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平成 18 年度 ファイル基準総括表 総ページ数 平成19年4月2日 作成 所属長 富岡 敏光 第１ガイド（色） 全庁共通（白） 議会事務局共通（白） 印 文書主任 大坂 秀樹 第２ガイド（色） ファイリング担当者 頁 局 本多 秀子 印 第１ガイド（色） 議 事 ファイリング担当者 大坂 秀樹 第２ガイド（色） 議員共済会（赤） 全庁共通全般（白） 1 全庁共通文書管理（赤） 1 外部団体（黄） 全庁共通人事（青） 2 行政視察（緑） 全庁共通財務（黄） 27 課 印 頁 10 12 行政視察一覧（緑） 13 2 行政視察（赤） 13 全庁共通決算・監査（緑） 3 行政視察来庁（青） 13 議会事務局共通全般（白） 4 交際（白） 14 重要文書事務通知（青） 4 表彰（赤） 14 調査・照会・回答（黄） 5 式辞（青） 15 議会事務局文書管理（赤） 5 編集委員会資料（黄） 16 議会事務局人事（青） 5 市議会だより作成資料（緑） 16 議員報酬・費用弁償（白） 6 声の広報わこう市議会だより（赤） 16 議会事務局財務（黄） 6 わこう市議会だより（白） 16 伝票（赤） 7 広報全般（緑） 17 議会事務局決算・監査（緑） 8 広報わこう（赤） 17 エコオフィス（白） 8 ホームページ（青） 17 議会図書室（青） 18 議場・委員会室（黄） 18 政務調査費（青） 議長会（白） 印 議会事務 9 各種議長会（白） 10 交際及び儀式（白） わこう市議会だより（黄） 議会広報（緑） 議会棟管理（青） 平成 18 年度 ファイル基準総括表 総ページ数 平成19年4月2日 作成 所属長 富岡 敏光 第１ガイド（色） 議事（白） 委員会会議録（赤） 定例会（黄） 印 文書主任 大坂 秀樹 印 第２ガイド（色） ファイリング担当者 頁 議会事務 局 本多 秀子 印 第１ガイド（色） 議 事 ファイリング担当者 大坂 秀樹 第２ガイド（色） 27 課 印 頁 議会事務局議事（白） 19 定例会等開催手続（白） 25 初議会文書（赤） 19 要求資料（青） 25 議員履歴・経歴（青） 19 意見書・決議（黄） 26 ６月定例会委員会（赤） 21 請願・陳情（緑） 26 ９月定例会委員会（青） 21 12月定例会委員会（黄） 21 ３月定例会委員会（緑） 21 議会運営委員会（白） 21 全員協議会（黄） 21 会派代表者会議（赤） 21 決算審査特別委員会（青） 22 まちづくり問題特別委員会（赤） 22 ６月定例会（黄） 23 ９月定例会（緑） 23 12月定例会（白） 23 ３月定例会（赤） 24 全定例会（青） 24 意見書・請願（黄） 傍聴（白） 27 1頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 1 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 大坂 全庁共通（白） 継続 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 他の第２ガイド区分に入らない文書又 は全般に係る文書 全庁共通全般（白） 18 庁内通知（４月～６月） ↓ 他には入らない通知、全般的な通知 1 20年4月 18 庁内通知（７月～９月） ↓ 他には入らない通知、全般的な通知 1 20年4月 18 庁内通知（１０月～１２月） ↓ 他には入らない通知、全般的な通知 1 20年4月 18 庁内通知（１月～３月） ↓ 他には入らない通知、全般的な通知 1 20年4月 17～18 平成18年度施政方針 ↓ 1 20年4月 18～19 平成19年度施政方針 → 1 広報わこう → 第三次和光市総合振興計画 → 1 和光市総合振興計画実施計画（平成19 → 1 → 1 17～18 和光市行政評価システム(平成17年度） ↓ 1 継 18～19 和光市行政評価システム(平成18年度） → 1 継 15～ 和光市市民参加条例の手引 → 1 和光市地域防災計画 → 新版と差し替え 文書事務通知 ↓ 文書管理に関する通知 継 継 12～22 18 各号１年間保管 ～21年度） 継 14～ 18 全庁共通文書管理（赤） 継 第三次和光市行政改革大綱 58～ 単位事務と文書の分類表 → 1 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 20年4月 20年4月 2頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 1 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 全庁共通人事（青） 全庁共通財務（黄） 記入者 大坂 全庁共通（白） 継続 年度 継 7～ 継 個別フォルダー 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 → 1 12～ 情報公開・個人情報保護事務の手引 → 1 継 11～ 文書事務の手引 → 1 継 7～ ファイリングシステムの手引 → 1 16～18 ファイル基準表（平成16年度） ↓ 1 継 17～19 ファイル基準表（平成17年度） → 1 継 18～20 ファイル基準表（平成18年度） → 1 18 人事・給与通知 ↓ 1 20年4月 18 職員課主催研修 ↓ 1 20年4月 18 出勤簿 暦年終了後職員課へ 18 職員休暇願書 暦年終了後職員課へ 18 超過勤務・特殊勤務命令簿 ↓ 5 24年4月 18 旅行命令簿 ↓ 5 24年4月 18 職員互助会通知 ↓ 1 20年4月 18 財務通知 ↓ 1 20年4月 17～18 平成18年度予算編成方針 ↓ 