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CAZEN Octobre 2015 La Suite Manuel d’utilisation Une base de données simple et pratique CAZEN . INFORMATIQUE & COMMUNICATION . 66 Ter, avenue Jean Moulin 75014 Paris . 01 45 41 37 50 . www.cazen.fr [email protected] Manuel de La Suite 2/18 CAZEN La Base La Base contient des fichiers : Contacts - Courrier - Fichiers - Affaires Chaque fichier contient des fiches : Contacts (Personnes et Sociétés), Lettres, Mailings, Fichiers (documents), Affaires (devis, factures) Barre de Menu - Barre de Fonctions Fermer Fenêtre Nouvelle Fenêtre Tous les écrans possèdent la même barre de Menu et la même barre de Fonctions. Zoom AR Zoom AV Aide en ligne Retour à la page d’accueil Accés aux fichiers de la base Préférences Supprime la Fiche Barre de Fonctions Affiche le Modèle Liste Affiche le Modèle Saisie Affiche le Modèle Import/Export Dans certaines versions de La Suite Quitter Aucune annulation possible Barre de Menu Recherche Toutes les Sociérés ou Toutes les Personnes Pour créer un nouveau Contact Recherche Affiche avancée Toutes les Fiches Imprimer Exporte en Excel Créer un PDF Pour Dupliquer la Fiche Dans certaines versions de La Suite Recherche Doublons Aide en ligne Aide Print 1 Sur tous les écrans de la base, en cliquant sur le point d’interrogation (haut à droite), on accède directement à l’aide en ligne de l’écran en cours. 3 4 Sur la gauche, un Sommaire en 2 niveaux permet d’accéder à la description de toutes les fonctions et de tous les écrans de la Base. 0 1 1 Tri, Rech, IGN... 1 1 Recherche 12 12 Doublons 13 13 Sélections 14 14 1 1 Compteur Dates 5 5 1 1 Print 6 6 Acrobat PDF17 17 Export Excel18 18 Import Excel19 19 0 Contacts 10 10 1 1 Courrier 0 0 1 1 Envois 0 0 1 1 Fichiers 0 0 1 1 Tarif 0 0 1 1 Affaires 0 0 1 1 Détail Articles 0 0 1 1 Affaires Analyse 1 1 1 1 Gestion 1 1 Sujets 1 Liste 0 Saisie Société 10 Saisie Personne 10 1 Recherche 0 1 Imp/Exp-Doublons 0 Sélections Util. 10 Compteurs Dates Certains fichiers (Courrier, Fichiers, Affaires) possèdent des Compteurs Date qui permettent d’accéder directement aux fiches créées tel jour, telle semaine, tel mois, telle année. EN ROUGE Aujourd’hui Jour Avant FERMER Nom Le nom de la société Entité Il paut s’agir d’un département, d’une filiale... dans un autre lieu, une autre ville... --------------------------------------Groupe La société peut appartenir à un groupe. (tableau fond jaune à droite du Nom) LVMH : Christian Dior, Guerlain, Louis Vuitton, Moët & Chandon... Dans ce cas, les filiales se retrouvent dans le Tableau à droite de Groupe. En cliquant sur un Nom de ce Tableau, on accède à la fiche de la société. • Pour inclure une Société dans un Groupe, il suffit d’écrire son Nom dans la rubrique Groupe : menu déroulant --------------------------------------Activité Un menu local permet de définir le type d'activité de la société Tel Les numéros de téléphone --------------------------------------Etoiles Cliquer sur 1, 2, 3 étoiles classe le fiche dans l’ensemble choisi. La gomme efface ce choix. • Pour rechercher toutes les fiches d’une famille étoile, en Modèle Liste, cliquez sur la légende étoile correspondante. Clients, Prosp, Fourn, S1, S2 Pour inclure une fiche dans une sélection, il suffit de cliquer sur la case à cocher correspondante. • Pour rechercher toutes les fiches de la sélection, cliquez sur sa légende. --------------------------------------Salariés Ce tableau présente toutes les personnes Salariées de cette société. En cliquant sur Nouvelle, une personne est créée. Une petite poubelle permet de supprimer le lien entre le Contact et la Société. La Personne ne sera pas supprimée de la Base. • Pratique En cliquant sur un nom de personne, on accède directement à sa fiche. Il est ainsi possible de se promener facilement d’un Groupe à ses filiales et aux salariés de ces filiales. --------------------------------------Logo On peut insérer le logo de la Société en cliquant sur “Ajouter”. Mail Les adresses EMail de la société Les icônes jaunes permettent de créer directement un mail qui ne sera pas stocké dans la base Site L'adresse du site internet : en cliquant sur la patite terre, on accède directement au site internet (votre navigateur s'ouvre). Sélections Voir dans l’Aide le chapitre “Sélections” --------------------------------------Relance Un Calendrier s’ouvre. Des flèches permettent les mois suivants ou précédents. Choisissez le jour à l’aide des flèches puis cliquez sur Coller. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------II - Bas de l’écran -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------On trouve plusieurs onglets 5 5 ****************** 0 Télécharger le Manuel PDF de “La Suite” I - Haut de l’écran -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Dans la barre Grise : Pratique Recherche Ecrivez les premières lettres du nom d’un Contact que vous cherchez. Les contacts correspondants apparaissent sur l’écran Contacts Liste. 1 1 ****************** 0 PDF Contacts - Saisie Société Sommaire 1 Accueil Navigation 3Préférences4- Jour Semaine d’aujourd’hui Jour Après Mois d’aujourd’hui Semaine Semaine Semaine Après Avant Année d’aujourd’hui Mois Mois Avant Mois Après Année Année... Manuel de La Suite 3/18 CAZEN Les Modèles : Liste - Saisie - Recherche... Tous les Fichiers présentent 3 types de Modèle : - Liste (Modèle Liste) : qui permet de gérer des sélections : clients, prospects, S1, S2, sélections utilisateurs... recherche simple de fiches - Saisie (pour saisir les informations) : nom, prénom, fonction, adresses... - Recherche : permet d’effectuer plusieurs recherches sur plusieurs critères en même temps Modèle Liste Retour à la page d’accueil Recherche par index Accés aux fichiers de la base Recherche Directe Recherche avancée Tri Ensembles Ignorer Supprimer Recherche Doublons Pour accéder au modèle Saisie, cliquez sur la ligne. Modèles Saisie ACCUEIL Liste CONTACTS Saisie COURRIER FICHIERS Imp/Exp-Doublons TARIF AFFAIRES SOCIETE Copier l’adresse société Créé par Institut de France Activité Lettres Mail 1 INSTITUT DE FRANCE Ajouter Supprimer 1Prosp Client Nouveau Courrier 4 111 22/09/15 Lettre 4 108 21/09/15 Lettre 4 107 20/09/15 Lettre 4 106 17/09/15 Lettre 4 105 15/06/15 Lettre 4 102 28/04/15 Mail 4 084 09/11/14 Mailing Mails 4 078 1 Fourn Courrier 1 S1 1 S2 01 00 48 00 33 Modif 23/09/15 Mobile 06 01 02 03 04 < T 06 05 04 03 02 < T 06 10 00 00 01 < T [email protected] 1 Sélections URL http://www.academie-francaise.fr/ 1 Sélection Relance 26/07/15 Affaires Voir tous les courriers Devis - Acompte Demande 23/09/15 Lettre Fichiers Travail 01/02/06 01 08 01 00 07 01 01 02 03 05 Mail 2 Tél 1 01 08 01 00 07 Associés XLS Tél Pro 1 1 1 HUGO Victor Mobile Infos PDF Voir Toutes BAUDELAIRE Charles ACADÉMIE FRANÇAISE Tél Sté Etoiles 1 Print Créa Nouvelle BRETON André ACADÉMIE DES BEAUX ARTS ACADÉMIE DES SCIENCES Entité Groupe Tous Vides Salariés Jules César Nom ACADÉMIE FRANÇAISE Adresse GESTION Nouveau Dupliquer Supprimer Recherche Recherche n°1/1 (48) Demande Devis Pause café 09/11/14 Print Rejoindre HUGO Victor PDF Supprimer Fourn - Réduction Devis Print Rejoindre 07/11/14 HUGO Victor PDF Supprimer Mailing Lettres Remerciements Print Rejoindre 07/11/14 HUGO Victor PDF Supprimer Mailing Lettres Promotion Produit ou Service Print Rejoindre 24/08/14 HUGO Victor PDF Supprimer Mailing Mails Promo - Festival de l’image Print Rejoindre 24/08/14 HUGO Victor PDF Supprimer Mailing Mails Remerciements Print Rejoindre 24/08/14 BAUDELAIRE Charles PDF Supprimer Mailing Mails Promo - Festival de l’image Print Rejoindre BRETON André PDF Supprimer Demande Devis Pause café Print Rejoindre HUGO Victor PDF Supprimer Mailing Mails 4 074 4 069 4 065 4 120 4 061 4 057 Print Rejoindre BRETON André PDF Supprimer Demande Devis Convention Print Rejoindre HUGO Victor PDF Supprimer Demande Devis Convention Print Rejoindre BRETON André PDF Supprimer Promo - Festival de l’image Print Rejoindre BAUDELAIRE Charles PDF Supprimer Promo - Festival de l’image Print Rejoindre HUGO Victor PDF Supprimer Promo - Festival de l’image Print Rejoindre BRETON André PDF Supprimer Modèle Recherche Ajouter une Recherche 1ère Recherche 2ème Recherche Supprimer cette Recherche Manuel de La