Download Philae – O Templo da Mulher Sistema de

Philae – O Templo da Mulher
Φιλαι
Sistema de Relacionamento
Estúdios Fotográficos
Manual da Versão Trial
Versão 1.000
Junho/2007
Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos - Versão 1.000
Índice
1 - Apresentação do Sistema
Pág.
1
2 – Primeira tela do Sistema
2
3 – Cadastro dos produtos e serviços
3
4 – Agendamento e recepção
4.1 – Procurando a cliente/modelo
4.2 – Cadastrar uma nova cliente, ou alterar seus dados
4.3 – O histórico do cliente
4.4 – Cadastrar novo modelo, ou alterar seus dados
4.5 – O histórico do modelo
4.6 – Fazendo Follow up
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15
18
23
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27
5 – Agendamento
5.1 – A agenda
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29
6 – Atendimento
6.1 – Recepção do cliente/modelo
6.2 – Iniciando o atendimento
6.3 – Código e senha do operador
6.4 – Definindo o cliente
6.5 – Definindo o modelo
6.6 – Como chegou ao estúdio?
6.7 – Recepção e sessão fotográfica
6.8 – Impressão do verso do Regulamento
6.9 – Atendimento Final junto a vendedora e impressão do contrato
6.10 – Avaliação do seu Estúdio pelo cliente/modelo.
6.11 – Registrando o resultado final do atendimento
6.12 – Colocando em produção os serviços adquiridos
6.13 – Pedido ao laboratório
6.14 – Impressão do Pedido ao laboratório
6.15 – Dados complementares
6.16 – Como definir a forma de pagamento
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62
Manual Versão Trial
i
Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
1. Apresentação do Sistema
Sistema Philae foi concebido para atender as necessidades do seu
Estúdio Fotográfico, desde o primeiro contato com o Cliente até o
entrega do(s) Serviço(s) contratado(s).
Você está executando uma versão de avaliação, onde os recursos do
sistema são limitados, porém permitem a execução de cadastro de
clientes, modelos e produtos, além de realização de um atendimento
completo.
Esse manual mostra passo a passo como realizar as operações acima
citadas.
Antes de utilizar esse manual, a versão de avaliação do Sistema
Philae deve estar instalada no seu computador (ver manual de
instalação).
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
2. Primeira tela do sistema
Ao abrimos o
apresentada.
sistema
a
tela
de
Escolha o usuário ADMINISTRADOR
pressionado o botão Continue.
Identificação
e
coloque
a
do
Usuário
senha
é
123456,
Escolha o nível de usuário que
irá utilizar o Sistema.
A senha inicial é 123456, para
todos os níveis.
Manual Versão Trial
2
Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
3. Cadastro dos Produtos e Serviços
Menu: Gerenciamento->Produtos e Serviços->Produtos/Serviços
Próximo passo é cadastrar os produtos e serviços que o seu estúdio
oferece, incluindo seus valores.
A versão de avaliação vem com um serviço
CORTESIA, código 101 e valor 0,00 (zero).
cadastrado,
chamado
Importante: O Sistema permite duas formas de comercialização, pelo
valor em Real e/ou pelo valor em Bônus (Ver exemplo
abaixo).
Fig. 2.6.a – Janela de Visualização dos Produtos
Importante: Ao abrir a tela: não aparecerá nenhum produto, se você
deseja visualizar todos os produtos, altere a Classificação
para Código, e no campo Procurar digite 0 (zero). Observe
também o Filtro: selecione Ambos, para visualizar todos os
produtos e serviços. (Ver setas acima)
Manual Versão Trial
3
Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
Os botões da Tela de Visualização
Utilize o botão
selecionado.
Detalhes
para
ver
as
informações
do
produto
botão Novo permite cadastrar novo produto/serviço, os código são
gerados automaticamente de forma seqüencial.
botão Editar permite alterar os dados de um produto/serviço já
cadastrado.
botão Excluir exclui o produto/serviço selecionado.
Busca de Produtos: como fazer?
Busca por Descrição: (observe sempre a seleção do Filtro)
a.1) Selecione Classificação por Descrição.
a.2) Digite no Campo Procurar a descrição desejada, no exemplo CD e
pressione “Enter”. A janela apresentará todos os Produtos e
Serviços que iniciem pelas letras CD.
a.3) Digite %SE, o sistema mostrará todos os Produtos e Serviços
que contenham SE na sua descrição.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
Busca por Grupo: (observe sempre a seleção do Filtro)
a.1) Selecione Classificação por Grupo.
a.2) Digite no Campo Procurar Código do Grupo, no exemplo 101
e pressione “Enter”. A janela apresentará todos os
Produtos e Serviços que pertencem ao grupo digitado.
