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3. Evaluierung von Dokumenten- und Content-Management-Systemen
gemeinsame Nutzung von Anwendungen (Desktop- oder Application-Sharing) oder
Whiteboards sind nicht vorhanden.
Workflow
Alfresco unterscheidet im WF-Bereich verschiedene Workflows, die sich in Simple- und
Advanced-Workflows unterteilen. Mit Simple-Workflows lassen sich einfache, dokumentenorientierte Workflows für Dokumentenrouting- und Freigabeprozesse umsetzen.
Für die Erstellung eines Simple-Workflow werden die Benutzer für die Ausführung der
einzelnen Aktivitäten mit Hilfe eines Assistenten ausgewählt, und die Aktivitäten werden mit Content-Items und Alfresco Spaces verknüpft. Dies dient dazu, bei der Ausführung einzelner Aktivitäten die Content-Items von einem Alfresco Space an einen anderen zu verschieben und damit anderen Benutzern zur weiteren Bearbeitung zugänglich
zu machen. Die Berechtigungen zur Ausführung werden über die Zugriffsrechte auf die
Verzeichnisse bestimmt.
Advanced-Workflows dienen der Bereitstellung aufgabenbezogener und komplexerer
Workflows, die bei Alfresco über eine Integration der JBPM14 -Workflow-Engine realisiert werden. Mit Advanced-Workflows können neben den sequenziellen Prozessen der
Simple-Workflows auch parallele Bearbeitungen und Verzweigungen definiert werden.
Außerdem wird der Datenfluss nicht über die Spaces realisiert, an die die Contentobjekte verschoben werden, sondern über die Workflow-Engine gesteuert, und es können
automatisierte Aktionen hinterlegt werden. Zusätzlich können Benachrichtigungen per
E-Mail eingerichtet werden, die den Benutzer über zur Ausführung vorliegende Prozessschritte informieren.
Mit Adhoc-Workflows können ein oder mehrere Dokumente an einen oder mehrere Benutzer zur Bearbeitung gesendet werden. Die Adhoc-Workflows werden bei den Benutzern in die Aufgabenliste gestellt, in der auch die anderen auszuführenden Prozessschritte angezeigt werden. Zur Bearbeitung der Adhoc Tasks können die Dokumente
bearbeitet werden, falls der Empfänger Berechtigungen besitzt, um das Dokument zu
ändern. Zum Beenden des Adhoc-Workflows kann der Empfänger den Status auf Completed setzen, um die Dokumente wieder an den Absender zurück zu leiten. Eine Weiterleitung von zugewiesenen Adhoc-Workflows an einen weiteren Benutzer ist außerdem
möglich.
In Alfresco stehen zunächst lediglich die Einrichtung von Adhoc-Workflows und Freigabeprozessen über Assistenten zur Verfügung, die auf die JBPM-Workflow-Engine zugreifen. Hiermit lassen sich Freigabeprozesse definieren, indem die einzelnen Prozessschritte nacheinander angegeben werden. Den Benutzern wird eine Arbeitsliste bereitgestellt, in der alle zur Ausführung anstehenden Prozessschritte aufgelistet werden.
14 JBoss Business Process Management