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Mode d’emploi Hamann WebApps
Hamann se distingue de ses concurrents par ses services envers ses clients.
Les Hamann WebApps font partie de ces services. Cet outil vous permet de
demander des prix en ligne et de le faire calculer par le système. Vous pouvez
convertir ces demandes en ordres, mais également, il est possible de passer
des ordres de façon rapide et efficace, de prendre la suite des ordres en cours
et de consulter des lettres de voiture. De suite, vous pouvez consulter des
marchandises stockées en temps réel et annoncer des camions entrants afin
de garantir un déroulement rapide à l’entrepôt de transbordement.
Table des matières
1. Général…………………………………………………………………………….. 1
2. Spot Prices………………………………………………………………………… 5
Demande de prix……………………………………………………………………………………… 5
Marchandises …………………………………………………………………………………………… 9
Demander un prix …………………………………………………………………………………… 11
3. Order Entry………………………………………………………………………. 15
Ordre ……………………………………………………………………………………………………… 15
Marchandises …………………………………………………………………………………………… 19
Confirmer………………………………………………………………………………………………… 23
4. Track & Trace.…………………………………………………………………... 25
5. Stock Overview…………………………………………………………………. 29
6. Unloading Slots…………………………………………………………………. 32
7. Fin.………………………………………………………………………………….. 37
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Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
1. Général
Vous pouvez accéder à nos WebApps via notre site www.hamann.be. Vous
choisissez le menu « E-services » en haut et vous arrivez sur la page d’accueil
des Hamann WebApps.
Afin de pouvoir utiliser les Hamann WebApps le Silverlight 5 plugin est
exigé. Si nécessaire vous pouvez le télécharger sur le site de Microsoft. Les
versions anciennes doivent être mises à jour. Elles doivent être changées en
version 5. Si non, l'application bafouille à "loading 100%".
Silverlight plugin installé: 5.1.20513.0
http://www.microsoft.com/silverlight
Sur le site web vous choisissez sur la page E-Services pour la filiale à
Wetteren si vous êtes client chez Hamann NV, en Belgique et pour la filiale à
Nijmegen, si vous êtes client chez Hamann BV, aux Pays-Bas.
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Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
Ensuite, vous arrivez sur la page d’accueille des WebApps même.
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Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
Les Hamann WebApps contiennent les applications suivantes:
-
Spot Prices
Order Entry
Track & Trace
Stock Overview
Unloading Slots
Si vous cliquez sur une de ces applications, un pop-up qui vous donne la
possibilité d’entrer vos données de login apparaîtra. Si vous le souhaitez, vous
pouvez sauvegarder votre mot de passe pour le futur.
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Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
2. Spot Prices
DEMANDE DE PRIX
En cliquant sur « Spot Prices » vous arrivez sur l’écran suivant.
Quand vous ouvrez cette application pour la première fois et vous n’avez pas
encore introduit des demandes de prix, les ‘grids’ sont encore vides. Quand
vous avez déjà introduit des demandes de prix, mais pas encore confirmées,
elles figurent en haut dans la liste. Quand vous sélectionnez des demandes de
prix, les détails des marchandises figurent en bas de la liste.
Pour introduire une demande de prix, vous cliquez sur le petit plus en vert
autour duquel apparaît un reflet jaune. Pour supprimer des demandes
sélectionnées, vous cliquez sur le petit moins en rouge.
Grâce à ce moyen, vous avez la possibilité d’introduire des demandes de prix
et de les envoyer quand vous voulez, 24h sur 24, 7 jours sur 7.
Introduire une nouvelle demande de prix
Supprimer une demande de prix sélectionnée
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Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
Quand vous ajoutez une demande de prix, vous verrez l’écran suivant où vous
pouvez introduire toutes les données de votre spot.
Dans cet écran vous pouvez donc introduire toutes les données de l’envoi afin
de recevoir un bon calcul de prix. Les champs en gras sont des champs
obligés :
- Invoice to : si vous faites partie d’une société qui consiste en plusieurs
succursales, il est possible de marquer le bon service de facturation. Pour un
incoterm EXW ce choix échoit naturellement.
- Reference : vous entrez la référence de votre demande, à vous de la
choisir.
- Incoterm : les demandes de prix auront toujours FRC comme incoterm.
Quand la livraison est en BE, il est possible de sélectionner EXW.
- Loading1 : ici vous avez la possibilité d’introduire toutes les coordonnées.