Suite 4/18 CAZEN Autres Sociétés Dans ce tableau se trouvent les sociétés qui sont liées au contact. Une personne peut être liée à plusieurs sociétés. Pour insérer une société, entrez ses premières lettres dans la case à gauche du bouton choisir puis cliquez sur «Choisir». Pour définir la société avec laquelle le contact est lié en priorité, cliquez dans la case à cocher à droite de la ligne. Le fond de la ligne société devient jaune. En cliquant sur une des sociétés, cette dernière remplit le cadre jaune à gauche du tableau. CONTACTS - Personne ou Société Pour créer un nouveau Contact Recherche directe d’un contact ACCUEIL Liste CONTACTS Saisie COURRIER FICHIERS Imp/Exp-Doublons GESTION Tous Print PDF 1 Jules César Créé par DE VINCI Léonard 1 Resp Sté Génie - Peintre 00 00 00 00 02 Tél 2 00 00 00 00 03 Fonction Ajout. ACADÉMIE DES SCIENCES 75006 21/05/15 Autres Sociétés Modif 23/09/15 Sté Principale Jaune Choisir ACADÉMIE DES SCIENCES . PARIS . France ACADÉMIE DES BEAUX ARTS . PARIS . France 23, quai de Conti Sup. XLS Créa Société Copier l’adresse société Export ou Import vCard M. Prénom AFFAIRES Vides PERSONNE Titre Nom TARIF Nouveau Dupliquer Supprimer Recherche Recherche n°1/1 (48) En cliquant sur le rectangle jaune de la Société, on accède à la Fiche Société Permet d’importer ou de créer une vCard Frappez les premières lettres du contact puis validez en frappant le retour charriot. PARIS 12 42 2 145 42 2 ? Pour effacer le lien avec la société. Celle-ci ne sera pas supprimée de la base. ? Tél 1 Mobile 06 01 02 03 04 Fax 00 00 00 00 05 Mail 1 Mail 3 Etoiles 1 1 Infos Insérer Info 1Prosp Client Personnel Associés Copier X [email protected] Travail Mail 2 Ortho 1 Fourn Fichiers 1 S1 Courrier Annuler 1 S2 Sélections 1 1 Sélection Relance 01/08/15 Mailing Rentrée - Voeux de Noël - Lancement de Produit - Conférence de Presse Affaires Ouvrir l’adresse de : ACADÉMIE DES SCIENCES dans GoogleMaps Copier les coordonnées Né en avril 1452 à Vinci, près de Florence, il était le fils de Caterina, une jeune paysanne et de Ser Piero, un notaire de la seigneurie de Florence. En 1469, celui-ci le confie à Verrocchio, un des grands artistes de Florence, qui lui enseigne la sculpture et la peinture. À la Cour de Milan En 1482 , à l'époque où Léonard était artiste, théoricien et savant ,il se rend à Milan, auprès de Ludovic le More et lui offre ses services en tant qu'ingénieur militaire, architecte, peintre et sculpteur.Le duc l'emploie comme organisateur de fêtes et lui commande la statue équestre en bronze, de propositions colossales, de son père, François Sforza, à laquelle il travaillera plus de seize ans et qui ne sera jamais fondue.. Il participe ensuite aux discussions portant sur les cathédrales de Milan et de Pavie. Dans ces mêmes années il poursuit ses recherches de peintre. Dans la Vierge aux rochers, il atteint une transfiguration du sujet par la lumière diffuse. Dans ce tableau on peut observer l'approche scientifique de la composition en utilisant des formes simples. Pour le réfectoire deS.Maria delle Grazie, il peint ensuite la Cène où une ordonnance symétrique est le support de la plus intense émotion. Parallèlement à la peinture de ce chef -d'oeuvre, il poursuit un travail d'investigation et d'information pour donner à sa doctrine des bases théoriques. ACCUEIL Liste CONTACTS Saisie COURRIER FICHIERS Imp/Exp-Doublons GESTION Print PDF XLS 1 Jules César Créé par DE VINCI Léonard 1 Resp Sté Génie - Peintre Tél 1 00 00 00 00 02 Tél 2 00 00 00 00 03 Fonction Ajout. Autres Sociétés ACADÉMIE DES SCIENCES 75006 PARIS Bouton «bascule» qui permet de déterminer quelle est l’adresse par défaut du contact : Domicile ou Travail Mail 1 06 01 02 03 04 00 00 00 00 05 Mobile Fax Infos 42 2 42 145 2 ? ? [email protected] Travail Associés 1Prosp Fichiers 1 Fourn Courrier 1 S1 1 S2 1 1 Sélection Sélections Adresse par défaut Relance Impression 01/08/15 Mailing Rentrée - Voeux de Noël - Lancement de Produit - Conférence de Presse Affaires Ouvrir l’adresse de : M. Léonard DE VINCI dans GoogleMaps Copier l’adresse personnelle Rue 1 12 Mail 3 Client Personnel Choisir