Download Financial Edge WebPurchasing User Guide

WebPurchasing
User Guide
WEBPURCHASING SETUP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1
Requisition Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
WebPurchasing Setup Checklist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Security Group Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
User Security Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Define Approval Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Define Product Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Define Products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Define a Product in Accounts Payable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Define Products in WebPurchasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Configure Business Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Define Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Define Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
USE WEBPURCHASING ONLINE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Access WebPurchasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Home Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
My Account Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
My Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Create Requisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
View Requisition Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Approve and Reject Requisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Create Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Edit Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
WEBPURCHASING BUSINESS OFFICE PROCESSES . . . . . . .55
View Requisition Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Open and Edit Requisition Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Generate Purchase Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Miscellaneous Line Items in WebPurchasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
View Purchase Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
View Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
WebPurchasing Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Requisition Detail Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Requisition Profile Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Requisition List Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Purchase Order Detail Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Receipt Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113