Busca por Código: (observe sempre a seleção do Filtro)
a.1) Selecione Classificação por Código.
a.2) Digite no Campo Procurar Código do Produto, no exemplo 0
e pressione “Enter”. A janela apresentará todos os
Produtos e Serviços cujo Código é igual ou superior ao
digitado.
Obs.: Digitando-se 0 (zero), poderemos ver toda a tabela de
Produtos e Serviços cadastrados, sendo a melhor opção
na manutenção dos dados.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
As Informações do Cadastro
Abaixo a Tela de Cadastramento/Edição/Detalhes, especificando cada
campo a ser preenchido.
Utilize o botão Salvar para aceitar os dados; e Abandonar para sair
sem modificá-los.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
Campo
Código
Grupo
Descrição
Valor Real
Valor Pontos
Status
Unidade
Obs.
Bônus Cliente
Bônus
Colaborador
Data Cadastro
Data
Atualização
Manual Versão Trial
Descrição
Numeração Automática, iniciando pelo número 1001.
Não é necessário preencher.
Digite o Código do Grupo, ou selecione abrindo os
nomes dos Grupos (ver seta na figura acima).
Preencher com um texto que identifique o Produto
ou
Serviço.
Esse
texto
será
utilizado
no
Atendimento, e em relatórios.
Digite o valor em reais, do produto ou serviço.
Se for cortesia coloque Zero no valor.
Se o Produto ou Serviço puder ser adquirido
através de Bônus (pontuação), preencha o valor de
pontos a serem trocados (pelo produto/serviço).
Se não for comercializado através de bônus,
digite Zero.
Digite A para ativo, e I para Inativo. Quando
inativo, o Produto/Serviço não aparecerá nos
Atendimentos.
Preencher com o unidade de comercialização,
exemplo: pct (pacote), pc (peça), und (unidade),
etc.
Texto livre para registrar qualquer comentário
complementar.
Selecione SIM se ao comprar esse produto/serviço
o cliente/modelo farão jus a uma bonificação. A
bonificação
será
definida
no
momento
do
atendimento.
Se for selecionado NÃO, não será permitido
bonificar o cliente/modelo no atendimento.
Idem ao acima exposto, porém bonificando o
colaborador, ou seja, aquele que indicou o
cliente/modelo.
Automático, preenchido com a data em que o
cadastro é feito.
Automático, preenchido com a data da última
alteração dos dados.
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
Histórico do Produto/Serviço
Histórico – para registro de comentários, tais como quando foi
lançado, mudanças introduzida, etc.
Atendimentos – relação de
produto/serviço.
Manual Versão Trial
atendimentos
8
que
envolveram
esse
Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
4. Agendamento e recepção
Menu: Atendimento->Recepção/Agendamento
Essa é a principal interface entre o operador e o Sistema Philae.
Assim sendo, apresentaremos a imagem da tela completa, e durante a
explicação iremos utilizar imagens parciais.
1a. Tela: Cliente/modelo (cor azul)
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
2a. Tela: Atendimento (cor laranja)
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
3a. Tela: Agenda (cor verde)
A versão de avaliação vem com uma agenda de 1 mês, com horários
diários das 08:00h às 19:00h.
Obs. Você poderá notar que a tela “pisca” a cada 20 segundos, isso
se deve a função sincronizar, que é utilizada em operação
multiusuários.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
4.1. Procurando a cliente/modelo (tela azul)
Nessa fase iremos procurar a
utilizando a busca por nome.
cliente/modelo
Digitar no
<ENTER>.
o
campo
Exemplos de Procura
(Digitando)
CLIENTE
CLIENTE%D
%SOUZA
DE%CAMAR
“Procurar”,
nome
da
no
Sistema
cliente
e
Philae,
pressionar
Resultado
O sistema apresentará todas as clientes e
modelos que têm o nome iniciado por
CLIENTE.
Mostrará todas as clientes e modelos que
têm o nome iniciado por CLIENTE e nos
nomes seguintes possui a letra D.
Retorna todas as clientes e modelos que
têm SOUZA no nome.
Retorna todas as clientes e modelos que
têm nome iniciado por DE e contém CAMAR
nas demais partes do nome.
Obs.: O Sistema utiliza todos os nomes com LETRAS MAIÚSCULAS, e sem
acentuação, ou seja, JOSÉ será gravado como JOSE, etc.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
Identificando a cliente
Selecione a cliente (clique sobre o nome) na lista retornada pelo
Sistema, acima da tabela serão mostrados os dados do cadastro
selecionado, que podem ser utilizados para distinguir os homônimos.
Sistema Philae mostrará o código da cliente, seu status, data de
nascimento, idade (calculada até a presente data), data de follow
up, endereço e telefones.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
Identificando a modelo
Da mesma forma, ao selecionar a modelo (clicando sobre o nome),
seus dados serão apresentados acima da tabela correspondente, e os
dados da cliente que a apresentou, serão apresentados ao lado,
(acima da tabela de cliente).