Mail 2 Etoiles 1 2 23/09/15 Modif Sté Principale Jaune ACADÉMIE DES SCIENCES . PARIS . France ACADÉMIE DES BEAUX ARTS . PARIS . France 23, quai de Conti Sup. 21/05/15 Créa Société Copier l’adresse société Export ou Import vCard M. Tous Vides PERSONNE Prénom AFFAIRES Nouveau Dupliquer Supprimer Recherche Recherche n°1/1 (48) Titre Nom TARIF En cliquant sur «Insérer Info», la date du jour et le nom de l’utilisateur sont automatiquement intégrés. Travail 8, rue Léonard de Vinci Rue 2 CP 75116 Pays France Ville PARIS Tél 1 Tél 2 Fax ACCUEIL CONTACTS COURRIER URL http://artdevinci.free.fr/ Saisie Imp/Exp-Doublons Infos n°1/1 (48) Recherche Adresse Liste PERSONNE AFFAIRES Accède au site Web Créé par Ajout. Tous 1 PDF Liste XLS Autres Sociétés PARIS 1Prosp Fichiers 1 Fourn Courrier 1 S1 1 S2 girl.jpg Boutons Actions sur chaque fichier Ouvrir Exporter Dessin Surmenages.pps 23/09/15 ACCUEIL CONTACTS Documentation Saisie COURRIER Recherche SOCIETE Copier l’adresse société Créé par Institut de France Activité Lettres Tous Print PDF Vides Jules César 1 1 1 BRETON André HUGO Victor ACADÉMIE FRANÇAISE Mail 1 INSTITUT DE FRANCE Travail 01/02/06 Tél Pro Voir Toutes < T 01 00 48 00 33 06 05 04 03 02 < T 06 10 00 00 01 Adresse Infos Nouvelle Affaire Ajouter Supprimer 27/07/15 D-5 Associés 1 S1 Courrier 1 S2 1Prosp Fichiers 1 Fourn Courrier 1 S1 1 S2 1 Réunion politique 12/07/15 F-1 Facture du Devis D-1 : Soirée du Livre 12/07/15 D-1 Soirée du Livre 1 Sélection Sélections Sélections Ouvrir dans une nouvelle fenêtre Supprimer MONROE Marilyn . COMÉDIE FRANÇAISE . PARIS . France Ouvrir dans une nouvelle fenêtre Supprimer Ouvrir dans une nouvelle fenêtre Tél 1 26/07/15 Facture HT 143,00 99,00 TARIF AFFAIRES Nouveau Dupliquer Supprimer Recherche Créé par Rejoindre Voir - Print Voir - PDF Rejoindre Voir - Print Voir - PDF Rejoindre Voir - Print Voir - PDF Tous Print PDF Vides Salariés Jules César 1 1 1 HUGO Victor Mail 1 INSTITUT DE FRANCE Ajouter Supprimer 1Prosp Associés 4 111 22/09/15 Lettre 4 108 21/09/15 Lettre 4 107 20/09/15 Lettre 4 106 17/09/15 Lettre 4 105 15/06/15 Lettre 4 102 28/04/15 Mail 4 084 09/11/14 Mailing Mails 4 078 Courrier 1 S1 1 S2 42 42 Travail 01/02/06 71 69 70 46 47 Modif 23/09/15 Mobile 06 01 02 03 04 < T 01 00 48 00 33 06 05 04 03 02 < T 01 01 02 03 05 06 10 00 00 01 < T [email protected] 1 Sélections URL http://www.academie-francaise.fr/ 1 Sélection Relance 26/07/15 Affaires Voir tous les courriers Devis - Acompte Demande 23/09/15 Lettre Fichiers 1 Fourn 42 Mail 2 01 08 01 00 07 Client 42 01 08 01 00 07 Pour créer un nouveau Courrier pour le Contact Etoiles 1 42 XLS Tél Pro Voir Toutes BRETON André ACADÉMIE FRANÇAISE Lettres 01/08/15 Supprimer Créa Nouvelle BAUDELAIRE Charles ACADÉMIE DES BEAUX ARTS ACADÉMIE DES SCIENCES Institut de France Infos ? GESTION Recherche ACADÉMIE FRANÇAISE Nouveau Courrier TOTAUX Devis HT FICHIERS Imp/Exp-Doublons SOCIETE Adresse 4.485,00 COURRIER Mobile Relance ? Ajouter Associer une Société EINSTEIN Albert . ACADÉMIE DES SCIENCES . PARIS . France Tél Sté URL http://www.academie-francaise.fr/ 1 Sélection Relance Supprimer Entité Groupe 2 Mailing Rentrée - Voeux de Noël - Lancement de Produit - Conférence de Presse Supprimer Nom 42 Affaires Ouvrir dans une nouvelle fenêtre Activité [email protected] Affaires Voir toutes les Affaires 1 < T Mail 2 01 08 01 00 07 Mobile Client Fichiers 1 Fourn Ajouter Copier l’adresse société 06 01 02 03 04 42 2 145 Mail 3 Associés n°1/1 (48) 12 [email protected] Travail Ouvrir dans une nouvelle fenêtre Saisie Choisir Mail 2 1Prosp Client CONTACTS 23/09/15 Modif Sté Principale Jaune ACADÉMIE DES SCIENCES . PARIS . France ACADÉMIE DES BEAUX ARTS . PARIS . France PARIS Mail 1 21/05/15 Créa Autres Sociétés CHAPLIN Charlie . COMÉDIE FRANÇAISE . PARIS . France 23/09/15 01 08 01 00 07 01 01 02 03 05 XLS 23, quai de Conti 75006 Sup. 00 00 00 00 05 Personnel Mobile Pour créer une nouvelle Affaire directement à partir du Contact. Etoiles 1 Modif PDF ACADÉMIE FRANÇAISE . PARIS . France Liste XLS Créa Nouvelle BAUDELAIRE Charles ACADÉMIE DES BEAUX ARTS ACADÉMIE DES SCIENCES Tél Sté Tél 1 