Download dernière version de la doc

Université de Grenoble – Alpes - Evolution Alfresco-Share 4.2
Différences d'affichage du tableau de bord personnel
Ancienne présentation :
Nouvelle présentation :
Le « LightTheme », une interface plus légère, a été finalisé et est désormais le thème par
défaut d’Alfresco Share. Il offre une interface plus épurée et donc plus moderne, laissant
davantage d’espace au contenu. Il s’accompagne d’une refonte totale de la barre de
menu (header), où les icônes ont fait place à une barre plus simple et plus fonctionnelle.
Celle-ci voit également apparaître deux nouvelles entrées permettant d’accéder
directement à un espace utilisateur (« Mes fichiers »), et à un nouvel espace de partage de
documents (« Fichiers Partagés »
•
•
Le menu principal "utilisateur" passe dans le bandeau noir en haut de la page. Il est
accessible où qu’on soit dans Alfresco
Disparition du thème vert au profit d'un thème bleu clair moins agressif
Pour plus d'information, voir les tableaux comparatifs en annexe
Cellule TICE - UJF
Page 2
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité
24/02/2015
Université de Grenoble – Alpes - Evolution Alfresco-Share 4.2
Différences d'affichage du tableau de bord d'un site
Ancienne présentation :
Nouvelle présentation :
• L'accès aux différents éléments du site passe à droite sous le bandeau noir.
• Le menu principal "utilisateur" reste en haut de la page dans le bandeau noir.
• Disparition du thème vert au profit d'un thème bleu clair moins agressif
Pour plus d'information, voir les tableaux comparatifs en annexe
Cellule TICE - UJF
Page 3
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité
24/02/2015
Université de Grenoble – Alpes - Evolution Alfresco-Share 4.2
Invitation des personnes extérieures au site
En dessous de la zone de Recherche des personnes à ajouter au site, se trouve la zone
de saisie des informations pour Ajouter des utilisateurs externes aux universités du site.
Ce sont :
•Prénom
•Nom
•Adresse mail : qui servira pour l'envoi du login
Cliquer sur Ajouter >>, choisir un rôle à la personne,
puis cliquer sur le bouton Inviter pour lancer la (ou les) invitations(s)
L’invitation est lancée et l'utilisateur reçoit dans un mail son login, de la forme
"ext_prenom_nom" et son mot de passe pour se loguer.
Un utilisateur extérieur ne peut pas inviter d’autres personnes extérieures à la
plateforme, c'est-à-dire :
• Il peut créer un site, et inviter des personnes sur ce site à condition qu’elles soient déjà
connues d’Alfresco, soit en tant que membres des universités, soit en tant
qu’extérieur, invité par une personne des universités.
Partager un document HORS Alfresco
Il est maintenant possible de partager un document avec une personne extérieure à
Alfresco, sans inviter cette personne sur Alfresco.
Mode d'emploi
A partir du dossier de l'espace documentaire qui contient le document :
•
Cellule TICE - UJF
dans le menu Options à droite, choisir Vue détaillée
Page 4
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité
24/02/2015
Université de Grenoble – Alpes - Evolution Alfresco-Share 4.2
L'affichage de chaque document est complété par une ligne proposant 4 possibilités :
•
•
•
•
Favori : ajout aux documents favoris
Aimer : signaler qu'on aime ce document
Commentaire : commenter le document
Partager : le partager avec quelqu'un
Cliquer sur Partager : une fenêtre flottante apparaît :
Dans cette fenêtre, vous trouverez, en grisé, l'url qui vous permettra de partager ce
document avec toute personne de votre choix, il suffit d'envoyer cette url dans un mail,
mais aussi la possibilité d'arrêter ce partage.
Les formats directement affichés par Alfresco sont : pdf, les présentations en pptx et
ppsx, la plupart des formats d'images. Les fichiers dans un autre format auront la
possibilité d'être téléchargés.
Espaces de stockage hors des sites
Accessibles à partir du menu personnel en haut de la fenêtre, deux espaces sont
proposés :
• une partie privée : Mes fichiers
C’est un espace privé et indépendant d’un site. Il se présente comme l'espace
documentaire d'un site, et dispose des mêmes fonctionnalités.
• une partie qu'il est possible de partager : Fichiers partagés.
