Download 3. instalación imaging scan lite

GUÍA PARA
INSTALACION,
ESCANEO Y ENVÍO DE
DOCUMENTOS
1.
INT RO DUCC IO N
2.
INS T A LAC IÓ N DEL ES CÁ N ER
3.
INS T A L AC IÓ N IMA G IN G S C A N L IT E
4.
ING RES O A LA AP L ICACIÓ N E INT E RFAZ
5.
¿CÓMO S E ES CANEAN Y ENVIAN LOS
DOCUMENTOS?
6.
CO NS U LT A DE IN FO RMAC IÓ N
7.
S OLUC IÓ N A PRE G U NT AS FRECUENT ES
8.
COMUNICACIÓN Y MESA DE AYUDA
9.
PROCEDIMIENT OS DE CONT INGENCIA
1. INTRODUCCION
El software y la documentac ión de IMAGING® Scan Lite están protegidos por la
ley y no pueden reproduc irse sin autorizac ión. Es delito realizar copias o rev isiones
del software y la documentac ión de IMAGING Sc an Lite.
Está prohibido reproduc ir, env iar, reescribir o traduc ir a otro idioma esta
publicac ión, en su totalidad o en parte, por ningún medio, ya sea óptico, manual o
cualquier otro, sin la prev ia autor izac ión por esc r ito de . E l c ontenido de este
doc umento está sujeto a modific ac ión sin prev io av iso y es de carácter
confidenc ial.
IMAGING Sc an Lite es marca registrada de SC AD Co lombia LTDA .
~3~
Modelo Descentralizado
En el modelo del pr oceso descentr alizado cada usuario escanea los documentos y luego
los enviará vía Inter net a S CAD. El escaneo y envío de estos documentos toma sólo
unos minutos, se lleva a cabo desde la comodidad de la casa, per mitiendo un manej o
óptimo del tiempo y un envío confiable e íntegr o de la información.
~4~
¿Qué ventajas implica este proceso?
Esta solución es de fácil uso por cada Gerente de Zona.
Permite la visualización y co nsulta de las imágenes escaneadas y enviadas. Per mite
generar ar chivos clasificados por tipo de documento.
Gar antiza la r ecepción de la infor mación total r epor tada por cada ger ente de zona
par a su pr ocesamiento en SCAD
Gar antiza la identificación inequívoc a de los diferentes tipos de documentos que se
deben procesar
Dej a digitalizados y or ganizados los documentos or iginales para poster ior es
consultas en el futuro.
Permite estar a la vanguar dia en el uso de tecnologías de administración de
documentos.
Garantiza la conser vación física de documentos.
~5~
¿Qué es IMAGING Scan Lite?
IMAGING Scan Lite es una so luc ión de e sc aneo y manejo d ig ita l de doc umentos que
permite de una manera rápida y prec isa archiv ar, organizar, recuperar y distribu ir
documentos esenc iales, haciendo más fácil, rápido y seguro el flujo de informac ión.
IMAGING Scan Lite p e rm it e la t r ans f e r enc ia de doc um ento s de sd e e st ac io ne s de
trabajo remotas hac ia un punto c entralizado de recepc ión, asegurando la integridad
de la información y la seguridad durante la transmisión.
¿Cuál es el papel de IMAGING Scan lite en el nuevo Proceso?
IMAG ING Sc an Lite es una aplic ac ión que permite junto con el c omputador y el
esc áner, transformar los documentos físicos en imágenes, c lasific arlas y organizarlas
y enviarlas a un sistema destino.
Tome
documentos...
sus
...ingréselos al
escáner...
... y las imágenes de
los documentos serán
enviadas al sistema
destino.
ESQUEMA DEL PROCESO
~7~
ETAPA 1 Reconocimiento de las piezas.
ETAPA 2 Instalación.
ETAPA 3 Conexión al computador
ETAPA 4 Configuración del Botón Scan
2. INSTALACIÓN DEL ESCÁNER
ETAPA 1: Reconocimiento de las piezas
1. TAPA DE LA BANDEJA DE ENT RA DA : Coloque aquí los documentos que
va a escanear .
2. BANDEJA DE ENT RA DA: Coloque aquí los documentos que va a escanear.
3. GUÍA S LATERA LES. Aj uste estas guías al ancho del documento par a
prevenir imágenes tor cidas.
4. BANDEJA DE SA LIDA : Los documentos escaneados serán expulsados a
esta bandej a.
~9~
ETAPA 2: Instalación.
