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Mode d'emploi de la Fiche de Suivi par Initiative I - Mode de remplissage Remplir toutes les cases en bleu SVP Les autres cases (en blanc) ainsi que les titres ne peuvent pas être modifiées II - Objectifs des Fiches de Suivi (Fiches de Suivi Régionales et Fiches de Suivi par Initiatives) 1 La Dhos propose aux ARH deux outils destinés à faciliter le suivi de la mise en œuvre des initiatives achats Objectifs des outils de suivi proposés • Mise à disposition des ARH d'outils destinés à assurer le suivi de la mise en œuvre des initiatives achats en permettant de : – S'assurer du respect du calendrier de mise en œuvre des initiatives – Contrôler le niveau de retour sur investissement – Identifier les points bloquants et zones de risques et en conséquence soumettre des propositions d'actions correctrices • Proposition de deux outils pouvant être remplis chaque quadrimestre par les chargés de mission efficience : – Fiche de Suivi par Initiative : outil de suivi de la mise en œuvre par initiative (1 fiche par initiative) renseignée par le chargé de mission de l'ARH et chaque porteur de projet – La consolidation de l'ensemble des Fiches de Suivi par Initiative se fait au sein de la Fiche de Suivi Régionale (1 fiche par région) • Utilisation de ces outils par les ARH facultative mais néanmoins recommandée par la Dhos, la conférence des DARH et les chargés de missions pilotes qui ont contribué à leur élaboration Mode d'articulation des deux outils de suivi présentés Fiche de Suivi Régionale (1/région) Fiches de Suivi par Initiative (1/initiative) Initiative 1 Initiative 2 Initiative X 4 2 Les Fiches de suivi de la mise en oeuvre sont en cohérence avec le cadre contractuel et les outils opérationnels de l'efficience Cadre contractuel et outils opérationnels de l'efficience Outils de l'efficience Objectifs Contractualisation Tableaux de bord Fiches de suivi Contrats État / ARH • • Assurer le suivi de la mise en œuvre des initiatives formalisées à l'issue des appels à projet (respect des plans d'action et délais) Mesurer l'impact financier (gains / ressources engagées) Résoudre les points bloquants / risques Contractualiser les chantiers de : • • Régulation de l’offre de soins • Qualité des soins et sécurité sanitaire • Équilibre financier des établissements • Optimisation de l’organisation et de la gestion des établissements • Efficience des pratiques professionnelles (notamment achats) • Dialogue social Contractualiser avec chaque établissements : des objectifs quantifiés et les ressources à mettre en œuvre pour les atteindre • • • Disposer d'une photographie des dépenses achats totales Titre 2 et Titre 3 Mesurer la monté en charge des projets achats • • • • Principes • • • • Périodicité Un onglet par établissement Montant achats totaux (achats réalisés par l'établissement seul ou dans le cadre d'un groupement régional/national) Renseignement déconnecté de l'appel à projet Remplissage assuré par le chargé de mission ARH à partir de CABESTAN et de l'EPRD (reprise des Titre 2 et Titre 3) Renseignement obligatoire • • Une page par initiative entreprise dans le cadre de l'appel à projet régional vague 1, 2 et 3 pour les Fiche de Suivi par Initiative et une par région pour les Fiches de Suivi Régionales Plusieurs établissements au sein d'une même initiative Remplissage assuré par le chargé de mission ARH, conjointement avec les porteurs de projets Renseignement facultatif Quadrimestrielle (sauf projets nationaux : tous les trimestres) • Quadrimestrielle • • CPOM • • • Un contrat par établissement En annexe des CPOM, les établissements s'engagent notamment sur l'efficience en terme d'achats Contrat signé entre le DARH et chaque établissement Renseignement obligatoire • Un contrat par ARH Une partie de l'efficience a trait aux chantiers achats qui sont évalués sur la base de critères comme le nombre d'initiatives, le nombre d'établissements impliqués ou la masse achats traitée Contrat signé entre le DARH et la Dhos et impliquant indirectement l'ensemble des établissements de la région Renseignement obligatoire • • Trisannuel Évalué chaque année • • Trisannuel Évalué chaque année • • 5 3 Ces Fiches de Suivi peuvent contribuer à alimenter les tableaux de bord et servir à étayer les contrats État/ARH ainsi que les CPOM Articulation des Fiches de suivi avec les outils de l'efficience Mode de remplissage des tableaux de bord Contractualisation Contrats État / ARH Tableaux de bord Contrat EPRD / Cabestan groupe 2 groupe 3 TOTAL 2004 établissements Sources d'information 2004 CH Aunay sur Odon CH Lisieux CHU CH Falaise CH Honfleur CH Pont l'Eveque CH Trouville CH Vire HL Orbec CHS