1
Download USER MANUAL FOR MEMBER STATES' SANI TOOL USERS
Transcript
SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE Kilpailun pääosasto Bryssel SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 [email protected] www.ec.europa.eu/competition 1 Sisällysluettelo Johdanto ......................................................................................................................... 2 Yleiskatsaus .................................................................................................................... 2 1. Käyttäjäprofiilit 2. Sisäänkirjautuminen 3. Pääosiot Ilmoituslomakkeet ......................................................................................................... 7 1. (Ennakko)ilmoituksen elinkaari ja SANI2-profiilien roolit 2. Uuden ilmoituksen luominen 3. Ilmoitustiimin perustaminen 4. Tietojen syöttäminen ilmituslomakkeeseen 5. SANI2-toiminnot ilmoitusosiossa 6. Ilmoituksen lukitseminen ja lukituksen avaaminen 7. Ilmoitus- ja tietolomakkeiden 8. Ilmoitusten ja tietolomakkeiden hakeminen Käyttöoikeuksien luominen ........................................................................................ 13 1. Käyttöoikeuksien luominen (keskuskoordinaattori ja paikallinen järjestelmävastaava) 2. Tehtävien siirtäminen 3. SANI2-käyttäjänimen vaihtaminen 4. Käyttöoikeuksien hajautettu hallinta - toimistot 5. Ryhmien luominen ja käyttö (keskuskoordinaattori tai paikallinen järjestelmävastaava 6. Käyttötuki Liite I – Ilmoituslomakkeisiin liittyvät oikeudet on forms rights ...................................... 17 Liite II – Käyttöoikeuksien hallintaan liittyvät oikeudet .................................................. 18 Liite III – Yhtäläisyydet SANI1- ja SANI2-profiilien välillä ....................................................... 19 SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 2 Johdanto Interaktiivinen valtiontukien ilmoitusjärjestelmä (SANI2) on komission uusi verkkosovellus, joka helpottaa asetuksessa 794/2004 edellytettyjen valtiontuki-ilmoitusten toimittamista. SANI2 korvaa vuosina 2006–2014 käytössä olleen SANI1-sovelluksen. SANI2 on monikielinen sovellus, jota voi käyttää kaikilla unionin virallisilla kielillä. Sovelluksen osoite on https://webgate.ec.europa.eu/competition/sani2 Huom. Jos selaimesi on Internet Explorer 9 tai uudempi etkä näe SANI2-sovellusta kunnolla, noudata seuraavia ohjeita: Paina ALTnäppäintä, jolloin näkyviin tulee Internet Explorerin ylävalikko. Klikkaa Tools-valikkoa (Työkalut) ja katso, onko vaihtoehto Compatibility View (Yhteensopivuusnäkymä) valittuna. Jos on, poista valinta, jotta sovellus näkyisi ruudulla paremmin. Yleiskatsaus 1. Käyttäjäprofiilit Jäsenvaltioiden SANI2-käyttäjillä voi olla erilaisia rooleja, jotka määritellään erillisissä profiileissa. SANI2-sovelluksessa on kaikkiaan 10 erilaista käyttäjäprofiilia. Euroopan komission tasolla SANI2-käyttäjäprofiileja on kaksi: järjestelmävastaava ja komission järjestelmävastaava. Nämä osallistuvat vain käyttöoikeuksien hallintaan ja puuttuvat tilanteeseen ainoastaan siinä tapauksessa, että ongelmia ei pystytä ratkaisemaan jäsenvaltioiden tasolla. Jäsenvaltioiden tasolla käyttöoikeuksien hallintaan osallistuu kaksi käyttäjäprofiilia: keskuskoordinaattori ja paikallinen järjestelmävastaava. Keskuskoordinaattori on tärkein kansallinen yhteyspiste. Hän voi luoda ja hallita kaikkia SANI2-käyttöoikeuksia omassa jäsenvaltiossaan. Paikallisen järjestelmävastaavan profiili on uusi rooli, jonka tarkoituksena on helpottaa käyttöoikeuksien hallintaa etenkin suurissa ja hallinnoltaan hajautetuissa jäsenvaltioissa. Keskuskoordinaattori voi siirtää käyttöoikeuksien hallinnan yhdelle tai useammalle paikalliselle