Download 平成 17 年度 ファイル基準総括表

平成
17
年度 ファイル基準総括表
総ページ数
平成18年4月1日 作成
所属長
山崎 茂
第１ガイド（色）
全庁共通（白）
議会事務局共通（白）
印
文書主任
富岡 敏光
第２ガイド（色）
ファイリング担当者
頁
局
本多 秀子
印
第１ガイド（色）
ファイリング担当者
1
全庁共通文書管理（赤）
1
外部団体（黄）
全庁共通人事（青）
2
行政視察（緑）
全庁共通財務（黄）
30
課
議 事
石井 理
第２ガイド（色）
議員共済会（赤）
全庁共通全般（白）
印
頁
10
12
行政視察一覧（緑）
13
2
行政視察出張（赤）
13
全庁共通決算・監査（緑）
3
行政視察来庁（青）
13
議会事務局共通全般（白）
4
交際（白）
14
重要文書事務通知（青）
4
表彰（赤）
14
調査・照会・回答（黄）
5
式辞（青）
15
議会事務局文書管理（赤）
5
編集委員会資料（黄）
16
議会事務局人事（青）
5
市議会だより作成資料（緑）
16
議員報酬・費用弁償（白）
6
声の広報わこう市議会だより（赤）
16
議会事務局財務（黄）
6
わこう市議会だより（白）
16
伝票（赤）
7
広報全般（緑）
17
議会事務局決算・監査（緑）
8
広報わこう（赤）
17
議会事務局共通ＩＳＯ（白）
8
ホームページ（青）
17
議会図書室（青）
18
議場・委員会室（黄）
18
政務調査費（青）
議長会（白）
印
議会事務
9
各種議長会（白）
10
交際及び儀式
わこう市議会だより（黄）
議会広報（緑）
議会棟管理（青）
平成
17
年度 ファイル基準総括表
総ページ数
平成18年4月1日 作成
所属長
山崎 茂
第１ガイド（色）
議事（白）
委員会会議録（赤）
定例会（黄）
印
文書主任
富岡 敏光
印
第２ガイド（色）
ファイリング担当者
頁
議会事務
局
本多 秀子
印
第１ガイド（色）
議 事
ファイリング担当者
30
課
石井 理
第２ガイド（色）
印
頁
議会事務局議事（白）
19
全定例会（青）
24
初議会文書（赤）
19
定例会等開催手続（白）
25
議員履歴・経歴（青）
19
要求資料（黄）
25
行政視察報告書（黄）
20
意見書・決議（黄）
26
６月定例会委員会（赤）
21
請願・陳情（緑）
26
９月定例会委員会（青）
21
12月定例会委員会（黄）
21
３月定例会委員会（緑）
21
議会運営委員会（白）
21
全員協議会（黄）
21
会派代表者会議（赤）
21
決算審査特別委員会（青）
22
総合体育館建設問題対策特別委員会（緑）
22
６月定例会（黄）
23
９月定例会（緑）
23
12月定例会（白）
23
３月定例会（赤）
24
意見案・請願（黄）
傍聴（白）
28
1頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
1
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
石井
全庁共通（白）
継続
個別フォルダー
年度
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
他の第２ガイド区分に入らない文書又
は全般に係る文書
全庁共通全般（白）
継
17
庁内通知（４月∼６月）
↓
他には入らない通知、全般的な通知
1
19年4月
17
庁内通知（７月∼９月）
↓
他には入らない通知、全般的な通知
1
19年4月
17
庁内通知（１０月∼１２月）
↓
他には入らない通知、全般的な通知
1
19年4月
17
庁内通知（１月∼３月）
↓
他には入らない通知、全般的な通知
1
19年4月
16∼17
平成17年度施政方針
↓
1
19年4月
17∼18
平成18年度施政方針
→
1
広報わこう
→
各号１年間保管
継
12∼22
第三次和光市総合振興計画
→
1
継
16∼18
和光市総合振興計画実施計画（平成16
→
1
→
1
16∼17 和光市行政評価システム(平成16年度）
↓
1
継
17∼18 和光市行政評価システム(平成17年度）
→
1
継
15∼ 和光市市民参加条例の手引
→
1
和光市地域防災計画
→
新版と差し替え
文書事務通知
↓
文書管理に関する通知
∼18年度）
継
14∼
17
全庁共通文書管理（赤）
継
第三次和光市行政改革大綱
58∼ 単位事務と文書の分類表
→
1
1
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
19年4月
19年4月
2頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
1
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
全庁共通人事（青）
全庁共通財務（黄）
記入者
石井
全庁共通（白）
継続
年度
継
7∼
継
個別フォルダー
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
→
1
12∼ 情報公開・個人情報保護事務の手引
→
1
継
11∼ 文書事務の手引
→
1
継
7∼
ファイリングシステムの手引
→
1
15∼17
ファイル基準表（平成15年度）
↓
1
継
16∼18
