Download Manuel d`utilisation WinEur Time-sheets

Module time-sheets
Manuel d’utilisation
Edition 10.2005
© GIT SA
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Introduction
Bienvenue au programme Win€ur Time-Sheets.
Ce manuel a pour but de vous aider à vous orienter dans les diverses parties du programme salaires.
Il est composé de 4 parties
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Paramétrages du module
Paramétrages de base communs
Paramétrages de base spécifiques à la société
Saisie des cartes
Facturation des cartes
Editeur de formats
Si toutefois des questions devaient subsister, nos techniciens sont joignables au
Téléphone
:
E-mail
:
022 / 309 39 77
Du lundi au vendredi
De 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00
[email protected]
et que le forum est accessible 24h/24 à l’adresse www.git.ch (cliquer sur forum).
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Changement du n° de licence et de clé
Si vous venez d’acquérir le module en même temps que le programme, vous pouvez
passer au chapitre suivant.
Si vous aviez déjà Win€ur et que vous venez d’acquérir le module time-sheets, la
première chose à faire est de modifier le numéro de série et la clé selon les documents
qui vous ont été adressés. (par l’utilisateur ADMIN)
Allez à l’administration du système en cliquant sur le bouton
Cliquer sur le bouton
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.
puis sur le bouton « modifier ».
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Cliquer sur le bouton « licence ».
Entrer les nouveaux numéros de série et clé. Cliquer sur OK.
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Paramétrages de base
Entrer dans la société et aller à « Paramètres de la société » :
Bouton société :
Onglet « Modules installés » :
Cocher
Modules : Comptabilité / Facturation
Options comptabilité : Tiers
Options Stock : Facturation / Time-sheets
(si vous avez d’autres modules ou options, comme, par exemple, la comptabilité
analytique, laissez-les cochés)
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Onglet « Paramètres généraux » :
Décimales des quantités : 2
(sinon vous ne pourriez avoir que des quantités entières)
Bouton comptabilité :
Onglet « Grand-livre » / sous-onglet « Paramètres des écritures » :
Cocher ventilation des taxes / taxes sur grand-livre
(afin que la TVA se ventile)
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Bouton facturation :
Onglet « Paramètres généraux » :
Laisser le masque tel quel / Famille articles-textes=TEXTE / Famille prestations=TIM /
cocher « texte sur une ligne »
Onglet « Numérotation document » :
Numéros des documents, onglet « Ventes » : ne pas mettre de lettres dans les numéros
si on souhaite par la suite imprimer des BVR.
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Onglet « Liens comptables » :
Indiquer le compte de TVA à payer et cocher « compte de chiffre d’affaires en
monnaie » si on a des tiers en monnaies étrangères .
Onglet « Paramètres facturation » :
Cocher « prix d’achat et prix de vente sans taxe ni frais. »
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Bouton time-sheets :
La facturation classique reprend les montants tels qu’ils ont été saisis.
La facturation fiduciaire permet « d’arranger » les montants en vue de la facture finale.
Choisissez les liens CRM par rapport à votre installation (n’est pas obligatoire pour
l’utilisation du module).
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Paramétrages spécifiques
Depuis le premier écran où figure la liste la liste des sociétés,
Sélectionner la société et cliquer sur le bouton « Time-sheet Facturation ».
Pour mémoire : si on double-clique sur la société, on entre dans le dernier programme
utilisé (comptabilité ou facturation).
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Familles :
On commence par créer les « familles ». Ce sont en fait des groupes d’articles.
Double-cliquer sur « Famille » dans les références facturation.
Pour créer une nouvelle famille, cliquer sur le bouton « Insérer »
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Créer les familles liées aux time-sheets avec le préfixe TIM pour que le programme
puisse les reconnaître comme telles. (Sinon il les prendrait pour des familles d’articles
classiques). (Exemple : TIMHONORAIRES, TIMDEBOURS, etc…)
Ce sont les familles qui sont liées aux comptes de produits de la comptabilité générale
et non pas les articles (prestations dans le cas présent). Donc si vous différenciez vos
produits, créez les familles qui regrouperont les articles à imputer dans chaque compte.
Dans l’exemple ci-dessus, on a voulu différencier les honoraires purs des autres frais
facturés aux clients.
Vous pouvez créer autant de familles que vous le souhaitez.
La différenciation des familles peut aussi avoir un but statistique.
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Taxes :
Si vous aviez déjà le module comptabilité paramétré, il proposera ce qui avait été défini.
Si ce n’est pas le cas, il faut créer les codes TVA.
Depuis le menu principal, aller à « taxes »
Cliquer sur le bouton « insérer ».
Créez tous les codes dont vous aurez besoin. (en Suisse 7.6%, non soumis, etc…).
Au cas où on ne souhaiterait pas établir de factures sur la base des times sheets, il faut
tout de même créer au moins un code de taxe.
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Donner un numéro de code. La numérotation des codes de taxe est libre mais il ne faut
JAMAIS créer de code de taxe avec le chiffre 0.
Taper son intitulé.
Options de calcul : choisir (0) Saisie du TTC, enregistrement du TTC
Indiquer le montant de la taxe en pourcent.
Choisir un facteur d’arrondi puis la monnaie du décompte de TVA.
Cocher « Ventilation des taxes ».
Indiquer 100 dans le pourcentage de taxe déductible.
Choisir le genre « Vente ».
Cocher « Code de taxe utilisé sur les lignes de liquidités ou de tiers »
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Si on souhaite comptabiliser les factures générées par la suite, aller à l’onglet
« Ventilation des ventes », et cocher « saisie ».
Indiquer le numéro du compte de TVA sur vente sans cocher saisie.
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Collaborateurs :
L’étape suivante consiste à créer les collaborateurs qui auront des time-sheets à leur
nom.
Double-cliquer sur « Collaborateurs ».
Cliquer sur « Insérer » et créer les collaborateurs les uns après les autres.
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Code collaborateur : de préférence le code d’utilisateur Win€ur (mais pas d’obligation).
Nom : le nom de la personne.
Profil collaborateur : choisir « collaborateur » en règle générale. Toutefois, il doit y avoir
au moins un collaborateur à qui on attribue le profil « Administrateur time-sheets ».