järjestelmävastaavalle. Näin tehdäkseen hänen on ensin luotava toimistoja ja nimettävä niille paikalliset järjestelmävastaavat. Toimistojen luominen voi perustua alueisiin tai julkisiin toimielimiin. Paikallisella järjestelmävastaavalla on samat oikeudet ja tehtävät kuin keskuskoordinaattorilla, mutta ainoastaan omassa toimistossaan. Toimistojen käsitteestä ja paikallisista järjestelmävastaavista on lisätietoja SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 3 kohdassa ”Käyttöoikeuksien hallinta”. Voidakseen käyttää SANI2-sovellusta keskuskoordinaattorin on pyydettävä komission järjestelmävastaavalta käyttäjäprofiili. Paikallisten järjestelmävastaavien on puolestaan otettava yhteyttä omaan keskuskoordinaattoriinsa saadakseen SANI2-käyttöoikeuden. Jäsenvaltiopuolen muut käyttäjät – validoija, allekirjoittaja, täyttäjä, rajoitettu käyttäjä, katselija, tarkastaja – osallistuvat ilmoitusten, ennakkoilmoitusten ja tietolomakkeiden laatimiseen ja toimittamiseen. Validoijia lukuun ottamatta kaikkien käyttäjien on otettava yhteyttä omaan keskuskoordinaattoriinsa tai paikalliseen järjestelmävastaavaansa saadakseen SANI2-käyttöoikeuden. Validoijien on pyydettävä sovelluksen käyttöoikeutta kilpailun pääosastolta. Liitteissä 1 ja 2 on kattava luettelo SANI2-profiileista ja niiden oikeuksista ja tehtävistä, jotka liittyvät ilmoitusten tekemiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan. Tutustu liitteisiin etenkin, jos et tiedä, mikä profiili vastaisi tarpeitasi parhaiten. Liitteessä 3 on luettelo kaikista SANI1-sovelluksen profiileista ja niitä vastaavista profiileista SANI2-sovelluksessa. 2. Sisäänkirjautuminen Kaikkien uusien SANI2-käyttäjien on otettava ensin yhteyttä omaan keskuskoordinaattoriinsa tai paikalliseen järjestelmävastaavaansa (tai komission järjestelmävastaavaan, jos on kyse keskuskoordinaattorin profiilista) ja pyydettävä tätä luomaan käyttäjätili. Käyttäjien on ilmoitettava seuraavat yhteystiedot: täydellinen nimi sähköpostiosoite puhelinnumero käyttäjän edustaman organisaation nimi ja osoite toimisto (jos kyseisessä jäsenvaltiossa on useampia toimistoja) tarvittava(t) profiili(t). Huom. SANI2-käyttäjillä voi olla useampia profiileja, jotka liittyvät samaan käyttäjätiliin. Ainoastaan keskuskoordinaattori tai paikallinen järjestelmävastaava voi lisätä profiileja. Käytännössä käyttäjä kirjautuu SANI2-sovellukseen ja valitsee oikeassa yläkulmassa olevasta kuvakkeesta profiilin, jota haluaa käyttää. Käyttäjä kirjautuu automaattisesti järjestelmän oletusprofiiliinsa. SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 4 Kun käyttäjä on antanut oheiset tiedot ja keskuskoordinaattori / paikallinen järjestelmävastaava on syöttänyt ja tallentanut ne, käyttäjä saa automaattisen sähköpostiviestin, jossa häntä pyydetään vahvistamaan rekisteröitymisensä SANI2-järjestelmään. Viestissä oleva linkki vie Euroopan komission todennuspalvelun (ECAS) sisäänkirjautumissivulle. Kaikkien komission sovellusten käyttäminen edellyttää nykyään ECASkäyttäjätunnusta. Käyttäjien, joilla jo on ECAS-käyttäjätunnus, on käytettävä kirjautuessaan omaa käyttäjänimeään ja salasanaansa, minkä jälkeen he ohjautuvat automaattisesti SANI2-sovellukseen. Käyttäjien, joilla ei ole ECAS-käyttäjätunnusta, on rekisteröidyttävä klikkaamalla linkkiä Etkö ole vielä rekisteröitynyt ja noudattamalla ohjeita. Käyttäjätunnuksen ja -nimen luotuaan he voivat kirjautua SANI2- järjestelmään. 