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2.3.4
Rédaction des procédures de gestion
Comme déjà mentionné, la bibliothèque sera gérée par une équipe de
volontaires. Pour réaliser au mieux nos objectifs de mise en œuvre et de
promotion interne, nous avons étudié les spécificités en relation avec ce type
particulier de gestion. D’une part, le bénévolat comporte certains avantages qui
se reflètent à différents niveaux (l'organisation, la société et le bénévole luimême) comme l’explicite une étude canadienne31.
Cependant, il est démontré par le travail de diplôme paru en 2007 que
volontaires ont des
préoccupations non-négligeables. Effectivement ils
« redoutent de se lancer dans cette entreprise sans connaissance aucune (…).
Ils se sentent démunis devant les tâches à réaliser et ne sauraient par où
commencer32 ». Par ailleurs, ce mémoire vise à proposer la solution adéquate
pour le management de la bibliothèque de l’association de la Cité du Genévrier.
La solution optimale préconisée est que, parallèlement au travail des
bénévoles, un suivi régulier soit effectué par un professionnel. Cet encadrement
est réalisé sur le court et le moyen terme dans le but de les rendre totalement
autonomes, aussi bien avec la gestion courante que pour le développement des
services au public. Dialogai n’ayant pas les moyens de mettre en pratique cette
alternative, les documents de gestion ont été rédigés de la manière la plus
claire, accessible et compréhensible que possible. Ainsi, nous avons essayé
d’anticiper les interrogations et les besoins pour atténuer au mieux
l’appréhension des volontaires. La documentation que nous avons produite est
détaillée dans la partie Résultats du mémoire.
2.3.5
Logiciel documentaire
Dans un premier temps, l’association désirait gérer son catalogue documentaire
avec le logiciel FileMaker dont ils possédaient déjà une licence. Néanmoins,
31
COUTURE Denis. Le bénévolat et les bibliothèques publiques : quelques
réflexions = Volunteer work in public libraries: Some thoughts. Documentation et bibliothèques.
o
2001, vol. 47, n 2.
32
CLEMENT, Sandrine, SALAMIN, Caroline et WYLER Debora. La bibliothèque sans
bibliothécaire : l’autogestion comme outil de communication à la Cité de Genévrier.
2007. 85 p. Travail de diplôme HES, Haute école de gestion de Genève, 2007,
Mise en place d’un concept global pour la gestion de la documentation mise à disposition par l’association Dialogai
Cindy Aeby
Joëlle Debecker
22