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ADELC DATALIB manuel d’utilisation Novembre 2008 L’ADELC remercie le Centre national du Livre, le Conseil régional d’Île de France et la Direction du Livre et de la Lecture. © 2008, ADELC Association pour le développement de la librairie de création 73, rue du Moulin Vert, 75014 Paris Tél. 01 45 41 62 05 - Fax 01 45 41 62 93 Mail : [email protected] Pour tout renseignement : [email protected] Table des matières Présentation ……………………………………………………………………. Recherche d’un titre …………………………………………………………. • Par auteur • Par titre • Par code EAN 13 Accéder à l’information sur un titre sélectionné …………………....... • • • • Accès au site de l’éditeur Accès à la fiche du titre sélectionné chez son éditeur Accès à la fiche détaillée dans le réseau DATALIB Accès aux ventes mensuelles d’un titre Consultation quotidienne …………………………………………………… • • • • • Les 100 meilleures ventes des 7 derniers jours Les 100 meilleures ventes des 7 derniers jours par catégorie Les meilleures ventes par librairie et par catégorie Activité des libraires par jour Activité des libraires au cumul Prérequis ………………………..………………………………………………. • • • • • • Création de la fiche de votre librairie Consultation des fiches des librairies du réseau Consultation de la carte des libraires du réseau Constituer et/ou modifier un groupe de librairies Créer et consulter une sélection de titres Imprimer la liste code barrée des meilleures ventes générales et par catégorie 3 4 5 5 7 10 11 11 13 15 20 23 23 25 28 32 37 39 39 41 44 47 53 61 Présentation DATALIB a été créé en 2003, par Jean-Marc Desmarestz et Denis Bénévent pour collecter, mettre en forme et rendre accessibles sur Internet quotidiennement, les ventes, les achats et les retours réalisés par des librairies indépendantes. A l’automne 2006, Datalib a intégré l’ADELC dont elle est l’un des outils de son action. A ce jour, 137 librairies participent à ce réseau. DATALIB vient compléter ainsi les outils de l’interprofession que sont Electre et Dilicom en fournissant des données économiques propres aux libraires d’assortiment de qualité. Chaque semaine, plus de 75 000 titres différents sont mouvementés au moins une fois par ces librairies. La consultation du site permet de développer la réflexion de chacun des libraires du réseau sur l’état des ventes de sa librairie par rapport à ce qu’il peut observer chez ses confrères. Cet outil informatique aide aussi à mieux comprendre la vie des livres, et permet aux plus jeunes ou aux nouveaux venus de mieux pratiquer leur métier, car qui mieux comprend mieux se porte. Il permet d’exploiter au maximum les informations contenues dans Datalib. Bien utilisé, c’est un outil pertinent d’information, d’analyse et d’aide à la décision. L’ADELC, en s’appuyant sur un « Comité de développement de projets », composé de 10 libraires représentatifs des usagers de DATALIB, deux représentants du SLF et un représentant de l’INFL, continuera dans les mois à venir à améliorer techniquement et qualitativement cet outil. Les propositions de ses libraires usagers seront toujours les bienvenues. 4 Recherche d’un titre Il est possible d’accéder au fichier soit par l’auteur et/ou éditeur, soit par mot(s) du titre et/ou auteur ou éditeur, soit par le code barre. Pour faire des recherches dans la base DATALIB, 3 caractères sont au minimum requis. Par auteur : Sur cet exemple, la recherche porte sur un auteur contenant les 3 lettres « beg » chez un éditeur contenant les 3 lettres « gal ». Pour valider la requête, il faut cliquer sur « Valider » ou deux fois sur la touche « Entrée » du clavier. 5 Sur rec aut let édi let Pou fau «V sur du La page qui apparaît peut être triée : - par éditeur - par date de parution - par auteur - par titre Il suffit pour cela de cliquer sur l’intitulé de la colonne. A tout moment, il est possible de revenir en arrière, en cliquant sur « Retour page d’accueil », en haut à droite de l’écran, à utiliser plutôt que les flèches de navigation Internet page précédente/page suivante. 