3. Pääosiot Kirjautumisen jälkeen avautuu oletussivu, jossa on luettelo kaikista ilmoituksista, joita SANI2-järjestelmän kautta voi tehdä (kuva seuraavalla sivulla). Sivun yläreunan keskiosassa voit siirtyä kolmen pääosion välillä. Kirjautuminen Omat ilmoitukset Ilmoituslomakkeet SANI-yhteisö Osion SANI-yhteisö (käyttöoikeuksien hallinta) näkevät vain ne käyttäjät, joiden profiiliin se sisältyy. Tätä toimintoa voivat käyttää ainoastaan keskuskoordinaattori ja paikallinen järjestelmävastaava. Aloitussivun oikeassa yläkulmassa on hakukenttä sekä käyttäjän nimi ja se rooli, jossa hän on kirjautuneena. Sovelluksen kielen voi valita. Nimen vieressä olevan kuvakkeen klikkaaminen avaa pudotusvalikon, jossa voi siirtyä eri profiilien välillä (jos niitä on useampia) ja kirjautua ulos järjestelmästä. SANI2-sovelluksen aloitussivulla (ks. jäljempänä) on kaavio kaikista ilmoituslomakkeista ja muista ilmoitusmenettelyyn liittyvistä asiakirjoista. Ilmoituslomakkeet on jaettu kolmeen palstaan: Ryhmäpoikkeuksen piiriin kuuluva tuki, Ryhmäpoikkeuksen piiriin kuulumaton tuki ja Tietoa yksittäisestä tukitoimenpiteestä. Lomake-painikkeen klikkaaminen avaa yhteenvetoikkunan, jonka kautta voi käsitellä valittua asiakirjaa ja lähettää sen. Jaksossa ”Ilmoituslomakkeet” on lisätietoja ilmoituslomakkeen täyttämisestä ja lähettämisestä. Omat ilmoitukset -painikkeesta avautuu hakuruutu, jossa voi suodattaa omia ilmoituksia erilaisten kriteerien perusteella (ilmoituksen vaihe, pyydetty ilmoitusmenettely ja toimitettujen tietojen tila). SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 5 Omat ilmoitukset Ilmoituslomakkeet SANI-yhteisö Ryhmäpoikkeuksen piiriin Ryhmäpoikkeuksen piiriin kuuluva tuki kuulumaton tuki Tietoa yksittäisestä tukitoimenpiteestä Uudet tukitoimenpiteet, aiemmin hyväksyttyjen tukitoimenpiteiden muuttaminen tai toimenpiteet, jotka eivät ole tukea ja joista ilmoitetaan oikeusvarmuuden vuoksi _Lomake _Lomake _Lomake _Lomake _Lomake Yleinen Maatalouden Kalatalous- Tiettyjä Laajennettu raportointivelvollisuus Alueellisia Kalatalous- ryhmäpoikkeus ryhmäpoikkeus alan ryhmä- voimassa (yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen valtiontukia alan ryhmä- poikkeus olevaan 9 artiklan 4 kohta) koskevien poikkeusta tukeen suuntaviivojen koskeva tehtäviä mukaiset suuret määräaikais- muutoksia investointihankkeet kertomus Vakiolomake _Lomake _Lomake _Lomake koskeva yksinkertaistettu ilmoitusmenettely … Asetuksen (EY) LIITE I, LIITE I, LIITE II, Komission asetuksen (EY) Asetuksen (EY) 800/2008 LIITTEESSÄ LIITE III, LIITE II, 800/2008 tiivistelmämalli, tiivistelmä- komission 794/2004, sellaisena kuin se on II oleva ensimmäinen lomake, kun yhteenvetolomake määräaikais- (yleinen komission malli, asetuksen muutettuna asetuksella on kyse yksittäisestä tuesta, joka suurille kertomus, ryhmäpoikkeus asetus (EY) komission (EY) 794/2004 271/2008, liitteessä I oleva myönnetään olemassa olevan investointihankkeille komission asetus) 1857/2006 asetus (EY) 4 artikla I OSA ryhmäpoikkeusjärjestelmän annetusta tuesta asetus (EY) puitteissa tutkimus- ja kehitystuesta vuosille 2007–2013 736/2008 9 artiklan 4 kohdassa säädetyn … annettujen … liitteessä III 736/2008 olevan … LIITTEESSÄ I oleva III osa (1–14), LIITE I, eri tukilajeihin liittyvät tiivistelmä lisätietolomakkeet, otettaessa muutettuina asetuksilla … käyttöön poikkeuksen saanut … SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 6 Ryhmäpoikkeus Ilmoituslomakkeet Ilmoitusten ja ennakkoilmoitusten elinkaari muodostuu viidestä tärkeästä vaiheesta (luominen, syöttäminen, viimeistely, allekirjoittaminen ja validointi), jotka näkyvät oheisessa kaaviossa. Kuhunkin vaiheeseen osallistuu toimijoita, joiden toiminta rajoittuu yleensä vaiheen edellyttämiin toimiin. Kattava esitys SANI2-sovelluksessa toteutettavista tehtävistä ja niistä vastaavista toimijoista on liitteessä I. 1. (Ennakko)ilmoituksen elinkaari ja SANI2-profiilien roolit Toimija t Täyttäjä Täyttäjä Keskuskoordinaattori Allekirjoittaja Allekirjoittaja