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
4.2. Cadastrar uma nova cliente, ou
alterar os dados de uma cliente já cadastrada
(tela azul)
Acima da tabela de clientes,
“Histórico”, “Novo” e “Editar”.
Botão
Detalhes
Editar
Novo
Histórico
Manual Versão Trial
temos
os
botões:
“Detalhes”,
Função
Apresenta
os
dados
cadastrais
da
cliente
selecionada (no exemplo: CLIENTE DE DEMONSTRACAO),
para consulta.
Idem acima, porém permite a alteração dos dados
cadastrais.
Cadastrar clientes novas (que ainda não estão no
Sistema Philae).
Histórico
da
cliente,
fundamental
durante
o
atendimento, e nos contatos telefônicos.
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
Informações cadastrais da cliente
A seguir apresentamos os campos correspondentes:
Importante: não é obrigatório o preenchimento de todos os dados,
eles poderão ser completados posteriormente, quando da vinda da
cliente ao estúdio.
Campo
Código
P. Jurídica
P. Física
Tipo
Status
Follow up
Manual Versão Trial
Descrição
Numeração automática, iniciando pelo número 1001.
Não é necessário preencher.
Selecionar se a cliente é uma pessoa física, ou
pessoa jurídica.
Digitar o código, ou selecionar o tipo de
cliente. Esse tópico é apresentado no “Manual de
Utilização – Parte I – Preparação do Sistema”.
Indicar se a cliente é ativa ou inativa.
Preencher com a data em que está programado um
novo contato com a cliente. Se não houver essa
data, deixar em branco ou limpar (deletar) a
data.
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
Informações cadastrais da cliente (cont.)
Nome,
etc.
endereço, Preencher
cada
campo
com
as
informações
correspondentes, sem acentuação, caso o operador
acentue os dados, o Sistema Philae retirará os
acentos automaticamente.
CPF … sexo
Preencher somente para pessoas físicas.
CNPJ… Depart.
Preencher somente para pessoas jurídicas.
Telefones…
Preencher conforme solicitado.
e-mail
Obs.
Texto livre para registrar qualquer comentário
complementar.
Data Cadastro
Automático, preenchido com a data em que o
cadastro é efetuado.
Data
Automático, preenchido com a data da última
Atualização
alteração dos dados.
Quem Apresentou?
Campo de preenchimento obrigatório:
Selecione a origem:
Direto – chegou ao estúdio sem indicação.
Convênio – veio através de uma das empresas
conveniadas. Tenha o código do convênio e do
seu funcionário à mão para preencher este
campo.
Clube das Amigas – veio com um cartão do
Clube das Amigas, que normalmente já contém o
código da quem a indicou.
Outros
acima.
–
quando
não
se
aplicam
os
casos
Utilize o botão “Salvar” para gravar as informações; e o botão
“Abandonar” para sair da tela sem salvar as informações.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
4.3. O Histórico da cliente (tela Azul)
Essa é a principal tela de RELACIONAMENTO com a sua cliente,
recomendamos lê-la antes ou durante um contato telefônico, ou
quando sua cliente comparecer ao seu estúdio.
Mantenha sempre atualizados seus contatos com as clientes para que
qualquer pessoa da sua equipe, ao falar com a cliente saiba o que
já foi tratado, acertado, etc.
Iremos apresentar essa tela por partes:
4.3.1.
O Histórico
Acompanhe os contatos que já teve com sua cliente, e preencha com
uma breve descrição do contato de hoje.
Utilize o campo follow up para determinar a data que deseja voltar
a contatar a cliente, ou deixe-o em branco caso não haja
necessidade de novo contato.
Utilize o botão “Salvar” para gravar ou o botão “Abandonar” para
sair sem gravar as informações acrescentadas.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
4.3.2.
As modelos vinculadas
Apresenta as modelos que foram cadastradas e vinculadas à cliente
selecionada.
Pode ser utilizado para localizar o nome dos filhos, quando só
lembramos do nome da mãe, etc…
4.3.3.
Os agendamentos
Apresenta todos os agendamentos da cliente selecionada.
Obs. Só serão apresentados os agendamentos não excluídos da agenda.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
4.3.4.
Os atendimentos
Apresenta a relação de todos os atendimentos que envolvem a
cliente, a situação atual de cada um, e na tabela de baixo os itens
que compõem o atendimento selecionado.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
4.3.5.
Os lançamentos (posição financeira)
Mostra a posição da cliente, com relação aos pagamentos realizados,
pendentes e em atraso.