6 La êtr Il s cliq col At pos arr «R d’a dro uti flè Int pré sui Par titre : Pour effectuer une recherche sur les mots du titre : 7 Cette page s’affiche alors, qui liste tous les titres comprenant, à la fois, les mots « palais » et « glace ». Si le titre recherché est Palais de glace de Vesaas, il est aussi possible d’accéder à la liste des titres de Vessas présents dans la base, en cliquant sur le nom de l’auteur. 8 L’écran qui s’affiche alors nous propose tous les titres de « Vesaas » présents dans la base Datalib. Cette liste peut être triée par éditeur, date de parution ou titre. Pour revenir à l’écran précédent, il suffit de cliquer sur l’icône « Fermer la page ». 9 Par code barre : Pour effectuer une recherche par code barre, il suffit d’entrer les 13 chiffres de l’EAN ou de les lire grâce à une douchette optique : 10 Accéder à l’information sur un titre sélectionné Accès au site de l’éditeur : D’ici, il est possible d’accéder au site Internet de l’éditeur, en cliquant, soit sur le nom de l’éditeur, soit sur la flèche située dans la colonne « SE » : Site Editeur. S’affiche alors « Accéder au site Gallimard»… 11 … site que l’on quitte en fermant l’onglet Les Editions Gallimard. 12 Accès à la fiche du titre sélectionné chez son éditeur : Si vous cliquez sur la flèche bleue située dans la colonne « FE : Fiche Editeur», vous accédez directement à la page du site Internet de Gallimard consacrée au livre en question : 13 … site que l’on quitte en fermant l’onglet Les Editions Gallimard. 14 Accès à la fiche détaillée dans le réseau DATALIB : En faisant une recherche par mot du titre et auteur, dans cet exemple, Chimères de Nuala O’Faolain, vous pouvez accéder à la fiche détaillée du livre. Il faut, pour ce faire, cliquer sur le prix de l’ouvrage qui vous intéresse. 15 S’ouvre alors une page riche en informations : 1. la date de parution. 2. la disponibilité du titre via Dilicom. 3. la catégorie dans laquelle ce titre est classé. 4. la collection. 5. l’éditeur. 6. le distributeur. 7. la date de la dernière entrée en stock de ce titre dans une des librairies du réseau. 8. l’EAN. 9. le prix. 10. l’accès au visuel de la couverture. 11. « Ajouter à la sélection » : permet de sélectionner l’ouvrage et de suivre ses ventes dans un panier (voir page 53). 12. Modifier/corriger la fiche : permet de corriger les erreurs sur la fiche du livre. 16 A partir de cette page, il est également possible : 1. d’accéder au site de l’éditeur 10/18 en cliquant sur la flèche Editeur. 2. d’accéder à la fiche du livre en question sur le site de l’éditeur. 3. de visualiser la couverture du livre. 17 Les informations qui s’affichent sur cette page concernent les ventes des librairies sur ce livre : 1. 2. 3. 4. 18 98 libraires du réseau vendent ce titre, et totalisent 438 exemplaires vendus sur 12 mois. chaque libraire voit sa librairie s’afficher en jaune (à la place de Folies d’Encre). les ventes de chaque librairie du réseau, avec un cumul sur 12 mois. en passant la souris sur le chiffre des ventes sur 12 mois, s’affichent alors les ventes depuis la date de parution. 5. … Par exemple, la Librairie de l’Atelier totalise 8 exemplaires pour un total de 25 exemplaires vendus depuis la parution. le tri par défaut est celui de l’ordre alphabétique de librairie, mais en cliquant sur les cellules jaunes « Ventes 12 mois », « V.7 jours » « V.hier » ou « Stock », il est possible de modifier les critères de tri. La colonne « stock » est renseignée uniquement pour les librairies dont la SSII est d’accord pour remonter cette donnée. 