Paikallinen järjestelmävastaava Keskuskoordinaattori Validoija Paikallinen järjestelmävastaava Allekirjoittaja Allekirjoittaja Täyttäjä Rajoitettu käyttäjä Prosessit (Ennakko)- Tietojen (Ennakko)- (Ennakko)- (Ennakko)- ilmoituksen syöttäminen ilmoituksen ilmoituksen ilmoituksen allekirjoittaminen validointi luominen viimeistely Euroopan komissio SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 7 Kaikki SANI2-sovelluksen ilmoituslomakkeet ovat samanlaisia kuin asiaankuuluvien asetusten liitteinä olevat paperilomakkeet. Tämä varmistaa helppokäyttöisyyden sekä ilmoituslomakkeiden täyttämisen ja lomakkeiden ja tositteiden lähettämisen vaivattomuuden. Näissä ohjeissa esitetään kohta kohdalta ilmoituslomakkeen luominen ja lähettäminen sekä sen jälkeinen luotujen/lähetettyjen ilmoitusten hallinta. 2. Uuden ilmoituksen luominen SANI2-sovelluksessa voi luoda ja lähettää useita erilaisia ilmoituksia. Käytämme yksinkertaisuuden vuoksi esimerkkinä vakioilmoituslomaketta, koska se sisältää kaikki mahdolliset vaiheet ja kaikki käytettävissä olevat toiminnot. Sovelluksen kaikki muut ilmoitukset noudattavat vakiolomakkeen logiikkaa ja toimivat samalla tavalla. Ilmoituksen luominen aloitetaan aloitussivulla klikkaamalla valitun lomakkeen ”_Lomake”-painiketta. Esimerkissämme klikataan painiketta Vakiolomake-laatikossa. Ruudulle tulee seuraava yhteenvetotaulukko: Ennakkoilmoitus joista yksinkertaistettua (PN) menettelyä edellyttää Ilmoitus (N) joista yksinkertaistettua Uusi 2 1 0 0 Luonnos 0 0 0 0 Viimeistelty 0 0 0 0 Allekirjoitettu 0 0 0 0 Validoitu 0 0 0 0 Peruttu 0 0 0 0 Poistettu 0 0 0 0 Päättynyt komission 0 0 0 0 menettelyä edellyttää päätökseen Luo uusi ennakkoilmoitus SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 Luo uusi ilmoitus 8 Klikkaa taulukon alapuolella olevaa ”Luo uusi ilmoitus” -painiketta, jolloin ruudulle avautuu ilmoitusruutu. 3. Ilmoitustiimin perustaminen Ennen ilmoituksen tekemistä käyttäjän on perustettava ilmoitustiimi. Uusia ilmoituksia voivat luoda ainoastaan ne käyttäjät, joilla on allekirjoittaja- ja täyttäjäprofiili. Ilmoituksen luova käyttäjä on automaattisesti tiimin jäsen, ja hän voi lisätä tiimiin tarvittavan määrän jäseniä. Toisin kuin SANI1-sovelluksessa, validoijia ei tarvitse lisätä ilmoitustiimiin. Kaikki tietyn jäsenvaltion validoijat voivat tarkastella kaikkia allekirjoitettuja ilmoituksia ja validoida ne. Kussakin ilmoitustiimissä on kuitenkin oltava vähintään yksi allekirjoittaja. Oheisesta kuvasta näkyy, että ilmoitusruutu on jaettu kahteen osioon: ilmoitustiimiin ja SANI2-yhteisöön, jossa näkyvät käyttäjät ja käyttäjäryhmät. Ilmoitustiimiin lisätään jäseniä klikkaamalla plus-merkkiä käyttäjän nimen vieressä. Jäseniä poistetaan klikkaamalla miinusmerkkiä. Ryhmiä lisätään samalla tavalla. Ryhmiin kuuluu useita käyttäjiä, jotka yleensä työskentelevät yhdessä samantyyppisten ilmoitusten parissa. Ilmoitustiimiin voidaan liittää ryhmiä sekä käyttäjiä, jotka eivät kuulu kyseisiin ryhmiin. Ryhmien käsitteestä on lisätietoja kohdassa ”Käyttöoikeuksien hallinta”. Ilmoitustiimi Yleinen ilmoitus + Valitse käyttäjiä SANI2-yhteisöstä ja lisää heidät omaan ilmoitustiimiisi. Ilmoitustiimi Ryhmät BW_Ryhmä SANI2-yhteisö Rekisteröityneet SANI2- Ryhmät Rekisteröityneet SANI2-käyttäjät HAMM John, Allekirjoittaja BW_Ryhmä BERG Simon, Täyttäjä Ivan Ivanov, Tarkastaja SANI Excellence BERG Simon, Täyttäjä Sani test 31 käyttäjät DONS Ran, Keskuskoordinaattori HAMM John, Allekirjoittaja Ivan Ivanov, Tarkastaja SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 9 4. Tietojen syöttäminen ilmoituslomakkeeseen SANI2-työnkulku – vakioilmoitus 5. Tuen määrä / Yleiset tiedot 1. Tiedot tuen myöntäjästä 2. Tiedot tuesta 3. Kansallinen oikeusperusta 