1 20年4月 17～18 予算書（平成18年度） ↓ 1 20年4月 歳出予算配当通知書 ↓ 1 20年4月 18 文書分類基準表 移替 え ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 20年4月 3頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 1 第１ガイド（色） 記入者 大坂 全庁共通（白） 第２ガイド （色） 全庁共通決算・監査（緑） 継続 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 18 単価契約品一覧表 ↓ 1 20年4月 18 在庫物品払出書 ↓ 1 20年4月 継 18～19 平成１9年度予算編成方針 → 1 継 18～19 予算書（平成１9年度） → 1 継 5～ 備品台帳 → 永 18 決算書（平成１7年度） ↓ 1 20年4月 18 決算資料（平成１7年度） ↓ 1 20年4月 18 監査委員審査資料 ↓ 1 20年4月 18 平成１7年度決算委員会資料 ↓ 1 20年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 4頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 2 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 大坂 議会事務局共通（白） 継続 議会事務局共通全般（白） 継 22～ 継 継 継 重要文書事務通知（青） 継 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 議員在職年数 → 永 9～ 議員の資格得喪（平成９年度～ → 永 9～ 条例・規則・規程・原議（平成９年度～ → 永 18 選挙投票用紙 ↓ 1 20年4月 18 名刺発注書 ↓ 1 20年4月 18 議員研修会 ↓ 1 20年4月 18～ 議員控室パソコン設置 → 1 18 災害出場概況 ↓ 1 → 1 10～19 国会議員宛送付文書（国立公衆衛生院の 和光市移転に伴う遊歩道設置の要望） 20年4月 1 15～18 体育館建設に関するアンケート調査の混乱 ↓ 1 20年4月 16～18 平成16年度重要文書事務通知（４月～９月） ↓ 1 20年4月 16～18 平成16年度重要文書事務通知（10月～３月） ↓ 1 20年4月 継 17～19 平成17年度重要文書事務通知（４月～９月） → 1 継 17～19 平成17年度重要文書事務通知（10月～３月） → 1 継 18～20 平成18年度重要文書事務通知（４月～９月） → 1 継 18～20 平成18年度重要文書事務通知（10月～３月） → 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 5頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 2 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 議会事務局共通（白） 継続 調査・照会・回答（黄） 議会事務局文書管理（赤） 継 議会事務局人事（青） 大坂 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 18 調査・照会・回答資料（４月～９月） ↓ 1 20年4月 18 調査・照会・回答資料（10月～３月） ↓ 1 20年4月 18 庁内照会・調査・依頼文書 ↓ 1 20年4月 18 他市資料要求 ↓ 1 20年4月 18 公印使用簿 ↓ 1 20年4月 12～ 個人情報取扱事務登録票 → 1 公文書規程、文書作成要領 → 新版と差し替え 継 10～ 例規登載外諸規程集（平成９年度～ → 1 継 14～ 公文書開示申出書 → 1 18 旅行命令票及び精算書 ↓ 3 22年4月 18 庁舎外研修 ↓ 1 20年4月 旅費・超過勤務手当の事務手続説明書 → 新版と差し替え 超過勤務手当単価一覧表 → 新版と差し替え 旅費計算一覧表 → 新版と差し替え 休暇取扱説明書 → 新版と差し替え 出勤簿取扱説明書 → 新版と差し替え 源泉徴収税額表 → 新版と差し替え 電子メール等ＯＡ関係資料 → 新版と差し替え ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 6頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 ２・３ 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 大坂 議会事務局共通（白） 継続 議員報酬・費用弁償（白） 継 個別フォルダー 年度 15～19 給与マスター登録連絡票（平成15年選挙 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 → 5 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 当選議員） 議会事務局財務（黄） 継 18 議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（４月支払分） ↓ 1 20年4月 18 議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（５月支払分） ↓ 1 20年4月 18 議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（６月期末手当分） ↓ 1 20年4月 18 