Download Validador de Afiliaciones

MANUAL DEL USUARIO
VALIDACIÓN DE AFILIACIONES A ADMINISTRADORAS
CONTENIDO
1.
INFORMACIÓN DEL ARCHIVO ................................................................................................
........................................ 2
2.
VALIDACIÓN AFILIACIONES
NES A ADMINISTRADORAS
ADMINISTRADORA ................................................................
........................................ 3
3.
ACEPTACIÓN DE TÉRMINOS
OS Y CONDICIONES ................................................................
................................................. 3
4.
RESULTADO DE LA VALIDACIÓN
DACIÓN ................................................................................................
.................................... 4
4.1.
4.2.
4.3.
5.
ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA
TICA ................................................................................................
..................................... 9
5.1.
5.2.
6.
FILTROS ................................................................................................................................
................................
......................................... 5
REPORTES DE LA VALIDACIÓN................................................................................................
................................
.............................................. 6
OPCIONES DE ACTUALIZACIÓN
UALIZACIÓN AUTOMÁTICA
AUTOMÁTIC ..........................................................................................
.......................... 7
RESULTADO DE LA ACTUALIZACIÓN
LIZACIÓN ................................................................................................
.................................... 10
REPORTES DE LA ACTUALIZACIÓN
IZACIÓN ................................................................................................
....................................... 10
FIN DEL PROCESO DE VALIDACIÓN Y ACTU
ACTUALIZACIÓN DE ARCHIVOS PLANOS ............................. 11
Código: D0035-PN1004
Versión: 1
Página 1 de 11
MANUAL DEL USUARIO
VALIDACIÓN DE AFILIACIONES A ADMINISTRADORAS
VALIDACIONES DE AFILIADOS
Este manual es una guía del funcionamiento de la validación de afiliados para los fondos de
pensiones y la integración de las validaciones sugeridas. Estas validaciones
alidaciones están
disponibles únicamente para archivos planos.
planos
1. Información del archivo
rchivo
Código: D0035-PN1004
Versión: 1
Página 2 de 11
MANUAL DEL USUARIO
VALIDACIÓN DE AFILIACIONES A ADMINISTRADORAS
2. Validación afiliaciones
filiaciones a administradoras
Las validaciones sugeridas se encuentran integradas para que el usuario no tenga que
realizar varias veces el proceso,
proceso en caso que desee hacer varias validaciones.
Haga clic en Validar para proceder con la validación del archivo.
3. Aceptación de términos y condiciones
Haga clic en Aceptar y seleccione
leccione Continuar.
Si usted rechaza
chaza los términos y condiciones,
c
el sistema regresará a la ventana Información
archivo.
Código: D0035-PN1004
Versión: 1
Página 3 de 11
MANUAL DEL USUARIO
VALIDACIÓN DE AFILIACIONES A ADMINISTRADORAS
4. Resultado de la validación
Código: D0035-PN1004
Versión: 1
Página 4 de 11
MANUAL DEL USUARIO
VALIDACIÓN DE AFILIACIONES A ADMINISTRADORAS
4.1. Filtros
Estos le facilitan al usuario la búsqueda de los registros validados.
Es posible realizar la búsqueda por:
•
•
•
•
Tipo de documento:
ocumento: CC (cédula de ciudadanía), CE (cédula dee extranjería), NIT (número
de identificación tributaria), PA (pasaporte), TI (tarjeta de identidad), RC (registro civil).
Número de documento: se digita el número que se desea buscar.
Tipo de administradora: pensión, ssalud.
Nombre: seleccione el nombre de la administradora que desea buscar, de acuerdo al
tipo previamente elegido.
La búsqueda de administradora se hace sobre la información
información cargada en el archivo plano.
Por lo tanto es posible buscar todas las administradoras
administrador de pensión y salud.
Una vez ingresado el (los) datos anteriores se debe hacer clic en el ícono de la lupa.
No es necesario llenar todos los campos para realizar la búsqueda.
búsqueda. Puede buscar por
número de identificación, por tipo de administradora o por nombre (si requiere una en
particular).
Para hacer una nueva búsqueda debe poner los campos en blanco y proceder a ingresar los
nuevos parámetros de búsqueda.
Ejemplo:
•
Búsqueda 1: por Tipo y Número de documento.
El resultado es la validación tanto para pensión como para salud ya que no se seleccionó ni
el tipo ni el nombre de la administradora.
Código: D0035-PN1004
Versión: 1
Página 5 de 11
MANUAL DEL USUARIO
VALIDACIÓN DE AFILIACIONES A ADMINISTRADORAS
•
Búsqueda 2: por
or Tipo de administradora.
El resultado es la validación para pensiones de la misma cédula, ya que no se borraron los
campos ingresados en la Búsqueda 1.
uscar la validación de todos los fondos de pensiones, debió haber puesto en
Si deseaba buscar
blanco los otros campos.