19 Accès aux ventes mensuelles d’un titre : Il y a deux façons d’accéder aux ventes mensuelles d’un titre : à partir de cet écran, il suffit de cliquer sur la flèche « Les ventes sur 13 mois « ; s’affiche alors le menu « ouvrir la fiche ventes mensuelles » 20 Nous avons alors accès aux ventes sur 13 mois de ce titre, à la fois sur l’ensemble du réseau Datalib et pour chaque librairie en particulier. 21 Cet écran est particulièrement intéressant lorsque l’on se pose la question d’un éventuel retour : il est utile d’aller voir quelles sont les ventes sur l’ensemble du réseau avant de prendre la décision de retourner un livre (ou pas…et de décider de le placer ailleurs pour lui redonner une chance). La deuxième façon d’accéder aux ventes mensuelles d’un titre consiste à cliquer sur le titre après avoir effectué une recherche par auteur et/ou titre. Vous arrivez alors sur le même écran que celui de la page précédente. 22 Consultation quotidienne Tous les jours, il est plus qu’utile d’aller faire un tour sur les 100 meilleures ventes des 7 derniers jours ; des titres y apparaissent, certains grimpent très vite vers les premières places, d’autres disparaissent tout aussi rapidement…Une consultation quotidienne permet de ne pas passer à côté d’un titre, permet également d’anticiper des commandes de réassort et de suivre, au mieux, un titre qui démarre ou qui redémarre grâce au bouche à oreille et au travail des libraires... Par exemple, « Les déferlantes » de Claudie Gallay, qui en juin se plaçait autour de la trentième vente et qui occupait la première place des ventes du réseau le 18 août. Les 100 meilleures ventes des 7 derniers jours : 23 A partir de ce tableau, il est possible d’accéder aux ventes, soit en cliquant sur le prix (cf. page 15), soit en cliquant sur le titre pour accéder aux ventes sur 13 mois, (cf. page 22) ce qui n’est pas forcément très utile pour une nouveauté, mais s’avère beaucoup plus intéressant lorsqu’un titre est paru depuis plusieurs mois. 24 Les 100 meilleures ventes des 7 derniers jours par catégorie : De la même façon, chaque jour, une consultation des meilleures ventes par catégorie, permettra de ne passer à côté d’aucune vente, sur tous les secteurs de la librairie ; cette consultation, un peu longue au début, se fera de plus en plus rapidement au fur et à mesure que l’on mémorise les titres ; ces différentes listes offrent de plus l’avantage de récupérer des références émanant de librairie plus importantes : par exemple, une librairie ayant un très petit fonds en jeunesse, peut profiter des 100 meilleures ventes en jeunesse pour étoffer son fonds et/ou développer des thématiques (la thématique sur l’école fin août, début septembre fait remonter dans les meilleures ventes un certains nombre de titres que des librairies moins pointues en jeunesse peuvent intégrer à leur catalogue). 25 L’écran s’affiche, à l’ouverture, sur la littérature ; un tri est possible par date de parution, qui fait remonter dans le haut du tableau les toutes dernières nouveautés. Pour visualiser les meilleures ventes en jeunesse, par exemple, il faut cliquer sur « jeunesse » et valider. 26 Et ainsi de suite pour toutes les catégories, sachant que « toutes catégories » comprend aussi tout ce qui est scolaire, parascolaire, et universitaire, ainsi que la papeterie, regroupée sous la catégorie XXXXX. 27 Les meilleures ventes par librairie et par catégorie : Encore plus précis et riche d’enseignements, les meilleures ventes par librairie et par catégorie permettent de trouver des librairies semblables à la sienne et/ou proches géographiquement, mais aussi des librairies référentes, de se comparer à elles, à la fois concernant les références suivies et l’activité. C’est à partir de cet écran que l’on peut repérer les librairies qui vont alimenter les deux groupes A et B (voir ci-dessous, page 29). Mais il est toujours profitable de consulter, un peu au hasard, les ventes des librairies du panel, de consulter les librairies spécialisées lorsque l’on est une librairie généraliste et vice-versa. En cliquant sur Littérature puis sur le nom de la librairie, les meilleures ventes de celle-ci, dans la catégorie vont s’afficher, avec, en fuschia, les nouveautés de moins d’un an. 28 29 Si ce sont les ventes de la librairie Le Bateau livre en jeunesse que vous voulez voir, il suffit de cliquer sur ces deux items. 