“valor a receber” inclui todos os lançamentos em aberto, tanto os
vencidos como os a vencer.
filtro (quadro superior com 4 opções
visualizar cada situação separadamente.
4.3.6.
para
escolher),
permite
As avaliações do estúdio fotográfico
Vemos aqui as notas que a cliente selecionada, atribuiu a cada
atendimento do estúdio fotográfico.
Obs. Ver os tópicos na sessão “Atendimento”.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
4.3.7.
Aqui apresentamos
selecionada.
a
“Conta
Os bônus
Corrente”
de
bônus
da
cliente
Os “status” que podem estar atribuídos aos bônus são:
Em aberto – ela recebeu os cartões do Clube das Amigas, mas
ainda não houve retorno de uma amiga para uma
sessão.
Autorizado – alguém com o cartão que ela deu já compareceu
ao estúdio e efetuou uma compra! Está autorizado o
resgate, porém a cliente ainda não o fez. Ela pode
estar querendo acumular pontos para uma troca
maior.
Resgatado – a cliente já trocou seus pontos por prêmios.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
4.4. Cadastrar uma nova modelo, ou
alterar os dados de uma modelo já cadastrada
(tela azul)
IMPORTANTE: Se a cliente for a própria modelo, NÃO é necessário
cadastrá-la como modelo.
Acima da tabela de modelos,
“Histórico”, “Novo” e “Editar”.
Botão
Detalhes
Editar
Novo
Histórico
Manual Versão Trial
temos
os
botões:
“Detalhes”,
Função
Apresenta os dados cadastrais da modelo selecionada
(no
exemplo:
MODELO
DE
DEMONSTRACAO),
para
consulta.
Idem acima, porém permite a alteração dos dados
cadastrais.
Cadastrar novas modelos (que ainda não está no
Sistema Philae).
Histórico
da
modelo,
fundamental
durante
o
atendimento, e nos contatos telefônicos.
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
Informações cadastrais da modelo
A seguir apresentamos os campos correspondentes:
Importante: não é obrigatório o preenchimento de todos os dados,
poderão ser complementados posteriormente, quando ela
vier ao estúdio.
Campo
Código
Tipo
Status
Follow up
Manual Versão Trial
Descrição
Numeração automática, iniciando pelo número 1001.
Não é necessário preencher.
Digitar o código, ou selecionar o tipo da modelo.
Esse
tópico
é
apresentado
no
“Manual
de
Utilização – Parte I – Preparação do Sistema”.
Indicar se a modelo é ativa ou inativa.
Preencher com a data em que está programado um
novo contato com a modelo. Se não houver essa
data, deixar em branco ou limpar (delete) a data.
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
Informações cadastrais da modelo (cont.)
Correspondência
Caso as correspondências da modelo tenham que ser
enviadas para o endereço da cliente, selecionar
“End. Cliente”. Nesse caso não é necessário
preencher os campos de endereço da modelo.
Caso
contrário,
selecionar
“End.
Modelo”
e
preencher o endereço para o qual deverão ser
encaminhadas as correspondências da modelo.
Cliente
Campo de preenchimento obrigatório! Digitar o
código da cliente à qual a modelo está vinculada.
Data Nascimento Preencher com 4 dígitos no ano.
Sexo
Caso o modelo seja um evento, objeto ou animal,
usar a opção não aplicável.
Nome, endereço, Preencher
cada
campo
com
as
informações
etc.
correspondentes, sem acentuação, caso o operador
acentue os dados, o Sistema Philae retirará os
acentos automaticamente.
Telefones…
Preencher conforme indicado; independente do
e-mail
telefone da cliente que a trouxe.
Obs.
Texto livre para registrar qualquer comentário
complementar.
Data Cadastro
Automático, preenchido com a data em que o
cadastro é efetuado.
Data
Automático, preenchido com a data da última
Atualização
alteração dos dados.
Quem Apresentou?
Selecione a origem:
Direto – chegou ao estúdio sem indicação.
Convênio – veio através de uma das empresas
conveniadas. Tenha o código do convênio e do
seu funcionário à mão para preencher este
campo.
Clube das Amigas – veio com um cartão do Clube
das Amigas, que normalmente já contém o código
da quem a indicou.
Outros – quando não se aplicam os casos acima.
Utilize o botão “Salvar” para gravar e o botão “Abandonar” para
sair da tela sem salvar as informações.
Manual Versão Trial
25
Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
4.5. histórico da modelo (tela azul)
Esse histórico é igual ao histórico
apresentaremos a tela principal.
Manual Versão Trial
26
da
cliente,
por
isso
só
Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
4.6. Fazendo o follow up (tela azul)
Diariamente podemos verificar os contatos colocamos em follow up.