1. Ingr esar al computador y cer rar todos los pr ogr amas que tenga abier tos.
2. Abr ir e l e xp lor a dor de In ter n et.
3. Digitar en la barra de direcciones ww w.scadcolombia.com y luego click en “Descargue
el programa de escaneo remoto”.
4.
Digitar en Usuar io: belcor p y en Contr aseña: bel2009
~ 10 ~
5. En la v entana que aparec e selec c ionar Dr iver ScanSnap debajo de
software del escáner.
En la ventana siguiente seleccionar la opción Guardar.
6. Elegir la ubicación donde almacenará el archivo (Recomendado Escritorio).
Dar c lic en Guardar .
7. Esper e mie ntr as se r ealiza la descar ga.
8. En la siguiente ventana dar clic en Ejecutar .
Nota: En caso de que no se habilite esta ventana debe dirigirse a la r uta
donde guar do el ar chivo y dar click.
No ta: En caso de que no se habilite esta
vent an a deb e di ri gi rs e a l a ru ta dond e
guardo el archivo y dar click.
—'12—'
9. En la siguiente ventana de nuevo dar c lic en Ejecutar .
10.
En la siguiente v entana dar c lic en Siguient e.
—'13—'
11.La ventana que apar ece corresponde al Contrato de Licencia. Seleccionar la
opción Acept o los t ér minos del acuer do de Licencia y haga clic en
Siguiente.
12. En la ventana elegir ubicación de destino dar clic en Siguient e.
—'14—'
13. En la ventana que aparece dar c lic en Siguiente
14. Ha inic iado la instalac ión del esc áner
—'15—'
15. La última ventana le informará sobre el éx ito de la instalac ión, selecc ionar
Si, desea reiniciar el equipo ahora y dar c lic en Finalizar.
Nota: Ver ificar en la barra de inicio infer ior derecha
donde está el reloj, que aparezca el icono del escáner
—'16—'
ETAPA 3: Conexión al computador
1.
Conecte el ca ble de AC al a dap tador de AC
Cable de AC
2.
Adaptador AC
Conecte el adaptador de AC al escáner y el enchufe al estabilizador de
corr iente del PC, como se muestr a a continuación.
Nota: Si no tiene el estabilizador conectar directamente a la luz.
~ 17 ~
3. Ahor a r etir e la etiqueta puesta en el lado poster ior del escáner.
N ot a : E l S can Sn ap es e l progra m a inst a lado en los pa sos
anteriores.
4. In s er t ar e l ca b le US B e n la r a n ur a US B de l es cá n er y
co n ect ar e l ot r o ext r e mo de l cable en e l puer t o US B de l
co mput ad or .
Insertar un
extremo del cable
USB en la ranura
del escáner
—'18—'
Insertar el otro
extremo del cable USB
en el puerto USB del
computad or.
5. Abr ir la tapa de la Bandej a de entr ada del escáner y el computador lo
detectará automáticamente.
Si no le aparece este mensaje comuníquese con la mesa de ayuda.
ETAPA 4: Configuración del Botón Scan
1. En la bar r a de inicio en la par te i nfer ior der echa donde está el r eloj ,
aparece el icono del escáner, dar clic derecho y verificar que ninguna opción
se encuentr e seleccionada.
2. De la Lista que se muestra dar clic sobre la opción Configuración de l botón
Scan.
—'19—'
3. En la ventana de configur ación desmarcar la opción Usar el menú rápido
4.
Una vez hecho el paso anterior aparece en la ventana la opción Perfil, en la
lista seleccionar Estándar y dar clic en Detalles.
—'20—'
5.
Al seleccionar Detalles se pueden visualizar las propiedades de la ventana.
S eleccionar la pr imer a pestaña A plicación. be la lista Se leccio nar
A plicación escoger Dig it alizar par a A rchiv o . bar clic en la pestaña
Digitalizando.
—'21—'
6. En la pestaña Digitalizando de la lista Calidad de la Ima gen seleccionar
Mejor ada y de la lista Modo de Color seleccionar Color. Dar clic en la
pestaña Archivo.
7. En la pes taña A r ch iv o de la lis ta For mat o de l A r chiv o seleccio nar
JPEG(*.jpg) dar Clic en Aplicar y luego Aceptar.
Nota Terminados estos pasos se finaliza con la
:
configuración del escáner.
—'22—'
3. INSTALACIÓN IMAGING SCAN LITE
1. Abrir su explorador de Internet e ir a la página Web
www.scadcolombia.com y luego dar click en “Descargue el programa de
escaneo remoto”.