Cela donnera accès à des fonctions évoluées (décrites plus loin). Il peut y avoir
plusieurs personnes avec le profil « administrateur ».
Si, pour un collaborateur de type collaborateur on indique son code d’utilisateur Win€ur,
il ne pourra voir que ses cartes. Si on laisse vide ce champ, il pourra voir également les
cartes des autres collaborateurs.
On indique le taux horaire facturable de base pour ce collaborateur. (Il pourra être
modifié plus loin selon les prestations ).
Cliquer sur OK et passer au collaborateur suivant.
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Transactions time-sheets :
Ajouter les cartes des utilisateurs. Cliquer sur « Outils » puis choisir « Ajouter un
onglet ».
Cliquer sur le filtre
:
Code de l’onglet : taper le nom ou les initiales du collaborateur.
Info bulle : c’est le texte qui apparaît lorsque l’on passe dessus avec la souris.
Si le but est d’avoir un onglet par collaborateur, sélectionner « Un collaborateur » et son
code. Sinon, on peut choisir « Tous les collaborateurs » ou une sélection.
De même, on peut choisir « Tous les projets » ou un projet spécifique.
Exception : Si un collaborateur a été défini de type « collaborateur » avec son code
Win€ur, il n’aura pas accès aux champs de sélection de collaborateurs.
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A l’onglet affichage, on précise la présentation à l’écran des cartes. En choisissant
« total des heures » et « montant HT des heures facturables » les cartes se
présenteront comme suit :
A l’onglet sélection, on choisit les cartes que l’on souhaite afficher :
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Cliquer sur Outils – Sauver toutes les définitions d’onglets afin de retrouver la même
présentation lorsqu’on y reviendra. (Sinon on revient à la présentation par défaut
précédente).
Aller à « Fichiers de base » - « Références time-sheets »
Prestations :
Il ‘agit de les travaux ou articles qui seront facturés aux clients dans le cadre des time
sheets.
Cliquer sur « Insérer » pour créer la nouvelle prestation.
Donner un code à la prestation, une description courte et une description longue. (La
note complémentaire n’est pas obligatoire).
A l’onglet « Détail », choisir un type de prestation en déroulant les propositions.
Sélectionner la famille à laquelle appartient cette prestation.
Indiquer le code de taxe.
Dans le cas d’honoraires où la notion de prix à l’heure intervient, cocher « saisie
heure » et « prix par collaborateur ». Lors de la saisie de cette prestation, le
collaborateur indiquera le temps travaillé et le calcul sera effectué sur la base du taux
horaire de base défini dans sa fiche ou ci-dessous.
Dans le cas de débours, cocher « forfait ». Si cette prestation a toujours le même prix,
on peut l’indiquer. Sinon, lors de la saisie, il faudra introduire le montant.
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A l’onglet « Textes », cliquer sur « Insérer». Il propose le texte préalablement saisi. Si
on souhaite établir des factures en langues étrangères, cliquer sur « Insérer », choisir la
langue et taper la traduction. L’information du code de la langue se trouve dans la fiche
du tiers.
A ‘onglet « Prix », insérer les collaborateurs et éventuellement modifier le prix horaire
pour cette prestation.( C’est le prix par défaut qui s’affiche)
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A l’onglet « Divers », regroupement = cumule les prestations sur la période
Critères de tri : AAA alphabétique 001 numérique
Clients
Depuis le menu principal, aller à « Fichiers de base », « Clients ». Si on dispose du
module comptabilité des tiers, on y retrouvera les clients déjà enregistrés.
Si ce n’est pas le cas, il faut les créer.
Cliquer sur « Insérer ».
Donner un code pour le client. Choisir « Client ». Indiquer le compte collectif de
débiteurs. Indiquer le code de taxe par défaut.
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A l’onglet « Adresses et téléphones » taper les lignes de texte qui apparaitront dans la
facture. La première adresse est l’adresse de facturation. Elle peut être modifiée ou
complétée lors de l’établissement de la facture.
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Projets :
Depuis le menu principal, aller à « Projets ».
Cliquer sur « Insérer ».
Donner un code et une description du projet.
Cocher « Projet facturable » et « Projet actif ».
On peut indiquer un responsable et utiliser un filtre sur les responsables lors de la
facturation.
Dérouler « Code client » pour l’insérer (l’adresse s’affiche telle qu’elle avait été saisie
dans le client).
Un client peut avoir plusieurs projets en cours. Le programme établira des factures par
projet (il n’est pas possible de faire un regroupement par client).
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Saisie des cartes
Saisie des cartes
Pour introduire les information dans les time-sheets, aller à « Transactions timesheets ».
La fenêtre suivante s’ouvre
Cliquer sur « Affichage ».
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Il existe deux types d’écrans de saisie à choix.
« Saisie par jour (sur un écran) » a l’aspect suivant :
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Cet affichage permet de visualiser dans la même fenêtre les prestations déjà
enregistrées ce jour et celle que l’on est en train d’insérer.
En choisissant « Par jour », deux écrans distincts s’ouvrent : un avec les prestations
déjà enregistrées et l’autre avec la siaise en cours.
Il s’agit d’une option laissée au libre choix de l’utilisateur qui déterminera quel est le
mode qui lui convient le mieux.
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Pour commencer à travailler :
Commencer par sélectionner l’onglet de carte correspondant au collaborateur (Sauf
dans le cas du collaborateur défini de type « collaborateur » avec code Win€ur qui ne
verra que ses cartes). Si des onglets n’ont pas été prédéfinis, rester sur l’onglet
« Cartes ». Cliquer sur « Insérer ».
La date proposée est la date ouvrable suivant la dernière carte enregistrée, ou, s’il n’y
en a pas, la date du jour. On peut faire défiler la date en cliquant sur les flèches jaunes
pour avancer ou reculer. Si on avance par rapport à la date du jour, le fond de la date
s’affichera en rose pour signaler que l’on est en avance dans le temps. Le jour de la
semaine s’affiche en rouge pour les samedis et dimanches.
Le code du collaborateur choisi s’affiche par défaut si on est entré par son onglet. Si on
a utilisé l’onglet « Cartes », il faut sélectionner ici le collaborateur concerné.
L’icône
permet de visualiser une carte au moyen d’un format précédemment défini
par l’utilisateur dans l ‘éditeur de formats. Voir plus loin un exemple de réalisation
(Chapitre « Editeur de formats »).