Remarque : L’outil « Fichier partagés » est accessible à partir du menu utilisateur dans
le bandeau noir supérieur, et cela où qu’on soit. Il pointe vers un espace partagés par
tous les utilisateurs d’Alfresco Les documents déposés là ne sont pas sur un site !
Ce qui fonctionne mieux qu'avant
•
La gestion des sites favoris : maintenant ça marche beaucoup mieux
•
La dashlet Mes discussions qui permet de voir les discussions en cours sur le tableau de
bord du site
•
Le calendrier qui permet maintenant de synchroniser par un flux iCal vers un autre
calendrier iCal (Google, Apple, Zimbra, Contact Office, …)
Cellule TICE - UJF
Page 5
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité
24/02/2015
Université de Grenoble – Alpes - Evolution Alfresco-Share 4.2
Nouveaux dashlets
Sur le tableau de bord personnel
Nom dashlet
Mes
discussions
Fonction
L'ensemble de mes discussions
sur l'ensemble de mes sites
Remarques
Seules les discussions où je suis
intervenu s'affichent
Recherche de
sites
Il s'agit d'une recherche sur
tout le contenu d'Alfresco :
sites, document, wiki, etc ...
Sur tout le contenu d'Alfresco,
c'est un peu trop vaste pour
être utilisable
Recherche
sauvegardée
Pour avoir toujours à disposition
et à jour une recherche comme
ci-dessus.
Sur le tableau de bord d'un site
Nom dashlet
Remarque sur
le site
Fonction
Une note, modifiable
uniquement par les
gestionnaires du site. Il
peut y en avoir plusieurs
différentes sur le tableau
de bord.
L'ensemble de mes discussions
sur ce site
Remarques
Intéressant pour les
enseignants, les pages wiki
pouvant être modifiées par
toutes les personnes inscrites
au site
Recherche de
sites
Il s'agit d'une recherche sur
tout le contenu du site :
document, wiki, etc ...
Le contenu des fichiers
est inclus dans la
recherche
Recherche
sauvegardée
Pour avoir toujours à disposition
et à jour une recherche comme
ci-dessus.
Mes
discussions
Seules les discussions où je suis
intervenu personnellement
s'affichent
Rendre un dossier invisible à certains membres
C'est toujours possible, mais la manière de faire est un peu différente.
Pour rendre le dossier « dossier privé » invisible à certains utilisateurs :
•
Cellule TICE - UJF
Aller dans l'espace documentaire et Afficher les détails du dossier en question :
Page 6
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité
24/02/2015
Université de Grenoble – Alpes - Evolution Alfresco-Share 4.2
•
Dans les détails du dossier modifier, choisir l'action : Gérer les droits d'accès
Voici l'écran avant modification :
Il faut :
•
•
Supprimer l'option Hériter des droits d'accès en cliquant sur la coche
Cliquer sur Enregistrer
Ce dossier n'est plus visible que pour les gestionnaires du site.
Ajouter des outils à un nouveau site
Dans cette nouvelle version les outils collaboratifs ne sont plus disponibles par défaut à
la création du site. Ce sont les outils :
• Wiki
• Liens
• Calendrier
• Discussions
ainsi que Blog et Listes de données qui sont très peu utilisés.
Vous trouverez ci-dessous la manière de les rendre de nouveau accessibles :
•
•
•
Cellule TICE - UJF
Aller dans les Options de configuration de site :
Choisir Personnaliser le site
Vous arrivez à l'écran ci dessous :
Page 7
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité
24/02/2015
Université de Grenoble – Alpes - Evolution Alfresco-Share 4.2
• Faire glisser les outils dont vous avez besoin à coté de l'outil Espace documentaire,
Soit pour ajouter Wiki, Liens et Discussion par exemple :
•
•
Cellule TICE - UJF
Valider le choix en cliquant sur OK
Le haut du site se présente donc ainsi :
Page 8
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité
24/02/2015
Université de Grenoble – Alpes - Evolution Alfresco-Share 4.2
Wiki et Discussions sont directement accessibles dans la barre de menu blanche, l'outil
Liens est accessible en dépliant le menu Plus (clic sur ) comme ci-dessus.
L'ordre des outils sur l'écran Personnaliser le site fixe l'ordre des outils dans la barre de
menu.
La manipulation inverse vous permet de cacher certains outils.
Cellule TICE - UJF
Page 9
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité
24/02/2015