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Demande de prestation logistique
Mode d’emploi
http://ulisse.in2p3.fr
Nathalie PERKINS
27/09/2012
Cliquez sur « Demande de prestation logistique »
NB : Option présente
sur toutes les pages
du site
19/10/2012
ULiSSE - N. PERKINS
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Deux options :
• Nouvelle demande
cliquer sur
« Nouvelle
demande »
• Recherche pour
compléter une
demande, générer
un retour de
matériel ou
dupliquer une
demande
voir page
suivante
Pour les prestations réalisées avant avril 2009 (références L-XXXXX ou
C-XXXXX) : consultation mais pas de clonage ni de retour
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3
Recherche
ULISSE/xx/xx/xxxx
UPS 2966 (ou) ULISSE
Cocher la case correspondante
PERKINS
Pour :
• compléter une
demande en cours de
saisie, sous 3 mois
après validation de la
1ère étape du
formulaire
• générer une demande
de prestation de retour
de matériel expédié par
ULiSSE(RULISSE),
• générer un clone ou
dupliquer une
demande à l’identique
Un seul critère de
recherche nécessaire
puis cliquer sur
« Valider »
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4
Résultats de la recherche
En cours de saisie (pour
reprise d’une demande
incomplète, cliquer sur
pour la compléter.
• Consultation du
résumé de la demande
de prestations
cliquer sur le n° de
formulaire
• Clonage de la demande
cliquer sur
• Génération de la
demande de prestation
retour (RULISSE)
cliquer sur
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ATTENTION
Informations
importantes qui
vous engagent
Après lecture
attentive, cocher la
case puis cliquez sur
« Je m’engage »
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Demande = 8 étapes, dont 6 principales
1ère étape : Coordonnées du Demandeur,
prestations demandées et type d’envoi
2ème étape : Coordonnées du contact Expéditeur et
détails du lieu d’enlèvement
3ème étape : Coordonnées du contact Destinataire
et détails du lieu de livraison
4ème étape : Détails de l’Envoi
5ème étape : Informations liées à la Douane
6ème étape : Coordonnées de l’organisme Payeur
7ème étape : Informations complémentaires
8ème étape : Récapitulatif et validation de la
demande (n’apparait qu’après validation de la 1ère
étape).
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1ère étape : Caractéristique de l’envoi
1
1
À renseigner, unités classées selon :
1) Contrats
2) IN2P3
3) Autre CNRS
4) Autre identité
Selon le choix, détails :
• insérés automatiquement (contrats/IN2P3)
• à renseigner (autre CNRS/identité)
2
2
1
Renseigner le demandeur : personne qui
soumet la demande et interlocuteur
privilégié d’ULiSSE.
NB : identification en cours de
modification avec introduction
d’un numéro de client pour les
laboratoires forfaitisés
2
* Champs obligatoires et bloquants
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8
1
1
2
2
Cocher les options
requises
Dates d’enlèvement/livraison :
• Date limite d’enlèvement :
enlèvement possible
jusqu’au…
• Jour impératif : enlèvement
à faire le…
• Date limite de livraison :
livraison avant le…
• Jour impératif : livraison à
faire le…
NB : choix en cours de
modification pour plus de
lisibilité.
Cliquer sur « valider ».
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IMPORTANT : Une fois la 1ère étape
validée, attribution d’un numéro de
dossier et réception d’un mail par le
demandeur.
Si besoin est, toute demande peut
être complétée, sous 3 mois, en
renseignant ce numéro dans « N° de
formulaire » puis « Valider »
Vous pouvez désormais naviguer
d’une étape à l’autre en cliquant sur
les intitulés
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2ème étape : Expéditeur
1
1
A renseigner comme en 1ère étape
(Contrats, IN2P3, autre CNRS, autre
identité)
2
2
3
Coordonnées de personne(s) à même
d’être contactée(s) pour l’enlèvement.
Plusieurs sont possibles : utiliser le
pour séparer les données
3
4
4
Informations insérées automatiquement
ou à renseigner selon les cas.
