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GUIDE DE L’UTILISATEUR EXTRANET de l’Udaf 44 Bienvenue sur L’ E X T R A N E T Pour un échange d’informations facilité Afin de développer les échanges et faciliter la circulation des informations, l’Udaf de Loire-Atlantique met à disposition de ses bénévoles un site extranet. Informations institutionnelles, conseils pratiques, formulaires pour vos démarches administratives, l’Udaf 44 a tenté de mettre un bon nombre d’informations en ligne pour vous accompagner dans l’exercice de votre mandat ou encore pour nourrir les débats soulevés lors des commissions de travail. Un site sécurisé Pour vous connecter à l’extranet de l’Udaf 44, il est impératif d’entrer votre mot de passe pour assurer une sécurité maximale du site. Seul, le service communication de l’Udaf 44 est habilité à vous communiquer vos identifiants. Toutes les mesures techniques ont été prises pour crypter toutes les informations contenues sur ce site en cas d’intrusion extérieure. Votre contact Ce site est le vôtre. N’hésitez pas à faire part de vos suggestions de contenu ou de logique de navigation pour faciliter votre recherche d’informations au service Communication de l’Udaf 44. Si vous rencontrez un quelconque problème pour vous identifier ou naviguer sur ce site, contactez : Morgane BOSCHER - 02.51.80.30.05 - [email protected] 2 - manuel d’utilisation de l’extranet Udaf 44 - Accéder à L’ E X T R A N E T 1 2 3 Un accès à partir de www.udaf44.fr 2 1 Pour accéder à l’extranet, il faut avant tout se diriger sur le site institutionnel de l’Udaf 44, à savoir aller sur la page http://www.udaf44.fr Pour se connecter Au-dessus du bandeau d’accueil du site figure un petit cadenas avec la mention « S’inscrire/ se connecter ». Il faut cliquer sur cette mention. Un encadré « Espace Privé » apparaît. Munissez-vous de votre identifiant et de votre mot de passe communiqué lors de la réunion de présentation de l’outil en mars 2013. Remplissez les 2 champs prévus à cet effet, puis validez votre saisie en cliquant sur « Se connecter ». Si vous n’avez pas reçu vos identifiants ou si vous rencontrez des problèmes de connexion, veuillez prévenir l’Udaf 44 en envoyant un email à [email protected] (lien direct vers cette adresse mail situé en bas de l’encadré). 3 3 - manuel d’utilisation de l’extranet Udaf 44 - Se repérer dans L’ E X T R A N E T 1 2 3 4 5 6 7 Site internet 1 4 Pour revenir à tout moment sur le site internet de l’Udaf 44 (www.udaf44.fr). Logo Udaf 44 5 2 Présent sur toutes les pages du site, ce logo vous permet de revenir sur la page d’accueil de l’extranet. 3 6 Barre de menu 7 Présente sur toutes les pages du site, cette barre de menu vous permet d’accéder aux rubriques et aux pages qu’elles contiennent. Identification de l’utilisateur Présente sur toutes les pages du site, cette mention permet de vérifier qu’il s’agit bien de vous. Déconnexion Présente sur toutes les pages du site, cette mention permet de sortir de l’extranet en vous déconnectant. Vous revenez ensuite automatiquement sur la page d’accueil du site internet www.udaf44.fr. Descriptif des rubriques Explique en quelques lignes le contenu de chaque rubrique. Blocs permanents Agenda, Sondage, Annonces Ces blocs sont présents sur toutes les pages du site. Pour en savoir plus sur leur contenu, cf page 7. 4 - manuel d’utilisation de l’extranet Udaf 44 - L’arborescence de L’ E X T R A N E T NOM DE LA RUBRIQUE SOUS-RUBRIQUE CONTENU Le réseau Udaf Rubrique qui permet d’y voir plus clair au sein du réseau de l’Udaf 44 : qui sont les associations et mouvements qui la composent, qui sont ses salariés, qui sont ses partenaires privilégiés, où siègent les représentants familiaux ? Les associations adhérentes Présente les différentes catégories dans lesquelles se classent les 114 associations adhérentes à l’Udaf 44. Les services Une présentation très synthétique des services de l’Udaf 44 dédiés aux familles et aux associations adhérentes. Des liens directs sont intégrer sur le site internet pour en savoir davantage sur ces services. Les commissions de travail Présente les différentes commissions de travail, leur composition et les thèmes sur lesquels leurs membres travaillent ainsi que quelques exemples de réalisations. Les instances nationales et régionales Un petit résumé des missions de l’Unaf et de l’Uraf ainsi qu’un lien direct vers leur site internet. Les représentants familiaux Rappel sur le rôle du représentant familial et récapitulatif des structures qui accueillent un bénévole de l’Udaf 44. Les partenaires Récapitulatif des conventions de partenariat signées entre différents acteurs locaux et l’Udaf 44. 