Download Démarrage rapide DEUXIEME PARTIE - Fonctions

Sommaire
PREMIERE PARTIE - Démarrage rapide
A - Présentation de l’interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
B - Passer commande : pas à pas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1 / Procédure
2 / Demande d’achat : pas à pas
3 / Transmettre une demande d’achat à l’imprimeur
DEUXIEME PARTIE - Fonctions avancées
A - Section [ Votre espace ] : La mémorisation de vos lignes de commande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
1 / Votre «historique» classé de manière chronologique
2 / Renouveler une commande
B - Section [ Administration ] : Déléguer la gestion des demandes d’achat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1 / Hiérarchie des usagers de la plateforme
2 / Création d’Utilisateurs
Votre Manuel d’utilisateur comporte deux sections :
► Démarrage rapide : elle doit vous permettre de réaliser une première
commande sans difficulté
► Fonctions avancées : elle vous présente la procédure vous permettant de
renouveler vos commandes (sans saisies supplémentaires) ainsi que la panoplie
des paramétrages disponibles sur Laforêt Print.
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I - Démarrage rapide
A - Présentation de l’interface
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Après identification, vous accédez à votre espace personnalisé. Selon votre «statut», vous disposez d’un maximum de quatre
onglets généraux : ils vous permettent de naviguer sur la plate-forme.
La section [ Demande d’Achat ] vous permet d’effectuer une demande d’article en cinq étapes successives (matérialisées sous la forme de 5 onglets).
La section [ Votre Espace ] mémorise de manière chronologique vos commandes (qu’elles soient stockées en tant que Modèles, soumises à l’approbation du Contrôleur, transmises à l’imprimeur ou déjà expédiées par ce dernier). Un paramétrage plus personnalisé de votre plate-forme est également
accessible depuis [ Votre espace ].
La section [ Approbation ] a pour fonction la transmission ou la suppression d’une Demande d’achat. En cliquant sur le bouton [ Transmettre ], le
Contrôleur passe une commande ferme auprès de son imprimeur.
La section [ Administration ] vous permet de créer des Comptes (login + mot
de passe) afin de déléguer la gestion des demandes d’achat.
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I - Démarrage rapide
B - Passer commande
1 / Procédure
Pour «passer commande», vous n’avez besoin d’accéder qu’aux Sections :
► [ Demande d’achat ]. Création d’une ligne de commande en 5 étapes successives :
1 - choisissez l’adresse de Livraison (l’adresse de facturation est automatiquement renseignée
par votre imprimeur et ne peut être modifiée)
2 - choisissez l’article à commander (à chaque article correspond 1 ligne de commande, accompagnée de son numéro propre)
3 - saisissez vos informations personnelles (nom, coordonnées, ...). Bien évidemment, lorsque le
produit demandé n’est pas personnalisable, cette étape de saisie ne vous est pas proposée.
4 - visualisez votre produit afin de vérifier l’exactitude de vos saisies et éventuellement imprimez votre BàT (Bon à tirer : ce que vous voyez est exactement ce que l’imprimeur va produire)
5 - déterminez la quantité d’articles souhaités
► puis [ Approbation ]. Transmission à l’imprimeur des lignes de commande créées.
2 / [ Demande d’achat ] : « pas à pas »
Etape n°1
fig. 1
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Une demande d’achat s’effectue en cinq étapes successives. La première consiste à fournir à l’imprimeur les [ Informations ] sur la provenance et la destination de la commande :
- l’adresse de facturation, associée au Compte de commande (ex. ci-dessus : La Défense),
s’affiche automatiquement.
- l’adresse de livraison peut être choisie dans une liste pré-renseignée par votre imprimeur. Si l’Administrateur de votre plate-forme de commande vous accorde ce droit, vous
pouvez également saisir les coordonnées d’un lieu spécifique.
Note : votre interface s’ouvre par défaut sur la Section [ Demande d’achat ], à l’onglet [ Informations ].
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I - Démarrage rapide
Etape n°2
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fig. 2
Une fois les [ Informations ] administratives fournies, cliquez sur le bouton [ Continuer ].
La page [ Catalogue produits ] s’affiche : il vous faut choisir l’article dont vous avez besoin en
cliquant sur son lien.
Note : un clic sur l’icône Loupe vous permet d’obtenir un visuel de l’article fini.
Etape n°3
fig. 3
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La troisième étape consiste à personnaliser votre article. Une série de champs vous permet de saisir
vos coordonnées, etc... Remarques :
- la personnalisation n’est pas possible pour certains produits, dits de «stock». Dans ce cas,
vous êtes automatiquement redirigé vers l’onglet [ Récapitulatif ] (fig. 5)
- certains champs sont accompagnés de «cadenas» (il s’agit de règles concernant la casse minuscules / majuscules - que l’on peut désactiver d’un clic sur l’imagette) ou d’un astérisque
(champ obligatoire).