;
Informations sur les équipements
présents sur le site d’enlèvement et
pouvant faciliter l’enlèvement
Bien enregistrer avant de quitter la page !
3ème étape : Destinataire
Etape identique à la 2ème mais
concernant le Destinataire, pour
une livraison dans les meilleures
conditions.
Pour les unités forfaitisées, un carnet
d’adresse apparaît (actuellement en
cours d’amélioration)
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4ème étape : Matériel/Emballage/Dangereux
Pour l’envoi de documents :
Cocher la case
correspondante
puis remplir les
champs
NOUVEAU :
informations sur
l’étiquetage
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Pour l’envoi de matériel :
NOUVEAU :
informations sur les
notions d’unité de
manutention et de colis.
Selon les cas, cliquer sur «
Choisir une unité de manutention UA » ou «
Choisir un colis A »
2 cas de figure pour la saisie :
• Unité de manutention → colis → contenu
• Colis → contenu
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Saisie de l’unité de manutention
En cas de commande d’emballage
spécifique, champs supplémentaires
à renseigner
= pouvant être empilé
= type d’attaches
Bien enregistrer avant
de quitter la page
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Saisie du colis (identique à l’unité de manutention)
Attention aux dimensions et poids, ils
sont obligatoirement inférieurs à ceux de
l’unité de manutention, le cas échéant.
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Après la saisie d’une unité
de manutention, « Insérer
un colis UA1 …»
Après la saisie du
colis, saisir le
« Contenu du colis »
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Saisie du contenu du colis
Saisie des n° de série
seulement pour les
envois à l’international
Matériel dangereux ou
radioactif à indiquer ici
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En cas de matériel dangereux
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En cas de matériel radioactif
Si oui
ou
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Possibilité de modifier les
données
ou de les
supprimer
Insérer autant de
colis ou d’unité et de
colis que nécessaire
Après enregistrement de l’étape,
la fenêtre s’affiche ainsi :
Pour visualiser le
détails, cliquer sur
« Voir le détail »
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5ème étape : Douane
(matériel uniquement)
Principalement EXW, DDP, DAP
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Principalement EXW, DDP, DAP
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6ème étape : Facturation
1
1
2
2
3
4
Le menu déroulant vous permet
d’indiquer si le payeur est le :
• Le destinataire
Données reprises
automatiquement
• L’expéditeur
• Un tiers
Si c’est un tiers, à renseigner comme
en 1ère étape (Contrats, IN2P3, Autre
CNRS, Autre identité)
Facturation
HT → crédits CNRS
TTC→ crédits université, CEA…
Référence interne pour faciliter le
suivi des budgets (contrat, équipe,
service)
5
5
Possibilité
d’en indiquer
plusieurs
3
4
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7ème étape : Informations complémentaires
Le cas échéant, pour vous assurer
une meilleure prise en charge
Tout commentaire, remarque,
document pouvant faciliter la
prise en charge de votre
demande, y compris des doutes
ou incertitudes sur la saisie
d’informations.
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8ème étape : Validation de la demande
Validation impossible en
présence d’erreurs.
Erreurs reprises sur
les étapes concernées
Les erreurs sont énumérées et identifiées. Un lien d’accès
est fourni pour les rectifier OU cliquer sur « Retour ».
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Après rectification des erreurs, dernière vérification
du récapitulatif et vous êtes prêt à valider !
Une fois validée, la demande n’est plus
modifiable. En cas de changement
postérieur à la validation, nous écrire à :
[email protected]
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Après validation, retour à
la page de « Demande de
prestation logistique »,
c’est normal !
Puis :
1. Envoi d’un message de confirmation avec un lien pour visualiser la demande et imprimer
les étiquettes
2. Envoi d’un message de confirmation de prise en charge de votre demande par un agent
ULiSSE vous indiquant ses coordonnées.
3. Envoi d’un devis sous 48h.
4. Envoi de votre bon de commande sur acceptation du devis.
5. Mise en place de la prestation
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Merci de votre attention
Besoin d’une aide en ligne ?
N’hésitez pas à nous appeler au 04 57 98 11 30.
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