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Manual de Usuario
AcadSuite
Módulo de gestión y consulta para docentes de
Establecimientos educativos que cuentan con
la plataforma de registro Académico 9 Net
Versión 9.2
XaraSoft. Ingeniería de Software
c. 1986 - 2015
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Contenido
Instalación
Inicio de sesión
Menú Principal
1.- Asignación Académica
1.1.- Imprimir
1.2.- Retornar
2.- Indicadores de Logros
2.1.- Nuevo Indicador de Valoración de Logro
2.2.- Editar
2.3.- Buscar
2.4.- Actualizar
2.5.- Retornar
3.- Asistente de Notas Periódicas
3.1.- Ingresar
3.2.- Consultar
3.3.- Generar
3.4.- Importar
3.5.- Recuperaciones
4.- Ficha Psicosociopedagógica
5.- Observador
6.- Consulta de Notas Periódicas
7.- Concentrador Periódico de Notas
8.- Informe Periódico de Evaluación
9.- Directorio de Grupo
10.-Mosaico
11.- Contraseña
12.- Exportar Notas por Asignatura
7.- Contáctenos
8.- Salir
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1. Instalación
En el CD de instalación de AcadSuite encontrará los archivos mysql-connector-odbc-3.51.30win32, mysql-connector-odbc-3.51.30-win64, y la aplicación Instalar.EXE que se encargará
de instalar las librerías y el archivo ejecutable en el disco duro de su computador.
Los
1.
2.
3.
requerimientos de sistema para la instalación de la aplicación son:
1.4 MB disponibles en la unidad de Instalación C:, D:, E:, etc.
Conectividad a Internet mínimo con velocidad de 1Mbps subiendo.
Controlador MySql de Oracle para interpretar las tablas del servidor WEB
Dé click sobre el icono de la aplicación Instalar.EXE. Al hacerlo deberá aparecer
sobre el escritorio el formulario de Bienvenida al Asistente de Instalación de
AcadSuite.
Pulse Siguiente
Pulse Siguiente
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Seleccione la opción “I accept the terms in the license agreement “ y de click sobre el botón
Next (Siguiente)
Seleccione la opción “Complete” y dé click sobre el botón Next (Siguiente)
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Dé click sobre el botón Install (Instalar) y espere un momento…
Para terminar la instalación del controlador Obdc MySql de click sobre el botón Finish (Finalizar).
NOTA: Para evitar la escritura errónea de los registros de clases, se recomienda cerrar las
aplicaciones abiertas antes de iniciar la instalación. Dé click sobre el botón Siguiente para
continuar. El sistema verifica la disponibilidad de espacio en los discos duros y la conectividad
a Internet.
Posteriormente aparecerá la segunda ventana donde el sistema verifica el espacio en disco duro
y la conexión a internet
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Si el(los) disco(s) duro(s) dispone(n) de espacio para instalar AcadSuite, el Asistente
muestra las capacidades disponibles de los discos duros del computador.
Si existe conectividad a Internet, el Asistente muestra la dirección IP de su computador, el
nombre de la estación de trabajo y el nombre de usuario registrado en ella.
Luego de verificar el cumplimiento de las anteriores condiciones por parte del sistema, el
asistente inicia la instalación de AcadSuite registrando las librerías con el siguiente mensaje:
Posiblemente, en el transcurso de la instalación, se presenten cuadros de diálogo como el
siguiente:
Estos casos se presentan cuando la librería o dependencia que el asistente intenta copiar
está registrada en el computador donde se pretende instalar y Windows ya la está usando.
Dé click sobre el botón Omitir para continuar.
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La instalación continúa recordando la necesidad de cerrar las aplicaciones abiertas para
evitar errores de registro.
Por omisión, el Asistente instala el software la aplicación en C:\Program Files\AcadSuite, en
sistemas operativos Windows de 32bits, y en C:\Program Files(x86)\AcadSuite en sistemas
operativos Windows de 64bits. Puede cambiar la carpeta de instalación pulsando el botón
Cambiar directorio.
Pulse el botón Instalar para continuar con la instalación.
Seleccione el Grupo de Programas del Menú de Inicio de Windows donde se ubicará el
acceso directo a AcadSuite. Por omisión, el Asistente creará el grupo AcadSuite9, y allí
ubicará el acceso directo a AcadSuite y el Manual de Usuario en formato .PDF
Pulse el botón Continuar.
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La instalación continúa copiando las dependencias del sistema en las carpetas de Windows.
