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ANNEXE 5-A au CCTP
PRESENTATION ET MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU PORTAIL EPROCUREMENT DES CHU
PRESTATIONS DU TITULAIRE DU MARCHE
1. Objectif
Le groupement de 17 Centres Hospitaliers Universitaires (CHU) met en œuvre un portail de eprocurement. Ce portail permet aux membres du groupement de commander produits et services à
partir de catalogues dématérialisés et d’effectuer le suivi des commandes, livraisons et factures.
Ce projet répond aux objectifs des CHU de bénéficier du potentiel offert par les technologies de
l’information et de la communication dans le domaine des achats et des approvisionnements.
Cette initiative vise également à inscrire la dématérialisation dans une logique de productivité
administrative : réorganisation du circuit des approvisionnements, réingénierie des CHU aux
plans administratif et logistique, et notamment allégement des procédures des circuits
des commandes, réduction des délais de traitement des commandes et des factures et
déconcentration des procédures. Ils visent ainsi à fluidifier la circulation de l’information entre
fournisseurs et utilisateurs et d'optimiser la gestion des stocks.
Le portail choisi "AchatPro" se présente comme une interface virtuelle entre les établissements
hospitaliers et leurs fournisseurs grâce à laquelle chacun d’entre eux peut gérer ses
approvisionnements de façon collaborative (passation des commandes, consultation des catalogues,
traitement des factures, etc.). Chaque CHU introduira progressivement au sein du portail ses propres
catalogues de fournitures et de services qui viendront s’ajouter aux catalogues partagés par
l’ensemble du groupement. Les différents fournisseurs des CHU bénéficieront ainsi à travers cet
outil d’une visibilité de leur offre sensiblement étendue, d'une mise à jour interactive de leurs
catalogues (produits nouveaux, fiches techniques, tarifs ….) .Ces informations seront accessibles en
temps réels par tous les utilisateurs potentiels de leurs produits.
Le portail d’approvisionnements est d’ores et déjà opérationnel pour en 2010 pour 12 CHU qui
réalisent la passation des commandes avec un panel de fournisseurs couvrant les quatre principaux
domaines - médicaments, dispositifs médicaux, consommables de laboratoire et hôtellerie – et en
cours pour 2 CH (Lens et Valenciennes).
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2. Positionnement du portail eProcurement
Le diagramme ci dessous permet :
de visualiser les macro fonctionalités du portail eProcurement AchatPro
positionner le portail eProcurement par rapport aux procédures d'appels d'offres (plate forme
électronique https://www.achats-chu.com comprise)
positionner le portail eProcurement par rapport à la logistique interne propre à chaque CHU.
E-Procurement : Approvisionnement
Dématérialisation : Achat
CHU
Sourcing
Construction
catalogue
Expression
de besoin
Validation
Commande
Réception
Validation de
la facture
Qualification
Hors
périmètre
Fournisseur
Cahier des
Charges
Appel d’offre
Réalisation et mise à
jour d’un catalogue
électronique
(Format Microsoft Excel)
Référentiel commun
CHU- Fournisseur
Réception des
commandes
( mail, fax, EDI,
ou via Hospitalis …
Envoi d’un avis
d’expédition
Envoi d’une
facture
électronique
Sélection
Contractualisatio
n
Logistique
Hors périmètre
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3. Fonctionnalités du portail eProcurement
Le portail eProcurement AchatPro permet de couvrir l'ensemble des processus d'approvisionnement
des CHU.
ILLUSTRATIF
Fournisseurs
CHU X 1n
Droits et profils utilisateurs
Administration
Bases contenus
Gestion catalogues eCMI (1)
Connexion
Internet
Validation mises à jour
Codification / Enrichissement
Liens portail
Base
articles
Hospitalis.htm
Utilisateur
Fiches fournisseur
e.Catalogues
Gestion de message
E-Procurement
Expression de besoin
Données de
marché
Commandes
Circuits de validation
RVA spécialisé
(médicaments,
D.M.)
Notifications d’expédition
Admin.
des ventes
EAI
RVA généraliste
(MRO)
Signature
Électronique
Réceptions
GEF
Rapprochement factures
Factures
Reporting
Interface
fournisseur
E-mail
Fax
Connexion
Internet
Internet
Utilisateur
(1) eCMI : eContent Management Interface => module de gestion des catalogues
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4. Processus de gestion des catalogues
4.1. Organisation des catalogues
•
Le fournisseur renseigne le catalogue public correspondant au moins à l’ensemble
des références en marché avec les EtS
Le fournisseur complète les données commerciales par EtS pour les articles du
périmètre marché :
o Référence article
o Conditionnement
o CHU
o Type de prix (Négocié, remisé)
o Prix remisé/négocié HT
o Prix remisé/négocié TTC
o % Remise
o Délais livraison
o ….
Données transmises par
le fournisseur
•
Public
…
4.2. Définition des rôles des intervenants
Données marché
par CHU
Quatre rôles interviennent pour la gestion des catalogues :
Fournisseur
charge son catalogue public (une seule fois pour l'ensemble des CHUs) dans eCMI.
charge le catalogue marché du CHU dans eCMI sur la base du borderau de prix de
l'appel d'offres et complété après attribution du marché à minima des données
obligatoires du catalogue (voir annexe "2" de l'acte d'engagement).
