Download La gestion bibliographique avec EndNote X4

La gestion
bibliographique avec
EndNote X4
David Fournier-Viger
Conseiller en documentation
Téléphone : (819) 762-0931 poste 1100
Bibliothèque Cégep-Université
Abitibi-Témiscamingue
Plan de l’atelier









Introduction
Fonctionnalités de base
Entrer des références dans EndNote
Gérer des références
Utiliser EndNote avec Word
Autres fonctionnalités
EndNote Web
En savoir plus…
Exercices
Quelles utilisations ?
 Editer
/ exporter des références en
utilisant des styles spécifiques
correspondant aux normes d ’écritures
des revues.
 Générer une bibliographie
 Intégrer des citations en provenance de
la base de références pendant la
rédaction d’un texte (sous Word)
Définition générale
 Qu’est-ce
qu’un logiciel de gestion de
références bibliographiques ?

= outil spécialisé permettant de gérer des
fichiers de références bibliographiques issus
du travail de recherche, dans le cadre d’une
base de données (base de références).
 Exemples


de logiciels
EndNote, Reference Manager, Procite (on
peut emprunter les logiciels à la bibliothèque)
Comparaison entre les logiciels
Vocabulaire

Quelques notions à connaître pour utiliser
EndNote :

Bibliothèque EndNote («Library»)
• = base de données contenant l ’ensemble des références
destinées à composer une liste bibliographique.

Référence
• = chaque enregistrement de la base est une référence et
correspond à la notice décrivant un document donné.
Vocabulaire

Type de référence («Reference Type»)
• = chaque type de document : article de revue,
ouvrage, chapitre d ’ouvrage, thèse… correspond
à un type particulier de référence, dotée d’un
ensemble de champs propres à décrire ce type de
document (données communes : auteur, ou
spécifiques : université de soutenance pour une
thèse).
• Sous EndNote X4 : Plus de 40 types de référence
prédéfinis.
Vocabulaire
 Champs


=chaque notice ou enregistrement est
constituée de champs (« Fields »), contenant
des données de même type (nom d ’auteur,
titre, titre de l’article…) et variant selon la
catégorie de document (ouvrage, revue…)
Plus de 40 champs possibles pour chaque
type de référence
Principaux types de référence

Journal Article
 Book
 Book section
 Manuscript
 Edited book
 Magazine article
 Newspaper article
 Conference Proceedings
 Thesis
 Report

Personal communication
 Computer programm
 Audiovisual material
 Film or broadcast
 Artwork
 Map
 Web page
 Blog
 …etc.
Accès à EndNote
1-Logiciel installé dans les laboratoires d’informatique et
sur le serveur d’application : Programmes> Applications
générales >EndNote >EndNote program
2- Téléchargement - logiciel EndNote X4 - avec son code
d'usager de la Bibliothèque
3- Accès à EndNote Web
Comment créer une
bibliothèque EndNote ?
Comment créer une bibliothèque
EndNote ?
Menu File > New
**Note :
Lors de la création de la base de données, deux éléments apparaissent dans le dossier :
- une icône de démarrage du programme (nomdelabase.enl)
- un dossier contenant les données associées (nomdelabase.data)
Toujours conserver les deux éléments dans le même dossier.
Introduction à l’interface EndNote
Créer une nouvelle référence
(entrer les données à la main)
Choisir un style bibliographique (menu abrégé)
Fonctions Word
Recherche de références
Fonctions d’importations et d’exportations
Introduction à l’interface EndNote
Introduction à l’interface EndNote
Fermeture du logiciel
Utilisation possible de raccourcis avec le clavier
Fermeture d’une fenêtre EndNote
Fonctionnalités de base

Avoir une nouvelle bibliothèque EndNote : Menu File > New

Entrer une référence à la main dans un bordereau de saisie : Menu
References > New reference

Ouvrir une bibliothèque EndNote existante : Menu File > Open

Bibliotheque qui s’ouvre par défaut : Menu Edit > Preferences >
Libraries > Add open libraries