También es posible que en el transcurso de la instalación de las dependencias, se presenten
cuadros de diálogo como el siguiente:
Estos casos de error se presentan cuando la dependencia que el asistente intenta copiar está
registrada en el computador donde se pretende instalar y Windows ya la está usando.
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Pulse Terminar y la aplicación quedará lista, cuando termine podrá buscar la aplicación por
inicio todos los programas.
El asistente ha creado en el Grupo de Programas AcadSuite con la Aplicación y el Manual de
Usuario.
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Inicio de sesión
Al ejecutar AcadSuite, se presenta el formulario de Inicio de sesión. Escriba el nombre de
usuario y la contraseña asignada por la Aplicación de la Institución. El año lectivo actual será
presentado automáticamente. Si el año lectivo no aparece, puede suceder que: a. No se ha
instalado el controlador Obdc de MySql, o se ha instalado para otro tipo de sistema operativo.
b. No encuentra ninguna conexión de red con internet. Pulse el botón Iniciar sesión para
acceder a AcadSuite.
Si el nombre de usuario y la contraseña no corresponden, AcadSuite se lo hará saber con el
siguiente mensaje:
Si no recuerda la contraseña, dé click sobre el texto Recordar contraseña. Escriba su número
de documento de identidad y responda las preguntas.
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El nombre de usuario y la contraseña son cadenas alfanumérica de máximo 16 caracteres,
que podrán ser modificadas por los docentes desde la primera sesión.
La velocidad con la que visualicen las consultas y se escriban los datos en el servidor, dependen de dos
factores: Las velocidades de “subida” y de “bajada” de su conexión a Internet y de la velocidad y capacidad
de memoria RAM de su computador. Por favor sea paciente.
La pregunta y la respuesta deberá ser colocadas una vez cambie la contraseña, recuerde que por
primera vez el sistema le genera un nombre de usuario que puede ser su primer apellido o su
nombre en minúscula y la contraseña son los 4 últimos números de su cédula, por seguridad
deberá cambiarlos una vez ingrese por primera vez.
El sistema una vez digite los datos completos le recordarán su nombre de usuario y contraseña e
inmediatamente lo ingresará al AcadSuite.
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Menú Principal
La principal característica de AcadSuite es el fácil manejo de todos sus comandos desde
menús contextuales y botones de comando. El menú contextual se despliega sobre la segunda
línea del formulario principal, llamada “Barra de Menús” desplegando cada módulo una barra
vertical de sub menús. En la siguiente línea, llamada “Barra de Botones” se ubican los botones
de acceso directo a los módulos de AcadSuite.
Barra de Botones
Al pasar el Mouse por cada
botón el sistema despliega
una ventana donde explica
que hace cada uno
Línea de Identidad
Nombre de la Institución Educativa
Año Lectivo actual
Estación de Trabajo
Nombre de Usuario
Dirección IP
Los botones de comando permiten al usuario acceder directamente al módulo deseado,
solamente dando click sobre él y permitiendo Editar, Consultar, Aceptar, Imprimir,
Retornar, etc.
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Los botones de comando del Menú Principal son:
Visualiza e imprime los grupos a cargo del docente
Crea, visualiza, consulta y edita los indicadores de logros de las asignaturas que el docente
Orienta por grado.
Ingrese las notas definitivas o con las evaluaciones periódicas desde Excel .
Diligencie la ficha Psicosociopedagógica
Diligencie el observador de cada alumno del grupo a cargo
Realice las consultas por asignatura de las notas del grupo a cargo
Imprima el concentrador del grupo a cargo
Imprima el informe periódico de evaluación siempre y cuando sea autorizado desde la
plataforma central
Imprima el directorio del grupo a cargo
Imprima el mosaico del grupo a cargo
Cambie la contraseña cuantas veces sea necesario
Exporte las notas de los alumnos en Excel de todo el año
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1. Asignación
Permite visualizar los grupos que tiene a cargo cada docente dada su respectiva asignación
académica.
Al dar doble click sobre cada una de las filas de la tabla de la izquierda, el sistema desplegará
en la tabla del lado derecho, la lista completa de los alumnos con código y estado; del grupo,
año lectivo, Sede, Jornada, Núcleo, Grado y Grupo; cantidad de hombres, cantidad de
mujeres, cantidad total de alumnos, y el nombre del director de grupo.
Igualmente en la barra de botones se visualiza los botones Imprimir y retornar y en la parte
superior izquierda en la barra de menús encontrara utilidades y cerrar la que le permitirá
imprimir de manera horizontal o vertical y ambas tendrán el mismo efecto.
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1.1 Imprimir
Visualiza e imprime en formato de Gestión Académica GAPA-2016 la Planilla para el
Registro de Desempeños en forma horizontal o vertical.