ファイル基準表（平成16年度）
→
1
継
17∼19
ファイル基準表（平成17年度）
→
1
17
人事・給与通知
↓
1
19年4月
17
職員課主催研修
↓
1
19年4月
17
出勤簿
暦年終了後職員課へ
17
職員休暇願書
暦年終了後職員課へ
17
超過勤務・特殊勤務命令簿
↓
5
23年4月
17
旅行命令簿
↓
5
23年4月
17
職員互助会通知
↓
1
19年4月
17
財務通知
↓
1
19年4月
16∼17
平成17年度予算編成方針
↓
1
19年4月
16∼17
予算書（平成17年度）
↓
1
19年4月
歳出予算配当通知書
↓
1
19年4月
17
文書分類基準表
移替
え
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
19年4月
3頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
1
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
全庁共通決算・監査（緑）
記入者
石井
全庁共通（白）
継続
個別フォルダー
年度
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
17
単価契約品一覧表
↓
1
19年4月
17
在庫物品払出書
↓
1
19年4月
継
17∼18
平成１8年度予算編成方針
→
1
継
17∼18
予算書（平成１8年度）
→
1
継
5∼
備品台帳
→
永
17
決算書（平成１6年度）
↓
1
19年4月
17
決算資料（平成１6年度）
↓
1
19年4月
17
監査委員審査資料
↓
1
19年4月
17
平成１6年度決算委員会資料
↓
1
19年4月
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
4頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
2
第１ガイド（色）
記入者
石井
議会事務局共通（白）
第２ガイド
（色）
継続
議会事務局共通全般（白）
継
22∼
継
継
重要文書事務通知（青）
継
個別フォルダー
年度
移替
え
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
議員在職年数
→
永
9∼
議員の資格得喪（平成９年度∼
→
永
9∼
条例・規則・規程・原議（平成９年度∼
→
永
17
選挙投票用紙
↓
1
19年4月
17
名刺発注書
↓
1
19年4月
17
議員研修会
↓
1
19年4月
13∼17 議員控室パソコン設置
↓
1
19年4月
17
埼玉日報購読契約
↓
1
19年4月
17
災害出場概況
↓
1
19年4月
→
1
10∼19 国会議員宛送付文書（国立公衆衛生院の
和光市移転に伴う遊歩道設置の要望）
継
内容・取扱い説明
1
15∼18 体育館建設に関するアンケート調査の混乱
→
1
15∼17 平成15年度重要文書事務通知（４月∼９月）
↓
1
19年4月
15∼17 平成15年度重要文書事務通知（10月∼３月）
↓
1
19年4月
継
16∼18 平成16年度重要文書事務通知（４月∼９月）
→
1
継
16∼18 平成16年度重要文書事務通知（10月∼３月）
→
1
継
17∼19 平成17年度重要文書事務通知（４月∼９月）
→
1
→
1
継 17∼19 平成17年度重要文書事務通知（10月∼３月）
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
5頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
2
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
議会事務局共通（白）
継続
調査・照会・回答（黄）
議会事務局文書管理（赤）
継
議会事務局人事（青）
石井
個別フォルダー
年度
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
17
調査・照会・回答資料（４月∼９月）
↓
1
19年4月
17
調査・照会・回答資料（10月∼３月）
↓
1
19年4月
17
庁内照会・調査・依頼文書
↓
1
19年4月
17
他市資料要求
↓
1
19年4月
17
公印使用簿
↓
1
19年4月
12∼
個人情報取扱事務登録票
→
1
公文書規程、文書作成要領
→
新版と差し替え
継
10∼
例規登載外諸規程集（平成９年度∼
→
1
継
14∼
公文書開示申出書
→
1
17
旅行命令票及び精算書
↓
1
19年4月
17
庁舎外研修
↓
1
19年4月
17
営利企業等の従事許可
↓
永
旅費・超過勤務手当の事務手続説明書
→
新版と差し替え
超過勤務手当単価一覧表
→
新版と差し替え
旅費計算一覧表
→
新版と差し替え
休暇取扱説明書
→
新版と差し替え
出勤簿取扱説明書
→
新版と差し替え
源泉徴収税額表
→ 新版と差し替え
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
6頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