Déterminer les champs qui s’affichent par défaut : Menu Edit >
Preferences > Display fields

Trier les références : cliquer sur l’en-tête du champs désiré
Entrer des références
manuellement
Menu References > New Reference




Icone
pour passer d’une
référence à l’autre
En refermant la fenêtre de création de
notice, celle-ci s’enregistre
automatiquement
Pour modifier une référence : doublecliquer sur la référence ou sélectionner
la référence et choisir le Menu
Reference > Edit References
** N.B. : le champ « File
Attachements» peut être utilisé pour
télécharger une version électronique
d’un document : Bouton droit de la
souris > File Attachments > Attach
File
Entrer avec le clavier l’information désirée dans chacun des
champs
Entrer des références
manuellement
Entrer des références
manuellement
Utiliser le menu déroulant pour choisir le bon type de
référence
Entrer des références
manuellement
Avec le bouton droit de la souris, possibilité de joindre un
fichier informatique
Entrer des références
manuellement
Avec le bouton droit de la souris, possibilité de vérifier si le
texte intégral se trouve dans plusieurs ressources
numériques : Digital Object Identifier, PubMed, ISI Web of
Sciences
Entrer des références
manuellement
Pour enregistrer une référence…
Entrer des références
 Quelques

règles de saisie manuelle :
Auteur(s) et éditeur(s)
• 1 auteur par ligne
• Nom, Prénom (séparés par une virgule) ou initiale
avec un point « . »
• Ouvre anonyme : laisser le champ auteur à blanc
• pour une collectivité auteur, saisir une virgule
après le nom (pas d’autre virgule à l’intérieur).
Entrer des références

Année
• en principe, les 4 nombres de l ’année

Titres
• entrer le titre sans ponctuation et sans utiliser la
touche Enter pendant la saisie. Titre et sous-titre
dans le même champ (séparation par « : »)

Nom de revue
• entrer toujours le titre en entier
• géré en lien avec la liste des termes / noms de
revues
• champ Alternate Journal (pour forme abrégée)
Entrer des références

Pages
• ne pas mettre p. ou pp., c’est géré par EndNote
• formulation complète : 330-339 ou abrégée : 330-9

Edition
• le texte du champ Edition n’est pas modifié par
EndNote pour la production de la bibliographie.
Saisir ce champ de la façon dont on veut que cela
apparaisse dans la bibliographie.
Entrer des références

Dates
• EndNote ne reformate pas les dates, les entrer
comme on veut qu’elles apparaissent

Short Title
• pour entrer des versions abrégées de titres
normaux (citations dans le texte, citations de base
de page)

Keywords (liste )
• les séparateurs reconnus sont = ; \ et retour
chariot
Affichage des notices

Choisir un style bibliographique préexistant : Menu Edit > Output Styles >
Open Style Manager (cocher les styles intéressants)

Créer un style : Menu Edit >Output Styles > New Style
(remplir chacun des champs)

Modifier un style : Edit > Output Styles > Open style Manager > (double
cliquer sur le style en question et parcourir chacun des champs)
** Pour que l’affichage ultérieur des enregistrements soit en français il faut
porter attention aux champs «Author lists et Editor lists »
**Style APA adapté pour l’UQAT

Installer les styles téléchargés dans le dossier « styles » d'EndNote
(exemple : C:\Program Files\EndNote\Styles)
 Chercher sur Internet de nouveaux styles bibliographique
Entrer des références