- des «aides» à la saisie sont parfois proposées, sous forme de champs pré-remplis, de menus
déroulants ou de pop up.
- vous pouvez également remplir d’un clic les champs de coordonnées s’ils correspondent à
l’adresse de livraison mentionnée dans l’onglet [ Informations ].
Cliquez sur le bouton [ Continuer ] pour valider les saisies.
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I - Démarrage rapide
fig. 4
Etape n°4
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L’avant-dernière étape, onglet [ Visualiser ], vous permet de vérifier les données saisies précédemment
et d’en imprimer un exemplaire. Activez le zoom pour un meilleur confort visuel et pour accéder à la
fonction d’impression.
IMPORTANT : Les données saisies seront celles imprimées, le BàT fait foi.
Bien évidemment le rendu graphique n’est en aucun cas conforme au produit final : l’image est
adaptée à la résolution écran et aux contraintes du Web. Cliquez sur le bouton [ Continuer ] pour
parachever votre demande d’achat.
Etape n°5
fig. 5
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Après validation du BàT, la dernière étape :
- permet de déterminer la quantité d’articles
souhaités (menu déroulant). Le prix, s’affiche
alors de manière dynamique.
- permet de vérifier l’exactitude des coordonnées
associée à votre ligne de commande (adresses de
facturation et de livraison).
Cliquez sur le bouton [ Valider ] pour enregistrer votre demande d’achat. Un message s’affiche (fig. 6),
vous guidant soit vers la réalisation d’une nouvelle
Demande d’achat, soit vers la transmission immédiate de celle que vous venez d’enregistrer.
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fig. 6
Notes :
- le bouton [ Mémoriser ] est employé pour enregistrer des Modèles (c’est à dire des lignes de
commande «inachevées», qui ne mentionnent aucune quantité et ne portent aucun numéro). Le
bouton [ Valider ] est à privilégier si votre intention est une transmission rapide de votre ligne
de commande.
- vous avez la possibilité d’attacher une note à chaque ligne de commande que vous réalisez.
L’imprimeur prend connaissance de son contenu dès la réception de la commande.
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I - Démarrage rapide
3 / [ Approbation ] : Transmettre une Demande d’achat à l’imprimeur
fig. 7
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Note : cette page n’est accessible qu’au contrôleur.
La Section [ Approbation ] recense et détaille toutes les demandes d’achats validées (Section [ Demande
d’achat ], onglet Récapitulatif, voir fig. 5). Pour lancer la production, la demande doit être transmise à
l‘imprimeur. C’est le rôle du bouton [ Valider et Transmettre ], qui vous engage contractuellement vis à vis
de votre fournisseur.
Pour passer une commande ferme, cochez la case correspondante à l’article (colonne [Sélect.]) et cliquez
sur le bouton [ Valider et Transmettre ]. Si vous souhaitez effacer la demande d’achat, il vous faut cliquer
sur le bouton [ Supprimer ], sans omettre de cocher la case associée.
fig. 8
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Note
Avant de transmettre votre demande d’achat, vous
pouvez modifier les informations relatives à chaque ligne de commande. Un clic sur l’icône Oeil permet non
seulement d’obtenir un aperçu du produit demandé
mais également d’avoir à nouveau «la main» sur le
formulaire de personnalisation (fig. 3). Pour ce faire,
cliquez sur le bouton [Modifier].
Etape n°3...
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II - Fonctions avancées
A - [ Votre espace ] : La mémorisation de vos lignes de commande.
1 / Votre «historique» classé de manière chronologique
fig. 9
La Section [ Votre espace ] mémorise tous les articles personnalisés que vous avez créés, rangés selon leur «stade
d’évolution» dans le processus de fabrication :
- dans [ Vos modèles ] sont mémorisées les demandes d’achat «inachevées», que vous avez décidé de conserver à l’écart du processus de production (en vue de les compléter ultérieurement, par exemple), via le bouton
[ Mémoriser ] des fig. 4 et 5.
- dans [ Demandes d’achat en cours de validation par le contrôleur ] figurent les demandes d’achat qui
attendent «le feu-vert» du Contrôleur pour être transmises à l’imprimeur. Vos commandes se rangent dans
cette catégorie lorsque vous cliquez sur le bouton [ Valider ] de la fig. 5.
- dans [ Commandes en cours de fabrication ] apparaissent les articles approuvés par le Contrôleur : elles
sont actuellement en production chez l’imprimeur. Les commandes apparaissent dans cette section lorsque
le Contrôleur clique sur le bouton [ Valider et Transmettre ] de la fig. 7.