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2. Indicadores de Valoración de Logros
Los docentes pueden crear, edita y visualizar todos los indicadores de logros de las
asignaturas que tenga a cargo.
Dando doble click sobre el registro de la asignatura, el sistema le despliega en la tabla de la
parte inferior los indicadores de logros que tiene la misma en tiempo real. Al mismo tiempo
aparece una nueva barra de botones en mitad del formulario y a su derecha el nombre de la
asignatura cuyos indicadores de logros se crearán o editarán. Presione ESC para retornar al
Menú Indicadores de Logros.
2.1 Nuevo Indicador
Permite crear uno o varios indicadores de logros de la asignatura señalada en un cuadro
de diálogo donde el sistema presenta la Modalidad, el Núcleo, el Grado, el Área, la
Asignatura, y el código de la misma; como el sistema conoce cuál es el código del
último indicador, automáticamente crea el código para el nuevo indicador a crear. El
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cursor se posiciona en el campo Detalle del indicador del logro. Un indicador de logro
no podrá contener más de 256 caracteres.
Dé click en el botón Guardar para subir el indicador y crear el siguiente. Dé click en el
botón Cerrar para retornar al Menú de Indicadores de Logros.
2.2 Editar
Permite modificar el texto del indicador de logro señalado, nunca su código.
2.3 Buscar
Permite buscar dentro de los indicadores de logros de la asignatura señalada, las
coicidencias con el texto ingresado.
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Es de utilidad en la creación de nuevos indicadores de logros de un tema específico,
pues de la tabla de la consulta se puede Copiar (Ctrl+C) y se puede Pegar(Ctrl-V) en
el formulario Nuevo Indicador de Logro.
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2.4 Actualizar (Refresh)
Presenta nuevamente todos los indicadores de logros de la asignatura señalada luego
de una consulta.
3 Asistente de Notas de Período
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Este módulo le permite a los docentes ingresar las notas, tendrán dos (2) formas de
ingresarlas así:
3.1
Ingresar
De click sobre el primer botón ingresar, indique el período en el cual va a
trabajar y de doble click sobre la asignatura correspondiente, el programa le
despliega las lista de los estudiantes y se posiciona en el primer estudiante en
la columna nota, acá se ingresa la nota definitiva del período si le da enter
inmediatamente le coloca el desepeño de acuerdo a como este parametrizado
en la plataforma central y automáticamente se posiciona en IND1
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Para elegir el indicador requerido que soporte la nota cuantitativa una la tecla F1 y el sistema
automáticamente le despliega todos los indicadores, una vez encuentre el indicador que requiere
le da enter
El sistema le pregunta si desea copiar ese indicador a todo los estudiantes, cuando el nota es
muy pareja podrá darle que si e inmediatamente le queda a todos, cuando le da click en no este
indicador será solo para el estudiante en el cual este ubicado.
Por esta opción puede colocar las fallas que haya tenido el estudiante en el perído, una vez
terminada debe dar click en guardar.
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3.2 Consultar
AcadSuite le brida al docente la posibilidad de consultar las notas de las asignaturas
ingresadas en cada período. Seleccione el período y de doble click en la tabla superior
sobre la asignatura que desea consultar.
AcadSuite presenta en la parte inferior del formulario la tabla de consulta donde se
visualizan los estudiantes, las notas, desempeños y fallas ingresados en tiempo real.
Asi mismo, presenta el promedio del grupo en la parte inferior de la tabla.
Pulse retornar para regresar al módulo de Notas.
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3.3
Generar
La segunda forma de ingresar las notas es para realizarlas en excel donde el docente podrá
colocar las evaluaciones realizadas en el período hasta máximo 8 y la plantilla con una fórmula
sacara la nota definitiva, también podrá colocar los indicadores de valoración de logros en
dicha plantilla así:
Ingrese por generar el sistema le saca el siguiente cuadro donde primero que todo debe
seleccionar el período, segundo en la parte de abajo señala todas las plantillas o si solo es una le
da click sobre la que necesite y por último click en el boton generar posterior debe elegir la unidad
donde desea bajar las plantillas.
click
Una vez generadas las plantillas con las asignaturas debe ir a la unidad donde las genero y dar
doble click sobre la que vaya a trabajar.