Si vous utilisez une adresse pour la première fois, il est nécessaire de remplir
toutes les données pas par pas. La prochaine fois, vous pouvez télécharger
les coordonnées en cliquant sur le bouton de sélection
à côté. Une liste
d’adresses déjà utilisées apparaîtra, avec les dernières adaptations des
horaires et les dernières remarques incluses. Si la liste devient trop longue, il
1
Si la date de chargement < 24hrs, une confirmation manuelle est nécessaire et peut causer du
délai.
Des demandes de prix où des services comme cod/livraison fixe/ chargement ou déchargement
pendant le weekend/ dimensions ou poids exceptionnels sont exigés, seront d’abord contrôlées
par nos services internes. C’est la raison pour laquelle un délai de maximum 1 heure est possible.
Pendant le weekend les demandes du même genre seront traitées la première heure du jour
ouvrier suivant.
Attention, en dépassant la date de chargement l’offre disparaît de l’aperçu.
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Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
est possible de supprimer quelques adresses en sélectionnant l’adresse en
question et en cliquant sur le
: « Remove address from list… ».
- Unlaoding : suit le même principe que ‘loading’.
Après avoir introduit vos données, vous cliquez sur “OK”. Certains champs
sont considérés nécessaires. Au cas où vous oubliez de remplir un de ces
champs, ou si le contenu n’est pas conforme à un certain logique, une
annonce apparaîtra.
Quand tout a été introduit correctement, en haut apparaîtra la nouvelle
demande de prix et l’application naviguera automatiquement vers la partie
des marchandises où vous ajoutez tous les détails.
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Une demande de prix qui n’a pas été confirmée est toujours ajustable en
cliquant sur la petite plume à droite ou en double cliquant sur la ligne de
l’ordre en haut.
Modifier une demande de prix
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Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
MARCHANDISES
Tout comme pour ajouter des demandes de prix, vous pouvez introduire les
détails des marchandises, en cliquant sur le petit plus.
Ajouter une nouvelle ligne de marchandises
Supprimer une ligne de marchandises sélectionnée
Vous tombez sur l’écran suivant :
Nous vous prions d’introduire les données suivants :
- #pallets: nombre de palettes
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- #colli/pallet: nombre de colis par palette
- Type: ici vous introduisez le type de la palette. Les dimensions standards
seront remplies.
Cependant, il est possible de modifier manuellement les dimensions
standards. La longueur, la largeur et la hauteur sont donc manuellement
réglables.
- Stackable2: ici vous indiquez si les palettes sont mutuellement
superposables ou non. Elles peuvent également être superposables avec
d’autres marchandises. La norme est non superposable.
- Exchange: ceci concerne les palettes euro vides, qui doivent être
échangées. Attention: ceci ne s’applique pas à tous les pays.
- #colli: nombre de marchandises détachées (pas emballées sur une palette)
- Dimensions: vous pouvez introduire le poids, le volume et/ou le nombre de
mètres planchés. Il est nécessaire d’introduire le poids et le volume. Nous
calculons automatiquement un volume que vous pouvez modifier si vous le
souhaitez.
- Description: vous avez la possibilité de fournir une description de vos
marchandises.
- Dangerous Goods3: s’il s’agit de
sélectionner l’information nécessaire.
marchandises
ADR,
vous
devez
Des lignes de marchandises secondaires peuvent être introduites. De même,
des lignes de marchandises existantes sont modifiables en double cliquant
dessus. Vous pouvez également supprimer des lignes.
Quand vous avez introduit toutes les données, vous retournez à l’écran
principal où vous pouvez ajouter, modifier et/ou supprimer des marchandises.
Les clients dans le secteur automobile ont la possibilité de sélectionner des
types de matériel prédéfinie à sélectionner dans le « Masterlist ». Vous
sélectionnez un des types du matériel dans la liste. Si vous le souhaitez, il est
possible de filtrer sur le numéro ID.
2
Des demandes de prix où des services comme échange de pallettes sont d’abord contrôlées par
nos services internes. C’est la raison pour laquelle un délai de maximum 1 heure est possible.
Pendant le weekend les demandes du même genre seront traitées la première heure du jour
ouvrier suivant
3
Cfr. Note 2
10 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
DEMANDER UN PRIX
Quand vous avez introduit toutes les données, il est possible de demander
votre prix en cliquant sur « Request Price ».
Quand certains champs remplis dépassent les normes standards, une
remarque en jaune d’or apparaîtra « Added Value Services detected ».