２・３
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
議会事務局共通（白）
継続
年度
個別フォルダー
電子メール等ＯＡ関係資料
議員報酬・費用弁償（白）
議会事務局財務（黄）
石井
継
移替
え
→
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
新版と差し替え
15∼19 給与マスター登録連絡票（平成15年選挙当選
→
5
17
議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（４月支払分）
↓
1
19年4月
17
議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（５月支払分）
↓
1
19年4月
17
議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（６月期末手当分）
↓
1
19年4月
17
議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（６月支払分）
↓
1
19年4月
17
議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（７月支払分）
↓
1
19年4月
17
議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（８月支払分）
↓
1
19年4月
17
議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（９月支払分）
↓
1
19年4月
17
議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（10月支払分）
↓
1
19年4月
17
議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（11月支払分）
↓
1
19年4月
17
議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（12月期末手当分）
↓
1
19年4月
17
議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（12月支払分）
↓
1
19年4月
17
議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（１月支払分）
↓
1
19年4月
17
議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（２月支払分）
↓
1
19年4月
17
議員報酬給与台帳、連絡票、費用弁償支給調書（３月支払分）
↓
1
19年4月
17
施設維持管理業務委託
↓
3
21年4月
17
会議録関係業務委託
↓
3
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
21年4月
7頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
3
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
石井
議会事務局共通（白）
継続
継
伝票（赤）
個別フォルダー
年度
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
↓
3
21年4月
17
入札結果
↓
1
19年4月
17
入札参加資格者の指名停止報告
↓
1
19年4月
17
議会費予算見積書（平成１８年度）
↓
1
19年4月
17
議会費予算資料（平成１８年度）
↓
1
19年4月
歳出予算執行の手引き
→
新版と差し替え
財務会計システム操作マニュアル
→
新版と差し替え
ソフトウェア使用申請書
→
1
↓
1
→
1
→
1
→
1
→
1
16∼
14∼18 支出負担行為決議書、支出負担行為決議書
兼支出命令書（平成１４年度）
15∼19 支出負担行為決議書、支出負担行為決議書
兼支出命令書（平成１５年度）
継
16∼20 支出負担行為決議書、支出負担行為決議書
兼支出命令書（平成１６年度）
継
廃棄年月
事務機器等借上契約
兼支出命令書（平成１３年度）
継
保存箱
番 号
17
13∼17 支出負担行為決議書、支出負担行為決議書
継
課仮
番号
17∼21 支出負担行為決議書、支出負担行為決議書
兼支出命令書（平成１７年度）
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
19年4月
8頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
3
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
議会事務局決算・監査（緑）
記入者
石井
議会事務局共通（白）
継続
年度
17
個別フォルダー
移替
え
内容・取扱い説明
決算事項別明細書の確認
↓
和光市環境マネジメントマニュアル
→
新版と差し替え
和光市環境マネジメントシステム文書集