30 31 Activité des libraires par jour : Tous les jours, il est possible de consulter le chiffre d’affaire de sa librairie bien sûr, mais surtout de le mettre en regard de celui des autres librairies, d’observer les quantités vendues, les achats et les retours, en volume et valeur, ainsi que le panier moyen. Par exemple, si votre panier moyen est en baisse, il est très simple de vérifier si c’est là une tendance générale, ou si c’est propre à votre magasin. La variation de stock, en volume, est également un indicateur précieux. 32 A chaque fois que vous rencontrez des titres de colonne en jaune, c’est qu’un tri est possible ; ici, le tableau s’affiche d’emblée avec un tri alphabétique de nom de librairie, mais vous pouvez le trier par volume de vente, par chiffre d’affaire ou prix moyen. Si vous triez par chiffre d’affaire, vous aurez une idée de la place qu’occupe chaque librairie dans le réseau. 33 A r d c p t d a d p v c p t d u q l Ci-contre, l’activité de la journée du 24 septembre 2008, triée par chiffre d’affaire. 34 Il est également possible de visualiser ces mêmes données jour par jour. La proposition par défaut est de 7 jours, mais il est possible de la modifier et d’entrer 10 jours par exemple : 35 La variation de stock prend en compte les ventes, les achats et les retours et le chiffre indique une variation par rapport à j-1. Ces données ne sont fiables que si, chaque jour, les données sont bien remontées dans Datalib, via les SSII. Les journées à zéro pour la librairie La 25ème heure cicontre correspondent aux lundis de fermeture. 36 La pre ven ret ind rap don que don rem via Les la l heu cor de Activité des libraires au cumul : Si vous souhaitez observer le chiffre d’affaire au cumul depuis le début du mois, il suffit d’entrer la date de la veille à la place du chiffre 7 et de cliquer sur la flèche rouge. Si le 25 septembre, vous souhaitez observer l’activité au cumul depuis le 1er septembre 2008, il faut entrer le nombre 24. 37 Ci-contre, l’activité de l’ensemble des librairies du réseau, du 1er au 24 septembre, triée par chiffre d’affaire. Ici, la variation de stock indique le mouvement en positif ou en négatif, depuis le 31 août 2008. 38 Prérequis Création de la fiche de votre librairie : Afin de partager au mieux les informations, de pouvoir échanger également, chaque libraire est invité à remplir dans son intégralité sa fiche, en indiquant précisément le chiffre d’affaire de sa librairie, sa superficie, l’effectif et mieux encore la répartition du CA entre les différents rayons. 39 40 Consultation des fiches des libraires du réseau : Comme dit plus haut, le partage de ces données se fait dans un souci de mutualisation des informations ; afin de pouvoir se comparer à ses pairs, aller chercher des idées chez une librairie spécialisée lorsque l’on est généraliste, chaque libraire est invité à remplir soigneusement sa fiche descriptive : 41 Il suffit de cliquer sur le nom de la librairie pour accéder à sa fiche détaillée ; Un point rouge signale si tous les champs ont bien été complétés : la fiche, l’existence d’un site Internet et une ou plusieurs photos de la librairie. 42 43 Consultation de la carte des libraires du réseau : 44 Afin de visualiser la répartition des librairies du réseau, en France et en Belgique, une carte est disponible qui renvoie également sur le site Internet des librairies, lorsqu’elles en ont un. 45 A r li F u d é I lo Pour cela, il faut cliquer sur le point rouge, et les coordonnées de la librairie s’affichent. 46 P s c li Constituer et/ou modifier un groupe de librairies : Il est possible de constituer deux groupes de librairies. Cela permet de gagner en rapidité lors de la consultation de l’activité et des meilleures ventes. Un premier groupe peut être formé qui rassemble, soit les librairies proche de votre zone géographique, soit les librairies semblables à la vôtre, en terme de chiffre d’affaire et de répartition de celui-ci dans les différentes catégories de la librairie. Le second groupe peut être constitué par des librairies « référentes », plus importantes en terme de CA et d’assortiment, afin d’être «tiré vers le haut », de récupérer des références et des idées… 47 Pour constituer un groupe, rien de plus simple : il suffit de cocher les librairies, de cliquer sur « Ajouter au groupe », de valider le choix et enfin de vérifier les libraires du groupe. Le groupe ainsi constitué s’affiche dans la colonne de gauche. Il faut, ensuite, « revenir à la page précédente ». La même procédure est à suivre pour supprimer des libraires du groupe A, mais cette fois-ci en cliquant sur « Supprimer du groupe ». Ces groupes (A et B) sont modifiables à loisir. 48 49 Le tableau qui apparaît affiche les 50 meilleures ventes des 30 derniers jours pour les librairies sélectionnées. La colonne de gauche relève combien de librairies, dans ce groupe, vendent les titres : Le Fait du prince d’Amélie Nothomb est vendu dans 5/5 librairies alors que, seule, une librairie de ce panier vend les Cartes postales carrées doubles. 50 L a m 3 le s L r li g t p N d a li v p d Il est possible également d’aller voir les meilleures ventes par catégorie, pour les librairies sélectionnées dans ce groupe. 51 I é le p li d Enfin, la consultation de l’activité quotidienne ou au cumul peut s’observer pour les librairies du groupe constitué. 52 Créer et consulter une sélection de titres : Une autre possibilité offerte par Datalib consiste à créer un panier de titres à suivre plus précisément, à la fois sur l’ensemble du réseau et dans chacun des groupes de librairies constitués. Pour cela, il faut cliquer sur « Ajouter à la sélection « pour autant de titres que souhaité. 53 Il n’est pas possible de sélectionner le même titre plusieurs fois … 54 Si l’on veut observer ce ou ces titres sur l’ensemble du réseau, il suffit de cliquer sur le menu correspondant. 55 S o l’ s m C’est à partir de cette page que l’on peut gérer sa sélection et supprimer les titres : il suffit de décocher la case en face du titre et de cliquer sur le menu. Et à partir de la sélection en bas de page, si l’on clique sur le prix, on accède à la fiche détaillée des ventes du titre sur l’ensemble du réseau (voir tableau page suivante). 56 57 Pour visualiser les ventes des titres sélectionnés uniquement chez les librairies du groupe A, il faut cliquer sur le menu « Groupe A ». 58 59 60 Imprimer la liste code barrée des meilleures ventes générales et par catégorie : Ce menu peut apporter une aide précieuse pour vérifier que l’on a bien en stock les meilleures ventes par catégorie, pour pallier l’absence d’un représentant aussi (certaines librairies ne voient pas de représentants BD, par exemple). Dans ce cas, il peut être utile d’imprimer la liste code-barrée des 210 meilleures ventes du rayon, au choix sur 60, 30 ou 7 jours et choisir de commander des titres non reçus à l’office 61 Pour suivre cet exemple, en choisissant un dégressif des 60 derniers jours sur la BD/Humour, on obtient une liste code-barrée, imprimable et mise à jour quotidiennement 62 63 Ce manuel a été achevé d’imprimer en novembre 2008 par Access Printing 31 rue de Tlemcen, 75020 Paris (France). Dépôt légal : novembre 2008.