2. D igitar en Usuario: belcorp y en Contraseña: bel2009
3. Selecc ionar la opc ión Es caneo r emoto
—'23—'
4. D ar C lic en Ejecutar.
6. En la primera ventana que aparece dar c lic en el botón Next
7. La última ventana mostrará la finalizac ión de la Instalac ión. Dar c lic en Close.
8. IMAG ING S CAN L IT E se encuentr a instalado en su c omputador en la
siguiente ruta: Menú, Inicio > Todos los Pr ogramas > IMA GING Scan Lite
o en el escr itor io.
Para consultar esta guía:
1 . Ha g a c l ic s u e x pl o r a d or d e In t e r ne t y v a y a a n ue s tr a pá g i n a W eb
www.scadcolombia.com y luego click en “Descargue el programa de escaneo
remoto”.
2 . Digite el dato Usuario: belcor p y Contr aseña: bel2009
3 . Seleccione la opción Manual de Usuar io, para leerlo deberá tener instalado
Acrobat Reader .
—'25—'
4. INGRESO A LA APLICACIÓN E INTERFAZ
1. El escáner se encuentra encendido y el icono de ScanS nap apar ecerá así
2. Verificar que la conexión a Inter net se encuentr e activa en la barra de
inicio, visualizando el siguiente ic ono.
3. Dar doble clic en el icono que apar ece en el escr itor io IMAG ING S can Lite.
4. En la siguiente ventana seleccionar el país y la compañía y dar click en
aceptar.
—'26—'
5. En la ventana siguiente, apar ece digitar usuar io y contraseña y dar clic en
Aceptar.
Nombre de usuario: usuar io
Contraseña: 12345
Ambiente de Trabajo: Pr ueba o Producción.
—'27—'
Nota: El nombre de usuario y contraseña siempre serán los
mismos.
Siempre seleccionar el ambiente de producción; el de
pruebas solo se debe usar para prácticas en la
herramienta.
6. En la siguiente ventana Infor mación del Proceso, D iligenc iar los siguientes
campos:
Región/zona: el número de zona,
Año: El año actual
Campaña: Campaña actual
—'28—'
7. Dar clic en A ceptar. Aparecer á la Interfaz general de IMAGING Scan
LITE.
—'29—'
5. ¿CÓMO SE ESCANEAN Y ENVIAN
LOS DOCUMENTOS?
ETAPA 1 Colocar el paquete de documentos en la Bandeja
del Escáner.
ETAPA 2 Selección del Tipo de Documento a Escanear.
ETAPA 3 Escaneo
ETAPA 4 Envío
ETAPA 1 Colocar el paquete de documentos en la Bandeja
del Escáner.
1. Ubicar máximo 30 hoj as en la bandej a del escáner .
2. La or den de pedido se debe ubicar de forma que el r ever so (Par te de atr ás de
la hoja) lo vea de fr ente a usted y con el encabezado hacia abaj o.
-' 36 -'
3. Aj uste las guías laterales al ancho de los documentos que va a escanear , para
evitar que las imágenes salgan torcidas.
ETAPA 2: Selección de Tipo de Documento a Escanear.
1. En la ficha Proceso seleccionar el tipo de documento que va a escanear .
—'37—'
2. En el campo No. Hojas digitar el numer o de hoj as a escanear.
ETAPA 3 Escaneo
1. Haga clic en el botó n Es canear .
2.
S i es la pr imer a vez que escanea le solicitara el Númer o de S er ial de su
escáner par a asignar le la Licencia a su aplicativo.
—'32—'
3. Digitar el Númer o de Serial que se encuentr a en la par te de atr ás de su
Escáner y en clave de activación digitar el mismo númer o del serial y dar
clic en Aceptar .
4. El pr oceso de escaneo ha comenzado. En la par te inferior de la pantalla
aparecer á la ventana de contr ol del escáner .
5. Cuando se hayan terminado las hojas de la Bandeja de entrada haga clic en
Aceptar si desea guardar las imágenes escaneadas, o click en Cancelar si
desea bor rar y repetir este escaneo.
ACEPTAR
CANCELAR
6. Aparecerá un mensaje informándole que las imágenes han sido guardadas
satisfactor iamente. Al hacer clic en S I podrá continuar escaneando otr os
documentos, al dar clic en NO, ter minarás el pr oceso de escaneo.
~ 40 ~
Las imágenes que se van mostrando en la par te inferior corresponden a los
pedidos que se están escaneando, teniendo en cuenta que 1.1 es el frente de
la hoja y el 1.2 es la par te de atrás de la hoj a.