Alimentation automatique de la bibliothèque
1.
Importation directe depuis certaines interfaces (EBSCO,
SCOPUS…) Ce type d’importation est le plus rapide et le plus
simple
L’Importation indirecte s'effectue par l'entremise de filtres
d'importation. En général Il faut en premier lieu enregistrer dans
un fichier en format texte (.txt) les références sauvegardées, puis
les importer à l'aide du filtre d'importation de la base de données
consultée.
Commande à executer dans Endnote : Menu File > Import
2.
N.B. Tous les nouveaux filtres doivent normalement être déposés sur le disque dur de votre
poste de travail dans le sous-dossier Filters du dossier EndNote ( C / Program Files /
EndNote X4/ Filters )
Entrer des références
3.
Interrogation de bases de données distantes
directement depuis EndNote par les fichiers de
connexion et le rapatriement des références dans la
bibliothèque EndNote (par un protocole spécifique
appelé Z39.50)
Pour cela, utiliser le Menu Tools > Online Search
>New Search ou regarder dans le bande gauche de
l’écran le lien Online Search
N.B. : La recherche dans les bases de données commerciales ne fonctionne pas avec la
recherche directe car la bibliothèque n'est pas abonnée à ce service. La demande d'un
mot de passe est un indice certain de l'impossibilité d'interroger une base de données
car seules certaines bases comme PUBMED, qui sont gratuites sur le WEB, permettent
une telle recherche. Cette fonction sert surtout à chercher dans les catalogue de
bibliothèques qui eux, sont gratuits sur le WEB.
Importation directe
SCOPUS
Pendant l’opération de transfert des notices, le logiciel EndNote doit être ouvert
Importation directe de références dans
ScienceDirect
EBSCO
Pendant l’opération de transfert des notices, le logiciel EndNote doit être
ouvert
À la fin de l’importation, EndNote affiche
uniquement les références qui viennent de
s’ajouter
Cliquer sur « All References pour revoir la
totalité des références
OCLC via le
bouton
« Obtenir »
Pendant l’opération de transfert des notices, le logiciel
EndNote doit être ouvert
Importation indirecte
OCLC
Pour les bases OCLC l’importation de
références avec l’interface française cause
problème. Utiliser l’interface en anglais
Importation indirecte
OCLCOCLC
Importation indirecte
Importation indirecte
Menu File > Import
Importation indirecte
C’est l’option « Other Filters » qui permet de choisir le filtre
spécifique à une base de données
Importation indirecte dans PubMed
Importation indirecte dans PubMed
 Après
avoir enregistré le fichier contenant
les notices pertinentes, allez dans
EndNote : File/ Import/File
 Le filtre d’importation dans EndNote =
PubMed (NLM)
Importation indirecte
Significations de certains filtres (dans Import option)


Explication des filtres pour les bases de données / INRS
EndNote Library : Ce filtre importe une bibliothèque
EndNote dans une autre

EndNote Import : Ce filtre importe les fichiers textes
(.txt) sauvegardés à partir de bases de données ou de
catalogues de bibliothèques ou encore exportés
d’EndNote avec le format EndNote

Tab-delimited : ce filtre importe les fichiers dans lesquels
les champs sont séparés pas des caractères de
tabulation
Interrogation de bases de données
distantes directement depuis EndNote
Choisir une base
Choisir un champ
Écrire des mots clés
Interrogation de bases de données
distantes directement depuis EndNote



Pour amorcer la recherche utiliser la
commande suivante : Menu Tools >
OnlineSearch >New Search
Choisir une base et lancer la recherche
A l ’issue de la requête, les références
s ’affichent (toutes ou celles dont on a
demandé la visualisation)
Interrogation de bases de données
distantes directement depuis EndNote
Intégrer les résultats à sa bibliothèque
EndNote
Noircir les références et utiliser le menu de
copie des références avec le bouton droit de
la souris:



Ou encore cliquer sur le bouton Options de
l’interface de recherche :
Interrogation de bases de données
distantes directement depuis EndNote


Filtre de connexion pour le catalogue de
l’UQAT
Installer les connections téléchargées dans le
dossier « Connections » d'EndNote (exemple :
C:\Program Files\EndNote\Connections)
Gérer des références
Rechercher des références
Menu Tools > Search library
ou boite de recherche rapide :

1.
2.
3.
Il faut tenir compte des accents
Pas de troncature, d’opérateurs de proximité et
d’opérateurs booléens à l’intérieur des cases
En recherche rapide, plus d’un mot dans une
case signifie une recherche d’expression
Gérer des références

