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Steps
1) Restore the original ‘AvidianDB.bak’ file onto the separate SQL Server 2000. (This file is
included as part of the Prophet Server install.
NOTE: Do not use any other backup file!
2) When restoring the backup file, name the database "Avidian"
3) Expand the "Avidian" database node and click on Users node
4) Delete user "Avtuser"
5) Expand the "Security" node and click on Login
6) Create new user "Avtuser" with Password "prophet01!"
7) Click on the Database Access tab
8) Select "Avidian" database
9) In the Database roles section select "public" and "db_owner".
10) Click Ok
Now that the database is restored you will need to run the following script files only if you have
FULL-Text Search already installed on your SQL Server box.
ProphetDBFullTextScript.sql
ProphetIndexTables.sql
sp_Search.sql
These files are located in the Prophet Server machine’s ‘C:\Program Files\Avidian
Technologies\Prophet’ folder.
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Reassigning opportunities to Account Reps- Prophet Enterprise Version.
If you need to reorganize your sales department, you can reassign their Opportunities to new
Account Reps by following these steps:
1.
2.
Highlight the opportunities you want to reassign.
To remove any Account Reps currently assigned to Opportunities:
a.
Right click on the Opportunities.
b.
Select Remove from Account Reps.
Page 68 of 129
3.
4.
c.
Check the Account Reps you need to remove from the Opportunities.
d.
Click OK.
To assign new Account Reps to the Opportunities:
a.
Right click on the Opportunities.
b.
Select Assign to Account Reps.
c.
Check the Account Reps name
d.
Click OK.
The Opportunities will now display for the Account Rep it has been assigned to.
a.
The Account Rep will see the opportunities listed in their Opportunity Manager
as long as they are connected to the server.
b.
To save opportunities to your local machine for offline use:
i. Highlight the opportunities
ii. Right click on the group
iii. Select Transfer Data, Save data to local machine
Emailing opportunity data to other Prophet Users
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Prophet Enterprise Edition allows administrative control over what data Prophet Users can view.
When you are setting up the organization you will need to assign access levels to the Prophet
Users. Access levels define what Prophet data each user has access to.
Three Access levels
There are three access levels available to assign to your Prophet Users when setting up your
organization. By design, users can always view data from any user below them in the tree.
Own and Reports User can see only their own data, and the data of their direct reports, if any.
Peers
User sees their own data and the data of their direct reports if they have any,
the data of their peers and any of their peers’ direct reports.
Peers and Mgr
Same as ‘Peers’ Access, but also allows the user to view their own
manager’s data as well (only one level up the hierarchy).
Below is a representation of what Prophet Users would have access to with each of the three
access levels listed above.
1. Each Regional Manager is given the Access Level of Own & Reports.
See Diagram 1:
• Regional Manager I view’s everything in Red
• Regional Manager II view’s everything in Green
• Regional Manager III view’s everything in Yellow
• Regional Manager IV view’s everything in Purple
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Sales
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Executive
Sales
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Sales
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Manager
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Sales
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2. Each Regional Manger is given the Access Level of Peers
See Diagram 2:
• Regional Manger I & II see everything in Red
• Regional Mangers III & IV see everything in Yellow
CEO
Dir of
Sales
Regional
Manager II
Regional
Manager I
Account
Executive
Dir of
Sales
Account
Executive
Account
Executive
Account
Executive
Regional
Manager
III
Account
Executive
Account
Executive
Regional
Manager
IV
Account
Executive
Account
Executive
Sales
Intern
Account
Executive
Sales
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3. Each Regional Manger is given the Access Level of Peers & Manager
See Diagram 3:
• Regional Manager I & II see everything in red
• Regional Managers III & IV see everything in yellow
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Dir of
Sales
Regional
Manager I
Account
Executive
Account
Executive
Sales
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Dir of
Sales
Regional
Manager II
Account
Executive
Account
Executive
Regional
Manager
III
Account
Executive
Account
Executive
Regional
Manager
IV
Account
Executive
Account
Executive
Account
Executive
Sales
Intern
Diagram 3
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To set up the organization and viewing permissions:
Setting up user permissions needs to be done on the Prophet Server.
This is the organization we are setting up.
• Thomas is the Sales Manager and call see all data
• Beth and Joe are both regional Managers. They can see their own data and any direct
reports
• Buford and Emily are Account Executives and can only see their own data
Thomas
Sales Manager
Beth
Regional Manager
Joe
Regional Manager
Buford
Account Executive
Emily
Account Executive
On the Prophet Server, open up the Prophet Administrator by clicking on the Tools button.
1.
Click on the User Management tab.
2.
All Prophet Users connected to the Prophet Server will be listed
3.
To assign the Sales Manager (Thomas in the chart above)
Check the Manager’s name
Click the “Assign Manager and Access Level” button
In the “Assign Manager and Access Level” window, highlight the
manager name (them self) and select Own and Reports.
Click OK
4.
To Assign Regional Managers (Beth and Joe in the chart above)
Check the Regional Managers names
Click “Assign Manager and Access Levels” button
In the “Assign Manager and Access Level” window, highlight the
manager name and select Own and Reports. They will only see the data
for their own team.
Click OK
5.
To assign Account Executive groups (Buford and Emily in the chart above)
Check the User Name
Click the “Assign Manager and Access Level” button
Highlight their manager
Select Peer
Click OK
Page 102 of 129
Below is the User Management tab for the organization. Under the User column, you see the
Prophet User name followed by the computer name. Under the Manager column, you will see
who the Prophet User reports to. In the Access column, you will see the access level given to
them.
If Beth were given the Access level of “Peers”, Beth would be able to see data from Joe, Emily
and Buford.
If Beth were given the Access level of “Peers and Managers”, she would be able to see data from
Joe, Emily, Buford and Thomas.
When a new Prophet User is installed you will need to set up permissions. In the User
Management tab, check the name of the new user and click on the “Assign Manager and Access
Level” button. Select their manager and then select their permission level. Access levels are
listed above.
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(Reports on Won and Lost Opportunities)
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