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Cliquer sur « Insert ». Une fois que l’on a ouvert la carte du jour, on peut commencer à
insérer les prestations.
Commencer par choisir le projet (i.e. à qui sera facturée cette prestation. Pour ce faire,
il est possible de dérouler la liste en cliquant sur le triangle noir et choisir le projet. On
peut cliquer sur le « ? » qui se trouve à droite et faire une recherche par description ou
par code. On peut aussi taper les premiers caractères du code après les avoir déroulés
et appuyer sur la touche « Enter ».
En appuyant sur la touche F2, on peut insérer un mot à rechercher contenu dans le
texte.
Après avoir sélectionné le projet, appuyer sur la touche « Tab » pour passer au champ
suivant. (Si on clique sur le bouton
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à droite du projet, sa fiche s’ouvre.)
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On insère ensuite l a prestation de la même manière.
Les boutons situés à droite fonctionnent de la même manière.
Insertion d’une transaction liée au temps facturable :
Le texte par défaut de la prestation s’affiche. Il est possible de le modifier ou de le
compléter dans la limite des trois lignes de 40 caractères.
Pour la saisie du temps, il y a deux possibilités :
1. Entrer, dans le premier champ, l’heure de début et dans le second, l’heure de fin.
Le total du temps écoulé se calculera automatiquement dans le troisième.
2. Entrer directement le temps facturable dans le premier champ
La quantité en décimales se calculera automatiquement. Elle peut être modifiée à la
main (exemple : 2 heures facturées au client, mais temps réél 2h15 ).
Si la prestation est définie comme facturable, il y a une coche. Si on ne veut pas la
facturer, enlever la coche.
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Le prix par défaut de cette prestation pour ce collaborateur s’affiche. Il est possible de le
modifier.
Le code de TVA est proposé par défaut également. Il est aussi modifiable.
Quand toutes les données ont été saisies, cliquer sur « OK ligne ».
La ligne saisie figure dans la partie haute de la fenêtre de la carte. Si on souhaite
modifier une ligne, la sélectionner et cliquer sur « Modifier ». Pour en supprimer une, la
sélectionner et cliquer sur « Supprimer ».
Pour insérer des autres prestations pour cette journée, cliquer sur « Insérer ».
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Si la prestation est de type quantité uniquement, indiquer la quantité en question. Le
prix par défaut s’affiche et peut être modifié. S’il s’agit d’une prestation à prix variable
pour laquelle le prix par défaut n’existe pas, le mentionner à ce moment.
Lorsque l’on a fini, cliquer sur « OK carte ».
On revient à la liste des cartes. A ce niveau, on peut en ajouter, supprimer ou modifier.
Il est possible d’imprimer des statistiques en cliquant sur impression.
Ces statistiques porteront à choix sur les employés ou sur les projets.
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Décompte par projet :
Cliquer sur « Impression ».
Commencer par choisir un filtre sur la date (sinon toutes les périodes seront prises en
compte et cumulées).
Sélection des projets : «Tous les projets » ou « Un projet » ou « Du projet au projet »
(S’ils se suivent).
Sélection des prestations : « Toutes les prestations » ou « Une prestation » ou « De la
prestation à la prestation » (Si elles se suivent)
Sélection des collaborateurs : « Tous les collaborateurs » ou « Un collaborateur » ou
« Du collaborateur au collaborateur » (S’ils se suivent ).
On peut avoir le résultat sous forme d’aperçu à l’écran, d’impression directe,
d’ouverture directe dans un fichier Excel ou au format .pdf avec ouverture de la boîte
d’envoi e-mail.
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Si on choisit :
On obtiendra :
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Décompte par collaborateur :
Le procédé est identique :
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Statistiques
En choisissant « Affichage des collaborateurs » dans le menu « Affichage et
impressions », on peut obtenir différents tableaux donnant une vue d’ensemble sur une
période ou un collaborateur choisi.
Le premier écran renseigne sur la répartition des types de collaborateurs.
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En cliquant sur l’onglet « Analyse Collaborateurs / Prestations », on obtient le total des
heures par collaborateur pour chaque type de prestation pour lesquelles des temps ont
été saisis.
Commencer par sélectionner la période à analyser dans les champs « Période
du…au… ».
Choisir ensuite le type d’heures que l’on souhaite consulter.
Cliquer sur l’icône
pour avoir un aperçu, imprimer, ouvrir un fichier Excel ou envoyer
par mail au format .pdf.
En cliquant sur l’onglet « Analyse Collaborateurs / Heures », on obtient le total des
heures pour un collaborateur pour chaque type de prestation pour lesquelles des temps
ont été saisis sous forme de ventilation par mois sur l’année.
Commencer par sélectionner le collaborateur.
Choisir ensuite le type d’heures que l’on souhaite consulter.
Cliquer sur l’icône
mail au format .pdf.
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avoir un aperçu, imprimer, ouvrir un fichier Excel ou envoyer par
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Facturation classique
1) Si on veut tout facturer
Aller à « Regroupement des time-sheets
S’assurer que « IN – Cartes en suspens » et « DE – Cartes en suspens » soit cochés.
La signification des ronds de couleur est la suivante :
- rond bleu : aucune ligne de la carte n’a encore été facturée
- rond orange : certaines lignes de la carte ont déjà été facturées
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On peut effectuer une sélection par le biais des filtres :
-
Un filtre sur la date pour sélectionner un période précise
Une sélection des collaborateurs (Tous les collaborateurs / Un collaborateur /
Du collaborateur au collaborateur)
Une sélection de projets (Tous les projets / Un projet / Du projet au projet)
On peut choisir le type d’affichage :
Sélection de la première colonne : Code de l’employé / Nom de l’employé / Date / Code
de l’employé
Type de colonne des heures affichées : Ne pas afficher / Total des heures / Total des
heures facturables / Total des heures non facturables
Type de colonne montant : Total des heures / Total des heures facturables / Total des
heures non facturables / Montant TTC de la carte / Montant TTC des heures facturables
/ Montant TTC des heures non facturables / Montant HT de la carte / Montant HT des
heures facturables / Montant HT des heures non facturables.
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Une fois les choix opérés, cliquer sur OK.