Rechercher des références
Menu Tools > Search library
Choisir un
champ et un
type de
recherche
Références
repérées par la
recherche
Lancer la recherche
Mots recherchés
Gérer des références





Visualiser / Masquer / effacer des références
sélectionnées
Pour visualiser : sélectionner les références + Menu References
> Show Selected References
Pour masquer : sélectionner les références + Menu References
> Hide Selected References
Pour trouver des doublons : Menu References > Find
Duplicates
Pour effacer une référence : Edit > Cut ou Edit > Clear
Gestion des types de référence

Types de référence = Journal article, Book,
Web Page, Thesis…

Pour gérer les types de référence comme
changer le type par défaut, modifier les types
existants, créer de nouveaux types il faut utiliser
la commande suivante:
Menu Edit > Preferences > Reference Types
 Bouton Modify Reference Types
Faire des modifications dans la fenêtre présentant les
champs pour chaque type de référence

Utiliser EndNote avec Word
 Cite

While You Write : le principe
EndNote permet, au cours de la rédaction
d’un texte sous Word, de citer
automatiquement une référence en faisant
appel à la bibliothèque concernée; le logiciel
permet aussi de générer une bibliographie
avec Word
Utiliser EndNote avec Word
 Utilisations
des raccourcis
Définir les paramètres de
la bibliographie
Insérer la citation noircie dans un document Word
Retourner à un document Word précédemment ouvert
Important : avoir le style bibliographique désiré dans le menu déroulant
Utiliser EndNote avec Word

Réinstaller la barre d’outils EndNote dans Word

Dans Word
 Voir le Menu Outils > EndNote (Office 2003) ou encore
l’onglet EndNote (Office 2007 et 2010) et les différentes options
:
Choix du bon style bibliographique dans Word
Utiliser EndNote avec Word

Insérer des citations





Dans Word : EndNote >Insert Citation> Inserted
selected citation
OU
Dans Word, choisir EndNote> Insert Citation> Find
Citation(s), puis Insert
Si EndNote n’est pas ouvert, toujours dans le logiciel
Word : EndNote > Go to Endnote
À l’intérieur du logiciel EndNote il faut sélectionner
(noircir) la référence à insérer dans Word
Insertion de références dans un
document WORD étapes par étapes

Ouvrez un document Word et positionnez le curseur à
l’endroit où vous voulez insérer les références.
 Cliquez sur l’oglet EndNote X4 dans la barre de menu
 Allez dans EndNote en cliquant sur
 Assurez-vous d’avoir le même style bibliographique APA
dans la bibliothèque EndNote + le document Word.
 Sélectionnez la référence et cliquez sur le bouton Insert
Citations
Utiliser EndNote avec Word
 Produire


une bibliographie
La bibliographie peut être générée
automatiquement au fur et à mesure de
l’insertion des citations dans le texte. Dans
WORD utiliser la commande suivante :
EndNote > Bibliography >Format
Bibliography > Instant Formatting
Pour modifier le contenu d’une citation :
Positionner le curseur dans la citation et
choisir l’option Edit Citation
Utiliser EndNote avec Word
 Produire
une bibliographie
1-Dans EndNote cliquez une seule fois sur la première
référence de la base (référence noircie)
2-Toujours dans EndNote choisir le style
bibliographique qui servira à la mise en forme de la
bibliographie :
Utiliser EndNote avec Word
 Produire
une bibliographie
3-Dans le menu Edit choisir Select All
4-Toujours dans le menu Edit choisir Copy Formatted :
Utiliser EndNote avec Word
 Produire
une bibliographie
5-Démarrez un nouveau document Word
6-Dans Word utilisez la fonction Coller :
7-La bibliographie se génère automatiquement :
Fonction «Groups »