議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（６月支払分） ↓ 1 20年4月 18 議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（７月支払分） ↓ 1 20年4月 18 議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（８月支払分） ↓ 1 20年4月 18 議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（９月支払分） ↓ 1 20年4月 18 議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（10月支払分） ↓ 1 20年4月 18 議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（11月支払分） ↓ 1 20年4月 18 議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（12月期末手当分） ↓ 1 20年4月 18 議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（12月支払分） ↓ 1 20年4月 18 議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（１月支払分） ↓ 1 20年4月 18 議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（２月支払分） ↓ 1 20年4月 18 議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（３月支払分） ↓ 1 20年4月 18 委託契約 ↓ 3 22年4月 → 1 17～21 パソコン等賃貸借（平成17年～平成21年） ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 7頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 3 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 大坂 議会事務局共通（白） 継続 継 伝票（赤） 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 ↓ 1 20年4月 18 入札結果 ↓ 1 20年4月 18 入札参加資格者の指名停止報告 ↓ 1 20年4月 18 議会費予算見積書（平成19年度） ↓ 1 20年4月 18 議会費予算資料（平成19年度） ↓ 1 20年4月 歳出予算執行の手引き → 新版と差し替え 財務会計システム操作マニュアル → 新版と差し替え ソフトウェア使用申請書 → 1 ↓ 1 → 1 → 1 → 1 → 1 16～ 15～19 支出負担行為決議書、支出負担行為決議書 兼支出命令書（平成15年度） 16～20 支出負担行為決議書、支出負担行為決議書 兼支出命令書（平成16年度） 継 17～21 支出負担行為決議書、支出負担行為決議書 兼支出命令書（平成17年度） 継 廃棄年月 事務機器等借上契約 兼支出命令書（平成14年度） 継 保存箱 番 号 18 14～18 支出負担行為決議書、支出負担行為決議書 継 課仮 番号 18～22 支出負担行為決議書、支出負担行為決議書 兼支出命令書（平成18年度） ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 20年4月 8頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 3 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 議会事務局決算・監査（緑） 記入者 大坂 議会事務局共通（白） 継続 年度 18 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 決算事項別明細書の確認 ↓ 和光市環境マネジメントマニュアル → 新版と差し替え 和光市環境マネジメントシステム文書集 → 新版と差し替え 18 エコオフィス推進（通知等） 18 エコオフィス推進（チェックリスト等） エコオフィス（白） 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 1 20年4月 ↓ 1 20年4月 ↓ 1 20年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 9頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 3 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 大坂 政務調査費（青） 継続 年度 18 継 個別フォルダー 政務調査費交付請求書 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 ↓ 1 20年4月 17～18 平成17年度政務調査費収支報告書 ↓ 5 24年4月 18～19 平成18年度政務調査費収支報告書 → 5 政務調査費の交付に関する条例・規則 → 新版と差し替え 政務調査費収支報告書様式 → 新版と差し替え ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 10頁 平成 ヒキダシ番号 年度 ファイル基準表 4 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 