→
新版と差し替え
17
廃棄物管理実績報告集計表
17
17
議会事務局共通ＩＳＯ（白）
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
1
19年4月
↓
1
19年4月
省エネルギー・省資源チェックリスト
↓
1
19年4月
ISO14001関係事務連絡・雑文書
↓
1
19年4月
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
9頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
3
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
石井
政務調査費（青）
継続
年度
17
継
個別フォルダー
政務調査費交付請求書
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
↓
1
19年4月
16∼17 平成16年度政務調査費収支報告書
↓
5
23年4月
17∼18 平成17年度政務調査費収支報告書
→
5
政務調査費の交付に関する条例・規則
→
新版と差し替え
政務調査費収支報告書様式
→
新版と差し替え
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
10頁
平成
ヒキダシ番号
年度 ファイル基準表
4
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
各種議長会（白）
17
記入者
石井
議長会（白）
継続
年度
個別フォルダー
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
17
全国市議会議長会事務通知（４月∼６月）
↓
1
19年4月
17
全国市議会議長会事務通知（７月∼９月）
↓
1
19年4月
17
全国市議会議長会事務通知（１０月∼１２月）
↓
1
19年4月
17
全国市議会議長会事務通知（１月∼３月）
↓
1
19年4月
17
全国市議会議長会各種会議録
↓
1
19年4月
17
全国市議会議長会各種調査及び調査結果
↓
1
19年4月
17
関東市議会議長会事務通知（４月∼９月）
↓
1
19年4月
17
関東市議会議長会事務通知（１０月∼３月）
↓
1
19年4月
17
埼玉県市議会議長会事務通知（４月∼９月）
↓
1
19年4月
17
埼玉県市議会議長会事務通知（１０月∼３月）
↓
1
19年4月
17
埼玉県市議会第５区議長会事務通知
↓
5
23年4月
↓
5
23年4月
朝霞地区議長会事務通知
↓
5
23年4月
各種議長会会則等
→
全国市議会議員団体補償制度
↓
1
19年4月
（４月∼９月）
17
埼玉県市議会第５区議長会事務通知
（１０月∼３月）
17
17
新版と差し替え
議員共済会（赤）
17
市議会議員共済会事務通知
↓
1
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
19年4月
11頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
4
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
石井
議長会（白）
継続
継
年度
個別フォルダー
15∼19 市議会議員共済会掛金及び給付費負担金
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
→
永
→
永
→
永
→
1
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
徴収台帳（平成１５年度∼平成１８年度）
継
11∼
市議会議員共済会各種手続き（平成１１年
４月３０日∼平成１５年４月２９日）
継
15∼
市議会議員共済会各種手続き（平成１５年
４月３０日∼平成１９年４月２９日）
継
15∼
市議会議員共済会会員台帳（平成１５年
選挙当選議員）
市議会議員共済給付金関係法規集
→
新版と差し替え
議員年金制度の手引、議員年金制度のしおり
→
新版と差し替え
17
議員年金制度に関する研修会
↓
1
19年4月
17
市議会議員共済会代議員会資料
↓
1
19年4月
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
12頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
4
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
石井
外部団体（黄）
継続
個別フォルダー
年度
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
17
外部団体事務
↓
1
19年4月
17
朝霞地区一部事務組合事務通知
↓
1
19年4月
17
彩の国さいたま人づくり広域連合議会議員選挙事務
↓
3
21年4月
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
13頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
5
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
行政視察一覧（緑）
行政視察出張（赤）
行政視察来庁（青）
記入者
石井
行政視察（緑）
継続
継
年度
個別フォルダー
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
55∼
行政視察一覧（昭和５５年∼
→
永
17
行政視察出張（総務常任委員会）
↓
1
19年4月
17
行政視察出張（市民建設常任委員会）
↓
1
19年4月
17
行政視察出張（文教厚生常任委員会）
↓
1
19年4月
17
行政視察出張（個人・会派）
↓
1
19年4月
17
行政視察来庁（４月∼９月）
↓
1
19年4月
17
行政視察来庁（１０月∼１２月）
↓
1
19年4月
17
行政視察来庁（１月∼３月）
↓
1
19年4月
行政視察来庁予定
→
終了後、行政視察来庁のフォルダーへ
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
14頁
平成
ヒキダシ番号
第２ガイド
（色）
記入者
石井
交際及び儀式（白）
継続
個別フォルダー
年度
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
継
35∼
冠婚葬祭の贈物等一覧
→
永
継
13∼
議長交際費支出基準
→
永
議長交際予定（奇数月）
→
終了後、会議・交際出欠確認のフォルダーへ
議長交際予定（偶数月）
→
終了後、会議・交際出欠確認のフォルダーへ
議長交際予定（当該（２か月）以降）
→
終了後、議長交際予定のフォルダーへ
17
交際あいさつ状
↓
1
19年4月
17
会議・交際出欠確認４月∼６月
↓
1
19年4月
17
会議・交際出欠確認７月∼９月
↓
1
19年4月
17
会議・交際出欠確認１０月∼１２月
↓
1
19年4月
17
会議・交際出欠確認１月∼３月
↓
1
19年4月
16∼17 総合管理車両許可書（平成１７年度）
↓
1
19年4月
17∼18 総合管理車両許可書（平成１８年度）
→
1
継
表彰（赤）
年度 ファイル基準表
5
第１ガイド（色）
交際（白）
17
17
訃報
↓
1
19年4月
17
寄付行為の禁止
↓
1
19年4月
継
4∼
国叙勲調査
→
永
継
7∼
各種表彰一覧表
→
永
議長会表彰
↓
5
17
17
埼玉県表彰
↓
3
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
23年4月
21年4月
15頁
平成
ヒキダシ番号
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
式辞（青）
17
年度 ファイル基準表
5
記入者
石井
交際及び儀式（白）
継続
個別フォルダー
年度
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
17
和光市表彰
↓
5
継
53∼
名誉市民推挙状
→
永
継
58∼
弔辞
→
永
継
56∼
式辞あいさつ（昭和５６年∼
→
1
継
元∼
広報及び広報記念誌原稿（平成元年∼
→
1
継
8∼
電報（平成８年∼
→
1
継
16∼
義援金・見舞金
→
1
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
23年4月
16頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
5
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
わこう市議会だより（黄）
継続
編集委員会資料（黄）
継
市議会だより作成資料（緑）
継
個別フォルダー
年度
継
わこう市議会だより（白）
継
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
↓
1
19年4月
17
わこう市議会だより№４９編集
↓
1
19年4月
17
わこう市議会だより№５０編集
↓
1
19年4月
17
わこう市議会だより№５１編集
↓
1
19年4月
17∼18 わこう市議会だより№５２編集
→
1
わこう市議会だより導入時処理経過
→
永
17
ネガ
↓
5
23年4月
17
他市市議会だより
↓
1
19年4月
↓
1
19年4月
→
永
↓
1
→
永
5∼
9∼
和光朗読の会
16∼17 声の広報わこう市議会だより読み原稿（№48∼№51）
（赤）
移替
え
16∼17 わこう市議会だより№４８編集
16∼17 わこう市議会だより掲載写真一覧（№48∼№51）
声の広報わこう市議会だより
石井
16∼
わこう市議会だより（№44∼)
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
19年4月
17頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
5
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
石井
議会広報（緑）
継続
