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Zimbra Web Client User Guide
Mark Email as Spam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Mark Email as Not Spam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Empty the Junk Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Spam Mail Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Maintaining a Trusted Addresses List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Finding the Origin of an Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Managing Your Account Quota . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Reduce the Size of Your Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Folder Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Setting Up an Out of Office Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Subscribing to RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Reading Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Read a Message in Conversation View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Read a Message in Single Message View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Mark a Message or Conversation as Unread. . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Opening Attachments to an Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
View Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Remove Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Preview Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
View Attachments as HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Displaying Messages in HTML Format or Plain Text . . . . . . . . . . . . . . 31
Set Message Display Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Turn Off Preference to Display Images in Messages . . . . . . . . . . . . 31
How Address Bubbles Work. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Returning Read Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Printing an Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Print a conversation (all messages) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Print one message in a conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Deleting a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Empty Your Trash Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Recover Items Purged from Trash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Assigning Retention Policies to Email Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
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Composing and Sending Email
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Composing a New Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Addressing a Message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Use Automatic Address Completion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Adding Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Add an Attachment to a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Add Attachments Using Drag and Drop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Removing an Attachment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Using Signatures Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Using Other Account Identities When You Send an Email . . . . . . . . . 40
Add Personas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Delegate Others to Send Messages on Your Behalf . . . . . . . . . . . . . . 42
Sending Email on Behalf of Someone Else . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Customizing Your Options for Composing Messages . . . . . . . . . . . . . 42
Using HTML to Compose Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Request a Return Receipt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Save a Message as a Draft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Mark the Priority Level of a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Spell Check a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Adding Words to the Spell Dictionary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Spell Check All Messages Before They are Sent . . . . . . . . . . . . . . . 45
iv
Zimbra Collaboration Server