Importante: Ao definir uma data, o Sistema Philae informará todas
as clientes e modelos, colocados no follow up até essa data. Por
isso, após a verificação do follow up do dia, é muito importante:
ou limpar (deletar) a data colocada no campo “Data Followup”, ou
definir uma nova data para fazer contato.
Selecione a opção “Data FU”, digite a data desejada no campo “Data
Follow up” e pressione <ENTER>.
Serão apresentados todas as clientes (na tabela de clientes) e
modelos (na tabela de modelos) que tenham data igual ou anterior à
digitada, cadastrada no seu campo follow up.
Utilize o botão “Histórico”, para verificar qual a razão desse
follow up, e lembre-se de limpar ou alterar a data de follow up na
própria janela de histórico, em seguida clique no botão “Salvar”
para gravar as novas informações.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
5. Agendamento (tela verde)
IMPORTANTÍSSIMO: Antes de iniciar um agendamento, verificar se a
cliente (e modelo, se for o caso) já estão cadastradas no Sistema
Philae. Cadastrar uma cliente ou modelo, mais de uma vez, tornará
não confiáveis as informações contidas do Sistema Philae.
A localização de uma cliente e/ou modelo já foi abordada no tópico
anterior, assim sempre inicie o agendamento pela tela azul,
localizando e selecionando a modelo/cliente que irão agendar um
horário.
Na tela da “Agenda”, aparecerão no seu topo (em fundo azul) os
dados da cliente/modelo pesquisadas conforme acima exposto.
Nesse caso o agendamento é bem simples. Selecione com o mouse o
horário que deseja agendar, e utilize os botões “Cliente Aplicar”,
e em seguida, se for o caso “Modelo Aplicar”.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
5.1. A agenda (tela verde)
Vamos aqui detalhar os campos da tela da agenda.
Nota: A agenda possui um sistema de atualização de tela, que é
acionado automaticamente a cada 20 segundos. Sendo assim, o usuário
poderá notar periodicamente, um piscar da tela. Nesse momento a
agenda está sendo sincronizada para todos os usuários.
Cada estúdio (set fotográfico) tem uma agenda específica, portanto,
a primeira operação é definir de qual estúdio é a agenda que
queremos visualizar.
Para escolher a data que queremos, utilize o mouse para alterar o
mês e o ano, e depois clique sobre o dia desejado.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
A agenda (tela verde) (cont.)
No quadro da agenda, teremos as seguintes colunas:
Coluna
Horário
Cliente
Modelo
Serviço
Status
Manual Versão Trial
Descrição
O horário inicial agendado. O intervalo dos horários é
definido no momento em que a agenda é gerada (ver
“Manual de Utilização – Parte I – Preparação do
Sistema”)
Nome da cliente.
Nome da modelo (no exemplo acima é a própria cliente).
Tipo de serviço que está agendado (Ver “Grupos” no
“Manual de Utilização – Parte I – Preparação do
Sistema”)
Status do horário agendado (ver item “Status da
Agenda” no “Manual de Utilização – Parte I –
Preparação do Sistema”).
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
A agenda (tela verde) (cont.)
Ao selecionarmos um horário, os dados da cliente/modelo aparecem
acima, permitindo uma rápida visualização. Se a modelo for a
própria cliente, as informações sobre sexo, data de nascimento e
idade serão as da cliente; caso contrário serão da modelo.
botão “Cliente” permite editar os dados cadastrais da cliente; o
botão “Modelo” permite editar os dados cadastrais da modelo.
Caso a cliente/modelo estiver em branco, os botões “Cliente” e
“Modelo” permitem o cadastro de uma nova cliente e uma nova Modelo.
IMPORTANTÍSSIMO: cuidado para não duplicar cadastro de clientes e
modelos, isso trará complicações no futuro. Utilize a página azul,
para pesquisar cada pessoa antes de cadastrá-la.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
A agenda (tela verde) (cont.)
Para definir ou alterar o tipo de serviço que será prestado, depois
de colocar o nome da cliente e da modelo, certifique-se de que
selecionou o horário correto, e depois clique no botão “Escolhe”,
uma pequena janela adicional será aberta com os serviços
disponíveis, clique sobre o serviço desejado e em seguida sobre o
botão “Salvar”.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
A agenda (tela verde) (cont.)
Para definir ou alterar o status de horário, primeiramente
selecione o horário, clique no botão “Altera”, e uma nova janela
auxiliar abrirá, será operador deverá digitar seu código e senha
para dar prosseguimento na operação. Selecione o status desejado
com o mouse, e clique no botão “Salvar”.
Obs.: Utilizar o código do operador 101 e senha 1234, na versão de
avaliação.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
A agenda (tela verde) (cont.)
Após selecionar um horário, o conjunto de botões acima ficarão
habilitados para uso.