Nota: si se presenta alguna inconsistencia al escanear los pedidos
diríjase al plan de contingencia de esta guía en la página
—'35—'
ETAPA 4: Envío
Par a enviar las imágenes guar dadas, usted dispone del botón Env ío de
Documentos. Para realizar el envío siga las siguientes instr ucciones.
1. Dar clic en el botón Envió de Documentos
2. En la ventana de Envío aparecerá la cantidad de imágenes a ser
enviadas y el pr ogr eso de la operación de envío.
Al opr imir el botón de Envío de documentos y mientr as haya conexión a
Int er ne t, el pr oc eso de en ví o q ue da a ct iv ado de mo do q ue to dos los
documentos escaneados y g uardados ir án siendo enviados automáticamente.
Es recomendable continuar con el proceso de envío hasta que se hayan enviado
todas las imágenes, per o en caso de querer detener dicho proceso, podrá
hacer lo haciendo clic der echo sobr e el icono rojo de la apli cación en la
barr a de tareas y luego clic en Cer rar Aplicación, como lo muestra en la
imagen.
—'37—'
6. CONSULTA DE INFORMACIÓN
Usted podrá realizar la consulta de informac ión en IMAGING SC AN LITE de dos
maneras princ ipalmente:
CONSULTA 1. Información del proceso
CONSULTA 2. Consulta de Imágenes
COMO HACER UNA PRUEBA
CONSULTA 1. Información del proceso
1. Para consultar la informac ión del proceso actual, haga c lic en el botón informac ión
del proceso ubicado en la barra de herramientas.
2.
En esta ventana, usted puede visualizar la infor mación del proceso actual
3.
En la ventana Información del proceso al seleccionar un año y campaña, puede
consultar la cantida d de doc umentos escaneados y e nviados de hasta 9
campañas atrás.
—'40—'
CONSULTA 2. Consulta de Imágenes
Puedes consultar imágenes buscando por filtros, por ejemplo: un tipo de
documento y consultora; o un tipo de documento y preimpreso siguiendo estos
pasos:
1.
Sitúese en la barr a de herramientas, al final se encuentra el siguiente ícono
.
2.
Haga clic sobre este para que se muestre la siguiente ventana,
3.
En la par te infer ior de la pantalla, esta la sección ‘Parámetros de Búsqueda’, aquí
puedes realizar difer entes búsquedas:
Escoger el tipo de documento y hacer clic en BUSCAR; de esta forma puedes
encontrar todas las imágenes escaneadas de este tipo.
Resultados:
 En la par te del árbol, se mostrar á el esquema de la información
 Se activara la sección ‘Resultados de Búsqueda’, donde se completarán las
cajas de esta sección con la información de cada resultado; puede avanzar
' —'41—'
o retroceder en los resultados.
También puedes escoger el tipo de documento e ingr esar un número de
preimpreso; o puedes escoger el tipo de documento e ingresar el código de la
consultora; de esta for ma la consulta ser á más precisa.
A continuación un ejemplo,
De esta forma se muestr an los resultados del ejemplo anterior,
—'42—'
También puedes consultar las imágenes escaneadas en forma general, siga los
siguientes pasos
1. Sitúese sobre la ficha Consulta y haga clic sobr e la carpeta que hace
refer encia a su Región y Zona.
2. Seleccione la carpeta que hace r efer encia al año y campaña que quiere
consultar.
—'43—'
3.
Haga clic sobr e un documento par a poder visualizarlo.
UNA PRUEBA Cómo realizar una prueba
Nota: Antes de realizar una pr ueba se debe comunicar con el coor dinador de
Administración de ór denes para hacer seguimiento a dicha prueba.
Para ello debe seguir el pr ocedimiento de escaneo ya visto, per o debe seleccionar
el ambiente de trabajo Pr ueba al ingresar a la aplicación.
4.
Ingr ese a la aplicación y en la ventana de acceso digite su nombre de usuario,
contr aseña y seleccione el ambiente de tr abaj o PRUEBA. Haga clic en Aceptar.
—'44—'
3. Realice el escaneo y en vío de do cument os de pr ueba com o se explica al
comienzo de este capítulo en la página 36.
4. En la ventana Información del Pr oceso podrá ver ificar el correcto envío de los
documentos.
7. SOLUCIÓN A PREGUNTAS
FRECUENTES
En esta sección encontrar á la explicación y la solución de algunos de las pr eguntas
relativas al proceso de escaneo y envió de los documentos.
Antes de ponerse en contacto con el ser vic io de sopor te de S CAD
revise
el
siguiente listado de pr oblemas frecuentes. S i no puede resolver su pr egunta después
de examinar este listado deber á comunicarse con el ser vicio de S opor te de S CAD.