Cette nouvelle fonction permet de créer des sousensembles de références sans modifier le contenu
de la base de données originale.
1.
Créer un groupe : Menu Groups > Create group
Nommer le groupe
Faites une recherche : Menu References > Search
References
Faites ensuite CTRL+A pour sélectionner les références
ajoutés
Ajouter les références au groupe : Menu Groups > Add
References To > choisir le groupe en question.
2.
3.
4.
5.
Fonction «Groups »
Créer un groupe
Créer un « Smart Group »
Ajouter des références à
un groupe
Fonction «Smart Groups »

Cette nouvelle fonction permet de créer des groupes basés
sur des critères de recherche précis
1- Créer un « Smart groups » : Menu Groups > Create Smart Group
2- Lancer une recherche. Les références répondants aux critères de
recherche vont se copier automatiquement dans le groupe créé :
Création de groupes dans EndNote

Meta Groups : il permet de fusionner, de
combiner plus d’un groupe pour former un seul
groupe.
Transfert de fichiers EXCEL
dans une base ENDNOTE

1-Enregister le document EXCEL en format .TXT

2- Ouvrir le document .TXT

3- Écrire tout en haut du document : * Journal Article

4- Il ne doit pas avoir de tabulations après * Journal Article

5- Il ne doit avoir que * Journal Article écrit sur la première ligne.

6- Dans le document .TXT chacun des champs en haut des colonnes doit
s’écrire exactement comme dans EndNote. Exemple : Author Year Title

7- Toujours dans le fichier .TXT il faut faire une tabulation entre chaque
champs.

8- Dans ENDNOTE, sous le Menu File il faut choisir l’onglet Import

9-Quand on importe en format .TXT, il faut choisir « Tab delimited ».
EndNote Web

S’inscrire à EndNote Web :
www.myendnoteweb.com
Tutoriel sur EndNote Web :
www.endnoteweb.com/training

FAQ sur EndNote Web :
http://scientific.thomson.com/support/faq/wok3new
/endnoteweb/

Recherche directe à même EndNote Web
Gérer des références avec EndNote Web
Importation directe de références à partir d’une base de données
Importation indirecte de références
Création d’une bibliographie et plus…
Interopérabilité EndNote WebEndNote X4
Cliquer sur « Configure » Par la suite on va
vous demander vos identifications EndNote
Web
Préalable pour l’interopérabilité entre les 2
logiciels : Avoir un compte EndNote Web déjà
créé
Interopérabilité EndNote WebEndNote X4
Transfert de références
d’EndNote Web à EndNote X3
Transfert de références
d’ EndNote X3 à
EndNote Web
Lancer le transfert
EndNote Web

S’inscrire à EndNote Web :
www.myendnoteweb.com
Tutoriel sur EndNote Web :
www.endnoteweb.com/training

FAQ sur EndNote Web :
http://scientific.thomson.com/support/faq/wok3new
/endnoteweb/

Pour en savoir plus…
-Tutoriels pour EndNote produit par Thomson
- Manuel d'utilisation d'EndNote X3 / UQTR
- Tutoriel de l’Université Laval sur EndNote X
- Logiciels de gestion bibliographique / UDM
- EndNote / UQAM
-EndNote / UQO
- EndNote / UQTR
-EndNote / UQAR
- EndNote / INRS
EndNote et le Programme de
développement des compétences
informationnelles (PDCI)

Création de références dans un logiciel de gestion bibliographique /
(UQTR)

Création d'une bibliographie dans WORD à partir du logiciel
EndNote / Démonstration (UQTR)

EndNote pas à pas (UQAM)

Enrichissement des références dans EndNote à l'aide de fiche de
lecture / Démonstration (UQTR)
EndNote et le Programme de
développement des compétences
informationnelles (PDCI)

Exportation directe de références dans le logiciel EndNote à partir
de ScienceDirect / Démonstration (UQTR)

Importation de fichier dans EndNote à partir du catalogue UQ /
Démonstration (UQTR)

Importation de références dans le logiciel EndNote / Démonstration
(UQTR)

Insertion automatique de références à l'intérieur d'un texte lors de la
rédaction / Démonstration (UQTR)