CAEN CLCC Clinique Misericorde CRF Lebisey Herouville CRF Manoir Aprigny Bayeux SIH Bessin CH Cherbourg CH Valognes HL Carentan CH Avranches Granville HL Mortain CH Saint Hilaire HL Saint James CH Saint Lô HL Villedieu CHS Picauville Modalités d'utilisation des Fiches de Suivi CPOM 721 685 11 075 080 79 770 649 4 129 028 1 933 611 507 578 937 711 3 743 394 126 022 953 234 13 585 057 1 217 464 134 214 2005 713 351 10 518 358 79 565 094 3 928 691 1 922 417 463 940 817 874 3 912 772 145 402 972 502 16 420 144 1 134 228 130 837 2004 1 6 26 3 1 2 1 2 532 526 103 582 884 546 139 764 334 5 992 5 569 2 465 TOTAL 2005 Fiche de suivi régionale Fiche de suivi régionale Fiche de suivi initiative EVOLUTION 04/05 2005 156 983 013 445 914 377 391 603 259 242 992 012 382 848 1 7 27 3 1 2 1 3 584 164 343 271 283 536 860 462 965 878 365 407 148 643 320 093 338 778 6 651 799 6 471 793 2 420 155 387 911 2 17 105 7 3 3 2 6 253 841 602 063 873 662 711 473 818 525 053 955 077 102 507 997 460 281 6 945 476 19 155 049 3 682 476 517 062 2 17 106 7 3 2 1 7 297 515 861 629 848 630 789 153 888 295 829 347 966 517 232 865 484 180 7 624 301 22 891 937 3 554 383 518 748 2% 1% 1% 1% 2% -7% -5% 11% 5% 10% 20% -3% Annexes 0% 4 725 7 745 203 640 197 309 208 365 205 054 -2% 4 826 850 15 700 772 1 595 281 429 201 5 469 690 15 527 046 1 672 262 470 429 13 699 516 7 596 644 2 290 001 428 637 10 347 710 8 389 222 2 168 579 402 596 18 526 366 23 297 416 3 885 282 857 838 15 817 400 23 916 268 3 840 841 873 025 -15% 3% -1% 2% 10 701 538 10 240 934 8 936 851 10 333 065 19 638 389 20 573 999 5% 437 774 683 509 297 723 11 457 510 333 824 622 650 469 560 532 948 299 947 11 415 762 286 713 666 143 755 728 1 406 977 1 410 782 5 824 313 531 062 5 504 462 805 720 1 347 271 1 377 728 5 892 768 511 291 6 141 924 1 193 502 2 090 486 1 708 505 17 281 823 864 886 6 127 112 1 275 280 1 880 219 1 677 675 17 308 530 798 004 6 808 067 7% -10% -2% 0% -8% 11% Lors du remplissage des tableaux de bord : • Utilisation de l'ERPD et/ou Cabestan pour renseigner la partie sur le "périmètre traitable" et le détail des "titre 2" et "titre 3" • Utilisation des Fiches de Suivi Régionales pour renseigner la partie sur le "périmètre traité" et les "gains sécurisés" • Utilisation des Fiches de Suivi Régionales afin d'étayer la partie sur les achats dans le chapitre "efficience des pratiques professionnelles" • Utilisation des Fiches de Suivi par Initiatives afin d'étayer la partie achats de l'annexe sur l'efficience 6 III - Guide d'utilisation de la Fiche de Suivi par Initiative 4 Fiche de Suivi par Initiative Les deux premières parties de la Fiche de Suivi par Initiative permettent de s'assurer du respect des délais et de contrôler le niveau de retour sur investissement Chapitres à renseigner Illustratif d'une Fiche de Suivi par Initiative 1• Identification : – Nom de l'initiative et établissements concernés – Période de reporting – État d'avancement général 2• Suivi de la mise en œuvre : – Contrôle du respect du planning de travail établi dans la feuille de route de l'initiative – Identification de risques de non respect des délais 3• Suivi du retour sur investissement : – Contrôle du respect dans le temps du périmètre traité, des gains générés et des ressources mobilisées par rapport aux objectifs fixés dans le feuille de route de l'initiative 8 5 Fiche de Suivi par Initiative La troisième partie de la Fiche de Suivi par Initiative permet d'identifier les points bloquants et solutions proposées Chapitres à renseigner Illustratif d'une Fiche de Suivi par Initiative 4• Synthèse et commentaires : – Description des principaux points bloquants et propositions de solutions – Formulation d'une demande de soutien à l'ARH ou à la Dhos 9 6 1 Identification Fiche de Suivi par Initiative Guide de remplissage de la partie identification • • • • Titre de l'initiative (en gras) • Région Nom de l'établissement porteur du projet • Type d'initiative achats mise en œuvre. Il peut s'agir au choix de : – "PF collaborative" : déploiement d'une plateforme type Limousin – "Réseau" : mise en place d'un réseau d'acheteurs – "Groupement" : constitution ou consolidation de groupement – "Étude de marché" – "Étude d'opportunité" – "Articulation nat./reg" : gestion de la bonne articulation entre initiatives régionales et nationales – Autre • Catégories d'achats traitées dans le cadre de l'initiative : "médicale", "non médicale" ou "transverse" lorsque les deux types de catégories sont concernés Période de validité de la Fiche de Suivi Chaque Fiche de Suivi par Initiative devant être mise à jour une fois tous les quadrimestres Synthèse du niveau de chance de succès de la mise en oeuvre dans le temps et de