1
Download Présentation d`Ulisse
Transcript
ULISSE Melissa Drillet – Assistante logistique Charlotte Rey‐Tissot ‐ Assistante Comment demander une prestation logistique? Le formulaire Ulisse les informations nécessaires La gestion Ulisse Présentation de l’équipe Le site internet Ulisse Comment remplir une demande de prestation Comment Ulisse traite votre demande p.3 p. 4 p. 5 p. 19 2 DIRECTEUR Philippe BRION ‐ Conseiller Sécurité MD IN2P3 ‐ Conseil en fiscalité des échanges Internationaux ‐ Opérations Logistiques Multimodales Tel : 06 34 39 57 19 [email protected] Organigramme http:// ulisse.in2p3.fr Fax : 04 50 23 11 63 ASSISTANTE EXPORT ECHANGES INTERNATIONAUX Melissa DRILLET ‐ Prestations Internationales Aériennes & Maritimes ‐ Prestations maritimes ‐ Prestations route ‐ Support des prestations IATA Tel : 04 50 09 55 67 [email protected] ADJOINTE RESPONSABLE D’EXPLOITATION Géraldine ANGLADE ‐ Prestations Internationales Aériennes & Maritimes ‐ Procédures douanières ‐ Evolutions Informatiques Tel : 04 50 09 17 19 [email protected] ASSISTANT EXPORT PRESTATIONS TERRESTRES Daniel STANCHINA ‐ Prestations Messagerie ‐ Prestations CERN ‐ Prestations ADR ‐ Support des prestations IATA ‐ Conseiller Sécurité ADR (Cl. 2 à 9) Tel : 04 50 09 17 20 [email protected] ASSISTANTE EXPORT ECHANGES INTERNATIONAUX Magaly ROGES ‐ Prestations IATA/IMDG ‐ Prestations Internationales Aériennes & Maritimes ‐ Support des prestations Express ‐ Support des prestations ADR Tel : 04 50 09 55 56 [email protected] ASSISTANTE Charlotte REY‐TISSOT Tel : 04 50 09 17 17 charlotte.rey‐[email protected] RESPONSABLE ADMINISTRATIVE Véronique COMBET ‐ Gestion Financière ‐ Gestion Administrative Tel : 04 50 09 17 69 [email protected] ASSISTANTE EXPORT ECHANGES INTERNATIONAUX Corinne FEULLAR ‐ Prestations IATA/IMDG ‐ Prestations Internationales Aériennes & Maritimes ‐ Support des prestations ADR Tel : 04 50 09 55 62 [email protected] ASSISTANTE EXPORT PRESTATIONS EXPRESS / GESTIONNAIRE Sylvie TOULERON ‐ Prestations Express ‐ Support des Prestations Internationales Aérien & Maritime ‐ Traitement admi. des envois express ‐ Support gestion Financière & Comptable Tel : 04 50 09 55 68 [email protected] 3 Bien préparer le transport de votre marchandise sur le site Internet Ulisse De nombreux dossiers à consulter avant votre envoi Sur le site http://ulisse.in2p3.fr , vous trouverez de nombreux dossiers . Ceux‐ci vous aideront à mieux préparer le transport de votre marchandise: Les solutions transport Le transport de produits règlementés Le transport de produits dangereux L'emballage La douane L'assurance de vos envois La réception d'un envoi N’hésitez pas à consulter régulièrement ces dossiers, souvent actualisés. 4 Toutes vos demandes passent par le formulaire en ligne sur le site internet Ulisse Demande de Prestation Logistique Nouvelle Saisie La fonction recherche vous permet de retrouver une demande grâce à sa référence complète: ULISSE/01/02/0000 Vous pouvez également le faire grâce au nom du demandeur. Tant que votre demande n’est pas validée, vous pouvez y retourner et modifier les informations. Une fois validée, il faut alors nous contacter directement (mail ou tel) pour ajouter des modifications. 5 L’importance de vos déclarations dans le formulaire Prenez le temps de lire ce texte. Il vous informe que ce formulaire fait office de bon de commande et donc qu’il engage votre responsabilité. Il insiste sur l’obligation de véracité et d’exactitude des informations que vous renseignez. Nous devons être en possession de TOUS les éléments pour mener à bien le transport, dans le respect des règles établies. Cet engagement fait référence à tous les types de transport, y compris le transport de marchandises dangereuses Une erreur de déclaration en douane, ou de rédaction du document de transport peut être lourde de conséquence, notamment financière pour votre unité, et surtout pour Ulisse qui s’engage pour vous auprès de ses partenaires, des compagnies de transport et auprès des Services Douaniers. Ex : la dissimulation de l’expédition d’un produit dangereux est passible de 1 mois à 1 an d’emprisonnement et de 1000 à 30 000 euros d’amende. Pour passer à l’écran suivant, cochez la case et cliquer sur « Je m’engage ». 