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GOBERNACIÓN Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina Reserva de Biosfera Seaflower Nit: 892.400.038-2 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS El Suscrito Secretario de Servicios Administrativos de la Gobernación del Departamento Archipiélago de San Andrés Providencia y Santa Catalina, en cumplimiento de los principios y postulados contenidos en el articulo 25, numeral 7 de la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto 734 de 2012 procede a efectuar el estudio de conveniencia y oportunidad, o estudios previos para que el entidad, adelante el proceso de contratación. 1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD. Que el acelerado proceso migratorio al Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina es la causa principal del crecimiento de su población, por lo que se hace necesario adoptar medidas para regular el derecho de circulación y residencia en el territorio insular. Por lo anterior, el gobierno nacional expidió el decreto 2762 de 1991 reglamentado por el decreto 2171 de 1991, por medio del cual se adoptan medidas para controlar la densidad poblacional en el departamento archipiélago de san Andrés, providencia y santa catalina, incluyendo la atención a denuncias, las inspecciones, los tramites de visitas a los establecimientos abiertos al público diurno y nocturno para verificar si todas las personas que laboran en ellos tienen sus tarjetas de residencia o residencia temporal así como la entrega de boletas de citación para notificar a las personas que son solicitadas por la oficina. Para el efecto el personal de la OCCRE vinculado a estas actividades en el departamento, requieren hacer desplazamientos diarios a diferentes lugares de las islas, por lo que se hace necesaria la adquisición de un medio de transporte para hacer más eficientes esta labor 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Por medio de la presente Invitación Pública de Mínima Cuantía, el Departamento está interesado en recibir propuestas, cuyo objeto es la “ADQUISICIÓN DE EQUIPOS CON DESTINO A LA OFICINA DE LA OCCRE DEL DEPARTAMENTO. 2.1.1 ALCANCES DEL OBJETO Y OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: 2.1.1.1 ALCANCES DEL OBJETO: El contratista deberá realizar las siguientes actividades durante la ejecución del contrato. Entregar los bienes conforme a las especificaciones técnicas, dentro del plazo de ejecución del contrato, a titulo de venta, ofreciendo las mejores condiciones de calidad y en perfecto estado y en la cantidad indicada. De presentarse durante la entrega y revisión, algún defecto en el bien entregado o especificaciones diferentes, el contratista hará el cambio de los mismos. 2.1.1.2 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En desarrollo del contrato que se llegare a celebrar, el contratista seleccionado deberá: Mantener comunicación con la entidad a través del Supervisor del contrato, a fin de recibir las orientaciones y evaluar el cumplimiento del objeto del mismo. Garantizar que los bienes suministrados mediante el presente contrato sean los realmente citados en el objeto y alcances del contrato. Página No. 2 Continuación “Estudios Previos de Conveniencia y Oportunidad para la Adquisición de Equipos con destino a la oficina de la Occre del Departamento Archipiélago de San Andrés Providencia y Santa Catalina” Pagar por su cuenta todos los derechos, impuestos y los gastos legales en que incurra para el cumplimiento del objeto del contrato. Desarrollar el objeto y alcances del contrato de acuerdo con la propuesta presentada, y para las especificaciones técnicas requeridas por la entidad. Atender todas las recomendaciones que oportunamente indique el supervisor del contrato. Dar cumplimiento a las leyes, ordenanzas, acuerdos y reglamentos aplicables que existan sobre el particular. Suministrar la información que solicite el supervisor para ejercer el adecuado seguimiento del contrato. Las demás propias del objeto del contrato que sean necesarias para dar cumplimiento al mismo. 