En cliquant sur cette remarque, une boîte de dialogue apparaîtra avec plus
d’explication :
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Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
Vous pouvez cliquer sur « OK » et demander votre prix. Un écran
supplémentaire de confirmation apparaîtra où vous pouvez encore une fois
cliquer sur « OK » afin d’envoyer la demande.
Vous trouvez de nouveau sur la page d’ensemble des « Spot Prices ». En
rouge, vous voyez que le prix sera calculé.
12 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
Quand le prix est calculé, vous recevrez un PDF par mail avec toutes les
données dedans :
Sur la page d’ensemble des « Spot Prices », le prix est marqué en vert et
vous pouvez accepter la demande4.
4
En dépassant la date de chargement, l’offre disparaît de l’aperçu.
13 | P a g e
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Vous cliquez sur « Accept » et la prochaine boîte de dialogue apparaîtra :
Dès que vous cliquez sur « OK », l’ordre sera envoyé au « Order Entry » dans
les WebApps. Là, vous avez la possibilité de compléter encore quelques
données comme le nom de la rue, avant de confirmer l’ordre 5. (cfr. Order
Entry – Confirmer – p. 21)
5
Les champs nécessaires pour Order Entry (ex. données complètes de chargement et de
déchargement), tout-ce qui a été annoncé pour Spot Price sera repris.
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3. Order Entry
ORDRE
Si vous cliquez sur “Order Entry”, l’écran suivant apparaîtra.
Si vous ouvrez cette application pour la première fois et si vous n’avez donc
pas encore entré d’ordres, les ‘grids’ sont vides. Par contre, les ordres entrés
mais pas encore envoyés, apparaîtront en haut de la liste. Si vous
sélectionnez des ordres en haut, les détails des marchandises apparaîtront
dans la liste en bas.
Pour entrer un ordre, vous cliquez simplement sur le petit plus en vert autour
duquel apparaît un reflet jaune. Pour supprimer des ordres sélectionnés, vous
cliquez sur le petit moins en rouge.
Grâce à ce moyen vous avez la possibilité de créer des ordres et de les
envoyer quand vous voulez, 24h sur 24, 7 jours sur 7.
Ajouter un nouvel ordre
Supprimer un ordre sélectionné
15 | P a g e
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Quand vous ajoutez un ordre, vous verrez l’écran suivant où vous pouvez
introduire toutes les données de votre ordre.
Dans cet écran, vous introduisez toutes les données de l’envoi:
- Reference: vous entrez la référence de votre ordre, à vous de la choisir.
- Invoice ref: vous avez la possibilité d’ajouter une seconde référence, celle
qui sera mentionnée sur votre facture.
- Incoterm: vous introduisez le bon incoterm, FRC ou EXW. La norme est
FRC.
- Invoice to: si vous faites partie d’une société qui consiste en plusieurs
succursales, il est possible de marquer le bon service de facturation. Pour un
incoterm EXW ce choix échoit naturellement.
- Loading: vous avez la possibilité d’introduire ici toutes les coordonnées. Si
vous utilisez une adresse pour la première fois, il est nécessaire de remplir
toutes les données pas par pas. La prochaine fois, vous pouvez télécharger
les coordonnées en cliquant sur le bouton de sélection
à côté. Une liste
d’adresses déjà utilisées apparaîtra, avec les dernières adaptations des
horaires et les dernières remarques incluses. Si la liste devient trop longue,
il est possible de supprimer quelques adresses en sélectionnant l’adresse en
question et en cliquant sur le
: « Remove address from list… ».
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- Remarks: ici vous pouvez ajouter de l’information supplémentaire, comme
un numéro de téléphone ou des questions prioritaires comme les heures de
fermeture le midi.
- Rembours: si votre ordre doit être envoyé contre remboursement, vous
pouvez introduire ici le montant et la manière dont nous devons l’encaisser
(en liquide, par cheque, …). Pour ce service additionnel, nous demandons un
petit surplus.
- Unloading: suit le même principe que ‘loading’.
Après avoir introduit vos données, vous cliquez sur “OK”. Certains champs
sont considérés nécessaires. Au cas où vous oubliez de remplir un de ces
champs, ou si le contenu n’est pas conforme à un certain logique, une
annonce apparaîtra.
17 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
Si tout a été rempli correctement, une nouvelle ligne d’ordre apparaîtra dans
le relevé des ordres et l’application naviguera automatiquement vers la partie
des marchandises où vous ajoutez tous les détails.
Vous pouvez adapter un ordre non envoyé en cliquant sur la petite plume à
droite ou en double cliquant sur la ligne de l’ordre en haut.