GESTION Salariés ACADÉMIE FRANÇAISE Entité Groupe Ajout. Etoiles 1 ACCUEIL Rejoindre Supprimer Surmenages. Nouveau Dupliquer Supprimer Recherche pps Imp/Exp-Doublons n°1/1 (48) Nom FICHIERS Ouvrir TARIF Exporter AFFAIRES Print ACADÉMIE DES SCIENCES MORISOT Berthe Rejoindre Supprimer 172 1 Resp Sté Associer une Personne 346 24 3 Infos Ouvrir Exporter Tous Sociétés ou Personnes qui sont liées au Contact. Relance Conférence de Presse - Mailing Rentrée - Voeux de Noël Rejoindre Supprimer 23/09/15 1 Jules César Génie - Peintre Tél 1 00 00 00 00 02 Tél 2 00 00 00 00 03 Mobile 06 01 02 03 04 Fax 1 Sélection Sélections GESTION Société Copier l’adresse société Export ou Import vCard Créé par Fonction Importer une image Logo Liste 1 AFFAIRES Vides DE VINCI Léonard Prénom ? Affaires cocteau.jpg 23/09/15 ? Mail 3 Associés Importer un fichier 2 [email protected] Mail 2 Client Personnel 2 34 TARIF Nouveau Dupliquer Supprimer Recherche Recherche M. Titre Nom [email protected] Mail 1 01 58 07 08 11 Etoiles 1 Infos Choisir 13 FICHIERS PERSONNE Sté Principale Jaune 34 145 COURRIER Imp/Exp-Doublons n°1/1 (48) 01 02 03 04 05 Mobile CONTACTS Saisie 23/09/15 Modif ACADÉMIE DES BEAUX ARTS . PARIS . France ACADÉMIE FRANÇAISE . PARIS . France 14, rue Bonaparte Pour importer un nouveau fichier, une nouvelle image 4 03/08/15 Créa ACADÉMIE DES BEAUX ARTS 75006 Sup. Tél 2 Fax Print Société Copier l’adresse société 1 Resp Sté Poète Tél 1 01 58 07 08 05 Fonction ACCUEIL GESTION Vides Jules César COCTEAU Jean Prénom TARIF Nouveau Dupliquer Supprimer Recherche Export ou Import vCard M. Titre Nom FICHIERS Print Rejoindre 09/11/14 HUGO Victor PDF Supprimer Mailing Mails Fourn - Réduction Devis Print Rejoindre 07/11/14 HUGO Victor PDF Supprimer Mailing Lettres Remerciements Print Rejoindre 07/11/14 HUGO Victor PDF Supprimer Mailing Lettres Promotion Produit ou Service Print Rejoindre 24/08/14 HUGO Victor PDF Supprimer Mailing Mails Promo - Festival de l’image Print Rejoindre 24/08/14 HUGO Victor PDF Supprimer Mailing Mails Remerciements Print Rejoindre 24/08/14 Mailing Mails BAUDELAIRE Charles PDF Supprimer Promo - Festival de l’image Print Rejoindre BRETON André PDF Supprimer Demande Devis Pause café Print Rejoindre HUGO Victor PDF Supprimer Demande Devis Pause café 4 074 4 069 4 065 4 120 4 061 4 057 Print Rejoindre BRETON André PDF Supprimer Demande Devis Convention Print Rejoindre HUGO Victor PDF Supprimer Demande Devis Convention Print Rejoindre BRETON André PDF Supprimer Promo - Festival de l’image Print Rejoindre BAUDELAIRE Charles PDF Supprimer Promo - Festival de l’image Print Rejoindre HUGO Victor PDF Supprimer Promo - Festival de l’image Print Rejoindre BRETON André PDF Supprimer Manuel de La Suite 5/18 CAZEN CONTACT : Sélections Toute activité fait appel à des sociétés et des personnes dont le choix évolue dans le temps selon les dossiers en cours. Il est donc pratique d’avoir accès rapidement à des sélections générales (Clients, Prospects, Fournisseurs, des sélections utilisateur (que l’utilisateur crée et nomme) ou des sélections temporaires (S1, S2) que l’utilisateur choisit temporairement.. Quand une affaire est terminée, il n’est plus nécessaire de conserver ses différents contacts. D’autres apparaissent en fonction des nouveaux dossiers à traiter. Pour inclure une fiche dans une sélection, il suffit de cliquer sur la case à cocher correspondante. Pour enlever une fiche d’une sélection, il suffit de la cliquer de nouveau. Pour rechercher toutes les fiches de la sélection, cliquez sur la légende correspondante : Clients, Prosp, Fourn, S1, S2. Pour insérer une date de Relance, cliquez dans le champ. Un calendrier apparait. Choisissez une date. Pour créer une Sélection Utilisateur : Accédez au Modèle Liste Pour Supprimer une Sélection : Choisissez votre Sélection dans le Menu déroulant puis cliquez sur la Poubelle. Frapper un Nom dans le champ «Nouvelle Sélection» puis cliquez sur le bouton Créer. Le nom de la nouvelle sélection est automatiquement placé dans le menu déroulant juste à droite du bouton «Créer». -> Vous êtes désormais dans la sélection que vous