respects des objectifs de retour sur investissement : • Fort ("tout se déroule comme prévu") : • Moyen ("des problèmes doivent être résolus mais ils ne remettent pas en cause le projet") : • Faible : ("des problèmes graves risquent de remettre en cause le projet") 10 7 2 Suivi de la mise en oeuvre Fiche de Suivi par Initiative Guide de remplissage du suivi de la mise en oeuvre • Principaux jalons du calendrier de mise en œuvre de • Date de début et de fin des travaux par jalon • Statut des travaux : l'initiative. Pour les ARH qui souhaitent utiliser cet outil, cette partie sera pré-remplie par l'équipe achats – "En attente" : travaux n'ayant pas encore débuté Dhos en fonction du "type" de l'initiative (cf liste page précédente) – "En cours" – "Clôturé" • Lorsque l'information n'était pas à disposition de l'équipe achats Dhos, la première version de certaines fiches de suivi de projet renseignées contiennent la mention "ND" (Non Déterminé – Tous les "ND" sont à compléter par le chargé de mission et/ou l'animateur du réseau d'acheteurs) • Facteur risquant • Évaluation par de retarder la des "feux de mise en oeuvre signalisation" d'un jalon. Au des chances de choix parmi la respect des liste suivante : délais de mise – "Aucun" en oeuvre : – "Délais" – Fort – Moyen – "Ressources humaines" – Faible – "Ressources financières" – "Juridique" 11 8 3 Suivi du retour sur investissement Fiche de Suivi par Initiative Guide de remplissage du suivi du retour sur investissements • Cette partie est destinée à suivre le cadencement des objectifs et des ressources mobilisées – "Masse achats traitée" : la dernière colonne "total" doit contenir le montant de la masse achats une fois l'initiative entièrement mise en œuvre (et non pas un cumul du périmètre traité de chaque année). Dans cet exemple, le périmètre traité cible est entièrement atteint dès 2008 – La somme des "gains" entre 2007 et 2010 ainsi que celle des différentes "ressources" mobilisées pour permettre le déploiement de l'initiative ("Dhos", "ARH", "Établissements") est renseignée dans la dernière colonne. Leur cadencement par année est ensuite indiqué dans les colonnes de "2007" à "2010" • Dans chacune des 3 parties ("masse achats traitée", "gains","ressources mobilisées") la cible / le prévisionnel (correspondant au montant fixé au moment de la rédaction de la feuille de route) est comparé "réalisé" afin de faire ressortir d'éventuels dérapages par rapport aux objectifs initiaux • Évaluation par des "feux de signalisation" des chances de respect des prévisions de retour sur investissement : – Fortes – Moyennes – Faibles 12 9 4 Synthèse et commentaires Fiche de Suivi par Initiative Guide de remplissage de la synthèse • Partie destinée à recueillir en synthèse une description courte des problèmes et points bloquants rencontrés puis des propositions de solutions ou de décisions à prendre • Cette partie a pour objectif de permettre au porteur de projet de communiquer à son ARH les difficultés rencontrées nécessitant un soutien • Si nécessaire, certaines des difficultés relevées pourront faire l'objet d'une remonté directement à la Dhos 13 IV - Exemple d'une Fiche de Suivi par Initiative remplie 10 EXEMPLE ILLUSTRATION 22 11 EXEMPLE ILLUSTRATION 23 Fiche de Suivi par Initiative Du XX/XX/200XX au XX/XX/200XX Synthèse Nom de l'initiative : xxx Région : XXX Porteur : XXX Nombre participants : XXX Type : Catégorie : I - Suivi de la mise en œuvre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Jalons Recensement catégories et établissements Constitution groupement Rédaction et envoi appel offre Réception et sélection offres Exécution marchés Évaluation qualitative et quantitative gains Date de début 01/05/2007 01/06/2007 01/11/2007 01/04/2008 01/07/2008 01/01/2009 Date de fin prévue 30/06/2007 30/07/2007 31/03/2008 30/06/2008 01/08/2008 31/03/2009 Statut Risque identifé Bilan II - Retour sur les investissements prévus 2007 2008 2009 2010 Masse achats traitée (K€) Cible Réalisé Total 0 0 Gains (K€) Cible Réalisé 0 0 Ressources mobilisées (K€) Prévisionnel Dhos ARH Établissements Dhos Réalisé ARH Établissements 0 0 0 0 0 0 Évaluation du respect des prévisions Fiche de Suivi par Initiative Du XX/XX/200XX au XX/XX/200XX Synthèse Nom de l'initiative : xxx Région : XXX Porteur : XXX Nombre participants : XXX Type : Catégorie : III - Synthèse Difficultés / Risques rencontrés 1 Solutions proposées / décisions à prendre 1 2 2 3 3 4 4 5 5 Date remonté problème Date de fin souhaitée Statut Soutien Dhos ARH attendu Fiche de Suivi par Initiative Du XX/XX/200XX au XX/XX/200XX Synthèse Nom de l'initiative : xxx Région : XXX 6 Porteur : XXX Nombre participants : XXX 6 Type : Catégorie :