Modifier un ordre
18 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
MARCHANDISES
Tout comme pour l’ajout des ordres, vous pouvez, en cliquant sur le petit
plus, introduire les détails des marchandises.
Ajouter une nouvelle ligne de marchandises
Supprimer une ligne de marchandises sélectionnée
Vous tombez sur l’écran suivant:
Nous vous prions d’introduire les données suivantes :
- #pallets: nombre de palettes
- #colli/pallet: nombre de colis par palette
19 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
- Type: ici vous introduisez le type de la palette. Les dimensions standards
seront remplies.
Cependant, il est possible de modifier manuellement les dimensions
standards. La longueur, la largeur et la hauteur sont donc manuellement
réglables.
- Stackable: ici vous indiquez si les palettes sont mutuellement
superposables ou non. Elles peuvent également être superposables avec
d’autres marchandises. La norme est non superposable.
- Exchange: ceci concerne les palettes euro vides, qui doivent être
échangées. Attention: ceci ne s’applique pas à tous les pays.
- #colli: nombre de marchandises détachées (pas emballées sur une palette)
- Dimensions: vous pouvez introduire le poids, le volume et/ou le nombre de
mètres planchés. Il est nécessaire d’introduire le poids et le volume. Nous
calculons automatiquement un volume que vous pouvez modifier si vous le
souhaitez.
- Description: vous avez la possibilité de fournir une description de vos
marchandises.
- Dangerous Goods: s’il s’agit de
sélectionner l’information nécessaire.
marchandises
ADR,
vous
devez
Des lignes de marchandises secondaires peuvent être introduites. De même,
des lignes de marchandises existantes sont modifiables en double cliquant
dessus. Vous pouvez également supprimer des lignes.
Les clients dans le secteur automobile ont la possibilité de sélectionner des
types de matériel prédéfinie à sélectionner dans le « Masterlist ». Vous
sélectionnez un des types du matériel dans la liste. Si vous le souhaitez, il est
possible de filtrer sur le numéro ID.
20 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
Dès que le type du matériel a été sélectionné, les données seront copiées vers
l’écran avec les détails des marchandises. Les détails comme type de palette,
dimension et description, seront déjà complétées.
21 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
Quand vous avez introduit toutes les données, vous retournez à l’écran
principal où vous pouvez ajouter, modifier et/ou supprimer des marchandises.
22 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
CONFIRMER
Vous ne devez pas envoyer vos ordres tout de suite, vous pouvez également
attendre quelques jours jusqu’à ce que vous ayez rassemblé plusieurs ordres.
Quand vous décidez d’envoyer votre ordre à Hamann pour que nous
l’effectuions, vous devez le confirmer en cliquant sur le bouton CONFIRM dans
la ligne d’ordre.
Confirmer un ordre
23 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
Après la confirmation, l’ordre sera envoyé à nous. En même temps, vous
recevez une confirmation par mail dans les 10 minutes. Ensuite, l’ordre
disparaîtra de votre liste.
Votre mail contient l’ordre.
24 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
4. Track & Trace
Grâce à l’application Track & Trace, vous avez la possibilité de suivre le trajet
de vos marchandises. Si vous commencez cette application, vous voyez une
liste d’ordres en cours.
Vous pouvez facilement filtrer et trier des colonnes, si bien que vous voyez
immédiatement l’ordre dont vous avez besoin.
En plus, vous pouvez faire apparaître des colonnes supplémentaires et voir
tous les détails dont vous avez besoin.
Faire apparaître des colonnes supplémentaires
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Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
De même, il est possible d’exporter des données vers des fichiers Excel et
Xml afin de les importer, si vous le souhaitez, vers votre propre
environnement de logiciel.
Exportation vers Excel/Xml
En double cliquant sur une ligne, vous ouvrez un aperçu détaillé de votre
ordre.
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Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
Ici vous pouvez télécharger les POD / CMR et les sauvegarder localement.
27 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
En même temps,
marchandises.
vous
voyez
également
les
statuts
historiques
des
- Inside warehouse
- Left warehouse
- Delivered to customer
Pour des livraisons au Benelux, vous avez la possibilité de télécharger une
image transmise par satellite. Sur cette image vous voyez le lieu où les
marchandises ont été livrées.
28 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
5. Stock Overview
L’application Stock Overview vous permet de suivre vos marchandises qui
sont stockées dans notre dépôt. Vous pouvez voir un aperçu en temps réel de
toutes vos marchandises.