Botão
Bloquear/Des
Limpar
Copiar
Colar
Função
Bloqueia o horário selecionado, muda a cor do fundo
e não permite que eles sejam utilizados para
agendar. Para desbloquear, basta selecionar o
horário e clicar novamente sobre o botão.
Exclui todas as informações do horário.
Copia as informações do horário selecionado. Deve
ser utilizado antes do botão “Colar”.
Cola (repassa) as informações copiadas para o
horário selecionado. Deve ser utilizado após ter
“copiado” as informações atraves do botão “Copiar”.
Obs.: Pode ser necessário aplicar o botão limpar, antes de bloquear
o horário.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
6. Atendimento (nível: Usuário) (tela laranja)
Iremos apresentar o atendimento em fases, conforme a cliente/modelo
relacionam-se com os diversos setores do estúdio.
Um atendimento pode ser iniciado de três formas:
A partir da tela cliente/modelo (tela azul):
Após ter selecionado a cliente e/ou
atendida(s), clicar no botão “Recepcionar”
modelo
a
ser(em)
Nesse caso, a tela de atendimento será preenchida automaticamente
com os dados da cliente e modelo.
A partir da tela atendimento (tela laranja):
Clicar no botão “Novo”.
Nesse caso devemos saber antes, o código da cliente e da modelo,
para dar início ao atendimento.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
Atendimento (tela laranja) (cont.)
A partir da agenda:
Selecionar
o
“Recepcionar”.
horário
marcado
e
pressionar
o
botão
Essa é a melhor opção, pois os dados da cliente/modelo/agendamento
serão transferidos automaticamente para o atendimento.
Manual Versão Trial
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Philae – Sistema de Relacionamento para Estúdios Fotográficos Versão 1.000
6.1. Atendimento – Recepção da cliente/modelo
Nessa parte iremos simular um atendimento a partir da agenda.
Ao chegar ao estúdio, solicitaremos à cliente os documentos RG/CPF,
e completamos e/ou verificamos seus dados cadastrais. O mesmo se
faz com a modelo, se for o caso.
Nota: Se a cliente for a modelo, não é necessário preencher as
informações de modelo.
Selecionar o horário agendado, e utilizar os botões “Cliente” e
“Modelo” para verificar as informações cadastrais.
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6.2. Atendimento – Iniciando o atendimento
Selecionar o horário agendado, e pressionar o botão “Recepcionar”.
A tela de atendimento (abaixo) será aberta, iremos apresentá-la em
partes, fase a fase:
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6.3. Atendimento – Código do operador e senha
Digite o código do funcionário e a senha correspondente, o Sistema
apresentará o nome do operador (funcionário).
Podemos agora preencher (ou confirmar) a data do atendimento e sua
situação, no exemplo RECEPÇÃO/SESSÃO.
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6.4. Atendimento – A cliente
No nosso exemplo, como partimos da agenda, a cliente já estava
cadastrada, caso contrário preencheríamos o código da cliente no
campo correspondente. Podemos verificar se estão corretos os campos
de informações cadastrais, como endereço, CPF/CNPJ, etc…
Temos ainda os botões “Editar” para alterar os dados, e o botão
“Histórico” da cliente.
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6.5. Atendimento – O modelo
No nosso exemplo, como partimos da agenda, a modelo já estava
cadastrada, caso contrário preencheríamos o código da modelo no
campo correspondente. Podemos verificar se estão corretos os campos
de informações cadastrais, como endereço, data de nascimento, etc…
Temos ainda os botões “Editar” para fazer alterações, e o botão
“Histórico” da modelo.
Se a cliente for a modelo, basta selecionar o “SIM”, no campo
correspondente.
Se código da modelo for zero, e selecionarmos “NÂO” no campo
cliente é modelo?, aparecerá o botão “Novo” que permitirá o
cadastro de nova modelo.
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6.6. Atendimento – Como chegou ao estúdio?
Nessa parte, definiremos qual a origem do atendimento.
É importante notar que mesmo uma cliente que tenha conhecido o
estúdio através de um convênio, poderá, numa segunda visita ter seu
atendimento do tipo DIRETO. Esse é um critério que deverá ser
definido pelo estúdio que utiliza o Sistema Philae.
Teremos as seguintes opções:
Direto – quando a cliente vem
diretamente ao estúdio sem ter
indicação de qualquer outra pessoa.
Convênio – quando a cliente vem a
partir
de
uma
das
empresas
conveniadas.
Aqui é importante identificar o
colaborador, se houver interesse de
bonificá-lo mais tarde.
Clube das Amigas – a cliente vem ao
estúdio trazendo um cupom do Clube
das Amigas.
É importante identificar a amiga,
para
podermos
atualizar
seu
cadastro de bônus.
Outros casos.