6 Le formulaire : 7 onglets à remplir MODE D’EMPLOI Votre saisie débute. Vous devez renseigner 7 onglets. Le 1er onglet : Caractéristique de l’envoi, doit être intégralement renseigné. Cette saisie conditionne l’accès aux autres onglets. Une fois validée, en bas de page, vous obtiendrez une référence Ulisse (ULISSE/01/02/0003) et vous aurez dès lors la possibilité de remplir les autres onglets. Il n’y a ensuite plus d’ordre précis de saisie à suivre. Vous pouvez compléter les onglets au fil des informations que vous obtenez, dans l’ordre que vous voulez. Toutefois [ IMPORTANT ] : terminez la saisie de votre demande par l’onglet 7 « Informations complémentaires » et n’omettez pas sa validation. Si votre demande comporte des erreurs et/ou des champs manquants, vous serez enjoints de les compléter. Lorsque vous aurez corrigé ces points, retournez dans l’onglet 7 et validez cette étape. Si toutes les corrections son valides, la saisie sera validée, et sera alors visible par nos services. Nous la prendrons alors en compte. 7 Onglet par Onglet‐1 Caractéristiques de l’envoi * * le demandeur: c’est la personne qui renseigne le formulaire en ligne ; il est notre contact pour les échanges futurs L’unité du demandeur: c’est l’unité d’appartenance du demandeur. Nous vous demandons : ‐ son code (UMR, UPR, UPS, etc.) ‐ son sigle (INITIALES) ‐ son identité (nom complet de l’unité) Ces informations sont pré‐remplies pour les unités appartenant à l’IN2P3 et les unités forfaitisées auprès d’Ulisse. Dans le cas d’une unité hors IN2P3 et non forfaitisée, vous cocherez Autre CNRS. Dans le cas d’un établissement hors CNRS, il s’agit de renseigner Autre Identité et de compléter les champs de la page. * La prestation demandée: vous souhaitez qu’Ulisse se charge: ‐ du transport (dédouanement compris) ‐ de vous fournir des emballages ‐ de dédouaner de la marchandise (dédouanement seul) * Le type d’envoi: s’agit il de matériel et/ou de document? * La caractérisation géographique de l’envoi : très importante, elle sert à qualifier votre envoi au regard des règles douanières, de la TVA, etc.….. * Les dates d’enlèvement et de de livraison : indiquez les dates souhaitées. Si ces dates sont indicatives, vous acceptez qu’Ulisse gère l’envoi au mieux de vos intérêts financiers ; si elles sont impératives, Ulisse mettra tout en œuvre pour réaliser votre demande. A savoir que le caractère impératif de votre demande peut entrainer un surcout significatif, que vous vous engagez à régler. 8 Onglet par Onglet‐2 et 3 Expéditeur Destinataire 9 Onglet par Onglet‐4 Matériel/Emballage/Dangereux 10 Du contenant au contenu: l’unité de manutention et le colis Choisissez d’ajouter un colis ou une unité de manutention Si vous choisissez d’ajouter une unité de manutention, vous devez y insérer un ou plusieurs colis Vous pouvez maintenant renseigner le contenu du ou des colis. 11 Votre matériel en détail Afin d’expédier vos marchandises dans de bonnes conditions de sécurité, et dans le respect des règlementations, nous devons bien connaitre le matériel que vous envoyez. Nous devons disposer, entre autres : ‐ d’une description précise de la marchandise à transporter ‐ des quantités à transporter ‐ des numéros de série de chaque pièce pour les identifier ‐ du poids net de chaque élément ‐ de la valeur de la marchandise pour en informer notre assureur (valeur scientifique) ‐ de l’origine de la marchandise Plus la description de votre matériel sera complète, plus votre transport se fera en sécurité: En cas d’avarie, notre assureur aura comme base de travail vos déclarations dans la demande Ulisse. Il devra y trouver toutes les marchandises présentes lors du transport, pour pouvoir procéder à l’expertise et au remboursement. Nous vous conseillons de détailler au mieux les éléments qui composent votre envoi. 12 Dangereux ou Radioactif? Si le matériel que vous allez nous confier est dangereux (hors classe 7), vous devrez nous communiquer: • • • le numéro UN – numéro d’identification des matières dangereuses la fiche de sécurité – carte d’identité de votre matériel délivrée par le fournisseur la demande de transport dangereux – fiche à compléter dans le formulaire Ulisse Si votre matériel est radioactif (classe 7), les éléments dont nous avons besoin sont: • le numéro UN – numéro d’identification des matières radioactives • la demande de transport de matériel radioactif ‐ fiche à compléter dans le formulaire Ulisse 13 Onglet par Onglet‐5 Douane En renseignant cet onglet, vous nous dites comment traiter votre dédouanement, c’est‐à‐dire