En la fila 2 columna A aparece el número del primer estudiante
En la fila 2 columna B el nombre completo del estudiante
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En la fila 2 columna C el código,
En la columna D la nota, donde quedará la nota definitivas
En las columnas E,F,G,H I es para los indicadores
En la columna J las Fallas y
En la columna K Asignatura acá va el nombre de la asignatura que se está trabajando
NOTA IMPORTANTE: En la Columna AK aparece CODIGONOTA ésta no podrá ser
modificada ya que de hacerlo al importar las notas por el AcadSuite no reconocerá
el formato.
Entre la columa L y AJ se pueden programar las evaluaciones del período con
fórmula ejemplo: en la asignatura de matemáticas de sexto se harán 4 evaluaciones
así:
Columna L =
Nota Apreciativa que valdrá el 15%
Columna M =
Números línealeas que valdrá el 25%
Columna N =
Trabajos escritos que valdrá el 35%
Columna O =
Números naturales que valdrá el 25%
La formula que deberá colocar en la columna D fila 2 es la siguiente:
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=+L2*$L$1+M2*$M$1+N2*$N$1+O2*$O$1 y enter
De esta manera quedará calculada la nota definitiva del período para ser subida al AcadSuite o
desde la Plataforma central .
Esta formula puede ser copiada en toda la columna D a todos los alumnos
En cuanto a los indicadores de logros en la parte de abajo parte derecha en el archivo aparecen
dos hojas la primera Notas y la segunda Logros (Estos nombres no pueden ser cambiados) al darle
click en logros podrá visualizar todos los indicadores de logros que fueron subidos por todos los
docentes que dan dicha asignatura.
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Elija el indicador que le corresponda a esa nota cuantitativa o bién sea colocando el número al
frente de la nota o copiar con control c y en la hoja notas control v. cuando termine grabar.
3.4
Importar
Una vez esten listas las notas desde el AcadSuite se importan, por notas importar al dar
click aparece la siguiente ventana debe ingresar por buscar para ubicar la unidad donde se
encuentra el archivo en este caso es
El archivo no puede tener un nombre diferente, si esto llega a suceder Acadsuite no lo reconocerá
y por tanto no subira ningún dato.
Grabar o guardar
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3.5 Recuperaciones
Permite ingresar las notas de recuperación al finalizar el año lectivo
teniendo en cuenta que debe colocar el No. Del Acta y la fecha.
Esto se podrá hacer siempre y cuando la plataforma se lo permita.
Una vez ingrese las notas debe guardar
Cerrar
Retorna al Menú Principal de AcadSuite.
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4.
Ficha Picosociopedagógica
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La ficha Picosociopedagógica evalúa 5 campos: Convivencia, Salud, Campo Cognoscitivo,
Campo Socio afectivo, Campo Psicomotriz, beneficios de matrícula como transporte,
restaurante y familias en acción Actividades de Política Pública y Etnia
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Al ingresar a este módulo, AcadSuite despliega en la tabla de la izquierda del formulario la
lista de los alumnos de su grupo. Deslice la barra azul sobre los estudiantes de la tabla y de
Intro (Enter) o doble click sobre el estudiante al cual se editará su ficha psicosociopedagógica.
Edite la ficha psicopedagógica del estudiante y de click sobre el botón Guardar para subir la
ficha en tiempo real. Dé click sobre el botón Cerrar si desea retornar al Menú Principal de
AcadSuite.
Por este módulo el Director de grupo podrán visualizar las notas que tenga el estudiante hasta
ese momento dando click sobre el botón el cual se encuentra en la parte superior izquierda
de la pantalla, el sistema le muestra todas las asignaturas del estudiante con las notas por
períodos con su nota definitiva y en la parte inferior le aparece el promedio.
Por la ficha Psicopedagógica el director de grupo podrá subir las fotos de los estudiantes en formato
.JPG, al dar click sobre el icono se
deberá buscar la ubicación donde se encuentren
las fotos de los estudiantes.
Es importante aclarar que el tamaño de la imagen no debe ser superior a 5.5 cms x 4.5 cms si
no es así se deberá ajustar antes de subirla al servidor, el sistema al darle click en subir va a
buscar la carpeta donde se encuentren dichas imágenes
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Al momento de dar click sobre la foto correspondiente click en abrir automáticamente la foto
quedará subida en el AcadSuite 9.2
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5.- Observador
Este módulo permite al docente registrar en tiempo real las observaciones que se van
presentando con el comportamiento social y académico de cada estudiante de su grupo. De
cada observación se registra su fecha, el motivo, el compromiso del estudiante, y las
recomendaciones de la institución.
Al ingresar a este módulo, AcadSuite despliega en la tabla de la izquierda del formulario la
lista de los alumnos de su grupo. Deslice la barra azul sobre los estudiantes de la tabla y de
Intro (Enter) o doble click sobre el estudiante al cual se creará la nueva observación.