Nesse momento podemos
daremos prosseguimento.
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“Salvar”
42
o
atendimento.
Posteriormente
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6.7. Atendimento – Recep./sessão
Na janela recep./sessão registraremos o estúdio (set fotográfico)
em que a cliente será atendida, no nosso caso já foi importado da
agenda, bem como a data de agendamento e o funcionário que realizou
o agendamento.
campo observação serve para as informações adicionais.
Na recepção, a data da recepção e o código do funcionário que
recepcionou normalmente é preenchido automaticamente. Temos também
os campos obs., para registrar informações adicionais.
Nesse momento salvamos novamente o atendimento, e iremos imprimir o
regulamento do estúdio para que a cliente leia, e assine-o.
Esse regulamento é um impresso próprio do seu estúdio, que terá o
seu verso preenchido pelo Sistema Philae.
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6.8. Atendimento – Impressão do verso do regulamento
Após “Salvar” o atendimento, os botões “Continuar o atendimento” e
“Imprimir” são habilitados.
Pressione o botão “Imprimir”, uma janela de impressão será aberta,
escolha a opção “Verso do Regulamento”, posicione o formulário na
impressora e pressione “Imprimir”.
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Atendimento – Impressão do verso do regulamento (cont.)
Abaixo segue uma imagem da Impressão solicitada.
Vamos mostrar cada parte:
No topo temos os dados da cliente, com o número do atendimento
(gerado automaticamente), e a data.
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Atendimento – Impressão do verso do regulamento (cont.)
Na região central, aparece a autorização que deverá ser assinada
pela cliente após a leitura do regulamento.
Na região inferior, teremos os campos
durante a maquiagem e sessão fotográfica.
para
serem
preenchidos
Ao término da sessão fotográfica essa ficha será encaminhada à
vendedora que completará o atendimento com essas informações.
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6.9. Atendimento final
Quando a cliente/modelo retorna da sessão fotográfica é encaminhada
à vendedora, que abrirá o atendimento e dará seqüência ao mesmo.
Na janela laranja, localize o atendimento que deseja e selecione-o.
Antes, verifique a data no campo “Procurar”, que deverá ser igual à
data do atendimento, constante do verso do regulamento, bem como o
número do atendimento deverá aparecer na tabela da página laranja.
Pressionar a tecla “Editar”. Será solicitado o código e senha do
operador. Na versão de avaliação utilizar código do operador 101 e
senha 1234.
Ir para
abaixo.
a
janela
recep./sessão
e
completar
os
dados
mostrados
Após apresentar as fotos à cliente/modelo, iniciar o preenchimento
da janela atendimento final.
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Atendimento final (cont.)
Alterar a “Situação do Atendimento” para “Atendimento Final”, ou
outra definida no cadastro da situação do atendimento (ver “Manual
de Utilização – Parte I – Preparação do Sistema”).
Preencher os campos do atendimento final:
Iniciado por: código do funcionário
Atendido em: data do atendimento final
Por: código do funcionário
Previsão de Entrega: data prevista
contratado.
Obs. Informações complementares.
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para
entrega
do
serviço
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Atendimento final (cont.)
Preencher os campos da janela “Serviços Selecionados”:
Podemos digitar o código do produto, ou, no campo “Descrição”
digitar o nome do produto e uma janela se abrirá para escolher o
produto desejado. O valor unitário será preenchido automaticamente
pela tabela existente, digitar a quantidade e pressionar o botão
“Incluir”.
Se desejar excluir algum item
pressionar o botão “Excluir”.
digitado,
selecionar
o
item
e
Os botões “Incluir” e “Excluir” somente são visíveis quando podem
ser acionados.
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Atendimento final (cont.)
Na parte inferior da janela teremos dois totais.
Valor total em pontos – corresponde a valor de pontos necessários
para adquirir esses serviços.
Valor total em reais - podendo ser oferecido um desconto à cliente,
sempre a critério do operador do Sistema Philae.
No exemplo, a cliente somente adquiriu a foto brinde, portanto não
existem valores a serem pagos. Vamos “Salvar” o atendimento e
imprimir o verso do contrato.
Selecione “Salvar” e depois “Imprimir”.
Selecione “Verso do Contrato”, e o pressione o botão “Imprimir”.
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Atendimento final (cont.)
Coloque o
imprimir.
impresso
do
contrato
antes
de
pressionar
Nota: Nesse caso, talvez não seja necessária a
contrato, visto que não existe valor a pagar,
utilizaremos esse atendimento como exemplo.
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o
botão
impressão do
mesmo assim,
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Atendimento final (cont.)
Abaixo destas informações, será impressa uma autorização de uso de
imagem, que a cliente se desejar autorizar, a assinará.
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Atendimento final – Ficha de serviços (cont.)