(Pour mémoire : lorsque des filtres sont actifs, le bouton de l’entonnoir
bleu au rouge).
passe du
Les cartes sélectionnées ci-dessus comportant encore des éléments à facturer
s’affichent.
Dans un premier temps, les sélectionner toutes au moyen du symbole 7. Le
programme déterminera si des cartes contiennent des erreurs ou indiquera s’il trouve
des incohérences et sélectionner « Vérification des cartes ».
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Dans le cas ci-dessus qui ne porte pas à conséquence, il signale que certains clients
ont des prestations qui ne correspondent pas à leur type de taxe par défaut. C’est-àdire qu’ils ont des prestations non soumises à la TVA alors qu’ils sont par défaut
soumis.
Cliquer sur création des factures.
Le type de document généré est, de préférence une note de débit. (Il s’agit surtout
d’une distinction linguistique pour différencier le document « facture » qui est plutôt
utilisé pour facturer des articles dans le programme de facturation pure Win€ur et non
pas des prestations). Si le module installé est seulement celui des time-sheets, on peut
utiliser la notion de facture à choix.
On a le choix entre Tous les projets / Un projet / Du projet au projet. Cliquer sur OK.
Il est demandé de confirmer le choix (possibilité de faire marche arrière).
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Une fenêtre s’ouvre pour permettre de visualiser le bon déroulement de l’opération.
En cliquant sur le bouton « Imprimer », on obtient l’impression du rapport de traitement.
Ceci peut être utile au cas ou une carte aurait présenté des erreurs et la facture n’aurait
pas pu être générée. On peut comme ceci savoir exactement où se trouve l’erreur.
Cliquer sur « Fermer ».
Les cartes facturées n’apparaissent plus dans la liste.
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Pour imprimer les factures, aller à « Facturation globale ».
Indiquer la date du traitement. Choisir NDBC. (On ne peut choisir qu’un type
d’avancement de transaction. Ceci est voulu pour ne pas mélanger les notes de débit
avec les factures si on utilise également la facturation simple.)
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.
A l’onglet « Filtre », il est possible de sélectionner une monnaie, un code vendeur, la
langue et le type de tiers. En laissant ces champs vides, il prend tout.
L’onglet affiche permet de gérer l’écran suivant.
Cliquer sur « OK ».
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Sélectionner les factures une à une en les cochant à gauche du code de tiers ou cliquer
sur 7 pour les sélectionner toutes. Cliquer sur « Confirmer ».
A - Si on souhaite d’abord les imprimer avant d’aller plus loin cliquer sur le bouton
« Imprimer ».
Il est possible de modifier la date du traitement. Cliquer sur « OK »
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Choisir le format qui correspond à l’impression des factures. (Voir plus loin un exemple
de réalisation au chapitre « Editeur de formats »). Cliquer sur « OK ».
B – On souhaite directement confirmer et imprimer ces factures.
Cliquer sur « Confirmer ».
On a la possibilité de modifier la date des transactions. Cliquer sur « OK »,
Confirmer par « OK » pour continuer. Le fait de cliquer sur « Non » arrête le traitement.
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Si on souhaite intégrer ces factures à la comptabilité, aller à
On établir un filtre sur la date des transactions à comptabiliser ou ne rien mettre afin
qu’il prenne en compte toutes les factures pas encore comptabilisées.
Sélectionner « Transactions à comptabiliser » et « NDBC – Note de débit client ».
Cliquer sur OK.
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Les factures apparaissent précédées d’un rond rouge car il s’agit de documents
« archivés ». Sélectionner les factures à comptabiliser en les cochant ou en cliquant sur
7 pour les sélectionner toutes. Cliquer sur « Comptabiliser ».
Il est demandé de confirmer la comptabilisation. Si on veut le faire tel quel, cliquer sur
OK.
« Expert » permet de changer la date de traitement, d’indiquer les transactions comme
comptabilisées sans les comptabiliser, d’afficher le détail de l’écriture.
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Une fois comptabilisées, on peut voir ces factures à « Affichage des transactions ».
Elles sont précédées d’une croix rouge indiquant qu’elles sont comptabilisées.
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Si on entre dans la société dans le programme de comptabilité, saisie des écritures, on
retrouve ces transactions :
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2 -Si on veut facturer partiellement
Aller à « Facturation des projets »
Appliquer un filtre sur les dates ou ne pas cocher pour obtenir toutes les prestations pas
encore facturées.
Choisir « Tous les projets » ou « Un projet » ou « Du projet au projet ».
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A l’onglet « Affichage »
Choisir le mode d’affichage à l’écran, soit une liste triée par « Code projet » ou
« Description du projet ».
Choisir le type de montant affiché.
Cliquer sur « OK ».
Les projets s’affichent. Commencer par sélectionner tous les projets affichés en cliquant
sur le bouton 7. Cliquer avec le bouton droit de la souris et choisir « Recalculer tous les
projets sélectionnés ». Double-cliquer sur le projet pour l’ouvrir.
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Les montant pas encore facturés au client s’affichent. La coche à gauche du tiers
signifie que le projet est facturable. Pour ne pas facturer des prestations, cocher les
cases tout à gauche. Les textes s’affichent en rouge pour montrer qu’ils sont stoppés.
Cliquer sur « Créer la facture ».
Décocher éventuellement les textes en rouge.
Voir ci-dessus (page 47) pour la procédure à suivre qui est identique.
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Facturation fiduciaire
Aller à « Facturation des projets ».
Appliquer un éventuel filtre sur les dates de transaction. Choisir éventuellement un
responsable. Sélectionner quels projets on souhaite facturer (Tous les projets – Un
projet – Du projet au projet ».
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Choisir éventuellement un autre mode d’affichage (cela n’influe pas sur les traitements)
Et cliquer sur « OK ».
Cliquer sur le bouton 7 pour les sélectionner tous. Cliquer avec le bouton droit de la
souris. Cliquer sur « Recalculer tous les dossiers sélectionnés ».
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Si on souhaite modifier un montant à facturer, double-cliquer sur le projet.
A l’onglet « Détail des cartes », on retrouve ltoutes les saisies de cartes à facturer.. Il
est possible, à ce niveau d’effectuer des modifications. Dans ce cas, double.cliquer sur
la carte pour l’ouvrir. Si on effectue une modification, il faut ressortir et recalculer le
projet comme ci-dessus.