venez de créer. Pour Chercher tous les Contacts d’un utilisateur Pour Chercher toutes les Relances d’un utilisateur Pour rechercher les Contacts d’un utilisateur dans une Sélection : Choisissez votre Sélection dans le Menu déroulant puis choisissez un utilisateur. Cliquez sur la Loupe. Pour Ajouter toutes les Fiche présentes à l’écran dans la Sélection. Pour Ajouter ou Enlever un Contact de la Sélection. Dans le Modèle Saisie Pour Enlever toutes les Fiche présentes à l’écran de le Sélection. CONTACT : Doublons Pour rechercher les Doublons Il est possible que votre base contienne des doublons. Un Doublon est constitué de 2 fiches ou plus qui ont certaines mêmes informations. Par exemple : - Personne : mêmes Noms + Prénoms - Société : mêmes Noms ACCUEIL Liste CONTACTS Saisie COURRIER Imp/Exp-Doublons FICHIERS TARIF Recherche n°1/2 (49) AFFAIRES Doublons mêmes : Nom de Société IMPORTER XLSX Titre Nom Prénom Fonction Client IGNORER M. BAUDELAIRE 1Prosp Rue 2 CP 1Fourn 1Relance 24/07/15 Fax Pays Mail 1 Mail 2 Mail 3 01 08 01 00 10 Téléphones Domicile S1 Tél 1 Adresse Domicile 7, rue Racine 75006 Ville PARIS Société Entité ACADÉMIE FRANÇAISE Rue 1 Rue 2 charles.baudelaire@academie .com [email protected] 1 S2 1 Titre Tél Act. IGNORER M. BAUDELAIRE 1Prosp 1Fourn Fax 01 08 01 00 10 Téléphones Domicile Tél 2 Journ. PERSONNE Autres Sociétés Lettre 21 1 Remerciements 1Relance 24/07/15 Créa Import du Pays Adresse Domicile 7, rue Racine 75006 Ville PARIS Société Entité ACADÉMIE FRANÇAISE SOCIETE Salariés 52 Mail 2 Mail 3 S1 charles.baudelaire@academie .com [email protected] 1 S2 1 23/09/15 23/09/15 254 Supprimer 1 PERSONNE Autres Sociétés Associés Rue 1 Rue 2 CP Mail 1 21 103 Fichiers 23/09/15 Docum baudelaire.gif entatio ATTENTION ! - Ce Contact a des fiches liées ! Rue 1 Rue 2 CP 01 08 01 00 07 01 02 03 04 05 06 01 02 03 04 Tél 1 XLS ACADÉMIE FRANÇAISE . PARIS . France BRETON André . ACADÉMIE FRANÇAISE . PARIS . France CHAPLIN Charlie . COMÉDIE Courriers 15/06/15 Salvador Dali Mobile Tél 2 1 Associés 12/07/15 Soirée du Livre Né à Paris, en 1821, Charles Baudelaire perd son père à l'âge de 6 ans. Sa mère se remarie avec avec le commandant Aupick quelques années plus tard. Il déteste ce beau-père, général de division, ambassadeur et sénateur du second empire qui le prive de l'affection maternelle. Rebelle à toute autorité, il se sera placé au lycée de Lyon, puis au lycée Louis-Le-Grand. Le Dandy Charles Fonction Poète Tél 1 PDF NomCréa Prénom Client Print Supprimer Dossiers URL BAUDELAIRE Charles . ACADÉMIE FRANÇAISE Nom 01/02/06 23/09/15 FRANÇAISE . PARIS . France Ville Pays Tél 2 Journ. IMPORTANT Lors de création de Fiche ou après Importation, il est important de vérifier si une même Personne, Société... n’a pas deux fiches. Dans ce cas il faut impérativement mettre à jour la fiche qui contient le plus d’informations et qui est souvent liée à des Textes, Fichiers, Affaires... et supprimer l’autre. Import du CP 01 08 01 00 07 Tél 2 01 02 03 04 05 Mobile 06 01 02 03 04 Créa ATTENTION ! - Ce Contact a des fiches liées ! Rue 1 Charles Poète 13/01/2015 Dernier import BAUDELAIRE Charles . ACADÉMIE FRANÇAISE Tél 1 Cependant, il arrive que des Personnes ou Sociétés aient des Noms, prénoms... identiques. GESTION Doublons mêmes : Nom et Prénom Ville Dossiers Pays Tél 1 Act. Courriers URL NomCréa Salvador Dali Né à Paris, en 1821, Charles Baudelaire perd son père à l'âge de 6 ans. Sa mère se remarie avec avec le commandant Aupick quelques années plus tard. Il déteste ce beau-père, général de division, ambassadeur et sénateur du second empire qui le prive de l'affection maternelle. Rebelle à toute autorité, il se sera placé au lycée de Lyon, puis au lycée Louis-Le-Grand. Le Dandy Fichiers SOCIETE Salariés 31 32 Manuel de La Suite 6/18 CAZEN COURRIER : Lettre, Fax, Mail Dans le fichier CONTACTS, à partir d’un Contact Dans le tableau COURRIER, cliquez sur «NOUVEAU». Une lettre avec les coordonnées du contact est directement créée. A partir du fichier COURRIER, Création d’un email avec PJ. Insert d’une Personne destinataire Efface le Contact Transforme le Courrier de