5 - manuel d’utilisation de l’extranet Udaf 44 - L’arborescence de L’ E X T R A N E T NOM DE LA RUBRIQUE SOUS-RUBRIQUE CONTENU Zoom sur Programme Malin Cette rubrique est évolutive en fonction de l’actualité, Table-ronde sur le décrochage scolaire des propositions faites par d’autres bénévoles, etc. Portrait d’une militante distinguée Documentation Documentation institutionnelle La plupart des documents essentiels à la compréhension de l’institution (projet associatif, statuts, réglement intérieur, rapports d’activités et financier, les prises de position) - liste non exhaustive - Outils du représentant familial Sont référencés dans cette page : le livret du représentant familial, le guide du représentant santé, le bloc notes Santé, le guide du délégué CCAS, la revue «Délégué au CCAS» - liste non exhaustive - Cette rubrique fonctionne en quelque sorte comme un espace documentaire. Les documents sont pour la plupart téléchargeables en ligne. Pour les autres, il suffit d’en demander un Organismes à connaître exemplaire en prêt au service Action Familiale. Démarches administratives L’ensemble des structures avec lesquelles l’Udaf 44 travaille ou peut être amenée à collaborer sont listées dans cet annuaire. Y sont renseignés : nom de la structure, adresse postale, téléphone et email de contact, site internet et domaines d’activités/champs d’interventions. Mise en ligne des formulaires utiles aux échanges entre le service Action Familiale et les bénévoles (formulaire remboursement frais km, fiches signalétique administrateur et association, compte-rendu de mandat, etc...) - liste non exhaustive - 6 - manuel d’utilisation de l’extranet Udaf 44 - L’arborescence de L’ E X T R A N E T NOM DE LA RUBRIQUE SOUS-RUBRIQUE CONTENU Documentation (suite) Cette rubrique fonctionne en quelque sorte comme un espace documentaire. Les documents sont pour la plupart téléchargeable Autres documentations en ligne. Pour les autres, il suffit d’en demander un exemplaire en prêt au service Action Familiale. Les documents mis en téléchargement dans cette page sont classés par thématique : logement, économie, social, éducation, formation, santé, environnement). Ils peuvent être une mine d’or pour amorcer des réflexion en commissions de travail. FAQ Il s’agit ici de référencer les questions les plus fréquemment posés et d’en afficher la réponse correspondante. Cette rubrique est évolutive en fonction des questions posées en ligne (cf utilisation de la rubrique FAQ en p. 8). Agenda Cette rubrique met en avant les prochaines dates de En cliquant sur la date référencée, vous accéréunion, de conférences et de commissions de travail dez à un descriptif de l’événement. de l’Udaf 44. Sondage Mini-sondage en fonction de l’actualité. Annonces En lien avec le bloc Agenda. Chaque événement relayé Seules, les 3 dernières annonces mises en dans le calendrier de l’agenda fait office d’une brêve lignes apparaissent dans ce bloc. diffusée dans ce bloc Annonces 7 - manuel d’utilisation de l’extranet Udaf 44 - Utiliser la rubrique FA Q Si les réponses affichées ne vous ont pas renseigné, vous pouvez utiliser la fonction « Laissez un commentaire » pour poser votre question. 1 La fonction « Laissez un commentaire » 2 Le cadre blanc est prévu pour recevoir votre texte. Pour afficher votre question, il suffit de valider votre texte en cliquant sur « ENVOYER ». 3 Votre question apparaît ainsi avec votre nom et la date à laquelle votre commentaire a été posté. Peu de temps après, l’administrateur du site choisit de mettre votre question en exergue et l’affiche à la suite des précédentes questions ou alors vous répond simplement en postant à son tour un commentaire. 1 2 3 8 - manuel d’utilisation de l’extranet Udaf 44 - Utiliser la page ORGANISMES À CONNAÎTRE La page « Organismes à connaître » se situe dans la rubrique DOCUMENTATION. Elle fonctionne comme un annuaire classique, par ordre alphabétique. 1 Pour obtenir quelques informations sur un organisme, il faut cliquer sur la lettre correspondant à la première lettre du nom de la structure recherchée. 2 S’affiche alors une liste de plusieurs organismes. 3 En cliquant sur le nom de votre choix, une fiche apparaît. L’arrière-plan devient alors inactif (perceptible par l’effet transparence grisée). 1 2 Pour retourner sur la liste précédente, il suffit de cliquer sur la partie grisée de l’arrière plan. 3 9 - manuel d’utilisation de l’extranet Udaf 44 - Tout est PERFECTIBLE... Si vous éprouvez quelconque difficulté dans la navigation, ou encore si vous souhaitez voir apparaître certains contenus ou ouvrages, deux solutions s’offrent à vous : 1 2 soit vous postez un commentaire dans la page « Extranet » - rubrique FAQ, soit vous contactez Morgane BOSCHER, administrateur du site, par email à [email protected] ou [email protected] ou par téléphone au 02 51 80 30 05. 10 - manuel d’utilisation de l’extranet Udaf 44 - Union départementale des associations familiales de Loire-Atlantique (Udaf 44) 35A rue Paul Bert - CS 10509 44105 Nantes cedex 4 Tél. 02 51 80 30 00 / Fax 02 51 80 30 10 [email protected] www.udaf44.fr Réalisation : service communication Udaf 44 / Impression : Espace Repro - février 2013