4. Tuensaajat SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 10. Tuen soveltuvuus vuosikustannukset sisämarkkinoille 6. Tukimuoto ja 12. Muut tiedot rahoituslähteet 7. Kesto 13. Muut tiedot 8. Erilaisten tukilajien 14. Liitteet kasautuminen 9. Luottamuksellisuus 14. Julistus 10 Edellä kuvattu työnkulku näkyy SANI2-sovelluksen ilmoitussivun vasemmassa reunassa. Tietojen syöttämiseksi käyttäjän on klikattava asianomaista riviä ja täytettävä tiedot kuhunkin aukeavan ruudun osioon. Kuten edellä todettiin, SANI2-sovelluksen osiot ovat täysin samanlaisia kuin asiaankuuluvien asetusten liitteinä olevat paperilomakkeet. Varmista, että täytät kaikki pakolliset kentät. Jos pakollisia kenttiä ei ole täytetty, et voi tallentaa lomaketta vaan saat virheilmoituksen. Jos pudotusvalikossa tehty valinta edellyttää lisätietoja, tietojen täyttämistä varten aktivoituu uusia kenttiä. Ei-aktiiviset kentätkin pysyvät näkyvissä, mutta vain aktiivisiin kenttiin voi syöttää tietoja. Vaadittujen lisätietolomakkeiden lisäämiseksi klikkaa (+)-painiketta ja valitse sopiva lomake. Muista tallentaa ilmoitusluonnoksesi aina, kun poistut ilmoitusruuduista. Tallenna-painike on aktiivinen ainoastaan siinä tapauksessa, että olet antanut kaikki kyseisen ruudun pakolliset tiedot.1 5. SANI2-toiminnot ilmoitusosiossa Ilmoitusruudun yläosassa on joukko eri toimintoihin liittyviä painikkeita (ks. jäljempänä). Kaikki painikkeet eivät ole aktiivisia. Painikkeiden aktiivisuus riippuu siitä, missä vaiheessa ilmoituksen tekeminen on, sekä käyttäjäprofiilille myönnetyistä oikeuksista. Siirry ennakkoilmoituksiin Tallenna Viimeistele Pyydä yksinkertaistettua menettelyä Poista Allekirjoita Validoi Peru Hylkää Huomautukset Se, että Tallenna-painike on aktiivinen ei kuitenkaan tarkoita sitä, että olet antanut kaikki tarvittavat tiedot. Ainoastaan kohta 2.1 ”Tuen nimike” ja kohta 14 ”Julistus” on pakko tallentaa. 1 SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 11 Oheisessa esimerkissä näkyy, mitä käyttäjä, jolla on allekirjoittajaprofiili, näkisi ruudullaan ilmoituksen ollessa luonnosvaiheessa. Käyttäjä ei voisi allekirjoittaa ilmoitusta, koska se on ensin viimeisteltävä. Käyttäjä ei voisi myöskään validoida ilmoitusta, koska hänellä ei ole validoijan oikeuksia. On tapauksia, joissa käyttäjät alkavat täyttää vakioilmoitusta, mutta päättävät myöhemmin siirtyä ennakkoilmoitukseen tai pyytää yksinkertaistettua menettelyä. Tämän voi tehdä klikkaamalla asianomaista painiketta. Jo syötetyt tiedot pysyvät tallessa. 6. Ilmoituksen lukitseminen ja lukituksen avaaminen Kun käyttäjä työskentelee ilmoituksen parissa, ilmoitus on lukittu. Näin estetään saman ilmoituksen yhtäaikainen täyttäminen ja syötettyjen tietojen tahaton päällekirjoittaminen. Tarvittaessa käyttäjä itse tai keskuskoordinaattori / paikallinen järjestelmävastaava voi kuitenkin avata lukituksen ”Avaa lukitus”-painikkeesta Omat ilmoitukset -valikossa. 7. Ilmoitus- ja tietolomakkeiden pohjat SANI-käyttäjien on usein lähetettävä samankaltaisia ilmoituksia tai tietolomakkeita. Tämän helpottamiseksi SANI2-sovellus tarjoaa mahdollisuuden käyttää validoitua lomaketta pohjana uudelle ilmoitukselle tai tietolomakkeelle. Kaikki ilmoitukset ja tietolomakkeet tallentuvat SANI2-sovelluksen osioon Omat ilmoitukset ilmoituksen vaiheesta riippumatta. Voidakseen käyttää validoitua lomaketta pohjana käyttäjän on avattava kyseinen validoitu lomake ja klikattava painiketta ”Kopioi tämä ilmoitus uuteen ilmoitusluonnokseen”. Ilmoitus aukeaa muokattavassa muodossa. Käyttäjä voi tehdä tarvittavat muutokset ja säilyttää muut tiedot ennallaan. 8. Ilmoitusten ja tietolomakkeiden hakeminen Kuten edellä todettiin, kaikki lomakkeet tallennetaan osioon Omat ilmoitukset. SANI2-sovelluksessa on suodatus- ja tarkennettu haku -toiminnot, joiden kautta ilmoituksia voi hakea nimen perusteella ja suodattaa prosessin vaiheen, pyydetyn menettelyn ja lähetettyjen tietojen tilan perusteella. SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 12 Käyttöoikeuksien hallinta SANI2-käyttöoikeuksien hallinta on suhteellisen helppoa. Se perustuu hierarkkiseen rakenteeseen, joka noudattaa ilmoituksen elinkaarta. Kuten ensimmäisessä jaksossa todettiin, SANI2-käyttäjäprofiileja on kaikkiaan 10 erilaista. Niistä kaksi on Euroopan komission tasolla – järjestelmävastaava ja komission järjestelmävastaava – ja kahdeksan jäsenvaltioiden tasolla – keskuskoordinaattori, paikallinen järjestelmävastaava, täyttäjä, allekirjoittaja, katselija, tarkastaja, rajoitettu käyttäjä ja validoija. Ainoastaan seuraavilla neljällä profiililla on oikeus hallita käyttäjäprofiileja: järjestelmävastaava ja komission järjestelmävastaava Euroopan komissiossa ja keskuskoordinaattori ja paikallinen järjestelmävastaava jäsenvaltioissa. Keskuskoordinaattori ja paikallinen järjestelmävastaava vastaavat profiilien luomisesta, päivittämisestä ja hallinnasta omissa jäsenvaltioissaan ja toimistoissaan. Paikalliset järjestelmävastaavat voivat nähdä ja hallita vain oman toimistonsa käyttäjiä. Kaikki käyttöoikeuksien hallintaan osallistuvien toimijoiden tehtävät esitetään liitteessä II. Vain järjestelmävastaavat ja komission järjestelmävastaavat voivat luoda keskuskoordinaattorin ja validoijan profiileja. 1. Käyttöoikeuksien luominen (keskuskoordinaattori ja paikallinen järjestelmävastaava) Jäsenvaltiotason uusien käyttäjien on otettava yhteyttä omaan keskuskoordinaattoriinsa tai paikalliseen järjestelmävastaavaansa (riippuen siitä, miten tehtävät on jäsenvaltiossa järjestetty) ja pyydettävä tätä luomaan SANI2-käyttäjätili. Tili sisältää käyttäjän nimen, yhteystiedot ja tarvittavat roolit. Keskuskoordinaattori tai paikallinen järjestelmävastaava syöttää käyttäjän tiedot osioon SANI2-yhteisö / käyttäjät / uusi käyttäjä. Toisin kuin SANI1-sovelluksessa, SANI2-sovelluksessa yhteen käyttäjätiliin voidaan yhdistää useampia profiileja/rooleja. Keskuskoordinaattori tai paikallinen järjestelmävastaava hyväksyy käyttäjän pyytämät profiilit (roolit) ja valitsee oletusprofiilin, jossa käyttäjä näkyy järjestelmässä. Kun käyttäjätilin tiedot on tallennettu SANI2-sovellukseen, käyttäjälle lähetetään sähköposti, jossa häntä kehotetaan vahvistamaan rekisteröitymisensä. Viestissä oleva linkki vie Euroopan komission todennuspalvelun (ECAS) sisäänkirjautumissivulle. Kaikkien komission sovellusten käyttäminen edellyttää nykyään ECAS-käyttäjätunnusta. Käyttäjien, joilla jo on ECAS-käyttäjätunnus, on käytettävä kirjautuessaan omaa käyttäjänimeään ja salasanaansa, minkä jälkeen he ohjautuvat automaattisesti SANI2-sovellukseen. Käyttäjien, joilla ei ole ECAS- SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 13 käyttäjätunnusta, on rekisteröidyttävä klikkaamalla linkkiä Etkö ole vielä rekisteröitynyt ja noudattamalla ohjeita. Käyttäjätunnuksen ja -nimen luotuaan he voivat kirjautua SANI2-järjestelmään. 2. Tehtävien siirtäminen SANI2-sovelluksessa on uusi toiminto, jossa keskuskoordinaattori tai paikallinen järjestelmävastaava voi siirtää nykyisiä tai entisiä tehtäviä käyttäjältä toiselle. Toisinaan käy niin, että jäsenvaltioiden valtiontukiyksiköissä työskentelevät ihmiset jättävät työtehtävänsä, jolloin heidän kollegoidensa on otettava ilmoitukset ja muut SANI2-sovelluksessa olevat asiakirjat vastuulleen. Uusi SANI2-ominaisuus tarjoaa ongelmaan helpon ratkaisun. Siirtääkseen tehtävän toiselle käyttäjälle keskuskoordinaattorin tai paikallisen järjestelmävastaavan on klikattava osiossa SANI2yhteisö/käyttäjät sen käyttäjän nimeä, jonka tehtävät on siirrettävä toiselle käyttäjälle. Käyttäjätietolaatikon alareunassa on tehtävälaatikko. Käyttäjän nimen klikkaaminen laatikossa tuo esiin tämän kaikki tehtävät. Nimen vieressä on kenttä, johon kirjoitetaan sen käyttäjän nimi, jolle tehtävät siirretään. Kun käyttäjä on löytynyt, tehtävät siirretään hänelle klikkaamalla Siirrä-painiketta. 3. SANI2-käyttäjänimen vaihtaminen Jäsenvaltiot voivat joissain tapauksissa päättää luoda instituutioilleen SANI2-profiileja, joita voi organisaation sisällä käyttää useampi käyttäjä. Viraston tai instituution nimen muuttuminen saattaa edellyttää SANI2-käyttäjänimen muuttamista. Tässä tapauksessa on luotava uusi SANI2-tili, ja kaikki edelliseen tiliin liittyvät ilmoitustehtävät on siirrettävä uuteen tiliin. Ryhmiin ja toimistoon kuulumista ei toistaiseksi voida siirtää automaattisesti, joten siirto on tehtävä manuaalisesti. 4. Käyttöoikeuksien hajautettu hallinta – toimistot SANI2-sovelluksessa on uutuutena käyttöoikeuksien hajautettu hallinta toimistojen kautta. Toimistoon kuuluu käyttäjäryhmiä, jotka eroavat toisistaan maantieteellisillä tai muilla perusteilla. Toimistojen tarkoituksena on helpottaa käyttöoikeuksien hallintaa ja mahdollistaa hallinnan siirtäminen suurissa ja hallinnoltaan hajautetuissa jäsenvaltioissa. Toimistojen käyttö ei ole pakollista, vaan se riippuu institutionaalisesta rakenteesta ja tehtävien järjestämisestä jäsenvaltioissa. Jos jäsenvaltio päättää olla käyttämättä toimistoja, koko valtiota pidetään yhtenä kansallisena toimistona. Jokaisella toimistolla on oltava paikallinen järjestelmävastaava, joka vastaa käyttöoikeuksien hallinnasta omassa toimistossaan. SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 14 Luodakseen uuden toimiston keskuskoordinaattorin on valittava osiossa SANI2-yhteisö kohta Toimistot ja klikattava sen jälkeen painiketta Uusi toimisto. Ruudun vasempaan yläkulmaan ilmestyy kenttä, johon kirjoitetaan toimiston nimi. Luomisen jälkeen toimistolle on nimettävä paikallinen järjestelmävastaava. Paikallisen järjestelmävastaavan profiili luodaan noudattaen edellä kuvattua menettelyä SANI2käyttäjäprofiilien luomiseksi. Toimistolle on sen luomisen jälkeen nimettävä paikallinen järjestelmävastaava sekä käyttäjiä. Tämä tehdään Käyttäjät-valikossa, jossa kullekin käyttäjälle voidaan valita toimisto. Huomaa, että käyttäjä voi kuulua vain yhteen toimistoon. Käyttäjiä voivat lisätä sekä keskuskoordinaattori että paikallinen järjestelmävastaava sen jälkeen, kun hänet on nimetty johonkin toimistoon. Käyttäjien, jotka eivät kuulu mihinkään toimistoon, katsotaan oletusarvoisesti kuuluvan kansalliseen toimistoon (toimistolla on jäsenvaltion nimi). 5. Ryhmien luominen ja käyttö (keskuskoordinaattori tai paikallinen järjestelmävastaava) Ryhmä muodostuu käyttäjistä. Ryhmien ansiosta allekirjoittajien on helpompi lisätä samat käyttäjät kerta toisensa jälkeen eri ilmoitustiimeihin. Keskuskoordinaattorilla on oikeus luoda ryhmiä omassa maassaan, paikallisella järjestelmävastaavalla omassa toimistossaan. Ryhmä luodaan valitsemalla osiossa SANI2-yhteisö kohta Ryhmät ja klikkaamalla sen jälkeen painiketta Uusi ryhmä. Ruudun vasempaan yläkulmaan ilmestyy kenttä, johon kirjoitetaan ryhmän nimi. Ryhmään lisätään käyttäjiä vetämällä käyttäjän nimi luettelosta kyseisen ryhmän nimen päälle. Toisin kuin toimistojen tapauksessa, sama käyttäjä voidaan lisätä moneen ryhmään. 