Die
zugehörigen Bilder auf dem Server wurden ebenfalls separiert und in den
Problemfälle-Ordner unter QCM abgelegt. (Bild 31) Von hier aus können
die Bilder neu beschriftet und katalogisiert werden und sobald dies
geschehen ist, können auch die in der Kategorie Fehler gesammelten
defekten Datensätze gelöscht werden.
68
7 Fazit – die Bewährung im Alltag
Nach sechsmonatiger Nutzungsdauer im Redaktionsbetrieb von FVW soll
nun der Erfolg des neu strukturierten Bildarchivs überprüft werden. Bis zum
jetzigen Zeitpunkt wurden über 18.000 Datensätze in die neue Datenbank
aufgenommen. Es folgen die Ergebnisse des Projektes, Empfehlungen zur
Pflege der Datenbank sowie ein Ausblick auf die nächsten Erweiterungen
des FVW Archivs.
7.1 Datenbankpflege
Auch ein noch so durchdachter Arbeitsablauf kann die gewissenhafte
Mitarbeit und Pflege von Fotoredakteuren und Archivaren sowie die regelmäßige Wartung durch einen Datenbank-Administrator nicht ersetzten.
Sowohl Fotoredakteure als auch Archivare sind angehalten während der
Arbeit Verbesserungswünsche und -vorschäge zu notieren, die einmal pro
Quartal in einer gemeinsamen Besprechung zusammengetragen werden
sollen. Außerdem sollen die Fotoredakteure bei ihren Bildrecherchen auf
doppelte Datensätze achten, deren Inhalte überprüfen und Dubletten
eigenverantwortlich löschen.[1]
Darüber hinaus muss periodisch geprüft werden, ob die Bilder noch aktuell
sind, ob die Datensätze korrekt und vollständig ausgefüllt wurden oder
Duplikate eingepflegt wurden. Aufgrund des ständigen Zeitmangels in den
Redaktionen, muss für diese Arbeit ein Verantwortlicher bestimmt werden,
der regelmäßig, zum Beispiel eine Stunde pro Woche, eine feste Zeit für
die Archiv-Wartung aufbringt.[2]
1 vergleiche Gaus, W.: Dokumentations- und Ordnungslehre, S. 327-328
2 vergleiche Nürnberger, A.: Datenbanken und Recherche, S. 50-51
69
7.2 Umsetzung des Auftrags
Der von FVW vorgegebene Zeitrahmen wurde während des Projektes auf
fünf Monate verlängert. In dieser Zeit konnten die Anforderungen der PrintRedaktionen ermittelt werden, welche in die Strukturierung und Einrichtung
eines neuen Bild-Archivs einflossen. Die alten Bildbestände wurden aussortiert, auf einen zentralen Bild-Server übertragen und werden zur Zeit
eingepflegt und nachbearbeitet. Sowohl für Archivare als auch Fotoredakteure wurde ein Arbeitsablauf festgeschrieben nach dem nun in den
Redaktionen gearbeitet wird. Die in diesem Projekt gewonnenen Erkenntnisse werden in die Entwicklung eines Online-Bild-Archivs für FVW
einfließen.
7.3 Cumulus7.1 in Anwendung
Durch die klaren Arbeitsabläufe hat sich die Kommunikation zwischen
Redaktion und Archiv erheblich verbessert. Durch das Einbeziehen der
Mitarbeiter in den Entwicklungsprozess und die gemeinsamen Gespräche
mit Archivaren und Fotoredakteuren, ist das gegenseitige Verständnis
gewachsen und die Umstellung auf die neuen Arbeitsabläufe konnten
besser angenommen werden.
Noch fällt es den Fotoredakteuren schwer, sich immer an alle Punkte der
neuen Standards zu halten. Durch den Zeitdruck, dem sie in ihren
Redaktionen ausgesetzt sind, fallen sie immer wieder in alte Gewohnheiten
zurück, beschriften die Bilder zu wenig oder vergessen die Umbenennung.
