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Manuale Utente
MODIFICA VOLUME
Il comando Modifica [Invio] da gestione archiviazione permette di accedere alla finestra di modifica dei parametri del volume.
NOME VOLUME – Nome della directory del volume; il nome è univoco, non possono cioè esistere due volumi con lo stesso nome. Campo
non modificabile.
DESCRIZIONE – Descrizione del contenuto del volume. Campo modificabile solo se il volume è in stato Aperto.
DIMENSIONE MASSIMA – Dimensione massima del volume. E’ possibile archiviare allegati ai documenti sul volume fino a che la
dimensione totale degli allegati archiviati (dimensione reale) è inferiore a tale campo. Campo modificabile solo se il volume è in stato
Aperto e non può essere inferiore alla dimensione reale.
DIMENSIONE REALE – Dimensione totale degli allegati archiviati sul volume.
FORMATO PDF/A – Determina la gestione dello standard Pdf/A. Sono ammessi i seguenti valori:
<spazio>
= Mantiene il formato pdf dei documenti archiviati.
1 [PDF/A-1] = Assegna ai documenti pdf archiviati nel volume il formato PDF/A-1.
2 [PDF/A-2] = Assegna ai documenti pdf archiviati nel volume il formato PDF/A-2.
I file ripristinati da un volume con il formato PDF/A-1 o PDF/A-2 continueranno ad avere il formato assegnato in fase di inserimento nel
volume.
STATO – Stato del volume. Un volume può assumere i seguenti stati:
Aperto [A]
nel volume è possibile archiviare e ripristinare allegati;
Chiuso [C]
nel volume non è più possibile archiviare e ripristinare allegati. I volumi in questo stato possono
essere masterizzati, tramite applicazione esterna, su CD o DVD in quanto la stato Chiuso ne blocca il
contenuto;
Masterizzato con copia [m]
il volume è stato masterizzato su CD o DVD mantenendo una copia nella cartella dvvolumi. Al
passaggio in tale stato viene richiesto di inserire l’etichetta del CD o DVD sul quale è stata effettuata
la masterizzazione. Per Businesspass e per le installazione live di Mexal il volume viene trasferito
nella directory specificata tramite il pulsante Dir.Masteriz.[ShF7]. Successivamente l’utente deve
effettuare la masterizzazione dei dati del volume su CD/DVD tramite un’applicazione esterna al
gestionale.
Masterizzato [M]
il volume è stato masterizzato su CD o DVD. Al passaggio in tale stato viene richiesto di inserire
l’etichetta del CD o DVD sul quale è stata effettuata la masterizzazione. Per Businesspass e per le
installazione live di Mexal il volume viene trasferito nella directory specificata tramite il pulsante
Dir.Masteriz.[ShF7]. Successivamente l’utente deve effettuare la masterizzazione dei dati del volume
su CD/DVD tramite un’applicazione esterna al gestionale.
E’ possibile effettuare i seguenti cambi di stato:
Aperto –> Chiuso
Chiuso –> Aperto
Chiuso –> Masterizzato
Chiuso -> Masterizzato con copia
Masterizzato con copia -> Masterizzato
Una volta che il volume si trova nello stato Masterizzato non è più possibile modificarne lo stato.
ETICHETTA – Etichetta del CD o DVD sul quale il volume è stato, tramite applicazione esterna, masterizzato. Tale campo viene richiesto
solo al passaggio del volume nello stato Masterizzato.
FIRMA VOLUME – Indica se sull’impronta del volume è stata apposta la firma digitale e la marca temporale da parte del responsabile
della conservazione. Al passaggio del volume nello stato Masterizzato viene segnalato se il volume non è firmato e marcato, ma è possibile
procedere ugualmente. E’ possibile firmare e marcare solo volumi nello stato di Chiuso; riportando successivamente il volume nello stato
Aperto la firma e la marca vengono eliminate.
I comandi disponibili nella finestra di modifica volume sono:
Conferma [F10] vengono memorizzate tutte le modifiche effettuate;
Annulla [Esc]
chiude la finestra senza salvare le modifiche;
Ripristina [F6]
attivo solo se il volume è nello stato Aperto, consente di ripristinare tutti gli allegati archiviati sul volume;
Archivia [F5]
attivo solo se il volume è nello stato Aperto, consente di archiviare sul volume degli allegati ai documenti,
selezionabili tramite finestra di ricerca tra i documenti non ancora archiviati. Se la dimensione massima del volume
46  DOCUVISION