6. Käyttötuki Kysymykset on esitettävä ja mahdolliset virheet ilmoitettava paikalliselle järjestelmävastaavalle (tai keskuskoordinaattorille, jos paikallista järjestelmävastaavaa ei ole). Jos paikallinen taho ei voi ratkaista ongelmaa, siitä ilmoitetaan keskuskoordinaattorille. Jos keskuskoordinaattorikaan ei voi ratkaista ongelmaa, hän lähettää pyynnön edelleen SANI-sovelluksen järjestelmävastaavalle komissioon seuraavaan osoitteeseen: [email protected] Komissiolle lähetettävässä virheviestissä on ilmoitettava seuraavat tiedot: 1. tiedot käyttäjästä (nimi, käyttäjätunnus ja jäsenvaltio) 2. ongelman päivämäärä ja kellonaika 3. käytetty selain ja sen versio SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 15 4. lyhyt kuvaus virheestä tai toimintahäiriöstä sekä siitä, mitä sovelluksessa oli tehty juuri ennen virheen tapahtumista. 5. Viestiin on liitettävä myös kuvaruutukaappaus virheestä. Tätä käyttöopasta päivitetään jatkuvasti SANI2-sovelluksen kehittelyn myötä. SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 16 Liite I – Ilmoituslomakkeisiin liittyvät oikeudet Toimet Keskuskoordinaattori Paikallinen järjestelmävastaava Täyttäjä Allekirjoittaja Katselija Uuden ilmoituksen ja ennakkoilmoituksen luominen Ilmoituksen tarkastelu Ilmoituksen päivittäminen (vain ilmoitukset, jotka ovat luonnoksia tai viimeisteltyjä) Lomakkeen sulkeminen Siirtyminen ennakkoilmoitukseen (vain ilmoitukset, jotka ovat luonnoksia tai viimeisteltyjä) Siirtyminen ilmoitukseen (vain ilmoitukset, jotka ovat luonnoksia tai viimeisteltyjä) Yksinkertaistetun menettelyn pyytäminen (vain ilmoitukset, jotka ovat luonnoksia tai viimeisteltyjä) Yksinkertaistettua menettelyä koskevan pyynnön peruminen (vain ilmoitukset, jotka ovat luonnoksia tai viimeisteltyjä) Tallentaminen (vain ilmoitukset, jotka ovat luonnoksia tai viimeisteltyjä) Viimeistely (vain ilmoitukset, jotka ovat luonnoksia tai viimeisteltyjä) Poistaminen (vain ilmoitukset, jotka ovat luonnoksia tai viimeisteltyjä) Allekirjoittaminen (vain ilmoitukset, jotka on viimeistelty) Validointi (vain ilmoitukset, jotka on allekirjoitettu) Peruminen (vain ilmoitukset, jotka on validoitu) Hylkääminen (vain ilmoitukset, jotka on viimeistelty tai allekirjoitettu) Huomautusten lisääminen (ilmoitukset, jotka ovat luonnoksia, viimeisteltyjä tai allekirjoitettuja) Tiimien ja ryhmien jäsenten lisääminen/poistaminen (vain ilmoitukset, jotka ovat luonnoksia tai viimeisteltyjä) Lisätietolomakkeiden lisääminen (vain ilmoitukset, jotka ovat luonnoksia tai viimeisteltyjä) SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 17 Tarkastaja Rajoitettu käyttäjä Validoija Liite II – Käyttöoikeuksien hallintaan liittyvät oikeudet Toimet Järjestelmävastaava Komission järjestelmävastaava Keskuskoordinaattori omassa jäsenvaltiossa Paikallinen järjestelmävastaava omassa jäsenvaltiossa omassa toimistossa ja alemmilla tasoilla Toimistot Vapaa tekstihaku Uuden toimiston luominen Toimiston tarkastelu Toimiston nimen muuttaminen Toimiston maan muuttaminen Toimiston poistaminen Käyttäjät Vapaa tekstihaku Suodatus profiilin perusteella Uuden käyttäjän luominen Käyttäjätietojen tarkastelu Käyttäjätietojen päivittäminen Oman toimiston muuttaminen Oman profiilin muuttaminen Käyttäjän estäminen Ryhmät Vapaa tekstihaku (käyttäjät) Ei sovelleta Vapaa tekstihaku (ryhmät) Ei sovelleta Uuden ryhmän luominen Ei sovelleta Ryhmän päivittäminen Ei sovelleta Ryhmän poistaminen Ei sovelleta Käyttäjien siirtäminen ryhmiin Ei sovelleta SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 18 Liite III – Yhtäläisyydet SANI1- ja SANI2-profiilien välillä SANI2 SANI1 Järjestelmävastaava Komission käyttäjä Paikallinen järjestelmävastaava – Komission järjestelmävastaava Järjestelmävastaava Keskuskoordinaattori Paikallinen järjestelmävastaava Täyttäjä Käyttäjä Allekirjoittaja Allekirjoittaja Validoija Validoija Rajoitettu käyttäjä Rajoitettu käyttäjä Katselija Katselija Tarkastaja – SANI2-KÄYTTÖOPAS JÄSENVALTIOILLE – HUHTIKUU 2014 19