広報全般（緑）
→
市議会のしおり配布先
↓
市議会概要
→
17
駅前電光掲示板掲載申請原稿
17
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
新版と差し替え
1
19年4月
↓
1
19年4月
広報わこう掲載原稿
↓
1
19年4月
広報わこう編集の手引き
→
広報連絡員会議
↓
1
19年4月
和光市ホームページ作成マニュアル
→
17
和光市ホームページ更新原稿
↓
1
19年4月
14∼
会議録検索システム利用統計
→
1
17
ホームページ（青）
継
移替
え
市議会のしおり
17
広報わこう（赤）
個別フォルダー
年度
新版と差し替え
新版と差し替え
新版と差し替え
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
18頁
平成
ヒキダシ番号
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
議会図書室（青）
17
年度 ファイル基準表
6
記入者
議会棟管理（青）
継続
年度
継
8∼
個別フォルダー
図書台帳
継
7∼
17
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
→
永
↓
1
氏名柱・会派名プレート・出退表示盤製作資料
→
5
会議室使用申請書
↓
1
19年4月
16∼17 法規・条例関係追録に関するアンケート
議場・委員会室（黄）
石井
議場会議システム保守点検表
19年4月
新版と差し替え
17
議場会議システム保守点検報告書
↓
1
19年4月
17
自動ドア保守点検報告書
↓
1
19年4月
17
エレベーター保守点検報告書
↓
1
19年4月
17
殺虫消毒業務報告書
↓
1
19年4月
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
19頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
6
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
議会事務局議事（白）
初議会文書（赤）
記入者
議事（白）
個別フォルダー
継続
年度
継
15∼20
継
15∼20 議員証交付簿（平成15年４月30日∼平成19年４月29日）
議会あて要望等（平成15年４月30日∼平成19年４月29日）
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
→
10
→
1
1
19年4月
17
欠席届
↓
1
19年4月
17
議決謄抄本証明の発行
↓
1
19年4月
17
参考人の出席要請
↓
1
19年4月
→
永
継
15∼19 議員政治倫理条例における誓約書
→
1
15∼
議員政治倫理条例・施行規程
→
党・会派関係届出書
→
永
→
永
→
永
→
永
新版と差し替え
（平成15年４月30日∼平成19年４月29日）
11∼
議員経歴、常任委員会、議会外各種行政
委員名簿（平成11年選挙当選議員）
継
15∼
議員経歴、常任委員会、議会外各種行政
委員名簿（平成15年選挙当選議員）
継
廃棄年月
↓
15∼19 平成１５年度初議会文書
継
保存箱
番 号
出席状況記録
継
継
課仮
番号
17
（平成15年当選議員）
議員履歴・経歴（青）
石井
11∼
市議会議員履歴台帳（平成11年選挙当選議員
市議会議員履歴台帳（平成15年選挙当選議員 →
継 15∼
永
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
20頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
6
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
議事（白）
継続
年度
個別フォルダー
継
15∼
継
17∼21 議会人事通知・議会選出役員の選出通知
継
行政視察報告書（黄）
石井
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
→
5
→
1
議員証明（平成９年度∼
→
1
17
行政視察報告書（総務常任委員会）
↓
5
23年4月
17
行政視察報告書（市民建設常任委員会）
↓
5
23年4月
17
行政視察報告書（文教厚生常任委員会）
↓
5
23年4月
9∼
役職辞表届（平成15年４月30日∼平成19年４月29日
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
21頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
6
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
石井
委員会会議録（赤）
継続
６月定例会委員会（赤）
年度
個別フォルダー
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
17
総務常任委員会会議録（平成17年６月定例会）
↓
永
17
市民建設常任委員会会議録（平成17年６月定例会）