各種議長会（白） 18 記入者 大坂 議長会（白） 継続 年度 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 18 全国市議会議長会事務通知（４月～６月） ↓ 1 20年4月 18 全国市議会議長会事務通知（７月～９月） ↓ 1 20年4月 18 全国市議会議長会事務通知（１０月～１２月） ↓ 1 20年4月 18 全国市議会議長会事務通知（１月～３月） ↓ 1 20年4月 18 全国市議会議長会各種会議録 ↓ 1 20年4月 18 全国市議会議長会各種調査及び調査結果 ↓ 1 20年4月 18 関東市議会議長会事務通知（４月～９月） ↓ 1 20年4月 18 関東市議会議長会事務通知（１０月～３月） ↓ 1 20年4月 18 埼玉県市議会議長会事務通知（４月～９月） ↓ 1 20年4月 18 埼玉県市議会議長会事務通知（１０月～３月） ↓ 1 20年4月 18 埼玉県市議会第５区議長会事務通知 ↓ 5 24年4月 ↓ 5 24年4月 朝霞地区議長会事務通知 ↓ 5 24年4月 各種議長会会則等 → 18 全国市議会議員団体補償制度 ↓ 1 20年4月 18 市議会議員共済会事務通知 ↓ 1 20年4月 （４月～９月） 18 埼玉県市議会第５区議長会事務通知 （１０月～３月） 18 議員共済会（赤） 新版と差し替え ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 11頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 4 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 大坂 議長会（白） 継続 継 年度 個別フォルダー 15～19 市議会議員共済会掛金及び給付費負担金 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 → 永 → 永 → 永 → 1 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 徴収台帳（平成１５年度～平成１８年度） 継 11～ 市議会議員共済会各種手続き（平成１１年 ４月３０日～平成１５年４月２９日） 継 15～ 市議会議員共済会各種手続き（平成１５年 ４月３０日～平成１９年４月２９日） 継 15～ 市議会議員共済会会員台帳（平成１５年 選挙当選議員） 市議会議員共済給付金関係法規集 → 新版と差し替え 議員年金制度の手引、議員年金制度のしおり → 新版と差し替え 議員年金試算プログラムの手引き → 新版と差し替え 18 議員年金制度に関する研修会 ↓ 1 20年4月 18 市議会議員共済会代議員会資料 ↓ 1 20年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 12頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 4 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 大坂 外部団体（黄） 継続 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 18 外部団体事務 ↓ 1 20年4月 18 朝霞地区一部事務組合事務通知 ↓ 1 20年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 13頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 5 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 行政視察一覧（緑） 行政視察（赤） 行政視察来庁（青） 記入者 大坂 行政視察（緑） 継続 継 年度 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 55～ 行政視察一覧（昭和５５年～ → 永 18 行政視察（総務常任委員会） ↓ 5 24年4月 18 行政視察（市民建設常任委員会） ↓ 5 24年4月 18 行政視察（文教厚生常任委員会） ↓ 5 24年4月 18 行政視察（個人・会派） ↓ 1 20年4月 18 行政視察来庁（４月～９月） ↓ 1 20年4月 18 行政視察来庁（１０月～１２月） ↓ 1 20年4月 18 行政視察来庁（１月～３月） ↓ 1 20年4月 行政視察来庁予定 → 終了後、行政視察来庁のフォルダーへ ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 14頁 平成 ヒキダシ番号 第２ガイド （色） 記入者 大坂 交際及び儀式（白） 継続 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 継 35～ 冠婚葬祭の贈物等一覧 → 永 継 13～ 議長交際費支出基準 → 永 議長交際予定（奇数月） → 終了後、会議・交際出欠確認のフォルダーへ 議長交際予定（偶数月） → 終了後、会議・交際出欠確認のフォルダーへ 議長交際予定（当該（２か月）以降） → 終了後、議長交際予定のフォルダーへ 18 交際あいさつ状 ↓ 1 20年4月 18 会議・交際出欠確認４月～６月 ↓ 1 20年4月 18 会議・交際出欠確認７月～９月 ↓ 1 20年4月 18 会議・交際出欠確認１０月～１２月 ↓ 1 20年4月 18 会議・交際出欠確認１月～３月 ↓ 1 20年4月 17～18 総合管理車両許可書（平成18年度） ↓ 1 20年4月 18～19 総合管理車両許可書（平成19年度） → 1 訃報 ↓ 1 継 18 表彰（赤） 年度 ファイル基準表 5 第１ガイド（色） 交際（白） 18 20年4月 継 4～ 国叙勲調査 → 永 継 7～ 各種表彰一覧表 → 永 18 議長会表彰 ↓ 5 24年4月 18 埼玉県表彰 ↓ 5 24年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 15頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 式辞（青） 18 年度 ファイル基準表 5 記入者 大坂 交際及び儀式（白） 継続 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 18 和光市表彰 ↓ 5 継 53～ 名誉市民推挙状 → 永 継 58～ 弔辞 → 永 継 56～ 式辞あいさつ（昭和５６年～ → 1 継 元～ 広報及び広報記念誌原稿（平成元年～ → 1 継 8～ 電報（平成８年～ → 1 継 16～ 義援金・見舞金 → 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 24年4月 16頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 5 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 わこう市議会だより（黄） 継続 編集委員会資料（黄） 継 市議会だより作成資料（緑） 声の広報わこう市議会だより 大坂 継 継 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 17～18 わこう市議会だより№52編集 ↓ 1 20年4月 18 わこう市議会だより№53編集 ↓ 1 20年4月 18 わこう市議会だより№54編集 ↓ 1 20年4月 18 わこう市議会だより№55編集 ↓ 1 20年4月 18～19 わこう市議会だより№56編集 → 1 わこう市議会だより導入時処理経過 → 永 18 ネガ ↓ 5 24年4月 18 わこう市議会だより掲載写真一覧 ↓ 1 20年4月 18 他市市議会だより ↓ 1 20年4月 和光朗読の会 → 永 5～ 9～ （赤） 18 声の広報わこう市議会だより読み原稿（№52～№55） ↓ 1 わこう市議会だより（白） 継 16～ わこう市議会だより（№44～) → 永 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 20年4月 17頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 5 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 大坂 議会広報（緑） 継続 広報全般（緑） 広報わこう（赤） 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 市議会のしおり → 新版と差し替え 市議会概要 → 新版と差し替え 18 駅前電光掲示板掲載申請原稿 ↓ 1 20年4月 18 広報わこう掲載原稿 ↓ 1 20年4月 広報わこう編集の手引き → 広報連絡員会議 ↓ 1 20年4月 和光市ホームページ作成マニュアル → 18 和光市ホームページ更新原稿 ↓ 1 20年4月 14∼ 会議録検索システム利用統計 → 1 18 ホームページ（青） 継 個別フォルダー 年度 新版と差し替え 新版と差し替え ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 18頁 平成 ヒキダシ番号 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 18 年度 ファイル基準表 6 記入者 大坂 議会棟管理（青） 継続 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 議会図書室（青） 継 8～ 図書台帳 → 永 議場・委員会室（黄） 継 7～ 氏名柱・会派名プレート・出退表示盤製作資料 → 5 会議室使用申請書 ↓ 1 20年4月 ↓ 1 20年4月 18 議場会議システム保守点検表 18 議場会議システム保守点検報告書 新版と差し替え 継 18～19 議会棟議場システム改修計画策定業務 → 5 継 18～19 議会棟議場システム改修工事実施設計業務 → 5 継 18～19 議会棟議場システム改修工事 → 5 継 18～19 議会棟議場システム改修工事監理業務委託 → 1 継 18～19 議会棟議場システムパンフレット → 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 19頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 6 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 議会事務局議事（白） 初議会文書（赤） 記入者 議事（白） 個別フォルダー 移替 え 年度 継 15～20 → 10 継 15～20 議員証交付簿（平成15年４月30日～平成19年４月29日） → 1 議会あて要望等（平成15年４月30日～平成19年４月29日） 内容・取扱い説明 保存 年限 継続 1 20年4月 18 欠席届 ↓ 1 20年4月 18 議決謄抄本証明の発行 ↓ 1 20年4月 18 参考人の出席要請 ↓ 1 20年4月 → 永 継 15～19 議員政治倫理条例における誓約書 → 1 15～ 議員政治倫理条例・施行規程 → 党・会派関係届出書 → 永 → 永 → 永 新版と差し替え （平成15年４月30日～平成19年４月29日） 11～ 議員経歴、常任委員会、議会外各種行政 委員名簿（平成11年選挙当選議員） 継 廃棄年月 ↓ 15～19 平成１５年度初議会文書 継 保存箱 番 号 出席状況記録 継 継 課仮 番号 18 （平成15年当選議員） 議員履歴・経歴（青） 大坂 15～ 議員経歴、常任委員会、議会外各種行政 委員名簿（平成15年選挙当選議員） 継 11～ 市議会議員履歴台帳（平成11年選挙当選議員） → 永 継 15～ 市議会議員履歴台帳（平成15年選挙当選議員） → 永 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 20頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 6 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 大坂 議事（白） 継続 年度 個別フォルダー 継 15～ 継 17～21 議会人事通知・議会選出役員の選出通知 継 9～ 役職辞表届（平成15年4月30日～平成19年4月29日) 議員証明（平成９年度～ 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 → 5 → 1 → 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 21頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 6 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 大坂 委員会会議録（赤） 継続 ６月定例会委員会（赤） 年度 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 18 総務常任委員会会議録（平成18年６月定例会） ↓ 永 18 市民建設常任委員会会議録（平成18年６月定例会） ↓ 永 18 文教厚生常任委員会会議録（平成18年６月定例会） ↓ 永 18 総務常任委員会会議録（平成18年９月定例会） ↓ 永 18 市民建設常任委員会会議録（平成18年９月定例会） ↓ 永 18 文教厚生常任委員会会議録（平成18年９月定例会） ↓ 永 18 総務常任委員会会議録（平成18年12月定例会） ↓ 永 18 市民建設常任委員会会議録（平成18年12月定例会） ↓ 永 18 文教厚生常任委員会会議録（平成18年12月定例会） ↓ 永 17～18 総務常任委員会会議録（平成18年３月定例会） ↓ 永 17～18 市民建設常任委員会会議録（平成18年３月定例会） ↓ 永 17～18 文教厚生常任委員会会議録（平成18年３月定例会） ↓ 永 継 18～19 総務常任委員会会議録（平成19年３月定例会） → 永 継 18～19 市民建設常任委員会会議録（平成19年３月定例会） → 永 継 18～19 文教厚生常任委員会会議録（平成19年３月定例会） → 永 ９月定例会委員会（青） 12月定例会委員会（黄） ３月定例会委員会（緑） 議会運営委員会（白） 18 議会運営委員会会議録 ↓ 永 全員協議会（黄） 18 全員協議会記録 ↓ 永 会派代表者会議（赤） 18 会派代表者会議記録 ↓ 永 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 22頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 7 第１ガイド（色） 記入者 大坂 委員会会議録（赤） 第２ガイド （色） 決算審査特別委員会（青） 継続 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 18 決算審査特別委員会会議録 ↓ 永 18 決算審査特別委員会会議録（平成18年 ↓ 永 要求資料） 18 決算審査特別委員会会議録（開会中要求資料） ↓ 永 18 決算審査特別委員会指摘事項 ↓ 永 まちづくり問題特別委員 18 まちづくり問題特別委員会会議録 ↓ 永 会（赤） 18 まちづくり問題特別委員会要求資料 ↓ 永 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 23頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 7 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） ６月定例会（黄） 記入者 大坂 定例会（黄） 継続 年度 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 18 市議会会議録（平成18年６月定例会） ↓ 永 18 議決書（平成18年６月定例会） ↓ 永 18 会期日程、議事日程、付託議案付託表、 ↓ 1 20年4月 請願・陳情文書表（平成18年６月定例会） ９月定例会（緑） 18 発言通告書、採決結果（平成18年６月定例会） ↓ 1 20年4月 18 議案資料（平成18年６月定例会） ↓ 1 20年4月 18 市議会会議録（平成18年９月定例会） ↓ 永 18 議決書（平成18年９月定例会） ↓ 永 18 会期日程、議事日程、付託議案付託表、 ↓ 1 20年4月 20年4月 請願・陳情文書表（平成18年９月定例会） １２月定例会（白） 18 発言通告書、採決結果（平成18年９月定例会） ↓ 1 18 議案資料（平成18年９月定例会） ↓ 1 18 市議会会議録（平成18年12月定例会） ↓ 永 18 議決書（平成18年12月定例会） ↓ 永 18 会期日程、議事日程、付託議案付託表、 ↓ 1 20年4月 