A l’onglet « Détail des prestations », on obtient une récapitulation par prestation.
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A l’onglet « Proposition de facture », les montants sont affichés en fonction des cartes.
Si on souhaite modifier le montant, le saisir dans le champ Prestations/Honoraires.
Cliquer sur le bouton « Facturer ».
Pour la suite des opérations, voir page 47 et suivantes. (La procédure est identique).
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Editeur de formats
Cet outil permet de créer des formats pour l'impression de divers documents
personnalisés, ainsi que la modification de ceux déjà existants.
Barre de menu
Boutons
Tout d’abord, voici les boutons à disposition :
Boutons de base
Créer un nouveau format.
Ouvrir un format existant
Enregistrer le format courant
Imprimer le format courant
Prévisualiser le format
Effacer l'élément sélectionné
Copier l'élément sélectionné
Coller l'élément sélectionné
Ouvrir les propriétés du format
Propriétés du format
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Boutons de Champs
Sélectionner un élément du format
Sélectionner une zone du format
Insérer du texte libre/libellé
Insérer un champ (Nom du client, montants, etc ...)
Insérer un total
Insérer une formule
Appliquer la numérotation des pages
Insérer la date du jour
Insérer une image
Insérer des formes
Insérer un champ composé
Insérer un champ texte pour champ composé
Insérer un ensemble conditionnel
Boutons de mise en forme du contenu des champs
Choisir la police et la taille des caractères
Mettre en gras le contenu du champ
Mettre en italique le contenu du champ
Souligner le contenu du champ
Appliquer une couleur au contenu du champ
Aligner à gauche le contenu du champ
Centrer le contenu du champ
Aligner à droite le contenu du champ
Boutons de mise en page des champs
Aligner tous les champs sélectionnés à la hauteur du champ le plus
haut
Aligner tous les champs sélectionnés à la hauteur du champ le plus bas
Aligner tous les champs sélectionnés à la hauteur du champ le plus à
gauche
Aligner tous les champs sélectionnés à la hauteur du champ le plus à
droite
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Ajuster tous les champs sélectionnés de gauche à droite. Le déplacement
des champs ne se fait qu'horizontalement. La position de fin d'un champ
correspond au début du suivant. L'ordre d'alignement correspond à celui
qui a été adopté pour la sélection des champs.
Ajuster tous les champs sélectionnés de droite à gauche. Le déplacement
des champs ne se fait qu'horizontalement. La position de fin d'un champ
correspond au début du suivant. L'ordre d'alignement correspond à celui
qui a été adopté pour la sélection des champs.
Ajuster tous les champs sélectionnés de haut en bas. Le déplacement des
champs ne se fait que verticalement. La position de fin d'un champ
correspond au début du suivant. L'ordre d'alignement correspond à celui
qui a été adopté pour la sélection des champs.
Ajuster tous les champs sélectionnés de bas en haut. Le déplacement des
champs ne se fait que verticalement. La position de fin d'un champ
correspond au début du suivant. L'ordre d'alignement correspond à celui
qui a été adopté pour la sélection des champs.
Centrer tous les champs sélectionnés sur la largeur de la page
Boutons de sélection de total
Transfert l'élément sélectionné de la colonne de gauche dans la colonne
de droite.
Transfert tous les éléments de la colonne de gauche dans la colonne de
droite.
Transfert l'élément sélectionné de la colonne de droite dans la colonne de
gauche.
Transfert tous les éléments de la colonne de droite dans la colonne de
gauche
La barre de menus propose les actions suivantes :
Fichier
Nouveau rapport
Ouvre un format vierge
Ouvrir
Ouvre un format existant
Ouvrir à nouveau
Ouvre un fichier récemment utilisé
Enregistrer
Enregistre le nouveau format
Enregistrer sous
Enregistre le nouveau format sous un nouveau nom
Propriétés du rapport
Permet de configurer les éléments de base du format
Propriétés par défaut liées au format
En cas d’envoi par e-mail
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ordre dans la liste des champs)
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format
Sélectionner une bande Sélectionne tous les champs d'une bande d'impression
sélectionnée
Totaliser dans
Pour inclure un champ dans un total
Rechercher un champ
Pour trouver l’emplacement d’un champ dans le format
Bandes d'impression
Ajout détail
Suppression détail
Ajout pied dernière page
Suppression pied
dernière page
Ajout pied autre page
Suppression pied
autre page
Ajoute une bande d'impression "Ligne détail"
Supprime la bande d'impression "Ligne détail" sélectionnée"
Ajoute une bande d'impression "Pied dernière page" (quand
la section "Entête première page/Pied dernière page est
sélectionnée")
Supprime la bande d'impression "Pied dernière page"
sélectionnée.
(dans la section "Entête première page/Pied dernière page")
Ajoute une bande d'impression "Pied autre page" (quand la
section "Entête autre page/Pied autre page est
sélectionnée")
Supprime la bande d'impression "Pied autre page"
sélectionnée
(dans la section "Entête autre page/Pied autre page)
Outils
Conversion d’un format d’impression en fichier texte Outil de réparation GIT
Conversion d’un fichier texte en format d’impression Outil de réparation GIT
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Affiche les rubriques d’aide (identique à la touche F1)
Affiche les propriétés du programme WinEur
Accès direct au site GIT
Informations GIT
69
Ci-dessous, deux exemples de documents liés aux time-sheets utilisant les fonctions
mentionnées ci-dessus.
Le premier est une récapitulation journalière pour un collaborateur donné. Ce document
permet, lorsque l’on est dans les transactions time-sheets, d’avoir un aperçu ou une
impression de la carte du jour du collaborateur en question.
Le second est une note de débit (facture) établie sur la base des time-sheets.
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Premier exemple : Une récapitulation journalière pour un collaborateur donné
Aller à « Editeur de format ». Choisir « Fichier-Nouveau Rapport » Format des
transactions de la facturation ».
Choisir la langue « Français ». Indiquer « Récapitulation selon carte ». Choisir le type
de transaction « CART – Carte collaborateur ». Choisir le tri des lignes « Pas de tri ».
Cliquer sur le bouton « OK ».
Comme nous allons avoir besoin de place pour placer les différents champs dans l’entête de la page, il faut l’agrandir. Pour ce faire, cliquer au milieu de l’espace appelé
« En-tête première page ».
Des points rouges s’affichent autour de ce secteur. Cliquer sur le point rouge du milieu
du bas et le descendre.
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71
Pour placer en haut à gauche le logo de la société, cliquer sur le bouton
dans la zone « En-tête première page ». La fenêtre suivante s’ouvre :
puis cliquer
Cliquer sur le bouton « ouvrir »
Et choisir le fichier d’image contenant le logo que l’on souhaite insérer.
On peut donner directement les dimensions et l’emplacement par rapport au coin
gauche supérieur de la page. En utilisant « Ajuster la taille de l’image » il se peut que
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l’image soit légèrement écrasée dans un sens ou dans l’autre mais cela se corrige dans
le document. Si on choisit « Taille automatique », l’image arrive aux dimensions
souhaitées dans le document mais en cas de réduction, on en perdra un bout.
Pour déplacer l’image si elle ne se trouve pas exactement où on veut, cliquer dessus
(des points rouges s’affichent) et la déplacer. Pour en modifier les proportions, cliquer
sur un point rouge et le déplacer.
Procéder à la première sauvegarde du fichier. Cliquer sur « Fichier - Enregistrer » ou
sur le bouton
. Il faut souvent sauvegarder le travail en cours pour ne pas perdre les
informations en cas de pépin.
Appeler le fichier en cours « RécapJourTS » et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Cliquer sur le bouton
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puis dans la zone « En-tête première page ».
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Taper le texte « Collaborateur : » dans la zone de texte. S’assurer qu’il y ait bien une
coche dans « Taille automatique ». Puis cliquer sur OK.
Cliquer sur le texte ajouté pour le déplacer ou, en double-cliquant dessus, donner les
coordonnées exactes en millimètres gauche/haut. Choisir la taille de police 12 en
déroulant les propositions de tailles. Cliquer sur le bouton
gras.
Cliquer sur le bouton
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puis dans l’en-tête première page
pour mettre le texte en
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Cliquer sur le triangle noir pour sélectionner un champ et choisir « TimeSheet – Code
collaborateur ». Cocher « Taille automatique » et OK.
Déplacer le champ « Code collaborateur » vers la gauche pour qu’il soit placé où l’on
souhaite. Le mettre en caratère 12. Pour le remonter au même niveau que
« Collaborateur » : cliquer sur « Code collaborateur », appuyer sur la touche shift
(majuscule mais pas caps-lock) cliquer sur « Collaborateur » et relâcher la touche des
majuscules. Des points verts s’affichent. Cliquer sur le bouton
. Le champ « Code
collaborateur remonte ». Cliquer n’importe où pour désélectionner les points verts.
Cliquer sur le bouton
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puis dans l’en-tête première page.
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Choisir le champ « TimeSheet – Description collaborateur ». Le mettre en caractères
gras taille 12 et l’aligner de même façon que précédemment.
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone « En-tête première page » pour ajouter le
texte « Date : ». Le mettre en gras et taille 12.
Déplacer le texte « Date » pour qu’il soit juste sous « Collaborateur ». Le mettre en gras
taille 12. Pour l’aligner au même niveau que « Collaborateur » : cliquer sur
« Collaborateur », appuyer sur la touche shift (majuscule mais pas caps-lock) cliquer
sur « Date » et relâcher la touche des majuscules. Des points verts s’affichent. Cliquer
sur le bouton
. Le champ « Date » part à gauche. Cliquer n’importe où pour
désélectionner les points verts.
Cliquer sur le bouton
puis dans l’en-tête première page pour ajouter le champ
« Transaction en-tête – Date de la transaction ». Le mettre en taille 12 et l’aligner.
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Cliquer sur le bouton
puis dans la zone « En-tête première page » pour ajouter le
texte « Numéro de la carte : ». Le mettre en gras et taille 12. L’aligner sous
« Description collaborateur ».
Cliquer sur le bouton
puis dans l’en-tête première page pour ajouter le champ
« Transaction en-tête – Numéro de transaction ». Le mettre en taille 12 et l’aligner à
droite « Numéro de la carte ».
A ce stade on a la mise en page suivante :
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone « En-tête première page » pour ajouter les
titres des lignes suivantes. Les mettre en gras et taille 12.
Placer « Client », « Prestation », « Travail effectué » et « Temps ».
Double-cliquer dans la zone En-tête première page.
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Mettre une coche dans « Cadre bas » et OK.
Cliquer dans la zone En-tête première page. Cliquer sur le point rouge du milieu du bas
et le faire remonter jusqu’au niveau des titres.
Cliquer dans la ligne de détail et l’agrandir de la même façon qu’on a agrandi l’en-tête
première page.
puis dans la ligne de détail pour ajouter le champ « TimeSheet
Cliquer sur le bouton
– Description projet ». Cocher « Taille automatique ». L’aligner sous le titre « Client ».
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Cliquer sur le bouton
puis dans la ligne de détail pour ajouter le champ « Article –
Description courte article». Cocher « Taille automatique ». L’aligner sous le titre
« Prestation ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la ligne de détail pour ajouter le champ «Transaction
ligne – Texte mémo ». Cocher « Taille automatique ». L’aligner sous le titre « Travail
effectué ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la ligne de détail pour ajouter le champ
« Transaction ligne - Heure». Cocher « Taille automatique ». L’aligner sous le titre
« Temps ».
Ajuster la hauteur de la ligne de détail. (Soit en cliquant dans la ligne de détail endehors des champs et en remontant le point rouge au centre du bas ou en cliquant sur
le bouton
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). Double-cliquer dans la ligne de détail et cocher « Bas » dans le cadre.
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Cliquer sur le bouton
puis dans la zone « Pied dernière page » et taper « Total des
heures de la carte ». Le mettre en gras et taille 12. L’aligner par rapport à « Travail
effectué ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la ligne de détail pour ajouter le champ
« Transaction pied de page – Total des heures de la carte». Cocher « Taille
automatique ». ». Le mettre en gras et taille 12. L’aligner par rapport à « Temps ».
