Download - SIMARPE - Sistema de Arquivos Permanentes

Uma vez definida a classificação do assunto, a mesma deve ser
de conhecimento e familiaridade dos gestores de documentos. Pois a
classificação correta de um documento no ato do seu registro é de fundamental
importância para o seu arquivamento. Dessa forma o registro do documento
envolve as tarefas de ler, interpretar, codificar o assunto, identificar o
remetente, definir o destino e inserir outros dados do documento que sejam
relevantes. A esse registro é atribuído, automaticamente, um número único
denominado “Número de Protocolo” que é associado definitivamente ao
documento e passa a ser a identidade desse mesmo documento.
O conjunto de documentos produzidos e recebidos fica
preservado para a consecução de seus objetivos e devido à utilidade que
podem oferecer no futuro. Formando dessa forma o arquivo eletrônico
permanente da organização.
Para gerir o arquivo deve ser criado um setor administrativo, para
que o mesmo fique responsável pela sua custódia, processamento técnico,
conservação e acesso aos documentos sob sua jurisdição.
A finalidade do arquivo é servir à administração, constituindo-se
no decorrer do tempo em fonte para sua história e memória. A função básica
do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental
sob sua guarda.
O setor administrativo, geralmente intitulado “Arquivo” é a área
responsável por arquivar e tratar tecnicamente os documentos em fase
intermediária e permanente. Possui as seguintes atribuições:
• definir política de acesso aos documentos.
• registrar e controlar os documentos arquivados.
• realizar tratamento técnico de documentos.
• guardar documentos semi-ativos e inativos, bem como
documentos em fase de prescrição e precaução.
• realizar empréstimo/pesquisa.
• executar a destinação final dos documentos fora do prazo
prescricional.
• preservar os documentos de valor histórico para a organização.
ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO
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