quelles sont les déclarations préalables à remplir, les procédures particulières qu’Ulisse doit suivre pour mener à bien votre transport. Les différent cas de figure: *Import ou Export temporaire *Retour d’opération temporaire *Carnet ATA *Import ou Export en bagage accompagné *Import définitif *Cession sous douane vers Ulisse 14 Rien à déclarer? S’il s’agit de: * • • • • * • • • • * • • • • * • * • • • * • Nous avons besoin de ces informations: Import ou export temporaire: Motif de l’envoi Date de retour prévue Incoterm Lieu géographique d’application de l’incoterm Retour d’opération temporaire: Partiel ou total N° de prestation aller (ULISSE/01/02/0003) ou ancien système Prise en charge de la prestation (Ulisse? Vous‐même?) Si prise en charge par Ulisse, où? Carnet ATA: Accompagnerez vous le matériel? Les étapes, le circuit prévu de la marchandise Nombres et nature des aller retour, fractionnés? Totaux? Date de retour prévue Import ou Export en bagage accompagné: S’agit il d’un import ou d’un export? Import définitif: Incoterm et lieu géographique d’application Franchise de droits de douane: disposez vous d’une franchise? Souhaitez vous qu’Ulisse en fasse la demande pour vous? Si demande de franchise, nécessité de constituer un dossier technique pour expliquer l’usage scientifique de la marchandise Cession sous douane vers Ulisse: Votre matériel est déjà à l'aéroport en France , vous souhaitez confier au transitaire d'Ulisse le dédouanement et la livraison, nous avons besoin de l’avis d’arrivée. 15 L’ incoterm L’INCOTERM : International Commercial Terms. Il est le code déterminant les obligations techniques et les responsabilités financières respectives du vendeur et de l’acheteur. Il améliore la gestion des envois internationaux. Une référence aux incoterms dans un contrat de vente assure une définition précise des obligations respectives des parties, réduisant les cas de litiges. Les incoterms permettent à un expéditeur et un destinataire de s’entendre sur les limites de prise en charge des frais de transport et des risques. 16 Onglet par Onglet‐6 Facturation Désigne le payeur de la prestation Logistique. Il peut être l’expéditeur, le destinataire ou tout autre unité CNRS ou établissement hors CNRS. Le paiement de la prestation aura lieu après le transport. Le demandeur doit désigner une personne dans la partie Facturation (nom, prénom, téléphone, mail, etc.). Plus tard, nous contacterons cette personne par mail pour lui demander de nous envoyer un bon de commande égal au montant total de la prestation. 17 Onglet par Onglet‐7 Informations Complémentaires « Informations Complémentaires » constitue le dernier onglet à compléter. Il nous permet de savoir si vous avez eu un contact préalable avec un des membres de l’équipe Ulisse. Il vous permet également de demander un devis avant le lancement du transport et de préciser toute information que vous jugerez utile dans un champs laissé libre à cet effet. TRÈS IMPORTANT: Vous devez systématiquement passer par cet onglet et le valider pour que votre demande soit acceptée dans sa totalité. Si des erreurs apparaissent, vous pourrez les corriger et revenir par la suite en étape 7. Nota bene: cette procédure va bientôt évoluer, un bouton VALIDER (Nouvelle étape 8) sera prochainement disponible pour plus de clarté. 18 Comment Ulisse traite votre demande • • • • Votre demande est envoyée ; les membres de l’équipe Ulisse peuvent la visualiser Vous recevrez un mail vous informant qu’elle est prise en charge par un des membres de l’équipe, qui devient votre interlocuteur Elle est analysée, nous en vérifions la cohérence. Nous vous recontactons si nous avons besoin de précisions Une fois validée de part & d’autre , nous sommes en mesure d’en organiser la mise en œuvre, de préparer les éléments réglementaires indispensables, et d’en confier la réalisation à l’un ou l’autre de nos transporteurs 19 Analyse de votre demande En fonction de vos déclarations et de vos besoins, nous pouvons organiser votre transport, l’emballage de votre marchandise, le dédouanement de celle‐ci. • C’est la nature du matériel (à savoir dangereux ou radioactif ou banal), • son cheminement géographique (il part d’où pour aller où) et • la quantité (volume à transporter) qui vont nous permettre de sélectionner un mode de transport, un transporteur et une série de procédures à appliquer. 20 ULISSE 21