Et…
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…et voici l’aperçu
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Deuxième exemple : une facture sur la base de time-sheets
Aller à « Editeur de format ». Choisir « Fichier-Nouveau Rapport » Format des
transactions de la facturation ».
Choisir la langue « Français ». Choisir le type de transaction « NDBC – Note de débit
client ». Choisir le tri des lignes « Pas de tri ».
Comme nous allons avoir besoin de place pour placer les différents champs dans l’entête de la page, il faut l’agrandir. Pour ce faire, cliquer au milieu de l’espace appelé
« En-tête première page ».
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Des points rouges s’affichent autour de ce secteur. Cliquer sur le point rouge du milieu
du bas et le descendre.
Pour placer en haut à gauche le logo de la société, cliquer sur le bouton
dans la zone « En-tête première page ». La fenêtre suivante s’ouvre :
Cliquer sur le bouton « ouvrir »
Et choisir le fichier d’image contenant le logo que l’on souhaite insérer.
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puis cliquer
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On peut donner directement les dimensions et l’emplacement par rapport au coin
gauche supérieur de la page. En utilisant « Ajuster la taille de l’image » car il se peut
que l’image soit légérement écrasée dans un sens ou dans l’autre mais cela se corrige
dans le document. Si on choisit « Taille automatique », l’image arrive au dimensions
souhaitées dans le documents mais en cas de réduction, on en perdra un bout.
Pour déplacer l’image si elle ne se trouve pas exactement où on veut, cliquer dessus
(des points rouges s’affichent) et la déplacer. Pour en modifier les proportions, cliquer
sur un point rouge et le déplacer.
Procéder à la première sauvegarde du fichier. Cliquer sur « Fichier - Enregistrer » ou
sur le bouton
. Il faut souvent sauvegarder le travail en cours pour ne pas perdre les
informations en cas de pépin.
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Appeler le fichier en cours « NoteDeDébit » et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone « En-tête première page ».
Taper le nom de la société qui établit la facture. Cocher « Taille automatique ».
Ou (pour récupérer directement les informations enregistrées au préalable)
puis dans l’en-tête première page pour ajouter le champ
Cliquer sur le bouton
« Société - Nom». Cocher « Taille automatique »
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Cliquer sur le texte ajouté pour le déplacer ou, en double-cliquant dessus, donner les
coordonnées exactes en millimètres gauche/haut. Choisir la taille de police 12 en
déroulant les propositions de tailles. Cliquer sur le bouton
gras.
Cliquer sur le bouton
pour mettre le texte en
puis dans la zone « En-tête première page ».
Taper le texte que l’on veut voir figurer sous le nom de la société. Cocher « Taille
automatique ».
Il faudra peut-être agrandir le champ afin de l’avoir en entier : cliquer sur le point rouge
du centre bas et le descendre.
Choisir la taille de la police si on veut autre chose que ce qui est proposé.
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Placer l’adresse sous le nom de la société en cliquant dessus et en la déplaçant. Pour
aligner le nouveau texte au même niveau que le nom de la société : cliquer sur le nom
de la société, appuyer sur la touche shift (majuscule mais pas caps-lock) cliquer sur
l’adresse et relâcher la touche des majuscules. Des points verts s’affichent. Cliquer sur
le bouton
. Le champ de l’adresse part à gauche. Cliquer n’importe où pour
désélectionner les points verts.
Ou (pour récupérer directement les informations enregistrées au préalable)
puis dans l’en-tête première page pour ajouter le champ
Cliquer sur le bouton
« Société – Adresse Ligne 1» (puis lignes 2, 3, 4). Cocher « Taille automatique »
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Pour placer l’adresse du client, cliquer sur le bouton
puis dans l’en-tête première
page pour ajouter le champ « Transaction en-tête – Adresse de facturation ligne 1».
Cocher « Taille automatique ». Répéter l’opération avec les lignes 2,3,4,5. Les placer
chaque fois décalées légèrement sur la droite.
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Pour aligner les lignes d’adresse : cliquer sur la première ligne d’adresse, appuyer sur
la touche shift (majuscule mais pas caps-lock) cliquer sur les lignes suivante et relâcher
la touche des majuscules. Des points verts s’affichent. Cliquer sur le bouton
le bouton
puis sur
.Les champs de l’adresse s’alignent. Cliquer sur le groupe pour le placer à
l’endroit désiré. Cliquer sur
si o veut l’adresse en gras. Cliquer n’importe où pour
désélectionner les points verts.
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone « En-tête première page ». Taper le texte
« Facture n° ». Choisir éventuellement gras et taille de caractère 12.
puis dans l’en-tête première page. Choisir le champ
Puis cliquer sur le bouton
« Transaction en-tête – Numéro de document ».Cocher taille automatique. Choisir
éventuellement gras et taille de caractère 12.
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Pour aligner le numéro de la facture à « Facture n° » , cliquer sur « Facture n° »,
appuyer sur la touche shift (majuscule mais pas caps-lock) cliquer sur « Document » et
relâcher la touche des majuscules. Des points verts s’affichent. Cliquer sur le bouton
. Cliquer n’importe où pour désélectionner les points verts.
Cliquer sur le bouton
facture.
puis dans l’en-tête première page pour ajouter la date de la
Choisir le code date « F » et le « Format long ». Introduire le texte que l’on veut voir
figurer avant la date (type « lieu, le »). Cocher « Taille automatique ».
Placer le champ sur la même ligne que le numéro de la facture et l’aligner sur l’adresse.
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone « En-tête première page ».
Ajouter l’un après l’autres, les textes « Date », « Description », « Quantité/heure »,
« P.U. », « Montant », « TVA » pour avoir des titres du détail qui suivra. Pour
« Quantité/heure », « P.U. » et « Montant », choisir un alignement à droite du
texte.(Bouton
).
Double cliquer dans l’en-tête première page et cocher « Bas » dans la zone des cadres.
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Cliquer dans l’en-tête première page et en ramener le bas sur la ligne des titres en
cliquant sur le point rouge du centre bas et en le faisant remonter (ou en cliquant sur le
bouton
) . On obtient :
Cliquer dans la ligne de détail et l’allonger vers le bas.