3. CONDICIONES TECNICAS MINIMAS EXIGIDAS ITEM EQUIPO 1 RADIO TELEFONO PORTATIL 2 3 CAMARA DIGITAL CAMARA FILMADORA DESCRIPCION UNID Radio Portátil VHF, 136-174MHz, 16 Canales, Potencia de salida 5W (VHF), 4W (UHF). Espacio entre canales 12.5 KHz, 15/30 KHz. Fuente de alimentación 7.2V CD. UND Accesorios incluidos (batería, cargador, antena, clip de cinturón y adaptador). Sensor CCD de 16,1 megapíxeles efectivos, Lente gran angular de 26 mm/zoom óptico de 6x, Modo automático inteligente, Películas HD de 720p, función steady shot, Barrido panorámico 360, Pantalla Clear Photo LCD de 6,7 cm/2,7", Disparador de sonrisas, Temporizador de autorretrato Modo de grabación sencilla incluye: batería recargable, cargador de batería, multi USB, cable de alimentación, manual de instrucciones, estuche, Memoria 4GB. GARANTÍA de 1 año en defectos de fabricación. Grabación Full HD 1920 x 1080 50p, 16 GB de memoria interna, Lente G con zoom óptico de 30x y zoom ampliado de 55x, SteadyShot óptico con Modo Activo mejorado, Sensor supersensible CMOS Exmor R tipo 1/3.91, Procesador BIONZ Fotos nítidas de hasta 8,9 megapíxeles, Pantalla Clear Photo LCD de 7,5 cm/3", Se conecta y se carga con el cable USB integrado, GPS incorporado/índice de mapas, Detección facial y disparador de sonrisas, salida HDMI, Accesorios Suministrados: Adaptador CA, Cable de Alimentación, Cable de conexión A/V, Batería recargable, Cable de soporte de conexión USB, Control Remoto, Cable HDMI, memory stick de 4Gb. Garantía de 1 año CANT 5 UND 2 UND 2 4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO A efectos de conocer y establecer un valor proyectado para la presente contratación y como punto de referencia, los funcionarios encargados de realizar el estudio previo tuvieron en cuenta la necesidad y solicitaron cotizaciones vía telefónica a establecimientos de comercio dedicados a esta actividad comercial y se estableció el costo para la realización de la presente compra en: OCHO MILLONES TRESCIENTOS MIL PESOS ($8.300.000.oo) M/TE. Los siguientes factores que inciden en el precio se denominarán Costos indirectos: está conformado por los descuentos nacionales y departamentales como: Retención en la Fuente: 3.5 % del Valor del Contrato. Estampilla Procultura (Dec. 043/07 – Ordenanza 020/06): 2% del valor del Contrato 5. PLAZO El Plazo de ejecución será de quince (15) días calendarios, contados a partir de la legalización del contrato. Página No. 3 Continuación “Estudios Previos de Conveniencia y Oportunidad para la Adquisición de Equipos con destino a la oficina de la Occre del Departamento Archipiélago de San Andrés Providencia y Santa Catalina” 6. CERTIFICADO DE DISPONIBLIDAD PRESUPUESTAL Eexiste disponibilidad para atender el gasto, según certificados de disponibilidad presupuestal: No. 1883 del 29 de Agosto de 2012 por valor de $ 8.300.000, expedido por el Profesional Especializado Coordinador del Grupo de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda de la Gobernación del Departamento. 7. CONSTITUCION DE GARANTIAS Aunque el Artículo 3.5.7 del decreto 734 de 2012 establece la “No obligatoriedad de garantías”, la Entidad atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato que se llegue a celebrar, estima necesaria que el contratista constituya las siguientes pólizas: Cumplimiento del contrato, pago de multas, cláusula penal pecuniaria y demás sanciones, deberá ser equivalente al 10% del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más. De Calidad y correcto funcionamiento de los Bienes y Equipos Suministrados: Equivalente al 50% del valor total del contrato con una vigencia igual al plazo del mismo y doce (12) meses más. Los anteriores Estudios Previos se realizaron de conformidad con lo señalado en el Art. 3.5.2 del Decreto 734 de 2012, en San Andrés Islas, a los veintinueve (29) días del mes de Agosto de 2012. (original Firmado) CESAR AUGUSTO JAMES BRYAN Secretario de Servicios Administrativos