- dans [ Commandes en cours de livraison et historique ] sont recensées les commandes que l’imprimeur
vous a expédiées. A la fin du processus de fabrication, l’intégralité de vos lignes de commandes se retrouvent
dans ce tableau. Pour renouveler une commande sans avoir à effectuer une nouvelle saisie, vous devrez donc
rechercher votre ancienne ligne de commande dans ce tableau.
fig. 10
La recherche d’un article que vous aviez déjà commandé il y a plusieurs semaines, voire plusieurs mois, est simplifiée par la présence de :
- filtres : deux types de filtres sont disponibles au sommet des tableaux (fig.10). Les
menus déroulant permettent de trier les lignes de commandes par auteur ou par article
tandis que le moteur de recherche permet de retrouver le nom d’un produit (littéralement le «nom» de la personne inscrit sur le produit, par exemple une carte de visite) en
entrant ses trois premières lettres.
- repères visuels : les icônes figurant un oeil se colorent selon l’historique particulier de
la ligne de commande.
Ligne de commande «standard»
(passée 1 seule fois)
Ligne de commande renouvelée à l’identique
Ligne de commande non produite
et renvoyée par votre imprimeur
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II - Fonctions avancées
2 / Renouveler une commande
fig. 11
Les icônes figurant un oeil servent non
seulement à visualiser l’article mais
également à renouveler des lignes de
commandes.
Procédure : retrouvez dans la Section
Votre Espace l’article que vous souhaitez
à nouveau commander (fig. 11). Cliquez
sur l’icône oeil associée à cette ligne de
commande, trois options s’offrent alors
à vous :
- si vous vous apercevez qu’il ne s’agit pas de l’article voulu, cliquez sur le bouton
[ Retour ] pour afficher l’écran précédent.
- si vous voulez modifier certains éléments de l’article (nom, coordonnées...), cliquez sur le bouton [ Recopier et modifier ]. L’écran [ Personnaliser ] s’affiche et
les champs sont automatiquement renseignés par les valeurs de l’ancienne commande (fig. 12, semblable à la fig. 3).
- si l’article vous convient tel qu’il est affiché, cliquez sur le bouton [ Commander
à l’identique ]. Le panneau [ Récapitulatif ] s’ouvre, il vous reste à choisir la quantité d’articles voulue (fig 13, semblable à la fig. 5).
fig. 12
fig. 13
Rappel.
Une fois parvenu à la phase [ Récapitulatif ] (fig. 13), vous pouvez choisir:
- de [ Mémoriser ] votre commande. Elle apparaîtra alors dans la Section [ Votre
espace ], lien [ Vos modèles ], d’où vous pourrez la reprendre plus tard.
- de [ Valider ] votre demande. Vous pourrez la retrouver dans [ Votre
espace ], lien [ Demandes d’achat en cours de validation par le contrôleur ] et dans la
Section [ Approbation ] (fig.7), à partir de laquelle le Contrôleur peut décider de Transmettre l’article à l’imprimeur.
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II - Fonctions avancées
B - Section [ Administration ] : Déléguer la gestion des demandes d’achat
1 / Hiérarchie des usagers
Une des fonctionnalités «avancées» consiste à organiser une stricte hiérarchie entre :
- les Contôleurs, qui sont des usagers responsables de la transmission des commandes. Ceux-ci peuvent réaliser des Demandes d’achat (droit commun avec l’utilisateur) et les transmettre à l’imprimeur (privilège du
Contrôleur), créer des comptes d’Utilisateur (privilège du Contrôleur).
- les Utilisateurs qui sont des usagers dont les droits sont strictement limités à la fonction de Demande
d’achat. Ils peuvent réaliser des lignes de commande, personnaliser des articles mais en aucun cas transmettre les demandes d’achat à l’imprimeur. Ainsi, seuls les onglets [ Demande d’achat ] et [ Votre espace ] sont
accessibles aux Utilisateurs.
Utilisateurs
Contrôleurs
2 / Création d’Utilisateurs
fig. 14
Le Contrôleur peut compléter certains champs (facultatifs) et préciser une adresse email (indispensable si vous
cochez une des options d’alerte, situées dans l’encadré
Options). Toute modification doit être validée en pressant
le bouton [ OK ].
Pour créer un Utilisateur, la première étape consiste à renseigner les champs du formulaire ci-contre (attribution
d’un identifiant et d’un mot de passe, etc). Cliquez sur
[ OK ] et l’Utilisateur créé apparaît dans le tableau.
La seconde étape (indispensable pour activer son compte)
consiste à lui associer un Compte d’utilisateur (au moins 1
compte). Cliquez sur le lien [ Modifier ] qui lui est associé.
Une nouvelle page s’ouvre (fig. 15)
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II - Fonctions avancées
3 / Activation d’un Compte utilisateur
fig. 15
Si vous souhaitez modifier ou compléter
les informations d’un Utilisateur, renseignez les champs et validez vos changements en cliquant sur le bouton [ OK ].
Un Contrôleur peut à tout moment supprimer un compte
d’Utilisateur.
Déroulez le menu et sélectionnez le Compte. Votre Utilisateur pourra alors effectuer des demandes d’achat. Les adresses de Livraison et de Facturation, ainsi que le catalogue
d’articles disponibles, seront strictement identiques à celle(s)
du Contrôleur.
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