Cliquer sur le bouton
puis dans la ligne de détail. Choisir le champ « Time sheet –
Date de la carte ».Cocher taille automatique. Le placer sous le titre « Date ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la ligne de détail. Choisir le champ « Transactionligne – Texte mémo ».Cocher taille automatique. Le placer sous le titre « Description ».
puis dans la ligne de détail. Choisir le champ « TransactionCliquer sur le bouton
ligne – Quantité originale/heure ».Lui donner une largeur de 10mm environ. Le placer
sous le titre « Quantité/heure ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la ligne de détail. Choisir le champ « Transactionligne – Prix unitaire en monnaie de référence ».Lui donner une largeur de 15mm
environ. Le placer sous le titre « P.U. ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la ligne de détail. Choisir le champ « Transactionligne – Total ligne en monnaie originale » . Le placer sous le titre « Montant ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la ligne de détail. Choisir le champ « Transactionligne – Code taxe ligne ».Lui donner une largeur de 10mm environ. Le placer sous le
titre « TVA ».
Double-cliquer dans la ligne de détail et donner la valeur 5.29 dans la hauteur.
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A ce stade, on obtient :
Cliquer dans la zone « Pied dernière page » et l’agrandir vers le bas.
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone « Pied dernière page ».
Ajouter l’un après l’autres, les textes « Total hors taxe :», « Dont : ». Choisir un
alignement des champs à droite. Les aligner sous « P.U. ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone « Pied dernière page ».
Ajouter l’un après l’autres, les champs « Transaction pied de page – Décomposition
taxe 1 – Texte de la taxe » et « Transaction pied de page – Décomposition taxe 2 –
Texte de la taxe ».Choisir un alignement des champs à droite. Les aligner sous
« P.U. ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone « Pied dernière page ».
Ajouter le texte « TVA ».. Choisir un alignement des champs à droite. L’aligner sous
« P.U. ».
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Cliquer sur le bouton
puis dans la zone Pied dernière page. Placer le champ
« Transaction pied de page – Total brut en monnaie originale » à droite de « Total horstaxe ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone Pied dernière page. Placer le champ
« Transaction pied de page – Décomposition taxe 1 – Montant soumis à la taxe en
monnaie originale » à droite de « DecTax1Texte ». Pour « Décimales », choisir
«Tronquer » « 2 ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone Pied dernière page. Placer le champ
« Transaction pied de page – Décomposition taxe 2 – Montant soumis à la taxe en
monnaie originale » à droite de « DecTax2Texte ». Pour « Décimales », choisir
«Tronquer » « 2 ».
puis dans la zone Pied dernière page. Placer le champ
Cliquer sur le bouton
« Transaction pied de page – Total taxe en monnaie originale » à droite de « TVA ».
Pour « Décimales », choisir «Tronquer » « 2 ».
Cliquer sur le bouton
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puis dans la zone Pied dernière page.
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Choisir « Trait continu » et Forme « Ligne horizontale ». Donner une largeur de 65.88 et
une hauteur de 2.12. Placer ce trait sous « TVA » et « TotalTaxeOri ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone « Pied dernière page ». Taper le texte
« Total TTC : ». Cocher « Taille automatique ». Choisir un alignement droite et des
caractères gras. L’aligner sous « TVA ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone Pied dernière page. Placer le champ
« Transaction pied de page – Total net de la transaction en monnaie originale » à droite
de « Total TTC : ». Pour « Décimales », choisir «Tronquer » « 2 ». Choisir un
alignement droite et des caractères gras. L’aligner sous « TotalTaxRéf ».
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone Pied dernière page. Placer le champ
« Transaction en-tête – Monnaie de la transaction » à droite de « TotalNetRéf ». Donner
une largeur de 10.58 Choisir un alignement droite et des caractères gras.
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone Pied dernière page.
Choisir « Trait continu » et Forme « Ligne horizontale haut et bas ». Donner une largeur
de 65.88 et une hauteur de 2.12. Placer ce trait sous les derniers champs placés.
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liquer sur le bouton
puis dans la zone « Pied dernière page ». Taper le texte
concernant les condtions de paiement, par exemple « Facture à régler sous 30 jours : ».
Cocher « Taille automatique ». Choisir des caractères gras et le placer.
Cliquer sur le bouton
puis dans la zone « Pied dernière page ». Taper le texte
concernant les codes de taxe, par exemple (mais en fonction des codes utilisés dans la
société).
« TVA
Code 1 :
7.6%
Code 10 :
non soumis : ». Cocher « Taille automatique ». Choisir des caractères
taille 6 et le placer.
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Cliquer dans la Pied dernière page puis, dans la barre de menus, dur « Bandes
d’impression » « Ajout pied dernière page ».
Dans ce nouveau dernier pied de page, cliquer sur le bouton
taper vos informations
bancaires et votre numéro de TVA. Ne pas cocher « Taille automatique ». Clique sur le
champ pour l’étirer au maximum vers la gauche puis la droite. Choisir un alignement de
texte centré. Choisir des caractères 8.
Double cliquer dans la ligne. Choisir une hauteur de 4.23 et mettre une coche dans
« Aligné sur la bas de la page.
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La présentation de la facture aura cet aspect :
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Table des matières
Introduction.................................................................................2
Changement du n° de licence et de clé......................................4
Paramétrages de base ...............................................................7
Bouton société :........................................................................................................7
Bouton comptabilité : ................................................................................................8
Bouton facturation : ..................................................................................................9
Bouton time-sheets :...............................................................................................11
Paramétrages spécifiques........................................................13
Familles : ................................................................................................ 14
Taxes : ................................................................................................... 16
Collaborateurs : ...................................................................................... 19
Transactions time-sheets : ..................................................................... 21
Prestations : ........................................................................................... 23
Clients .................................................................................................... 25
Projets : .................................................................................................. 27
Saisie des cartes ......................................................................29
Saisie des cartes .................................................................................... 29
Décompte par projet :............................................................................. 37
Décompte par collaborateur ................................................................... 39
Statistiques ...............................................................................41
Facturation classique ...............................................................44
1) Si on veut tout facturer ....................................................................... 44
2 -Si on veut facturer partiellement ........................................................ 57
Facturation fiduciaire ................................................................60
Editeur de formats ....................................................................65
Premier exemple : Une récapitulation journalière pour un collaborateur
donné ..................................................................................................... 70
Deuxième exemple : une facture sur la base de time-sheets ................ 81
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98
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