Las pr eguntas que usted puede plantearse pueden ser de tr es tipos:
1 PREGUNTAS RELATIVAS AL ESCANER
2 PREGUNTAS RELATIVAS A LA CONEXIÓN A INTERNET
3 PREGUNTAS RELATIVAS A IMAGING
1. PREGUNTAS RELATIVAS AL ESCÁNER
MENSAJE: SIN CONTACTO CON EL ESCÁNER
Si este mensaj e apar ece, es posible que el ser vicio del escáne r se haya caído y por lo
tanto IMAGING no reconoce el escáner .
-' 55 -'
—'46—'
IMAG IN G no r econoce el escáner cuando al ingr esar a la aplicación el escáner se
encuentr a apagado, desconectado del computador o cuando el escáner no ha sido
instalado corr ectamente o ha sido conectado incor rectamente al computador.
¿Qué debo hacer para solucionar el problema?
1. Dar clic en Aceptar en el mensaj e anterior y cier re IMAGING (Menú Archivo >
Cerrar).
2. Ver ificar que el escáner tenga suministro de ener gía, esté encendido y que el
icono del ScanSnap se encuentr e activo.
3. Ingrese al menú Inicio > T odos los programas > ScanSnap Manager > ScanSnap
Manager.
4. Apague el escáner y verifique que el icono S canS nap se encuentre inactivo (ver
figura abajo).
5. Encienda nuevamente el escáner, espere por lo menos 10 segundos y verifique
que apar ezca el icono ScanS nap activo (ver figur a abaj o).
6. Ingrese nuevamente a IMAGING S can Lite y r ealice nuevamente el escaneo de
documentos.
CONFIGURACION INUSUAL DEL SCANSNAP
En algunas ocasiones se puede presentar cierta configuración inusual del ScanSnap al
instalarlo. Si aparece la ventana “ScanSnap Searchable PDF Maker” después de hacer
clic en el botón escanear , es por que el aj uste del escáner se encuentr e con la opción
PDF (ver figura abajo).
Por otr a par te, otr a configuración inusual del S canS nap es cuando aparece el cuadr o
de dialogo “Guardar la imagen digitalizada como” después de finalizar el escaneo de
documentos y es porque la opción “Guardar el nombre del archivo después de
digitalizarlo” esta seleccionada (ver figura abajo).
—'48—'
¿Qué debo hacer para solucionar estos problemas?
1. Haga clic en Inicio > Todos los pr ogramas > S canSnap Manager > Aj ustes del
ScanSnap Manager. Aparecerá la ventana “ScanSnap Manager: escanear y
guardar configuración”.
2. Revise que en el paso 1 se encuentr e seleccionado la opción ESTANDAR. La
ventana “ScanSnap Searchable PDF Maker” no seguirá apareciendo.
3. Haga clic en la pestaña “Guardar en”. Revise que la opción “Guardar el nombre
del archivo después de digitalizarlo” no está seleccionada. El cuadro de dialogo
“Guardar la imagen digitalizada como” no seguirá apareciendo.
4. Haga clic en Aceptar.
EL ESCÁNER NO INICIA INMEDIATAMENTE
Normalmente el escáner necesita unos segundos par a el calentamiento de las lámp aras
en cuyo caso aparecerá un mensaj e como el siguiente.
En este caso, debe esperar uno segundos mientras se r ealiza este calentamiento. En
algunas ocasiones puede ser que el escáner se encuentr e bloqueado, lo cual se
evidencia si par padea la luz azul de encendido. Cuando la luz azul esté par padeando
debe desconectar y r econectar el cable AC del estabilizador de cor riente. (Esper e 5
segundos como mínimo antes de reconectar el cable AC).
—'50—'
SE HA PRODUCIDO UN ATASCO DE PAPEL
Cuando se pr oduce un atasco de papel en el escáner apar ece un mensaj e como el
siguiente.
Un atasco de papel en el escáner se puede deber a una mala colocación de los
documentos en la bandej a alimentador a del escáner , a una cantidad super ior a la
r ecomendada de documentos en la bandej a alimentador a o al paso de un elemento
extraño (gancho, clic, etc.) por los rodillos del escáner.
¿Qué debo hacer para solucionar el pr oblema?