Si desea volver a la búsqueda sin filtros debe vaciar todos los campos y seleccionar el ícono
de la lupa.
4.2. Reportes de la validación
Es posible generar reportes
eportes de la validación general y de los filtros elegidos. Los informes se
pueden generar en Excel o en PDF.
La información que contiene es la misma del resultado de la validación.
•
PDF
Código: D0035-PN1004
Versión: 1
Página 6 de 11
MANUAL DEL USUARIO
VALIDACIÓN DE AFILIACIONES A ADMINISTRADORAS
•
Excel
4.3. Opciones de actualización automática
Algunos registros tienen la opción para ser seleccionados con el fin de realizar la
actualización automática (ver actualización automática en el numeral 5. Actualización
Automática). Esto depende si se tiene o no este convenio.
Si desea saber cuáles son las administradoras
administradoras con convenio de actualización automática,
seleccione la opción señalada en la imagen anterior. Al hacer clic en aquí aparecerá la
siguiente ventana:
Código: D0035-PN1004
Versión: 1
Página 7 de 11
MANUAL DEL USUARIO
VALIDACIÓN DE AFILIACIONES A ADMINISTRADORAS
Es posible seleccionar
ccionar las validaciones o los registros que desea actualizar, de las siguientes
formas:
•
Selección del registro validado
lidado.
•
Selección de los campos disponibles en la página que se está visualizando.
•
Selección de todos los afi
afiliados
an como seleccionados los afiliados de todas las páginas.
Se marcan
Nota: el alcance de esta validación sólo
s lo contempla actualizaciones automáticas para
administradoras de pensiones. Se bloqueará la opción de corrección automática para otro
tipo de administradoras en el listado de validaciones de afiliados (no aparece el checkbox).
Si el usuario selecciona la opción Seleccionar todos los afiliados,, igualmente, no se deben
autocorregir los códigos de administradoras de salud.
Una vez seleccionados los registros, haga
ha clic en Actualización Automática.
Nota: en caso que un aportante cargue un archivo con periodo de cotización vencido o
anticipado se bloqueará el botón.
Código: D0035-PN1004
Versión: 1
Página 8 de 11
MANUAL DEL USUARIO
VALIDACIÓN DE AFILIACIONES A ADMINISTRADORAS
En este caso, el aportante verá el siguiente mensaje:
“Señor usuario: las validaciones suger
sugeridas
idas son generadas con la información
actualizada del presente mes por las administradoras. Tenga en cuenta que si
está reportando información vencida o anticipada, el sistema no realizará la
actualización automática de su archivo.
Para continuar con el pago
go sin realizar la actualización automática, haga clic en Cerrar”.
5. Actualización automática
Se aplica únicamente para los afiliados que fueron seleccionados.
En caso que un aportante cargue un archivo con periodo de cotización vencido o
anticipado se bloqueará
loqueará el botón.
Loss siguientes son los casos que se pueden presentar durante el proceso de
actualización automática:
ática:
•
Si ell código de la administradora a la que aportará (la que se encuentra en el plano)
tiene validación, pero no se encuentra la cédula en la base de datos o el campo en el
que se almacena el código de la administradora se encuentra vacío,
vacío see genera el
siguiente mensaje: “El cotizante no se encuentra afiliado a la administradora”, y no
permite la corrección automática (no aparece el check box).
•
Si ell cotizante reporta código de administradora con validación y en base de datos se
encuentra afiliado a otraa administradora con validación,
validación aplica
plica corrección automática
si la administradora de destino tiene validación y no es de tipo EPS.
•
Si ell cotizante registra código de administradora sin validación y en la base de datos se
encuentra en otra administradora,
administradora aplica
plica la actualización automática si la
administradora de destino tiene validación y no es de tipo EPS.
En otros escenarios no aplica la validación.
Código: D0035-PN1004
Versión: 1
Página 9 de 11
MANUAL DEL USUARIO
VALIDACIÓN DE AFILIACIONES A ADMINISTRADORAS
5.1. Resultado de la actualización
5.2. Reportes de la actualización
Es posible generar reportes de la validación general y de los filtros elegidos.
Los informes se pueden generar en Excel o en PDF.
La información que contiene es la misma del resultado de la validación.
•
PDF
Código: D0035-PN1004
Versión: 1
Página 10 de 11
MANUAL DEL USUARIO
VALIDACIÓN DE AFILIACIONES A ADMINISTRADORAS
•
Excel
6. Fin del proceso de validación y actualización
actualizació de archivos planos
Una vez realice la actualización, haga clic en Continuar y regresará a la ventana Información
archivo con las actualizaciones en valores y número de afiliados de acuerdo a la modificación,
donde se procede a guardar o enviar la planilla.
planil
Código: D0035-PN1004
Versión: 1
Página 11 de 11