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steht für eine Aufgabe, die noch nicht gestartet wurde oder sich im normalen Bearbeitungsablauf befindet, aber noch nicht erledigt wurde.
steht für eine erledigte Aufgabe. Auch die Aufgabenzustände abgenommen und abgeschlossen (nach der Aktion fertigstellen durch den Auftraggeber) zeigen dieses Symbol.
steht für eine Aufgabe, bei der der normale Bearbeitungsablauf durch Aktionen wie
beanstanden, Erledigung zurückziehen, Erledigung beanstanden usw. zurückgesetzt
wurde. Wenn die Aufgabe durch eine entsprechende Aktion, z.B. ein erneutes Starten
oder Erledigen nach einer Beanstandung, wieder in den normalen Gang der Bearbeitung zurückkehrt, wird sie wieder durch das entsprechende Symbol für zu bearbeitende oder erledigte Aufgaben dargestellt.
steht für eine stornierte Aufgabe. Solche Aufgaben können gegebenenfalls mit anderen Daten oder Auftragnehmern neu gestartet werden (Aktionen reaktivieren und neu
starten).
In der Aufgabenansicht werden die möglichen Aktionen als Schaltflächen angeboten. Die angebotenen Aktionen hängen vom Zustand der Aufgabe und der Eigenschaft des Benutzers als
Auftraggeber oder Auftragnehmer ab. Bei einer Aufgabe im Zustand gestartet z.B. können
Sie als Auftragnehmer die Aufgabe übernehmen, erledigen, beanstanden und zurückweisen,
als Auftraggeber können Sie sie zurückziehen und stornieren; in beiden Fällen können Sie die
Aufgabe in Ihrer jeweiligen Rolle delegieren.
Wenn Sie den Bereich ‚Zustand‘ der Aufgabenansicht aufklappen, werden die möglichen Zustände der Aufgabe angezeigt. Der aktuelle Zustand wird in blass-orange angezeigt. Zustände,
die durch eine Auftragnehmeraktion erreicht werden können, werden in blau dargestellt, Zustände, die durch eine Auftraggeberaktion erreicht werden können, in grün. Durch Klicken auf
einen Zielzustand können Sie die entsprechende Aktion ebenfalls auslösen.
8.1.9
Aufgaben strukturieren als Workflows
Aufgaben können Unteraufgaben enthalten. Diese Unteraufgaben können vorgegeben werden
oder zur Laufzeit erzeugt werden. Die Erzeugung von Unteraufgaben kann über beliebig viele
Ebenen fortgesetzt werden. Die Arbeit an einer Aufgabe kann ganz oder auch nur teilweise
auf ihre Unteraufgaben verteilt werden. Die Unteraufgaben einer Hauptaufgabe können miteinander zu einem Arbeitsablauf („Workflow“) verbunden werden. Gleiches gilt für die Aufgaben eines Projekts oder einer Phase. Die Verknüpfung von Aufgaben geschieht über gemeinsame Daten (eine Aufgabe benötigt z.B. als Eingabe ein Dokument, das von einer anderen Aufgabe als Ausgabe geliefert wird) oder über Bedingungen (eine Aufgabe kann z.B. erst
gestartet werden, wenn eine andere Aufgabe erledigt worden ist). Ein solcher benutzerdefinierter Workflow kann auch zur Laufzeit geändert und zur Wiederverwendung kopiert
werden.
Die Aufgaben eines Workflows werden automatisch vom System gestartet, wenn die nötigen
Eingaben freigegeben sind. Die Bearbeitung der Aufgaben eines Workflows wird automatisch
unterbrochen, wenn dies nicht mehr der Fall ist. Unteraufgaben werden automatisch storniert,
wenn die Hauptaufgabe storniert wurde. Ebenso wird die Hauptaufgabe automatisch erledigt,
wenn durch Erledigung der Unteraufgaben alle Ausgaben der Hauptaufgabe freigegeben sind.
Auf diese Weise wird die Abwicklung von Workflows durch das System unterstützt.
Wir haben die Erzeugung von Workflows innerhalb der Aufgaben einer Phase oder eines Projekts kurz erwähnt, als wir die Definition der Ein- und Ausgabedaten neuer Aufgaben beschrieben haben (siehe 8.1.2.3 „Aufgaben erzeugen: der allgemeine Fall“ auf S. 194). Im fol-
Workflow-Management
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