1. Ha ga cl ic e n Cer r ar e n el me nsaj e de l er r or
2. Abr a el escáner pr esionando el botón que se muestr a en el gráfico.
—'51—'
3. Retire el o los documentos que pr oducen el atasco.
4. Coloque nuevamente los documentos en la bandeja alimentadora del escáner (
según la cantidad y posición r ecomendada)
5. Reinicie el pr oceso de escaneo haciendo clic en Escanear .
ICONO DEL SCANSNAP NO S E ENCUE NTRA ACTIVO CON EL
ESCANER ENCENDIDO
Si usted realizo la instalación del ScanS nap con el escáner conectado y encendido a su
equipo es posible que el icono del S canS nap en la bar ra de tar eas se encuentr e
inactivo. En o tr as ocasiones, aunque se r ealiz ó el pr ocedimiento de instalación
cor rectamente, es posible que no se encuentre inactivo. Para solucionar este pr oblema
es necesar io r ealizar el siguiente procedimiento.
1. Haga clic en Inicio > Panel de Control > Sistema > Har dware > Administrador
dispositivos. Aparecerá una ventana mostrando todos los dispositivos que se
encuentran instalados en su equipo.
2. Busque en el árbol la opción “Dispositivos de Imágenes”. En ella encontrará el
dispositivo ScanSnap S 1500. S i apar ece con un signo de admir ación de color
amarillo, haga doble clic sobr e él.
3. Aparece la ventana Propiedades de ScanSnap S1500. Haga clic en Controlador >
Actualizar contr olador .
-' 60 -'
4.
Aparece la ventana Asistente para agr egar nuevo Har dware. Realice los pasos
del 6 al 10 del pr ocedimiento p ara la instalación del escáner.
5. Si no apar ece con el signo de admiración, por favor apague y desconecte el
escáner y r einicie su equipo.
HA OCURRIDO UNA ALIMENTACIÓN MULTIPLE
Se denomina alimentación múltiple al hecho de que dos o más hojas son alimenta das al
escáner simultáneamente. Cuando ocurre una alimentación múltiple aparece un mensaj e
como el siguiente.
Otr o mensaje que puede aparecer al ocurr ir una alimentación múltiple es el siguiente.
~ 53 ~
La alimentación múltiple se debe con fr ecuencia a la colocación de una cantidad
excesiva de hojas en la bandej a de entrada, per o también puede atribuir se a dobleces
en algunas hojas del paquete.
¿Qué debo hacer para solucionar el problema?
Cuando ocurre una alimentación múltiple el número de hoj as especifica das, no coincide
con el númer o de hojas escaneadas. Por esta r azón, debe r ealizar nuevamente el
escaneo. Par a solucionar el problema siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en Aceptar en el mensaje “ El número de hojas no corresponde con el
especificado”
2. Haga clic en Cancelar en la Bar r a de her r amientas.
3.
4. Coloque nuevamente el paquete de documentos en la bandeja de entr ada del
escáner (solucione el pr oblema asociados a los documentos, elimine los
dobleces, escanee menos documentos, etc.).
5. Escanee el paquete de documentos nuevamente.
~ 54 ~
2.
PREGUNTAS
RELATIVAS
CONEXIÓN A INTERNET
A
LA
CAIDA PARCIAL O TOTAL DE LA CONEXIÓN
Eventualmente dur ante el pr oceso de envío puede caer se la conexión a Inter net
parcial o totalmente. Si el tiempo de desconexión es muy pr olongado apar ecerá un
mensaje emergente como el siguiente:
También es posible que aparezca el anter ior mensaj e por dos motivos principalmente:
S u pr oveedor de Inter net no tie ne habili tado el puer t o por el cual se en vía las
imágenes de maner a que sea imposible r ealizar esta oper ación. En este caso es
necesar io que repor te su caso inmediatamente a su Jefe Regional par a realizar la
gestión r espectiva.
S i La ca íd a de l a co ne xi ó n a In ter ne t s uce de c o n mu c ha fr e c ue nci a de ber á
comunicárselo a su pr oveedor de ser vicio de Inter net, quién le explicará las causas y
le dará soluciones para este pr oblema.
Cuando se pierde la conexión a Inter net, el proceso de envío se detiene en un númer o
deter minado de documentos. Cuando la conexión se r establece y se inicia nuevamente
el pr oceso de envío, este se r einicia a par tir del último documento que pudo enviarse
antes de per der la conexión. Por esta r azón, si se pr esenta un pr oblema con la
conexión siga el siguiente pr ocedimiento.
1. Cierr e la ventana de envío, haciendo clic der echo sobr e el icono roj o en la bar ra
de tareas y luego en Terminar la aplicación.