AchatPro
Valide la conformité technique des données avec le format de receuil de données
(fichier Excel) défini par les CHU
assiste les acheteurs des CHU et les fournisseurs dans l'utilisation d'eCMI
Acheteur CHU
accepte ou rejette les propositions de création puis de mise à jour des catalogues
grâce aux outils de comparaison rapide et de simulations mis à sa disposition dans
eCMI
" Enrichisseur" CHU
enrichit les catalogues avec les données propres aux CHU (exemple : référentiel
interne du produit)
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4.3. Processus de création et de mise à jour du catalogue public sur le portail
eProcurement "AchatPro"
Fournisseur
AchatPro
Chargement/Transmission dans
eCMI du catalogue Public
Acheteur
Enrichisseur
Demandeur
Contrôle du fichier
Série de contrôles sur le fichier
chargé
Envoi automatique d’un mail
Intégration du fichier dans la
base eCMI
Mise en production du
catalogue public pour les
CHU
Consultation / sourcing
Gestion
des
vues
Consultation
La mise à jour du catalogue public concerne essentiellement les propriétés techniques de
l’article :
- Libellés,
- Code fournisseur,
- ,etc
La mise à jour est impactée de manière systématique sur l’ensemble des catalogues marché
de l'ensemble des CHU.
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4.4. Processus de création du catalogue marché
Fournisseur
AO : Bordereau de
prix
Acte
engagement
Mise à jour du catalogue
(données obligatoires et
facultatives
Chargement/Transmission dans
eCMI du catalogue CHU
Envoi automatique d’un mail
AchatPro
Réponse AO
Envoi catalogue mail
Acheteur
Enrichisseur
Demandeur
Sélection du candidat
Extension bordereau de prix
=> catalogue
« Catalogue données
obligatoires »
Contrôle du fichier
Série de contrôles sur le fichier
chargé
Intégration du fichier
dans la base eCMI
Envoi automatique d’un mail
Vérification et envoi de la
demande d’approbation Envoi de la demande d’approbation
Le fournisseur reçoit une
notification lui indiquant la
réponse de l’acheteur
Envoi de la réponse
Validation catalogue
(comparaison des
catalogues)
Vérification et envoi de
la demande
Gestion
des vues
Enrichissement des
données
Mise en production
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Consultation
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4.5. processus de mise à jour du catalogue dans la phase d'exécution du marché
La mise à jour du catalogue marché spécifique au marché CHU concerne les propriétés
contractuelles de l’article :
- prix marché
- article disponible / non pour le CHU concerné par l’article
- enrichissement CHU
- etc
Elle n’est réalisée que pour le catalogue spécifique du CHU concerné
4.6. Coût pour le fournisseur de mise en œuvre du système eCMI
Le coût d’intégration des catalogues du candidat au portail eProcurement des CHUs
membres du portail eProcurement ( Amiens, Angers, Clermont Ferrand, Dijon, Fort de
France, Lille, HC Lyon, AP Marseille, Metz, Montpellier, Nancy, Nantes, Nimes, Poitiers,
Reims, Rouen, Strasbourg ) est de 1 500 € HT de mise en œuvre et de 1000 € HT
d’exploitation annuel (mises à jours illimitées ).
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4.7. Exemples de traduction d'une fiche article du catalogue sur le progiciel
eProcurement AchatPro
Informations minimales requises sur une fiche article :
1
Arborescence
2
Libellé article
3
Photo de l’article
4
- Conditionnement de vente
- Nom du Fabricant
- Référence fabricant
5
6
7
1
2
3
2
4
7
5
Prix en Euros
6
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Exemple de fiche article simple
Les informations présentes sur la fiche article sont :
1
Informations minimales requises
2
Le détail de l’article composé de
propriétés spécifiques
au Client
P
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Exemple de fiche article : Fiche Technique
Les informations présentes sur la fiche article sont :
- Lien vers la fiche technique
- et/ou manuel d’utilisation
- et/ou sécurité d’utilisation ….
2
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5. Processus d'échange des messages entre le CHU et le fournisseur
La solution AchatPro offre diverses options techniques pour dématérialiser les flux entre le fournisseur et le
client CHU pour :
Réception électronique du bon de commande
Par e-mail ("gratuit" pour le fournisseur) avec connexion sur le portail AchatPro
Par fax (gratuit par le fournisseur)
Par EDI (uniquement le coût de développement de l'interface est à la charge du fournisseur –
estimation des coûts dans le document « modèlepropalIinterface-oct05.doc »). Il n'y a pas de
facturation selon le nombre de commandes ou montant des commandes )
Accusé réception électronique de la commande avec indication de la disponibilité du produit
Par saisie de l'accusé de réception sur le portail AchatPro ("gratuit" pour le fournisseur")
Par EDI (le coût de développement de l'interface est à la charge du fournisseur fournisseur –
estimation des coûts dans le document « modèlepropalIinterface-oct05.doc »). Il n'y a pas de
facturation au fournisseur. Seul le coût de transmission des messages sur le réseau est à la charge du
fournisseur le cas échéant.
Bon de livraison électronique
Par saisie sur le portail AchatPro ("gratuit" pour le fournisseur")
Par EDI (le coût de développement de l'interface est à la charge du fournisseur - fournisseur –
estimation des coûts dans le document « modèlepropalIinterface-oct05.doc »). Il n'y a pas de
facturation au fournisseur. Seul le coût de transmission des messages sur le réseau est à la charge du
fournisseur le cas échéant.
Facture électronique
Par saisie sur le portail AchatPro ("gratuit" pour le fournisseur")
Par EDI (le coût de développement de l'interface est à la charge du fournisseur - estimation des
coûts dans le document « modèlepropalIinterface-oct05.doc »). Il n'y a pas de facturation au
fournisseur. Seul le coût de transmission des messages sur le réseau est à la charge du fournisseur le
cas échéant.
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