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32 Assistentin
Gewöhnen Sie sich an, wichtige Besprechungs-Termine als A-Termine in
Ihrem Kalender farblich zu kennzeichnen. Dadurch weiß ihre Assistentin, dass diese
Termine Vorrang haben: sie wird diesem Mandanten vorgestellt werden, sie darf in
der Zeit nicht Mittagspause machen, sie muss andere Termine ggf. verschieben, sie
muss evtl. andere Getränke im Konferenzraum eindecken (nach Cappuccino fragen,
statt nur eine Kanne Kaffee hinzustellen), den besseren Konferenzraum reservieren,
ihn beim Empfang unbedingt mit Namen ansprechen, er darf immer durchgestellt
werden, seine Schriftsätze werden zeitlich vorgezogen etc.
6. I hre Assistentin gibt dem Mandanten „Hausaufgaben“ für das Erstgespräch
Hausaufgaben sind ein wichtiges Akquise-Instrument! Sie beweisen eine gute
Teamkoordination und stärken die Autorität Ihrer Assistentin dem neuen Mandanten gegenüber.
Voraussetzung dafür ist lediglich Ihre Anweisung an Ihre Assistentin, den neuen
Mandanten über alles zu informieren, was er vor dem ersten Gespräch erledigen und
zum ersten Gespräch mitbringen muss. Dazu benötigt sie Listen.
„Darf ich Sie bitten, drei Unterlagen zu Ihrem Gespräch mitzubringen? Dann geht
alles viel schneller. Haben Sie etwas zu schreiben? (warten). Also erstens den Kaufvertrag. Dann die x-Urkunde und drittens die y-Korrespondenz. Schaffen Sie das alles bis
Donnerstag 14.30 Uhr?“ (Termin wiederholen und Kontrollfrage).
Teilen Sie bitte Ihrer Assistentin mit, welche Unterlagen und Vorleistungen sie
für das erste Gespräch anfordern soll. Ein Beispiel: Die Assistentin eines Arbeitsrechtlers sollte – im Falle längerer Abwesenheit des Chefs – aufgefordert sein, den
Erst-Anrufer auf das Erstellen einer Zeugenliste vorzubereiten, wenn es sich bei
diesem um eine fristlose Kündigung handelt.
Der Satz „Bringen Sie bitte Ihre gesamte Korrespondenz schon einmal chronologisch geordnet mit“ wird wegen der fehlenden Spezifizierung und wegen der griechischen Vokabel oft missverstanden und ist damit untauglich.
Bitte bedenken Sie, dass Hausaufgaben nur erledigt werden, wenn sie stringent,
verständlich und charmant genug präsentiert werden; niemand folgt gern einem
Imperativ, wenn er sich ohnehin schon klein fühlt.
7. Ihre Assistentin neutralisiert Attacken und nutzt Beschwerden
Unspezifizierte und unquantifizierte Attacken fordern von Ihrer Assistentin alles.
Gehen Sie mit ihr die zehn hauptsächlichen Einwände und Attacken durch, die
sie am Telefon hört. Sie werden feststellen, dass mindestens die Hälfte davon durch
gebrochene Versprechen ausgelöst worden sind. Das ist wichtig für ihre Reaktion,
denn diese ist bei trainierten Mitarbeitern zwei-geteilt:
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Download Date | 10/27/15 11:36 PM