-' 63 -'
2. In ten te c onec tar se n ue vamen te a Inter n et.
3. Haga clic en Enviar, par a que la aplicación continúe enviando los documentos
pendientes.
4. Si aún no puede enviar los documentos, intente nuevamente este procedimiento
desde el paso 1 más tar de.
Si el problema con la conexión persiste consulte la sección “Procedimientos
de contingencia”.
T RA N S M I S I Ó N DE L O S DOC U M EN T O S ES C A N EA DO S
DEMASIADO LE NTA
Ocasionalmente el pr oceso de envío s e ejecuta demasiado lento y puede ser por los
siguientes motivos:
La cantidad de documentos para enviar es gr ande
S i el motivo es la cantidad de documentos par a enviar , es necesar io que envíe
inmediatamente después de haber ter minado con el escaneo de un tipo de documento.
3. P R E G U N T AS R E L A TI V A S A I MA GI N G
MENSAJE: DOCUMENTO NO PUEDO SER IDENTIFICADO
Aunque la apar ición de este mensaje sea más por err or de la gerente de zona, ya sea
por colocar incorrectamente un documento en la bandeja de entrada o por seleccionar
erróneamente el tipo de documento a escanear, en ocasiones IMAGING Scan Lite no
puede identificar un documento por su mala calidad del papel. En los anter iores casos,
se detendrá el pr oceso de escaneo.
Cuando un documento no puede ser identificado el proceso de escaneo se detendr á en
el documento que no ha sido reconocido, de este modo usted puede retirar lo del gr upo
de documentos y continuar con los restantes.
1. Identifique y r etire el documento no r econocido de la bandej a de salida del
escáner.
2. Continúe escaneando el r esto de documentos de la bandej a alimentador a
haciendo clic en Continuar .
3. Una vez haya terminado de escanear y haya guardado las imágenes., tome los
—'56—'
documentos que no hayan sido reconocidos, y solucione el problema asociado a
ellos (girándolos, volteándolos o quitándolos sino for man parte del gr upo de
documentos aceptados).
4. Coloque estos documentos en la bandeja de entr ada de escáner e intente
escanearlos nuevamente.
5. S i alguno o todos los documentos continúan sin ser identificados, regr ese al
Paso 1.
6. En caso de que el pr oblema per sista comuníquese a la mesa de ayuda.
¿CÓMO PUEDEN DOS GERENTES DE ZONA ESCANEAR EN UN
MISMO EQUIPO?
Cuando dos o más ger entes de zona desean esca near en un mismo e quipo, es
impor tante realizar los siguientes pasos cuidadosamente:
1. Ingrese a la aplicación.
2. En la ventana Información del Pr oceso, ingr ese el número de región -zona de
una gerente de zona (Ejemplo: 100), el año y campaña correspondiente, luego
haga clic en Aceptar .
3. Ve r i fi q ue qu e e n la c as il la RegionZonaa p a r ezc a el n úme r o a n te r i or me n te
ingresado.
4.
Realice el escaneo de documentos de maner a nor mal.
5.
Si otra gerente de zona desea realizar el escaneo de documentos, haga clic en
—'57—'
Información del Pr oceso.
6.
Cambie el número de región-zona (Ejemplo: 110).
7.
Ver ifiq ue que en la casi lla RegionZonaapar ezca el nue vo n úmer o.
8.
Realice el escaneo de documentos de maner a nor mal.
¿LOS DOCUMENTOS ESCANEADOS TANTO EN AMBIENTE DE
PRUEBA COMO DE PRODUCCION SON ENVIADOS AL MISMO
—'
—'67
58—'
—'
TIEMPO?
No. Cuando una gerente de zona r ealiza el envío de documentos, por ejemplo, en
ambiente de pr oducción, solamente serán enviados los escaneados en ese ambiente.
¿PUEDO REALIZAR EL ESCANEO Y ENVIO DE DOCUMENTOS AL
MISMO TIEMPO?
Si. Una ger ente de zona puede r ealizar ambos pr ocesos sin ningún pr oblema. La
imagen de abajo muestra las ventanas de escaneo y envío al mismo tiempo.
Es necesar io ver ificar en la ventana infor mación del Pr oceso cuantos documentos
hacen falta por enviar.
8. COMUNICACIÓN Y MESA DE
AYUDA?
Cuando se presente un problema que no pueda ser solucionado al revisar el listado de
pr eguntas a problemas fr ecuentes r ecurra al plan de contingencia par a ponerse en
contacto con SCAD par a solicitar sopor te.
El soporte cubrirá los siguientes componentes de la solución:
Escáner: Instalación, conexión y operatividad
IMA GING: Instalación, operatividad, contr ol de remoto del Equipo portátil si fuera
necesar io para solucionar los casos asociadas a Imaging.
Capacitación: reforzar temas de entrenamiento sobre manejo del escáner y el software de
Imaging.
El sopor te r emoto será solicitado a través de las líneas de asistencia del Pr oveedor .
Estas líneas serán atendidas dir ectamente por el per sonal de asistencia.
El per so nal d e a sis te nci a del Pr o vee dor es p er ma ne nt eme n te en tr e na do e n
—'59—'
metodología de atención y en r esolución de problemas técnicos par a gar antizar una
adecuada, opor tuna y esmerada atención a los problemas repor tados.
Medios de Comunicación con la Mesa de Ayuda
VÍA TELEFÓNICA: Puede comunicarse con la línea de sopor te al siguiente teléfono:
Origen Número país
BOLIVIA
800100029
CHILE
800201702
ECUADOR
1800000088
EL SALVADOR 8006957
PANAMA
8005700769
COSTA RICA 8000570024
PERÚ
80054567
VENEZUELA
8001007723
COLOMBIA
18000111627
PUERTO RICO 18888295815
REP DOMINIC 18007519068
GUATEMALA
50222058417
Horario de Servicio para Gerente de Zona: El horario de atención de asistencia
telefónica será de lunes a vier nes en horario de 6:00 a.m. 10: 00 pm hora de Colombia
durante todo el año excepto los días incluyendo festivos.
–
Tiempo de atención: En el caso de llamadas múltiples, podr ía haber un tiempo de
esper a en la atención, el cual en ninguno de los casos deber ía exceder los 4
minutos.
—'60—'
9. PROCEDIMIENTOS DE
CONTINGENCIA
En caso de presentarse un pr oblema de fuerz a mayor que impida la r ealización del
escaneo y/o envío de los documentos desde su pr opio equipo, puede efectuar los
siguientes pr ocedimientos de contingencia:
1.
Procedimiento de cont ingencia para escaneo: Es ejecutado por la gerente de
zona la cual no pudo escanear los documentos desde su equipo.
2.
Procedimiento de cont ingencia para env ío: Es ejecutado por la gerente de zona
la cual no pudo enviar los documentos escaneados desde su equipo.
Ambos pr ocedimientos se puede r ealizar en un café Inter net o en la casa de otra
ger ente de zona que se encuentre más cercana.
PR OCE D IMIENT O D E CON TINGEN CIA PAR A E SCANE O Y
ENVIO
1. Ingrese a la aplicación.
2. En la ventana Información del Pr oceso, ingr ese su región -zona, año y campaña
que va a escanear.
3. Realice el proceso de escaneo y envío como habitualmente lo hace.
~ 61 ~
4.
Ver ifique en la ven tana inf or mación de pr oceso el cor r ecto e nvío de sus
documentos.
PROCEDIMIENTO DE CONTINGENCIA PARA ENVIO
1.
Ingrese a la aplicación.
2.
Conecte una memoria USB al computador.
3.
Haga clic en Opciones en la barr a de herramientas. Escoja la opción Copiar a
USB. Aparecerá la ventana “Copiar a memoria USB”.
4. Escoja la unidad a la cual cor r esponde la memoria US B y luego haga clic en
Iniciar .
—'62—'
5. Haga clic en Aceptar cuando finalice el copiado de imág enes a la memoria US B.
6.
Retire la memor ia US B del computador y diríjase a un Café Inter net o a la casa
de otra gerente de zona que posea conexión a Inter net.
7.
Conecte la memor ia US B. Luego abra la unidad que corr esponda a la memor ia
USB.
8. Haga doble clic en el icono ImagingRemot eScanOpt ionPack. Aparecerá la
ventana de envío de documentos.
9.
Cuando finalice el envío de documentos, retire la memoria US B del equipo.
10. Es necesario que la información enviada sea actualizada en el equipo de su casa.
Para ello, conecte la memor ia US B al computador y abr a la aplicación.
11. Haga clic en Opciones en la barr a de herramientas. Escoja la opción Sincronizar
USB. Aparecerá la ventana “Sincronizar USB”.
12. Escoj a la unidad a la cual cor responde la memor ia US B y luego haga clic en
Iniciar .
13. Cuando finalice el pr ocedimiento de sincr onización de datos,
haga clic en Aceptar.
14. Haga cl ic en Infor mació n del Pr oceso. Ver ifiq ue q ue el
númer o t otal de documentos enviados sea igual al númer o total
de documentos escaneados.