A seguir imprimiremos o envelope com a “Ficha de Serviços” a ser
realizado, esse envelope será assinado pela cliente quando da
retirada do serviços.
Utilizar um envelope branco com as dimensões: 185mm largura x 248mm
de altura.
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Atendimento final – Ficha de serviços (cont.)
Selecione “Imprimir” na edição do atendimento, coloque o envelope
na impressora e pressione “Imprimir”.
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6.10. Atendimento - Avaliação
A vendedora poderá fornecer à cliente um impresso, contendo as
informações da tela abaixo, para que a cliente avalie o atendimento
do estúdio. Posteriormente a vendedora passará para o Sistema
Philae as informações, na janela “Avaliação”.
Para melhor visualização apresentamos acima uma vista parcial da
página.
Os valores atribuídos à avaliação são:
5 estrelas – 100 pontos
3 estrelas – 75 pontos
2 estrelas - 50 pontos
1 estrela - 25 pontos
Não aplicável – no caso do item não ser aplicável à cliente.
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6.11. Atendimento – Registrando o resultado final
Na janela produção/entrega, preencha os campos abaixo:
Defina o resultado:
Comprou – quando a cliente adquiriu serviços além do brinde.
Não comprou – pegou somente o brinde.
Resgate de bônus – veio trocar seus pontos por produtos.
Complemente
com
o
“Resultado
Final”,
escolhendo
o
item
correspondente. Esses itens foram definidos na fase de preparação
do sistema, ver “Manual de Utilização – Parte I”.
Pressione “Salvar” para gravar as informações.
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6.12. Atendimento – Entrando em produção
Preencha os campos correspondentes à data de envio para produção e
funcionário que enviou, e altere também a situação do atendimento.
Pressione “Salvar” para gravar.
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6.13. Atendimento – Pedido ao laboratório
Nota: esse procedimento só poderá ser executado após preenchimento
das informações de envio para produção, conforme item anterior.
Após a escolha das fotos pela cliente podemos preencher o pedido ao
laboratório que conterá as fotos foram escolhidas, e instruções
sobre esse processamento.
Selecione o atendimento, pressione
Lab.” preencha os campos.
“Editar”,
Preencha os campos e pressione “Salvar”.
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e
na
janela
“Ped.
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6.14. Atendimento – Impressão do pedido ao laboratório
Após o item anterior, podemos proceder à impressão do “Pedido ao
Laboratório”, em um envelope branco do mesmo tamanho que o
utilizado na “Ficha de Serviços”
Pressione o botão “Imprimir” na tela de edição do atendimento
(depois de pressionar “Salvar”, o botão imprimir será visível).
Selecione “Pedido Laboratório”, coloque o envelope na impressora e
pressione “Imprimir”.
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Atendimento –
Impressão do ped. laboratório (cont.)
Teremos a seguinte impressão:
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6.15. Atendimento – Dados complementares
A finalização do atendimento é feita na janela Produção/Entrega.
Devem ser preenchidos acompanhando os fatos correspondentes, e
deve-se também alterar a situação do atendimento da mesma forma.
Assim, no histórico da cliente e da modelo, sempre teremos a
posição correta do(s) atendimento(s), que será muito útil nos
contatos telefônicos mantidos com as clientes/modelos.
Recepção/Montagem – quando o serviço retorna do laboratório e está
em fase de montagem.
Estoque – pronto para entregar à cliente/modelo.
Cliente avisado – registrar a data em que a cliente foi avisada
para retirar o serviço, utilizar o campo obs. Para
anotar com quem falou, ou, incluir no histórico da
cliente detalhes do contato.
Baixado – quando a cliente retirar o serviço, anotar a data e o
código do funcionário que entregou, lembrar de alterar a
“Situação do Atendimento” para “baixado”.
Nos próximos tópicos apresentaremos as variações dos atendimentos,
somente naquilo que diferem deste que concluímos.
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6.16. Atendimento – Pagamento em espécie
Exemplificamos a seguir, a fase do atendimento final com compra de
serviços/produtos, e pagamento em espécie.
Consideremos a seguinte compra:
Esse atendimento tem dois valores:
Valor em Real = R$350,00 – desc. 10% = Vl. Final R$ 315,00 ou,
Valor em pontos = 120 pontos.
Iremos proceder
“Pagamentos”.
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ao
pagamento
na
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janela
seguinte
que
se
chama
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Atendimento – Pagamento em espécie (cont.)
Selecionar Pagamentos, e depois, “em reais”:
Preencher as parcelas com o valor, data do vencimento, tipo de
pagamentode cada uma delas.
Usar o campo observação para dados adicionais, como núumero do
banco e do cheque, etc.
Pressione o botão “Salvar” no alto da tela.
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