Lettre à Fax, à Mail Accède aux Textes-Type Compteurs Date. Permettent de rechercher en un clic les courriers d’une période. Menu déroulant Recherche Société destinataire Adresse modifiable Formule de politesse intégrée au Courrier Insère un Texte-Type NB : Pour envoyer un Fichier en Pièce Jointe. Le Fichier doit être présent dans la Base. Un mail est créé dans votre logiciel de messagerie Choix d’un Texte-Type Création d’un Texte-Type Cliquez sur le texte souhaité. Il est automatiquement inséré à votre courrier Cliquez sur Nouveau. Ecrivez votre texte. Les flèches bleues permettent modifier l’ordre de présentation Manuel de La Suite 7/18 CAZEN COURRIER : Mailing Lettres, Mails Pour créer un Mailing : Cliquez sur «NOUVEAU» puis choisissez : Mailing Lettres ou Mailing Mails Menu déroulant Recherche d’une Personne ou d’une Société destinataire Accède à la liste de tous les contacts Efface tous les contacts de la liste Efface un contact de la liste Affiche toutes les Sélections Contacts Ajoute un seul Contact à la liste des destinataires Onglets : Texte/Fichiers Pour envoyer un Fichier en Pièce Jointe : voir COURRIER Mail Liste des destinataires : Duplication : Pour un Courrier simple (Lettre, Fax, Email) ou un Mailing (Lettres, Mails), il suffit de cliquer sur le bouton DUPLI. Dans le cas d’un Mailing, la liste des destinataires est identique au Mailing Premier. Il suffit alors de modifier cette liste. Si le texte est différent, frappez-le ou insérer un nouveau Texte-Type si besoin. DUPLI Manuel de La Suite 8/18 CAZEN FICHIERS Pour insérer un Fichier : - cliquez sur «NOUVEAU» puis choisissez : Vide ou Importer : Image ou Fichier - le nom du Fichier est automatiquement intégré dans le champs Titre Pour renommer un Fichier : - insérer le nouveau nom dans «Nouveau Titre» puis cliquez sur «Renommer le Fichier» CONTACTS COURRIER Saisie FICHIERS TARIF Nouveau n°1/1 (38) 23/09/15 23/09/15 Vides TOUS EINSTEIN Albert 12 rue du Soleil 75020 PARIS France GESTION Sem 39-15 Mois Tous 09/15 Print An Choisir PDF Choisir Type 23/09/15 Date Sign. Yves Cadier Photo S1 Infos 1 S2 1 Fichiers de la Société ACADÉMIE DES SCIENCES 1 7 EXPORTER 1 9 Renommer le Fichier Nouveau Titre Nouveau Titre einstein.jpg OUVRIR COPIER COLLER EFFACER IMPORTER ENVOYER PAR MAIL leonardo-da-vinci-flying-machine s.2.jpg leonardo-da-vinci-la-vierge-a-l-e nfant-n-6410993-0.jpg vinci.jpeg mariecurie.gif ac_sciences.jpg einstein.gif Retraite.xls einstein.jpg Boutons Fonctions CONTACTS COURRIER Saisie FICHIERS TARIF Nouveau n°1/1 (38) Vides 23/09/15 TOUS CHAPLIN Charlie 22 rue Charlot 75003 PARIS France Personnes Choisir Titre Fichiers de la Personne Date AFFAIRES GESTION Supprimer Recherche Doublons 23/09/15 Sem 39-15 Mois Tous 09/15 Print An PDF 2 rue de Richelieu 75001 PARIS France 23/09/15 Type Choisir S1 1 S2 1 Fichiers de la Société COMÉDIE FRANÇAISE Nouveau Titre Chaplin cogne.mov 04/03/2013 Sociétés Sign. Yves Cadier Vidéo CHAPLIN Charlie ruee.jpg Créa Chaplin cogne.mov Infos Chaplin.gif XLS 2015 TOUS COMÉDIE FRANÇAISE EFFACER ACCUEIL Liste 04/03/2013 Sociétés EINSTEIN Albert einstein.gif Créa TOUS 23, quai de Conti 75006 PARIS France einstein.jpg Titre Fichier lié à la Personne En cliquant dessus, le fichier s’affiche XLS 2015 ACADÉMIE DES SCIENCES Personnes Fichiers de la Personne AFFAIRES Supprimer Recherche Doublons EFFACER ACCUEIL Liste 2 0 2 1 1 4 Renommer le Fichier Nouveau Titre Keaton.jpg EXPORTER OUVRIR COPIER COLLER EFFACER IMPORTER ENVOYER PAR MAIL Chaplin.gif comédieFR.jpg Marilyn.jpg moliere.gif ruee.jpg Chaplin cogne.mov 2 5 8 2 0 6 1 8 4 1 8 3 1 7 7 2 1 1 4 Dans un fichier pdf, selon la version de votre Acrobat, il est possible de copier du texte. 