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6.
Consulta de notas periódicas
Permite al docente consultar las notas periódicas por asignatura de los estudiantes de su
grupo.
Seleccione la asignatura y el sistema le despliega la lista de todos los estudiantes en orden
alfabético con su respectivo código, las notas de cada período, la nota definitiva, la
recuperación, el acta de la recuperación, la fecha y al final las fallas de todo el año. AcadSuite
descargará las notas de los estudiantes de su grupo en tiempo real.
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7.- Concentrador Periódico de Evaluación
Permite a los Directores de grupo imprimir el concentrador para socializar con sus
alumnos a cargo las notas de todas las asignaturas antes de imprimir los Informes Periódicos de
Evaluación.
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8.- Informe Periódico de Evaluación
Permite al Director de Grupo imprimir los Informes Periódicos de Evaluación
siempre y
cuando sea autorizado desde la Plataforma Central por parte de los directivos de
la
Institución.
Primero se debe escoger el período y dar doble click en el grupo que se va a imprimir,
tienen la posibilidad de verlo en pantalla antes de imprimir, si necesita imprimir un solo
informe con el número del puesto en orden de lista podrá imprimirlo.
NOTA: este informe sea en hoja tamaño carta o tamaño oficio necesariamente cada uno
requiere de dos hojas o que sea impreso por lado y lado.
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9.- Directorio de Grupos
Imprima el directorio del grupo a cargo, siempre que este la informacióm
completa podrá tener de primera mano los datos más importantes de los padres con sus
direcciones y teléfonos
Previamente antes de imprimir podrá ver el directorio en pantalla
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10.-
Imprima el Mosaico
El sistema le permite imprimir el mosaico de sus grupos, esto podrá ser
siempre y cuando las fotos estén subidas a la Plataforma desde.
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11.-
Contraseña
Permite al docente cambiar el nombre de usuario y la contraseña para ingresar a la
Plataforma.
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Ingrese la contraseña actual y presione Intro (Enter) para validarla. A continuación digite el
número de documento de identidad del docente dé click en el botón Aceptar.
Digite el nuevo nombre de usuario (máximo 32 caracteres alfanuméricos). Digite la nueva
contraseña (máximo 16 caracteres alfanuméricos); confirme la contraseña digitándola
nuevamente.
Responda la pregunta y su respuesta, ésta es importante ya que cuando al ingresar al
AcadSuite si necesita que el sistema le recuerde su usuario y contraseña validara dicha
pregunta con su respuesta.
Estos cambios serán realizados en tiempo real. Para que los cambios surjan efecto, deberá
reiniciar AcadSuite.
Si desea conservar la contraseña existente, de click sobre el botón Cerrar.
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12.-
Exportar notas por asignatura
Genera en la unidad de almacenamiento seleccionada una hoja de cálculo en formato
Microsoft Excel (xlsx), donde se almacenan todas las notas ingresadas por el docente durante
el año lectivo por asignaturas.
Deslice la barra azul sobre la tabla de asignaturas y pulse Intro (Enter) o doble click sobre la
asignatura deseada; en la columna Generar aparecerá la palabra Si; a continuación,
seleccione la unidad y carpeta donde se generará el archivo, y de click sobre el botón Guardar.
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Si desea generar todas las planillas, de click sobre la etiqueta “Todas las planillas”. Así, el
Total de planillas será igual a Planillas a generar; seleccione la unidad y carpeta donde se
generará el archivo, y de click sobre el botón Guardar.
Cuando el proceso termina, AcadSuite emite un mensaje indicándolo.
El nombre del archivo generado está compuesto por la palabra NOTAS, y seguido el nombre
del docente, y presenta el icono que lo identifica con formato Excel.
Las columnas que genera son:
Código, número y nombre del estudiante
Nota Primer Período
Porcentaje Primer Período
Nota Segundo Período
Porcentaje Segundo Período
Porcentaje Acumulado a Segundo Período
Nota Tercer Período
Porcentaje Tercer Período
Porcentaje Acumulado a Tercer Período
Nota Cuarto Período
Porcentaje Cuarto Período
Nota Definitiva o Porcentaje Acumulado a Cuarto Período
Asignatura: Grado, grupo, jornada y nombre de la asignatura
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13.- Créditos
Presenta los créditos de AcadSuite, en la parte inferior
central podrán enviar sus comentarios o sugerencias las
cuales serán resueltas a la mayor brevedad posible por
parte de nuestro equipo de soporte.
Teléfonos 316.2801320 - 304.3497891 – 315-5296471
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