↓
永
17
文教厚生常任委員会会議録（平成17年６月定例会）
↓
永
17
総務常任委員会会議録（平成17年９月定例会）
↓
永
17
市民建設常任委員会会議録（平成17年９月定例会）
↓
永
17
文教厚生常任委員会会議録（平成17年９月定例会）
↓
永
17
総務常任委員会会議録（平成17年12月定例会）
↓
永
17
市民建設常任委員会会議録（平成17年12月定例会）
↓
永
17
文教厚生常任委員会会議録（平成17年12月定例会）
↓
永
16∼17 総務常任委員会会議録（平成17年３月定例会）
↓
永
16∼17 市民建設常任委員会会議録（平成17年３月定例会）
↓
永
16∼17 文教厚生常任委員会会議録（平成17年３月定例会）
↓
永
継
17∼18 総務常任委員会会議録（平成18年３月定例会）
→
永
継
17∼18 市民建設常任委員会会議録（平成18年３月定例会）
→
永
継
17∼18 文教厚生常任委員会会議録（平成18年３月定例会）
→
永
９月定例会委員会（青）
12月定例会委員会（黄）
３月定例会委員会（緑）
議会運営委員会（白）
17
議会運営委員会会議録
↓
永
全員協議会（黄）
17
全員協議会記録
↓
永
会派代表者会議（赤）
会派代表者会議記録
17
↓
永
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
22頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
7
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
決算審査特別委員会（青）
記入者
石井
委員会会議録（赤）
継続
個別フォルダー
年度
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
17
決算審査特別委員会会議録
↓
永
17
決算審査特別委員会会議録（平成17年
↓
永
要求資料）
17
決算審査特別委員会会議録（開会中要求資料）
↓
永
17
決算審査特別委員会指摘事項
↓
永
総合体育館建設問題対策
17
総合体育館建設問題対策特別委員会会議録
↓
永
特別委員会（緑）
17
総合体育館建設問題対策特別委員会要求資料
↓
永
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
23頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
7
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
６月定例会（黄）
記入者
石井
定例会（黄）
継続
年度
個別フォルダー
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
17
市議会会議録（平成17年６月定例会）
↓
永
17
議決書（平成17年６月定例会）
↓
永
17
会期日程、議事日程、付託議案付託表、
↓
1
19年4月
請願・陳情文書表（平成17年６月定例会）
９月定例会（緑）
17
発言通告書、採決結果（平成17年６月定例会）
↓
1
19年4月
17
議案資料（平成17年６月定例会）
↓
1
19年4月
17
市議会会議録（平成17年９月定例会）
↓
永
17
議決書（平成17年９月定例会）
↓
永
17
会期日程、議事日程、付託議案付託表、
↓
1
19年4月
19年4月
請願・陳情文書表（平成17年９月定例会）
１２月定例会（白）
17
発言通告書、採決結果（平成17年９月定例会）
↓
1
17
議案資料（平成17年９月定例会）
↓
1
17
市議会会議録（平成17年12月定例会）
↓
永
17
議決書（平成17年12月定例会）
↓
永
17
会期日程、議事日程、付託議案付託表、
↓
1
19年4月
↓
1
19年4月
請願・陳情文書表（平成17年12月定例会）
17
発言通告書、採決結果（平成17年12月定例会）
議案資料（平成17年12月定例会）
17
↓
1
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
19年4月
24頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
7
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
石井
定例会（黄）
継続
３月定例会（赤）
継
個別フォルダー
年度
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
16∼17 市議会会議録（平成17年３月定例会・第１回臨時会）
↓
永
17∼18 市議会会議録（平成18年３月定例会)
→
永
17
議決書（平成18年３月定例会）
↓
永
17
会期日程、議事日程、付託議案付託表、
↓
1
19年4月
請願・陳情文書表（平成18年３月定例会）
全定例会（青）
17
発言通告書、採決結果（平成18年３月定例会）
↓
1
19年4月
17
議案資料（平成18年３月定例会）
↓
1
19年4月
17
平成18年度施政方針に対する代表質問
↓
1
19年4月
継
8∼
委員会報告書
→
永
継
9∼
会議録配付状況
→
永
→
永
→
1
継
15∼18 国会及び関係行政庁あて意見書、決議書
（平成15年度∼平成18年度）
継
15∼19 閉会中における特定事件一覧表（平成15年
年６月11日∼平成19年４月29日）
締め切り後受付請願・陳情
継
→
終了後、請願・陳情（原本）のフォルダーへ
16∼18 会議内容明細（平成15∼18年度）
↓
1
15∼19 選挙管理委員会委員及び補充員の選挙結果
→
永
（平成16年２月26日）
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
19年4月
25頁
平成
ヒキダシ番号
年度 ファイル基準表
7・8
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
定例会等開催手続（白）
石井
定例会（黄）
継続
継
要求資料（黄）
17
個別フォルダー
年度
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
17
委員会付議事件審査報告書
↓
永
17
議決報告書
↓
永
17
請願・陳情処理結果報告書
↓
3
21年4月
17
議長報告
↓
1
19年4月
12∼
発言取り消し等申し出書
→
1
17
定例会等開催手続（定例会）
↓
1
19年4月
17
定例会等開催手続（常任委員会）
↓
1
19年4月
17
定例会等開催手続（議会運営委員会）
↓
1
19年4月
17
定例会等開催手続（特別委員会）
↓
1
19年4月
17
定例会等開催手続（代表者会議）
↓
1
19年4月
17
定例会等開催手続（全員協議会）
↓
1
19年4月
17
要求資料（総務常任委員会）
↓
1
19年4月
17
要求資料（市民建設常任委員会）
↓
1
19年4月
17
要求資料（文教厚生常任委員会）
↓
1
19年4月
17
情報提供資料（文教厚生常任委員会）
↓
1
19年4月
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
26頁
平成
ヒキダシ番号
年度 ファイル基準表
8
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
意見書・決議（黄）
請願・陳情（緑）
17
記入者
石井
意見案・請願（黄）
継続
年度
個別フォルダー
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
継
46∼
意見書・決議一覧表
→
永
継
57∼
意見書、決議（予備）昭和57年∼昭和61年
→
永
継
62∼
意見書、決議（予備）昭和62年∼平成３年
→
永
継
4∼
意見書、決議（予備）平成４年∼平成７年
→
永
継
7∼
意見書、決議（予備）平成７年∼平成10年
→
永
継
10∼
意見書、決議（予備）平成11年∼平成14年
→
永
継
14∼
意見書、決議（予備）平成15年∼
→
永
継
15∼18 請願・陳情の審議結果について 平成15年度
→
永
請願・陳情処理簿 昭和59年∼平成６年
→
永
請願・陳情処理簿 平成７年∼
→
永
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
∼平成18年度（請願・陳情者あて文書）
継
59∼
継
7∼
継
56∼
請願・陳情（予備）昭和56年∼昭和60年
→
永
継
61∼
請願・陳情（予備）昭和61年∼平成２年
→
永
継
3∼
請願・陳情（予備）平成３年∼平成７年
→
永
継
7∼
請願・陳情（予備）平成７年∼平成10年
→
永
継
10∼
請願・陳情（予備）平成11年∼平成14年
→
永
継
14∼
請願・陳情（予備）平成15年∼
→
永
請願・陳情署名簿
17
↓
1
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
19年4月
27頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
8
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
石井
意見案・請願（黄）
継続
年度
17
個別フォルダー
請願・陳情（原本）
移替
え
↓
内容・取扱い説明
保存
年限
永
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
28頁
平成
ヒキダシ番号
17
年度 ファイル基準表
8
第１ガイド（色）
第２ガイド
（色）
記入者
石井
傍聴（白）
継続
個別フォルダー
年度
移替
え
内容・取扱い説明
保存
年限
継
7∼
傍聴人受付簿（本会議）平成８年∼
→
1
継
7∼
傍聴人受付簿（委員会）平成８年∼
→
1
傍聴手続
↓
1
17
↑
↑
┌──────────┐
┌─────────────────────────────────────┐
│継：現年度扱いを継続│
│↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│
└──────────┘
└─────────────────────────────────────┘
課仮
番号
保存箱
番 号
廃棄年月
19年4月