Dabei bewährt sich das System mit den Problemordnern. Im Vergleich ist
es doch angenehmer, Bilder sofort zu beschriften, als sie später mühsam
nacharbeiten zu müssen. Doch nicht zuletzt Dank dem unermüdlichen
Einsatz der Bildchefin, die mit Geduld immer wieder erklärt und antreibt,
setzen sich die neuen Arbeitsweisen in den Fotoredaktionen langsam
durch. Was die Nutzung der Datenbank für Bildrecherchen angeht, ist das
70
Feedback der Redakteure sehr positiv. Alle gewünschten Funktionen
stehen zur Verfügung, und im Gegensatz zum alten Cumulus können alle
angezeigten Bilder tatsächlich verwendet werden und sind mit den nötigen
Informationen versehen.
Die Archivare haben sich schnell an die neue Arbeitsweise gewöhnt, auch
wenn das System mit Eingangs- und Problemordner zunächst ungewohnt
erschien. Obwohl das manuelle Platzieren der Bilder auf dem Server
zusätzliche Arbeit bedeutet, war die Zeit die das bisherige Einpflegen
benötigte, bald wieder erreicht. Mittlerweile hat sich die Menge der täglich
eingepflegten Daten sogar erhöht, da durch die Zuordnung zu den
verantwortlichen Fotoredakteuren, Fragen zu den Bildern zügig geklärt
werden können. Es wird weniger Zeit mit dem Nach-Recherchieren von
Informationen verbracht und schlecht beschriebene Bilder zu den Redakteuren zurück geleitet. Die Nutzung des Bereichs $Keywords in der
Kategoriestruktur, stellte sich beim Beschriften als hilfreich und Zeit
sparend heraus. Im Laufe der Nutzung erweiterten die Archivare eigenständig die Schlagwortliste um oft verwendete Begriffe und können sich so
wiederholtes Eingeben ersparen. (Bild 32)
Bei zukünftigen Projekten dieser Art, sollten die Mitarbeiter noch mehr in
den Prozess der Bedarfsklärung mit einbezogen werden. Bei einer
erneuten Bedarfserhebung sollte nach effektiveren Mitteln gesucht werden,
Informationen über die Arbeitsweise zu erhalten. Eine E-Mail-Befragung,
wie sie in diesem Projekt genutzt wurde, ist zu wenig verbindlich, als dass
auf diesem Weg ausreichend Informationen gewonnen werden könnten.
Über die Cumulus Software lässt sich schlussfolgernd sagen, dass sie bei
guter Anpassung und Pflege durchaus den Anforderungen an eine
nachhaltige Bildarchivierung gerecht werden kann. Allerdings sollte langfristig ein Support-Vertrag mit dem Hersteller Canto abgeschlossen
werden. Das aktuelle Problem mit dem User-Manager und der ServerKonsole zeigt, dass eine Datenbank-Software wie Cumulus7.1 zu komplex
ist, als dass es möglich wäre, alle eventuell auftretenden Fehlerquellen
selbst aufdecken und beheben zu können. Mit den nötigen finanziellen
71
Mitteln für die Finanzierung von Software und Support, bietet Cumulus aber
genügend Anwendungsspielraum und Flexibilität, um als Archivsystem in
Redaktionen verwendet zu werden.
Bild 32: Schlagwortverzeichnis der aktuellen Datenbank
72
7.5 Frühzeitige Investition lohnt sich
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht kann geschlussfolgert werden, dass es
sich für Betriebe lohnt, frühzeitig in eine grundlegende Strukturierung der
Datenarchivierung zu investieren. Das Problem mit dem Quark-ContentManager bei FVW hat gezeigt, dass durch Einsparungen bei Konzeption
und Einrichtung am Ende mehr Kosten bei der Problemlösung entstehen
als zu Beginn vermeintlich eingespart werden konnten.
Da ein Ende der steigenden Informations- und Datenflut auch in den
nächsten Jahren nicht in Sicht ist, sollten Firmen frühzeitig Konzepte für
ihre Datenverwaltung und -speicherung entwickeln. Gerade im Bereich
Presse sollte ein Umdenken stattfinden und erkannt werden, welch große
Erleichterung eine gute Bildarchivierung für den täglichen Produktionsablauf bedeutet.
7.6 Persönlicher Ausblick
Nachdem sich die Neustrukturierung des Bildarchivs in den PrintRedaktionen bewährt hat, freut es mich, dass FVW mir die Verantwortung
für das nächste Projekt ebenfalls übertragen hat. Neben meinen
bestehenden Aufgaben als Datenbank-Administratorin, werde ich mich in
den folgenden Monaten um die Erweiterung des Archivs um einen OnlineKatalog kümmern. Ich möchte dem FVW Verlag an dieser Stelle für sein
Vertrauen danken und freue mich auf die weitere Zusammenarbeit.
73
Quellen
Canto 2006
Canto: Cumulus7 Workgroup7.1 Adminstrationshandbuch
http://www.canto.de/quick_links/customer_resources/customer_resources_
docu.php, Abruf, 01.02.2007
Canto 2006
Canto: Cumulus7 Workgroup7.1 Client-Benutzerhandbuch
http://www.canto.de/quick_links/customer_resources/customer_resources_
docu.php, Abruf, 01.02.2007
FVW Mediengruppe 2007
Webseite des Verlages FVW Mediengruppe
www.fvw-mediengruppe.de, Abruf 10.2007
Gaus 2005
Gaus, Wilhelm: Dokumentations- und Ordnungslehre. Berlin [u.a.]: Springer
Verlag, 2005
Hellmann 1990
Hellmann, Wolfgang, Seeger, Thomas [u.a.]: Projektarbeit im
Ausbildungsbereich Bibliothekswesen, Information und Dokumentation.
Hannover: AG-AFE, 1990
Maeck 1990
Maeck, Horst: Das zielbezogene Gespräch. Düsseldorf: VDI Verlag, 1990
Nürnberger 1993
Nürnberger,
Albrecht:
Datenbanken
und
Recherche.
Remagen-
Rolandseck: Verlag Rommerskirchen, 1993 ( Journalismus & Praxis )
74
Glossar
Asset
Digitaler Vermögenswert. Allgemeiner Begriff für jede Art von digitaler
Mediendatei (Bilder, Präsentationen, Soundclips, Filme usw.)
Asset-Handling-Set
Satz von Einstellungen in Cumulus7.1, der die Handhabung von Assets
beim Katalogisieren und beim Zugriff auf Assets festlegt.
Client/Server- Architektur
Softwarekonfiguration, durch die Benutzer (auch Clients genannt) im
Netzwerk Zugriff auf eine server-Anwendung anfordern.
Datensatz
Katalogeintrag den Cumulus erstellt, wenn ein Asset einem Katalog
hinzugefügt wird. In ihm werden die Informationen gespeichert die das
Asset beschreiben.
Datensatz-Ansichten-Set
Satz von Einstellungen in Cumulus7.1, der die verschiedenen Ansichten für
Datensätze festlegt
Drag-und-Drop-Funktion
Möglichkeit Objekte per Mausklick auf der Benutzeroberfläche zu bewegen.
EXIF
Exchangeable Image File Format. Standard zum Speichern von
austauschbaren Bildinformationen, speziell solche der bei der JPEGKomprimierung verwendet werden.
Expedient
Ein kaufmännischer Angestellter, der in der Tourismus Branche tätig ist,
zum Beispiel in einem Reisebüro arbeitet.
75
IPTC
International Press Telecommunication Council. Standard für digitalen Text
der einem Bild anhängt um dieses zu beschreiben.
Katalog
Eine Datei (Datenerweiterung .ccf) die Cumulus zur Verwaltung der
katalogisierten Assets erstellt.
Kategorie
Wird in Cumulus zur Organisation von Datensätzen verwendet. Sie werden
Assets zugeordnet um diese zu beschreiben.
Quark-Content-Manager (QCM)
Ein Asset-Management-System, bzw. Content-Management-System der
Firma Quark Inc.. Es dient in Medienunternehmen als Redaktionssystem
zur Workflow-Kontrolle und Datenspeicherung.
76
Verzeichnis der Anhänge
Anhang I - Mediadaten der FVW Publikationen
78
Anhang II - E-Mail-Befragung der Mitarbeiter
79
Anhang III - Wortsammlung
80
Anhang IV - Workflow Bildredaktion
82
Anhang V - Workflow Archiv
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77
Mediadaten der FVW Publikationen
FVW
Startjahr: 1966
Erscheinungsweise: 14-täglich
Abopreis: 82,80
Verbreitete Auflage: 31.047 (IVW III/07)
Verkaufte Auflage: 27.665 (IVW III/07)
Anzeigenpreis 1/1 4c:9.150
Urlaub Perfekt
Startjahr:
2003
Erscheinungsweise: 6x jährlich
Abopreis:
8,10
Verbreitete Auflage: 139.381 (IVW III/07)
Verkaufte Auflage: 136.872 (IVW III/07)
Anzeigenpreis 1/1 4c:11.900
TravelTalk
Startjahr:
1999
Erscheinungsweise: wöchentlich
Abopreis:
12,00
Verbreitete Auflage: 32.401 (IVW II/07)
davon Controlled Circulation:22.300
Anzeigenpreis 1/1 4c:7.500
BizTravel
Start: 30. August 2006
Erscheinungsweise: 6 x jährlich
Abopreis:
10,00
Verbreitete Auflage: 35.755 (IVW III/07)
Anzeigenpreis 1/1 4c:8.250
TID
Startjahr:
1965
Erscheinungsweise: 1 x jährlich im Frühjahr
Bezugspreis: 69,00 (inkl. CD-ROM)
Anzeigenpreis 1/1 4c:5.800 (115 x 180 mm)
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E-Mail-Befragung der Mitarbeiter
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
mit dieser Mail möchte ich mich gerne vorstellen. Ich bin Sarah
Queckenstedt, stehe kurz vor dem Abschluss als DiplomMediendokumentarin und arbeite daran, für die FVW Mediengruppe - also
für Sie - eine neue Bild-Datenbank in Cumulus 7 aufzubauen.
Hierfür benötige ich einige Antworten zu Ihrer persönlichen Arbeitsweise
bei der Bildbeschaffung.
Ich weiß, dass die Zeit im Redaktionsbetrieb knapp ist, doch möchte ich Sie
bitten, sich einen Augenblick Zeit zu nehmen und die folgenden Fragen zu
beantworten.
Gehen Sie dafür auf "mail Weiterleiten", füllen Sie die Fragen direkt in der
Mail aus und schicken Sie die Antwort an: [email protected].
Bei den Antworten geben Sie bitte bei einer Auswahl eine kurze Angabe
der Häufigkeit mit:
immer, meistens, selten, nie ein und/oder eine freie Antwort.
Vielen Dank und viel Spaß ;-)
Allgemein:
1. Aus welchen externen Quellen beziehen Sie am häufigsten Bilder?
2. Aus welchen (Verlags-) internen Quellen beziehen Sie am häufigsten
Bilder?
3. Archivieren Sie alle neu hereinkommenden Bilder? Wenn ja, wo?
Fragen zu Cumulus:
4. Welche Suche benutzen Sie, wenn Sie in Cumulus ein Bild suchen?
Quicksearch:
Erweiterte Suche:
über die Kategorien:
ganz anders:
5. Welche Probleme macht Ihnen die alte Cumulus Datenbank?
6. Was funktioniert gut in Cumulus?
7. Was sollte die neue Cumulus Datenbank unbedingt können?
8. Haben Sie noch andere Anmerkungen, Wünsche oder Ideen?
vielen Dank für Ihre Zeit
Liebe Grüße
Sarah Queckenstedt
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Workflow Bildredaktion
Neue Recherche, neue Beschreibung
1. Alle Bilder die recherchiert wurden, werden, wie vorgesehen, auf dem
Bilderserver im eigenen Ordner gesammelt. Dort werden sie sofort
benannt und beschriftet. Dies geschieht entweder über Photopshop
oder Fotostation. (Anweisungen siehe IPTC-Informationen)
Wichtig: Die IPTC-Daten der in Frage kommenden Bilder müssen
gewissenhaft ausgefüllt und ergänzt werden. Alle Bilder die nicht
ausreichend beschrieben sind, werden beim Einpflegen in Cumulus von
den Archivaren in den Problemordner des Redakteurs zurückgeleitet und
können nicht archiviert werden.
Der persönliche Problemordner muss regelmäßig von den Bildredakteuren
durchgesehen und die unvollständigen IPTC-Informationen ergänzt
werden.
Welche Bilder werden Archiviert?
2. Die Bildredakteure entscheiden nach der Recherche welche Bilder in
Cumulus archiviert werden sollen.
Grundsätzlich gilt (Ausnahmen vorbehalten):
2.1. die zu archivierenden die Bilder müssen in druckfähiger Qualität
vorliegen (mind. 10x15cm bei 300dpi)
2.2. die Bilder müssen entweder in einem Heft erschienen oder für
zukünftige Recherchen von Bedeutung sein
2.3. Es sind ausreichend Bild-Informationen vorhanden
2.4. Es handelt sich nicht um Agenturbilder
2.5. Die Bilder sind bisher noch nicht in der neuen Cumulus7 Datenbank eingepflegt worden
2.6. Hochformate müssen gegebenenfalls gedreht werden.
3. Die zu archivierenden Bilder werden in einen Sammelordner auf dem
eigenen Schreibtisch kopiert. (in diesem Ordner bitte Unterordner nach
Publikation anlegen und die Bilder zuordnen)
Wohin mit den Bildern?
4. Jeder Redakteur lagert die beschriebenen und umbenannten Bilder
nach Publikationen sortiert in seinem Ordner auf dem Desctop, bis das
entsprechende Heft erschienen ist und den Archivaren vorliegt. Dann
werden die Bilder einer Ausgabe komplett auf dem Cumulus-Server in
den eigenen Ordner Cumulus_Eingang / Name geschoben. Von dort
werden sie von den Archivaren eingepflegt. (Jeder Fotoredakteur hat
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einen persönlichen Eingangsordner und einen Problemfallordner für
den er verantwortlich ist)
Problemfälle
5. Tauchen beim katalogisieren Bilder auf, die nicht ausreichend
beschrieben sind, werden diese von den Archivaren aussortiert und
über den Ordner Problemfälle auf dem Cumulus-Server, an den
jeweiligen Redakteur zurückgeleitet. Wichtig: Jeder Bildredakteur muss
regelmäßig seinen Problemordner kontrollieren und die Bilder
nacharbeiten.
6. Hat der Redakteur alle IPTC-Informatioenen nachgetragen, können die
Bilder wieder in den eigenen Eingangsordner auf dem Cumulus-Server
gelegt werden. (Cumulus_Eingang / Name)
Pflichtfelder für IPTC-Informationen
Photoshop
Datei –
Information
Fotostation
Text
Anweisungen
Dateiname
Dateiname
das Bild soll mit einem kurzen sprechenden
Titel benannt werden (nicht mehr als 15
Zeichen).
Wichtig: Mehrere Wörter werden mit
Unterstrich (_) oder Bindestrich (-) getrennt.
Davon abgesehen dürfen keine
Sonderzeichen oder Lehrzeichen enthalten
sein. Bei Personen immer zuerst
Nachname dann Vorname.
Beispiel: Hotel_Atlantik.jpg, Frenzel01.jpg,
Hedorfer_Petra.jpg
Bei Logos und Screenshots bitte unbedingt
ein Datum im Dateinamen mit angeben, da
diese ohne zeitliche Zuordnung wertlos
sind. Beispiel: PrincessCruises2007.jpg
Beschreibung Objekterklärender Text zum Bildinhalt.
Beschreibung Bei Personen immer Vorname, Name und
Position angeben.
(Achtung:
Wichtig: wenn der Ort der Aufnahme von
nicht Objekt besonderer Bedeutung ist bitte ebenfalls
Beschreibung hier eintragen
lokal!!)
Beispiel: bei einem Bild des Hamburger
Michel ja, bei einem Interview das in
Hamburg aufgenommen wurde, nein
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Photoshop
Datei –
Information
Fotostation
Text
Anweisungen
CopyrightVermerk
CopyrightVermerk
hier sollen alle vorhandenen Informationen
zu den Bildrechten eingetragen werden:
-
-
Vorname und Nachname des
Fotografen, bzw. Ansprechpartners
aus welcher Quelle es stammt
(Agentur, Fotograf, Fotograf für
FVW, Illustrator, PR, Privat,
Redakteur, RoyaltyFree)
eventuell genauere
Preisabsprachen
wenn nicht offensichtlich, dann
ein Hinweis ob das Bild Honorarfrei
oder -pflichtig ist
Ort
Ort (Stadt) der Aufnahme
ErstellungsDatum
Datum der Aufnahme
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Workflow Archiv
Originalbilder auf dem Server ablegen:
-
Zu archivierende Bilder kommen im Ordner Cumulus_Eingang auf
dem Cumulus Server an. Jeder Fotoredakteur hat dort seinen
eigenen Ordner in dem er seine Bilder ablegt. Die Bilder sind nach
Publikationen sortiert.
-
Es wird ein neuer Tagesordner in Cumulus angelegt. Beispiel 2007
– 07/05 – 07/05/11
-
Die Bilder werden ausgewählt, gelb markiert und auf dem Cumulus
Server in den aktuellen Archivordner verschoben.
Bilder in Cumulus katalogisieren
-
Nun muss Cumulus aufgerufen werden.
-
In der Menüleiste wählt man Assets katalogisieren. Es erscheint
ein Auswahlfenster mit allen Verzeichnissen. Über Cumulus 2007 –
Monat – Tag erreicht man die gelb markierten neuen Bilder. Mit den
Tasten Shift bzw. Apfel können die gelb markierten Bilder
ausgewählt werden. Mit Enter beginnt das Katalogisieren.
Cumulus nimmt nun alle Bilder in die Datenbank auf und erstellt
Datensätze. Alle Bilder die neu in Cumulus aufgenommen werden,
haben automatisch den Status: neu.
Tipp: Wenn man Ordnerweise immer pro Redakteur und Publikationen
einpflegt, weiß man sowohl an wen Problembilder zurück gehen
müssen, als auch in welchem Heft die Bilder erschienen sind
Datensätze mit Informationen füllen
-
Zum beschreiben der neu aufgenommenen Bilder lässt man
Cumulus die Datensätze nach Status sortieren oder wählt die
Suchabfrage Status Neu (zu finden in der Menüleiste lings neben
dem Quicksearch Feld). Die unbeschriebenen Bilder werden in
einer neuen Kollektion angezeigt und können nun beschrieben
werden.
-
Dafür wird mit einem Doppelklick auf das Bild, das AssetInformations-Fenster geöffnet. Die Informationen können nun in die
entsprechenden Felder eingetragen werden. Die roten Pflichtfelder
müssen unbedingt ausgefüllt werden um die Archivierung
abschließen zu können. (siehe Regeln Bildarchivierung)
85
-
Für das Pflichtfeld Kategorien können im linken Bereich alle
passenden Kategorien angewählt (Apfel + Mausklick) und dann
komplett in den Datensatz gezogen werden.
-
Nach erfolgreichem Beschreiben wird der Status des Bildes auf
archiviert gesetzt und der Datensatz geschlossen.
Problemfälle
-
Sollte es bei einem Bild nicht möglich sein die Pflichtfelder
auszufüllen, da wichtige Informationen fehlen, wird das Bild lila
markiert (rechter Mausklick bzw. Mausklick + ctrl – Etikett
zuordnen).
Wichtig: bevor das Archivieren beendet werden kann, müssen die lila
markierten Bilder in den Ordner Problemfälle gelegt und aus der
Datenbank entfernt werden.
-
Dazu bitte einen Doppelklick auf die Kategorie $Sources und in der
Sortierung Etikett anwählen. Cumulus sortiert die Bilder nach
Farben. Es können alle lila markierten Bilder mit der Shift Taste
angewählt werden. Mit einem rechtem Mausklick (bzw. Mausklick
+ ctrl) und kopieren nach, wird ein Auswahlfenster mit allen
Verzeichnissen angezeigt. Über Cumulus – Problemfälle –
Redakteur kann der richtige Ordner angewählt und mit Enter
bestätigt werden.
-
!! Zum Schluss bitte alle lila markierten Bilder anwählen und in der
Menüleiste den Papierkorb und Datensatz und Asset löschen
wählen.
So soll verhindert werden dass unvollständig ausgefüllte Datensätze in die
Datenbank gelangen. Sobald die Redakteure die fehlenden Bild-Infos
nachgetragen haben taucht das Bild wieder im Ordner Cumulus_Eingang
auf und kann katalogisiert werden.
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Regeln Bildarchivierung
Für die Beschreibung der Bilder sollen einige Standards gelten.
Feldname
Anweisungen
Datensatzname
wird vom Dateinamen
übernommen, nicht änderbar
(bitte kurz auf Rechtschreib- und
Formfehler überprüfen, bei groben
Fehlern als Problemfall markieren
(lila Etikett) und später löschen)
Miniatur
Sollte richtig gedreht sein
(bei Seitenlage, als Problemfall
markieren (lila Etikett) und später
löschen)
Bildquelle
Mit Hilfe der Angaben aus dem
Feld Copyright-Vermerk anwählen
CopyrightVermerk
Hier soll nur Name und Nachname
des Fotografen bzw.
Ansprechpartners eingetragen
werden.
- Alle weiteren BildrechtInformationen auf die
entsprechenden Felder: Bildquelle,
Honorar, und Preisabsprachen
verteilen.
Honorar
Mit Hilfe der Angaben aus dem
Feld Copyright-Vermerk anwählen
Preisabsprache
n
Mit Hilfe der Angaben aus dem
Feld Copyright-Vermerk anwählen
Iptc Datum
Wenn nicht automatisch
vorhanden,
- bei Unsicherheit als Problemfall
markieren (lila Etikett) und später
löschen,
- bei aktuellen Allgemeinbildern ein
ungefähres Datum angeben. Immer
in der Form: 01.01.2007 (wichtig ist
das entsprechende Jahr)
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Verknüpfte
iptc Felder
Bildname
CopyrightVermerk
Anweisungen,
Quelle, Autor,
Bildrechte
Erstellungsdatu
m
Feldname
Anweisungen
Verknüpfte
iptc Felder
Iptc Ort
Wenn nicht automatisch
vorhanden, in den Notizen oder
Dateinamen schauen, sonst frei
lassen.
Land
Aus der hinterlegten Liste
entsprechendes Land auswählen
Kategorien
Mehrere Kategorien können im
linken Bereich angewählt werden
(Apfel + Mausklick) und dann
komplett in den Datensatz gezogen
werden
Notizen
Bitte sinngemäß in ganzen Sätzen
ergänzen (wenn nötig)
- Personen immer mit Vor-,
Nachname und Position angeben.
- Bei Fremdsprachiger Beschriftung
eine kurze deutsche Beschreibung
ergänzen
Notizen,
Überschrift,
Objektbeschrei
bung
Schlagwörter
mit Komma getrennt angeben
(je mehr sinnvolle Schlagworte
vergeben werden, je besser lasen
sich die Bilder wieder finden ; -)
hier ist etwas Kreativität gefragt)
Stichwörter
Erschienen in
Publikationen untereinander, mit
Komma getrennt die Ausgabe
fvw 10_06, 3_07
tt 1_07
Status
Erst auf archiviert setzten wenn
alles eingetragen werden konnte
Dateiformat
Automatisch, nicht änderbar
Asset
Datengröße
Automatisch, nicht änderbar
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Ort
Format
Eidesstattliche Versicherung
Ich versichere, die vorliegende Arbeit selbständig ohne fremde Hilfe
verfasst und keine anderen Quellen und Hilfsmittel als die angegebenen
benutzt zu haben. Die aus anderen Werken wörtlich entnommenen Stellen
oder dem Sinn nach entlehnten Passagen sind durch Quellenangabe
kenntlich gemacht.
Hamburg, 11.01.2008