Dans cette liste vous trouvez les codes des articles et les descriptions des
marchandises stockées, le lieu de stockage dans notre dépôt, le nombre par
emballage, le poids, etc.
29 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
En double cliquant sur une ligne, vous ouvrez un aperçu détaillé de l’ordre.
Vous pouvez modifier l’aperçu comme vous voulez en groupant et/ou en
filtrant. Ceci est possible pour n’importe quelle colonne, tout comme dans un
environnement Excel.
Dans cet exemple, les marchandises ont été groupées selon leur description
et vous voyez alors le nombre d’articles par groupe. Des totaux généraux sont
également pourvus.
30 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
Par groupe, des nombres totalisés sont calculés et reproduits. Afin de pouvoir
voir l’image totale, vous fermez tous les groupes.
Vous pouvez simplement filtrer, trier ou grouper vos données afin que vous
voyiez tout de suite ce dont vous avez besoin.
En plus, il est possible d’exporter des données vers un fichier Excel ou Xml et
d’importer vos données vers votre propre environnement de logiciel.
Exporter vers Excel/Xml
31 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
6. Unloading Slots
Comme partenaire, vous pouvez indiquer ici quand votre camion arrivera chez
nous en fixant un rendez-vous ici. Ceci nous permet de structurer les
déchargements des camions. Un camion qui a été annoncé d’avance et qui
arrive au temps prévu, aura priorité sur les autres.
Si vous n’avez pas encore fixé de rendez-vous; une boîte de dialogue
apparaîtra.
32 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
Il est également possible de réclamer cette information par l’intermédiaire du
bouton AIDE.
Montrer la boîte de dialogue
Bien que la fonctionnalité d’ajouter et de supprimer suive le même processus
que les autres applications des Hamann WebApps, certaines particularités
spécifiques du fonctionnement et de la fonctionnalité sont répétées brièvement
dans la boîte de dialogue.
Ci-après un mot d’explication sur les points les plus importants.
4 laps de temps fixes par jour
Il y a 4 laps de temps par jour, chacun de 2 heures. Le but est d’estimer
quand votre camion arriverait chez nous afin de réserver la période dans
laquelle le camion sera déchargé avec priorité. Le camion doit être présent
avant le commencement de la période réservée. Sinon, le rendez-vous échoue
et le camion ne jouira plus de sa priorité sur les autres camions.
33 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
3 compartiments par laps de temps seront traités simultanément
Par laps de temps, nous prévoyons de décharger 3 camions avec priorité sur
les camions non-planifiés. Nous ne faisons pas la distinction entre le
compartiment 1, 2 ou 3 en ce qui concerne la priorité. En réalité, il s’agit
simplement de 3 quais différents.
au maximum 1 rendez-vous par laps de temps
Il est évident que nous ne pouvons décharger qu’un camion par quai, donc
nous prévoyons uniquement 1 rendez-vous par période fixe.
34 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
vos propres rendez-vous dans une couleur et les autres en gris
Afin de pouvoir estimer quelles périodes sont encore libres, l’application
montre vos rendez-vous tout comme ceux d’autres personnes. Vos propres
rendez-vous ont la couleur du compartiment en particulier, les autres ont une
couleur grise.
Vous pouvez modifier ou supprimer vos propres rendez-vous. Ceci jusqu’au
début de la période indiquée. Des rendez-vous qui ne peuvent plus être
modifiés seront également représentés en gris.
35 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
Vous pouvez ajouter un rendez-vous en double cliquant sur un compartiment
vide ou en sélectionnant un compartiment et en cliquant sur le petit plus.
Attention : vous pouvez seulement ajouter des rendez-vous dans une période
de maximum 3 jours d’avance.
Ajouter un nouveau rendez-vous
Supprimer un nouveau rendez-vous est possible en l’ouvrant et en cliquant sur
le petit moins. Des rendez-vous dans des périodes qui ont déjà commencées
ou qui sont déjà passées ne peuvent plus être supprimés.
supprimer des rendez-vous sélectionnés
36 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416
7. Fin
Nous vous souhaitons beaucoup de succès avec l’utilisation de nos nouvelles
Hamann WebApps. Ainsi, nous espérons vous faciliter l’introduction d’ordres
et la surveillance de ceux-ci, tout comme de vos transports et de vos
marchandises stockées.
Si vous éprouvez des problèmes ou si quelque chose ne vous semble pas
clair, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes toujours à votre service.
Contact: [email protected]
37 | P a g e
Mode d’emploi Hamann WebApps – 20140416