3 5 0 3 4 8 3 4 7 2 8 4 1 8 6 1 7 9 3 0 1 9 Un mail est créé avec le fichier en PJ Fichier lié à la Société En cliquant dessus, le fichier s’affiche Manuel de La Suite 9/18 CAZEN AFFAIRES - Modèles Liste A partir d’un Contact, personne ou société Dans le tableau AFFAIRES, cliquez sur «NOUVEAU». Choisissez «Devis» ou «Facture». Le document choisi sera directement créé avec les coordonnées du contact. Modèle : Liste 1 Ce modèle montre les personnes et sociétés pour lesquelles ont été créés des devis et facture. Recherche de devis ou facture, par client, date... En choisissant dans le menu déroulant «Dev-Fact» - «Devis» - «Facture» et en l’associant à un clic sur les Compteurs dates, vous accédez facilement à vos recherches. Duplication Il suffit de cliquer sur le bouton DUPLI. La liste des articles est identique à l’affaire d’origine. Il suffit alors de modifier cette liste. Vous pouvez changer de destinataire à tout moment. Menu déroulant des affaires Date Num Auto. Modèle : Liste 2 Intitulé Recherche par index DUPLI Compteurs Date Calculette (Mac) Prod : en cours Ce modèle montre en plus les remises, la Marge, les montants HT et TTC, les montants versés et restant à encaisser. Ce modèle peut faire l’objet d’un accès sur mot de passe. Manuel de La Suite 10/18 CAZEN AFFAIRES - Devis Dans le fichier CONTACTS, partir d’un Contact Dans le tableau AFFAIRES ou DOSSIERS, cliquez sur «NOUVEAU». Choisissez «Devis» ou «Facture». Le document choisi sera directement créé avec les coordonnées du contact. Accède aux ventes réalisées Accède au détail des articles Pour modifier l’ordre des Articles Pour créer une facture à partir du devis Créer un Nouvel Article Supprime l’Article Dupliquer l’Article Crée un PDF du document et l’envoie en PJ IN/OUT Permet d’enlever les montants de l’Article Calcul de Remise Calcul Acompte Création d’un Acompte Préférences Affaires ou Dossiers Manuel de La Suite 11/18 CAZEN AFFAIRES - Facture Dans le fichier CONTACTS, partir d’un Contact Dans le tableau AFFAIRES ou DOSSIERS, cliquez sur «NOUVEAU». Choisissez «Devis» ou «Facture». Le document choisi sera directement créé avec les coordonnées du contact. Accède aux ventes réalisées Accède au détail des articles Crée un PDF du document et l’envoie en PJ Calcul de Remise Calcul Versements Création d’un nouveau versement Détail des Articles Accède au fichier GESTION Manuel de La Suite CAZEN AFFAIRES - Analyse Ce Modèle permet de rechercher et analyser les ventes sur une période donnée. Impression 12/18 Manuel de La Suite CAZEN GESTION Ce Modèle permet de gérer les versements : acomptes, versements, impayés... Accède aux différents versements 13/18 Manuel de La Suite 14/18 CAZEN Installer, ouvrir et partager «La Suite» Mono-utilisateur : sur PC ou Mac La base de données «La Suite» fonctionne avec le logiciel FileMaker. Installez FileMaker sur votre ordinateur. Ouvrez le fichier «LaSuite.fmp12» Télécharger la version d’évaluation de FileMaker 12 http://info2.filemaker.com/FileMaker_Platform_Trial_Request.html?Language=FR Multi-utilisateurs : Serveur - sur PC ou Mac Installez FileMaker sur votre serveur. Au delà de 8 postes ou pour améliorer les performances, installez FileMaker Server. Chaque utilisateur devra installer le logiciel FileMaker (Client) sur son poste. Pour se connecter à la base, chaque utilisateur utilisera la fonction «Ouvrir à distance...» Installation de La Suite sur iPad et iPhone pour un usage local Si vous ne pouvez pas accéder à un réseau (avion, pays lointain, web indisponible...) vous pouvez emporter avec vous une copie de «La Suite» directement sur votre iPad et iPhone. Installation de La Suite dans l’iPad ou l’iPhone à partir d’iTunes : 1 2 3 4 - Dans la fenêtre d’iTunes, sélectionnez votre appareil dans la barre de gauche (APPAREILS) Dans la barre de navigation en haut à droite, cliquez sur l’ongler «Apps» pour faire apparaître vos applications. En bas de cet écran, sous «Partage de fichiers», dans la partie «Apps», sélectionnez l’îcone de FileMaker Go. Faites glisser le fichier «LaSuite.fmp12» à droite dans la partie «Documents de FileMaker Go» FileMaker Go pour iPad et iPhone https://itunes.apple.com/fr/app/filemaker-go-13/id675292600?mt=8 Manuel de La Suite CAZEN Accès Réseau - Partage Installation sur votre iPhone 1 2 3 4 5 - Ouvrez FileMaker Go Cliquez sur «Open File Browser...» Cliquez sur «Files on Device» Cliquer sur le fichier «LaSuite» Cliquez sur La Suite iPhone.fmp12 pour l’ouvrir. Installation sur votre iPad 15/18 Manuel de La Suite La Suite iPhone CAZEN 16/18