請願・陳情文書表（平成18年12月定例会） 18 発言通告書、採決結果（平成18年12月定例会） ↓ 1 20年4月 18 議案資料（平成18年12月定例会） ↓ 1 20年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 24頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 7 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 大坂 定例会（黄） 継続 ３月定例会（赤） 継 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 17～18 市議会会議録（平成18年３月定例会） ↓ 永 18～19 市議会会議録（平成19年３月定例会) → 永 18 議決書（平成19年３月定例会） ↓ 永 18 会期日程、議事日程、付託議案付託表、 ↓ 1 20年4月 請願・陳情文書表（平成19年３月定例会） 全定例会（青） 18 発言通告書、採決結果（平成19年３月定例会） ↓ 1 20年4月 18 議案資料（平成19年３月定例会） ↓ 1 20年4月 18 平成19年度施政方針に対する代表質問 ↓ 3 22年4月 継 8～ 委員会報告書 → 永 継 9～ 会議録配付状況 → 永 ↓ 永 → 1 15～18 国会及び関係行政庁あて意見書、決議書 （平成15年度～平成18年度） 継 15～19 閉会中における特定事件一覧表（平成15年 年６月11日～平成19年４月29日） 締め切り後受付請願・陳情 継 → 終了後、請願・陳情（原本）のフォルダーへ 16～18 会議内容明細（平成15～18年度） ↓ 1 15～19 選挙管理委員会委員及び補充員の選挙結果 → 永 （平成16年２月26日） ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 20年4月 25頁 平成 ヒキダシ番号 年度 ファイル基準表 7・8 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 定例会等開催手続（白） 大坂 定例会（黄） 継続 継 要求資料（青） 18 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 18 委員会付議事件審査報告書 ↓ 永 18 議決報告書 ↓ 永 18 請願・陳情処理結果報告書 ↓ 3 22年4月 18 議長報告 ↓ 1 20年4月 12～ 発言取り消し等申し出書 → 1 18 定例会等開催手続（定例会） ↓ 1 20年4月 18 定例会等開催手続（常任委員会） ↓ 1 20年4月 18 定例会等開催手続（議会運営委員会） ↓ 1 20年4月 18 定例会等開催手続（特別委員会） ↓ 1 20年4月 18 定例会等開催手続（代表者会議） ↓ 1 20年4月 18 定例会等開催手続（全員協議会） ↓ 1 20年4月 18 要求資料（総務常任委員会） ↓ 1 20年4月 18 要求資料（市民建設常任委員会） ↓ 1 20年4月 18 要求資料（文教厚生常任委員会） ↓ 1 20年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 26頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 8 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 意見書・決議（黄） 記入者 大坂 意見書・請願（黄） 継続 年度 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 継 46～ 意見書・決議一覧表 → 永 継 57～ 意見書、決議（予備）昭和57年～昭和61年 → 永 継 62～ 意見書、決議（予備）昭和62年～平成３年 → 永 継 4～ 意見書、決議（予備）平成４年～平成７年 → 永 継 7～ 意見書、決議（予備）平成７年～平成10年 → 永 継 10～ 意見書、決議（予備）平成11年～平成14年 → 永 継 14～ 意見書、決議（予備）平成15年～平成18年 → 永 ↓ 永 請願・陳情処理簿 昭和59年～平成６年 → 永 請願・陳情処理簿 平成７年～ → 永 請願・陳情（緑） 15～18 請願・陳情の審議結果について 平成15年度 ～平成18年度（請願・陳情者あて文書） 継 59～ 継 7～ 継 56～ 請願・陳情（予備）昭和56年～昭和60年 → 永 継 61～ 請願・陳情（予備）昭和61年～平成２年 → 永 継 3～ 請願・陳情（予備）平成３年～平成６年 → 永 継 7～ 請願・陳情（予備）平成７年～平成10年 → 永 継 11～ 請願・陳情（予備）平成11年～平成14年 → 永 継 15～ 請願・陳情（予備）平成15年～平成18年 → 永 18 請願・陳情（原本） ↓ 永 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 27頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 8 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 大坂 傍聴（白） 継続 年度 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 8～18 傍聴人受付簿（本会議）平成8年～平成18年 ↓ 1 20年4月 8～18 傍聴人受付簿（委員会）平成8年～平成18年 ↓ 1 20年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘
